新媒體環(huán)境下高校檔案管理工作的創(chuàng)新路徑

王璨 董婷姝

摘 要：新媒體是以互聯(lián)網(wǎng)為前提與基礎(chǔ)，依托諸多信息技術(shù)形成的新發(fā)展環(huán)境，為各領(lǐng)域、各行業(yè)創(chuàng)造了新契機。高校檔案管理工作亦是如此，搶抓機遇，大力革新，充分借助新媒體視域下的傳播載體與傳播形式，為廣大師生提供更加便捷的信息查詢服務(wù)成為必然。因此，文章以新媒體為大背景，詮釋當前高校檔案管理工作創(chuàng)新的優(yōu)勢，審視基于新媒體的高校檔案管理工作現(xiàn)狀，探尋突破困境、發(fā)展創(chuàng)新的實現(xiàn)路徑，以期為新媒體環(huán)境下高校檔案管理工作的創(chuàng)新化與現(xiàn)代化推進提供參考或借鑒。

關(guān)鍵詞：檔案管理；高校；創(chuàng)新；新媒體；路徑

隨著高校信息化建設(shè)的不斷發(fā)展以及各種數(shù)據(jù)采集手段日益豐富，高校檔案數(shù)據(jù)量呈現(xiàn)爆發(fā)式增長趨勢，給傳統(tǒng)的檔案管理方式帶來了巨大壓力。而日新月異的新媒體技術(shù)，不僅有益于實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化、智能化管理，還能提高檔案管理工作的效率性和可靠性?；诖耍咝Ｆ惹行枰跈n案管理工作中探索新的創(chuàng)新路徑和解決方案，利用新媒體技術(shù)實現(xiàn)高校檔案管理工作的數(shù)字化、智能化和安全化等，以便更好地滿足高校檔案管理工作的需求，提升高校檔案管理工作的水平和質(zhì)量。

一、新媒體時代高校檔案管理工作創(chuàng)新的優(yōu)勢

1.提升高校檔案管理工作效率

新媒體技術(shù)使高校檔案管理將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)為數(shù)字檔案，大大提高了檔案的存儲和檢索效率，特別是高校檔案管理工作自動化處理技術(shù)的實現(xiàn)，如自動化歸檔、自動化備份和自動化檢索等，更是降低了人工處理的時間和工作量，促使高校檔案管理工作的勞動力成本顯著下降。學生和教職工也不必再到檔案館查詢，而是通過網(wǎng)絡(luò)在線查詢功能就能搜尋電子版的檔案信息，查詢效率和便捷性直線提升。此外，在新媒體環(huán)境下的新媒體分析技術(shù)，能夠幫助高校檔案管理人員快速發(fā)現(xiàn)在檔案信息中潛在的問題，并提出改進方案，優(yōu)化檔案管理工作流程，為強化工作效率和管理水平提供保障。

2.增強檔案信息的安全可靠性

首先，數(shù)據(jù)加密技術(shù)。新媒體技術(shù)提供了更加安全可靠的檔案管理和保密措施，憑借數(shù)據(jù)加密技術(shù)，使得高校檔案信息不易被非法獲取或篡改。其次，訪問權(quán)限控制技術(shù)。高校檔案管理部門通過設(shè)置訪問權(quán)限控制，能夠有效限制檔案信息的查看和使用范圍，保證檔案信息的安全性。再次，備份技術(shù)?；谛旅襟w技術(shù)支持的高校檔案管理部門可采用云端備份技術(shù)，將檔案信息備份到云端服務(wù)器，并設(shè)置多重備份措施，確保檔案信息的安全性和備份的可靠性。最后，安全審計技術(shù)。高校檔案管理部門憑借安全審計機制的設(shè)置，有助于定期對檔案管理系統(tǒng)展開安全漏洞掃描和安全審計，發(fā)現(xiàn)問題及時修復(fù)和完善。由此可見，新媒體時代高校檔案管理工作可采取多種措施，提高檔案信息的安全性、保密性與可靠性。

3.不斷優(yōu)化升級檔案服務(wù)質(zhì)量

在新媒體環(huán)境下的高校檔案管理部門可借助多種新技術(shù)與新手段，提供多樣化的查詢方式，如在線查詢、短信查詢、微信查詢以及App查詢等，方便用戶隨時隨地查詢檔案信息。另外，在新媒體技術(shù)加持下的在線預(yù)約、郵寄服務(wù)和遠程咨詢等服務(wù)方式的誕生，促使高校檔案管理工作更加趨于智能化管理、高效化服務(wù)以及優(yōu)質(zhì)化體驗，大幅提升了高校檔案管理工作的服務(wù)水平，滿足了不同用戶的需求，為用戶提供了更好的服務(wù)體驗，提高了用戶滿意度。

