科研經(jīng)費(fèi)管理流程優(yōu)化路徑探究
——以J科學(xué)院為例

宋雯雯

（江蘇省農(nóng)業(yè)科學(xué)院，南京 210014）

隨著“創(chuàng)新驅(qū)動(dòng)發(fā)展”戰(zhàn)略不斷深化，“放管服”改革被列為當(dāng)今科研管理體制改革的重要內(nèi)容之一。科研院所作為我國(guó)科研事業(yè)發(fā)展的重要領(lǐng)域，如何將“放管服”系列政策落實(shí)，如何接住、接好下放的權(quán)利，釋放科研活力已成為現(xiàn)階段科研院所管理改革的重點(diǎn)和難點(diǎn)[1]。

2019 年以來，J科學(xué)院按照“放管服”改革要求，充分貫徹《江蘇省省級(jí)財(cái)政科研項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)管理辦法》，相繼修訂多項(xiàng)科研經(jīng)費(fèi)管理制度和財(cái)務(wù)管理辦法，優(yōu)化管理、簡(jiǎn)化流程、提升效能。一系列政策還必須配套行之有效的管理加以實(shí)現(xiàn)。王釗等[2]通過調(diào)研發(fā)現(xiàn)，現(xiàn)有科研經(jīng)費(fèi)管理中出現(xiàn)的諸多問題主要來源于流程管理問題。林彬[3]指出科研經(jīng)費(fèi)管理流程過于僵化、嚴(yán)格，大大消耗了科研人員的時(shí)間和精力，不僅影響了科研人員的積極性，也影響了科學(xué)研究的進(jìn)度。因此優(yōu)化科研經(jīng)費(fèi)管理流程，打通政策執(zhí)行中的“堵點(diǎn)”成為現(xiàn)階段的重點(diǎn)任務(wù)。

1 科研經(jīng)費(fèi)管理的現(xiàn)狀

1.1 科研經(jīng)費(fèi)管理模式

J 科學(xué)院科研經(jīng)費(fèi)管理工作是在院統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)下，科研處、財(cái)務(wù)處、審計(jì)等職能部門各司其職，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人是科研經(jīng)費(fèi)直接負(fù)責(zé)人。涉及的主要職能部門的職責(zé)分工如表1所示，科研處主要負(fù)責(zé)組織項(xiàng)目申報(bào)，對(duì)申報(bào)材料進(jìn)行審查，配合上級(jí)部門監(jiān)督檢查項(xiàng)目實(shí)施和經(jīng)費(fèi)使用情況，組織結(jié)題驗(yàn)收和績(jī)效評(píng)價(jià)；財(cái)務(wù)處主要負(fù)責(zé)科研經(jīng)費(fèi)的財(cái)務(wù)管理和會(huì)計(jì)核算；審計(jì)、紀(jì)委主要負(fù)責(zé)審計(jì)、監(jiān)督、檢查經(jīng)費(fèi)使用情況。管理流程涉及經(jīng)費(fèi)到賬及項(xiàng)目立項(xiàng)、預(yù)算錄入階段,主要由科研處和財(cái)務(wù)處負(fù)責(zé)；經(jīng)費(fèi)核算階段，主要由財(cái)務(wù)處負(fù)責(zé)；經(jīng)費(fèi)結(jié)題階段，主要由科研處、財(cái)務(wù)處、審計(jì)部門負(fù)責(zé)。

表1 科研管理職能部門主要職責(zé)分工

1.2 科研經(jīng)費(fèi)管理制度和經(jīng)費(fèi)管理系統(tǒng)改革

為貫徹執(zhí)行“放管服”改革要求，J 科學(xué)院修訂完善多項(xiàng)財(cái)務(wù)制度，縮減省級(jí)科研項(xiàng)目直接費(fèi)用預(yù)算科目為5類，總預(yù)算不變情況下，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人可自主調(diào)整直接費(fèi)用全部科目預(yù)算；提高間接費(fèi)用核定比例；下放部門預(yù)算項(xiàng)目資金報(bào)銷審批權(quán)限；改進(jìn)結(jié)余資金留用方式。同時(shí)，簡(jiǎn)化橫向經(jīng)費(fèi)入賬手續(xù)，經(jīng)費(fèi)到賬經(jīng)科研處審核，憑項(xiàng)目合同或協(xié)議辦理經(jīng)費(fèi)入賬；優(yōu)化預(yù)算調(diào)整審批手續(xù)，預(yù)算調(diào)整由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人提出申請(qǐng)，研究所審核同意后報(bào)科研處備案。

