人事檔案數(shù)字化管理面臨的現(xiàn)狀與對(duì)策探析

摘 要：人事檔案管理是企業(yè)日常管理中的一項(xiàng)重要內(nèi)容，為了跟上時(shí)代發(fā)展的腳步，企業(yè)需要把這一工作朝著數(shù)字化的方向推進(jìn)?；诖耍恼略陉U述人事檔案數(shù)字化管理現(xiàn)狀的基礎(chǔ)上，提出了人事檔案數(shù)字化管理的對(duì)策，希望能夠?qū)θ耸聶n案數(shù)字化管理的順利開展提供助力。

關(guān)鍵詞：人事檔案；數(shù)字化管理；現(xiàn)狀；對(duì)策

引言

檔案數(shù)字化是把紙質(zhì)檔案通過掃描、錄入等方式，將信息存儲(chǔ)到計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫(kù)中，以實(shí)現(xiàn)檔案檢索快捷方便、同步備份快速簡(jiǎn)單、存儲(chǔ)空間小、維護(hù)方便、安全等。企業(yè)檔案管理者借助數(shù)字化技術(shù)，能夠顯著提升人事檔案管理效能，減輕從業(yè)人員的工作負(fù)擔(dān)，進(jìn)一步釋放了人事檔案的潛在價(jià)值。檔案管理數(shù)字化是信息時(shí)代的必然要求，本文以人事檔案數(shù)字化管理為研究對(duì)象，根據(jù)人事檔案管理的現(xiàn)狀提出了有關(guān)對(duì)策，以期為人事檔案數(shù)字化管理的順利開展貢獻(xiàn)力量。

一、人事檔案管理的現(xiàn)狀

人事檔案管理現(xiàn)狀可以從三個(gè)方面來(lái)分析：

首先，從創(chuàng)新意識(shí)的角度分析。檔案對(duì)于每個(gè)人都是至關(guān)重要的，人事檔案記錄了企業(yè)員工的成長(zhǎng)歷程。但是，從現(xiàn)階段實(shí)際情況來(lái)看，一些企業(yè)由于諸多因素的限制，管理人員所選擇的檔案管理方式較為傳統(tǒng)，針對(duì)的依舊是紙質(zhì)類型的檔案，其中一些檔案由于年代久遠(yuǎn)，可能已經(jīng)出現(xiàn)破損乃至丟失的情況，這對(duì)于企業(yè)發(fā)展而言是十分不利的。另外，在企業(yè)職工查閱紙質(zhì)檔案的時(shí)候，由于紙質(zhì)檔案數(shù)量較多，檔案管理人員查找起來(lái)十分煩瑣，出現(xiàn)這一情況的主要原因是檔案管理工作人員缺乏創(chuàng)新意識(shí)。

其次，從工作效率的角度分析。企業(yè)檔案管理工作是通過人工完成的，而檔案隨著企業(yè)的不斷發(fā)展其數(shù)量也會(huì)增加，每當(dāng)調(diào)動(dòng)檔案的時(shí)候往往會(huì)耗費(fèi)大量的人力與時(shí)間，尤其是一些細(xì)微的變動(dòng)也需要調(diào)出相應(yīng)的人事檔案，在無(wú)形中加重了檔案管理人員的工作負(fù)擔(dān)。同時(shí)，檔案工作人員在開展工作時(shí)，難免會(huì)出現(xiàn)一些失誤，如填寫錯(cuò)誤等，導(dǎo)致后期修改與變動(dòng)檔案會(huì)變得十分困難。

最后，從檔案管理的角度來(lái)分析。作為檔案管理者，需要保護(hù)好、管理好檔案，要依法行使自己的職責(zé)，定期接收檔案，妥善保管好檔案，為檔案的利用創(chuàng)造條件，提供便利。但是，部分人員缺乏責(zé)任意識(shí)，沒有做好檔案管理工作。

二、人事檔案數(shù)字化的主要內(nèi)容和優(yōu)勢(shì)

