論制造業(yè)企業(yè)采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制

楊曉霞

國能榆林能源有限責(zé)任公司

引言

采購指的是企業(yè)在經(jīng)營中購買物資的有關(guān)活動(dòng)，采購業(yè)務(wù)也是企業(yè)最常出現(xiàn)的活動(dòng)，更是企業(yè)最容易發(fā)生舞弊的環(huán)節(jié)之一，因此，在實(shí)踐中更要發(fā)揮企業(yè)內(nèi)部控制應(yīng)有的作用。原材料占據(jù)企業(yè)成本的55%，采購部門工作的規(guī)范程度將會(huì)影響企業(yè)的發(fā)展。目前我國制造企業(yè)在發(fā)展中也會(huì)面臨很多不同類型的問題，如果不采用合適的方法來控制,采購活動(dòng)就容易出現(xiàn)舞弊行為，給企業(yè)的健康發(fā)展帶來負(fù)面影響。

一、制造企業(yè)采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制流程

采購的廣義是從資源市場獲得更多資源的過程,企業(yè)想要獲得更好的發(fā)展就需要從資源市場中獲得更多的信息，并借助采購方式來從資源市場獲得不同類型的原材料。狹義的采購主要包括如下幾點(diǎn)：

第一，采購是一種商流活動(dòng)，最基本的作用就是將資源從市場的供應(yīng)商手中轉(zhuǎn)移到不同用戶的手中，為的是借助商品交易和等價(jià)交換原則來讓商品所有權(quán)實(shí)現(xiàn)轉(zhuǎn)移。在這其中運(yùn)輸、存儲(chǔ)和包裝等不同的環(huán)節(jié)也會(huì)被融入采購環(huán)節(jié)中，采購實(shí)際是將商流和物流進(jìn)行統(tǒng)一的過程。

第二，采購屬于一項(xiàng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)。一方面企業(yè)可以借助采購的方式來獲得更多的資源，以便保證企業(yè)內(nèi)部的生產(chǎn)可以順利進(jìn)行。另外一方面采購中自然會(huì)產(chǎn)生很多費(fèi)用，所以我們也需要采用一定的方法來降低采購的成本，以便獲得最大的經(jīng)濟(jì)效益。

采購業(yè)務(wù)是制造企業(yè)進(jìn)行生產(chǎn)經(jīng)營的起點(diǎn)，采購的成本也會(huì)直接影響企業(yè)生產(chǎn)中的總成本，任何企業(yè)內(nèi)部的采購業(yè)務(wù)都會(huì)有一定的流程，企業(yè)內(nèi)部的采購流程主要分為如下幾個(gè)環(huán)節(jié)：根據(jù)年終資金預(yù)算、項(xiàng)目規(guī)劃、利潤指標(biāo)值來制定采購計(jì)劃；憑借ERP 系統(tǒng)進(jìn)行計(jì)劃提報(bào)資金預(yù)算審核，SRM 系統(tǒng)公開詢價(jià)、招投標(biāo)管理；供應(yīng)商擴(kuò)展到行業(yè)源頭，根據(jù)金額的大小進(jìn)行計(jì)劃打包，選擇單一來源、公開詢價(jià)、集采、競爭性談判等方式掛在招投標(biāo)網(wǎng)上以低價(jià)中標(biāo)原則選擇供應(yīng)商；采用事前事中和事后管理的方式來管理應(yīng)收賬款；依據(jù)產(chǎn)品的合格證書、國標(biāo)、行準(zhǔn)、品牌、技術(shù)參數(shù)、材質(zhì)、維保等來驗(yàn)收物資；倉儲(chǔ)管理要做到防水、防火、防盜等設(shè)施，以保證商品安全；保持通風(fēng)良好，干燥、不潮濕以防設(shè)備生銹；商品進(jìn)出庫要做好登記工作，以便明確保管責(zé)任，防止斷檔、保證適當(dāng)?shù)膸齑媪?，?jié)約庫存費(fèi)用。從上面的內(nèi)容可以看出雖然采購流程并不是很多，卻讓互相之間存在著一定的關(guān)系，如果在采購時(shí)忽視了任何一個(gè)環(huán)節(jié)的內(nèi)容都會(huì)讓企業(yè)蒙受很大的損失。為此管理者必須從不同的環(huán)節(jié)入手來強(qiáng)化企業(yè)內(nèi)部的采購業(yè)務(wù)控制和管理，這樣才能在保證每個(gè)流程都合理的基礎(chǔ)上減少采購中的風(fēng)險(xiǎn)和成本，提升采購效率，以便促進(jìn)企業(yè)更好地向前發(fā)展。

