大數(shù)據(jù)時(shí)代高校學(xué)生檔案管理問題和對(duì)策研究

摘 要：大學(xué)生檔案是大學(xué)生成長與社會(huì)發(fā)展的重要信息載體。在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，我國大學(xué)生個(gè)人信息管理工作正面臨著數(shù)據(jù)規(guī)模龐大、管理混亂、信息被泄露等諸多問題，如何有效地處理好這些問題，對(duì)提高高校檔案管理質(zhì)量有著重要的現(xiàn)實(shí)意義。文章從數(shù)據(jù)管理、信息共享、個(gè)人信息安全三個(gè)方面，分析了目前我國大學(xué)生信息系統(tǒng)存在的主要問題，如數(shù)據(jù)安全問題、數(shù)字化管理問題、信息碎片化問題等。從構(gòu)建信息共享平臺(tái)、加強(qiáng)信息安全保障、完善信息檢索系統(tǒng)和提高信息檢索效率等方面展開探索。雖然目前我國大學(xué)生檔案管理工作存在著一些比較復(fù)雜的問題，但只要對(duì)其加大管理力度，運(yùn)用現(xiàn)代科學(xué)的方法，就能很好地解決，從而為廣大的大學(xué)生提供更多的信息和幫助。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)；檔案管理；高校

近年來，云計(jì)算、物聯(lián)網(wǎng)和機(jī)器學(xué)習(xí)等新興技術(shù)發(fā)展迅猛，為數(shù)據(jù)應(yīng)用帶來了全面升級(jí)。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，高校學(xué)生檔案管理面臨著新的挑戰(zhàn)和機(jī)遇。作為保障教學(xué)和學(xué)校發(fā)展的關(guān)鍵，高校學(xué)生檔案管理必須順應(yīng)時(shí)代潮流，適應(yīng)新形勢(shì)下的管理需求。文章旨在從大數(shù)據(jù)時(shí)代高校學(xué)生檔案管理的特點(diǎn)、面臨的挑戰(zhàn)、現(xiàn)狀和不足以及相關(guān)策略等方面做出了深入的研究和探討，為高校檔案管理部門提供理論支持和實(shí)踐指導(dǎo)。

一、大數(shù)據(jù)時(shí)代高校學(xué)生檔案管理概述

1.大數(shù)據(jù)時(shí)代概念

大數(shù)據(jù)時(shí)代指的是隨著信息化、數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)的快速發(fā)展，人類社會(huì)進(jìn)入了一個(gè)海量數(shù)據(jù)、高速傳輸、智能分析的新時(shí)代。在這個(gè)時(shí)代，各種計(jì)算機(jī)技術(shù)從數(shù)據(jù)到信息再到知識(shí)層次上發(fā)生了很大變化，從而產(chǎn)生了許多新的應(yīng)用場(chǎng)景。大數(shù)據(jù)技術(shù)的快速發(fā)展為教育信息化領(lǐng)域帶來了巨大機(jī)遇，也為高校學(xué)生檔案管理提供了新的思路和操作方式。

2. 大數(shù)據(jù)時(shí)代高校學(xué)生檔案管理特征

隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和信息技術(shù)的快速發(fā)展，大數(shù)據(jù)技術(shù)被廣泛應(yīng)用于各個(gè)領(lǐng)域。在學(xué)校檔案管理方面，學(xué)生檔案管理工作也迎來了新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。首先，數(shù)據(jù)規(guī)模龐大。學(xué)校檔案管理中所包含的檔案數(shù)據(jù)包括學(xué)生個(gè)人信息、學(xué)習(xí)成績、實(shí)踐經(jīng)歷等。隨著學(xué)校規(guī)模的增大和學(xué)生數(shù)量的爆發(fā)式增長，管理的數(shù)據(jù)量也變得龐大；其次，數(shù)據(jù)來源和應(yīng)用廣泛。學(xué)校檔案管理的數(shù)據(jù)來源非常廣泛，包括學(xué)籍信息系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)教學(xué)平臺(tái)以及實(shí)習(xí)實(shí)訓(xùn)管理系統(tǒng)等多個(gè)系統(tǒng)，數(shù)據(jù)應(yīng)用也覆蓋了學(xué)籍管理、教學(xué)評(píng)估以及學(xué)生指導(dǎo)等多個(gè)方面。如何有效整合各部門之間的數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的流轉(zhuǎn)和應(yīng)用，成為當(dāng)前高校檔案管理所需解決的重要問題；最后，數(shù)據(jù)處理和分析復(fù)雜。學(xué)校檔案管理所涉及的數(shù)據(jù)形式復(fù)雜，涵蓋了文本、圖像、聲音以及視頻等多種形式。如何利用現(xiàn)代技術(shù)手段對(duì)這些多樣性數(shù)據(jù)加以存儲(chǔ)、處理和分析，成為高校檔案管理所面臨的重要問題。

