評建結(jié)合，多措并舉做好檔案管理與服務(wù)

張志平 曹 君

（重慶科創(chuàng)職業(yè)學(xué)院，重慶 402160）

1 引言

2021年1月1 日起新修訂的檔案法正式施行，是我國檔案法治建設(shè)進(jìn)程中一個(gè)新的里程碑，是檔案工作適應(yīng)國家治理體系和治理能力現(xiàn)代化要求，對新時(shí)代中國特色社會主義檔案事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展產(chǎn)生重大而深遠(yuǎn)的影響。在重慶市教委、重慶市檔案局等主管部門的正確領(lǐng)導(dǎo)和業(yè)務(wù)指導(dǎo)下，重慶科創(chuàng)職業(yè)學(xué)院以《中華人民共和國檔案法》《高等學(xué)校檔案管理辦法》為依據(jù)，切實(shí)落實(shí)《高等學(xué)校檔案管理辦法》，將招生、教學(xué)、科研、基建、管理等工作中直接形成的、對學(xué)校和社會有保存價(jià)值的、各種不同形式的、圖文并茂的文字、圖表、聲像等歷史載體進(jìn)行收集、整理、組卷、統(tǒng)計(jì)和利用，形成了對辦學(xué)工作總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)決策、維護(hù)學(xué)校歷史面貌提供參考價(jià)值的檔案文獻(xiàn)。

2 學(xué)校檔案管理工作現(xiàn)狀

以重慶市教委下發(fā)的辦學(xué)行為各項(xiàng)檢查為契機(jī)，加強(qiáng)對檔案管理工作的梳理和規(guī)范，意在解決民辦高職院校在檔案材料收集整理中出現(xiàn)的缺乏溝通、意識薄弱、資料收集不齊、整理不規(guī)范、管理體系不健全等問題，形成“管理”與“服務(wù)”雙軌同行的工作模式，為充分體現(xiàn)檔案價(jià)值和學(xué)校的高質(zhì)量發(fā)展提供保障。

1）檔案意識薄弱，部門間缺乏有效溝通。一部分人認(rèn)為檔案收集與整理是檔案館的事，與自己沒有任何關(guān)系，缺乏主動配合和參與熱情。各職能部門檔案人員通常是兼職，使得檔案管理工作處于一個(gè)非常微妙的局面，導(dǎo)致檔案資料都是分散在各部門保存，甚至有很多都在個(gè)人手中保管，沒有集中管理；檔案管理員只盡到了保管員的責(zé)任，對檔案管理沒有正確的管理意識，對檔案的重要性認(rèn)識不足。各部門與檔案管理部門之間缺乏有效溝通，未及時(shí)交流工作意見，對歸檔文件材料的完整性、連貫性、時(shí)間性認(rèn)識不足，以至于出現(xiàn)檔案歸檔滯后、材料遺失等問題。

2）檔案資料收集不齊，整理不規(guī)范。文件材料的收集是歸檔工作的第一步，文件材料收集是否齊全完整，直接關(guān)系著整理工作，也影響著檔案質(zhì)量。忽略了附件、批轉(zhuǎn)件、底稿的收集，甚至有些文件材料出現(xiàn)缺頁現(xiàn)象。在入館檔案中出現(xiàn)同一年度或同一事件的材料分布在不同案卷中，分類不規(guī)范，資料零亂，缺乏系統(tǒng)性和連貫性；案卷內(nèi)目錄殘缺不全、目錄編寫不規(guī)范；案卷標(biāo)題不能揭示卷內(nèi)文件的主要內(nèi)容，無法保證檔案資料的準(zhǔn)確性和完整性，影響檔案管理質(zhì)量。

3）檔案硬件設(shè)施落后，管理制度不健全。學(xué)校對檔案管理必備的設(shè)施設(shè)備配置較落后，檔案室面積較小，管理人員辦公室、整理室、檔案庫房合在一起。因民辦高職院校的特殊性以及檔案館的“邊緣性”，個(gè)別部門對檔案材料的收集范圍、工作職責(zé)和規(guī)范流程不夠重視，對拖延歸檔和不歸檔現(xiàn)象只能通過不斷催促來解決，致使檔案管理制度在某些方面失去了應(yīng)有的效力，在檔案歸檔、利用方面制度執(zhí)行較為困難。

3 改進(jìn)與創(chuàng)新

轉(zhuǎn)變工作作風(fēng)、完善管理體系、強(qiáng)化服務(wù)意識、深挖服務(wù)內(nèi)涵、延伸服務(wù)觸角、提高檔案人員專業(yè)素質(zhì)，進(jìn)一步強(qiáng)化檔案管理規(guī)范和創(chuàng)新，充分發(fā)揮檔案價(jià)值，圍繞“服務(wù)于學(xué)校發(fā)展、服務(wù)于教學(xué)科研”這一主題，更好地服務(wù)于學(xué)校各項(xiàng)工作，在檔案材料收集、整理、服務(wù)（利用）等方面跨入新階段。

