提升醫(yī)院檔案管理工作質(zhì)效策略研究

摘 要：在社會(huì)經(jīng)濟(jì)和醫(yī)療事業(yè)不斷發(fā)展的當(dāng)今社會(huì)，人們對(duì)醫(yī)療行業(yè)的各項(xiàng)工作水平和要求進(jìn)一步提高，但是，必須認(rèn)識(shí)到的是，現(xiàn)在各大醫(yī)院在檔案管理方面的工作仍舊面臨著或多或少的問(wèn)題，應(yīng)當(dāng)成為有關(guān)工作者重點(diǎn)研究和妥善解決的核心課題。結(jié)合相應(yīng)的資料分析不難發(fā)現(xiàn)，現(xiàn)階段國(guó)內(nèi)醫(yī)院的醫(yī)療服務(wù)范圍持續(xù)擴(kuò)大，而相關(guān)工作的檔案管理任務(wù)也較以前變得更為繁重，其中也必然會(huì)暴露出一系列問(wèn)題。基于這一系列客觀事實(shí)，筆者結(jié)合個(gè)人工作經(jīng)驗(yàn)和對(duì)有關(guān)研究成果的學(xué)習(xí)和分析，依托文獻(xiàn)查閱、案例分析等方法獲取有關(guān)資訊，圍繞“提升醫(yī)院檔案管理工作效能策略研究”一題撰寫本文，并提出若干見解和策略性建議，以資諸位參閱、分析。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院；檔案管理；問(wèn)題；意義；優(yōu)化策略

醫(yī)院是保障居民健康服務(wù)的單位，業(yè)務(wù)內(nèi)容豐富且服務(wù)鏈條較長(zhǎng)，容易產(chǎn)生數(shù)量較大的信息數(shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)對(duì)于醫(yī)院工作質(zhì)量的提高、相關(guān)行業(yè)的規(guī)范發(fā)展以及人員隊(duì)伍的有效管理都是非常重要的。此外，這些數(shù)據(jù)信息常常還有著一定的舉證效力和佐證價(jià)值，甚至有著比較重要的法律影響，能夠成為醫(yī)療管理、服務(wù)工作所必需的參考依據(jù)，倘若不能做到妥善保存、有效管理，勢(shì)必會(huì)給醫(yī)療工作者個(gè)人甚至醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展帶來(lái)極大的負(fù)面影響。因此，醫(yī)院檔案管理優(yōu)化工作就顯示出了重要性和緊迫性，相關(guān)工作的負(fù)責(zé)人員務(wù)必要進(jìn)一步提升自己的工作能力和綜合素養(yǎng)，為對(duì)醫(yī)療事業(yè)的健康發(fā)展提供更為可靠的保障。

一、醫(yī)院檔案管理工作中存在的主要問(wèn)題

隨著人口基數(shù)不斷擴(kuò)大和居民健康意識(shí)顯著增強(qiáng)，前往醫(yī)院接受醫(yī)療、保健服務(wù)的人數(shù)不斷增加，醫(yī)療檔案的數(shù)量和種類也會(huì)變得更多且更多元化，各種各樣復(fù)雜的問(wèn)題也會(huì)隨之被暴露出來(lái)。筆者在實(shí)際的工作調(diào)查中獲悉，現(xiàn)階段，在醫(yī)院檔案管理工作中存在檔案資料類別劃分不精細(xì)、工作人員素質(zhì)提升緩慢以及缺少集中化的檔案管理工作理念，以及綜合管理水平有待提高等問(wèn)題。

第一，是檔案資料類別劃分不夠精細(xì)。檔案資料搜集和整理工作質(zhì)量和效率不高，醫(yī)院對(duì)其投入的資金和人力資源也非常有限，在客觀上導(dǎo)致檔案管理工作變得更加繁重，很容易出現(xiàn)資料的填寫、整理分類等錯(cuò)誤。這一系列問(wèn)題的出現(xiàn)，不僅會(huì)使前來(lái)接受醫(yī)療保健服務(wù)的居民對(duì)醫(yī)院失去基本的信任，同時(shí)，也會(huì)在客觀層面上妨礙醫(yī)院以及醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展。

第二，是檔案管理工作人員業(yè)務(wù)素質(zhì)提升緩慢。醫(yī)院中的檔案管理工作人員有很多并非專職工作人員，而是由各個(gè)科室的醫(yī)生、護(hù)士乃至后勤人員兼職負(fù)責(zé)，這一部分人員在關(guān)于檔案收集、整理和分類等管理方面的業(yè)務(wù)能力均有很大的提高空間。同時(shí)，由于他們?nèi)狈n案管理相關(guān)方面的專業(yè)知識(shí)，更容易在工作中出現(xiàn)不同方面的錯(cuò)誤和紕漏。

