城市建設(shè)檔案數(shù)字化管理的利用與實(shí)現(xiàn)對策思考

楊春

摘 要：傳統(tǒng)城市檔案管理主要是對影像資料、文字等多種形式的文件開展保存與管理，但基于社會(huì)發(fā)展形勢，傳統(tǒng)的管理方式早已無法滿足當(dāng)前城市建設(shè)檔案管理的需求，因此，檔案數(shù)字化管理與利用已成為近年來城市管理的新趨勢。大數(shù)據(jù)時(shí)代，信息技術(shù)在各行業(yè)中得到了充分運(yùn)用，為城市建設(shè)檔案數(shù)字化管理創(chuàng)造了有利條件。文章就數(shù)字化檔案及城市建設(shè)檔案數(shù)字化管理利用的重要性展開分析，并深入闡述城市建設(shè)檔案數(shù)字化建設(shè)與利用中面臨的具體問題和實(shí)施對策，以期為城市建設(shè)檔案管理提供有價(jià)值的參考。

關(guān)鍵詞：檔案管理；數(shù)字化信息；利用；質(zhì)量

城市建設(shè)檔案是指城市規(guī)劃、建設(shè)、管理等活動(dòng)中形成并歸檔的科學(xué)技術(shù)文件材料?！吨腥A人民共和國檔案法》《城市建設(shè)檔案著錄規(guī)范》等均對城市建設(shè)檔案的管理提出了明確要求。檔案數(shù)字化建設(shè)與管理利用是未來城市檔案工作發(fā)展的必然趨勢，它不僅能夠切實(shí)提高城市建設(shè)檔案的管理質(zhì)量，還能充分發(fā)揮檔案資源的應(yīng)用價(jià)值與意義。作為相關(guān)單位，需要全面梳理城市建設(shè)檔案數(shù)字化管理中所面臨的困難與問題，并結(jié)合問題不斷創(chuàng)新檔案管理對策，優(yōu)化服務(wù)，進(jìn)而確保數(shù)字化檔案資源能夠?qū)崿F(xiàn)高效利用與順利實(shí)施。

一、城市建設(shè)檔案數(shù)字化管理及實(shí)際利用的重要性

1.城市建設(shè)檔案數(shù)字化管理本質(zhì)

數(shù)字化檔案實(shí)際上是檔案信息化建設(shè)與管理，其不僅是現(xiàn)代社會(huì)檔案管理的重要方法，還是確保信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)高質(zhì)高效管理的重要工具。將信息技術(shù)應(yīng)用到城市檔案中意義重大。第一，能改善人工管理的弊端，落實(shí)了以往檔案管理中的“防泄露、防潮濕”；第二，能實(shí)現(xiàn)對檔案管理機(jī)制與流程的全面優(yōu)化，有利于相關(guān)檔案管理人員及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決問題，繼而提升城市建設(shè)檔案管理質(zhì)量與效率。

2.城市建設(shè)檔案數(shù)字化利用優(yōu)勢

（1）有利于更好地應(yīng)用開放共享發(fā)展理念

在現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展背景下，數(shù)據(jù)開放與共享存在較為顯著的應(yīng)用優(yōu)勢。具體體現(xiàn)在三點(diǎn)：第一，超時(shí)空。城市檔案管理部門可以依托互聯(lián)網(wǎng)平臺，結(jié)合單位權(quán)限選擇適宜的檔案信息推送，打破了傳統(tǒng)檔案管理的時(shí)間和空間局限性；第二，去中心化。在數(shù)字化時(shí)代背景下，城市檔案管理部門可以通過互聯(lián)網(wǎng)平臺實(shí)現(xiàn)對城市建設(shè)檔案的分層次管理。此舉措能明顯提高檔案儲存的安全性，避免因內(nèi)外界諸多因素影響而導(dǎo)致檔案丟失；第三，開放性。在數(shù)字化管理階段中，城市建設(shè)檔案數(shù)據(jù)不僅依賴于檔案管理部門開展管理，其他機(jī)構(gòu)也會(huì)或多或少地參與檔案管理。如果此過程中選擇采用傳統(tǒng)管理方法，就會(huì)導(dǎo)致檔案信息難以實(shí)現(xiàn)共享，數(shù)字化管理價(jià)值也會(huì)大打折扣。推進(jìn)城市檔案數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程能切實(shí)提高人們對開放共享發(fā)展理念的認(rèn)知，充分體現(xiàn)了檔案數(shù)字化管理的意義。

