海外總承包項(xiàng)目綜合管理工作優(yōu)化探析

〔摘 要〕以菲律賓某冶煉廠改造工程為例，介紹了該海外工程總承包項(xiàng)目的綜合部（國內(nèi)部分）的崗位設(shè)置及其職責(zé)范圍，分析了海外EPC項(xiàng)目綜合部工作與國內(nèi)EPC項(xiàng)目管理的類似部分和不同部分，總結(jié)了該項(xiàng)目實(shí)施過程中的經(jīng)驗(yàn)，并針對該項(xiàng)目綜合管理過程中遇到的問題給出了優(yōu)化建議。

〔關(guān)鍵詞〕海外EPC項(xiàng)目； 項(xiàng)目管理；綜合管理

中圖分類號：F426 ? 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：B文章編號：1004-4345（2023）05-005１-04

Analysis on the Optimization of Integrated Management of Overseas Engineering

General Contract Project

LIANG Xiaowen

（China Nerin Engineering Co.， Ltd.， Nanchang， Jiangxi 330038， China）

Abstract? Taking the renovation project of a smelter in the Philippines as an example， this paper introduces the job setting and scope of responsibilities of the general affairs department （domestic sector） of the overseas general contract project， analyzes the similar and different works of the general affairs department of the overseas EPC project and the project management of the domestic EPC project， summarizes the experience in the project implementation period， and provides optimization suggestions for the problems encountered in the integrated management? of the project.

Keywords? overseas EPC project; project management; integrated management

在經(jīng)濟(jì)全球化的今天，中國在世界經(jīng)濟(jì)中的地位日漸重要。作為實(shí)施“走出去”戰(zhàn)略的主要形式之一，我國海外承包工程發(fā)展迅猛。由于海外總承包項(xiàng)目的實(shí)施地在國外，這使得項(xiàng)目管理綜合事務(wù)的內(nèi)容更為廣泛，且涉及國內(nèi)、國外兩地。國內(nèi)事務(wù)的管理職責(zé)除包含一般項(xiàng)目常見的工作外，還包括對外聯(lián)絡(luò)、翻譯、協(xié)助報(bào)建、護(hù)照簽證、保險(xiǎn)購買、出入境行程、視頻會議、云儲存管理、公共關(guān)系、國內(nèi)物資采買及分配等。因此，充分重視并做好海外工程總承包項(xiàng)目綜合事務(wù)（國內(nèi)）職責(zé)，對項(xiàng)目順利推進(jìn)具有重要意義。本文擬以某海外項(xiàng)目為例，對該項(xiàng)目綜合部國內(nèi)部分的工作進(jìn)行分析，從而總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，優(yōu)化類似海外EPC項(xiàng)目項(xiàng)目管理綜合管理部分的工作流程和工作效率。

1? ?某國外項(xiàng)目綜合部工作概況

1.1? 項(xiàng)目概況

菲律賓某銅冶煉廠于1983年建成投產(chǎn)，設(shè)計(jì)陰極銅的年產(chǎn)量為138 kt。經(jīng)過多次改造，目前該廠銅精礦處理能力為720 kt/a，年產(chǎn)陰極銅176 kt。2013年，中國瑞林工程技術(shù)股份有限公司（以下簡稱“中國瑞林”）與該冶煉廠簽定工程總承包合同，將銅精礦處理能力提高到約1 330 kt/a。

1.2? 綜合部工作基本情況

該項(xiàng)目總承包合同簽訂生效組建項(xiàng)目部伊始，綜合部即作為項(xiàng)目部的重要組成部分設(shè)立，主要負(fù)責(zé)項(xiàng)目管理綜合事務(wù)。綜合部全程參與了該項(xiàng)目的實(shí)施全過程，包括自組建起至投料生產(chǎn)、調(diào)試保駕全周期約為2年8個月。綜合部的工作內(nèi)容分為國內(nèi)（Off-shore）和國外（On-shore）兩部分，本文主要針對國內(nèi)部分進(jìn)行討論。

1.3? 綜合部（國內(nèi)部分）人力資源情況

按工作內(nèi)容劃分，綜合部（國內(nèi)部分）先后確定崗位16個，包括指定聯(lián)系人、圖紙管理、文件歸檔、RFI管理、云儲存管理、協(xié)助報(bào)建、文字翻譯、出境組團(tuán)、簽證辦理、機(jī)票預(yù)訂、物資分配、費(fèi)用統(tǒng)計(jì)、國內(nèi)采買、人員招聘、會議接待和日常后勤。

