強化農(nóng)業(yè)科研印章管理的“軟招”與“硬法”

汪 琳

（遼寧省農(nóng)業(yè)科學(xué)院，沈陽 110161）

近年來，我國科研體制改革持續(xù)深入，科技創(chuàng)新、成果轉(zhuǎn)化、服務(wù)“三農(nóng)”工作不斷取得新突破，農(nóng)業(yè)科研院所涉及的學(xué)科領(lǐng)域和業(yè)務(wù)范圍也越來越廣泛，各類印章的使用頻率大大提高，而印章管理的風(fēng)險隱患隨之與日俱增。稍有差池，就可能對農(nóng)業(yè)科研院所的正常管理和運行產(chǎn)生嚴重影響，使其合法權(quán)益受到侵害，造成不可估量的法律風(fēng)險、經(jīng)濟損失、信譽危機。

為有效防范化解風(fēng)險隱患、提升印章管理水平，文章探討在遵守國家和上級主管部門有關(guān)規(guī)定、制度要求的基礎(chǔ)上，農(nóng)業(yè)科研院所進一步健全印章管理制度、規(guī)范用印流程、提升專業(yè)人員素質(zhì)，亮“軟招”、使“硬法”，防堵疏漏，科學(xué)高效地加強印章管理工作，更好地為鄉(xiāng)村全面振興、農(nóng)業(yè)經(jīng)濟高質(zhì)量發(fā)展服務(wù)。

1 新時代印章管理存在的常見問題和風(fēng)險

1.1 用印數(shù)量多，“渾水摸魚”現(xiàn)象防不勝防

通常情況下，農(nóng)業(yè)科研院所的印章主要包括院級公章、法人名章、法人簽字章、院黨組章、機關(guān)黨委章、機關(guān)紀委章、財務(wù)審計印章及其他機關(guān)部門、基層各研究單位辦公印章等。針對不同類型的文書、合同、材料等用印申請，往往按照例行和非例行工作內(nèi)容進行區(qū)分，并制定和執(zhí)行相應(yīng)的印章管理制度和用印申請審批流程。據(jù)統(tǒng)計，僅以遼寧省農(nóng)業(yè)科學(xué)院公章、法人名章、法人簽字章、黨組章等政務(wù)工作常用印章的使用情況為例，全年用印總量一般在3.5 萬~3.6 萬次,一天用印數(shù)量最多可達1 800多次。

在用印數(shù)量急劇增加的情況下，難免會有使用人扎堆排隊申請蓋章的情況，辦公人員忙不過來時，很容易在項目資金申請、項目合作協(xié)議、技術(shù)專利申請等諸多用印材料中疏漏一些混雜其中的非用印材料；在使用人完成例行工作用印審批流程的過程中，也會存在材料明細界定不準確、登記信息內(nèi)容不完整、填報用印數(shù)量過于籠統(tǒng)等情況。如果辦公人員稍有不慎、馬虎大意，就可能令個別人“渾水摸魚”，給單位留下很多潛在風(fēng)險，容易“有理說不清”。

1.2 印章使用不規(guī)范，權(quán)威公信力受到?jīng)_擊

加蓋印章是農(nóng)業(yè)科研院所各類文書、合同、材料生效的最后一道審核程序，設(shè)立指定部門由專人負責(zé)單位印章的日常管理、保存、使用及材料留存等是印章管理工作的基本遵循。

在這一系列過程中，確保用印規(guī)范是必要且重要的一環(huán)。然而，一些辦公“新手”由于缺乏一定的政務(wù)工作經(jīng)驗，對農(nóng)業(yè)領(lǐng)域政務(wù)知識了解得又不夠透徹，所以在加蓋印章前，沒有認真核對用印內(nèi)容，導(dǎo)致加蓋印章的位置不準確、文字不端正、圖形不清晰等，影響了文件材料的嚴肅性和整體效果；或是由于缺少敏銳的警覺意識，便幫助使用人在材料空白處或空白紙張上加蓋公章、印章[1]，從而產(chǎn)生各種安全隱患。特別是在院發(fā)文件、重要公文和財務(wù)審批報表等材料需要大批量蓋章的情況下，如果用印不規(guī)范就會使材料的權(quán)威性和公信力大打折扣，也會影響科研項目經(jīng)費審批、項目實施建設(shè)的進度。

