劉維鵬
(成都航利科技集團(tuán)有限責(zé)任公司,成都 610093)
全面預(yù)算管理,是一項(xiàng)綜合性、統(tǒng)籌性的管理工作,以戰(zhàn)略目標(biāo)為基礎(chǔ),以銷售預(yù)測(cè)為起點(diǎn),對(duì)生產(chǎn)、成本及現(xiàn)金收支等進(jìn)行預(yù)測(cè),使企業(yè)的各項(xiàng)資源在運(yùn)營(yíng)活動(dòng)中實(shí)現(xiàn)最優(yōu)配置,使資金流向更為明晰,便于經(jīng)營(yíng)管理層實(shí)時(shí)依據(jù)預(yù)算管理信息數(shù)據(jù)來(lái)掌握、修正經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng),推動(dòng)企業(yè)更好地實(shí)現(xiàn)戰(zhàn)略目標(biāo)[2]。
通過(guò)編制全面預(yù)算,可以將戰(zhàn)略目標(biāo)轉(zhuǎn)化為年度、半年度等短期的具體指標(biāo)值,從而更好地指導(dǎo)員工努力的方向[3]。同時(shí),為實(shí)現(xiàn)戰(zhàn)略目標(biāo),可能不同業(yè)務(wù)、不同職能部門(mén)發(fā)揮的作用有輕重之分,故其所需的資源也有多少之別,通過(guò)預(yù)算編制過(guò)程中的協(xié)調(diào)、平衡,能將有限的資源予以更好的分配,從而產(chǎn)生更大的效益。此外,在預(yù)算執(zhí)行監(jiān)控過(guò)程中,能及時(shí)發(fā)現(xiàn)企業(yè)所處環(huán)境的變化,包括優(yōu)勢(shì)、劣勢(shì)、機(jī)遇、威脅,從而能對(duì)戰(zhàn)略目標(biāo)進(jìn)行及時(shí)優(yōu)化調(diào)整。
全面預(yù)算編制過(guò)程為各部門(mén)深度融合提供了契機(jī),通過(guò)這個(gè)過(guò)程,大家能了解彼此的工作目標(biāo)、工作流程、工作要求,也能就彼此的訴求達(dá)成共識(shí)從而建立起協(xié)作配合機(jī)制。全體員工用一致的經(jīng)營(yíng)理念和全面預(yù)算管理目標(biāo)指導(dǎo)行動(dòng),便能形成良好的內(nèi)部協(xié)同環(huán)境和氛圍,增強(qiáng)協(xié)同發(fā)展能力[4]。此外,基于明確的預(yù)算目標(biāo)和良好的協(xié)作機(jī)制,能減少很多不必要的內(nèi)耗,從而提升經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)的效率和效果。
通過(guò)全面預(yù)算編制,能較為有效地預(yù)判各類風(fēng)險(xiǎn)并制定相應(yīng)的應(yīng)對(duì)措施。通過(guò)預(yù)算執(zhí)行監(jiān)控,能對(duì)資金流向進(jìn)行全程掌握,實(shí)時(shí)分析業(yè)務(wù)運(yùn)行情況,預(yù)估未來(lái)經(jīng)營(yíng)成果;揭示經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中的缺陷漏洞,引導(dǎo)企業(yè)改正不恰當(dāng)?shù)慕?jīng)營(yíng)管理行為,從而有效防范經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)。此外,通過(guò)預(yù)算績(jī)效考核評(píng)價(jià),還能約束員工的不恰當(dāng)行為,降低人為因素對(duì)企業(yè)造成的不利影響,防范經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)。