二、制造企業(yè)采購業(yè)務(wù)控制關(guān)鍵點(diǎn)

目前企業(yè)采購業(yè)務(wù)的關(guān)鍵點(diǎn)主要包括制定采購計(jì)劃、重視采購詢價(jià)環(huán)節(jié)、嚴(yán)格把控供應(yīng)商質(zhì)量、依法制定采購合同等內(nèi)容，這些都是制造企業(yè)履行采購業(yè)務(wù)的核心所在。

1.制定采購計(jì)劃

只有制定合適的采購計(jì)劃才能夠讓企業(yè)更加高效地決定原材料的采購計(jì)劃，以便在滿足生產(chǎn)需要的基礎(chǔ)上更好地控制成本。整個(gè)原材料的采購計(jì)劃主要包括如下幾點(diǎn)內(nèi)容：先明確不同類型的采購需求，并采用按類別、技術(shù)、價(jià)格等不同來整理打包分批次購買；根據(jù)生產(chǎn)的要求來做好年度的采購計(jì)劃，從事制造行業(yè)的企業(yè)所需要的機(jī)器設(shè)備和配件的數(shù)量和等級(jí)都是不同的，為此采購人員需要根據(jù)設(shè)備的損壞程度、使用價(jià)值、常用件數(shù)量進(jìn)行預(yù)算管理，以便做到心中有數(shù)。

2.重視采購詢價(jià)環(huán)節(jié)

采購的價(jià)格是整個(gè)采購業(yè)務(wù)的核心，我們需要采用合適的方法來直接把控價(jià)格。為此企業(yè)需要根據(jù)自身的發(fā)展和業(yè)務(wù)的特點(diǎn)來進(jìn)行采購定價(jià)，同時(shí)需要制定多樣化的定價(jià)策略，避免出現(xiàn)盲目一刀切的情況。只有讓價(jià)格真正地做到有跡可循才能讓定價(jià)變得更加合理。

采購的價(jià)格一般是由出廠價(jià)、現(xiàn)金價(jià)、期票價(jià)、凈價(jià)和毛價(jià)構(gòu)成的。影響采購價(jià)格的因素是由供應(yīng)商成本的高低、產(chǎn)品的規(guī)格以及品質(zhì)、采購物品的供需關(guān)系以及生產(chǎn)季節(jié)與采購時(shí)機(jī)構(gòu)成的。常用的采購定價(jià)方法包括如下兩種：

第一，生命周期成本定價(jià)方法。這種方法主張以最低的成本來讓有關(guān)的物資直接被利用。而采購中所遇到的成本是由研究、開發(fā)、生產(chǎn)和維護(hù)等不同方面的內(nèi)容構(gòu)成的。

第二，目標(biāo)成本定價(jià)法。這種方法是以市場競爭價(jià)格為基礎(chǔ)來直接估算產(chǎn)品成本，為的是更好地改進(jìn)和更新不同類型的技術(shù)和生產(chǎn)程序，以便更好地降低成本。