就管理系統(tǒng)而言，科研經(jīng)費(fèi)管理主要涉及科研管理系統(tǒng)和財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)，前者是科研處負(fù)責(zé)的項(xiàng)目管理系統(tǒng)，包含立項(xiàng)管理、經(jīng)費(fèi)管理、實(shí)施管理、費(fèi)用提取等模塊[5]；后者是財(cái)務(wù)處負(fù)責(zé)的經(jīng)費(fèi)管理系統(tǒng)，包含預(yù)約報(bào)賬、財(cái)務(wù)查詢、財(cái)務(wù)核算，輔助支付等部分。J 科學(xué)院基本實(shí)現(xiàn)了項(xiàng)目和經(jīng)費(fèi)管理的全過程信息化。

2 科研經(jīng)費(fèi)管理流程存在的問題

2.1 財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)部分功能有待完善

經(jīng)過多年運(yùn)行，財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)的預(yù)約報(bào)賬、財(cái)務(wù)核算、輔助支付等模塊已較為成熟，但是部分功能仍然有待開發(fā)。以項(xiàng)目到賬經(jīng)費(fèi)為例，目前仍然需要人工導(dǎo)出電子表格，發(fā)送給各研究所財(cái)務(wù)助理，再由財(cái)務(wù)助理轉(zhuǎn)發(fā)至各研究所，科研人員下載表格查詢，確認(rèn)經(jīng)費(fèi)到賬后，去財(cái)務(wù)處認(rèn)領(lǐng)經(jīng)費(fèi)。這樣層層轉(zhuǎn)發(fā)不但影響查詢效率，還很容易造成遺漏。現(xiàn)實(shí)中科研人員仍然經(jīng)常電話或者現(xiàn)場(chǎng)查詢經(jīng)費(fèi)到賬情況，不僅耽誤時(shí)間，也影響經(jīng)費(fèi)入賬效率。再比如項(xiàng)目結(jié)題時(shí)，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人從財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)中查詢經(jīng)費(fèi)支出明細(xì)，將數(shù)據(jù)手工填入項(xiàng)目決算表，再將導(dǎo)出的經(jīng)費(fèi)明細(xì)表打印交財(cái)務(wù)處審核。財(cái)務(wù)人員以人工核對(duì)的方式審核項(xiàng)目負(fù)責(zé)人提交的材料，對(duì)于不符合要求電話告知項(xiàng)目負(fù)責(zé)人[6]，待修改后重新提交，直到材料符合要求為止，耗時(shí)較長(zhǎng)[4]。

2.2 科研、財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)間缺乏信息共享機(jī)制

科研經(jīng)費(fèi)管理是一項(xiàng)需要多部門協(xié)同才能完成的管理工作，現(xiàn)實(shí)中，科研、財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)各自建立起與科研人員之間的聯(lián)系，但科研管理系統(tǒng)與財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)之間的信息孤島未能打通[7]，導(dǎo)致資源利用效率不高。項(xiàng)目負(fù)責(zé)人確認(rèn)經(jīng)費(fèi)到賬后，在財(cái)務(wù)處取得到賬證明，憑到賬證明在科研管理系統(tǒng)進(jìn)行立項(xiàng)審批，再將審核后《科研項(xiàng)目基本信息表》交財(cái)務(wù)處，財(cái)務(wù)處根據(jù)信息表在財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)中新設(shè)項(xiàng)目，并辦理經(jīng)費(fèi)入賬。由于缺乏信息共享機(jī)制，部門之間主要依靠人工進(jìn)行紙質(zhì)傳遞。此外經(jīng)科研處備案的《科研項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)使用預(yù)算申請(qǐng)表》也無法通過科研管理系統(tǒng)直接傳遞到財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)，需要通過人工傳遞，并將預(yù)算手工錄入財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)?？蒲薪?jīng)費(fèi)從經(jīng)費(fèi)到賬到項(xiàng)目立項(xiàng)、經(jīng)費(fèi)入賬，再到經(jīng)費(fèi)達(dá)到可使用狀態(tài)相隔時(shí)間較長(zhǎng)。