在當(dāng)今快速變化的商業(yè)環(huán)境中,企業(yè)的生存與發(fā)展不僅取決于其資源的多少,更在于其對(duì)外部環(huán)境變化的響應(yīng)速度與靈活性。全面預(yù)算管理在這方面為企業(yè)提供了一個(gè)重要的競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)。全面預(yù)算管理的實(shí)施可以幫助企業(yè)更快地捕捉到市場(chǎng)變化的蛛絲馬跡。預(yù)算的制定往往需要對(duì)未來(lái)市場(chǎng)情況進(jìn)行深入的分析和預(yù)測(cè),這意味著企業(yè)需要不斷地搜集、整理和分析市場(chǎng)信息,從而使得企業(yè)對(duì)市場(chǎng)變化有一個(gè)更敏銳的感知。當(dāng)市場(chǎng)出現(xiàn)新的機(jī)會(huì)或威脅時(shí),有了這種敏銳的感知,企業(yè)就能更快地調(diào)整自己的戰(zhàn)略和策略,抓住機(jī)會(huì)或規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)。
很多中小型國(guó)有企業(yè)在全面預(yù)算管理中存在組織架構(gòu)和制度體系不健全的問(wèn)題。
首先,中小型國(guó)有企業(yè)的人力資源相對(duì)有限,分工往往不及大型企業(yè)一樣細(xì)化,很難設(shè)置專職的全面預(yù)算管理團(tuán)隊(duì)來(lái)負(fù)責(zé)全面預(yù)算管理工作,通常是由財(cái)務(wù)部門(mén)來(lái)負(fù)責(zé)編制預(yù)算、分析預(yù)算執(zhí)行情況。沒(méi)有專業(yè)、專職的人來(lái)負(fù)責(zé)預(yù)算管理工作,就很難真正做實(shí)做細(xì)。
其次,很多中小型國(guó)有企業(yè)的管理制度在設(shè)計(jì)的有效性方面存在問(wèn)題。為了內(nèi)控而內(nèi)控,在未充分識(shí)別自身業(yè)務(wù)的風(fēng)險(xiǎn)、管理需要、資源能力、相關(guān)法律法規(guī)和政策指引的要求的情況下,照抄照搬其他企業(yè)的類似管理制度,既導(dǎo)致管理制度的內(nèi)容不全面,也造成制度無(wú)法在企業(yè)內(nèi)部完全落地實(shí)施。所以,很大程度上造成預(yù)算編制缺乏依據(jù)、預(yù)算執(zhí)行不夠嚴(yán)格、預(yù)算考核浮于表面。
中小型國(guó)有企業(yè)的員工往往并沒(méi)有完全認(rèn)識(shí)到全面預(yù)算管理對(duì)自身實(shí)際工作的指導(dǎo)意義。部分業(yè)務(wù)人員甚至認(rèn)為預(yù)算管理是對(duì)本部門(mén)資金使用的限制,因此對(duì)全面預(yù)算管理工作有排斥心理,在執(zhí)行全面預(yù)算時(shí)配合度較低。同時(shí),有些預(yù)算管理人員認(rèn)為若預(yù)算編制得過(guò)于精細(xì)或執(zhí)行過(guò)嚴(yán),也可能會(huì)限制企業(yè)的正常生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)。此外,專業(yè)能力缺失在中小型國(guó)有企業(yè)全面預(yù)算管理中也是一個(gè)不可忽視的問(wèn)題。在預(yù)算編制過(guò)程中,由于缺乏專業(yè)的財(cái)務(wù)分析和預(yù)測(cè)能力,預(yù)算數(shù)字往往缺乏準(zhǔn)確性和科學(xué)性,無(wú)法真實(shí)反映企業(yè)的經(jīng)營(yíng)和發(fā)展需要。在預(yù)算執(zhí)行過(guò)程中,由于缺乏有效的成本控制和優(yōu)化能力,預(yù)算控制往往流于形式,無(wú)法發(fā)揮應(yīng)有的管理和優(yōu)化作用。在預(yù)算考核過(guò)程中,由于缺乏績(jī)效管理和評(píng)價(jià)能力,預(yù)算執(zhí)行結(jié)果的評(píng)價(jià)和反饋往往不夠全面和準(zhǔn)確,無(wú)法真正推動(dòng)企業(yè)的績(jī)效改進(jìn)和目標(biāo)實(shí)現(xiàn)。