1.主要內(nèi)容

人事檔案數(shù)字化內(nèi)容包括多個(gè)方面。首先，它涵蓋了將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字化檔案，并把數(shù)字檔案存儲(chǔ)在光盤等介質(zhì)上，實(shí)現(xiàn)了信息的長(zhǎng)期保存和便捷讀取。其次，人事檔案信息以結(jié)構(gòu)化和半結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù)方式呈現(xiàn)，存儲(chǔ)在數(shù)字檔案數(shù)據(jù)庫(kù)中，有助于管理人員有效地管理和利用這些數(shù)據(jù)。再次，建立信息管理系統(tǒng)，利用網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)人事檔案信息的管理和共享服務(wù)，進(jìn)一步提高了人事檔案信息的可訪問性和可用性。最后，創(chuàng)建數(shù)字化目錄，遵循人事檔案管理的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，劃分不同層級(jí)的目錄，以便高效地查詢和檢索信息，從而減輕檔案管理人員的工作負(fù)擔(dān)。這一系列數(shù)字化措施使人事檔案管理變得更加現(xiàn)代化、智能化，有助于企業(yè)更好地管理和利用人事檔案資源。

2.優(yōu)勢(shì)

人事檔案數(shù)字化管理的優(yōu)勢(shì)體現(xiàn)在三個(gè)方面。

第一，能夠提高工作效率。企業(yè)規(guī)模在發(fā)展的過程中會(huì)不斷擴(kuò)大，企業(yè)工作人員的數(shù)量也會(huì)不斷增加，員工在日常工作中常常會(huì)出現(xiàn)崗位變動(dòng)以及獎(jiǎng)懲情況等，而這些信息都需要在人事檔案中有所體現(xiàn)，開展數(shù)字化管理，可以依托于現(xiàn)代化技術(shù)來(lái)幫助檔案管理人員自動(dòng)獲取相關(guān)的人力資源信息等，并可以利用相關(guān)系統(tǒng)完成統(tǒng)計(jì)與分析等各項(xiàng)工作，更有利于后續(xù)信息的查找，使企業(yè)人事檔案管理朝著更高層次目標(biāo)邁進(jìn)。

第二，能夠提供更多有價(jià)值的人力資源信息。當(dāng)前，企業(yè)之間的競(jìng)爭(zhēng)十分激烈，而企業(yè)之間的競(jìng)爭(zhēng)是人才的競(jìng)爭(zhēng)。開展人事檔案數(shù)字化管理，能夠幫助企業(yè)構(gòu)建各崗位所需要的人才模型，為后續(xù)培訓(xùn)以及調(diào)崗等工作的開展提供更多依據(jù)。同時(shí)，檔案管理人員也可以在數(shù)字化管理的過程中，依托相關(guān)技術(shù)來(lái)全面分析應(yīng)聘者信息，并深入挖掘企業(yè)現(xiàn)有員工的檔案信息，為企業(yè)后續(xù)人員調(diào)動(dòng)提供更多支持，使人才能夠充分發(fā)揮自己的實(shí)力，為企業(yè)注入更多的活力。

第三，能夠提高檔案的真實(shí)性與安全性。數(shù)字化管理可以明確檔案的管理權(quán)限，保證了人事檔案的真實(shí)性。

三、人事檔案數(shù)字化管理的現(xiàn)狀

1.檔案管理人員觀念落后

部分檔案管理人員在人事檔案管理中未能做到與時(shí)俱進(jìn)，沿用傳統(tǒng)的管理觀念，檔案管理方式較為落后。當(dāng)前，互聯(lián)網(wǎng)迅速發(fā)展，各類現(xiàn)代信息技術(shù)得到廣泛應(yīng)用，管理觀念的滯后不僅影響了管理模式的升級(jí)，也影響企業(yè)人事檔案數(shù)字化建設(shè)。