2.3 經(jīng)費(fèi)報(bào)賬效率有待進(jìn)一步提升

科研經(jīng)費(fèi)的核算主要由財(cái)務(wù)處負(fù)責(zé)，新型財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)已經(jīng)實(shí)現(xiàn)全天候預(yù)約報(bào)賬，交單后科研人員無需等待，即可在財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)查詢單據(jù)實(shí)時(shí)物流狀態(tài)，然而這也對(duì)后續(xù)賬務(wù)處理以及資金支付工作提出了更高要求。尤其是項(xiàng)目集中驗(yàn)收等特殊時(shí)點(diǎn)，收單量增加明顯，如何提高收單后的報(bào)銷效率，做到初審時(shí)應(yīng)審盡審，退單時(shí)應(yīng)告知的事項(xiàng)一次性詳細(xì)告知，同時(shí)提高制單、復(fù)核、支付流程的工作效率，最大限度保障項(xiàng)目資金及時(shí)執(zhí)行到位。筆者發(fā)現(xiàn)經(jīng)常有科研人員查詢款項(xiàng)支付狀態(tài)，可見科研人員對(duì)財(cái)務(wù)報(bào)銷時(shí)效期望很高，財(cái)務(wù)部門的制單、復(fù)核、支付效率有待進(jìn)一步提高，縮小與科研人員期望之間差距。

3 科研經(jīng)費(fèi)管理流程優(yōu)化設(shè)計(jì)

3.1 科研經(jīng)費(fèi)收入流程優(yōu)化

3.1.1 經(jīng)費(fèi)到賬查詢流程優(yōu)化

進(jìn)一步開發(fā)財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)功能，建立到賬經(jīng)費(fèi)查詢模塊，實(shí)現(xiàn)到賬信息實(shí)時(shí)可查，同時(shí)建立財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)與科研管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)互聯(lián)。由于前期立項(xiàng)過程中，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人已在科研管理信息填報(bào)合同信息，科研管理系統(tǒng)可根據(jù)撥款單位、金額等信息自動(dòng)查找匹配，實(shí)現(xiàn)到賬項(xiàng)目主動(dòng)推送通知[8]。核心步驟如下。

（1）財(cái)務(wù)人員及時(shí)更新銀行到款信息，上傳至財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)到賬經(jīng)費(fèi)查詢模塊。

（2）通過系統(tǒng)間連接，財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)將到款數(shù)據(jù)推送至科研管理系統(tǒng)的經(jīng)費(fèi)管理模塊。

（3）科研管理系統(tǒng)通過與前期采集的項(xiàng)目合同信息匹配，主動(dòng)通知項(xiàng)目負(fù)責(zé)人；科研人員也可以直接登錄財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)自主查詢到賬信息。

（4）一旦經(jīng)費(fèi)到賬，科研人員直接在財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)認(rèn)領(lǐng)該筆經(jīng)費(fèi)，已有項(xiàng)目編號(hào)的，財(cái)務(wù)人員根據(jù)銀行回單、票據(jù)辦理經(jīng)費(fèi)入賬。同時(shí)通過數(shù)據(jù)傳輸實(shí)時(shí)更新傳輸?shù)娇蒲泄芾硐到y(tǒng)。