3.嚴(yán)格把控供應(yīng)商的質(zhì)量

企業(yè)在建設(shè)時(shí)一定要注意選擇真正合適的供應(yīng)商，以便做到貨比三家，同時(shí)在建設(shè)供應(yīng)商檔案的基礎(chǔ)上做好評(píng)級(jí)工作。具體可以采用如下幾種方法來嚴(yán)格控制供應(yīng)商的質(zhì)量：采用企查查、天眼查APP 對(duì)供應(yīng)商的信用情況進(jìn)行調(diào)查；如果是企業(yè)的老供應(yīng)商則經(jīng)過使用情況判斷產(chǎn)品的價(jià)值，對(duì)好的產(chǎn)品可建立短名單供應(yīng)商進(jìn)行直接采購；被調(diào)查的對(duì)象是新產(chǎn)品剛投入市場的供應(yīng)商則可以對(duì)不同類型的供應(yīng)商資料進(jìn)行分析和評(píng)比，通過產(chǎn)品市場占比率、用戶證明、使用單位信息反饋來分析產(chǎn)品的使用價(jià)值和價(jià)格的合理性選擇性價(jià)比高的供應(yīng)商；企業(yè)可以根據(jù)供應(yīng)商的具體情況設(shè)計(jì)合適的調(diào)查表，并將主導(dǎo)產(chǎn)品、顧客反饋的情況、生產(chǎn)設(shè)備和檢測(cè)人員等不同的內(nèi)容都囊括在調(diào)查表內(nèi)部。

4.依法制定采購合同的內(nèi)容

企業(yè)的采購行為將會(huì)直接上升到法律的層面，所以企業(yè)在采購時(shí)需要重視經(jīng)營資質(zhì)的審核，并確定企業(yè)內(nèi)部的采購內(nèi)容是否屬實(shí)，同時(shí)注意企業(yè)資質(zhì)、采購內(nèi)容和采購價(jià)格等，待簽訂合同時(shí)千萬不可過于馬虎。合同中需要規(guī)定如下幾個(gè)方面的內(nèi)容：嚴(yán)格規(guī)定不同類型的商品的品種，防止直接使用綜合品名；合同中要規(guī)定與產(chǎn)品質(zhì)量有關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)，并直接和國家發(fā)展標(biāo)準(zhǔn)相互結(jié)合；合同中需要對(duì)與商品特點(diǎn)、交通運(yùn)輸和交通條件有關(guān)的內(nèi)容進(jìn)行規(guī)定，并確定運(yùn)送商品的方式是送貨還是自提；合同中更需要明確驗(yàn)收商品的具體方法和地點(diǎn)。

5.嚴(yán)格控制應(yīng)收賬款

貨物款項(xiàng)的支付也成為了企業(yè)營運(yùn)資金中非常重要的一個(gè)環(huán)節(jié)，相關(guān)人員在進(jìn)行應(yīng)付賬款管理時(shí)須嚴(yán)格落實(shí)對(duì)賬和付款兩項(xiàng)工作。對(duì)賬時(shí)財(cái)務(wù)人員需要直接核對(duì)包括發(fā)票、合同和供應(yīng)商等相關(guān)的單據(jù)，在后續(xù)進(jìn)行付款時(shí)也需要讓采購人員采用合適的方法來保證款項(xiàng)信息的正確，企業(yè)內(nèi)部的財(cái)務(wù)人員需要核對(duì)其付款手續(xù)是否真正符合規(guī)范。具體采用如下幾點(diǎn)措施：認(rèn)真地調(diào)查不同類型的賒銷對(duì)象，并通過查看各種不同類型的財(cái)務(wù)報(bào)表和往來記錄來收集不同客戶的資料；建立和完善應(yīng)收賬款內(nèi)部的控制制度；強(qiáng)化會(huì)計(jì)的核算和監(jiān)督，同時(shí)強(qiáng)化對(duì)應(yīng)收賬款日常管理的工作。

6.嚴(yán)格控制貨物驗(yàn)收環(huán)節(jié)