2.檔案信息容易被泄露

企業(yè)人事檔案中包含員工的大量敏感信息，如家庭住址、身份證號(hào)碼等，一旦這些信息被泄露，可能會(huì)被不法分子濫用，造成嚴(yán)重影響。在人事檔案數(shù)字化管理過程中，安全問題尤為突出。安全問題可以分為兩類。首先，檔案管理人員的電腦系統(tǒng)可能存在病毒或者安全級(jí)別較低，容易成為黑客攻擊的目標(biāo)，從而導(dǎo)致人事檔案信息被盜取。其次，人事檔案管理人員在使用網(wǎng)絡(luò)傳輸人事檔案時(shí)，缺乏必要的安全意識(shí)，未采取安全傳輸措施加密關(guān)鍵信息，導(dǎo)致人事檔案信息的泄露。

3.管理人員能力不足

現(xiàn)階段，一些企業(yè)人事檔案管理人員的能力有所不足，雖然在以往的工作中積累了一定的管理經(jīng)驗(yàn)，但是不愿意接受與學(xué)習(xí)新的事物，從而導(dǎo)致人事檔案數(shù)字化管理的質(zhì)量難以得到切實(shí)提升。另外，一些從事人事檔案管理工作的人員年齡較大，甚至有的即將退休，他們?cè)诠ぷ髦袝?huì)缺乏熱情與積極性，因此，工作人員的年齡也會(huì)影響人事檔案數(shù)字化管理工作的開展。

4.制度體系建設(shè)不標(biāo)準(zhǔn)

有的企業(yè)雖然開展了人事檔案數(shù)字化建設(shè)，但是相應(yīng)的體系建設(shè)還不夠完善。比如，沒有進(jìn)一步完善掃描以及錄入檔案的標(biāo)準(zhǔn)，使得相關(guān)工作的開展不夠規(guī)范。還有一些企業(yè)本身有較為完善的人事檔案管理制度，但沒有依據(jù)數(shù)字化管理的標(biāo)準(zhǔn)有效落實(shí)，數(shù)字化建設(shè)發(fā)展較慢。

5.基礎(chǔ)設(shè)施不完善

基礎(chǔ)設(shè)施是人事檔案數(shù)字化管理的基礎(chǔ)與保障，完善現(xiàn)有的各類軟硬件設(shè)備設(shè)施，能夠使這一工作的開展質(zhì)量得到顯著提高。但當(dāng)前一些企業(yè)在開展這一工作時(shí)，由于受到資金等因素的限制，導(dǎo)致各類設(shè)備設(shè)施不夠完善，為后續(xù)工作的開展帶來(lái)諸多阻礙，嚴(yán)重影響了人事檔案數(shù)字化管理的效果。

四、人事檔案數(shù)字化管理的對(duì)策

1.及時(shí)轉(zhuǎn)變觀念，完善基礎(chǔ)設(shè)施

在人事檔案數(shù)字化管理的過程中，檔案管理人員要嚴(yán)格遵守有關(guān)于檔案的各項(xiàng)規(guī)定，培養(yǎng)現(xiàn)代化的思維。檔案管理人員要轉(zhuǎn)變意識(shí)，敢于創(chuàng)新傳統(tǒng)的管理理念及管理模式，并培養(yǎng)現(xiàn)代化的檔案管理思維。另外，企業(yè)要完善檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。想要提高人事檔案數(shù)字化管理的質(zhì)量，企業(yè)需要先做好基礎(chǔ)保障，配置完善的基礎(chǔ)設(shè)施，如計(jì)算機(jī)、掃描儀等。隨著管理人員理念的轉(zhuǎn)變以及檔案基礎(chǔ)設(shè)施的完善，人事檔案數(shù)字化管理的質(zhì)量將會(huì)得到切實(shí)提高。

