不管動理產(chǎn)模全式生的命探周索期與一實資踐一?檔
——以H 國有企業(yè)為例

徐 鑫 余 露

（河南省煙草公司駐馬店市公司）

一、不動產(chǎn)全生命周期一資一檔管理模式的探索背景

（一）不動產(chǎn)管理的重要性

不動產(chǎn)是企業(yè)賴以生產(chǎn)經(jīng)營的物質(zhì)要素基礎(chǔ)，約占據(jù)H 國有企業(yè)固定資產(chǎn)凈值總額的76%，強化不動產(chǎn)管理是保障企業(yè)穩(wěn)定發(fā)展、防范國有資產(chǎn)流失、提升資產(chǎn)營運效益的重要工作。

（二）不動產(chǎn)現(xiàn)行管理手段

H 國有企業(yè)資產(chǎn)管理依托于某ERP 軟件的資產(chǎn)模塊，能夠?qū)崿F(xiàn)資產(chǎn)購置、出租、處置、報廢等程序的審批流轉(zhuǎn)及賬務(wù)處理，該模塊建立的資產(chǎn)卡片也成為資產(chǎn)管理決策信息的主要獲取渠道，卡片內(nèi)容包括資產(chǎn)投入時間、原值、凈值、折舊年限、存放地點、使用人等項目，對于房屋建筑物、土地使用權(quán)、運輸工具、電子設(shè)備、輔助設(shè)備器具家具等不同類別的固定資產(chǎn)并無差異化呈現(xiàn)?？傮w來看，資產(chǎn)卡片的信息載量較小，且僅能獲知資產(chǎn)當前時點狀態(tài)，此項不足對于生命周期較短的電子設(shè)備、輔助設(shè)備家具器具等類別資產(chǎn)影響較小，而對于生命周期長達幾十年之久且歷史遺留問題較多的不動產(chǎn)而言，已遠遠不能滿足管理需求。

（三）現(xiàn)行管理手段存在的困境

1.信息割據(jù)失真

不動產(chǎn)信息存在局部割據(jù)、傳遞失真現(xiàn)象，信息壁壘桎梏上層管控。簡單的時點管理現(xiàn)狀與生命周期長達數(shù)十年的不動產(chǎn)管理需求極不匹配，管理人員的更替往往導致不動產(chǎn)信息的斷點與遺失，資產(chǎn)全貌信息獲取嚴重依賴人員記憶，不具備持續(xù)穩(wěn)定性。加上部分基層人員諱疾忌醫(yī)的主觀隱瞞，上層管理者決策者對不動產(chǎn)狀況的信息掌握缺乏真實可靠性。

2.責任缺位分散

不動產(chǎn)各生命階段重要資料的歸檔主體和責任缺位分散，信息碎片零落，檔案遺失率高。不動產(chǎn)從取得至退出整個生命周期涉及部門眾多，包括資產(chǎn)建設(shè)部門、資產(chǎn)歸口管理部門、資產(chǎn)價值管理部門、資產(chǎn)使用部門，因缺乏整體管理機制，各部門間欠缺對接協(xié)調(diào)，導致資產(chǎn)檔案處于無序管理狀態(tài)，重要資料散落甚至遺失，部分產(chǎn)權(quán)缺乏效力證明。

3.問題隱蔽潛藏

不動產(chǎn)歷史遺留問題潛藏較深，底數(shù)不清導致無法對癥下藥。H 國有企業(yè)共有房屋建筑物約300 項，土地100 余項，平均房齡在25 年以上，資產(chǎn)體量較大且歷史年代久遠。以往普遍存在不動產(chǎn)權(quán)屬意識不強，管理粗放現(xiàn)象，遺留下諸如權(quán)屬爭議、產(chǎn)權(quán)糾紛、賬實不符、權(quán)證缺失等資產(chǎn)歷史問題。因缺少對全生命周期信息的真實掌握，無法挖掘潛藏隱患主動出擊，情況不明、底數(shù)不清也導致無法對癥下藥，問題的不定時爆發(fā)使企業(yè)處在被動應(yīng)對的劣勢地位。

