住房保障電子檔案管理工作實踐路徑

摘要：住房保障檔案的管理工作本質(zhì)上屬于一類專業(yè)性十分強，且查檔利用率很高的國家檔案管理工作。而且該項管理工作是否處理到位將直接關系到國民的切身利益，因此，重點做好該項管理工作的信息化建設工作十分有必要。為此，本次研究首先探討了住房保障檔案管理信息化建設的必要性，并提出了幾項影響住房保障電子檔案管理工作質(zhì)量的相關因素。隨后構建了智能化、高效化電子檔案管理系統(tǒng)，并分享了幾項電子檔案管理對策，希冀借此為相關人員提供參考。

關鍵詞：住房保障；電子檔案；管理

住房保障檔案主要用于指代在各項住房保障管理工作開展期間所形成的各項歷史記錄。該類記錄包括具有保存價值的文字、圖片、表格、數(shù)據(jù)、聲音、影像等多元形式的記錄內(nèi)容。隨著現(xiàn)代互聯(lián)網(wǎng)的普及和完善，計算機技術開始被應用于各行各業(yè)，檔案管理中對于計算機的應用也變得必不可少。在住房保障業(yè)務管理系統(tǒng)運行中，隨著時間的推移，電子文件數(shù)量不斷增加，從而使得住房保障檔案相關工作面臨著新的管理挑戰(zhàn)。因此，對于如何有效利用計算機與檔案管理智能化系統(tǒng)及平臺，做好住房保障電子檔案的管理工作，提升檔案管理安全，已經(jīng)成為重中之重。鑒于此，本次研究開展具有重要的現(xiàn)實意義。

一、住房保障檔案管理信息化建設的必要性

（一）有利于減少住房保障檔案管理工作量

在我國，現(xiàn)有的住房保障管理工作內(nèi)容涉及不同區(qū)域內(nèi)不同單位的住房保障機構部門。因此，當保障房需求者進行辦事時，不僅辦事流程復雜，還需要準備大量的審查資料。這增加了工作人員工作量，并且降低了工作效率[1]。因此，全面推進住房保障檔案信息化管理工作可以進一步提高工作人員的工作效率。同時，遵循規(guī)范化的管理流程指引下的檔案信息管理，可以提高信息管理的安全性，并加快辦事進程。由此可見，住房保障檔案信息化管理工作的順利推進，能夠全面提高檔案管理工作的質(zhì)量，實現(xiàn)綜合性信息管理平臺管控目標。

（二）有利于滿足住房保障管理工作需求

在我國，住房保障業(yè)務的辦理網(wǎng)點遍布全國各個街道，涉及的審核部門也比較多，涵蓋了民政、銀行等多個部門。因此，相應業(yè)務的處理和審核時長相對較長，導致住房保障工作日趨復雜。審核期間，不同部門需要審閱申請者的紙質(zhì)材料，進一步降低了審批效率，同時也給各類材料的管理帶來了巨大壓力[2]。為了解決這一問題，完善住房保障電子檔案管理工作非常重要。通過充分利用多部門資料平臺的共享方式，可以縮短材料受理、初審、復審等一系列流程的辦理時間。此外，加快住房保障電子檔案管理工作的信息化發(fā)展進程，也可以降低前臺業(yè)務辦理人員的工作難度，預防因業(yè)務能力問題導致業(yè)務流程無法推進的情況，從而提升住房保障工作質(zhì)量。

（三）與數(shù)字中國建設整體布局規(guī)劃目標相一致

住房保障管理部門重點做好電子檔案信息化管理工作，與數(shù)字中國建設的整體布局以及規(guī)劃目標設定具有高度一致性。一方面，在規(guī)劃指引下，管理人員可以更多地重視知識產(chǎn)權保護工作，對于檔案管理中所涉及的知識產(chǎn)權轉(zhuǎn)化及收益分配明確也更加了解[3]。另一方面，充分做好住房保障電子檔案管理工作，可以構筑更加可信、可控的數(shù)字安全屏障，同時也為網(wǎng)絡安全法律法規(guī)制度、政策體系的完善提供支持。此外，提升數(shù)據(jù)安全保障能力，還可以確保在住房保障電子檔案管理期間構建起更加細致的數(shù)據(jù)分類、分級保護基礎制度，最終為電子檔案數(shù)據(jù)安全預警及應急處理工作成效的提升起到促進作用。

