公立醫(yī)院合同規(guī)范化管理探析

常煥麗

［摘 要］公立醫(yī)院為了使各項經(jīng)濟(jì)活動有序化，保證國有資產(chǎn)的安全，減少運(yùn)營風(fēng)險，提高管理工作的效率，正在積極推行嵌入內(nèi)部控制機(jī)制的合同規(guī)范化管理。本文從醫(yī)院經(jīng)濟(jì)合同管理的全流程展開探析，通過健全合同管理制度和完善合同管理流程，旨在提升醫(yī)院精益管理水平，全面提升醫(yī)院整體運(yùn)營效果。

［關(guān)鍵詞］經(jīng)濟(jì)合同；全流程；規(guī)范化；管理探析

［中圖分類號］F20文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A

公立醫(yī)院經(jīng)濟(jì)管理日趨復(fù)雜，大多數(shù)醫(yī)院均把經(jīng)濟(jì)合同作為優(yōu)化經(jīng)濟(jì)管理的抓手。醫(yī)院經(jīng)濟(jì)合同是醫(yī)院與平等民事主體為實現(xiàn)一定的經(jīng)濟(jì)目的，明確相互權(quán)利義務(wù)關(guān)系而確立、變更、終止法律關(guān)系的協(xié)議，主要包括貨物購銷、工程建設(shè)、外包服務(wù)、貨物運(yùn)輸、財產(chǎn)租賃、借款、財產(chǎn)保險以及其他經(jīng)濟(jì)合同。由于公立醫(yī)院既有公益屬性又有市場主體全部特征，管理層越來越重視合同規(guī)范化管理，形成了依法依規(guī)原則、對等原則、保密原則、限制不相關(guān)人員接觸原則等。為加強(qiáng)醫(yī)院合同管理工作，本文結(jié)合合同管理實務(wù)，就簽訂收付款金額累計或單項1萬元以上（根據(jù)醫(yī)院具體管理需要暫定，萬元以下建議簡化審批）的經(jīng)濟(jì)合同，從合同管理全流程逐環(huán)節(jié)探析規(guī)范化管理要點。

1 合同擬定

經(jīng)醫(yī)院批準(zhǔn)的事項，在完成前期的論證、預(yù)算、招投標(biāo)等系列工作后，醫(yī)院與合作單位就雙方或三方商定的系列經(jīng)濟(jì)事項簽署經(jīng)濟(jì)合同，明確雙方權(quán)利義務(wù)。承辦部門經(jīng)辦人起草合同底稿，將合同基礎(chǔ)信息錄入合同管理信息系統(tǒng)，進(jìn)入審批流程［1］。根據(jù)合同標(biāo)的不同及管理需要將其歸口不同的職能部門，進(jìn)行分類管理。原則上需按醫(yī)院固定合同標(biāo)準(zhǔn)范本模板簽訂合同，如采用非標(biāo)準(zhǔn)范本擬定合同的，承辦部門需將電子版合同初稿發(fā)給相關(guān)職能部門（如使用部門、驗收部門、配合部門等）、財務(wù)科、內(nèi)審科審閱達(dá)成一致后錄入合同管理信息系統(tǒng)。

2 合同審查審批

2.1 合同審查審批崗位設(shè)置及職責(zé)

財務(wù)科是經(jīng)濟(jì)合同管理的歸口管理部門，其主要職責(zé)包括：建立健全合同管理制度及流程；優(yōu)化合同管理內(nèi)部控制，協(xié)調(diào)合同管理各環(huán)節(jié)工作，開展合同管理的培訓(xùn)；定期檢查、督導(dǎo)、評價、優(yōu)化合同管理中的薄弱環(huán)節(jié)；組織制定合同標(biāo)準(zhǔn)范本模板；審查合同；組織合同履約完畢的評價、持續(xù)改進(jìn)工作等。

承辦部門（合同簽署部門）經(jīng)辦人的主要職責(zé)包括：申報項目預(yù)算，跟進(jìn)預(yù)算進(jìn)度；合同簽訂前期，掌握合作方的經(jīng)營資質(zhì)、資信、履約能力、授權(quán)信息等，收集合同業(yè)務(wù)相關(guān)資料；協(xié)助部門負(fù)責(zé)人組織需求調(diào)研、啟動采購招標(biāo)流程；比對投標(biāo)書、需求調(diào)研表、調(diào)研結(jié)果等，使用合同標(biāo)準(zhǔn)范本訂立合同初稿；發(fā)起合同簽訂審批流程，根據(jù)審批意見修改合同初稿；根據(jù)需要辦理合同公證、鑒證及備案；合同電子化歸檔；跟進(jìn)合同履約情況、及時反饋；組織成本和質(zhì)量控制、分析評價；在合同合作方履約出現(xiàn)異常情況時需及時匯報處理，收集履約爭議信息，啟動違約處理程序；承辦合同中止、終止、續(xù)期、變更、撤銷、失效、作廢事項［2］。

