水利工程項(xiàng)目檔案特點(diǎn)與新成立單位檔案管理體系的建立

摘 要：水利工程項(xiàng)目檔案是水利工程建設(shè)全過(guò)程的真實(shí)記錄，是工程項(xiàng)目建設(shè)的重要技術(shù)資料，也是工程竣工驗(yàn)收的重要依據(jù)。水利工程項(xiàng)目檔案對(duì)了解、分析和掌握工程建設(shè)情況，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，發(fā)揮檔案工作服務(wù)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的積極作用，具有十分重要的意義。水利建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作是一項(xiàng)政策性和專(zhuān)業(yè)性很強(qiáng)的工作，新成立的單位檔案管理體系建立的好壞直接影響水利工程項(xiàng)目檔案的管理水平和質(zhì)量。水利工程項(xiàng)目檔案具有不同于其他工程項(xiàng)目檔案的特點(diǎn)，文章對(duì)其梳理總結(jié)，并提出相應(yīng)的措施，旨在為新成立單位做好水利工程項(xiàng)目檔案管理工作提供參考。

關(guān)鍵詞：水利工程項(xiàng)目；檔案特點(diǎn)；檔案管理體系

一、水利工程項(xiàng)目檔案特點(diǎn)

水利工程項(xiàng)目檔案是水利工程建設(shè)全過(guò)程的真實(shí)記錄，具有很強(qiáng)的專(zhuān)業(yè)性、政策性和連續(xù)性。一般情況下，水利工程項(xiàng)目檔案具有以下特點(diǎn)：

1.形成周期的差異性

水利工程項(xiàng)目檔案與普通工程項(xiàng)目檔案的形成周期有所不同，水利工程項(xiàng)目檔案從其立項(xiàng)、施工、竣工驗(yàn)收到正式運(yùn)行均需要較長(zhǎng)時(shí)間，在這個(gè)過(guò)程中形成的檔案形成周期也有所不同。并且，水利工程項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中還會(huì)存在不同時(shí)期的工程變更，也會(huì)導(dǎo)致水利工程項(xiàng)目檔案的形成周期有所變化。由此可見(jiàn)，水利工程項(xiàng)目檔案的形成周期受到諸多因素影響，具有明顯的差異性。目前，我國(guó)水利工程項(xiàng)目建設(shè)中普遍存在對(duì)工程建設(shè)過(guò)程中的變更管理不夠規(guī)范、變更審批程序不夠完善、變更審批后執(zhí)行不力、對(duì)變更后可能存在的質(zhì)量問(wèn)題重視不夠以及未建立起嚴(yán)格的變更管理制度等問(wèn)題。

2.形成過(guò)程的復(fù)雜性

水利工程項(xiàng)目檔案是在水利工程項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中形成的，其形成過(guò)程較為復(fù)雜，而且水利工程項(xiàng)目建設(shè)是一項(xiàng)龐大的系統(tǒng)工程，包括前期準(zhǔn)備、施工和驗(yàn)收等多個(gè)階段。此外，水利工程項(xiàng)目檔案的形成是一個(gè)長(zhǎng)期的過(guò)程，一般需要幾年甚至更長(zhǎng)的時(shí)間。因此，水利工程項(xiàng)目檔案形成過(guò)程的復(fù)雜性對(duì)其形成周期有很大影響。此外，文件材料的完整性和準(zhǔn)確性要求高，水利工程項(xiàng)目檔案的內(nèi)容既要體現(xiàn)工程建設(shè)的一般過(guò)程，又要反映工程建設(shè)各階段的具體要求，既要體現(xiàn)水利行業(yè)特點(diǎn)，又要符合水利工程項(xiàng)目建設(shè)的一般規(guī)律。因此，水利工程項(xiàng)目檔案在內(nèi)容上具有全面性和準(zhǔn)確性要求。

