圖書館檔案管理信息化建設(shè)存在的問題及完善對(duì)策

劉曉蕾

（包頭市圖書館，內(nèi)蒙古 包頭 014010）

圖書館檔案管理信息化建設(shè)需要加強(qiáng)對(duì)硬件和軟件的建設(shè)，能夠與地區(qū)經(jīng)濟(jì)發(fā)展相適應(yīng)，圖書館檔案信息化建設(shè)利用計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)圖書、報(bào)刊、報(bào)紙等集中化管理，可以實(shí)現(xiàn)信息的高效化管理，為讀者提供高效、快捷的信息服務(wù)，能夠提高圖書館檔案管理的效率。

1 圖書館檔案管理信息化建設(shè)存在的問題

1.1 檔案管理人員管理理念落后

檔案管理人員的管理理念對(duì)圖書館檔案管理信息化建設(shè)有著重要影響，如果檔案管理人員能夠正確認(rèn)識(shí)信息化建設(shè)之于檔案管理的意義，并及時(shí)在檔案管理中融入互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，那就可以提高圖書館檔案管理信息化建設(shè)的質(zhì)量與效率。但就當(dāng)前圖書館檔案管理信息化建設(shè)情況來看，部分檔案管理人員并未真正認(rèn)識(shí)到檔案管理信息化的意義，依舊采取傳統(tǒng)的檔案管理模式，這不僅會(huì)降低檔案管理效率，而且也可能導(dǎo)致檔案遺失的問題。

1.2 存在形式主義現(xiàn)象

部分觀念相對(duì)落后的工作人員對(duì)計(jì)算機(jī)產(chǎn)生的便利性沒有形成足夠的意識(shí)，在進(jìn)行信息化檔案整合的過程中缺乏嚴(yán)謹(jǐn)性，進(jìn)而導(dǎo)致檔案管理信息化工作存在形式主義問題，難以形成大規(guī)模的應(yīng)用。對(duì)此，相關(guān)部門一定要認(rèn)真對(duì)待檔案資料的信息化存儲(chǔ)工作，隨著時(shí)代的發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)較難吻合市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的相關(guān)要求，所以，檔案管理的信息化發(fā)展已經(jīng)成為一種必然趨勢(shì)。而隨著工作人員的逐步更替，檔案管理信息化過程中存在的形式主義現(xiàn)象也必然難以長期存續(xù)。此外，要注意在檔案管理人員更新?lián)Q代過程中有可能出現(xiàn)的互相推諉的現(xiàn)象，切實(shí)消除形式主義現(xiàn)象，推進(jìn)檔案管理信息化工作的有力開展。

1.3 未建立規(guī)范的、與時(shí)俱進(jìn)的工作制度

圖書資料管理工作正常運(yùn)營的基礎(chǔ)就是要有規(guī)范的工作制度。圖書資料信息化發(fā)展的同時(shí)也要規(guī)范和完善相應(yīng)的工作制度。以往傳統(tǒng)的工作制度，已經(jīng)不能滿足現(xiàn)代圖書管理工作人員的需要，無法解決當(dāng)前工作遇到的問題。很容易出現(xiàn)圖書資料收集及儲(chǔ)存量過載、資料的流通量下降、檔案材料不健全、信息化質(zhì)量較差等現(xiàn)象的發(fā)生。沒有完善和建立與時(shí)俱進(jìn)的工作制度，不但使工作人員工作受到阻礙，減少工作效率，還對(duì)檔案信息化管理工作的整體發(fā)展造成影響。