承辦部門（合同簽署部門）負(fù)責(zé)人是合同管理第一責(zé)任人，其主要職責(zé)包括：審核年度項目預(yù)算；制訂合同標(biāo)準(zhǔn)范本；獨立組織采購需求調(diào)查、專家投票、需求審查工作，保證調(diào)研過程公平公開，防止過度讓渡利益；分析標(biāo)的物價格、市場行情，與合作方洽談合同收付款條件；處理合同全流程中需要解決的問題；按政府采購相關(guān)規(guī)定完成招投標(biāo)工作；在授權(quán)范圍內(nèi)簽訂合同、到期合同續(xù)簽；組織監(jiān)控合同履約，及時與合作方協(xié)商、與律師溝通違約處置，提請調(diào)解、仲裁或訴訟組織合同日后事項；合同臺賬管理。

相關(guān)職能部門是指與合同有主要關(guān)系的部門，即合同項目相關(guān)業(yè)務(wù)歸口管理部門，其主要職責(zé)包括：根據(jù)業(yè)務(wù)范圍及專業(yè)知識積極提出相關(guān)建議，共同致力于合同內(nèi)容的落實，協(xié)助擬定合同條款；協(xié)同實施合同；協(xié)助解決履約異常問題；評價合同實施效果。例如，采購合同涉及器械科、總務(wù)科、信息科的需要業(yè)務(wù)歸口管理部門確定，歸口涉及人力資源的服務(wù)合同需要經(jīng)組織人事部確認(rèn)，大額合同續(xù)簽需主要使用科室的歸口管理部門確認(rèn)。

內(nèi)審科審核人對合同管理全過程進(jìn)行監(jiān)督，其主要職責(zé)包括：全過程監(jiān)督合同管理實施，有權(quán)介入調(diào)查合同管理各環(huán)節(jié)，審查合同條款與市場調(diào)查結(jié)果一致；監(jiān)控合同簽訂、履行、收付款的時效性；審查合同簽訂審批程序的完備性、授權(quán)簽訂的效期和效力；審核合同的主體資質(zhì)、內(nèi)容合法合規(guī)、滿足需求、條款適用、權(quán)利義務(wù)對等明確、要素完備、整體思維嚴(yán)謹(jǐn)?shù)?；監(jiān)督合同依法履約，及時指出并制止違反法律法規(guī)行為，及時向單位主要負(fù)責(zé)人報告［3］。

業(yè)務(wù)歸口管理部門分管領(lǐng)導(dǎo)的主要職責(zé)包括：根據(jù)相關(guān)部門意見做出審批，在授權(quán)權(quán)限內(nèi)審批及簽訂合同。

總會計師的職責(zé)包括：組織建立合同管理體系，建立健全合同管理制度及流程；參與重大經(jīng)濟(jì)合同、經(jīng)濟(jì)協(xié)議的研究、審查；會簽重大經(jīng)濟(jì)合同、經(jīng)濟(jì)協(xié)議。

院長（法人代表）的職責(zé)包括：根據(jù)相關(guān)意見實施審批，簽訂合同或授權(quán)簽訂合同。

醫(yī)院辦公室是公章管理科室，合同生效的最后把關(guān)部門，其職責(zé)包括：建立合同使用公章制度；審核合同審批手續(xù)完備性、簽署人是否有授權(quán)，按公章使用制度落實蓋公章事宜。

2.2 合同審查審批內(nèi)容

主體審查，包括民事主體問題、委托代理人問題、經(jīng)營資格問題、特定類型合同的主體資格問題審查。

合法性審查，包括效力合法性、內(nèi)容合法性、訂立程序合法性問題審查。

商務(wù)審查，包括合同標(biāo)的名稱、規(guī)格、型號、性能、數(shù)量、質(zhì)量、質(zhì)保期、合同價款、交貨時間、地點及驗收方式、收付款條件和方式、爭議解決方式及違約責(zé)任約定、擔(dān)保條款等內(nèi)容審查。

表述性審查，包括體例嚴(yán)謹(jǐn)、內(nèi)容齊備、表達(dá)精準(zhǔn)、版面美觀等內(nèi)容審查。

2.3 合同分級審批路徑

重大事項經(jīng)濟(jì)合同審批程序遵循醫(yī)院“三重一大”管理制度，未納入醫(yī)院年初職代會通過的年度預(yù)算并超過×××萬元以上的資金的合同、對外×××萬元及以上資金的捐贈、贊助合同等屬于“三重一大”范疇的，需經(jīng)醫(yī)院黨委會審定后執(zhí)行［4］。