二、影響住房保障電子檔案管理工作質(zhì)量的幾點因素

（一）電子檔案管理機制完善度不夠

目前，我國仍舊有部分地區(qū)并未建立完善的電子檔案管理機制，導致具體的檔案管理工作因缺乏制度約束而出現(xiàn)各類問題，影響了電子管理成效。具體而言，存在的制度管理問題體現(xiàn)在以下幾方面：其一，部分住房保障檔案管理部門執(zhí)行電子檔案管理流程，但在管理系統(tǒng)中，工作內(nèi)容主要集中在檔案目錄數(shù)據(jù)，尤其是大量的紙質(zhì)檔案信息并未納入數(shù)字化處理系統(tǒng)，導致電子檔案管理的成效并不理想。其二，部分檔案管理部門雖然制定了專項針對電子檔案管理的制度與機制，但實際執(zhí)行和落實方面還未到位。部門內(nèi)人員的執(zhí)行力不足也影響了電子檔案管理的效果。

（二）電子檔案管理人才缺失

部分住房保障管理部門在工作中，能夠滿足電子檔案信息化管理需求的專業(yè)人才數(shù)量并不多，且大部分一線檔案管理人員的年齡結構偏大。且存在部分人有“身兼多職”的情況，導致專業(yè)素養(yǎng)及能力與電子檔案管理崗位的需求不匹配，這影響到了檔案管理工作質(zhì)量的提升。此外，在開展檔案信息化管理工作時，部分檔案管理人員由于信息技術操作不熟練，無法很好地借助于網(wǎng)絡管理手段做好檔案安全管理，為電子檔案管理的安全風險埋下隱患。另外，在部分住房保障管理部門中，檔案的存儲與開發(fā)利用仍然以“紙質(zhì)+電子”互補模式為主，而這種管理模式已經(jīng)無法滿足當前的信息化檔案管理需求，并且在一定程度上限制了住房保障電子檔案工作的發(fā)展空間。

三、住房保障電子檔案管理系統(tǒng)建設

（一）總體目標

本次所開展的住房保障電子檔案管理系統(tǒng)建設工作，總體目標主要體現(xiàn)在下述兩個方面：其一，借助空間大數(shù)據(jù)組織模式的應用，建立全業(yè)務信息管理模式，為電子檔案的管理提供時空協(xié)同管理機制，為政府部門后續(xù)解決民生等問題提供更有效的電子檔案支持。其二，全面構建“MIS+GIS+移動互聯(lián)+住房保障”技術體系，并在此基礎上搭建能夠覆蓋本市管轄范圍的云應用平臺，通過信息化手段改進，以完成傳統(tǒng)住房保障電子檔案管理的目標。

（二）電子檔案管理系統(tǒng)建設內(nèi)容

在“互聯(lián)網(wǎng)+住房保障”下的電子檔案管理系統(tǒng)建設中，信息系統(tǒng)建設內(nèi)容主要如下。

1.云應用電子檔案管理平臺的建設

技術人員在進行“互聯(lián)網(wǎng)+住房保障”云應用電子檔案管理平臺建設時，應嚴格遵守“橫向劃分平臺，縱向劃分層次，模塊構建”的原則進行總體設計。同時，應嚴格遵守《住房保障數(shù)據(jù)標準》和《住房保障技術規(guī)范》的規(guī)定，構建如圖1所示的云平臺分層方式，以提高電子檔案信息的管理安全性。此外，還應通過優(yōu)化升級服務方式和實施內(nèi)外網(wǎng)隔離等措施，為系統(tǒng)提供各類管理應用。在核心運行模式應用下，應采用主流的面向服務架構（SOA），以實現(xiàn)模塊化、服務化和接口化的運行模式，提高運行平臺的建設質(zhì)量。

2.時空數(shù)據(jù)集成

電子檔案管理中，應用數(shù)控數(shù)據(jù)集成技術可以快速完成數(shù)據(jù)多維采集和處理工作，是一項有效的管理手段。在本次研究中，嚴格遵守了OCG規(guī)范及標準，成功完成了住房保障電子檔案的地理數(shù)據(jù)服務工作，通過這一工作實現(xiàn)了多源異構數(shù)據(jù)的集成共享。傳統(tǒng)的住房保障電子檔案管理系統(tǒng)主要根據(jù)全生命周期管理來展開，管理節(jié)點以業(yè)務流轉(zhuǎn)時間為主，建立了以時空數(shù)據(jù)采集、處理、存儲和發(fā)布為內(nèi)容的數(shù)據(jù)集成機制，全面提升了電子檔案管理的質(zhì)量。另外，在電子檔案管理中，還可以通過將不同時點的業(yè)務屬性數(shù)據(jù)綁定處理，完成時空和業(yè)務兩類數(shù)據(jù)的集成管理工作，進一步構建住房保障電子檔案的時空數(shù)據(jù)集成管理機制。