二、大數(shù)據(jù)時(shí)代高校學(xué)生檔案管理現(xiàn)狀和挑戰(zhàn)

1.大數(shù)據(jù)時(shí)代高校學(xué)生檔案管理現(xiàn)狀

首先，電子化管理。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和存儲(chǔ)技術(shù)的不斷進(jìn)步，學(xué)生檔案電子化管理已經(jīng)成為大趨勢(shì)。對(duì)學(xué)生檔案實(shí)行電子化管理可以大幅提高檔案管理的效率，減少人力資源的浪費(fèi)。同時(shí)，學(xué)籍、成績以及獎(jiǎng)懲等信息全部電子化管理，可以保證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和安全性。各高校紛紛建立了學(xué)生信息平臺(tái)，通過該平臺(tái)可以對(duì)信息集中存儲(chǔ)和管理，并且可以跟全國統(tǒng)一的教育考試綜合管理系統(tǒng)對(duì)接，實(shí)現(xiàn)備案。不僅方便學(xué)生和教師的使用和查閱，也可以幫助高校對(duì)學(xué)生信息的管理和保護(hù)。

其次，數(shù)據(jù)分析。大數(shù)據(jù)技術(shù)在大數(shù)據(jù)領(lǐng)域有著廣泛的應(yīng)用。各高校已著手對(duì)學(xué)生的個(gè)人信息資料做出了深入的研究，以便對(duì)其做出有效的評(píng)價(jià)與改進(jìn)。比如，根據(jù)學(xué)生的學(xué)習(xí)成績和出勤情況來調(diào)整課堂教學(xué)流程，從而改善課堂教學(xué)質(zhì)量，根據(jù)這些資料，有目的、有針對(duì)性地開展各項(xiàng)工作。在資料處理時(shí)，應(yīng)重視對(duì)學(xué)生私人資料的保護(hù)，高校要嚴(yán)格遵守有關(guān)的法律法規(guī)和隱私規(guī)范，對(duì)數(shù)據(jù)的采集和處理要保證數(shù)據(jù)使用的合法性、合規(guī)性和安全性。

再次，隱私保護(hù)。隨著信息技術(shù)的發(fā)展和完善，其應(yīng)用范圍越來越廣泛。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，高校建立了獨(dú)立的校園網(wǎng)絡(luò)。大學(xué)要嚴(yán)格控制數(shù)據(jù)安全，以避免非法獲取、泄露或?yàn)E用學(xué)生個(gè)人信息的情況發(fā)生。同時(shí)，要對(duì)學(xué)生的個(gè)人資料嚴(yán)格保護(hù)，并根據(jù)具體情況，設(shè)置相應(yīng)的訪問權(quán)限，以保證個(gè)人資料的安全。

最后，數(shù)據(jù)共享。電子檔案的出現(xiàn)，使各院校之間實(shí)現(xiàn)了信息的共享，有效防止信息資源的重復(fù)輸入，增強(qiáng)信息資源的正確性與完整性，從而提升高校學(xué)生信息資源的管理與服務(wù)能力。同時(shí)，在實(shí)現(xiàn)資源共享的同時(shí)，也要對(duì)學(xué)生的個(gè)人資料嚴(yán)格保密。在高校的相互交流中，應(yīng)遵守有關(guān)法律法規(guī)，保證資源的利用是合法的。在此基礎(chǔ)上，通過合理地對(duì)共享數(shù)據(jù)實(shí)行“脫敏”處理，對(duì)與其相關(guān)的敏感信息實(shí)行“加密”或者“移除”，從而保證其隱私性和安全性。

2.大數(shù)據(jù)時(shí)代對(duì)高校學(xué)生檔案管理的挑戰(zhàn)

隨著高等教育教學(xué)和管理系統(tǒng)的數(shù)字化進(jìn)程，高校學(xué)生檔案管理正在逐步走向數(shù)字化、智能化方向。然而，與此同時(shí)，高校學(xué)生檔案管理也面臨著一系列挑戰(zhàn)和問題。