1）強(qiáng)化檔案意識，提高檔案管理人員素質(zhì)。檔案意識是對檔案的性質(zhì)和價(jià)值的認(rèn)識，是對檔案工作地位和作用的認(rèn)識。為此，提高檔案管理人員的素質(zhì)很有必要，學(xué)校從相關(guān)人員思想引領(lǐng)做起，強(qiáng)化檔案意識，樹立高度的責(zé)任心，充分發(fā)揮檔案管理人員主觀能動性，提高全員檔案意識，充分發(fā)揮主觀能動性，使大家意識到在日常教學(xué)、生產(chǎn)科研、黨政管理以及學(xué)生社團(tuán)其他活動中形成的文件材料、教學(xué)成果、教學(xué)視頻、活動照片、榮譽(yù)，它不僅是個(gè)人工作中的勞動成果，更是學(xué)校發(fā)展的寶貴資源。

2）加強(qiáng)人員培訓(xùn)。檔案館創(chuàng)新管理思路，完善管理體系，由分管檔案工作的副校長親自掛帥、各職能部門專兼職檔案管理責(zé)任到人的分級管理模式。通過“三三制”創(chuàng)新工作模式（三三制即是每年三次業(yè)務(wù)指導(dǎo)、每年三次業(yè)務(wù)培訓(xùn)、每年三次信息反饋）對專兼職檔案人員開展檔案收集、整理、組卷專項(xiàng)培訓(xùn)，一方面是為了讓專兼職檔案員能更好地勝任此項(xiàng)工作，另一方面也能提升專兼職檔案管理人員個(gè)人能力，提高業(yè)務(wù)水平，從側(cè)面讓管理人員認(rèn)識到檔案的重要性，培養(yǎng)大家的責(zé)任心，提高專業(yè)技能，形成暢通的管理機(jī)制來加強(qiáng)檔案材料的收集和管理工作。附“三三制”工作模式圖。

“三三制”工作模式圖

3）加強(qiáng)協(xié)調(diào)與溝通，廣開收集渠道。加強(qiáng)督導(dǎo)與檢查、協(xié)調(diào)與溝通，主動服務(wù)于各職能部門檔案收集工作，檔案收集是檔案工作的起點(diǎn)，檔案工作既辛苦、瑣碎、枯燥，又是一項(xiàng)專業(yè)性、科學(xué)性、技術(shù)性很強(qiáng)的工作。檔案館制定和細(xì)化檔案材料收集范圍，提出檔案收集、整理工作要求。主動到各部門聽取意見、廣開收集渠道，通過與職能部門面對面交流和溝通，明確哪些材料需入館，哪些材料部門保存，了解在檔案收集、整理日常工作中遇到的問題。因?qū)W校檔案形成的多樣性、信息來源廣泛性、材料形成中時(shí)間非統(tǒng)一性特點(diǎn)，針對這些問題進(jìn)行深入探討、解決、整改，同時(shí)也使各部門更加明確收集的內(nèi)容和要求，知道如何配合檔案館把這些工作做好，通過加強(qiáng)檔案材料收集整理，來還原學(xué)校各項(xiàng)工作，從整體上提升檔案質(zhì)量。

4）規(guī)范檔案收集與整理。針對在檔案收集和整理過程中存在的諸多材料不齊全、不完整、整理不規(guī)范的問題，加強(qiáng)對各部門文件材料收集工作監(jiān)督與管理，堅(jiān)持平時(shí)收集，及時(shí)催促，促使應(yīng)歸檔的文件材料齊全完整。嚴(yán)格執(zhí)行檔案工作管理標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，按照《高等學(xué)校檔案管理辦法》，結(jié)合學(xué)校工作實(shí)際，編制分類大綱。根據(jù)文件材料形成規(guī)律，對收集來的材料進(jìn)行合理分類、排序，保持其有機(jī)聯(lián)系，編制卷內(nèi)目錄、歸檔號，組卷時(shí)剔除文件金屬物，卷內(nèi)文件采用齊左齊下標(biāo)準(zhǔn)“三孔一線”傳統(tǒng)方式進(jìn)行裝訂。做到分類適當(dāng)、年度不混、卷內(nèi)文件按重要程度或形成時(shí)間先后排列；編目合理、案卷封皮和備考表填寫等簡明確切，整齊美觀。

5）建立健全檔案管理制度。根據(jù)《中華人民共和國檔案法》，依據(jù)《高等學(xué)校檔案管理辦法》，結(jié)合學(xué)校工作實(shí)際，先后制定和完善了《重慶科創(chuàng)職業(yè)學(xué)院檔案管理辦法》《重慶科創(chuàng)職業(yè)學(xué)院檔案管理實(shí)施細(xì)則》《重慶科創(chuàng)職業(yè)學(xué)院檔案歸檔范圍和保管期限》《紙質(zhì)檔案與電子檔案材料工作流程》《關(guān)于規(guī)范和加強(qiáng)畢業(yè)生學(xué)籍檔案歸檔工作的意見》《檔案材料立卷要求》《綜合檔案利用制度》等十余項(xiàng)工作細(xì)則、規(guī)范、業(yè)務(wù)管理制度，并組織學(xué)習(xí)、交流。加強(qiáng)督導(dǎo)，注重平時(shí)過程性管理，通過制度激勵(lì)專兼職檔案員開拓創(chuàng)新、砥礪奮進(jìn)，為學(xué)校檔案管理逐步規(guī)范化提供了有力的制度保證。

