基于醫(yī)院綜合運(yùn)營(yíng)管理系統(tǒng)的耗材訂購(gòu)流程自動(dòng)監(jiān)管及記錄模塊設(shè)計(jì)

萬(wàn)春圓，袁帥（通信作者），黃靜

1 皖南醫(yī)學(xué)院第二附屬醫(yī)院 （安徽蕪湖 241000）；2 皖南醫(yī)學(xué)院第一附屬醫(yī)院（安徽蕪湖 241000）

科技的飛速發(fā)展帶動(dòng)了醫(yī)療技術(shù)和醫(yī)用耗材行業(yè)的不斷進(jìn)步，耗材的種類和數(shù)量不斷增多，常規(guī)醫(yī)用耗材管理方式較為粗放，存在科室覆蓋面廣、種類繁多、需求量大等特點(diǎn)，為保證正常診療，科室需保有一定的庫(kù)存[1-3]，庫(kù)存不足將直接影響科室正常工作的開(kāi)展，甚至引發(fā)醫(yī)療事故[4-6]，但庫(kù)存積壓、頻繁采購(gòu)會(huì)增加醫(yī)院資金投入。因此，制定科學(xué)的采購(gòu)需求，設(shè)置安全庫(kù)存量，可在保證臨床正常診療、維持醫(yī)院供需平衡的基礎(chǔ)上，有效減少庫(kù)存成本，避免資源浪費(fèi)，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)醫(yī)院資金利用效益的最大化[6-10]。然而，供應(yīng)商發(fā)貨、送貨等環(huán)節(jié)受多方面因素影響，常出現(xiàn)預(yù)留的安全庫(kù)存量即將消耗殆盡時(shí)仍未得到補(bǔ)充的情況，若此時(shí)庫(kù)房或采購(gòu)部門再與供應(yīng)商協(xié)調(diào)解決，到貨日期必將延誤，對(duì)各科室日常工作造成諸多不良影響[11-13]。針對(duì)上述問(wèn)題，基于我院現(xiàn)有綜合運(yùn)營(yíng)管理系統(tǒng)（hospital ent-erprise resource planning，HERP）進(jìn)行二次開(kāi)發(fā)，對(duì)耗材配送的各環(huán)節(jié)進(jìn)行監(jiān)管，對(duì)未按時(shí)執(zhí)行的環(huán)節(jié)進(jìn)行及時(shí)反饋，由醫(yī)院方主動(dòng)問(wèn)詢并協(xié)調(diào)解決，配送不及時(shí)的問(wèn)題得到很大改善，降低了耗材斷貨風(fēng)險(xiǎn)。

1 材料

本研究以我院HERP系統(tǒng)近3年（2019—2022 年）存儲(chǔ)的數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)，對(duì)耗材的月申購(gòu)量數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析。

2 方法

以我院在用系統(tǒng)為參考，常規(guī)醫(yī)用耗材的采購(gòu)流程如圖1 所示。

圖1 耗材采購(gòu)流程圖

目前，HERP 系統(tǒng)只能執(zhí)行至圖1 中的第2 步“采購(gòu)部門審核、生成訂單發(fā)至供應(yīng)商”。由申購(gòu)訂單發(fā)出到耗材送至醫(yī)院驗(yàn)收，期間的主要工作由供應(yīng)商完成，醫(yī)院無(wú)法對(duì)整個(gè)備貨、發(fā)貨環(huán)節(jié)進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控。為做好供應(yīng)商管理，掌握配送主動(dòng)權(quán)，確保耗材供應(yīng)的及時(shí)性，借助HERP 系統(tǒng)對(duì)耗材配送的每個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行監(jiān)管并做出及時(shí)提醒。供應(yīng)商相關(guān)環(huán)節(jié)包括訂單響應(yīng)、備貨、發(fā)貨、驗(yàn)收入庫(kù)和完單交票。針對(duì)以上環(huán)節(jié)，利用HERP 系統(tǒng)對(duì)時(shí)間節(jié)點(diǎn)進(jìn)行記錄，并分別設(shè)置時(shí)間上限，若當(dāng)前環(huán)節(jié)超過(guò)時(shí)限未執(zhí)行，則系統(tǒng)生成日志并通過(guò)微信向申購(gòu)部門、采購(gòu)部門和供應(yīng)商發(fā)送提醒。