1.4 對(duì)檔案信息化管理的認(rèn)知存在問題

在信息化管理已經(jīng)成為圖書館檔案管理工作后續(xù)發(fā)展必然趨勢(shì)的情況下，大部分縣級(jí)圖書館均已經(jīng)充分認(rèn)識(shí)到了信息化對(duì)圖書館檔案管理工作的重要意義。然而，在具體的踐行過程中卻很容易出現(xiàn)各種問題。究其原因，就在于各級(jí)人員對(duì)檔案信息化管理的認(rèn)知存在不夠全面、不夠深入和不夠正確等問題。例如，管理人員在檔案信息化管理工作的開展過程中仍然沿用以往傳統(tǒng)的管理模式，使用大量的人力物力進(jìn)行對(duì)接以完成檔案的存儲(chǔ)和傳遞工作；又如，部分人員在檔案信息化管理工作的開展過程中對(duì)信息化技術(shù)的利用不夠深入，認(rèn)為只要涉及信息化技術(shù)即完成了檔案信息化管理模式的轉(zhuǎn)換。上述錯(cuò)誤認(rèn)知均會(huì)對(duì)檔案信息化管理的工作效率和質(zhì)量造成不良影響。

1.5 基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)不完善

眾所周知，信息化時(shí)代背景下，檔案管理工作的信息化建設(shè)需要借助各種專業(yè)的信息化技術(shù)與設(shè)備來進(jìn)行，但由于大部分單位或機(jī)構(gòu)資金有限，無法支持各種檔案管理輔助性設(shè)備的購入，從而導(dǎo)致其日常檔案管理工作缺乏相應(yīng)的信息化技術(shù)與設(shè)備作為支持，使得檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)程較為緩慢。雖然部分檔案管理單位或機(jī)構(gòu)進(jìn)行了各種專業(yè)化信息技術(shù)設(shè)備的購入，但由于檔案管理缺乏專業(yè)的信息化技術(shù)知識(shí)以及信息技術(shù)人員對(duì)檔案管理工作缺乏一定的專業(yè)知識(shí)，進(jìn)而導(dǎo)致檔案管理人員無法利用信息技術(shù)設(shè)備進(jìn)行檔案管理，而信息技術(shù)人員所開發(fā)的檔案管理軟件也無法滿足檔案管理信息化建設(shè)的實(shí)際需求。

2 圖書館檔案管理信息化建設(shè)完善對(duì)策

2.1 優(yōu)化功能設(shè)置，提升圖書館微信公眾號(hào)服務(wù)品質(zhì)

加強(qiáng)圖書館微信公眾號(hào)運(yùn)營建設(shè)，應(yīng)不斷優(yōu)化功能設(shè)置，有效提升圖書館微信公眾號(hào)服務(wù)品質(zhì)，擴(kuò)大用戶對(duì)圖書館微信公眾號(hào)的接受度。首先，相關(guān)工作人員需要精準(zhǔn)把控微信公眾號(hào)的功能模塊設(shè)置，突出整體性能，優(yōu)化整合微信公眾號(hào)消息推送、在線問答與讀者互動(dòng)等功能。積極推送有關(guān)圖書館書籍文獻(xiàn)藏量、概況以及圖書類型等，在微信公眾號(hào)平臺(tái)上設(shè)置有獎(jiǎng)問答、學(xué)術(shù)交流等模塊，以此凸顯圖書館功能優(yōu)勢(shì)。其次，可在圖書館微信公眾號(hào)平臺(tái)上添加微信小課堂，在線直播各種文化專題講座，或是添加視頻鏈接，給用戶提供多種多樣的圖書視頻，以幫助用戶了解更多的圖書內(nèi)容與文化知識(shí)。新時(shí)期，優(yōu)化圖書館微信公眾號(hào)運(yùn)營，需要結(jié)合網(wǎng)絡(luò)資源優(yōu)勢(shì)，加強(qiáng)圖書館與讀者見得線上互動(dòng)溝通，以強(qiáng)化讀者的服務(wù)體驗(yàn)。

2.2 構(gòu)建檔案管理監(jiān)管機(jī)制，加強(qiáng)信息保護(hù)