（2）有利于構(gòu)建“二位一體”模式

在城市檔案數(shù)字化建設(shè)階段中，檔案數(shù)字化管理需要由業(yè)務(wù)部門和技術(shù)部門共同負(fù)責(zé)。不同的檔案管理崗位工作中會(huì)產(chǎn)生大量的數(shù)據(jù)信息，因此，可將各個(gè)部門、各個(gè)崗位看作是一個(gè)小型數(shù)據(jù)庫。檔案建設(shè)者本身屬于數(shù)字化檔案的技術(shù)開發(fā)者，在現(xiàn)階段信息數(shù)據(jù)流通速度不斷加快的新時(shí)期背景下，檔案管理者需要實(shí)時(shí)更新信息數(shù)據(jù)和檔案管理內(nèi)容。一般情況下，城市建設(shè)檔案數(shù)據(jù)需要由專門的組織機(jī)構(gòu)開展儲存與管理，而檔案信息生成主體并不具備隨意處置檔案數(shù)據(jù)的權(quán)利。通過促進(jìn)城市建設(shè)檔案的數(shù)字化利用與發(fā)展，有利于結(jié)合檔案管理現(xiàn)狀，構(gòu)建“二位一體”模式是保障檔案數(shù)字化管理有效性的可靠舉措。

（3）有利于實(shí)現(xiàn)工作對象數(shù)字化管理

隨著信息技術(shù)發(fā)展水平不斷提升，檔案資源逐漸實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理。這不僅彌補(bǔ)了傳統(tǒng)管理模式的不足，還提高了城市檔案管理質(zhì)量與水平。檔案管理涉及大量復(fù)雜信息，容易受到客觀和主觀因素的影響。因此，管理難度也會(huì)隨著信息數(shù)據(jù)的增多而不斷增加。將信息技術(shù)與檔案管理銜接后可進(jìn)一步豐富城市檔案管理模式，并確保檔案管理安全水平得到提升。在積極利用信息技術(shù)后，檔案管理對象也逐漸呈現(xiàn)出數(shù)字化發(fā)展特征，檔案信息能實(shí)現(xiàn)高效傳遞與流通，且開始有越來越多的信息資源實(shí)現(xiàn)高質(zhì)高效處理。目前，城市建設(shè)的檔案管理主要涉及數(shù)字化儲存和增量兩部分內(nèi)容。信息技術(shù)不僅實(shí)現(xiàn)對城市檔案信息的有力保障，并且延伸了檔案管理范圍，豐富了檔案信息收集范圍。

二、城市建設(shè)檔案數(shù)字化建設(shè)與利用過程中面臨的問題

1.服務(wù)意識落后

通過對當(dāng)前城市建設(shè)檔案數(shù)字化管理工作實(shí)際開展情況分析可知，該項(xiàng)工作始終處于被動(dòng)組織開展的狀態(tài)，當(dāng)用戶發(fā)出使用請求后，檔案管理人員才會(huì)根據(jù)用戶需求有針對性地為其提供信息服務(wù)。此情形中暴露出的問題便是檔案管理人員的服務(wù)意識落后。此問題不僅難體現(xiàn)出檔案管理價(jià)值，還會(huì)阻礙到城市建設(shè)檔案事業(yè)發(fā)展。如今，仍然有檔案管理人員未意識到要具備開放共享發(fā)展的理念和主動(dòng)服務(wù)的意識，導(dǎo)致無法為城市建設(shè)信息化管理的落實(shí)提供有力支持。