1.3 管理制度執(zhí)行不到位，把關(guān)不嚴難以追責(zé)

政務(wù)工作細瑣繁雜，辦公人員除了要負責(zé)印章使用與保管工作外，還需要負責(zé)很多其他業(yè)務(wù)工作，這無形中就給辦公人員增加了許多工作量，牽扯不少精力和時間。辦公人員偶爾會松懈管理，未能嚴格執(zhí)行印章管理審批制度，沒有及時發(fā)現(xiàn)使用人審批登記信息錯誤、用印總數(shù)不準確、摻雜其他材料等情況，這將嚴重影響日后工作。此外，有時候辦公人員不在辦公室，恰巧有人來蓋章，如果是由不太了解用印審批程序和管理制度的其他同事代為管理，并只憑來人的口頭要求或者打著領(lǐng)導(dǎo)的旗號，在既無審核也不登記的情況下就直接幫忙蓋章的話，很容易造成印章管理混亂，一旦出錯將難以追究責(zé)任、無痕可循。再者就是，如果辦公人員沒有進行相應(yīng)的交接，無人接手此項工作，來人也不給蓋章，則會大大影響農(nóng)業(yè)科研院所的辦公形象和辦事效率。

1.4 風(fēng)險防范意識不強，放松警惕后患無窮

隨著新時代不斷發(fā)展進步，農(nóng)業(yè)強國建設(shè)、鄉(xiāng)村全面振興、科技自主創(chuàng)新等中心任務(wù)對印章管理工作提出了更高標準、更多要求。印章仍是農(nóng)業(yè)科研院所對外聯(lián)絡(luò)、業(yè)務(wù)合作的重要憑證和依據(jù)，管好用好各類印章是辦公人員的重要崗位職責(zé)。然而，有些辦公人員的工作思維方式和風(fēng)險防范意識未能堅持與時俱進，缺乏較強的警惕性和嚴謹性，有時候為了工作方便、節(jié)省辦公時間，便將公章、印章隨手放在臨近自己的無鎖抽屜里，或者將鑰匙掛在定點存放的柜子上，而出門時如果忘記歸位或上鎖收好鑰匙，就會留下印章被盜用、濫用的風(fēng)險隱患，容易引發(fā)法律糾紛。同時，個別機關(guān)部門或基層研究單位更改或者注銷公用印章后，如果辦公人員沒有及時報備并銷毀原公章、印章，一旦被他人惡意使用，將會造成巨大的運營風(fēng)險和經(jīng)濟損失，也會嚴重損害正常的科研管理工作。

1.5 印章保養(yǎng)維護不當，有損準確性和實效性

一般情況下，農(nóng)業(yè)科研院所的公用印章多為十幾年或幾十年不變更，是相對穩(wěn)定的辦公工具。但由于辦公業(yè)務(wù)事項較多，印章使用率極高，所以印油添加的頻率和印章磨損度也隨之提高。如果不及時加強對印章的清理維護和保管保養(yǎng)，就會造成印油外溢、印章污濁、邊緣損壞等情況，導(dǎo)致印章字跡不清晰、邊緣不完整、材料不整潔[2]，有損印章的準確性和實際效力，不利于農(nóng)業(yè)科研院所各項業(yè)務(wù)工作的順利開展。

雜文到底應(yīng)該是個什么樣子？恐怕連雜文大家魯迅，也不能給出一個令天下人都滿意的答案。這正如“一百個讀者，心中就有一百個哈姆雷特”一樣，一百個雜文家，就有一百種雜文家認可的最好雜文。

2 防范化解辦公印章管理風(fēng)險的“軟招”

2.1 多措并舉，強化法律意識和風(fēng)險防范能力

在日常工作中，農(nóng)業(yè)科研院所應(yīng)向辦公人員大力普及印章管理專業(yè)知識和需要注意的風(fēng)險點，不斷增強其法律意識和印章管理風(fēng)險防范能力，促使其優(yōu)化嚴謹務(wù)實的工作作風(fēng)，樹立大局觀、增強責(zé)任感，自覺遵守印章管理制度及相關(guān)規(guī)定，使印章管理工作更加科學(xué)化、規(guī)范化。

