對(duì)新建本科院校檔案館（室）人員配置現(xiàn)狀的思考
——以四川省為例

童 燕 張桂霞 劉雨虹

（1.成都醫(yī)學(xué)院檔案館，四川 成都 610000；2.成都工業(yè)學(xué)院圖書(shū)與檔案信息中心，四川 成都 610000）

本文所指的新建本科院校是指教育部2000年以后批準(zhǔn)設(shè)立的本科院校，2000年至2015年，這16年時(shí)間里，我國(guó)新建本科院校如“雨后春筍”般涌現(xiàn)，共計(jì)678所，占全國(guó)普通高等院校的55.6%，可謂占據(jù)了高等學(xué)校的“半壁江山”以上。檔案管理工作是高校管理工作不可或缺的重要內(nèi)容，隨著一批批新建地方本科院校的增加，檔案管理工作如何適應(yīng)新形勢(shì)新任務(wù)的發(fā)展要求，成為擺在這些新建地方本科院校面臨的一項(xiàng)重要任務(wù)。對(duì)新建地方本科院校而言，與之前相比，學(xué)校各項(xiàng)資料和檔案的數(shù)量和種類(lèi)都大大增加，甚至呈井噴式發(fā)展，檔案資源的需求也呈現(xiàn)出一些新的特點(diǎn)。而檔案工作要更進(jìn)一步，科學(xué)、合理的檔案人員配置是重中之重。

四川省2000年以后新建本科院校有內(nèi)江師范學(xué)院、成都醫(yī)學(xué)院、四川民族學(xué)院、成都工業(yè)學(xué)院、四川旅游學(xué)院等多所院校。由于是新升格成立不久的，個(gè)別新建本科院校的檔案館（室）才剛剛落地，也面臨著管理模式和組織結(jié)構(gòu)的調(diào)整。在傳統(tǒng)綜合檔案室逐漸向規(guī)范化和信息化相結(jié)合的現(xiàn)代復(fù)合型檔案館轉(zhuǎn)變過(guò)程中，由于歷史原因和其他因素，造成新建本科院校檔案館（室）在人員配置等方面存在諸多問(wèn)題，而這些問(wèn)題都亟待解決，如不及時(shí)調(diào)整，新建本科院校檔案館（室）職能的發(fā)揮和檔案工作的效果都會(huì)受到影響，同時(shí)也不利于新建本科院校整體質(zhì)量的提升。

1 新建本科院校檔案館（室）人員配置現(xiàn)狀

筆者以四川省7所新建地方本科院校為對(duì)象，對(duì)檔案館（室）的人員配置情況進(jìn)行了一次綜合調(diào)查，調(diào)查情形見(jiàn)如下。

通過(guò)上表1，我們分析研究后可以發(fā)現(xiàn)，在四川省部分新建本科院校中，檔案（室）配置人員情況普遍存在明顯問(wèn)題，包括：

1.1 人員結(jié)構(gòu)欠合理，崗位匹配度低

通過(guò)對(duì)四川省部分新建本科院校檔案館（室）人員結(jié)構(gòu)的調(diào)查，我們發(fā)現(xiàn)無(wú)論是在性別還是年齡方面，都存在比例失調(diào)、不合理的現(xiàn)象。比如，在性別方面，女性工作人員占比明顯多于男性，25名檔案工作人員中，女性檔案工作人員有17名，男性?xún)H有8名，檔案工作既有腦力勞動(dòng)，也有體力勞動(dòng)的付出，在日常檔案管理中要接受大量紙質(zhì)檔案、倒庫(kù)房、檔案上架等重體力工作，對(duì)于女性檔案工作人員便是必須要面臨的困難，這種性別比例“陰盛陽(yáng)衰”的情況對(duì)于檔案館（室）日常工作的開(kāi)展來(lái)說(shuō)，也會(huì)產(chǎn)生較大的影響。在年齡構(gòu)成方面，調(diào)查發(fā)現(xiàn)，新建本科院校檔案館（室）人員的平均年齡普遍偏大，42歲以上的達(dá)到80%，青年檔案工作人員不足20%，這種“老人多，年輕人少”的現(xiàn)象在新建本科院校檔案館（室）普遍存在，而這種情況對(duì)檔案工作數(shù)字化建設(shè)的發(fā)展是十分不利的。不合理的人員結(jié)構(gòu)，人員崗位匹配度低，這些情況都會(huì)影響工作人員的積極性，特別是工作能力較強(qiáng)的人員，這會(huì)直接影響檔案工作的開(kāi)展。