根據(jù)以往耗材配送時(shí)間的數(shù)據(jù)分析，并結(jié)合長(zhǎng)期進(jìn)行耗材管理人員的經(jīng)驗(yàn)，對(duì)時(shí)間上限進(jìn)行如下設(shè)定。（1）訂單響應(yīng)環(huán)節(jié)：采購(gòu)部門成功發(fā)送訂單后24 h 內(nèi)，供應(yīng)商應(yīng)核對(duì)訂單詳情，如無(wú)誤，則點(diǎn)擊確認(rèn)，完成接單；如有問(wèn)題，則與采購(gòu)部門或申購(gòu)部門溝通，判斷是否需修改或取消訂單；若超過(guò)24 h 無(wú)任何響應(yīng)，則系統(tǒng)生成“1 d 未確認(rèn)”記錄（如圖2 所示），通過(guò)微信信息提醒申購(gòu)部門、采購(gòu)部門和供應(yīng)商；訂單修改需先完成接單環(huán)節(jié)，已取消的訂單不再參與超時(shí)判定。（2）備貨發(fā)貨環(huán)節(jié)：采購(gòu)部門成功發(fā)送訂單后24 h×3 d 內(nèi)，供應(yīng)商需完成備貨全部工作，點(diǎn)擊確認(rèn)發(fā)貨，系統(tǒng)將訂單轉(zhuǎn)化的隨行單打印后與貨物同時(shí)發(fā)出；若超過(guò)24 h×3 d 無(wú)任何響應(yīng)，則系統(tǒng)生成“3 d 未發(fā)貨”記錄，通過(guò)微信信息提醒申購(gòu)部門、采購(gòu)部門和供應(yīng)商；訂單修改可在確認(rèn)發(fā)貨前完成。（3）驗(yàn)收入庫(kù)環(huán)節(jié)：采購(gòu)部門成功發(fā)送訂單后24 h×7 d 內(nèi)，供應(yīng)商需將耗材送至庫(kù)房驗(yàn)收，驗(yàn)收人員核對(duì)實(shí)物、隨行單、系統(tǒng)訂單無(wú)誤后，在系統(tǒng)中確認(rèn)驗(yàn)收完成，再由庫(kù)房管理員復(fù)核后入庫(kù)，此時(shí)有效申購(gòu)數(shù)量轉(zhuǎn)化為實(shí)際庫(kù)存；若超過(guò)24 h×7 d 未完成此環(huán)節(jié)，則系統(tǒng)生成“7 d 未入庫(kù)”記錄，通過(guò)微信信息提醒申購(gòu)部門、采購(gòu)部門和供應(yīng)商。（4）完單交票環(huán)節(jié)：此環(huán)節(jié)與發(fā)票錄入回款關(guān)聯(lián)，旨在通過(guò)使用后確認(rèn)配送耗材與需求耗材完全相符，且質(zhì)量、服務(wù)等環(huán)節(jié)均無(wú)問(wèn)題；若無(wú)問(wèn)題，申購(gòu)科室或庫(kù)房管理員對(duì)訂單進(jìn)行配送完成確認(rèn)，此時(shí)訂單對(duì)應(yīng)的發(fā)票方可錄入HERP 系統(tǒng)，進(jìn)行后續(xù)的發(fā)票審核與回款；若存在問(wèn)題，則不予確認(rèn)，直至問(wèn)題解決，必要時(shí)可做耗材退庫(kù)處理（耗材退庫(kù)即退貨，需在配送確認(rèn)完成前操作，操作時(shí)會(huì)在系統(tǒng)中生成記錄）。以上環(huán)節(jié)可基本確保供應(yīng)商相關(guān)配送環(huán)節(jié)得到實(shí)時(shí)監(jiān)管，大幅提升耗材配送的及時(shí)性，同時(shí)生成超時(shí)、退庫(kù)等不良記錄可與今后待開(kāi)發(fā)的供應(yīng)商配送服務(wù)評(píng)價(jià)系統(tǒng)相結(jié)合，為其提供綜合性評(píng)分依據(jù)。

圖2 通過(guò)微信公眾號(hào)推送的訂單未確認(rèn)提醒

為真正做到耗材采購(gòu)的全程監(jiān)管，除以上內(nèi)容外，針對(duì)院內(nèi)某些環(huán)節(jié)也設(shè)計(jì)了相同的功能。（1）申購(gòu)計(jì)劃提交環(huán)節(jié)：未選擇自動(dòng)審核發(fā)送的申購(gòu)計(jì)劃單及手動(dòng)填寫(xiě)完成的申購(gòu)計(jì)劃單，均屬未提交申購(gòu)計(jì)劃，必須由申購(gòu)人員主動(dòng)提交至采購(gòu)部門，方可進(jìn)行下一環(huán)節(jié)；但有時(shí)忙于其他工作偶有疏忽，系統(tǒng)會(huì)每天在申購(gòu)計(jì)劃截止提交前1 h 自動(dòng)檢測(cè)是否存在未提交的申購(gòu)計(jì)劃，若存在，則系統(tǒng)生成“有申購(gòu)計(jì)劃未提交”的通知，通過(guò)微信提醒申購(gòu)部門。（2）訂單生成及發(fā)送環(huán)節(jié)：提交的申購(gòu)計(jì)劃由采購(gòu)部門審核后形成以供應(yīng)商為單位的訂單，再由采購(gòu)部門發(fā)送給供應(yīng)商，若采購(gòu)人員未及時(shí)制單發(fā)送，則會(huì)延長(zhǎng)整個(gè)配送周期，因此系統(tǒng)會(huì)在每天申購(gòu)計(jì)劃截止提交前1 h，自動(dòng)檢測(cè)是否存在未審核制成訂單的申購(gòu)計(jì)劃或未發(fā)送的訂單（含發(fā)送未成功），若存在，則系統(tǒng)生成“有申購(gòu)計(jì)劃未制單/有訂單未發(fā)送”的通知，通過(guò)微信提醒采購(gòu)部門。

3 總結(jié)

通過(guò)以上系統(tǒng)的改進(jìn)和設(shè)計(jì)，針對(duì)常規(guī)耗材訂單的形成、發(fā)送，耗材的備貨、配送、退庫(kù)等環(huán)節(jié)，HEPR 系統(tǒng)已基本具備智能化監(jiān)督管理功能，有助于醫(yī)務(wù)人員及時(shí)補(bǔ)充耗材，更全面地管理耗材采購(gòu)的各環(huán)節(jié)。但目前本系統(tǒng)仍存在不足之處，如缺乏評(píng)價(jià)系統(tǒng)，暫時(shí)無(wú)法對(duì)供應(yīng)商行為進(jìn)行約束，這也是今后研究改進(jìn)的方向。