大數(shù)據(jù)視域下高校學(xué)生黨員檔案管理的信息化變革研究

摘 要：傳統(tǒng)的高校學(xué)生黨員檔案管理存在管理流程煩瑣、共享協(xié)作不易、統(tǒng)計分析困難和安全難以保證等問題，大數(shù)據(jù)視域下對高校學(xué)生黨員檔案管理信息化變革，有助于提升檔案管理的效率，實(shí)現(xiàn)檔案共享與協(xié)作，對檔案統(tǒng)計分析并保障學(xué)生檔案的安全。通過搭建統(tǒng)一的高校學(xué)生黨員檔案平臺，建立高校學(xué)生黨員檔案的共享機(jī)制，統(tǒng)計分析檔案信息，為學(xué)校決策提供支持，通過強(qiáng)化學(xué)生黨員檔案數(shù)據(jù)的安全保障等策略，可以持續(xù)推進(jìn)大數(shù)據(jù)視域下高校學(xué)生黨員檔案管理的信息化變革。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)；高校學(xué)生黨員檔案管理；信息化變革

隨著社會信息化的發(fā)展和大數(shù)據(jù)技術(shù)的日益成熟，各行各業(yè)都在積極探索如何將大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用到工作中，以提高效率、優(yōu)化管理。在教育領(lǐng)域，高校作為培養(yǎng)人才的重要陣地，也面臨信息化變革的壓力和挑戰(zhàn)。作為高校中的特殊群體，學(xué)生黨員的檔案更需要高效、準(zhǔn)確且安全可靠的管理方式。文章在探討高校學(xué)生黨員檔案傳統(tǒng)管理模式存在問題的基礎(chǔ)上，對大數(shù)據(jù)視域下高校學(xué)生黨員檔案管理信息化變革的必要性展開深入研究，并提出了相應(yīng)的策略，以期能為高校學(xué)生黨員檔案管理提供新的思路和解決方案。

一、傳統(tǒng)模式下高校學(xué)生黨員檔案管理存在的問題

傳統(tǒng)模式下高校學(xué)生黨員檔案管理存在檔案管理流程煩瑣、檔案共享協(xié)作不易、檔案統(tǒng)計分析困難和檔案安全難以保證等問題。這些問題制約了學(xué)生黨員檔案管理工作的效率和質(zhì)量，影響了高校黨組織的工作和學(xué)生黨員的成長。

1.檔案管理流程煩瑣

傳統(tǒng)的檔案管理方式通常以紙質(zhì)文件為主，需要手動整理、存儲和更新檔案信息，而且每個環(huán)節(jié)都需要手動操作，檔案管理效率低下。學(xué)生黨員的基本信息需要多次錄入，容易發(fā)生重復(fù)操作和數(shù)據(jù)錯誤，增加了人力成本和工作量。檔案信息的傳遞和流轉(zhuǎn)也依賴于傳統(tǒng)的人工配送方式，容易出現(xiàn)遺漏、延誤等問題，導(dǎo)致檔案管理流程冗長而復(fù)雜，不僅浪費(fèi)了時間和資源，還容易產(chǎn)生錯誤。

2.檔案共享協(xié)作不易

在傳統(tǒng)模式下，各部門、各級組織之間的檔案信息不易共享和協(xié)作。由于各個單位之間使用的檔案管理系統(tǒng)不統(tǒng)一，無法實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的無縫連接和信息共享，導(dǎo)致了檔案信息孤島的存在，不同部門之間需要重復(fù)錄入和更新檔案信息，產(chǎn)生了資源重復(fù)浪費(fèi)和數(shù)據(jù)不一致的問題。此外，由于檔案信息的共享困難，工作協(xié)同也受到了影響，各級組織難以及時獲取學(xué)生黨員的最新狀態(tài)和動態(tài)，給高校黨組織的決策和管理帶來了諸多不便。

3.檔案統(tǒng)計分析困難

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案很難展開全面、準(zhǔn)確地統(tǒng)計和分析，限制了對學(xué)生黨員群體的深入理解和評估。例如，對于學(xué)生黨員的思想動態(tài)、組織關(guān)系以及參加活動等方面的信息，往往需要手動整理和統(tǒng)計，工作量大且容易產(chǎn)生誤差。同時，傳統(tǒng)的統(tǒng)計分析方式依賴人工操作，效率較低，無法滿足大規(guī)模數(shù)據(jù)的處理需求，導(dǎo)致學(xué)生黨員檔案的統(tǒng)計和分析難以得到全面和精準(zhǔn)的結(jié)果，給高校黨組織的組織建設(shè)和學(xué)生黨員培養(yǎng)工作帶來了困難。