（三）住房保障電子檔案管理系統(tǒng)功能特點

在住房保障電子檔案管理中，涉及的業(yè)務信息管理均要求符合事實、數(shù)據(jù)、信息、知識、智能以及情報這六個鏈環(huán)的管理要求，才能更好地借助成果共享的方式，優(yōu)化檔案管理質(zhì)量。因此，通過規(guī)范數(shù)據(jù)采集方法，將過程和結果兩類數(shù)據(jù)信息都規(guī)劃在這六個鏈環(huán)內(nèi)，可以更好地保障住房業(yè)務中各類信息管理成效，尤其是生產(chǎn)要素及無形資產(chǎn)的管理。在圍繞住房保障業(yè)務進行檔案管理時，需要做好不同用戶、不同業(yè)務、不同部門的協(xié)調(diào)工作，設定房源以及保障對象作為載體，建立明確的信息節(jié)點。在處理節(jié)點期間，結合業(yè)務屬性去構建特定指標下的時間數(shù)據(jù)維度、類型數(shù)據(jù)維度以及區(qū)域數(shù)據(jù)維度，并結合不同維度的時空數(shù)據(jù)進行分析。重點評估現(xiàn)有電子檔案及未來檔案的歸納工作，為后續(xù)系統(tǒng)業(yè)務調(diào)整及數(shù)據(jù)檔案的優(yōu)化管理提供支持。此外，在進行住房保障電子檔案的全流程管控時，需要有序地組織不同時期、不同階段的信息管理工作，構建完整的全業(yè)務信息鏈管理機制，為住房保障電子檔案管理機制構建起到促進作用。

（四）基于GIS的時空協(xié)同數(shù)據(jù)組織模式構建

住房保障電子檔案管理中，關鍵內(nèi)容包括房源的保障、對象的保障以及資金的保障。本次研究主要應用到了時序數(shù)據(jù)挖掘技術，以更好地管理電子檔案中關于房源、對象及資金等關鍵指標相關的信息，為后續(xù)住房保障工作的順利推進提供支持。接著，在數(shù)據(jù)可視化技術的支持下，可以直觀地將檔案統(tǒng)計結果呈現(xiàn)給業(yè)務管理人員，為各類住房輔助決策的執(zhí)行提供有力的數(shù)據(jù)支持。此外，對住房保障電子檔案的管理類別劃分，可以將數(shù)據(jù)生產(chǎn)、數(shù)據(jù)處理、數(shù)據(jù)存儲、數(shù)據(jù)發(fā)布等作為劃分標準，使電子檔案內(nèi)容與住房保障業(yè)務屬性指標相對應，最終構建圍繞住房保障全周期管理為核心的電子檔案數(shù)控數(shù)據(jù)集中管理方法。具體構建方法如圖2所示。

圖2 住房保障電子檔案數(shù)據(jù)集成示意圖

四、住房保障電子檔案管理工作實踐路徑

（一）全面建立健全的電子檔案管理機制

作為住房保障相關部門，在進行內(nèi)部電子檔案管理時，注重加強住房保障檔案管理制度建設工作十分有必要。具體而言，應該重點做好下述工作內(nèi)容。

其一，針對現(xiàn)有的電子檔案管理制度加以健全。首先，應建立完善的住房電子檔案收集和歸檔制度，并完善電子檔案的歸檔督查機制。其次，需要結合電子檔案的管理，做好安全管理制度的供給工作，以全面覆蓋的方式加強檔案管理各個流程之間的銜接。最后，重點完善各項網(wǎng)絡相關聯(lián)的電子檔案管理制度，包括在網(wǎng)絡管理系統(tǒng)的驗收及保密論證方面也需做到位，對于各類計算機運行、軟件運行及傳輸管理等，也需做好制度建設工作。

其二，針對電子檔案安全管理網(wǎng)絡做好完善工作。首先，住房保障電子檔案管理部門負責人牽頭，由不同科室分別做好各自的檔案管理網(wǎng)絡管理工作，從電子檔案的接收到使用、從存檔再到歸檔等多個環(huán)節(jié)，都必須做好嚴格的管控工作，以此進一步落實檔案的管理負責制度。其次，電子檔案管理部門的責任主體必須嚴格按照權責一致的標準工作，建立檔案安全管理機制以第一責任人為工作指引。最后，對于檔案管理責任必須做好細化工作，權責劃分明確，才能促使所有電子檔案管理人員能夠各盡其責。