2.工作人員專業(yè)素養(yǎng)有待提升

當(dāng)前，各行各業(yè)都提高了對人才素養(yǎng)的要求。新時(shí)期，在城市建設(shè)檔案數(shù)字化建設(shè)與利用中，也需要更專業(yè)的人才作為支撐。但就目前檔案管理情況來看，部分單位嚴(yán)重缺乏專業(yè)管理人才，很多檔案管理人員只會(huì)利用商業(yè)化軟件開展較淺顯易懂的檔案工作，無法實(shí)現(xiàn)對檔案數(shù)字化建設(shè)相關(guān)模式及應(yīng)用的創(chuàng)新。同時(shí)，在數(shù)字化檔案信息利用過程中，有部分檔案管理人員掌握信息技術(shù)的能力不足，在工作開展中感覺吃力，甚至因?qū)I(yè)知識欠缺或思想認(rèn)知、法律意識的不足，導(dǎo)致城市建設(shè)檔案數(shù)字化檔案被泄露，引發(fā)信息資源被盜取、篡改等風(fēng)險(xiǎn)問題。

三、城市建設(shè)檔案數(shù)字化管理利用具體實(shí)現(xiàn)對策

1.轉(zhuǎn)變理念，強(qiáng)化檔案管理人員信息服務(wù)意識

（1）轉(zhuǎn)變并應(yīng)用開放共享發(fā)展的理念

在數(shù)字化時(shí)代發(fā)展情形下，城市建設(shè)單位在推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)過程中，要主動(dòng)摒棄傳統(tǒng)的管理理念，轉(zhuǎn)變并應(yīng)用開放共享發(fā)展的理念，并將該理念滲透工作中。首先，在推進(jìn)檔案信息化建設(shè)工作開展過程中，應(yīng)切實(shí)加強(qiáng)與其他部門之間的溝通交流，為檔案利用人員收集和整理科學(xué)、合理的檔案信息，進(jìn)而為后續(xù)數(shù)字化檔案資源的高效應(yīng)用打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)；其次，在推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)時(shí)，檔案管理人員可借助互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)搭建數(shù)字化檔案信息資源管理平臺（如圖1、圖2），針對城市建設(shè)不同階段開展管理，實(shí)現(xiàn)對檔案信息快速獲取，促使檔案管理質(zhì)量得到進(jìn)一步優(yōu)化。在平臺中能實(shí)現(xiàn)對城市建設(shè)檔案的填報(bào)、指導(dǎo)、驗(yàn)收、導(dǎo)入、查詢和統(tǒng)計(jì)等功能。除傳統(tǒng)查詢方式外，還利于該平臺增加了電子文件、照片、視頻可視化查詢、全文檢索及易搜索等模板。此外，在統(tǒng)計(jì)方面則積極引入了大數(shù)據(jù)算法，有效提升了城市建設(shè)檔案信息的統(tǒng)計(jì)速度和精準(zhǔn)性。最后，在城市檔案數(shù)字化建設(shè)及信息共享期間，檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)摒棄以往較為傳統(tǒng)的管理模式，全力解決檔案管理人力不足、資料手工驗(yàn)收歸檔慢、傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理落后以及查詢利用效率低等問題，確保檔案共享質(zhì)量與效率得以有效提升，為后續(xù)檔案管理體系的數(shù)字化建設(shè)奠定基礎(chǔ)。

（2）強(qiáng)化檔案管理人員信息服務(wù)意識

為了實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案信息的高效利用，檔案管理部門不僅需要切實(shí)增強(qiáng)內(nèi)部工作人員的服務(wù)意識，還要進(jìn)一步明確檔案管理人員開展檔案信息服務(wù)的目標(biāo)與方向，以便更好地發(fā)揮數(shù)字化檔案信息利用的價(jià)值與意義。為了幫助檔案管理人員樹立先進(jìn)的管理理念，強(qiáng)化信息服務(wù)的意識，可以采取以下策略：首先，檔案管理部門要深入分析社會(huì)大眾對檔案資源提出的新要求，且由檔案管理人員及時(shí)公開檔案管理信息和數(shù)字檔案信息；其次，檔案管理部門各崗位人員應(yīng)將以往被動(dòng)服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)服務(wù)，發(fā)揮工作中的主觀能動(dòng)性和熱情，積極應(yīng)用信息技術(shù)提高城市建設(shè)檔案利用效率與質(zhì)量。如今，隨著社會(huì)各界對數(shù)字化檔案信息的需求量明顯增加，應(yīng)進(jìn)一步完善檔案服務(wù)體系以滿足用戶需求，促進(jìn)檔案管理服務(wù)的改革發(fā)展。