4.增進有價值檔案的實時共享

新媒體技術(shù)可以將高校檔案管理工作數(shù)字化，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)據(jù)化管理，方便對檔案信息深入挖掘和分析，進而及時發(fā)掘有價值的檔案資源。在此基礎(chǔ)上，借助智能化的新媒體技術(shù)，高校檔案管理部門能夠?qū)崿F(xiàn)檔案資源的實時共享，不同部門之間可以共享檔案信息，有效避免了信息孤島的情況出現(xiàn)，提高了檔案信息的利用率和共享效率。通過檔案信息資源共享，有助于高校檔案管理部門對檔案資源多元化的利用，如教育教學、科學研究和社會服務(wù)等，進而實現(xiàn)檔案資源價值的最大化。

二、在新媒體視域下高校檔案管理工作現(xiàn)狀的審視

1.檔案管理工作重視力度不足

目前，部分高校在發(fā)展過程中，對檔案管理工作的價值與意義仍缺乏深入認識，重視程度不夠，實際的檔案管理與相關(guān)工作的要求標準存在一定差距。尤其是部分高校過于重視教育教學與科研項目，將直接效益不明顯的檔案管理置之一旁，撥付給高校檔案管理工作的經(jīng)費十分有限，軟硬件設(shè)備設(shè)施配備不到位，無法滿足當下高校檔案管理工作的現(xiàn)實需要，導(dǎo)致檔案管理水平不甚理想，制約了高校檔案管理工作有序開展。

2.檔案管理的制度體系不夠完善

在新媒體時代，面對信息被泄露和網(wǎng)絡(luò)攻擊等安全問題，傳統(tǒng)的檔案管理保密制度已難以滿足現(xiàn)實要求，需要建立更加完善的檔案保密制度。當前，高校檔案管理工作的使用制度過于嚴格，缺乏靈活性和適應(yīng)性，在新媒體時代下的檔案使用制度，可允許用戶根據(jù)自己的需求和權(quán)限查詢和利用。同時，高校檔案管理工作的歸檔制度缺乏規(guī)范性，加之動態(tài)化管理意識匱乏，導(dǎo)致檔案歸檔不全面的現(xiàn)象時有發(fā)生。

3.現(xiàn)行檔案管理模式仍比較滯后

從宏觀上來看，當前我國高校的檔案管理工作依然以傳統(tǒng)的手工管理模式為主，引入的新媒體工具與技術(shù)多以輔助性的方式存在，未實現(xiàn)真正意義上的現(xiàn)代化或智能化管理。例如，高校的檔案網(wǎng)站與網(wǎng)頁的整體質(zhì)量亟待提升，網(wǎng)站的更新速度較為緩慢，可訪問性也相對較差，檔案資源量不夠充足等，重創(chuàng)建輕管理的現(xiàn)象較為普遍，高校檔案資源的使用率和服務(wù)能力并未得到有效調(diào)動。

4.檔案管理隊伍實力相對薄弱

目前，部分高校檔案管理工作人員數(shù)量不足，存在人員兼職或人員配置不合理的現(xiàn)象。由于人才稀缺，導(dǎo)致檔案管理工作難以高質(zhì)高效開展。同時，部分高校檔案管理工作人員的教育背景與專業(yè)水平不匹配，較難勝任復(fù)雜的檔案管理工作。特別是在新媒體時代，各種各樣的新科技日新月異，新媒體技術(shù)的應(yīng)用能力直接關(guān)乎高校檔案管理質(zhì)量與效率，但部分高校檔案管理人員對新媒體技術(shù)的應(yīng)用價值缺乏足夠的認識，新媒體技術(shù)應(yīng)用能力較差，無法有效利用新媒體手段提升檔案管理成效，尤其是當前部分高校檔案管理人員年齡偏大，對新技術(shù)的接受能力與使用水平不高，對計算機知識、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等缺乏多方面的了解，一定程度上影響了高校檔案管理工作與時代發(fā)展的同步推進。此外，創(chuàng)新思維和實踐經(jīng)驗較為匱乏，難以推動高校檔案管理工作取得突破性的進展。