一般審批流程為：承辦部門負(fù)責(zé)人—相關(guān)職能部門—內(nèi)審科—業(yè)務(wù)歸口管理部門分管領(lǐng)導(dǎo)—財務(wù)科合同審核崗—財務(wù)負(fù)責(zé)人（X萬元及以上標(biāo)準(zhǔn)范本簽訂的合同或Y萬元及以上非標(biāo)準(zhǔn)范本簽訂的合同）—總會計師（X萬元及以上）—法人審批（Z萬元及以上）。

耗材藥品采購合同等已按既定流程遴選且使用第三方平臺模板編制的常規(guī)合同執(zhí)行簡化流程，由法人授權(quán)的分管領(lǐng)導(dǎo)審批。

萬元以下合同執(zhí)行簡化流程，由法人授權(quán)的業(yè)務(wù)歸口管理部門負(fù)責(zé)人審批。

項目負(fù)責(zé)制的科研項目合同審批流程為：項目負(fù)責(zé)人—相關(guān)職能部門—科研部負(fù)責(zé)人—內(nèi)審科—業(yè)務(wù)歸口管理部門分管領(lǐng)導(dǎo)—財務(wù)科合同審核崗—財務(wù)負(fù)責(zé)人—總會計師（X萬元及以上）—法人審批（Z萬元及以上）。

3 紙質(zhì)合同簽訂

涉及醫(yī)院重大經(jīng)營決策、業(yè)務(wù)開展合作或按合同屬性規(guī)定需法人代表簽署的合同（如框架協(xié)議、融資貸款合同等），由法人簽署。其他合同可以授權(quán)簽訂（要保留正式委托授權(quán)書）。項目負(fù)責(zé)制的科研項目合同一般由授權(quán)項目負(fù)責(zé)人簽訂。合同期按有關(guān)法規(guī)文件要求，經(jīng)醫(yī)院批準(zhǔn)執(zhí)行，原則上不超過三年。特殊情況需經(jīng)醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)班子集體討論決策。

合同管理信息系統(tǒng)審批流程結(jié)束后，經(jīng)雙方有權(quán)簽字人簽署后加蓋公章（兩頁以上合同須加蓋騎縫章）后生效。經(jīng)辦人應(yīng)及時將已蓋章的紙質(zhì)合同及附件上傳至合同管理信息系統(tǒng)。

4 合同履行

合同簽訂生效后，合同承辦部門應(yīng)嚴(yán)格按照合同約定履行，及時辦理收款、付款手續(xù)，財務(wù)部門對報賬支付的時效性進(jìn)行監(jiān)督。合同履行完畢的標(biāo)準(zhǔn)，應(yīng)以合同條款或法律規(guī)定為準(zhǔn)。沒有合同條款或法律規(guī)定的，應(yīng)以貨物交清、驗收合格、價款結(jié)清、無遺留交涉手續(xù)為準(zhǔn)［5］。

5 合同變更

涉及合同主要條款變更或在預(yù)算范圍內(nèi)需變更合同金額的需簽訂補(bǔ)充協(xié)議，補(bǔ)充協(xié)議審批及簽訂流程應(yīng)參照主合同執(zhí)行；若變更后合同總金額超出原審批或授權(quán)簽訂權(quán)限的，則根據(jù)變更后的合同總金額執(zhí)行審批及簽訂流程，變更增減金額應(yīng)控制在原合同金額10 %以內(nèi)，超出應(yīng)視為新項目重新進(jìn)行招投標(biāo)。預(yù)算外項目調(diào)整審批依照醫(yī)院全面預(yù)算管理實施辦法按程序先調(diào)整預(yù)算，再納入項目預(yù)算內(nèi)作變更調(diào)整。

6 合同歸檔及后期管理

合同簽署完畢，承辦部門需將合同紙質(zhì)材料及時整理歸檔保存，合同原件應(yīng)交檔案室存檔。簽訂部門須建立科室合同管理臺賬，指定專人負(fù)責(zé)，將科室管理的合同納入臺賬進(jìn)行全生命周期管理，定期梳理履約進(jìn)度、追蹤分析履約質(zhì)量。

合同（中止）終止或履行完畢，經(jīng)辦人應(yīng)及時在系統(tǒng)維護(hù)合同狀態(tài)為中止、終止、歸檔。發(fā)現(xiàn)合同違約，承辦部門應(yīng)及時上報，對照合同違約條款追償或償付。