4.檔案安全難以保證

紙質(zhì)檔案容易受到天災(zāi)人禍的破壞，如火災(zāi)、水災(zāi)等情況可能造成檔案的丟失和損壞。此外，紙質(zhì)檔案還存在泄密的風(fēng)險，未經(jīng)授權(quán)的人員可能獲取檔案信息，導(dǎo)致學(xué)生黨員個人隱私被泄露。在傳統(tǒng)模式下，檔案信息的備份和恢復(fù)較為困難，一旦發(fā)生事故或損壞，原始數(shù)據(jù)可能無法恢復(fù)，對高校學(xué)生黨員檔案的安全性和可靠性提出了嚴(yán)重的挑戰(zhàn)。

二、大數(shù)據(jù)視域下高校學(xué)生黨員檔案管理信息化變革的必要性

大數(shù)據(jù)視域下高校學(xué)生黨員檔案管理的信息化變革具有提升效率、實(shí)現(xiàn)檔案共享與協(xié)作以及對檔案有效統(tǒng)計分析和保障學(xué)生檔案安全等多重優(yōu)勢。不僅有助于提高學(xué)校黨組織的工作效率和管理水平，還能更好地滿足學(xué)生黨員的需求和服務(wù)，推動學(xué)生黨員的成長和發(fā)展。因此，高校學(xué)生黨員檔案管理的信息化變革非常必要且迫切。

1.有助于提升檔案管理的效率

在大數(shù)據(jù)視域下，高校學(xué)生黨員檔案管理的信息化變革將極大提升檔案管理的效率。一方面，采用電子檔案管理系統(tǒng)，可以實(shí)現(xiàn)檔案信息的全面記錄和快速查詢。通過數(shù)字化存儲和管理，可以減少紙質(zhì)檔案的使用，避免傳統(tǒng)模式下煩瑣的手工操作和文件存儲的問題。結(jié)合人工智能技術(shù)，更可以實(shí)現(xiàn)自動化的檔案錄入、更新和整理，不僅減輕了工作負(fù)擔(dān)，還提高了工作效率；另一方面，通過自動化流程和在線平臺，可以實(shí)現(xiàn)檔案管理流程的簡化和標(biāo)準(zhǔn)化。通過建立統(tǒng)一的電子檔案管理平臺，不僅可以自動完成檔案信息的錄入、審核和存儲，還可以實(shí)現(xiàn)檔案信息的在線共享和交流。例如，學(xué)生黨員的基本信息可以通過系統(tǒng)自動同步，各部門可以實(shí)時獲取學(xué)生黨員的檔案信息，避免重復(fù)錄入和信息不一致的問題，節(jié)省了時間和人力成本，提高了檔案管理的準(zhǔn)確性和一致性。

2.有助于實(shí)現(xiàn)檔案共享與協(xié)作

首先，信息化變革可以幫助高校學(xué)生黨員檔案實(shí)現(xiàn)共享與協(xié)作，打破各個單位之間的信息孤島。不同部門和組織之間可以實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享和交流，各級組織可以通過系統(tǒng)實(shí)時獲取學(xué)生黨員的最新狀態(tài)和動態(tài)，有助于更好地開展學(xué)生黨員的管理和工作。例如，學(xué)校黨委可以隨時了解學(xué)生黨員的發(fā)展情況，學(xué)院黨委可以及時掌握學(xué)生黨員的學(xué)習(xí)和活動情況，各級黨組織可以實(shí)時查看學(xué)生黨員的思想動態(tài)等。其次，可以實(shí)現(xiàn)檔案信息的在線協(xié)作和共同編輯。通過建立協(xié)同工作平臺，不同部門和組織可以在同一個平臺上對檔案信息的編輯、審核和整理，避免了傳統(tǒng)模式下的反復(fù)傳遞和重復(fù)操作。例如，多個部門可以同時對學(xué)生黨員的檔案信息編輯和更新，以保證信息的一致性和準(zhǔn)確性，不僅提高了工作效率，還能夠促進(jìn)各部門之間的溝通和協(xié)作，實(shí)現(xiàn)高效的檔案管理。