3.內(nèi)容涵蓋的豐富性、時(shí)效性和綜合性

水利工程項(xiàng)目檔案不僅要反映建設(shè)工程的一般過(guò)程，還要反映水利工程項(xiàng)目建設(shè)的主要內(nèi)容和工作成果，包括前期工作、施工管理、監(jiān)理管理和質(zhì)量監(jiān)督管理等方面的內(nèi)容。同時(shí)，水利工程項(xiàng)目檔案還必須與水利工程項(xiàng)目建設(shè)相關(guān)，具有較強(qiáng)的時(shí)效性，特別是對(duì)于一些重大水利工程項(xiàng)目而言，由于工期較長(zhǎng)，建設(shè)過(guò)程中資料變化也較大。此外，水利工程項(xiàng)目檔案內(nèi)容的綜合性還體現(xiàn)在不同方面的建設(shè)資料都必須匯集在一起，形成一個(gè)綜合報(bào)告，包括建設(shè)任務(wù)書(shū)、設(shè)計(jì)概算、施工圖、招標(biāo)投標(biāo)文件、施工方案、施工合同等文件材料以及相關(guān)單位提供的重要技術(shù)資料。

4.規(guī)范管理的科學(xué)性

水利工程項(xiàng)目檔案的管理既要體現(xiàn)水利行業(yè)特點(diǎn)，又要符合水利建設(shè)規(guī)律，水利工程項(xiàng)目檔案管理必須堅(jiān)持“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)負(fù)責(zé)”的原則。同時(shí)，水利工程項(xiàng)目檔案管理必須遵循“內(nèi)容完整、歸檔及時(shí)”的原則。在水利工程項(xiàng)目檔案形成過(guò)程中，形成單位必須對(duì)所有文件材料分類(lèi)整理，按照統(tǒng)一的要求歸檔。在此基礎(chǔ)上，對(duì)資料分類(lèi)、組卷、編目和立卷，并按照工程建設(shè)要求，將相關(guān)資料在規(guī)定時(shí)間內(nèi)及時(shí)整理歸檔。此外，水利工程項(xiàng)目檔案管理還必須確保檔案信息的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性和安全性，并遵循“先分類(lèi)，后組卷”的原則。

5.利用服務(wù)的社會(huì)性

水利工程項(xiàng)目檔案是水利工程項(xiàng)目建設(shè)的重要組成部分，不僅可以反映水利工程項(xiàng)目建設(shè)的主要內(nèi)容，而且可以作為水利建設(shè)項(xiàng)目驗(yàn)收的重要依據(jù)。此外，水利工程項(xiàng)目檔案還是水利行業(yè)內(nèi)部各單位之間交流學(xué)習(xí)的重要資料，特別是在水利工程項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中，各參與單位之間互相交流學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)很多。因此，水利工程項(xiàng)目檔案可以為行業(yè)內(nèi)部交流學(xué)習(xí)提供便利條件。同時(shí)，水利建設(shè)項(xiàng)目檔案管理必須確保檔案利用服務(wù)的安全性和保密性，防止泄密和失密事件發(fā)生。

二、水利工程項(xiàng)目檔案管理中的問(wèn)題

1.水利工程檔案管理體制落后

水利工程檔案管理的主體是工程建設(shè)單位，即建設(shè)單位負(fù)責(zé)工程的設(shè)計(jì)、施工和監(jiān)理等單位的檔案管理工作，但建設(shè)單位在項(xiàng)目建設(shè)中往往只重視工程項(xiàng)目的投資、進(jìn)度和質(zhì)量等，對(duì)于項(xiàng)目檔案管理不夠重視。有些建設(shè)單位只保管項(xiàng)目施工中形成的資料，而對(duì)于工程竣工驗(yàn)收后形成的資料并未開(kāi)展檔案管理，導(dǎo)致水利工程檔案在收集、整理過(guò)程中由于管理體制落后而使工程資料丟失嚴(yán)重。在水利工程項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中，部分施工單位對(duì)檔案管理不夠重視，導(dǎo)致水利工程資料丟失嚴(yán)重，使水利工程竣工后的檔案無(wú)法得到有效整理和歸檔。

2.對(duì)水利工程檔案作用的認(rèn)知比較匱乏

一些水利工程建設(shè)單位沒(méi)有意識(shí)到檔案管理對(duì)于水利工程建設(shè)的重要性，甚至有些水利施工單位認(rèn)為項(xiàng)目檔案只是工程竣工后對(duì)資料歸檔的一項(xiàng)工作，對(duì)于檔案管理也只停留在對(duì)其收集、整理和歸檔的層面上，導(dǎo)致水利工程檔案的作用沒(méi)有得到充分發(fā)揮。同時(shí)，由于水利工程建設(shè)過(guò)程中產(chǎn)生的檔案資料具有時(shí)效性，在工程竣工后，如果沒(méi)有及時(shí)對(duì)其整理歸檔，這些資料可能會(huì)隨著時(shí)間的推移而消失殆盡。因此，如何有效管理這些資料，充分發(fā)揮檔案的作用，是當(dāng)前水利工程建設(shè)單位迫切需要解決的問(wèn)題。