2.人力保障，提高檔案管理人員素養(yǎng)與業(yè)務(wù)能力

（1）提高檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)

為了實(shí)現(xiàn)對數(shù)字化檔案信息的高效應(yīng)用，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)著重關(guān)注城市數(shù)字化檔案建設(shè)相關(guān)工作，強(qiáng)化對相關(guān)工作人員的培訓(xùn)管理，使其不斷增強(qiáng)服務(wù)意識與專業(yè)素養(yǎng)。第一，要做好對檔案管理人員的能力評估。結(jié)合實(shí)際認(rèn)真評估城市建設(shè)檔案管理人員在服務(wù)質(zhì)量、專業(yè)素養(yǎng)、數(shù)字化檔案信息利用以及技能技巧等方面的能力，并針對評估結(jié)果對檔案管理人員制訂分層管理工作計(jì)劃，提高數(shù)字化檔案利用效率和檔案服務(wù)質(zhì)量。第二，要做好對檔案管理人員的基礎(chǔ)知識和技能培訓(xùn)。在人員培訓(xùn)工作開展過程中，要想確保其深入學(xué)習(xí)數(shù)字化技術(shù)和信息技術(shù)，并掌握管理設(shè)備的具體應(yīng)用方法，就需要積極創(chuàng)新服務(wù)手段與方式。例如，可結(jié)合生動(dòng)形象的多媒體課件、專題講座、研討會(huì)議以及網(wǎng)上課堂等開展培訓(xùn)，以確保檔案管理人員能為用戶提供針對性較強(qiáng)的高質(zhì)量服務(wù)。第三，做好對檔案管理人員的職業(yè)教育和責(zé)任意識教育。通過培訓(xùn)教育，能使檔案管理人員自覺肩負(fù)起檔案管理的職責(zé)，并提高對數(shù)字化檔案建設(shè)和資源利用的認(rèn)知。此外，在條件允許下可積極引進(jìn)更多的數(shù)字化檔案建設(shè)及管理人才，充分激發(fā)全體員工的創(chuàng)新力和良性競爭意識，構(gòu)建更專業(yè)的檔案管理隊(duì)伍。

（2）提高檔案管理人員技術(shù)應(yīng)用能力

隨著信息化建設(shè)和發(fā)展程度的不斷深化，我國城市檔案管理必須始終保持靈敏的洞察力，才能為后續(xù)技術(shù)革新奠定基礎(chǔ)。積極組織開展數(shù)字化技術(shù)研究工作，提高數(shù)字化設(shè)備設(shè)施的質(zhì)量與應(yīng)用水平，實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)檔案管理到數(shù)字化管理模式的轉(zhuǎn)型發(fā)展，有利于更好地提高檔案管理的有效性。在數(shù)字化技術(shù)基礎(chǔ)上建設(shè)城市檔案管理模型，包括基礎(chǔ)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)庫、綜合數(shù)據(jù)庫、空間數(shù)據(jù)庫、元數(shù)據(jù)庫等四大板塊，能夠有效結(jié)合集中和分散方式，并實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字信息的高效利用。在對電子信息儲存時(shí)不僅需要應(yīng)用到相關(guān)信息設(shè)備設(shè)施，還要建立相對應(yīng)的數(shù)字環(huán)境，從而實(shí)現(xiàn)檔案文件的安全儲存。城市檔案管理人員要提高對信息技術(shù)的應(yīng)用能力。一方面，當(dāng)檔案管理部門接收到信息查閱要求后，檔案管理人員就能實(shí)現(xiàn)高效率的數(shù)據(jù)搜索與整理，并順利地將目標(biāo)檔案數(shù)據(jù)發(fā)送到目的地；另一方面，數(shù)字化檔案管理人員要做好對城市建設(shè)電子檔案的收集、整合、分類和儲存，并重視對上述全過程的監(jiān)督，提高城市建設(shè)檔案信息管理自動(dòng)化、共享化水平。