3.有助于展開統(tǒng)計分析

首先，通過建立數(shù)據(jù)庫和數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)，可以實(shí)現(xiàn)對大量檔案數(shù)據(jù)展開全面、準(zhǔn)確地統(tǒng)計和分析。例如，可以通過數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)掌握學(xué)生黨員的興趣愛好、參與活動情況等信息，了解學(xué)生黨員的特點(diǎn)和需求，以便為學(xué)校黨組織提供科學(xué)決策和個性化服務(wù)。其次，借助人工智能的分析能力，可以對學(xué)生黨員的思想動態(tài)、組織關(guān)系以及成長軌跡等深入研究和評估。通過對學(xué)生黨員檔案的數(shù)據(jù)分析，可以發(fā)現(xiàn)隱藏在大數(shù)據(jù)中的規(guī)律和趨勢，為學(xué)校黨組織提供科學(xué)依據(jù)和指導(dǎo)。例如，可以通過數(shù)據(jù)分析找出影響學(xué)生黨員發(fā)展的因素，從而為學(xué)校提供優(yōu)化培養(yǎng)方案和政策建議。

4.有助于保障學(xué)生檔案的安全

一方面，保障學(xué)生檔案的安全性和可靠性。通過建立完善的系統(tǒng)安全機(jī)制和權(quán)限管理體系，可以防止未經(jīng)授權(quán)的人員獲取檔案信息，保護(hù)學(xué)生黨員的個人隱私。采用數(shù)據(jù)備份和災(zāi)備機(jī)制，可以保證檔案數(shù)據(jù)的可持續(xù)訪問和恢復(fù)。例如，在系統(tǒng)發(fā)生故障或數(shù)據(jù)丟失時，可以通過數(shù)據(jù)備份和災(zāi)備系統(tǒng)快速恢復(fù)檔案數(shù)據(jù)，避免數(shù)據(jù)的永久丟失；另一方面，電子檔案管理系統(tǒng)還可以實(shí)現(xiàn)檔案訪問的審計和監(jiān)控。通過記錄用戶操作日志和行為痕跡，可以對檔案訪問并追溯和監(jiān)控，及時發(fā)現(xiàn)和處理異常行為，有助于加強(qiáng)檔案管理的規(guī)范性和透明度，提高檔案信息的安全性。

三、大數(shù)據(jù)視域下高校學(xué)生黨員檔案管理的信息化變革策略

1.搭建統(tǒng)一的高校學(xué)生黨員檔案平臺

高校學(xué)生黨員檔案管理的信息化變革，需要搭建一個統(tǒng)一的檔案管理平臺。平臺應(yīng)集中存儲和管理所有學(xué)生黨員的檔案信息，并提供便捷的查詢和操作功能。首先，平臺應(yīng)支持檔案信息錄入。通過平臺提供的錄入界面，將學(xué)生黨員的基本信息、組織關(guān)系以及發(fā)展情況等數(shù)據(jù)錄入系統(tǒng)。錄入過程中應(yīng)設(shè)置必填項和合法性校驗，確保數(shù)據(jù)的完整性和準(zhǔn)確性；其次，檔案信息存儲。采用數(shù)據(jù)庫技術(shù)，對學(xué)生黨員檔案信息實(shí)施結(jié)構(gòu)化存儲，確保數(shù)據(jù)安全可靠和易于管理；再次，檔案信息查詢。平臺應(yīng)提供強(qiáng)大的查詢功能，按照不同條件，如學(xué)號、姓名和組織關(guān)系等，快速檢索。查詢結(jié)果應(yīng)提供詳細(xì)的檔案信息，并支持導(dǎo)出和打印功能，方便學(xué)校黨組織和相關(guān)部門使用；最后，檔案信息更新。在學(xué)生黨員的組織關(guān)系、發(fā)展情況等發(fā)生變化時，及時更新檔案信息?？梢酝ㄟ^平臺提供的界面與其他系統(tǒng)，如學(xué)籍管理系統(tǒng)、團(tuán)委管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)同步，確保檔案信息的及時性和一致性。