3.水利工程檔案與水利工程建設(shè)缺少一致性

水利工程檔案是工程項(xiàng)目建設(shè)的真實(shí)記錄，工程檔案的形成與水利工程建設(shè)是同步的，從水利工程項(xiàng)目立項(xiàng)，施工單位就開(kāi)始檔案資料的收集、整理和歸檔，施工完畢后也需要及時(shí)收集檔案資料，這就造成了水利工程建設(shè)與水利工程檔案管理存在脫節(jié)現(xiàn)象。水利工程項(xiàng)目竣工后，由于前期工作不到位和資料不完整等原因，導(dǎo)致施工過(guò)程中形成的資料無(wú)法得到有效收集，造成水利工程項(xiàng)目檔案與水利工程建設(shè)的不一致性。

三、水利工程項(xiàng)目檔案管理體系建立的重要意義

水利工程項(xiàng)目檔案是水利工程建設(shè)全過(guò)程的真實(shí)記錄，真實(shí)反映了水利工程建設(shè)的全過(guò)程，是工程建設(shè)、項(xiàng)目管理和工程驗(yàn)收的重要依據(jù)，也是水利水電工程建設(shè)和管理、經(jīng)營(yíng)與開(kāi)發(fā)的重要參考資料。加強(qiáng)水利工程項(xiàng)目檔案管理，建立完善的水利工程項(xiàng)目檔案管理體系，是提高水利工程項(xiàng)目檔案質(zhì)量和管理水平的需要。因此，建立完善的水利工程項(xiàng)目檔案管理體系對(duì)于促進(jìn)水利工程建設(shè)項(xiàng)目規(guī)范有序開(kāi)展、提升工程項(xiàng)目檔案管理水平具有重要意義。

1.統(tǒng)一思想認(rèn)識(shí)，提高政治站位

建立完善的水利工程項(xiàng)目檔案管理體系是新成立單位落實(shí)《全國(guó)水利水電建設(shè)工程檔案管理辦法》（水建管〔2015〕157號(hào)）、《水利部關(guān)于加強(qiáng)水利工程項(xiàng)目檔案管理的指導(dǎo)意見(jiàn)》（水資發(fā)〔2016〕49號(hào)）等有關(guān)規(guī)定的要求，是水利工程建設(shè)單位提高工程項(xiàng)目檔案管理水平、保障工程質(zhì)量和安全生產(chǎn)、促進(jìn)工程順利實(shí)施的有效手段，是水利工程項(xiàng)目檔案工作的重要組成部分。同時(shí)，也是新成立單位貫徹落實(shí)中央有關(guān)要求，充分發(fā)揮檔案在水利水電工程建設(shè)管理中重要作用的必然要求。新成立單位應(yīng)加強(qiáng)對(duì)水利工程項(xiàng)目檔案管理工作的宣傳，使項(xiàng)目參建各方明確認(rèn)識(shí)到水利工程項(xiàng)目檔案管理工作的重要性、必要性和緊迫性，以高度的政治責(zé)任感和使命感抓好水利工程項(xiàng)目檔案工作，為新成立單位構(gòu)建完善的水利工程項(xiàng)目檔案管理體系奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

2.成立領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)，加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)

新成立單位在組織機(jī)構(gòu)上應(yīng)充分考慮工程檔案管理工作的需要，成立由單位主要負(fù)責(zé)人牽頭的領(lǐng)導(dǎo)小組，負(fù)責(zé)工程檔案管理工作的組織、協(xié)調(diào)、領(lǐng)導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，以保證工程檔案管理工作順利開(kāi)展。同時(shí)，還要結(jié)合單位實(shí)際情況，設(shè)立專(zhuān)門(mén)的工程檔案管理機(jī)構(gòu)，配備專(zhuān)兼職人員。工程檔案管理機(jī)構(gòu)在人員配備上應(yīng)充分考慮專(zhuān)業(yè)性和專(zhuān)門(mén)性，配備具有水利工程項(xiàng)目檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)的專(zhuān)職人員負(fù)責(zé)工程檔案管理工作。在職責(zé)劃分上，應(yīng)根據(jù)工程建設(shè)項(xiàng)目具體情況和人員配備情況，明確各職能部門(mén)及具體責(zé)任人的職責(zé)。