全面預(yù)算管理工作是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)性工作,其復(fù)雜性和系統(tǒng)性主要體現(xiàn)在編制階段。編制預(yù)算需要經(jīng)過(guò)多次的平衡調(diào)整,整個(gè)過(guò)程會(huì)涉及大量的數(shù)據(jù),也需要較長(zhǎng)的時(shí)間周期。很多中小型國(guó)有企業(yè)編制預(yù)算的時(shí)間并不充裕、業(yè)財(cái)分工也不明確,缺乏合理的統(tǒng)籌安排。在時(shí)間緊、任務(wù)重的情況下,各業(yè)務(wù)部門(mén)很難去思考未來(lái)一年究竟要做哪些工作、需要多少資源、資源存量有多少;預(yù)算編制人員也很難有精力與各業(yè)務(wù)部門(mén)進(jìn)行充分的溝通討論。所以,預(yù)算的編制往往變?yōu)榱嗣撾x生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)實(shí)際的數(shù)字游戲。此外,中小型國(guó)有企業(yè)受資源所限,往往缺乏先進(jìn)的信息系統(tǒng)以輔助預(yù)算編制,更多還是依賴傳統(tǒng)的電子表格,反復(fù)修改數(shù)據(jù)很容易造成整個(gè)預(yù)算被改得面目全非,甚至錯(cuò)誤百出。
在中小型國(guó)有企業(yè)中,預(yù)算執(zhí)行的過(guò)程管控不合理是一個(gè)普遍存在的問(wèn)題。在部分企業(yè)中,經(jīng)常會(huì)發(fā)現(xiàn)預(yù)算執(zhí)行的過(guò)程過(guò)于嚴(yán)格或過(guò)于寬松,導(dǎo)致資源分配的不合理、項(xiàng)目執(zhí)行的低效和業(yè)務(wù)運(yùn)作的困難。企業(yè)因?yàn)榧庇诳刂瞥杀竞徒档烷_(kāi)支而設(shè)置過(guò)多的預(yù)算管控手段,或者反之,忽略了必要的管控,導(dǎo)致預(yù)算管理的失衡和無(wú)效。此外,因?yàn)槿狈τ行У念A(yù)算執(zhí)行監(jiān)督機(jī)制,預(yù)算執(zhí)行的過(guò)程管控很難保持合理性。在執(zhí)行過(guò)程中出現(xiàn)預(yù)算超支或未能達(dá)到預(yù)期目標(biāo)的情況,但由于沒(méi)有及時(shí)、準(zhǔn)確的反饋和調(diào)整,這些問(wèn)題沒(méi)有被及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決。導(dǎo)致預(yù)算執(zhí)行的過(guò)程管控變得不合理,無(wú)法支持企業(yè)的經(jīng)營(yíng)和發(fā)展。
缺乏有效的預(yù)算考核是中小型國(guó)有企業(yè)在全面預(yù)算管理中常面臨的一個(gè)問(wèn)題。一方面,考核指標(biāo)的設(shè)計(jì)不合理是一個(gè)重要原因。在這些企業(yè)中,預(yù)算考核指標(biāo)往往過(guò)于簡(jiǎn)單和單一,缺乏對(duì)企業(yè)經(jīng)營(yíng)和發(fā)展的全面反映。這種指標(biāo)的設(shè)計(jì)不能有效地激勵(lì)員工和部門(mén)達(dá)成企業(yè)的目標(biāo)和任務(wù),也不能準(zhǔn)確地評(píng)價(jià)預(yù)算執(zhí)行的效果。另一方面,考核的執(zhí)行不到位也是一個(gè)常見(jiàn)問(wèn)題。由于缺乏明確的考核責(zé)任和權(quán)力,考核的執(zhí)行變得形式化和敷衍。員工和管理層沒(méi)有足夠的動(dòng)力和壓力執(zhí)行和參與考核,考核的結(jié)果也不會(huì)被真正用于決策和改進(jìn)。