2.建立高校學(xué)生黨員檔案的共享機(jī)制

為了實(shí)現(xiàn)高校學(xué)生黨員檔案的共享與協(xié)作，需要建立檔案共享機(jī)制，從而讓各個部門和組織共享學(xué)生黨員的檔案信息，促進(jìn)信息的互通有無。第一，建立統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。制定高校學(xué)生黨員檔案管理的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，包括檔案信息的格式、命名規(guī)則以及字段定義等。通過統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，可以確保不同部門和組織之間的檔案信息被正確地識別和解讀。只有符合標(biāo)準(zhǔn)的檔案信息才能被系統(tǒng)識別和共享，以避免因信息格式不統(tǒng)一而導(dǎo)致的信息共享障礙；第二，整合數(shù)據(jù)源。高校內(nèi)部有多個系統(tǒng)管理學(xué)生信息，如學(xué)籍管理系統(tǒng)、團(tuán)委管理系統(tǒng)等。為了實(shí)現(xiàn)檔案共享，需要將這些系統(tǒng)中的學(xué)生黨員信息與檔案平臺數(shù)據(jù)對接，以實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的自動同步。通過整合數(shù)據(jù)源，可以確保學(xué)生黨員基本信息、組織關(guān)系變動和活動成果等數(shù)據(jù)及時更新到檔案平臺，為共享和協(xié)作提供準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)支持；第三，建立數(shù)據(jù)共享渠道。除了內(nèi)部系統(tǒng)的數(shù)據(jù)對接，還需要與其他部門和組織建立數(shù)據(jù)共享渠道。這些部門和組織可能包括校團(tuán)委、校工會和學(xué)生處等，他們在學(xué)生黨員管理中也有相關(guān)的信息需要共享。建立數(shù)據(jù)共享渠道可以通過接口對接、數(shù)據(jù)交換等方式實(shí)現(xiàn)。通過共享渠道，不同部門和組織之間可以及時、準(zhǔn)確地傳遞檔案信息，提高信息交流和協(xié)作效率；第四，定期數(shù)據(jù)交換。制訂定期的數(shù)據(jù)交換計劃是保證檔案共享機(jī)制正常運(yùn)行的重要環(huán)節(jié)。例如，每學(xué)期末開展一次全面的數(shù)據(jù)交換，確保所有部門和組織都能及時獲取最新的檔案信息。定期數(shù)據(jù)交換可以幫助各個部門和組織及時了解學(xué)生黨員的最新情況，進(jìn)而為他們提供更好的服務(wù)和管理?？傊?，建立高校學(xué)生黨員檔案的共享與協(xié)作機(jī)制，是提高學(xué)校黨建工作效率和協(xié)同性的重要舉措。通過統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、整合數(shù)據(jù)源、建立數(shù)據(jù)共享渠道和定期數(shù)據(jù)交換，可以為學(xué)生黨員提供更好的服務(wù)和管理。

3.對檔案提供統(tǒng)計分析以及決策支持

在高校學(xué)生黨員檔案管理的信息化變革中，可以將大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用于檔案信息的統(tǒng)計分析和決策支持中。通過對檔案數(shù)據(jù)有效地統(tǒng)計分析，可以獲取有關(guān)學(xué)生黨員的各項指標(biāo)和特征，從而為學(xué)校黨組織提供更準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)支持和決策依據(jù)。一是統(tǒng)計分析算法應(yīng)用。運(yùn)用統(tǒng)計學(xué)和數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)，統(tǒng)計和分析采集整理好的數(shù)據(jù)。可以采用聚類分析、分類分析等方法，發(fā)現(xiàn)學(xué)生黨員之間的規(guī)律和關(guān)聯(lián)，也可以運(yùn)用趨勢分析、預(yù)測模型等手段，預(yù)測學(xué)生黨員的發(fā)展動態(tài)和趨勢；二是決策支持系統(tǒng)建設(shè)。基于統(tǒng)計分析的結(jié)果，搭建決策支持系統(tǒng)，為學(xué)校黨組織提供決策支持和參考意見。該系統(tǒng)可以包括數(shù)據(jù)可視化的報表和圖表，方便管理人員直觀地了解學(xué)生黨員的情況；三是數(shù)據(jù)應(yīng)用和反饋機(jī)制。將統(tǒng)計分析的結(jié)果及時應(yīng)用到學(xué)生黨員工作中，并建立反饋機(jī)制。例如，在組織生活活動中根據(jù)統(tǒng)計分析的結(jié)果，調(diào)整活動內(nèi)容和形式，提高學(xué)生黨員的參與度和滿意度。通過以上方法，學(xué)校黨組織可以充分利用檔案信息，開展統(tǒng)計分析和決策制定，不僅能更加科學(xué)地了解學(xué)生黨員的情況，發(fā)現(xiàn)問題和不足，為學(xué)生黨員的發(fā)展提供針對性的支持和指導(dǎo)，還能為學(xué)校黨組織提供決策依據(jù)和參考意見，推動學(xué)校黨建工作的科學(xué)化和精細(xì)化開展。