1.2 專(zhuān)業(yè)結(jié)構(gòu)不合理，專(zhuān)業(yè)人才缺乏

高校檔案館（室）是保存和提供利用學(xué)校檔案的專(zhuān)門(mén)機(jī)構(gòu)，檔案工作人員的專(zhuān)業(yè)水平直接影響新時(shí)期人們對(duì)檔案利用的更高需求和服務(wù)質(zhì)量。從（表1）中可以看到，四川省7所新建本科院校檔案館（室）的25名工作人員中僅有2人為檔案學(xué)專(zhuān)業(yè)或是相近專(zhuān)業(yè)畢業(yè)。由此可見(jiàn)，現(xiàn)階段檔案工作人員的專(zhuān)業(yè)度還不高，缺乏對(duì)口專(zhuān)業(yè)的人才，這將會(huì)直接影響檔案館（室）的發(fā)展，長(zhǎng)此以往終將成為新建本科院校檔案館（室）學(xué)院持續(xù)發(fā)展的瓶頸。

表1 四川省部分新建本科院校檔案（室）人員情況調(diào)查表

1.3 人員配置模式不明確

中華人民共和國(guó)教育部令第27號(hào)《高等學(xué)校檔案管理辦法》第十條提出“高等學(xué)校應(yīng)當(dāng)為高校檔案機(jī)構(gòu)配備專(zhuān)職檔案工作人員。其編制人數(shù)由學(xué)校根據(jù)本校檔案機(jī)構(gòu)的檔案數(shù)量和工作任務(wù)確定?！闭{(diào)查中發(fā)現(xiàn)，四川省部分新建本科院校檔案館（室）的崗位設(shè)置與人員配置未切實(shí)根據(jù)本校檔案數(shù)量和工作任務(wù)確定，沒(méi)有合理、科學(xué)的執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)。本科院校在建成之初，由于受到資金、制度等方面的制約，再加上意識(shí)上對(duì)檔案館（室）人員配置問(wèn)題認(rèn)識(shí)的不足，就造成學(xué)校的管理模式存在很多不合理、不科學(xué)的地方，人員配置模式模糊，管理模式不完善、不明確。

2 新建本科院校檔案館（室）人員配置問(wèn)題原因分析

2.1 對(duì)館員合理配置的觀念意識(shí)不足

新建本科院校管理者對(duì)于檔案館（室）人員配置不夠重視，對(duì)檔案管理沒(méi)有深入了解，很多政策僅停留在“形式上”，并沒(méi)有切實(shí)執(zhí)行。在對(duì)管理檔案工作領(lǐng)導(dǎo)層面的調(diào)查中，67%的管理者意識(shí)不到檔案工作人員結(jié)構(gòu)配置的重要性，因此，在學(xué)校的檔案管理工作上也存在較多問(wèn)題；15%的管理者不了解人員配置，仍是按照以前的“老觀點(diǎn)”，覺(jué)得檔案館（室）是“一張報(bào)紙，一杯茶”的“養(yǎng)老單位”，因此，他們更加不會(huì)重視檔案館（室）產(chǎn)生的人員配置問(wèn)題，這種落后的傳統(tǒng)意識(shí)無(wú)疑會(huì)使得問(wèn)題變得地越來(lái)越槽糕，從而對(duì)檔案館（室）的發(fā)展產(chǎn)生負(fù)面的影響。

2.2 檔案工作人員缺乏持續(xù)有效的繼續(xù)教育機(jī)會(huì)

新建本科學(xué)校升級(jí)后迅速發(fā)展的各項(xiàng)事業(yè)，使得檔案館（室）工作內(nèi)涵也在發(fā)生巨大變化，年度歸檔量、查檔量及不同的檔案需求日益增漲，而人員配備的不足，使得檔案館（室）工作人員疲于完成年度各項(xiàng)檔案工作任務(wù)，而沒(méi)有時(shí)間接受繼續(xù)教育。在檔案工作步入規(guī)范化、信息化、數(shù)字化建設(shè)的新形勢(shì)下，不能定期接受持續(xù)有效的繼續(xù)教育，檔案工作人員的檔案專(zhuān)業(yè)素質(zhì)與工作需求必將出現(xiàn)偏差，檔案業(yè)務(wù)新知識(shí)、新技能、專(zhuān)業(yè)度將會(huì)一直停留在被動(dòng)提升的狀態(tài)，甚至止步不前，最終導(dǎo)致工作質(zhì)量、效率的下滑，檔案館（室）的建設(shè)與發(fā)展也將受到阻礙。