二、不動產(chǎn)全生命周期一資一檔管理模式的底層邏輯構(gòu)建

（一）不動產(chǎn)全生命周期一資一檔管理模式的提出

基于H 國有企業(yè)上述不動產(chǎn)管理困境，構(gòu)建破除信息壁壘、助力不動產(chǎn)高效管控的有力抓手，成為H 國有企業(yè)日趨迫切的管理訴求，由此提出不動產(chǎn)全生命周期一資一檔管理模式的探索實踐。將不動產(chǎn)以產(chǎn)權(quán)顆粒度進行分類建檔（一項不動產(chǎn)建立一套檔案），通過將不動產(chǎn)與企業(yè)建立關(guān)系到關(guān)系終了（投入至退出）的整個生命周期人為劃分若干階段，明確各階段需歸檔的信息載體種類，對照收集、梳理、跟蹤不動產(chǎn)從投入至退出整個生命軌跡的重要節(jié)點及事件信息，規(guī)范建檔標準，夯實責任鏈條，力求真實、準確、立體地描繪不動產(chǎn)生命周期全貌。

（二）不動產(chǎn)全生命周期階段的劃分

資產(chǎn)全生命周期管理理論原指以資產(chǎn)為管理對象，以實現(xiàn)企業(yè)總體目標為宗旨，以建立一體化的信息平臺為主要手段，統(tǒng)籌考慮、系統(tǒng)優(yōu)化資產(chǎn)生命周期內(nèi)各個環(huán)節(jié)，即：規(guī)劃選型、資產(chǎn)取得、采購、建設(shè)、驗收、運行使用、檢修改良、處置的全過程，在滿足安全、效能的前提下追求資產(chǎn)全生命周期內(nèi)可靠性和經(jīng)濟性的最優(yōu)結(jié)合。在H 國有企業(yè)不動產(chǎn)全生命周期一資一檔管理模式構(gòu)建中，旨在基于房屋建筑物及土地使用權(quán)生命周期管理規(guī)律，以人為劃分生命階段的方式作為梳理檔案資料類別的切入門徑。

房屋建筑物與企業(yè)建立關(guān)系到關(guān)系終了的整個生命周期被劃分為以下10 個階段：資產(chǎn)取得階段（自建/外購）、產(chǎn)權(quán)登記階段、資產(chǎn)自用階段、資產(chǎn)閑置階段、資產(chǎn)出租階段、資產(chǎn)異常階段、資產(chǎn)轉(zhuǎn)出在建階段、資產(chǎn)在建后轉(zhuǎn)入階段、其他階段、資產(chǎn)處置階段（轉(zhuǎn)讓/報廢）。企業(yè)土地使用權(quán)的整個生命周期被劃分為以下8 個階段：資產(chǎn)取得階段（劃撥/出讓）、產(chǎn)權(quán)登記階段、資產(chǎn)自用階段、資產(chǎn)閑置階段、資產(chǎn)出租階段、資產(chǎn)異常階段、其他階段、資產(chǎn)處置階段。

（三）各階段信息載體歸檔的梳理篩選

在不動產(chǎn)全生命周期各階段的管理過程中，產(chǎn)生的原始痕跡資料紛繁復(fù)雜，如果不加分析篩選的堆砌累加，反而陷入信息爆炸的陷阱，無法迅速獲取不動產(chǎn)生命周期全貌信息與有價值的資料。且大部分資料承載的信息是短期性階段性的，對于不動產(chǎn)后續(xù)階段的管理并無長效價值，該部分資料應(yīng)為專項檔案的整理范疇?；谏鲜隹紤]，結(jié)合國家出臺的土地、房產(chǎn)相關(guān)法律法規(guī)及H 國有企業(yè)的管理實踐，將不動產(chǎn)全生命周期一資一檔的歸檔內(nèi)容進行整理（如圖1、圖2 所示）。

圖2 土地使用權(quán)全生命周期一資一檔歸檔內(nèi)容圖

三、不動產(chǎn)全生命周期一資一檔管理實踐

在上述不動產(chǎn)全生命周期一資一檔管理模式的底層定義與邏輯構(gòu)建成型后，H 國有企業(yè)歷時一年時間對其下轄分公司中所有的房屋建筑物、土地使用權(quán)同步建立全生命周期一資一檔。通過實踐檢驗成效后，結(jié)合應(yīng)用反饋以制度固化有效措施，規(guī)范建檔的標準與要求，明確管理主體職責與分工，確保動態(tài)跟蹤的常態(tài)化管理，助力家底持續(xù)清晰可控。