一方面，大數(shù)據(jù)時(shí)代意味著數(shù)據(jù)海量、類型復(fù)雜，這為高校學(xué)生檔案管理帶來了挑戰(zhàn)。由于數(shù)據(jù)來源和存儲(chǔ)方式的多元化，高校學(xué)生檔案信息分散且容易產(chǎn)生重復(fù)、冗余，數(shù)據(jù)質(zhì)量難以得到保證。此外，由于高校學(xué)生檔案包含多種類型的信息，如個(gè)人基本信息、學(xué)業(yè)、就業(yè)以及社會(huì)實(shí)踐等多維度信息，如何分類管理、信息整合也是一個(gè)必須面對(duì)的問題。

另一方面，學(xué)生隱私和信息保護(hù)也是高校學(xué)生檔案管理中的難點(diǎn)。這涉及隱私政策和法律法規(guī)等方面。根據(jù)《中華人民共和國網(wǎng)絡(luò)安全法》，高校必須合法、合理地收集、存儲(chǔ)和使用學(xué)生個(gè)人信息，并采取必要的保護(hù)措施。然而，在實(shí)踐中，高校學(xué)生檔案管理中存在著信息被泄露和濫用等問題，一些學(xué)生可能會(huì)感到不安和擔(dān)憂。另外，高校學(xué)生檔案管理也面臨著技術(shù)和人力資源方面的挑戰(zhàn)，需要有專業(yè)的技術(shù)團(tuán)隊(duì)采集、管理和分析學(xué)生信息。

三、大數(shù)據(jù)時(shí)代高校學(xué)生檔案管理的問題

1.數(shù)據(jù)安全問題

隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，大量的學(xué)生檔案信息都保存在高校的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中。因此，確保學(xué)生檔案數(shù)據(jù)的安全至關(guān)重要。否則，一旦發(fā)生泄露，不僅會(huì)對(duì)學(xué)生個(gè)人造成損失，還會(huì)嚴(yán)重?fù)p害學(xué)校的聲譽(yù)。為了確保數(shù)據(jù)安全，高校需要制定嚴(yán)格的數(shù)據(jù)安全規(guī)范和制度，嚴(yán)格控制權(quán)限，限制數(shù)據(jù)訪問人員的范圍，加密數(shù)據(jù)傳輸?shù)?。此外，高校還可以采用流程審批、日志審計(jì)等措施，進(jìn)一步增強(qiáng)數(shù)據(jù)的保護(hù)和安全性。

2.學(xué)生檔案數(shù)字化管理問題

目前，對(duì)大學(xué)生的信息系統(tǒng)實(shí)行數(shù)字化處理已是大勢(shì)所趨。利用數(shù)字化技術(shù)，可以極大地改善文件的管理和保存的費(fèi)用。通過數(shù)字化技術(shù)使傳統(tǒng)的紙本文件向電子文件轉(zhuǎn)化，提高了對(duì)文件資料的檢索與管理效率。構(gòu)建專門的電子文件管理體系，將各部門的電子文件實(shí)行集成，增強(qiáng)了電子文件的共享與互動(dòng)。而且，通過對(duì)電子文件展開數(shù)字化處理，可以使文件的存放模式得到進(jìn)一步改進(jìn)，從而節(jié)省大量的空間、人力以及物力。

3.學(xué)生檔案信息碎片化問題

高校學(xué)生檔案資料來源于高校各院系，包括學(xué)籍資料、成績資料以及獎(jiǎng)懲資料等。高校多采用“分散式”的方式來實(shí)現(xiàn)對(duì)學(xué)生個(gè)人資料的精確整理，這種管理模式會(huì)降低對(duì)學(xué)生個(gè)人情況的全面評(píng)估，提升查詢的難度。要想從根本上解決這一問題，就必須構(gòu)建一個(gè)統(tǒng)一的學(xué)生檔案信息管理系統(tǒng)，能對(duì)具有不同特點(diǎn)的學(xué)生實(shí)行綜合管理。同時(shí)，高校還應(yīng)制定和推廣統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，以便不同部門和系統(tǒng)之間可以實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享和交互。

四、大數(shù)據(jù)時(shí)代高校學(xué)生檔案管理策略

1.更好地整合和利用數(shù)據(jù)

隨著科技的發(fā)展，大數(shù)據(jù)已經(jīng)成為新時(shí)代的熱詞，越來越多的組織和機(jī)構(gòu)對(duì)于數(shù)據(jù)的應(yīng)用越發(fā)重視。對(duì)于高校來說，學(xué)生檔案管理是一項(xiàng)非常重要的工作。因此，在大數(shù)據(jù)時(shí)代，高校學(xué)生檔案管理需要將各個(gè)部門之間的數(shù)據(jù)整合在一起。