合同發(fā)生糾紛的，應(yīng)及時向業(yè)務(wù)歸口管理部門分管領(lǐng)導(dǎo)和醫(yī)院法人報告糾紛情況并及時通知財務(wù)部門，暫時停止一切收款、付款行為。合同糾紛處理應(yīng)堅持維護(hù)醫(yī)院最大利益原則，加強(qiáng)與另一當(dāng)事人進(jìn)行友好協(xié)商，合情合理合法地尋求解決方案。承辦部門應(yīng)主動收集、整理相關(guān)資料，資料包括且不限于合同、補(bǔ)充合同、往來文件、信函、文書、圖表、電報、交貨單、提貨單、托運(yùn)單、驗收單、發(fā)票、單證、封樣、樣品、鑒定報告、對方違約證據(jù)材料以及其他與糾紛有關(guān)的資料。糾紛處理過程中，未經(jīng)授權(quán)批準(zhǔn)，相關(guān)經(jīng)辦人員不得向?qū)Ψ疆?dāng)事人作出實質(zhì)性答復(fù)或承諾。合同糾紛經(jīng)雙方協(xié)商達(dá)成一致意見的，應(yīng)簽訂書面協(xié)議；合同糾紛經(jīng)協(xié)商無法解決的，根據(jù)合同約定選擇仲裁或訴訟方式解決，并考慮有申請仲裁或起訴的足夠時間［6］。

7 合同時效管理

為加強(qiáng)醫(yī)院經(jīng)濟(jì)合同的時效管理，提高運(yùn)行效率，規(guī)定各部門及相關(guān)人員的審批時限，要求在規(guī)定的時間完成合同的擬定及審核審批。未按要求在規(guī)定時效內(nèi)完成合同審核審批且無正當(dāng)理由的，由內(nèi)審科執(zhí)行質(zhì)控和考核，對屢次糾正仍無改觀的，移交紀(jì)檢部門處理。

按醫(yī)院標(biāo)準(zhǔn)范本簽訂的合同，承辦部門在中標(biāo)通知書發(fā)出當(dāng)日向合同對方單位發(fā)送電子版合同模板，溝通合同條款，7天內(nèi)（大型設(shè)備如DSA、MRI、CT等涉及基建的12天內(nèi)）確定合同內(nèi)容，形成電子版合同初稿。按非標(biāo)準(zhǔn)范本簽訂的合同，承辦部門將電子版合同初稿發(fā)給相關(guān)職能部門（醫(yī)務(wù)科、器械科、信息科、基建科等）、財務(wù)科、內(nèi)審科審閱，如需修改，必須在2日內(nèi)作出修改回復(fù)（若非工作日發(fā)出的，同時需電話或短信提醒）；逾期視同無修改意見。如需修改，承辦部門2日內(nèi)與供應(yīng)商溝通完畢，形成電子版合同定稿。每個環(huán)節(jié)原則上要求在一個工作日內(nèi)辦結(jié)，能并行處理的可考慮同時進(jìn)行。各環(huán)節(jié)的工作人員需對相應(yīng)環(huán)節(jié)的處理時效性負(fù)責(zé)。

內(nèi)審科按月對執(zhí)行部門的時效性進(jìn)行質(zhì)控考核，其中有系統(tǒng)審批痕跡的環(huán)節(jié)，按系統(tǒng)審批時間為準(zhǔn)，沒有系統(tǒng)審批痕跡的以帶日期的紙質(zhì)憑證作為考核依據(jù)，由被考核科室提供，如未能提供且無合理理由視為未按時效執(zhí)行。每月5日前向相關(guān)科室反饋流程辦理超時記錄，相關(guān)科室申辯須在5日內(nèi)提交內(nèi)審科（如系統(tǒng)工作流程發(fā)起人溝通合同條款，處理爭議事項、等待供應(yīng)商紙質(zhì)資料的超時等）。如遇請假或公干須提供相關(guān)佐證材料（如請假單、相關(guān)會議通知等）。逾期未提交的視為無意見。

對相應(yīng)環(huán)節(jié)超時的扣罰設(shè)定為：扣罰相關(guān)責(zé)任人績效K元/次（具體分解為：經(jīng)辦人扣M元/次，經(jīng)辦人員所在科室負(fù)責(zé)人負(fù)管理責(zé)任，連帶扣N元/次）。

8 結(jié)語

公立醫(yī)院管理工作的改進(jìn)一直在路上，合同規(guī)范化管理能夠有效助力維護(hù)公立醫(yī)院公益性，促進(jìn)醫(yī)院改革和高質(zhì)量發(fā)展，加強(qiáng)行業(yè)行風(fēng)建設(shè)和黨風(fēng)廉政建設(shè)，提高運(yùn)行效率和效益，保障人民群眾健康權(quán)益。

參考文獻(xiàn)

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