（1）開展培訓(xùn)學(xué)習(xí)。積極組織相關(guān)辦公人員全面、系統(tǒng)地學(xué)習(xí)印章管理相關(guān)知識與制度，使他們深刻認識到印章管理的重要性與嚴格執(zhí)行規(guī)章制度、規(guī)范用印程序的必要性，熟練掌握例行和非例行工作用印審批要求和操作流程，科學(xué)指導(dǎo)使用人合規(guī)用印。

（2）加強宣傳引導(dǎo)。借助微信群、QQ 群等平臺，建立農(nóng)業(yè)科研院所印章管理學(xué)習(xí)交流群[3]，定期發(fā)布、更新印章管理知識和相關(guān)法律常識，以貼近實際的宣傳內(nèi)容和方式引起辦公人員對印章管理工作的高度重視，深刻明辨“可以為”與“不可為”，比如，法人簽字章的使用，必須經(jīng)過法人簽字批準方可使用，嚴禁違法違規(guī)使用公章、印章。

（3）強化警示教育。定期組織全體職工觀看印章管理風(fēng)險隱患典型案例的警示教育片，通過講解一些重大風(fēng)險事故，告誡辦公人員要始終堅守工作原則，嚴格執(zhí)行印章管理的規(guī)章制度和規(guī)范流程，杜絕“關(guān)系章”“熟人章”[4]，并妥善保管好公章、印章，防止產(chǎn)生公章私用、印章被盜等風(fēng)險隱患。

（4）學(xué)習(xí)借鑒先進的管理方法與經(jīng)驗。加強與其他省、市科研單位的溝通交流，深入學(xué)習(xí)調(diào)研，掌握先進的管理辦法，并結(jié)合自身實際，找差距、補短板、強弱項，及時有效地完善印章管理制度與方法，進一步提升印章管理工作水平。

2.2 學(xué)以致用，練就“化險為夷”的真本領(lǐng)

加強印章管理，不僅要在思想上予以重視、理論上不斷提升，還要能夠?qū)W以致用、真抓實干、迅速反應(yīng)，用理論聯(lián)系實際，積累工作經(jīng)驗，總結(jié)工作方法，練就扎實本領(lǐng)，精準預(yù)判用印過程中可能出現(xiàn)的各種突發(fā)情況，科學(xué)制定應(yīng)對方案和相關(guān)措施，有效化解印章使用與管理中的風(fēng)險隱患。

（1）練就“明辨真?zhèn)巍钡谋绢I(lǐng)。辦公人員既要熟悉掌握本部門的相關(guān)業(yè)務(wù)及印章管理規(guī)章制度，對能否用印情況、采取哪種用印審批程序進行甄別，做到心中有數(shù)、規(guī)范指導(dǎo)，又要嚴格把關(guān)，仔細辨別用印材料是否合規(guī)、是否存在空白表或摻雜其他無關(guān)材料等情況，認真區(qū)分文件、材料、合同等所加蓋的公章、印章是否有被篡改的嫌疑，避免造成巨大損失。

（3）練就“及時請示”的本領(lǐng)。面對一些非常規(guī)性用印事件且超出自身職能范圍時，辦公人員切忌私自做決定，必須及時向上級領(lǐng)導(dǎo)請示匯報，尋求妥當、合適、合規(guī)的處理辦法予以解決，不留任何風(fēng)險隱患。

2.3 加強溝通，減緩矛盾沖突規(guī)避風(fēng)險隱患

一般情況下，農(nóng)業(yè)科研院所的機關(guān)部門和基層研究單位較多，用印情況紛繁復(fù)雜。辦公人員與各部門、各單位之間加強溝通、互通有無，是減少矛盾沖突、規(guī)避風(fēng)險隱患、提高印章管理工作效率和質(zhì)量的有效途徑，也是健全完善印章管理制度、適度調(diào)整用印審批流程的可靠依據(jù)。

在常規(guī)性業(yè)務(wù)工作中，財務(wù)審計報表、項目合同、技術(shù)服務(wù)合同、聘用合同等材料的用印數(shù)量相對較多，通常需要使用院級公章、法人名章、法人簽字章等，辦公人員和使用人都承擔(dān)著較大的法律責(zé)任。一旦彼此之間溝通不暢，就會引發(fā)一些不必要的矛盾沖突。比如，有些使用人對于補蓋印章需要重新登記審批、已蓋章的作廢材料需要返還辦公人員進行銷毀等要求，認為比較麻煩，不愿意執(zhí)行。對此，辦公人員與各部門、各單位之間需要加強溝通協(xié)調(diào)、密切配合[5]，及時公開印章管理制度和用印審批系統(tǒng)流程，給予準確、耐心的說明，從而形成共識、相互理解，將各種潛在的風(fēng)險隱患消除在萌芽之中。