在項(xiàng)目周期內(nèi)，國內(nèi)綜合部的工作強(qiáng)度不斷變化，所需人力資源也不同。因此，崗位設(shè)定隨現(xiàn)場施工進(jìn)度時增時減，并非一定同時存在。每個崗位工作內(nèi)容往往不止一項(xiàng)，必要時也存在一人身兼數(shù)個工作量較小的崗位情況。另外，由于該項(xiàng)目屬海外EPC項(xiàng)目，文字翻譯工作量大，本單位翻譯資源不足以應(yīng)對，因此還有部分翻譯工作外委給了合作的翻譯公司。全周期國內(nèi)綜合部人員及外協(xié)單位（翻譯公司）數(shù)量見圖1。

由圖1可以看出，在基本設(shè)計(jì)收尾階段及施工高峰期，綜合部對人力資源有較大需求。

2? ?海外EPC項(xiàng)目綜合部工作特點(diǎn)

海外EPC項(xiàng)目綜合管理工作，與國內(nèi)EPC項(xiàng)目的綜合管理部分有類似的部分，也包含不同的內(nèi)容。

2.1? 與國內(nèi)EPC項(xiàng)目管理類似部分

海外EPC項(xiàng)目與國內(nèi)EPC項(xiàng)目的綜合管理部分類似的工作內(nèi)容包括圖紙管理、文件歸檔、RFI管理、協(xié)助報(bào)建、人員招聘、會議接待和日常后勤等。但是，海外項(xiàng)目的特殊屬性使上述工作仍體現(xiàn)出與國內(nèi)項(xiàng)目不同的特點(diǎn)：1）圖紙管理。給業(yè)主發(fā)送圖紙通常以傳送單形式通過郵件發(fā)送，業(yè)主檔案員會仔細(xì)核查圖名、圖號及版本號后電子簽收。2）信息請求（Request? For? Information，以下簡稱“RFI”）管理。RFI功能與國內(nèi)項(xiàng)目的外部聯(lián)絡(luò)函類似，是甲、乙雙方對工作事項(xiàng)的溝通工具。但國外項(xiàng)目的RFI功能要求，一旦一方發(fā)出RFI需求，另一方必須響應(yīng)，并不斷澄清直至雙方意見一致，或一方提出終止并得到對方同意后，通道才會關(guān)閉。3）協(xié)助報(bào)建。菲律賓的建設(shè)項(xiàng)目須向政府報(bào)建以取得建筑許可，但報(bào)建內(nèi)容與國內(nèi)有較大不同。該項(xiàng)目綜合部經(jīng)與業(yè)主長時間溝通，歷時6個月最終完成了49個子項(xiàng)的報(bào)建。提交內(nèi)容包括說明書、圖紙、計(jì)算書、機(jī)械設(shè)備表、機(jī)械分析設(shè)計(jì)、材料統(tǒng)計(jì)表、費(fèi)用統(tǒng)計(jì)表等。4）會議接待。涉外項(xiàng)目的會議接待須注重外方的宗教信仰、風(fēng)俗習(xí)慣、忌諱、飲食起居等多方面情況。

2.2? 與國內(nèi)EPC項(xiàng)目管理不同部分

海外EPC項(xiàng)目的綜合管理內(nèi)容還包括大量與國內(nèi)項(xiàng)目管理完全不同的內(nèi)容。

1）指定聯(lián)系人。為避免信息從多個途徑發(fā)出而造成對方困惑，與外方約定由某個特定郵箱發(fā)出的郵件均真實(shí)有效。項(xiàng)目部須明確指定聯(lián)系人管理該郵箱，并限定有權(quán)限使用該郵箱的內(nèi)部人員數(shù)量。

2）文字翻譯。在海外項(xiàng)目中，有大量的翻譯工作量，包括中外雙方日常溝通的往來郵件、視頻會議、語音通話等。尤其在文件交付期，需集中大量的文字翻譯資源。在公司資源不足時，可將翻譯公司作為合作伙伴，但其交付的成果。仍需公司專業(yè)翻譯把關(guān)質(zhì)量。

3）云儲存管理。海外項(xiàng)目雙方交流一般通過郵件進(jìn)行。當(dāng)雙方有大容量文件傳輸或多文件集中傳送時，可將文件傳輸?shù)皆贫斯Ψ较螺d。