預(yù)算管理不僅是數(shù)字和數(shù)據(jù),更多的是一種管理思維和企業(yè)文化。但是,在很多中小型國(guó)有企業(yè)中,盡管官方宣揚(yáng)的企業(yè)文化中會(huì)提及“責(zé)任”“規(guī)劃”“創(chuàng)新”等詞匯,但在日常實(shí)踐中,這些詞匯往往并未與預(yù)算管理真正結(jié)合起來(lái)。首先,中小型國(guó)有企業(yè)在發(fā)展初期,更多地是依賴于傳統(tǒng)的經(jīng)營(yíng)理念,如“憑經(jīng)驗(yàn)做事”“看情況決策”。而全面預(yù)算管理強(qiáng)調(diào)的是數(shù)據(jù)驅(qū)動(dòng)、前瞻規(guī)劃和持續(xù)改進(jìn),這與傳統(tǒng)的經(jīng)營(yíng)理念形成了明顯的對(duì)比。因此,當(dāng)試圖在這樣的文化背景下實(shí)施全面預(yù)算管理時(shí),會(huì)遭遇到很大的阻力。其次,企業(yè)文化中往往缺乏對(duì)失敗的寬容態(tài)度。全面預(yù)算管理中,經(jīng)常需要進(jìn)行試錯(cuò),通過(guò)實(shí)踐來(lái)不斷優(yōu)化預(yù)算模型,找到最佳的經(jīng)營(yíng)策略。但在很多中小型國(guó)有企業(yè)中,一旦預(yù)算沒(méi)有達(dá)標(biāo),就會(huì)引發(fā)一系列的“找人負(fù)責(zé)”的行為,導(dǎo)致員工對(duì)預(yù)算管理持有畏懼心態(tài)。
應(yīng)該成立由企業(yè)高管牽頭、各部門(mén)或業(yè)務(wù)板塊負(fù)責(zé)人參與的預(yù)算管理委員會(huì)來(lái)組織、監(jiān)督全面預(yù)算管理工作。同時(shí),還應(yīng)該設(shè)立預(yù)算管理工作機(jī)構(gòu),履行日常預(yù)算管理工作。中小型國(guó)有企業(yè)往往存在人力資源緊張的現(xiàn)實(shí)問(wèn)題,可以考慮組建由財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)人員組成的兼職預(yù)算管理團(tuán)隊(duì),通過(guò)合理的分工,讓兼職預(yù)算管理團(tuán)隊(duì)的工作相對(duì)而言更聚焦于預(yù)算管理工作。此外,應(yīng)該結(jié)合公司的實(shí)際生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)情況和管理需要,全面梳理管理制度的缺項(xiàng)漏項(xiàng)并進(jìn)行補(bǔ)充完善,確保全面預(yù)算管理工作得到充分的制度保障。
要提高全員的預(yù)算管理理念,高層人員應(yīng)起到先行示范作用。故可以通過(guò)走訪交流等方式,讓高層人員到一些預(yù)算管理工作做得很好的大型企業(yè)去學(xué)習(xí)取經(jīng)。在高層人員對(duì)全面預(yù)算管理工作有了深刻認(rèn)識(shí)后,應(yīng)該在整個(gè)公司通過(guò)多種渠道宣貫全面預(yù)算管理工作對(duì)改進(jìn)組織績(jī)效的積極意義,以及員工因有效達(dá)成預(yù)算目標(biāo)后相應(yīng)的激勵(lì)機(jī)制,以此來(lái)營(yíng)造加強(qiáng)全面預(yù)算管理工作的良好氛圍。