3 抵御印章管理各類風(fēng)險隱患的“硬法”

3.1 健全印章管理制度，優(yōu)化風(fēng)險防控體系

有完善的管理制度才有貫徹執(zhí)行的依據(jù)，有牢靠的防控體系才有抵御風(fēng)險隱患的“武器”。在印章管理工作中，只有規(guī)范操作，讓制度落地、落實、落細，充分發(fā)揮風(fēng)險防控體系的保障功能，才能避免各類問題發(fā)生。

（1）制定科學(xué)、規(guī)范、統(tǒng)一的印章管理辦法。根據(jù)例行和非例行工作內(nèi)容，明確經(jīng)辦人、審批人、管理人與使用人的責(zé)任，建立用印臺賬。比如，建立《例行工作院級印章使用登記表》《印章備案表》《作廢印章交接單》及非例行工作印章使用網(wǎng)上審批系統(tǒng)等，做到用印留痕，便于隨時追溯查看每次用印的使用人、經(jīng)辦人、審批人、管理人，認真厘清各自權(quán)責(zé)分工，確保審批和使用環(huán)節(jié)無任何紕漏。

（2）細化工作內(nèi)容和規(guī)范審批流程。針對例行工作內(nèi)容，根據(jù)院屬各單位的實際需求，制定不同分管部門的《例行工作院級印章使用登記表》及相應(yīng)的印章明細表，科學(xué)指導(dǎo)使用人嚴格按照規(guī)定流程，在對應(yīng)的登記表上正確填寫使用時間、使用人、文件材料名稱、用印數(shù)量、用印明細等相關(guān)信息，由分管領(lǐng)導(dǎo)審批簽字后蓋章，實現(xiàn)有據(jù)可查。對于非例行工作內(nèi)容，按照院級印章使用網(wǎng)上審批系統(tǒng)要求，上傳電子版用印材料，逐層逐級由分管領(lǐng)導(dǎo)、一把手審核批準，確認無誤后對紙質(zhì)版用印材料進行統(tǒng)一蓋章。

（3）建立嚴格的印章保管存放制度。實行印章專人專管[6]，配備2 名以上印章管理人員，明確分工職責(zé)，進行印章、鑰匙“雙保管”，并由印章管理人員親自用印，既不能隨便將印章交由他人代為使用，也不能讓印章離開其視線范圍，做到“章在人在、章不離手”，保證用印安全。如果印章管理人員因特殊情況需要離開，應(yīng)提前做好交接工作，由其他印章管理人員代為負責(zé)。

（4）實施主體問責(zé)與連帶責(zé)任機制。印章的日常管理與使用，要嚴格落實主體問責(zé)制，印章管理人員要事先明確用印材料的審批權(quán)限是否在審批領(lǐng)導(dǎo)權(quán)限范圍內(nèi)，確保審批內(nèi)容與用印材料內(nèi)容保持一致，審批領(lǐng)導(dǎo)也需要對用印材料進行事前審核、事后負責(zé)。特別是涉及財務(wù)資金的用印材料，必須核對好數(shù)據(jù)、金額等重要信息。一旦出現(xiàn)問題，審批領(lǐng)導(dǎo)需要承擔(dān)連帶責(zé)任。

（5）利用信息技術(shù)構(gòu)建風(fēng)險防控體系。借助現(xiàn)代化信息技術(shù)，采用電子印章，實行“一蓋一碼”，并建立印章使用信息數(shù)據(jù)庫，將項目申報、人事管理、合同審批、財務(wù)報表等業(yè)務(wù)工作用印情況和相關(guān)信息集中整合、錄入數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)“數(shù)據(jù)跑腿”，便于日后查閱與審核[7,8]，加強用印全流程安全防控，優(yōu)化風(fēng)險防控體系，提高用印效率和工作質(zhì)量。

3.2 明確蓋章要求，建立用印檢查監(jiān)督機制

做好印章管理工作“重”在對制度流程的貫徹執(zhí)行，“要”在對細節(jié)要求的全面把握和日常檢查、監(jiān)督管理，進而及時、準確、有效地應(yīng)對和化解各種風(fēng)險隱患。