雖然將現(xiàn)代化信息技術(shù)引入圖書館檔案管理工作可以提升工作的質(zhì)量和效率，但同時(shí)也將整個(gè)檔案數(shù)據(jù)庫置于開放、多元的信息環(huán)境下，使數(shù)據(jù)庫面臨一定的安全隱患。因此，高校圖書館在構(gòu)建檔案數(shù)據(jù)庫時(shí)要完善檔案信息管理系統(tǒng)，加強(qiáng)信息安全保障。一是嘗試與大數(shù)據(jù)技術(shù)機(jī)構(gòu)及企業(yè)展開合作，在專業(yè)技術(shù)人員的幫助下引進(jìn)信息安全系統(tǒng)，充分發(fā)揮大數(shù)據(jù)優(yōu)勢(shì)。二是建立完善的檔案管理安全監(jiān)管機(jī)制，實(shí)施檔案信息數(shù)據(jù)準(zhǔn)入制度，加強(qiáng)對(duì)檔案數(shù)據(jù)的保護(hù)力度，針對(duì)不同層級(jí)人員設(shè)置相應(yīng)的登錄查詢權(quán)限，在有效利用檔案信息的同時(shí)加強(qiáng)信息保護(hù)。三是針對(duì)檔案的重要程度和保密層級(jí)采取不同程度的保密措施，如普通業(yè)務(wù)檔案信息保存在圖書館中心機(jī)房，保密性強(qiáng)的黨政信息檔案可利用云儲(chǔ)存技術(shù)保存在單獨(dú)服務(wù)器中，并通過啟用系統(tǒng)加密、自動(dòng)歸檔、禁止修改刪除等系統(tǒng)功能避免檔案被人為泄露和篡改。

2.3 要安全管理檔案信息化系統(tǒng)

檔案管理信息化，就會(huì)使檔案信息處于開放的網(wǎng)絡(luò)空間，圖書管理工作者在進(jìn)行檔案信息化建設(shè)時(shí)，就一定要提升自身的安全防護(hù)意識(shí)，要全面重視檔案的安全管理工作，建立健全檔案信息化管理制度、檔案應(yīng)用制度。檔案信息化管理工作形式的建立，就要建立相應(yīng)的電子檔案管理工作體系，通過檔案管理的相關(guān)制度，規(guī)范檔案管理工作人員的工作行為。檔案管理工作人員要對(duì)身份信息進(jìn)行驗(yàn)證，設(shè)立操作權(quán)限，無關(guān)人員不能進(jìn)入檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行操作。對(duì)檔案數(shù)據(jù)的傳輸和使用都要進(jìn)行安全管理，對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行安全加密。為了更有效地避免數(shù)據(jù)庫因操作不當(dāng)出來問題，影響數(shù)據(jù)安全，就需要對(duì)整個(gè)檔案管理數(shù)據(jù)庫進(jìn)行異地備份，并和檔案管理信息同步，來保證檔案管理系統(tǒng)的安全。

2.4 職務(wù)信息化

在傳統(tǒng)意義上，檔案管理工作一般都是依靠人力實(shí)現(xiàn)的，檔案管理人員在具體操作過程的不細(xì)致很可能直接造成數(shù)據(jù)錯(cuò)誤，造成查詢?nèi)藛T在檢索和利用相關(guān)信息時(shí)受到較大的困擾。而檔案管理的信息化能夠有力彌補(bǔ)這一問題，其對(duì)于單位的信息能夠進(jìn)行集中的細(xì)分、檢索、開發(fā)或者是集成，這樣就可以根據(jù)信息化的數(shù)據(jù)系統(tǒng)，從而替代傳統(tǒng)的檔案管理人員的目錄編制、信息儲(chǔ)存以及類型劃分等工作，這樣既可以有力地提高檔案管理工作的效率，也可以進(jìn)一步杜絕信息錯(cuò)誤的現(xiàn)象的發(fā)生。

2.5 加強(qiáng)新媒體宣傳，促進(jìn)讀者互動(dòng)