企業(yè)的貨物驗(yàn)收一定要派遣專業(yè)的人員來驗(yàn)收，入庫檢查的人員不僅要遵循驗(yàn)收的標(biāo)準(zhǔn)更需要做好各類臺(tái)賬登記工作。具體采用如下幾點(diǎn)措施：對(duì)所有的貨物采用科學(xué)分類和管理的方法。在合同中就對(duì)不同類型的物資采用不同的驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)和方式，同時(shí)派遣專業(yè)的技術(shù)部門來直接驗(yàn)收貨物。注意在使用中確定物資的質(zhì)量，同時(shí)在合同中明確保質(zhì)期和售后服務(wù)。提升物資管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，以便更好地提升員工的防范意識(shí)。嚴(yán)把物資入庫之前的驗(yàn)收工作，避免讓假冒的產(chǎn)品進(jìn)入企業(yè)內(nèi)部。

三、制造企業(yè)采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制存在的問題

隨著企業(yè)的變化和發(fā)展多數(shù)制造企業(yè)內(nèi)部的采購業(yè)務(wù)還是會(huì)出現(xiàn)不同類型的管理問題，如果不采用一定的策略來管理企業(yè)勢(shì)必會(huì)讓企業(yè)內(nèi)部失去效力，只有從不同的方面入手來分析制造企業(yè)采購業(yè)務(wù)中出現(xiàn)的問題，內(nèi)部控制才能發(fā)揮應(yīng)有的作用。

1.管理組織體系不科學(xué)

很多制造企業(yè)內(nèi)部經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)幾個(gè)部門一起采購的情況，如果這種采購業(yè)務(wù)不太集中勢(shì)必會(huì)出現(xiàn)重復(fù)采購和多頭采購的情況，最終直接增加采購的成本。此外如果采購部門不注意收集整理采購信息就會(huì)使得采購信息出現(xiàn)重復(fù)或者遺漏等問題，會(huì)出現(xiàn)庫存積壓或者庫存短缺的現(xiàn)象。

此外，采購人員采購了不符合生產(chǎn)部門要求的原材料來生產(chǎn)產(chǎn)品，或者采購材料的質(zhì)量無法被保證，或者采購的材料價(jià)格高于市場價(jià)格而加大企業(yè)的成本，進(jìn)而影響企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。正是因?yàn)楹芏嗥髽I(yè)采購部門的管理不夠完善，所以存在很多采購人員中飽私囊的隱患。

2.預(yù)算控制和價(jià)格不準(zhǔn)確

企業(yè)的采購部門都習(xí)慣根據(jù)已有的生產(chǎn)條件和計(jì)劃來制定采購計(jì)劃，但是市場往往都在不斷地變化，企業(yè)內(nèi)部的生產(chǎn)計(jì)劃和銷售計(jì)劃也會(huì)因此變化，所以企業(yè)內(nèi)部的采購計(jì)劃也要隨之進(jìn)行調(diào)整。如果采購人員未進(jìn)行市場預(yù)測(cè)就制定采購計(jì)劃，就容易和原有的計(jì)劃產(chǎn)生一定的偏差，導(dǎo)致資金預(yù)算不足。很多制造企業(yè)沒有掌握市場價(jià)格，或?qū)r(jià)格的預(yù)測(cè)力度不強(qiáng)，最終會(huì)導(dǎo)致企業(yè)因?yàn)閷?shí)際支出超出預(yù)算、資金可供給不足而影響生產(chǎn)進(jìn)程。

3.沒有嚴(yán)格把控內(nèi)部各項(xiàng)數(shù)據(jù)

一般在管理內(nèi)部數(shù)據(jù)時(shí)都會(huì)出現(xiàn)如下幾點(diǎn)問題：企業(yè)建立專業(yè)的采購成本的數(shù)據(jù)庫更新不及時(shí)，沒有對(duì)采購的品種進(jìn)行分類管理，采購人員不僅無法區(qū)分采購產(chǎn)品的重要性，也未和生產(chǎn)部門就采購過程進(jìn)行有效的溝通。沒有建立供應(yīng)商分級(jí)管理體系，最終讓數(shù)據(jù)無法發(fā)揮應(yīng)有的作用。沒有將市場上有關(guān)產(chǎn)品的信息都集中在數(shù)據(jù)庫中，所以采購人員在查找數(shù)據(jù)時(shí)會(huì)遇到很多困難。