4）出境組團(tuán)。按照項(xiàng)目進(jìn)度，不同單位不同工種的項(xiàng)目人員需陸續(xù)抵達(dá)現(xiàn)場。綜合部需統(tǒng)一協(xié)調(diào)各方人員出入境時間，確?，F(xiàn)場所需人員按時到位。綜合部還要協(xié)調(diào)各分包商、供應(yīng)商按總包方的要求組織人力現(xiàn)場服務(wù)，并配備有外語交流能力的人員帶隊(duì)分批前往。

5）簽證辦理。本次項(xiàng)目采用了比旅游簽證時效更長的商務(wù)簽證，但商務(wù)簽證要提供更多資料，如業(yè)主邀請函和單位派遣函等。此時可選擇長期與各國領(lǐng)事館往來，對辦簽程序和要求更熟悉的資深旅行社，代為集中辦理。但若辦理多次往返的商務(wù)簽證，仍需本人前往領(lǐng)事館面簽。

6）機(jī)票預(yù)定。海外機(jī)票預(yù)定為實(shí)名制，須提供乘機(jī)人的身份證、護(hù)照以及住宿預(yù)訂單等文件。一般情況下可通過與資深的旅行社票務(wù)中心建立長期合作關(guān)系，預(yù)訂、取消、改簽機(jī)票都會更為方便。

7）物資分配。負(fù)責(zé)通知國內(nèi)人員（包括公司內(nèi)部及分包商、供應(yīng)商等）赴菲、采購PPE（含訂做）及分發(fā)、安全教育、分發(fā)離境入境資料，協(xié)助采購部安排離境人員攜帶少量現(xiàn)場急需的物質(zhì)。

8）國內(nèi)采買。菲律賓日常物資供應(yīng)匱乏，采購周期長，有些物資采用的標(biāo)準(zhǔn)與國內(nèi)有不同，故部分后勤物資需在國內(nèi)采買，比如PPE、藥品、食品調(diào)料、IT設(shè)備、廚房用品等，通過物流渠道送至現(xiàn)場。

3? ?經(jīng)驗(yàn)和建議

3.1? 綜合管理工作經(jīng)驗(yàn)總結(jié)

1）優(yōu)化分工合作，完善工作流程。海外項(xiàng)目涉及的關(guān)聯(lián)方、流程環(huán)節(jié)眾多，隨著項(xiàng)目進(jìn)展的深入，綜合部的工作量會逐步增大，工作內(nèi)容也會逐步龐雜。這就需要綜合部建立完整的流程和規(guī)范的程序文件對一般性事務(wù)給出詳盡的處理辦法，并根據(jù)具體需求不斷優(yōu)化、調(diào)整分工，從而提升工作效率。

2）明確職責(zé)，知人善任。工作之前，應(yīng)明確綜合部各崗位職責(zé)，同時根據(jù)公司選派人員的性格和能力，安排與其相適應(yīng)的崗位。確保每個崗位的員工都能充分了解上游條件和下游需求，使他們能在各自的職責(zé)范圍內(nèi)及時做出標(biāo)準(zhǔn)響應(yīng)。

3）信息動態(tài)管理，力求準(zhǔn)確細(xì)致。一個項(xiàng)目的內(nèi)外狀態(tài)本身是處在不斷變化的動態(tài)中的，尤其是海外項(xiàng)目，涉及的情況更為復(fù)雜，各種信息瞬息萬變，因此尤其需要通過動態(tài)的管理使各項(xiàng)工作得到統(tǒng)籌安排，保證資源的優(yōu)化配置，以簽證辦理崗位為例，該崗位人員須將所有辦理簽證人員的各項(xiàng)信息及時整理，分類整理成表格并每日更新，以便查閱。同時，還需及時關(guān)注項(xiàng)目建設(shè)人員護(hù)照的有效期，確保護(hù)照有富裕的半年期限。

4）合理利用社會合作提高工作效率。海外EPC項(xiàng)目的綜合管理涉及面廣，工作繁重，而企業(yè)的崗位人員設(shè)置有限，因此工作壓力極大。此時可以考慮通過社會合作的方式減輕管理部的工作負(fù)擔(dān)，同時通過與社會專業(yè)化團(tuán)隊(duì)的協(xié)作，提高工作效率，保障工作質(zhì)量。例如，海外項(xiàng)目的參與人員較多，且需要分批次出入境，辦理簽證手續(xù)繁多，因此選擇交給大使館或領(lǐng)事館所在地的資深旅行社代為辦理會會的更高效的結(jié)果。