優(yōu)化后的流程如圖1所示。

圖1 優(yōu)化后的到賬經(jīng)費(fèi)查詢流程

3.1.2 項(xiàng)目立項(xiàng)、預(yù)算錄入流程優(yōu)化

新項(xiàng)目立項(xiàng)主要涉及科研管理系統(tǒng)和財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)，通過開發(fā)系統(tǒng)間推送功能，將項(xiàng)目基本信息表和預(yù)算表由項(xiàng)目管理系統(tǒng)直接傳輸至財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)，以數(shù)據(jù)推送代替文本傳遞，實(shí)現(xiàn)審核流程的合并[2]，減少項(xiàng)目和預(yù)算錄入審核環(huán)節(jié)，同時(shí)保證科研和財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)預(yù)算數(shù)據(jù)的一致性，大大節(jié)省入賬、預(yù)算錄入的時(shí)間。

項(xiàng)目立項(xiàng)的核心步驟如下。

（1）項(xiàng)目負(fù)責(zé)人在財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)查詢確認(rèn)經(jīng)費(fèi)到賬，并下載經(jīng)費(fèi)到賬證明。根據(jù)合同書、到賬證明，在科研管理系統(tǒng)中填報(bào)立項(xiàng)信息，提交科研處審核。待生成項(xiàng)目號(hào)后，在財(cái)務(wù)系統(tǒng)認(rèn)領(lǐng)該筆經(jīng)費(fèi)。

（2）科研處將審核好的科研項(xiàng)目基本信息表由科研管理系統(tǒng)直接推送至財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)。

（3）財(cái)務(wù)人員根據(jù)傳遞科研項(xiàng)目基本信息表在財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)中設(shè)立新項(xiàng)目編號(hào)，同時(shí)根據(jù)銀行回單、票據(jù)進(jìn)行賬務(wù)處理，辦理新項(xiàng)目的經(jīng)費(fèi)入賬。

預(yù)算錄入的核心步驟如下。

（1）科研經(jīng)費(fèi)到賬、經(jīng)費(fèi)入賬過程中，科研人員將項(xiàng)目預(yù)算錄入科研管理系統(tǒng)，提交研究所審核，科研處備案。

（2）科研處備案好的科研項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)用預(yù)算申請(qǐng)表數(shù)據(jù)由科研管理系統(tǒng)直接推送至財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)。

（3）財(cái)務(wù)人員在財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)中接收數(shù)據(jù)，審核無誤后直接導(dǎo)入項(xiàng)目預(yù)算。

（4）入賬和預(yù)算錄入手續(xù)全部完成后，項(xiàng)目達(dá)到可使用狀態(tài)，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人可登錄財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)的財(cái)務(wù)查詢模塊，查詢到項(xiàng)目信息。

優(yōu)化后的流程如圖2所示。

圖2 優(yōu)化后的項(xiàng)目立項(xiàng)、預(yù)算錄入流程

3.2 科研經(jīng)費(fèi)支出流程優(yōu)化

科研經(jīng)費(fèi)的支出基本在財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)中實(shí)現(xiàn)，包括預(yù)約報(bào)賬、財(cái)務(wù)查詢、財(cái)務(wù)核算、輔助支付等事項(xiàng)，其中預(yù)約報(bào)賬模塊包括日常業(yè)務(wù)報(bào)銷、酬金業(yè)務(wù)和暫借款業(yè)務(wù)，要注重與外部系統(tǒng)的數(shù)據(jù)對(duì)接[9]，如發(fā)票查驗(yàn)系統(tǒng)、資金支付系統(tǒng)等，保障報(bào)銷業(yè)務(wù)規(guī)范，同時(shí)內(nèi)嵌相應(yīng)管理文件要求、預(yù)算控制及審批提醒，便于科研人員在合理預(yù)算范圍內(nèi)執(zhí)行科研經(jīng)費(fèi)。財(cái)務(wù)核算和支付方面，主要以提高科研經(jīng)費(fèi)的財(cái)務(wù)核算效率為方向，保障及時(shí)制單、復(fù)核，資金及時(shí)支付，優(yōu)化科研經(jīng)費(fèi)核算。