2.3 檔案館（室）工作資格準(zhǔn)入制度不完善

根據(jù)調(diào)查得知，較多新建本科院校檔案館（室）工作人員資格準(zhǔn)入制度不完善、不科學(xué)，70%的工作人員都是從學(xué)校內(nèi)部各個(gè)部門(mén)調(diào)配進(jìn)入，對(duì)檔案專(zhuān)業(yè)程度要求并不嚴(yán)格 ，致使大量的非檔案學(xué)專(zhuān)業(yè)人員進(jìn)入檔案工作崗位，導(dǎo)致檔案館（室）工作人員配置長(zhǎng)期存在人崗不匹配、工作效率不高、檔案專(zhuān)業(yè)度不夠等現(xiàn)象?？梢?jiàn)，制約新建本科院校檔案館（室）合理配置人才的主要制約因素主要是不完善的檔案工作人員資格準(zhǔn)入制度。

3 新建本科院校檔案館（室）人員配置問(wèn)題的改善措施

3.1 增強(qiáng)檔案館（室）人員配置意識(shí)，提升人員崗位匹配度

新建性本科院校要讓全校共同快速發(fā)展，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)必須轉(zhuǎn)變觀念，打破舊的傳統(tǒng)錯(cuò)誤的思想，提高對(duì)檔案館（室）用人的重視程度，增強(qiáng)檔案工作人員的合理配置，認(rèn)真學(xué)習(xí)檔案管理辦法，按照要求對(duì)檔案館（室）人員進(jìn)行優(yōu)化配置，“人盡其才”，最大限度地提升工作效率，從而使檔案館（室）能夠更好更順利地完成各項(xiàng)工作。

3.2 檔案館（室）工作人員接受繼續(xù)教育的必要性

由于各種歷史原因新建本科院校檔案館（室）工作人員面臨檔案業(yè)務(wù)知識(shí)老化、單一、新理論新技能貧乏的問(wèn)題，面對(duì)工作中突如其來(lái)的新問(wèn)題、新情況，很難用行之有效的辦法來(lái)解決，這必然會(huì)造成新建本科院校檔案工作不能“與時(shí)俱進(jìn)”，滿(mǎn)足不了新時(shí)代社會(huì)的要求。而在檔案人員配備不足，工作任務(wù)重的現(xiàn)狀下，只有通過(guò)建立長(zhǎng)效學(xué)習(xí)機(jī)制，有計(jì)劃、有步驟、有針對(duì)性地讓檔案工作人員接受檔案工作相關(guān)知識(shí)的繼續(xù)教育，通過(guò)學(xué)習(xí)，使檔案工作人員自身的檔案工作綜合能力，如專(zhuān)業(yè)理論知識(shí)、專(zhuān)業(yè)基礎(chǔ)知識(shí)及專(zhuān)業(yè)技能等得到明顯提高。

3.3 抓好檔案人才隊(duì)伍建設(shè)，長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃?rùn)n案隊(duì)伍結(jié)構(gòu)

檔案隊(duì)伍建設(shè)，是學(xué)校人才建設(shè)不可或缺的組成部分，也是新建本科院校發(fā)展的內(nèi)容之一，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)予重視。要把好檔案工作人員出入關(guān)，根據(jù)檔案工作信息化建設(shè)的需要，有計(jì)劃、有針對(duì)性的招聘檔案學(xué)及相關(guān)專(zhuān)業(yè)人員到館（室）工作，不能把身體條件偏差、年紀(jì)偏大、專(zhuān)業(yè)結(jié)構(gòu)與檔案館（室）長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展規(guī)劃不相符的人員安排到檔案崗位，也不能把現(xiàn)有的檔案專(zhuān)業(yè)人才隨意調(diào)離檔案崗位，以確保檔案專(zhuān)業(yè)隊(duì)伍相對(duì)穩(wěn)定，使檔案專(zhuān)業(yè)隊(duì)伍結(jié)構(gòu)更為合理，具有更強(qiáng)的凝聚力和執(zhí)行力。

新建本科院校檔案管理工作質(zhì)量的好壞對(duì)學(xué)校師生有著重要意義，但結(jié)構(gòu)合理、素質(zhì)優(yōu)良的檔案人員配置，對(duì)提高檔案工作效率和質(zhì)量至關(guān)重要，因此，轉(zhuǎn)變思想觀念，順應(yīng)時(shí)代發(fā)展趨勢(shì)，才能實(shí)現(xiàn)新建本科院校檔案館（室）建設(shè)的制度化、規(guī)范化、系統(tǒng)化，才能使檔案工作人員的價(jià)值與效用在工作中充分發(fā)揮出來(lái)，全面促進(jìn)新建本科院校檔案館（室）檔案工作的科學(xué)與可持續(xù)發(fā)展。