四、引發(fā)企業(yè)采購內(nèi)部控制弱化的原因

1.企業(yè)內(nèi)部采購制度不完善、業(yè)務(wù)人員水平不足

即便企業(yè)內(nèi)部的制度體系再完善也會(huì)因?yàn)閭€(gè)人的經(jīng)驗(yàn)和知識(shí)水平的限制而出現(xiàn)問題。而無論公司內(nèi)部的采購制度多么完善，內(nèi)部的運(yùn)作過程都是由不同的人操作的，難免存在不完善之處。主要表現(xiàn)在如下幾個(gè)方面：企業(yè)的采購內(nèi)控制度會(huì)因?yàn)榻?jīng)營環(huán)境和業(yè)務(wù)性質(zhì)的變化而對(duì)不正常的業(yè)務(wù)失去控制水平。正因?yàn)槠髽I(yè)都處于不斷變化的環(huán)境中，很多企業(yè)更會(huì)為了保證競爭能力而不斷地調(diào)整經(jīng)營策略，所以就會(huì)導(dǎo)致原有的控制制度失去應(yīng)有的作用。目前很多企業(yè)內(nèi)部的采購人員對(duì)于內(nèi)部控制的認(rèn)識(shí)仍然不夠，認(rèn)為采購就是簡單的尋找供應(yīng)商和定價(jià)。一些企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)人對(duì)于資金的運(yùn)用并沒有科學(xué)的認(rèn)識(shí)，所以使得各項(xiàng)制度并不能發(fā)揮應(yīng)有的作用，資金運(yùn)用不佳自然會(huì)影響到企業(yè)采購活動(dòng)。

2.企業(yè)還沒有建立一個(gè)高效的管理隊(duì)伍

第一，從分工看有一部分采購人員會(huì)在日常處理事務(wù)性工作，并沒有負(fù)責(zé)到專業(yè)的采購工作中，導(dǎo)致采購無法發(fā)揮自身的職能。此外采購部門平時(shí)很少參與新品的開發(fā)和技術(shù)工作中，往往也只是被動(dòng)地執(zhí)行有關(guān)的任務(wù)，對(duì)市場上的新型材料不敏感，所采購的材料很難讓產(chǎn)品朝著規(guī)范化和合理化的方向發(fā)展。

第二，在設(shè)計(jì)管理流程時(shí)確實(shí)有一些企業(yè)缺少高效的核心采購設(shè)計(jì)設(shè)計(jì)流程，導(dǎo)致日常采購的隨意性很大。企業(yè)多數(shù)會(huì)因?yàn)閮?nèi)部的預(yù)算管理體系不完善而制定出不太符合采購流程的計(jì)劃，日常的很多采購也會(huì)轉(zhuǎn)變?yōu)榕R時(shí)采購。

第三，團(tuán)隊(duì)管理中的溝通會(huì)出現(xiàn)問題，因?yàn)橛行┎少彶块T內(nèi)部的人員經(jīng)驗(yàn)不足，無法和不同部門的人員進(jìn)行溝通，也無法將采購商品的信息傳達(dá)給其他部門。正因?yàn)槠髽I(yè)內(nèi)部并沒有一個(gè)高效的隊(duì)伍，所以工作的質(zhì)量和效率都處于較低的水平。

3.企業(yè)內(nèi)部的采購業(yè)務(wù)信息不對(duì)稱

大多數(shù)企業(yè)內(nèi)部負(fù)責(zé)采購的人員往往沒有掌握足夠的與生產(chǎn)所需物料相關(guān)的信息，只能在供應(yīng)商提供的商品資料中進(jìn)行選擇?；蛘哂械钠髽I(yè)雖然已經(jīng)對(duì)供應(yīng)商提供的商品進(jìn)行了比較，但是采購部門擁有從市場上挑選供應(yīng)商的權(quán)力，企業(yè)沒有實(shí)現(xiàn)自我監(jiān)督，會(huì)存在物料采購監(jiān)督者和實(shí)施者之間信息不對(duì)稱的現(xiàn)象，采購材料的價(jià)格具有很大不確定性，對(duì)后續(xù)的產(chǎn)品定價(jià)會(huì)產(chǎn)生一定的影響。