首先，大數(shù)據(jù)時(shí)代的高校學(xué)生檔案管理需要架設(shè)數(shù)據(jù)倉庫，將各個(gè)部門的數(shù)據(jù)可以匯總到數(shù)據(jù)倉庫中，數(shù)據(jù)的集中管理可以避免數(shù)據(jù)冗余和誤差。同時(shí)，數(shù)據(jù)倉庫可以提高數(shù)據(jù)的質(zhì)量和可靠性，從而為數(shù)據(jù)應(yīng)用提供更好的保證。

其次，建立全校學(xué)生檔案管理網(wǎng)，讓各個(gè)部門之間的數(shù)據(jù)實(shí)現(xiàn)流轉(zhuǎn)、應(yīng)用、交換和共享。通過設(shè)立數(shù)據(jù)管理體系，可以實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的全面管理和高效利用，讓數(shù)據(jù)成為“信息化”的有效工具，避免了數(shù)據(jù)孤島的存在，發(fā)揮數(shù)據(jù)的最大價(jià)值。在應(yīng)用過程中，需求方可以根據(jù)自身的需求方便地獲取所需數(shù)據(jù)，促進(jìn)數(shù)據(jù)的使用效率。

最后，通過整合數(shù)據(jù)，可以提高學(xué)生檔案管理的效率和精確度。學(xué)生檔案管理涉及多個(gè)部門，數(shù)據(jù)的整合可以減少數(shù)據(jù)處理時(shí)間，從而提高數(shù)據(jù)的更新速度和精確度。同時(shí)，數(shù)據(jù)的匯總可以讓各個(gè)部門獲取各種必要的信息，為學(xué)生的后續(xù)發(fā)展提供全面的管理方案。

2.加強(qiáng)數(shù)據(jù)安全保護(hù)

高校學(xué)生檔案信息是重要且敏感的信息，在保護(hù)學(xué)生隱私的同時(shí)，也需要保護(hù)這些數(shù)據(jù)的安全。因此，加強(qiáng)數(shù)據(jù)安全保護(hù)是高校學(xué)生檔案管理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)之一。為了保障學(xué)生檔案信息的安全，高校需要建立科學(xué)、規(guī)范的權(quán)限管理機(jī)制。通過權(quán)限管理，可以授予不同崗位的工作人員不同的檔案信息查看權(quán)限，實(shí)現(xiàn)檔案信息的精細(xì)權(quán)限管理。此外，建立相應(yīng)制度可以規(guī)范學(xué)生檔案信息的管理流程和安全保障措施，提高檔案信息的保密性和可靠性。除此之外，建立安全管理體系也是保障學(xué)生檔案信息安全的重要措施。安全管理體系應(yīng)包含數(shù)據(jù)分類、備份、加密、網(wǎng)絡(luò)防護(hù)、安全審計(jì)和應(yīng)急響應(yīng)等內(nèi)容。通過科學(xué)、合理的安全管理措施，可以保障學(xué)生檔案信息的安全性和完整性。監(jiān)測(cè)和預(yù)警數(shù)據(jù)安全威脅是加強(qiáng)數(shù)據(jù)安全保護(hù)的重要手段。針對(duì)內(nèi)部和外部潛在風(fēng)險(xiǎn)，高校需要建立安全監(jiān)測(cè)和預(yù)警機(jī)制，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和預(yù)防針對(duì)學(xué)生檔案信息的各種攻擊和威脅，保障學(xué)生檔案信息的安全。在實(shí)際操作中，高校應(yīng)該采用防火墻、授權(quán)認(rèn)證以及安全加密等技術(shù)手段，對(duì)學(xué)生檔案信息實(shí)行安全防護(hù)和加固，保證學(xué)生檔案信息不遭受非法訪問。

3.利用高端數(shù)據(jù)分析技術(shù)