同時(shí),應(yīng)加強(qiáng)對(duì)全員尤其是預(yù)算管理工作人員進(jìn)行培訓(xùn),包括預(yù)算管理理論知識(shí)、全面預(yù)算管理的制度及操作流程、全面預(yù)算的編制和考核評(píng)價(jià)方法、公司戰(zhàn)略、財(cái)會(huì)基礎(chǔ)知識(shí)、職業(yè)道德等。此外,現(xiàn)代化的信息技術(shù)對(duì)提高預(yù)算編制、監(jiān)控、分析的效率和準(zhǔn)確性非常重要,所以還有必要加強(qiáng)對(duì)信息系統(tǒng)操作能力的培訓(xùn)。
中小型國(guó)有企業(yè)雖然業(yè)務(wù)沒(méi)那么復(fù)雜,但也還是要給各業(yè)務(wù)部門(mén)和預(yù)算管理人員充裕的時(shí)間去思考、溝通、交流,才能編制出比較科學(xué)合理的預(yù)算。此外,在全面預(yù)算編制過(guò)程中,需要進(jìn)行有效地規(guī)劃和職責(zé)分工,確保業(yè)務(wù)部門(mén)真正承擔(dān)起預(yù)算編制的主體責(zé)任和發(fā)揮積極性。關(guān)于預(yù)算管理信息系統(tǒng),可以考慮依托現(xiàn)有的財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)進(jìn)行全面預(yù)算管理功能的開(kāi)發(fā),逐步實(shí)現(xiàn)銷售、采購(gòu)、生產(chǎn)、倉(cāng)儲(chǔ)、人力資源等信息數(shù)據(jù)的整合、提取,再按照全面預(yù)算編制的邏輯實(shí)現(xiàn)各項(xiàng)預(yù)算數(shù)據(jù)的自動(dòng)匯總、填列并生成全面預(yù)算報(bào)表。
全面預(yù)算一經(jīng)審批下達(dá),應(yīng)該將預(yù)算目標(biāo)層層分解到各崗位,形成預(yù)算執(zhí)行責(zé)任體系;將預(yù)算目標(biāo)細(xì)分為季度、月度計(jì)劃,通過(guò)每月、每季對(duì)標(biāo)預(yù)算改進(jìn)工作,從而持續(xù)動(dòng)態(tài)趨近于達(dá)成全年預(yù)算目標(biāo)。預(yù)算管理人員應(yīng)該加強(qiáng)與各預(yù)算單位的溝通,及時(shí)向決策層、管理層、執(zhí)行層報(bào)告預(yù)算執(zhí)行進(jìn)度、執(zhí)行差異及對(duì)預(yù)算目標(biāo)的影響,以便決策層、管理層能重視預(yù)算執(zhí)行工作。此外,企業(yè)應(yīng)在預(yù)算執(zhí)行過(guò)程中保持一定的彈性,通過(guò)明確預(yù)算調(diào)整的條件、調(diào)整的流程,在遇到內(nèi)外部條件發(fā)生變化時(shí)能果斷、合規(guī)地進(jìn)行預(yù)算調(diào)整,以更好地適應(yīng)經(jīng)營(yíng)環(huán)境的客觀要求。
首先,要健全完善預(yù)算考核的內(nèi)容,預(yù)算考核不僅僅包括全面預(yù)算管理工作本身的實(shí)施情況,更重要的內(nèi)容是具體預(yù)算目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)情況。此外,考核指標(biāo)不應(yīng)該僅僅局限于最終財(cái)務(wù)成果,還應(yīng)該包括相應(yīng)的非財(cái)務(wù)指標(biāo),如顧客滿意度、員工滿意度等[5]。其次,考核評(píng)價(jià)結(jié)果應(yīng)該得到有效應(yīng)用,最直接的便是與員工的績(jī)效薪酬、職級(jí)職務(wù)晉升高度掛鉤。對(duì)于預(yù)算目標(biāo)完成情況好的員工,應(yīng)給予較大力度的績(jī)效獎(jiǎng)勵(lì)和職級(jí)晉升;對(duì)于預(yù)算目標(biāo)完成情況差的員工,要幫助其充分查找原因,總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn),就主觀因素造成的預(yù)算執(zhí)行不力給予適當(dāng)?shù)目?jī)效處罰或職級(jí)調(diào)減。