三、在新媒體導(dǎo)向下高校檔案管理工作創(chuàng)新的路徑選擇

1.明確檔案管理工作意義，夯實服務(wù)意識

高校檔案管理工作不僅能保障高校檔案的信息儲存，而且對高校的長遠穩(wěn)定發(fā)展具有深遠意義。一般而言，高校檔案管理工作內(nèi)容涵蓋了科研檔案管理、師生檔案管理和教學檔案管理等多方面的信息，這些數(shù)據(jù)信息是高校發(fā)展歷程逐步累積而成的珍貴信息資料，憑借這一系列信息可以折射出高校發(fā)展的整體樣態(tài)。高校檔案管理工作的重要性在于它不僅是高校管理和決策的重要依據(jù)，而且是為社會各方提供歷史文獻和信息資源的重要渠道，更是保護和傳承文化遺產(chǎn)的重要手段。因此，高校檔案管理工作應(yīng)得到足夠的重視和支持，立足于新媒體時代的高校檔案管理工作創(chuàng)新也具有至關(guān)重要的現(xiàn)實意義。

2.建立健全檔案管理制度，豐富服務(wù)資源

第一，健全保密制度。高校檔案記錄著個人信息、重點事件資料與重要的集體信息等，是學校制訂與執(zhí)行各項工作計劃的關(guān)鍵憑證與依據(jù)。在新媒體網(wǎng)絡(luò)語境下，由于網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的互通互聯(lián)以及共享性的特征，導(dǎo)致檔案信息面臨較大的安全風險。對此，在日常工作中要求相關(guān)人員具備良好的職業(yè)道德與專業(yè)素養(yǎng)，不能隨意泄露或利用高校檔案信息，否則，會對學校乃至社會造成不可預(yù)估的損失。鑒于此，各高校應(yīng)緊密結(jié)合本校的檔案管理工作實際，制定健全的保密機制，明確規(guī)定檔案管理人員必須嚴格遵循相應(yīng)的保密條例，杜絕發(fā)生信息化操作中惡意泄露信息與不規(guī)范的行為，保障檔案信息安全。

第二，健全檔案使用制度。在新媒體環(huán)境下的高校圖書館檔案管理信息化建設(shè)，旨在最大化發(fā)揮高校檔案資源的使用價值，為社會、學校和個人提供優(yōu)良的信息服務(wù)，要求學校不斷完善與規(guī)范檔案使用制度，提升檔案利用的有序性。因而，高校要按照國家檔案局的若干規(guī)定，清晰明確檔案使用的各種手續(xù)、辦理流程與相關(guān)標準，秉持以人為本的原則，構(gòu)建安全認證機制。比如，任何需要登錄計算機網(wǎng)絡(luò)查詢、調(diào)取或使用高校檔案信息的人員，必須持有認證信息與相關(guān)資質(zhì)，而檔案管理者則需要憑借用戶賬號與登錄密碼才能進入高校檔案管理系統(tǒng)內(nèi)部，沒有使用權(quán)限的人員一概不允許登錄該系統(tǒng)，以避免高校檔案信息資源丟失。

第三，健全檔案歸檔制度。依照不同時期的檔案內(nèi)容，及時更新與調(diào)整檔案規(guī)定制度。在新媒體環(huán)境下的網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)得到了普及應(yīng)用，如靈活、便捷和準確的電子檔案憑借獨特的功能與優(yōu)勢，迅速成為高校檔案存儲的主流模式。結(jié)合當下實際，高校檔案管理工作應(yīng)圍繞電子檔案與紙質(zhì)檔案，制定完善的歸檔制度，保障兩類檔案均完整、可靠和可追溯。利用新媒體技術(shù)管理高校檔案以及檔案歸檔制度的不斷健全，是實現(xiàn)電子檔案與紙質(zhì)檔案如期如實歸檔的必要條件。

第四，實施動態(tài)化管理制度。高校檔案管理是一項較為復(fù)雜的工作項目，因檔案資料涉及面廣、信息量大和內(nèi)容較多，所以，在信息采集過程中，應(yīng)化繁就簡，杜絕“凡文必掃”的過度存儲問題，多措并舉，提升高校檔案系統(tǒng)查詢效率，最大化促進操作的便利性。同時，高校檔案管理人員要利用好新媒體技術(shù)做好此項工作的更新處理，提高檔案信息的及時性、準確性與規(guī)范性，盡可能地實現(xiàn)高校檔案管理的價值最大化，優(yōu)化檔案信息的使用率，為高校各項工作開展提供翔實且有力的數(shù)據(jù)參考。