2.加大人事檔案安全管理力度

首先，人事檔案管理人員要意識(shí)到檔案安全的重要性，把安全放到人事檔案管理的重要位置，并把檔案安全納入自己的工作職責(zé)之中。其次，檔案管理人員在分享人事檔案時(shí)，要做好相應(yīng)的記錄工作，如果發(fā)生了檔案被泄露等問題，要及時(shí)補(bǔ)救。在日常辦公過程中，人事檔案管理人員需要做好各類系統(tǒng)與文件的加密工作，設(shè)置相應(yīng)的訪問權(quán)限，沒有訪問權(quán)限的人員無(wú)法通過網(wǎng)頁(yè)查詢到相關(guān)的內(nèi)容。再次，人事檔案管理人員需要定期更新檔案管理信息化系統(tǒng)和下載補(bǔ)丁，避免電腦中病毒導(dǎo)致信息被泄露。最后，人事檔案管理人員還需要科學(xué)梳理人事檔案，并定期備份，尤其是一些較為重要的檔案。檔案工作人員可以把數(shù)字化檔案與紙質(zhì)檔案相結(jié)合，進(jìn)一步提升相關(guān)檔案的安全性。總之，安全是人事檔案管理中十分重要的一項(xiàng)內(nèi)容，檔案工作人員需要具備良好的安全意識(shí)，并能夠嚴(yán)格依據(jù)相關(guān)安全規(guī)定開展工作，在提高自身工作效率的同時(shí)，也能夠有效保護(hù)檔案。

3.加大從業(yè)人員的考核力度

為了保障人事檔案管理的高效性，企業(yè)應(yīng)采用考核機(jī)制，定期評(píng)估人事檔案管理人員的工作表現(xiàn)，以確保其擁有足夠的專業(yè)能力來(lái)有效支持工作。這個(gè)過程不僅有助于提升人事檔案管理人員的能力，還能夠促使他們與企業(yè)共同發(fā)展和進(jìn)步。

4.建立健全管理制度，加強(qiáng)檔案管理規(guī)范性

首先，檔案管理人員要明確整個(gè)檔案管理的流程，并保證信息的準(zhǔn)確性，以避免在后續(xù)環(huán)節(jié)再次修改。與此同時(shí)，要做好人事檔案的分類，確保目錄清晰且明確。其次，管理人員查閱人事檔案時(shí)，如果發(fā)現(xiàn)資料缺失等問題，要及時(shí)聯(lián)系相關(guān)人員補(bǔ)充信息，及時(shí)處理一些不規(guī)范的記錄，確保每一個(gè)人的人事檔案完整且準(zhǔn)確。最后，企業(yè)需要建立完善的人事檔案數(shù)字化管理制度。一方面，企業(yè)檔案管理人員需要全面分析人事檔案數(shù)字化發(fā)展的情況，完善現(xiàn)有的管理制度；另一方面，要深入企業(yè)員工之中，收集員工的建議，了解他們?cè)谌粘９ぷ髦邪l(fā)現(xiàn)的不足，并做好相應(yīng)的記錄，在后續(xù)環(huán)節(jié)及時(shí)調(diào)整與完善。

5.加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

完善的基礎(chǔ)設(shè)施是人事檔案數(shù)字化管理的前提?；诖?，企業(yè)在開展這一工作時(shí)，需要先升級(jí)與優(yōu)化現(xiàn)有的軟硬件設(shè)備設(shè)施。同時(shí)，企業(yè)管理層人員要結(jié)合本企業(yè)的經(jīng)濟(jì)情況，編制合理的預(yù)算，并依據(jù)實(shí)際需求，完成軟件開發(fā)工作，確保網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)應(yīng)用的安全性，為后續(xù)工作的開展提供有力保障。另外，在軟件開發(fā)時(shí)，企業(yè)需要選擇信譽(yù)良好的開發(fā)團(tuán)隊(duì)，避免在后續(xù)使用過程中發(fā)生各類安全隱患。

6.優(yōu)化人事檔案管理業(yè)務(wù)流程

通過建立人事檔案管理平臺(tái)，能夠進(jìn)一步優(yōu)化檔案服務(wù)流程，提高檔案利用率。首先，檔案管理人員可以在平臺(tái)上通過相應(yīng)的模塊，完成在線申請(qǐng)與審批等工作，可以省去紙質(zhì)檔案登記等較為煩瑣的流程，有效避免工作不規(guī)范等情況的發(fā)生。其次，建立目錄數(shù)據(jù)總庫(kù)，并擬定一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)化的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)，保證各項(xiàng)新增檔案能夠及時(shí)歸檔。除了需要優(yōu)化流程外，企業(yè)也要結(jié)合自身的實(shí)際情況，科學(xué)、合理地選擇數(shù)字化檔案的利用方式。一方面，在確保企業(yè)檔案數(shù)據(jù)安全的情況下，檔案管理人員可以申請(qǐng)檔案內(nèi)容遠(yuǎn)程共享；另一方面，可以單機(jī)版保存數(shù)字化檔案，再由專業(yè)的檔案管理人員查找相關(guān)信息，進(jìn)一步提高人事檔案的利用率。