3.規(guī)范流程，組織城市建設(shè)檔案精細(xì)化管理工作

在城市建設(shè)檔案數(shù)字化管理過程中，相關(guān)的檔案管理工作人員需要做好不同環(huán)節(jié)的整合和歸檔工作，并將工作任務(wù)細(xì)化，從而更好地保障管理成效。首先，管理部門需要認(rèn)真學(xué)習(xí)檔案管理?xiàng)l例及城市建設(shè)規(guī)范性文件，在整理數(shù)字化信息時(shí)，做好每一份檔案資料的收納時(shí)間、原因和背景記錄，如工作人員的崗位流動(dòng)等。其次，進(jìn)一步細(xì)化檔案數(shù)據(jù)并做好歸檔機(jī)制建設(shè)，以充分體現(xiàn)檔案部門的數(shù)字化信息記錄優(yōu)勢，減少出現(xiàn)因人為操作導(dǎo)致的錯(cuò)誤信息錄入等問題（圖3為城市建設(shè)檔案的歸檔相關(guān)機(jī)制與流程圖）。再次，在對檔案信息收集與整理過程中，應(yīng)當(dāng)貫徹落實(shí)規(guī)范化的流程。尤其是在檔案信息整理后要反復(fù)核對，并由負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)，再將檔案信息提交到上級部門。最后，在實(shí)際數(shù)字化檔案管理過程中，檔案管理人員需要詳細(xì)記錄工作操作中的流程和細(xì)節(jié)，并確保每一步操作都能追溯責(zé)任源頭，并制定責(zé)任制度將責(zé)任明確到個(gè)人，進(jìn)而確保數(shù)字化信息得以實(shí)現(xiàn)高效利用。

四、結(jié)語

綜上所述，在當(dāng)前城市化建設(shè)進(jìn)程不斷加快的時(shí)代，城市建設(shè)檔案數(shù)字化管理逐漸呈現(xiàn)出越來越重要的作用，相關(guān)部門和工作人員需要在總結(jié)以往檔案管理經(jīng)驗(yàn)的基礎(chǔ)上，充分開展城市建設(shè)檔案數(shù)字化管理，以確保數(shù)字化信息得到充分利用。當(dāng)前，城市建設(shè)檔案數(shù)字化建設(shè)與利用中面臨的問題主要體現(xiàn)在：檔案管理人員的服務(wù)意識落后、專業(yè)素養(yǎng)和技能水平低下；為解決相關(guān)問題，深度促進(jìn)城市建設(shè)檔案數(shù)字化管理利用，可采取的對策有：轉(zhuǎn)變理念，強(qiáng)化檔案管理人員信息服務(wù)意識、人力保障，提高檔案管理人員素養(yǎng)與業(yè)務(wù)能力、規(guī)范流程，組織城市建設(shè)檔案精細(xì)化管理工作。

參考文獻(xiàn)：

[1]上海市城市建設(shè)檔案管理辦法[J].上海市人民政府公報(bào)，2023（09）：3-7.

[2]徐海琴.城市建設(shè)檔案信息化與數(shù)字化管理研究[J].未來城市設(shè)計(jì)與運(yùn)營，2023（04）：90-92.

[3]吳 波.城市建設(shè)檔案管理現(xiàn)狀及改善措施研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2022（14）：52-53+70.

[4]南寧市人民政府關(guān)于修改《南寧市城市建設(shè)檔案管理辦法》的決定[J].南寧政報(bào)，2022（13）：1-5.

[5]葉 惠.城市建設(shè)檔案數(shù)字化管理存在的問題及對策[J].辦公室業(yè)務(wù)，2022（13）：175-177.

[6]周佩鑫，劉文婧.城市測繪地理信息數(shù)據(jù)檔案的數(shù)字化管理建設(shè)研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2021（24）：107-108.

[7]張文惠.智慧城市建設(shè)中供水管線檔案數(shù)字化管理[J].黑龍江檔案，2021（05）：172-173.

[8]唐麟娜.城市建設(shè)檔案數(shù)字化管理研究[J].城建檔案，2020（04）：17-18.

（作者單位：韓城市城市建設(shè)檔案館）