在組織領(lǐng)導(dǎo)上，要充分發(fā)揮領(lǐng)導(dǎo)小組作用，定期組織召開(kāi)工程檔案工作會(huì)議或?qū)ｎ}會(huì)議，及時(shí)研究部署工程檔案管理工作任務(wù)及要求；要建立健全以單位主要負(fù)責(zé)人為組長(zhǎng)的水利工程項(xiàng)目檔案管理領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)，加強(qiáng)對(duì)工程檔案管理工作的組織領(lǐng)導(dǎo)；要制訂工作計(jì)劃和年度實(shí)施方案，建立健全檔案工作機(jī)構(gòu)和工作制度，明確檔案工作目標(biāo)、任務(wù)和要求；要落實(shí)制度、經(jīng)費(fèi)等保障措施，為工程檔案管理工作開(kāi)展提供有力的組織保障。

3.建立健全制度體系，規(guī)范工程檔案管理

（1）建立健全相關(guān)制度

結(jié)合單位實(shí)際情況，制定《檔案管理辦法》《檔案工作人員管理制度》等制度，進(jìn)一步明確各部門(mén)、各崗位職責(zé)，做到制度健全、職責(zé)明確、責(zé)任到人。

（2）加強(qiáng)工程檔案管理

將水利工程項(xiàng)目檔案管理納入單位內(nèi)部管理考核范圍，健全考核評(píng)價(jià)體系，對(duì)工程檔案管理情況定期或不定期考核評(píng)價(jià)。根據(jù)水利工程項(xiàng)目檔案管理要求，建立《工程資料歸檔制度》《工程資料查閱利用制度》《工程資料檔案保管制度》等多項(xiàng)配套制度，確保工程檔案管理的規(guī)范性、完整性和準(zhǔn)確性，提高工程文件整理歸檔和利用效率。

（3）強(qiáng)化業(yè)務(wù)培訓(xùn)指導(dǎo)

組織開(kāi)展水利工程項(xiàng)目檔案工作培訓(xùn)，學(xué)習(xí)了解《檔案法實(shí)施辦法》等法律法規(guī)和工程文件歸檔、整理等相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。組織學(xué)習(xí)水利工程項(xiàng)目檔案的內(nèi)容、范圍和整理要求，提高單位干部職工對(duì)水利工程項(xiàng)目檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)。同時(shí)，通過(guò)組織觀摩交流、現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)等方式，鼓勵(lì)新成立單位在水利工程項(xiàng)目檔案工作中先行先試，積極探索新經(jīng)驗(yàn)、新做法。

四、新成立單位水利工程項(xiàng)目檔案管理體系建立措施

1.高度重視，提高對(duì)水利工程項(xiàng)目檔案管理的認(rèn)識(shí)

水利工程項(xiàng)目檔案是工程建設(shè)全過(guò)程的真實(shí)記錄，是工程建設(shè)管理的重要組成部分，是不可再生的寶貴資源，水利工程項(xiàng)目檔案管理工作在工程建設(shè)中起著重要的作用。通過(guò)對(duì)水利工程項(xiàng)目檔案資料的收集、整理和歸檔，可以為今后水利工程項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中項(xiàng)目管理、工程變更和工程驗(yàn)收等提供真實(shí)、可靠的依據(jù)，為確保水利工程建設(shè)質(zhì)量提供可靠保證。因此，新成立單位必須高度重視水利工程項(xiàng)目檔案管理工作，提高認(rèn)識(shí)，把檔案管理工作作為一項(xiàng)重要工作來(lái)抓，使領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)人員認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，高度重視水利檔案資料的收集與歸檔。