4.強(qiáng)化學(xué)生黨員檔案數(shù)據(jù)的安全保障

為確保檔案數(shù)據(jù)的完整性和機(jī)密性，強(qiáng)化學(xué)生黨員檔案數(shù)據(jù)的安全保障至關(guān)重要。首先，建立健全學(xué)生黨員檔案數(shù)據(jù)的權(quán)限管理機(jī)制。通過制定明確的權(quán)限分級制度，對不同層級的工作人員實(shí)施權(quán)限設(shè)置，確保只有具備相應(yīng)權(quán)限的人員才能訪問和操作檔案數(shù)據(jù)，防止非法獲取和濫用；其次，采用先進(jìn)的技術(shù)手段，加強(qiáng)學(xué)生黨員檔案數(shù)據(jù)的存儲和傳輸安全。例如，可以采用數(shù)據(jù)加密技術(shù)，對檔案數(shù)據(jù)加密存儲，確保數(shù)據(jù)在傳輸和存儲過程中不被竊取或篡改。同時，建立完善的備份與恢復(fù)機(jī)制，確保數(shù)據(jù)的可靠性和可用性，防止數(shù)據(jù)丟失或不可恢復(fù)；再次，加強(qiáng)對學(xué)生黨員檔案數(shù)據(jù)的監(jiān)控和審核，及時發(fā)現(xiàn)和處理異常情況。建立數(shù)據(jù)審計機(jī)制，對檔案數(shù)據(jù)的訪問和操作情況展開監(jiān)測和記錄，定期對數(shù)據(jù)審計，及時查找和糾正潛在的安全隱患；最后，加強(qiáng)學(xué)生黨員檔案數(shù)據(jù)的教育宣傳工作，增強(qiáng)相關(guān)人員的信息安全意識。通過開展信息安全培訓(xùn)、制定相關(guān)規(guī)章制度等方式，提高工作人員對信息安全的重視程度，以減少信息泄露和數(shù)據(jù)破壞的風(fēng)險?？傊?，為了保障學(xué)生黨員檔案數(shù)據(jù)的安全，高校需要加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)的權(quán)限管理、存儲傳輸安全、監(jiān)控和審核以及加強(qiáng)相關(guān)人員的信息安全意識。只有綜合運(yùn)用各種手段，才能確保學(xué)生黨員檔案數(shù)據(jù)的完整性和機(jī)密性，提高檔案管理的效率和質(zhì)量。

四、結(jié)語

通過搭建統(tǒng)一的高校學(xué)生黨員檔案平臺，建立高校學(xué)生黨員檔案的共享機(jī)制，統(tǒng)計分析檔案數(shù)據(jù)，提供決策支持，強(qiáng)化學(xué)生黨員檔案數(shù)據(jù)的安全保障等方式，可以為學(xué)生黨員提供更好的服務(wù)和管理。未來，隨著數(shù)字化時代的不斷發(fā)展和創(chuàng)新，高校學(xué)生黨員檔案管理也需要不斷拓展思路、創(chuàng)新方法，讓檔案管理更好地服務(wù)于學(xué)生黨員的成長和發(fā)展。

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（作者單位：內(nèi)蒙古財經(jīng)大學(xué)黨政辦公室）

基金項目：2022年度內(nèi)蒙古自治區(qū)教育科學(xué)研究“十四五”規(guī)劃課題“基于區(qū)塊鏈技術(shù)的高校學(xué)生黨員檔案信息化管理策略研究”（項目編號：NGJGH2022506）；2022年度內(nèi)蒙古自治區(qū)檔案科技項目“教育數(shù)字化轉(zhuǎn)型背景下高校黨員檔案信息化探索與實(shí)踐”（項目編號：2022-44）。

作者簡介：李曉紅（1986—），女，漢族，內(nèi)蒙古烏蘭察布人，碩士，中級，研究方向：檔案管理、思政教育。