提升圖書館微信公眾號(hào)運(yùn)營效果，需要加強(qiáng)新媒體宣傳，相關(guān)工作人員可在官方微博、圖書館微信公眾號(hào)、圖書館官網(wǎng)上進(jìn)行關(guān)聯(lián)，多渠道宣傳推廣，借助新媒體優(yōu)勢(shì)，使更多讀者深入了解圖書館微信公眾號(hào)，以提升用戶的參與度。再者，當(dāng)?shù)貓D書館可在抖音APP或是其他直播軟件中直播宣傳圖書館微信公眾號(hào)，圖書館也可與當(dāng)?shù)貜V播電臺(tái)合作，積極宣傳推廣圖書館微信公眾號(hào)，不斷提升普及率，從而吸引更多讀者關(guān)注瀏覽圖書館微信公眾號(hào)。此外，相關(guān)工作人員需要拓寬圖書館微信公眾號(hào)交流互動(dòng)渠道，在系統(tǒng)自動(dòng)回復(fù)基礎(chǔ)上，加設(shè)人工回復(fù)，與讀者進(jìn)行互動(dòng)交流，真正解決讀者的疑問，以人性化的服務(wù)強(qiáng)化讀者的服務(wù)體驗(yàn)，在線上溝通家交流中，提升圖書館微信公眾號(hào)與讀者間的黏度。

2.6 實(shí)行電子信息技術(shù)檔案資料的整理

通過網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)化模式管理規(guī)范檔案系統(tǒng)是必然的發(fā)展趨勢(shì)。采用科學(xué)技術(shù)電子信息水平提高企業(yè)檔案管理資料收集、整理及復(fù)合方式，應(yīng)用程序設(shè)計(jì)理念及開發(fā)技術(shù)進(jìn)行整體規(guī)劃檔案建設(shè)工作是非常重要的節(jié)點(diǎn)。要建立健全信息化管理檔案建設(shè)制度及完善檔案管理機(jī)制，要聘用專業(yè)知識(shí)技術(shù)人員履行職責(zé)，規(guī)范檔案管理系統(tǒng)，結(jié)合本單位自身的需求提高檔案工作效率，制定工作目標(biāo)，設(shè)置實(shí)效性的服務(wù)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，衡量檔案資料的規(guī)范性，電子信息技術(shù)掌控企事業(yè)單位的檔案管理工作，其最大程度地影響企事業(yè)單位的檔案管理建設(shè)的核心價(jià)值能力。

2.7 加大檔案管理信息化建設(shè)資金與硬件投入

確切來說，信息化檔案管理建設(shè)是一項(xiàng)復(fù)雜且長期的工作，并不是立刻就能夠成功的，是需要大量時(shí)間、大量資金、人力資源以及各種信息化技術(shù)設(shè)備的投入才能夠保障的。在實(shí)際檔案管理工作中，相關(guān)檔案管理部門應(yīng)與國家相關(guān)部門進(jìn)行深入溝通與協(xié)商來獲得專項(xiàng)財(cái)政資金撥款用于檔案管理信息化建設(shè)。除此之外，檔案管理部門可以充分發(fā)揮社會(huì)群眾的力量，引進(jìn)社會(huì)資金來促進(jìn)檔案管理工作信息化建設(shè)。

3 結(jié)束語

在大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案管理信息化建設(shè)是至關(guān)重要的，這既是時(shí)代發(fā)展對(duì)于檔案管理工作提出的新要求，也是單位檔案管理改革的必然。對(duì)此，首先，單位管理層與檔案管理人員要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，全面重視信息化建設(shè)；其次，要依靠先進(jìn)的計(jì)算機(jī)信息技術(shù)以及領(lǐng)先的硬件設(shè)備；第三，檔案管理信息化建設(shè)也離不開充足的資金的支持，只有后勤保障跟上了，才能聘用行業(yè)內(nèi)專業(yè)人才、培訓(xùn)現(xiàn)有工作人員、買入尖端設(shè)備等，進(jìn)而全面推進(jìn)檔案管理工作的信息化建設(shè)步伐。