學(xué)生檔案管理系統(tǒng)對(duì)于校方及教師而言，是一項(xiàng)十分有用的輔助手段，能使他們?cè)诮虒W(xué)和學(xué)業(yè)上有更好的表現(xiàn)。但是，當(dāng)學(xué)生人數(shù)不斷增長，學(xué)習(xí)過程中所涉及的數(shù)據(jù)越來越多時(shí)，常規(guī)的學(xué)習(xí)方式已不能滿足這樣的要求。通過人工智能、數(shù)據(jù)挖掘和機(jī)器學(xué)習(xí)等技術(shù)，可以幫助學(xué)校更好地管理學(xué)生的個(gè)人資料，從而為他們提供更為個(gè)性化的指導(dǎo)和服務(wù)。在傳統(tǒng)的資料處理中，必須人工錄入并對(duì)海量資料做出分析，既費(fèi)時(shí)又費(fèi)力，而且易出錯(cuò)。但在加入了人工智能、數(shù)據(jù)挖掘以及機(jī)器學(xué)習(xí)等技術(shù)后，不但能夠?qū)Ａ康臄?shù)據(jù)實(shí)行自動(dòng)化分析，還能精確分析這些數(shù)據(jù)，如對(duì)學(xué)生分?jǐn)?shù)的統(tǒng)計(jì)。同時(shí)，借助先進(jìn)的技術(shù)手段，可以進(jìn)一步挖掘與應(yīng)用數(shù)據(jù)，從而提升數(shù)據(jù)的處理效率與質(zhì)量。比如，為了更好地理解和評(píng)價(jià)學(xué)生的學(xué)習(xí)行為，可以利用機(jī)器學(xué)習(xí)技術(shù)（學(xué)習(xí)習(xí)慣、上網(wǎng)歷史、選課等）對(duì)其分析和處理。

4.提升知識(shí)管理能力

知識(shí)管理既是對(duì)信息化建設(shè)的一種有益拓展，又是一種有效的戰(zhàn)略。建立一個(gè)學(xué)生檔案管理知識(shí)庫，能夠使其全面認(rèn)識(shí)當(dāng)前的管理思想、技術(shù)手段等，從而使其對(duì)知識(shí)的掌握達(dá)到一個(gè)新的高度。以資訊科技為基礎(chǔ)，以搜集、整合、儲(chǔ)存、共享及運(yùn)用為主要方式，協(xié)助行政人員解決實(shí)際問題，提升工作績效。在建立知識(shí)庫的具體步驟中，應(yīng)從以下幾個(gè)方面著手：首先，搜集資料。在此基礎(chǔ)上，對(duì)高校的信息系統(tǒng)加以調(diào)查，搜集高校信息系統(tǒng)中存在的問題以及相關(guān)的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、法律法規(guī)等?？梢蚤喿x與之相關(guān)的書籍，搜集與之相關(guān)的文章與報(bào)告，并參加相關(guān)的培訓(xùn)與研討會(huì)；其次，是對(duì)知識(shí)點(diǎn)的集成。在此基礎(chǔ)上，對(duì)高校學(xué)生信息資源加以整理，建立起一套完整的信息資源系統(tǒng)，并把有關(guān)的知識(shí)聯(lián)系起來，便于以后的應(yīng)用；再次，儲(chǔ)存知識(shí)。在此基礎(chǔ)上，提出將已組織好的知識(shí)存入學(xué)生信息資源數(shù)據(jù)庫的方法。為實(shí)現(xiàn)知識(shí)的儲(chǔ)存與管理，應(yīng)選用一種便于操作的知識(shí)庫軟件或工具。接下來，就是共享。為了更好地利用信息資源，可以在內(nèi)部論壇、微信群，也可以通過電子郵件交流；最后，運(yùn)用所學(xué)。如何將這些知識(shí)應(yīng)用于高校的教學(xué)實(shí)踐，是高校學(xué)生檔案管理者亟待解決的問題。在實(shí)踐與研究中，持續(xù)提升管理能力與業(yè)績。

五、結(jié)語

本文分析了大數(shù)據(jù)時(shí)代高校學(xué)生檔案管理所面對(duì)的新機(jī)遇和挑戰(zhàn)，針對(duì)學(xué)生檔案管理系統(tǒng)在數(shù)據(jù)整合、安全、價(jià)值挖掘和知識(shí)管理等方面存在的不足，提出了相應(yīng)的管理策略。在實(shí)施過程中，需要各高校結(jié)合自身情況，因地制宜，不斷探索適合學(xué)生成長的檔案管理方式和優(yōu)化方案，真正實(shí)現(xiàn)高校學(xué)生檔案管理的宏偉目標(biāo)。

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（作者單位：運(yùn)城師范高等?？茖W(xué)校）

作者簡介：仝英（1982—），女，漢族，山西運(yùn)城人，本科，檔案館員，研究方向：檔案。