科研經(jīng)費(fèi)支出核算的核心步驟如下。

（1）項(xiàng)目負(fù)責(zé)人授權(quán)他人或自行登錄財(cái)務(wù)網(wǎng)上預(yù)約報(bào)銷系統(tǒng)，根據(jù)業(yè)務(wù)性質(zhì)選擇日常報(bào)銷業(yè)務(wù)或酬金業(yè)務(wù)進(jìn)行填報(bào)，打印報(bào)銷單，經(jīng)辦人、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人審核簽字后，連同發(fā)票、附件一起交財(cái)務(wù)處初審。

（2）初審后，財(cái)務(wù)處使用賬務(wù)系統(tǒng)導(dǎo)入智能憑證，完成平行記賬，制單以及復(fù)核工作。通過資金輔助支付系統(tǒng)，完成財(cái)政一體化系統(tǒng)和無現(xiàn)金系統(tǒng)的資金支付錄入工作，再人工審核完成資金支付。全過程通過財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)財(cái)務(wù)查詢模塊實(shí)時(shí)查看支付進(jìn)展。

（3）科研人員登錄財(cái)務(wù)系統(tǒng)，查看科研項(xiàng)目的資金使用情況，實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)實(shí)施監(jiān)管和掌控。

優(yōu)化后的流程如圖3所示。

圖3 優(yōu)化后的科研經(jīng)費(fèi)支出流程

3.3 科研經(jīng)費(fèi)結(jié)題流程優(yōu)化

在“放管服”背景下，轉(zhuǎn)變支出管理慣性思維，重視科研規(guī)律，創(chuàng)新經(jīng)費(fèi)結(jié)題流程優(yōu)化[4]，科研處、財(cái)務(wù)處各有側(cè)重地完成經(jīng)費(fèi)結(jié)題工作。優(yōu)化財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)，根據(jù)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人科研經(jīng)費(fèi)結(jié)題或績(jī)效考評(píng)需要，財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)提供查詢和打印帶有水印的經(jīng)費(fèi)收支明細(xì)表或預(yù)算執(zhí)行情況表，節(jié)省財(cái)務(wù)人員再次審核時(shí)間。同時(shí)注重結(jié)題、績(jī)效考評(píng)的結(jié)果充分利用，以及審計(jì)結(jié)果共享共用。

科研經(jīng)費(fèi)結(jié)題核心步驟如下。

（1）科研處根據(jù)合同或協(xié)議，組織項(xiàng)目結(jié)題驗(yàn)收、績(jī)效評(píng)價(jià)。

（2）項(xiàng)目負(fù)責(zé)人登錄財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)查詢項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)使用明細(xì)，根據(jù)主管部門要求填寫項(xiàng)目決算書和決算說明書，從財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)中調(diào)取帶有水印的經(jīng)費(fèi)收支明細(xì)表和憑證電子檔案信息，根據(jù)需要打印。

（3）財(cái)務(wù)人員對(duì)決算書、決算說明書和明細(xì)表進(jìn)行必要的程序性審核后蓋章，通知科研人員前來認(rèn)領(lǐng)。

優(yōu)化后的結(jié)題流程如圖4所示。

圖4 優(yōu)化后的科研經(jīng)費(fèi)結(jié)題流程

4 科研經(jīng)費(fèi)管理流程優(yōu)化的配套設(shè)計(jì)

科研經(jīng)費(fèi)的流程優(yōu)化能夠提升管理服務(wù)水平，讓“放管服”政策真正落地生根?？蒲薪?jīng)費(fèi)管理流程的優(yōu)化涉及科研、財(cái)務(wù)等多個(gè)部門，首先各部門內(nèi)部要不斷加強(qiáng)自身建設(shè)，促進(jìn)各自管理系統(tǒng)不斷完善，將科研經(jīng)費(fèi)管理和服務(wù)不斷延伸；其次需要建立信息共享平臺(tái)，打通跨部門之間的信息阻隔[7]，避免科研人員在不同管理系統(tǒng)上來回切換，使整個(gè)科研管理過程變得高效、透明，提高科研人員滿意度；最后，加強(qiáng)宣傳，制定清晰的辦事流程，有效告知科研人員，促進(jìn)“放管服”改革“質(zhì)”的提升。