3.創(chuàng)新檔案管理方式方法，擴充服務(wù)內(nèi)容

在傳統(tǒng)的高校檔案管理模式下，采用的檔案信息存儲手段不盡相同。因此，在新媒體環(huán)境下的高校檔案管理和服務(wù)體系中，應(yīng)合理利用新媒體技術(shù)，著力改善原有的工作模式，推進檔案服務(wù)形式的創(chuàng)新，科學定位高校檔案管理工作方向，便于高校檔案管理工作能夠深挖信息資源，實現(xiàn)檔案管理方式的改進。例如，新媒體作為云計算不斷發(fā)展的結(jié)果，擁有數(shù)據(jù)分析、挖掘與計算功能，為高校檔案管理工作提供了不可多得的技術(shù)優(yōu)勢，有助于檔案信息的智能化操作。值得注意的是，為增強在新媒體環(huán)境下高校檔案管理工作的技術(shù)支撐，有必要優(yōu)化現(xiàn)有檔案的資源結(jié)構(gòu)，在服務(wù)體系中設(shè)置個性化的高校檔案信息存儲選項，還可適當融入高校檔案新資源，積極匯入第三方高校的優(yōu)質(zhì)檔案資源，創(chuàng)設(shè)高校檔案網(wǎng)絡(luò)資源共享平臺，突破傳統(tǒng)檔案管理封閉模式的束縛，提升檔案管理的開放性與互利性，運用新媒體處理技術(shù)持續(xù)充實高校檔案資源。特別是針對高校檔案的信息服務(wù)，要遵守為廣大校友服務(wù)的意識與理念，借助新媒體技術(shù)為校友提供多樣化的遠程服務(wù)。

4.打造檔案管理專業(yè)隊伍，筑牢人力支撐

首先，提高檔案管理專業(yè)人才的培養(yǎng)質(zhì)量。建立完善的檔案管理專業(yè)課程體系，加強實踐教學，促進理論教學與實際工作的深度結(jié)合，定期組織實習和培訓，增強檔案管理人才的專業(yè)素養(yǎng)和能力。其次，引進專業(yè)化的檔案管理人才。在招聘檔案管理人才時，注重專業(yè)能力和實踐經(jīng)驗，鼓勵有檔案管理背景和經(jīng)驗的人員加入檔案管理工作。再次，還要加強檔案管理人員的團隊建設(shè)，提升團隊協(xié)作和溝通素養(yǎng)，建立有效的績效考核機制，激發(fā)團隊成員的積極性和創(chuàng)造力，且要鼓勵檔案管理人員積極參加行業(yè)協(xié)會和學術(shù)組織，不斷學習和交流，提高專業(yè)素養(yǎng)和創(chuàng)新能力。最后，培養(yǎng)高素質(zhì)的數(shù)字化檔案管理人才。以數(shù)字化技術(shù)為核心，強化對檔案數(shù)字化管理的研究和實踐，培塑數(shù)字化檔案管理人才，不斷提升檔案管理人員的數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用水平，實現(xiàn)檔案信息的集中管理、共享和傳播，提高檔案管理效率和服務(wù)能力。例如，高?？蓢L試用講座或座談會形式宣傳和推廣新媒體技術(shù)，并配置以高品質(zhì)的培訓活動和新媒體檔案管理技能大賽等，切實做到思想、理論與實踐的“三管齊下”，促使高校檔案管理人員具備扎實的現(xiàn)代化檔案管理技能，確保檔案管理隊伍的整體素養(yǎng)能夠跟上時代發(fā)展步伐。另外，高?？衫眯旅襟w手段積極吸納優(yōu)秀的檔案管理技術(shù)人才。比如，高?？赏ㄟ^官方的某信公眾號、某博、某音、某手、某站等多媒體渠道，廣納人才，且在引進人才的過程中要加大對專業(yè)化、多元化兼具人才的擴充力度，重視實踐能力與管理能力，為高校檔案管理工作的創(chuàng)新奠定人才根基。

四、結(jié)語

從現(xiàn)階段來看，新媒體技術(shù)促使高校檔案管理工作更高效，也更具特色，有力激發(fā)了檔案管理工作在高校教育教學中的效能。因此，各高校應(yīng)充分認識到新媒體環(huán)境對檔案管理工作的推動作用，最大化借助現(xiàn)代信息技術(shù)彌補傳統(tǒng)高校檔案管理工作的不足，形成優(yōu)勢互補，不斷尋求新突破與新發(fā)展，高質(zhì)高效完成改革創(chuàng)新任務(wù)，著力推動高校檔案管理工作邁入新征程，切實為高校的整體發(fā)展打下堅實基礎(chǔ)，為我國高質(zhì)量人才培育提供強有力的檔案信息支撐。

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（作者單位：1.寧夏大學人文與民族學部；

2.寧夏建設(shè)職業(yè)技術(shù)學院）

作者簡介：王璨（1991—），男，漢族，寧夏銀川人，本科，助理館員，研究方向：檔案管理；董婷姝（1992—），女，漢族，寧夏銀川人，碩士研究生，助教，研究方向：思政教育。