5）外委翻譯應(yīng)做足準(zhǔn)備，掌控翻譯質(zhì)量。該項(xiàng)目是冶煉項(xiàng)目，涉及的專業(yè)詞匯眾多，外委的翻譯公司或兼職翻譯，可能存在對專業(yè)技術(shù)詞匯不熟悉的情況，從而導(dǎo)致翻譯質(zhì)量出現(xiàn)問題。因此，外委翻譯時，應(yīng)事先整理好專業(yè)詞匯表，并通過中途解答問題、詢問進(jìn)行情況、及時調(diào)整出現(xiàn)問題、加強(qiáng)后期校對等手段，掌控外委譯文的質(zhì)量。

6）做好物資的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)。赴現(xiàn)場團(tuán)隊(duì)在途中需幫助項(xiàng)目現(xiàn)場攜帶緊急物資，各專業(yè)均認(rèn)為本專業(yè)的物資重要，當(dāng)物資較多團(tuán)隊(duì)人員無法完全攜帶時，極有可能因領(lǐng)隊(duì)困惑而造成緊急物資滯留國內(nèi)的現(xiàn)象。因此須由現(xiàn)場負(fù)責(zé)人確認(rèn)，攜帶指令由現(xiàn)場采購人員發(fā)出，其他物資視緊急程度由其他批次團(tuán)隊(duì)攜帶或安排空運(yùn)。

7）費(fèi)用清晰，精打細(xì)算。根據(jù)合同制作各分包商、供應(yīng)商費(fèi)用分?jǐn)偙恚鞔_各自在項(xiàng)目中應(yīng)承擔(dān)的費(fèi)用。項(xiàng)目過程中發(fā)生的費(fèi)用，包括為分包商和供應(yīng)商墊付的旅途費(fèi)、裝備購置費(fèi)，及時分項(xiàng)處理備案。同時，費(fèi)控人員還需要對往返現(xiàn)場不同路線所發(fā)生的費(fèi)用做統(tǒng)計(jì)，以便清晰對比各路線費(fèi)用差別，且便于其他首次前往現(xiàn)場人員預(yù)估需準(zhǔn)備的外幣費(fèi)用。

3.2? 優(yōu)化建議

1）做好風(fēng)險(xiǎn)評估，事后積極做好公關(guān)工作。項(xiàng)目伊始即應(yīng)根據(jù)項(xiàng)目所在國的政治風(fēng)險(xiǎn)、環(huán)境風(fēng)險(xiǎn)、社會風(fēng)險(xiǎn)等進(jìn)行逐一評估。例如，該項(xiàng)目初期，項(xiàng)目部對東南亞國家臺風(fēng)等自然災(zāi)害可能引起的緊急狀態(tài)認(rèn)識不足，導(dǎo)致在人員撤離過程中有所延誤。當(dāng)時正確的決定應(yīng)該是提前將在臺風(fēng)可能經(jīng)過路徑上的現(xiàn)場員工盡快撤離。在風(fēng)險(xiǎn)過后，還需積極應(yīng)對項(xiàng)目運(yùn)作過程中可能引發(fā)的其他公共危機(jī)。如，臺風(fēng)過后項(xiàng)目所在地造成巨大損失，中方企業(yè)沒能第一時間向當(dāng)?shù)鼐栀Y賑災(zāi)，引起了一定的公關(guān)危機(jī)，后在業(yè)主的提示下，中方企業(yè)才進(jìn)行了捐款。除此之外，在項(xiàng)目關(guān)鍵的對接期前，菲律賓駐廈門領(lǐng)事館突然暫停了項(xiàng)目赴菲人員的簽證辦理，致使近200人的簽證延誤，綜合部后續(xù)一系列的出境準(zhǔn)備工作都十分被動。此類問題可通過公司和業(yè)主的法務(wù)部門向領(lǐng)事館總領(lǐng)事發(fā)函以尋求快速解決該問題的方法。

2）確保主要崗位人員相對穩(wěn)定。綜合管理部事務(wù)繁多，但在項(xiàng)目初期，存在人員不穩(wěn)定的情況。崗位人員的頻繁調(diào)動，極容易導(dǎo)致工作交接脫節(jié)，影響工作的有序推進(jìn)。因此，非常有必要保證部門主要崗位人員相對穩(wěn)定。