（1）要明確印章加蓋要求。在落款處加蓋的印章要蓋在日期上方，并做到上不壓正文，下壓成文日期年、月、日中間。如果是一頁以上的文件材料，除特殊要求外，應(yīng)在簽章頁加蓋印章的同時加蓋騎縫章。此外，嚴禁違反相關(guān)規(guī)定在空白的承諾書、介紹信、合同、協(xié)議等材料上加蓋印章[9]。

（2）要規(guī)范用印材料格式和明確注意事項。對于需要加蓋印章的文件資料，一般要求其以公文格式為參考，如果格式不符合相關(guān)要求，則需要及時退回并要求修改，無誤后才能加蓋印章。在申請使用組織機構(gòu)代碼證復(fù)印件、法人身份證復(fù)印件等證件材料時，需要在上面注明用途、日期等才能予以加蓋印章并使用[10]。

（3）要建立用印檢查監(jiān)督機制。根據(jù)印章管理辦法和工作實際情況，制定相應(yīng)的檢查制度、審計標準、監(jiān)督條例，加強多方位監(jiān)管，便于發(fā)現(xiàn)問題及時糾正。對于偽造篡改公章和專用印章、擅自使用公章和專用印章等違法違規(guī)行為，要及時上報給主要領(lǐng)導(dǎo)，并移交給司法機關(guān)，追究涉事人員相關(guān)責(zé)任。

（4）要注意印章的定期清潔保養(yǎng)。去除油漬、污漬，并及時補充印油，盡可能使用同一品牌的印油，在不使用印油的情況下印章要離開印臺面，防止印油過多導(dǎo)致字跡和邊緣模糊，影響正常使用。

3.3 加強作廢印章管理，妥善處置不留后患

隨著農(nóng)業(yè)科研業(yè)務(wù)不斷發(fā)展、管理模式逐步完善、內(nèi)設(shè)機構(gòu)改革調(diào)整，之前使用的部分公章、印章可能需要作廢、更新，不再具有法律效力。對于這些作廢的公章、印章要及時、妥善地進行管理，嚴格按照規(guī)范流程處理、銷毀。

（1）要將作廢公章、印章及時收回。如果公章、印章所代表的機關(guān)部門或基層研究單位合并、撤銷，部門、單位名稱發(fā)生變更，亦或是原公章、印章毀損或作廢等情形發(fā)生后，持有原公章、印章的部門或單位應(yīng)根據(jù)農(nóng)業(yè)科研院所的相關(guān)決定將該公章、印章送交至管理部門或管理專人，而對于被盜、遺失的公章、印章，要在公示結(jié)束后經(jīng)公安部門審批同意，進行重新刻制。

（2）要對作廢公章、印章進行公示。負責(zé)作廢公章、印章管理的專職人員應(yīng)建立相關(guān)臺賬，注明接收時間、公章或印章名稱、送交部門、送交人、作廢原因等，并將作廢公章、印章及作廢情形進行公示，同時也要讓與其有業(yè)務(wù)關(guān)系的外部單位廣泛知曉。

（3）要對作廢公章、印章妥善處置。按照相關(guān)法律法規(guī)要求，將作廢的公章、印章送交到公安部門登記備案，預(yù)存期滿后予以銷毀；或者將作廢公章、印章送交到保密局涉密載體銷毀中心統(tǒng)一銷毀，防范化解重大風(fēng)險。

4 結(jié)語

印章看似雖小，但所承載的法律權(quán)限和效力較大，在農(nóng)業(yè)科研院所開展各項業(yè)務(wù)工作和加快科技創(chuàng)新、服務(wù)“三農(nóng)”過程中扮演著重要的角色，發(fā)揮著關(guān)鍵性作用。農(nóng)業(yè)科研院所應(yīng)將印章管理作為風(fēng)險防控工作的重要組成部分，堅持與時俱進，按照新時代下印章管理工作的新要求、新標準、新思路，不斷改進完善，提高工作能力水平，深入分析存在的各類問題與潛在風(fēng)險，軟硬并舉、精準施策，使印章管理工作更加科學(xué)化、規(guī)范化，在促進農(nóng)業(yè)經(jīng)濟高質(zhì)量發(fā)展中發(fā)揮真正作用和更大價值。