對(duì)于中小型國(guó)有企業(yè)來(lái)說(shuō),將企業(yè)文化與預(yù)算管理緊密結(jié)合,確保二者之間的同步,是推進(jìn)全面預(yù)算管理并發(fā)揮其效用的關(guān)鍵。
首先,需要從頂層設(shè)計(jì)入手,確保全面預(yù)算管理與企業(yè)文化的整合。管理層應(yīng)認(rèn)識(shí)到,預(yù)算管理不僅僅是一套工具或流程,更是一個(gè)與企業(yè)文化相互融合的管理哲學(xué)。因此,當(dāng)企業(yè)決策層明確預(yù)算管理的重要性后,可以將其融入企業(yè)的使命、愿景和價(jià)值觀中,確保員工從更高的層面認(rèn)識(shí)到預(yù)算管理的價(jià)值和重要性。其次,加強(qiáng)內(nèi)部溝通,提高預(yù)算管理的透明度。由于中小型國(guó)有企業(yè)存在信息不對(duì)稱的問(wèn)題,因此需要通過(guò)各種途徑,如內(nèi)部會(huì)議、公告、內(nèi)部通報(bào)等,及時(shí)公開(kāi)與預(yù)算相關(guān)的數(shù)據(jù)和信息,使員工能夠清楚地知道企業(yè)的運(yùn)營(yíng)狀態(tài)和預(yù)算目標(biāo)。此外,管理層還可以通過(guò)舉辦內(nèi)部分享會(huì),邀請(qǐng)成功實(shí)施預(yù)算管理的同行企業(yè)分享經(jīng)驗(yàn),從而增強(qiáng)員工對(duì)預(yù)算管理的信心和動(dòng)力。再次,鼓勵(lì)創(chuàng)新和試錯(cuò)。企業(yè)應(yīng)認(rèn)識(shí)到,在實(shí)施全面預(yù)算管理的過(guò)程中,不可能一蹴而就,必然會(huì)遇到各種問(wèn)題和困難。因此,應(yīng)鼓勵(lì)員工勇于嘗試,不怕失敗,通過(guò)實(shí)踐不斷優(yōu)化預(yù)算模型和策略。同時(shí),當(dāng)預(yù)算未能達(dá)標(biāo)時(shí),企業(yè)應(yīng)對(duì)相關(guān)責(zé)任人給予一定的寬容,而不是簡(jiǎn)單地進(jìn)行“找人負(fù)責(zé)”,這樣可以減少員工的畏懼心態(tài),增強(qiáng)其對(duì)預(yù)算管理的積極性。最后,定期組織反思和總結(jié)。在預(yù)算周期結(jié)束后,企業(yè)應(yīng)組織相關(guān)部門(mén)進(jìn)行反思和總結(jié),分析預(yù)算實(shí)施過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題和不足,然后制定針對(duì)性的改進(jìn)措施。
全面預(yù)算管理工作對(duì)提升管理效能、促進(jìn)企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)實(shí)現(xiàn)有非常積極重要的作用。很多中小型國(guó)有企業(yè)雖然在全面預(yù)算管理工作中存在這樣那樣的問(wèn)題,但只要能正確認(rèn)識(shí)全面預(yù)算并采取相應(yīng)的改進(jìn)措施,就能逐步發(fā)揮出全面預(yù)算管理的積極效用,進(jìn)而促進(jìn)企業(yè)持續(xù)健康發(fā)展。