3）加強(qiáng)與設(shè)備供應(yīng)商的溝通。部分設(shè)備供應(yīng)商缺乏海外服務(wù)經(jīng)驗(yàn)，服務(wù)人員既無能力單獨(dú)出境，又不服從總包方統(tǒng)一安排，甚至拒絕派人，造成服務(wù)人員派遣延誤。菲律賓簽證辦理周期長，而現(xiàn)場工作又千變?nèi)f化，當(dāng)人員派遣時間出現(xiàn)調(diào)整時，設(shè)備供應(yīng)商服務(wù)人員頗多怨言?，F(xiàn)場服務(wù)時間不確定導(dǎo)致駐留時間過長，部分設(shè)備供應(yīng)商回國后對再次前往現(xiàn)場有極大的抵觸情緒，需多方面、多層級催促才有所行動。

4）準(zhǔn)確預(yù)測重點(diǎn)時間段工作量。盡管現(xiàn)場情況多變，但是對基本工作進(jìn)程是能夠基本掌握的。綜合部應(yīng)及時、準(zhǔn)確地預(yù)測重點(diǎn)時間段工作量以及對出境工作人員的需求，掌握可能會影響到項(xiàng)目進(jìn)度的關(guān)鍵人員的工作狀況，提前做好預(yù)案。例如在新舊設(shè)備對接期到來前，是現(xiàn)場施工最繁忙的時候，此時綜合部應(yīng)對赴菲人員的數(shù)量以及大批人員處境所需的簽證辦理工作量有充足的估計(jì)，提前安排崗位人員，極力跟進(jìn)、解決出境人員的實(shí)際困難，避免因簽證因素影響關(guān)鍵人員到達(dá)現(xiàn)場的時間。

6）做好外方來訪的各項(xiàng)準(zhǔn)備工作。在外方來中國之前，應(yīng)與其確認(rèn)簽證時長，即了解其簽證有效期是否滿足在中國境內(nèi)活動時長的要求，以免影響后續(xù)來訪計(jì)劃。外國人在中國境內(nèi)簽證延期手續(xù)繁瑣，需多方配合出示多種材料，應(yīng)盡量避免簽證延期。安排外方前往相關(guān)工廠參觀時，應(yīng)做到事先溝通，最大化利用參觀時間，減少臨時協(xié)調(diào)留下遺憾。提前將外方擬定的參觀計(jì)劃與工廠溝通，也將工廠在參觀期間的相關(guān)作業(yè)情況提前告知外方，如某些區(qū)域不方便參觀或某些要求無法實(shí)現(xiàn)。與外方在會議、現(xiàn)場交流中達(dá)成的未納入紀(jì)要的任何約定，需事后補(bǔ)發(fā)郵件進(jìn)行確認(rèn)，亦作文字證據(jù)保留使用。

7）掌握云存儲的主動權(quán)。在雙方文件交流因容量過大而不暢時，中方的解決方案是FTP，但使用效果不佳。外方后期推出了采用云儲存的方式，但要求登陸修改的權(quán)利掌握在他們手中。基于此，中方迅速推出了相應(yīng)的備份措施，避免云儲存的資料湮滅風(fēng)險(xiǎn)。

4? ?結(jié)論

近年來，隨著我國建筑企業(yè)海外業(yè)務(wù)的不斷擴(kuò)展，越來越多的建筑企業(yè)走出國門承建國際工程項(xiàng)目。國際工程承包項(xiàng)目涉及的相關(guān)方眾多，不確定因素和風(fēng)險(xiǎn)因素比國內(nèi)項(xiàng)目復(fù)雜，因此做好項(xiàng)目的綜合管理工作，是提高、控制施工建設(shè)過程的效率，促進(jìn)項(xiàng)目順利健康地進(jìn)行的保障。本文結(jié)合國外某EPC項(xiàng)目實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，對國外EPC項(xiàng)目綜合管理部的工作特點(diǎn)進(jìn)行了分析，并總結(jié)了從事海外EPC項(xiàng)目的綜合管理工作經(jīng)驗(yàn)，提出了優(yōu)化國外項(xiàng)目綜合管理的建議，可為類似項(xiàng)目提供參考。

參考文獻(xiàn)

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收稿日期：2023-01-23

作者簡介：梁曉文（1967—），男，高級工程師，主要從事項(xiàng)目管理和總圖運(yùn)輸。