（一）建檔標準與要求

1.實行雙軌制管理

每項不動產(chǎn)的全生命周期均須同步建立電子檔案和紙質(zhì)檔案。電子檔案須由原始資料掃描而成，采取PDF 格式存儲；紙質(zhì)檔案原則上必須是原件，原件已用于報批或入其他檔案由相關(guān)部門保留的，可打印原件掃描件，標注文字“原件存放于**部門**檔案中”指示原件存儲位置，并在標注處加蓋原件存放部門印章。為規(guī)避紙質(zhì)原件丟失風險，降低實體出庫損傷，提升檔案查詢利用效率，應(yīng)優(yōu)先利用不動產(chǎn)電子檔案。

2.檔案的索引目錄

為便于不動產(chǎn)關(guān)鍵信息的查詢獲取，不動產(chǎn)一資一檔須將《不動產(chǎn)全生命周期信息記錄表》（如圖3）作為匯總目錄放在檔案首頁。不動產(chǎn)各生命周期階段涉及事件或狀態(tài)均需在表中“不動產(chǎn)全生命周期信息動態(tài)記錄欄”按照時間線進行登記描述，并針對每一事件索引相應(yīng)原始資料名稱及頁碼?！恫粍赢a(chǎn)全生命周期信息記錄表》在一資一檔中應(yīng)起到提綱挈領(lǐng)的作用，動態(tài)記錄欄中的“事件具體描述”須有效呈現(xiàn)從各生命階段原始檔案資料中獲取的關(guān)鍵信息，“所處生命階段”對應(yīng)準確，“事件相關(guān)原始資料”名稱規(guī)范，頁碼無誤，且電子檔的頁碼處應(yīng)設(shè)置鏈接可跳轉(zhuǎn)至相應(yīng)頁數(shù)，查詢便捷快速。

圖3 不動產(chǎn)全生命周期信息記錄表

3.檔案的系統(tǒng)性

檔案的時間線清晰完整，前后貫穿，不動產(chǎn)從投入至今，檔案資料邏輯合理、脈絡(luò)清晰，整個生命周期的重要節(jié)點及相關(guān)事件信息均能覆蓋掌握?！恫粍赢a(chǎn)全生命周期信息記錄表》時間線不允許存在記錄斷檔和空白期，不允許存在某一階段的資產(chǎn)狀況缺失未掌握，對應(yīng)的事件具體描述完整扼要，能夠描畫不動產(chǎn)全生命周期全貌。

4.檔案的完整性

不動產(chǎn)的全生命周期檔案應(yīng)涵蓋但不局限于上文羅列的歸檔內(nèi)容，確保不動產(chǎn)在其生命周期活動過程中直接形成的，具有參考、利用、保存價值的原始資料存儲完整連貫。

5.檔案的準確性

針對《不動產(chǎn)全生命周期信息記錄表》中每一生命階段的信息描述均須提供原始資料進行印證（正常自用及閑置除外），如原始資料確已丟失，也可通過情況說明、走訪調(diào)查記錄、經(jīng)辦備忘錄等其他內(nèi)部資料輔助印證。

6.檔案的動態(tài)更新

一資一檔應(yīng)同步于不動產(chǎn)的整個生命軌跡，信息記錄及相關(guān)原始資料在資產(chǎn)處置退出前須持續(xù)整理更新，保持實時連續(xù)性。

（二）管理職責與分工

1.資產(chǎn)歸口管理部門職責

全面負責不動產(chǎn)全生命周期一資一檔的收集、整理、歸檔、維護、保管、統(tǒng)計、移交和利用等業(yè)務(wù)工作；針對非本部門形成而納入一資一檔范圍的材料，及時督促指導相關(guān)部門形成、積累和留存，定期收集歸檔；定期向價值管理部門同步更新不動產(chǎn)全生命周期一資一檔電子備份；遵守國家有關(guān)法律法規(guī)，保證資產(chǎn)檔案的機密和安全。

2.資產(chǎn)建設(shè)部門職責

按項目投資計劃及招拍掛相關(guān)的程序,形成、積累和留存房屋及土地在“資產(chǎn)取得”生命周期階段形成的文件材料，資產(chǎn)驗收結(jié)束后將納入一資一檔歸檔范圍的原始資料整理移交給資產(chǎn)歸口管理部門；按照不動產(chǎn)權(quán)證辦理程序，形成、積累和留存房屋及土地在“產(chǎn)權(quán)登記”生命周期階段形成的文件材料，規(guī)范辦理權(quán)證后將納入一資一檔歸檔范圍的原始資料整理移交給資產(chǎn)歸口管理部門；配合資產(chǎn)歸口管理部門開展不動產(chǎn)全生命周期一資一檔建立過程中的其他工作。