五、如何進(jìn)一步強(qiáng)化人事檔案數(shù)字化管理效果

一般來(lái)說，企業(yè)想要實(shí)現(xiàn)人事檔案的數(shù)字化管理，具體的實(shí)現(xiàn)方式可以分為兩種，一種為外包，另一種是由企業(yè)的人事檔案管理人員獨(dú)立完成。其中，外包是由企業(yè)來(lái)制定相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)和要求，并為這一工作的開展提供合適的場(chǎng)地以及支付工作人員的費(fèi)用，再由外包公司來(lái)完成相應(yīng)的人事檔案數(shù)字化平臺(tái)建設(shè)等工作，也可以是企業(yè)直接把檔案送到外包公司，由外包公司加工。這種外包方式的優(yōu)點(diǎn)在于，其中所有的數(shù)字化程序都是由外包公司來(lái)完成的，對(duì)于企業(yè)自身而言是無(wú)須承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任的。除此之外，外包過程中所涉及的各類信息化管理平臺(tái)也是由外包公司負(fù)責(zé)，企業(yè)無(wú)須研發(fā)，后續(xù)也不需要維護(hù)與升級(jí)相應(yīng)的軟件。另外，外包人員往往具備較為專業(yè)的素質(zhì)，其工作的效率較高。不過此種方式也存在著一定的缺點(diǎn)。比如，企業(yè)把人事檔案送到統(tǒng)一的外包單位時(shí)，存在較大的運(yùn)輸難度，選擇外包公司開展人事檔案數(shù)字化管理，所需要支付的費(fèi)用比較高昂，涉及生產(chǎn)費(fèi)用、相關(guān)系統(tǒng)的開發(fā)費(fèi)用，以及在后期難以預(yù)知的維護(hù)費(fèi)用等。還有就是外包公司管理檔案時(shí)，檔案信息容易被泄露。

如果是由企業(yè)的人事檔案管理人員直接開展工作，具有以下優(yōu)勢(shì)：第一，企業(yè)能夠自行組織相關(guān)的網(wǎng)絡(luò)建設(shè)活動(dòng)，在過程中可以節(jié)省大量的費(fèi)用。比如，企業(yè)可以結(jié)合已有的人力資源管理系統(tǒng)，再依據(jù)當(dāng)前數(shù)字化的實(shí)際需求，建立一個(gè)適合本企業(yè)的人事檔案數(shù)字化管理程序的同時(shí)，還可以節(jié)省后期系統(tǒng)升級(jí)以及維護(hù)等相關(guān)費(fèi)用；第二，企業(yè)人事檔案管理人員在不斷摸索的過程中，對(duì)于人事檔案數(shù)字化管理的了解更為深入，其管理也能夠更為規(guī)范，有利于形成一套完善的制度?；诖?，企業(yè)想要進(jìn)一步強(qiáng)化人事檔案數(shù)字化管理效果，需要依據(jù)自身的情況選擇合適的管理方式。

六、結(jié)語(yǔ)

從現(xiàn)階段的實(shí)際情況來(lái)看，企業(yè)人事檔案數(shù)字化管理中還存在著諸多不足，如人事檔案管理人員觀念落后、檔案存在被泄露的風(fēng)險(xiǎn)、人員能力不足以及制度建設(shè)不完善等。為此，企業(yè)需要及時(shí)改進(jìn)，加強(qiáng)人事檔案信息化管理的科學(xué)性與有效性，以促進(jìn)企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

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（作者單位：陜西省一八六煤田地質(zhì)有限公司）

作者簡(jiǎn)介：周皓（1988—），女，漢族，陜西渭南人，本科，助理館員，研究方向：人事檔案、文書檔案、財(cái)務(wù)檔案、科技檔案。