6）改善檔案保管條件。自2019年以來，學(xué)校先后投入30余萬元，規(guī)劃400余平方米的新檔案館，建立了適應(yīng)檔案保管和利用所需的辦公室、會議室、庫房。對館舍進(jìn)行區(qū)域功能分配和布置，相繼配備了檔案密集架、圖紙柜、中央空調(diào)、靜電復(fù)印機(jī)、除濕機(jī)、干濕溫度計(jì)、掃描儀、滅火器等檔案設(shè)施設(shè)備。切實(shí)踐行檔案庫房管理“十防”（防火、防潮、防塵、防鼠、防盜、防光、防蟲、防水、防高溫、防污染）措施，定期對館藏檔案保管狀況進(jìn)行全面檢查，做好記載，對發(fā)生褪變或破損的檔案及時(shí)采取補(bǔ)救措施，確保檔案的完整與安全。保持庫房清潔，定期對用電設(shè)施、線路、消防設(shè)施安全檢查，做到人走電斷、關(guān)好門窗，確保檔案庫房安全，為長期、安全地保存檔案創(chuàng)造了良好的環(huán)境。

7）強(qiáng)化檔案信息化管理，提高檔案管理水平。當(dāng)前，科學(xué)技術(shù)快速發(fā)展，為加快促進(jìn)信息資源的開發(fā)、保存、利用和傳遞，檔案管理信息化是實(shí)現(xiàn)資源共享的重要途徑。檔案館借助現(xiàn)代信息技術(shù)、依托互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，對檔案信息資源進(jìn)行精細(xì)化、規(guī)范化管理，通過“南大之星”檔案管理軟件，對原館藏所有檔案材料目錄進(jìn)行輸機(jī)，建立起13類17900余卷大目錄數(shù)據(jù)庫。對近年來所收集到的文件、榮譽(yù)、圖紙等通過照相機(jī)、掃描儀進(jìn)行分類照相和掃描，轉(zhuǎn)換成電子文件、電子圖片，通過學(xué)校0A辦公自動化系統(tǒng)和“南大之星”檔案管理軟件對接，有效轉(zhuǎn)化為檔案信息資源，實(shí)現(xiàn)多平臺跨越式服務(wù)，夯實(shí)檔案現(xiàn)代化建設(shè)，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)防范，采取切實(shí)可行的安全措施，及時(shí)優(yōu)化和更新數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)電子文件和紙質(zhì)文件同步，真正建立起現(xiàn)代化檔案信息管理體系，以提高檔案的完整性和準(zhǔn)確性。為有序推進(jìn)數(shù)字化檔案管理奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。編制檔案總目錄、分類目錄和檢索方法，定期做好電子檔案的刻盤和備份工作，防止相關(guān)數(shù)據(jù)丟失，確保其安全。

4 結(jié)語

檔案對于一所高校的發(fā)展來說，它是學(xué)校校史、校園文化建設(shè)和人文精神內(nèi)涵的體現(xiàn)，是衡量學(xué)校的辦學(xué)水平，是檢驗(yàn)學(xué)校各項(xiàng)工作開展和完成情況，它是學(xué)校發(fā)展歷程中的特色名片。學(xué)校檔案館肩負(fù)著學(xué)校重大活動中檔案保障工作，主動參與到重慶市教委每年下達(dá)的辦學(xué)行為檢查、教學(xué)評估、黨建檢查、雙基地建設(shè)、優(yōu)質(zhì)院校評估、新專業(yè)申報(bào)等專項(xiàng)檢查工作中，做好檔案材料收集、檢查、目錄格式規(guī)范、整理、組卷工作。通過檢查、評估等專項(xiàng)工作的深入開展，檔案館也在尋找和彌補(bǔ)檔案管理與服務(wù)的薄弱環(huán)節(jié)，促進(jìn)學(xué)校檔案創(chuàng)新發(fā)展，也為各項(xiàng)工作快速開展提供大量檔案佐證材料，為學(xué)校工作提供有力的檔案材料信息支撐，以昂揚(yáng)姿態(tài)奮力開啟全面建設(shè)優(yōu)質(zhì)院校新征程，營造“為黨管檔、為校守史、為民服務(wù)”濃郁氛圍，彰顯“蘭臺人”的擔(dān)當(dāng)和使命，“以評促建，以檢促改”，多措并舉做好檔案管理與服務(wù)工作，為學(xué)校高質(zhì)量發(fā)展注入新動力和新活力。