其三，強化電子檔案安全體系管理。目前，住房保障電子檔案管理想要實現(xiàn)“長治久安”，做好其信息安全管理工作不可或缺。首先，在權責一致的原則指導下，以第一責任人為核心，組建電子檔案安全管控機制。其次，應該在既有的人、物、技防等不同安全設施及基礎之上，做好檔案的載體保管工作，以此促進檔案信息的真實性。再次，應重點做好質(zhì)量認證管理工作，并依托訪問權限控制等手段，全面提升住房保障電子檔案信息的安全管理水平。最后，在規(guī)劃住房保障電子檔案期間，工作人員需要深入研究檔案的內(nèi)容、特征及信息形成規(guī)律，提前了解檔案載體及信息風險，以更好地評估并應對風險，最終優(yōu)化電子檔案安全管理效果。

（二）著重提升電子檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)

其一，全面提升檔案管理人員的業(yè)務能力。住房保障電子檔案管理人員的素質(zhì)水平直接決定了后續(xù)電子檔案管理工作的執(zhí)行進度和工作效果，因此作為管理人員自身，必須不斷提升個人的專業(yè)能力，尤其是計算機業(yè)務能力的提升方面，要重點投放精力做自我提升。其次，除了基礎的文字處理、檔案排版及郵件收發(fā)等基礎技術的應用，檔案管理人員還需要重點處理及操作多媒體文件，并熟練完成電子文件的可靠身份識別和文件權限控制等工作。

其二，住房保障電子檔案管理部門應該定期組織業(yè)務培訓工作。組織檔案管理業(yè)務培訓時，想要提升管理人員的檔案模板管理能力，優(yōu)化軟件操作能力，必須在業(yè)務培訓期間增加智能管理系統(tǒng)操作這一培訓內(nèi)容。此外，還應及時更新一些緊急培訓內(nèi)容，確保所有管理人員都能熟練操作各項電子檔案管理系統(tǒng)。還應要求參與電子檔案管理的工作人員定期學習相關文件，熟練掌握各項檔案管理流程，并根據(jù)相關要求和規(guī)定完成電子檔案管理工作。在數(shù)據(jù)格式統(tǒng)一的前提下，實現(xiàn)住房保障電子檔案管理的現(xiàn)代化和標準化管理目標。

其三，強化住房保障電子檔案的檢索服務能力。一套規(guī)范性更強的電子檔案信息資源庫，可以提供門類更加齊全且內(nèi)容更加豐富的檔案及結構化信息，從而增強電子檔案的數(shù)據(jù)檢索能力。同時，還應做到數(shù)據(jù)源頭采集和文檔數(shù)據(jù)管理之間的無縫銜接，以進一步提升電子檔案中結構化和非結構化數(shù)據(jù)的質(zhì)量。這樣才能滿足不同用戶對于檔案業(yè)務信息的檢索需求，優(yōu)化檔案數(shù)據(jù)檢索的查準率和響應速度，最終實現(xiàn)住房保障電子檔案管理的提質(zhì)增效管理目標。

五、結束語

綜上所述，住房保障電子檔案管理工作進行中。想要進一步提升管理工作質(zhì)量，首先應該規(guī)劃更加完善的住房保障管理機制，為執(zhí)行各項管理工作提供制度支持。其次，應該組建更具智慧性的電子檔案管理系統(tǒng)，提升電子檔案管理的高效性與信息化水平。此外，還應該著重提升住房保障電子檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)，最終為檔案管理的工作品質(zhì)及管理安全優(yōu)化奠定堅實的基礎。

作者單位：楊國明 白城市住房公積金管理中心

參? 考? 文? 獻

[1]施偉華.建設領域電子文件全生命周期管理探索[J].新絲路，2020（10）：190-191.

[2]李國強.住宅專項維修資金檔案電子化管理探索——以日照市智慧維修資金信息化建設應用為例[J]. 中國房地產(chǎn)（上旬刊），2022（7）：59-64.

[3]黃曉衛(wèi).商品房登記檔案實行“單套制”的可行性思考[J].科學與財富，2021，13（5）：20.

楊國明（1976.01-），男，本科，館員，研究方向：檔案管理、電子檔案。