五、解決制造企業(yè)內(nèi)部采購業(yè)務(wù)問題的策略

要想更好地強(qiáng)化針對(duì)采購業(yè)務(wù)的控制力度，就要要從借助完善的采購內(nèi)控制度提升采購效率、對(duì)采購業(yè)務(wù)進(jìn)行集中管理、直接控制采購價(jià)格和實(shí)現(xiàn)信息的高度共享這幾大主要的措施。

1.借助科學(xué)的采購流程制度提升采購效率

每個(gè)企業(yè)都可以根據(jù)自身發(fā)展的情況來提升采購的效率：采購部門可以直接將訂單存在電腦系統(tǒng)內(nèi)部，并讓電腦內(nèi)部的訂單系統(tǒng)直接向已經(jīng)簽訂合同的廠商下訂單。如果還沒有成為固定的供應(yīng)商則可以借助傳真來通知有關(guān)的廠商。采購貨物到達(dá)之后采購人員從電腦資料庫中取出貨物采購的清單進(jìn)行核對(duì)，確認(rèn)無誤后在電腦系統(tǒng)中輸入每個(gè)不同商品的資料。然后再讓財(cái)務(wù)部門根據(jù)合同核對(duì)包括供應(yīng)商提供的發(fā)票等財(cái)務(wù)信息，并依據(jù)合同約定執(zhí)行結(jié)款流程。

2.對(duì)采購業(yè)務(wù)進(jìn)行集中管理

企業(yè)進(jìn)行集中采購可以讓采購部門和其他部門進(jìn)行配合來實(shí)現(xiàn)對(duì)物資的訂購和驗(yàn)收工作。采購人員可以根據(jù)不同物資的具體情況來采用不同類型的采購方案，也可以有采購部門對(duì)整個(gè)采購過程進(jìn)行統(tǒng)一管理，并借助采購責(zé)任制來對(duì)工作直接進(jìn)行考核。讓具有專業(yè)知識(shí)、有責(zé)任心的人擔(dān)任采購部門的管理人員，或者直接讓公司的高層人員去負(fù)責(zé)對(duì)采購部門的管理，要將管理的重點(diǎn)放在監(jiān)督指導(dǎo)上。要對(duì)采購物業(yè)進(jìn)行集中管理，對(duì)采購業(yè)務(wù)進(jìn)行全面地統(tǒng)籌和安排，采購的關(guān)鍵環(huán)節(jié)要加強(qiáng)監(jiān)督，增強(qiáng)采購人員的責(zé)任心，讓后續(xù)的采購業(yè)務(wù)順利進(jìn)行。對(duì)采購工作時(shí)需要進(jìn)行詳細(xì)的記錄，經(jīng)采購資料進(jìn)行匯總整理，為后續(xù)的采購活動(dòng)積累經(jīng)驗(yàn)和收集信息，從而更好地提升企業(yè)采購的效率。

結(jié)束語

綜上所述，隨著我國制造企業(yè)進(jìn)入經(jīng)濟(jì)時(shí)代，在此新形勢(shì)下，不同類型的新材料和新的營銷模式也會(huì)隨之出現(xiàn)在人們的視野中，制造企業(yè)只有強(qiáng)化對(duì)采購業(yè)務(wù)內(nèi)部的控制才能夠更好地適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展。也只有全面地將內(nèi)部控制融入企業(yè)的采購、生產(chǎn)和銷售的各大環(huán)節(jié)中才能更好地發(fā)揮控制作用，并保證企業(yè)在新時(shí)代的背景下更好地發(fā)展。