3.資產(chǎn)價值管理部門以及資產(chǎn)使用部門職責

負責涉及本部門業(yè)務(wù)檔案資料的形成、積累和留存，及時將納入一資一檔歸檔范圍的原始資料整理移交給資產(chǎn)歸口管理部門；資產(chǎn)價值部門須與歸口管理部門同步備份留存本單位所有不動產(chǎn)全生命周期一資一檔電子掃描件；配合資產(chǎn)歸口管理部門開展不動產(chǎn)全生命周期一資一檔建立過程中的其他工作。

四、不動產(chǎn)全生命周期一資一檔管理實踐的總結(jié)與展望

（一）實踐成效

1.擺脫人員依賴，擠壓信息失真空間，提升自主掌控程度

不動產(chǎn)全生命周期一資一檔可將崗位積累信息及時整理轉(zhuǎn)化為永久記錄，資產(chǎn)“前世今生”有檔可查、隨時獲悉，無需層層追問至經(jīng)辦人，且原始資料承載的信息穩(wěn)定真實，為上層管理者破除視野盲區(qū)、加強管控提供有力抓手。

2.全面摸清家底，筑牢信息底座支撐，助力決策科學有據(jù)

通過真實、完整地還原描繪不動產(chǎn)生命周期全貌，助力管理者更加全面立體地了解資產(chǎn)狀況，降低信息不對稱帶來的不利影響，為資產(chǎn)的各類管理決策提供必要參考。

3.妥善立卷歸檔，維護企業(yè)合法權(quán)益，防范國有資產(chǎn)流失

不動產(chǎn)全生命周期檔案是對過去資產(chǎn)相關(guān)行為的效力證明，以往制度的缺失導致資產(chǎn)檔案散落在各個部門的檔案中，甚至因處于無序管理狀態(tài)而丟失，部分產(chǎn)權(quán)缺乏效力證明使得企業(yè)在部分產(chǎn)權(quán)糾紛中處于被動劣勢地位。全生命周期一資一檔將H 國有企業(yè)的不動產(chǎn)以產(chǎn)權(quán)顆粒度進行分類建檔，妥善保管房屋及土地的相關(guān)物權(quán)憑證、證明資料，可在各類涉訴糾紛中有效避免合法權(quán)益損失。

4.挖掘潛藏風險，復(fù)盤問題癥結(jié)，堵住資產(chǎn)運營出血點

由于過去普遍存在管理粗放現(xiàn)象，產(chǎn)生較多資產(chǎn)歷史遺留問題，情況不明、底數(shù)不清導致無法對癥下藥，一資一檔是復(fù)盤問題癥結(jié)的重要手段。經(jīng)過對資產(chǎn)以前生命階段細致具體地追溯分析，清查出資產(chǎn)無實際控制權(quán)而持續(xù)繳納土地使用稅、被侵占無法貢獻經(jīng)營業(yè)務(wù)等問題，通過建立牢固可靠的信息鏈為治理決策提供了必要參考，便于下一步及時堵塞各類問題資產(chǎn)導致的企業(yè)效益出血點。

（二）后續(xù)方向

目前不動產(chǎn)全生命周期一資一檔的建立雖然轉(zhuǎn)變了資產(chǎn)信息散落割據(jù)、斷點失真的局面，可為決策管理提供更為全面的信息支撐。但因記錄缺少信息化平臺，管理缺少軟件輔助，信息的梳理清洗、統(tǒng)計分析仍依賴于人工，立足于H 國有企業(yè)宏觀層面上的資產(chǎn)業(yè)態(tài)把控不足。后續(xù)將在不動產(chǎn)全生命周期一資一檔內(nèi)核的基礎(chǔ)上，借助數(shù)字化平臺從宏觀和微觀雙層面，分析掌握全市系統(tǒng)不動產(chǎn)總量、分布、結(jié)構(gòu)、利用狀態(tài)、問題現(xiàn)狀等信息情況，將不動產(chǎn)全生命周期一資一檔成果嵌入該平臺，通過系統(tǒng)自動提取信息、統(tǒng)計分析和預(yù)警提醒等功能，加強對不動產(chǎn)全生命周期的動態(tài)跟蹤和監(jiān)管，促使不動產(chǎn)經(jīng)營管理情況可掌握、可追溯、可檢查，及時發(fā)現(xiàn)國有資產(chǎn)在營運效率、規(guī)范運作等方面存在的問題與漏洞，不斷提升國有資產(chǎn)管理質(zhì)效與規(guī)范水平。