2.健全機(jī)構(gòu)，為做好檔案管理提供組織保障

新成立單位應(yīng)建立專(zhuān)門(mén)機(jī)構(gòu)，配備專(zhuān)人負(fù)責(zé)水利工程項(xiàng)目檔案管理工作，及時(shí)組織學(xué)習(xí)掌握水利工程項(xiàng)目檔案管理政策，掌握《建設(shè)工程文件歸檔規(guī)范》《水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法》《水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理辦法》等相關(guān)規(guī)定，并對(duì)本單位的檔案管理工作展開(kāi)監(jiān)督、指導(dǎo)、檢查和考核。同時(shí)，要做到分工明確、職責(zé)清晰，要明確工程文件形成部門(mén)及整理歸檔部門(mén)，確保水利工程項(xiàng)目文件資料的收集、整理和歸檔工作有專(zhuān)人負(fù)責(zé)，建立健全項(xiàng)目文件形成部門(mén)與檔案管理部門(mén)之間的協(xié)作配合機(jī)制，使水利工程項(xiàng)目檔案管理工作有序開(kāi)展。

3.建立健全制度，實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理

新成立單位應(yīng)根據(jù)本單位實(shí)際情況，結(jié)合《中華人民共和國(guó)檔案法》《中華人民共和國(guó)建筑法》《建設(shè)工程文件歸檔規(guī)范》《水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理辦法》等法律法規(guī)，建立健全水利工程項(xiàng)目檔案管理制度，從規(guī)章制度、人員管理、檔案收集、整理和保管等方面規(guī)范檔案資料的收集與歸檔，做到完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)地記錄水利工程項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程，保證水利工程項(xiàng)目檔案的真實(shí)性和完整性，提高水利工程項(xiàng)目檔案管理水平。同時(shí)，要定期檢查水利工程項(xiàng)目檔案的收集情況，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)糾正，確保水利工程項(xiàng)目檔案管理工作有序開(kāi)展。

4.完善檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)信息化管理

水利工程項(xiàng)目檔案管理工作具有一定的特殊性，必須按照《水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理辦法》有關(guān)規(guī)定開(kāi)展管理，新成立單位應(yīng)結(jié)合本單位實(shí)際情況，建立完善的水利工程項(xiàng)目檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)水利工程項(xiàng)目檔案信息化管理，通過(guò)建立水利工程項(xiàng)目檔案管理系統(tǒng)，做到對(duì)檔案的收集、整理、歸檔和利用等工作全程跟蹤監(jiān)控，做到對(duì)水利工程項(xiàng)目檔案信息的動(dòng)態(tài)跟蹤與掌控，實(shí)現(xiàn)工程文件資料的實(shí)時(shí)更新與維護(hù)，能夠及時(shí)準(zhǔn)確地了解工程建設(shè)進(jìn)度及工程質(zhì)量，為以后的水利工程項(xiàng)目檔案管理工作提供可靠的數(shù)據(jù)支持。

5.加強(qiáng)培訓(xùn)，提高檔案管理人員專(zhuān)業(yè)素質(zhì)

水利工程項(xiàng)目檔案管理人員必須具備較高的業(yè)務(wù)素質(zhì)，既要精通業(yè)務(wù)，又要熟悉檔案管理工作。因此，新成立單位應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)工作，通過(guò)定期組織培訓(xùn)、座談?dòng)懻摵徒?jīng)驗(yàn)交流等方式，不斷提高檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)，使其掌握水利檔案管理的法律法規(guī)及水利工程項(xiàng)目檔案管理要求，明確水利工程項(xiàng)目檔案管理工作職責(zé)和要求，切實(shí)提高水利工程項(xiàng)目檔案管理水平。

五、結(jié)語(yǔ)

水利工程項(xiàng)目檔案管理工作是一項(xiàng)專(zhuān)業(yè)性很強(qiáng)的工作，只有在單位領(lǐng)導(dǎo)重視、加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)的基礎(chǔ)上，充分發(fā)揮檔案部門(mén)在項(xiàng)目建設(shè)中的參謀、助手和技術(shù)服務(wù)作用，才能提高檔案管理水平，確保水利工程項(xiàng)目檔案真實(shí)、完整、準(zhǔn)確地反映工程建設(shè)活動(dòng)情況。檔案部門(mén)應(yīng)主動(dòng)介入水利工程建設(shè)項(xiàng)目的全過(guò)程，并以此為契機(jī)，不斷提升自身綜合素質(zhì)和專(zhuān)業(yè)能力，在水利建設(shè)事業(yè)中發(fā)揮更大作用，為水利事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展作出貢獻(xiàn)。

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（作者單位：廣東省粵西水資源管理局）

作者簡(jiǎn)介：姜小惠（1978—），女，漢族，湖北英山人，大學(xué)本科，經(jīng)濟(jì)師，研究方向：檔案管理。