第三，是缺少集中化的檔案管理工作理念。每一個(gè)檔案管理工作人員所熟悉和擅長(zhǎng)的管理策略不盡相同，因此，在開展管理工作交接時(shí)難免會(huì)出現(xiàn)一些問(wèn)題。尤其是在檔案資料的管理方面，由于一些檔案要先完成類別的劃分，如果在這方面無(wú)法形成統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，必然會(huì)因?yàn)闄n案管理人員工作習(xí)慣的不同而無(wú)法形成制式模式，從而給檔案資料的后續(xù)調(diào)取和查閱帶來(lái)很多麻煩，甚至?xí)?dǎo)致資料歸類錯(cuò)誤的出現(xiàn)。

第四，是綜合管理水平有待提高。具體到醫(yī)療服務(wù)單位而言，相關(guān)工作的管理者仍舊沿用傳統(tǒng)的管理理念和策略，因?yàn)楫?dāng)前接受醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)的人數(shù)不斷增加，檔案資料的種類越來(lái)越繁多，倘若仍舊以傳統(tǒng)人工查閱的方式去篩取目標(biāo)數(shù)據(jù)，一方面，會(huì)耗費(fèi)大量的時(shí)間；另一方面，也會(huì)導(dǎo)致一系列錯(cuò)誤的出現(xiàn)，對(duì)于提高醫(yī)院辦事效率和醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的建設(shè)都是極為不利的。另外，即便是應(yīng)用了信息化管理的醫(yī)院，有些工作人員在該方面的技術(shù)學(xué)習(xí)和應(yīng)用意識(shí)不夠，所以，在事實(shí)上仍舊保留著在“傳統(tǒng)為主＋信息化為輔”的工作模式，無(wú)法給解決檔案管理的有關(guān)問(wèn)題帶來(lái)實(shí)質(zhì)性的幫助。

二、完善醫(yī)院檔案管理工作的重要意義

就其本質(zhì)而言，醫(yī)院所提供的是典型的社會(huì)保障和服務(wù)，因此，相關(guān)的工作人員必須高度重視與之有關(guān)的各項(xiàng)工作環(huán)節(jié)，以此為依托開展體系性的檔案管理。在具體開展檔案管理工作的過(guò)程中，檔案工作人員要重點(diǎn)做好檔案管理制度建設(shè)、檔案管理水平提升、檔案管理人員素養(yǎng)提升以及引入和應(yīng)用先進(jìn)檔案管理技術(shù)等四個(gè)方面的工作。

1.建立健全檔案管理制度。對(duì)于醫(yī)院開展檔案管理工作而言，相關(guān)管理制度的體系化、規(guī)范化和精細(xì)化設(shè)計(jì)具有十分重要的意義。檔案管理制度能夠?qū)n案材料具體的存放位置、調(diào)取要求和流程等做出明確、具體的規(guī)定，并要求有關(guān)部門委派專門人員來(lái)完成檔案資料的搜集、整理和保存工作，以此規(guī)避由于“各行其是”而出現(xiàn)檔案資料內(nèi)容錯(cuò)誤、不全等問(wèn)題，還可以對(duì)工作人員的業(yè)務(wù)行為做出有效的規(guī)范，從人員保障角度出發(fā)，提高檔案材料的規(guī)范性、安全性和有序性。

2.立足于檔案管理水平提升的角度。由于接受醫(yī)療保健服務(wù)的人數(shù)不斷增加，檔案管理人員務(wù)必要進(jìn)一步強(qiáng)化對(duì)就診人員信息的管理力度，做好信息核對(duì)工作，以更為體系性、鏈條性的模式來(lái)節(jié)省檔案資料的收錄、保存、調(diào)取成本，提高資料的類型歸納、主題表現(xiàn)和形式統(tǒng)籌精度，以此來(lái)確保后續(xù)的信息查詢活動(dòng)具有更高的效率和準(zhǔn)確度，節(jié)省更多的時(shí)間和人力成本。

3.對(duì)于檔案管理人員素養(yǎng)提升來(lái)講，囿于現(xiàn)實(shí)條件的種種制約，目前的醫(yī)院檔案管理活動(dòng)很多是由非專業(yè)人員負(fù)責(zé)，所以，醫(yī)院必須提高招聘檔案管理工作人員的“門檻”，并要對(duì)現(xiàn)有的檔案管理人員做好專業(yè)知識(shí)、技術(shù)和理念的培訓(xùn)工作，重點(diǎn)突出檔案管理信息化方面的培訓(xùn)力度，從更為科學(xué)的角度出發(fā)提升現(xiàn)代檔案管理學(xué)、資料學(xué)、文獻(xiàn)學(xué)等專業(yè)知識(shí)、技法在相關(guān)崗位工作人員職業(yè)視野中的“出鏡率”，以此來(lái)為檔案管理工作的高質(zhì)效開展提供人才隊(duì)伍保障。

4.引入和應(yīng)用先進(jìn)的檔案管理技術(shù)?，F(xiàn)階段，社會(huì)各行業(yè)都乘上了智能化、信息化技術(shù)的“東風(fēng)”，所以，在檔案管理工作方面，醫(yī)院應(yīng)當(dāng)科學(xué)、合理地采用智能化、信息化技術(shù)，并結(jié)合相應(yīng)的培訓(xùn)機(jī)制和平臺(tái)，提高檔案管理工作人員對(duì)檔案管理信息化技術(shù)的使用水平，進(jìn)一步提高醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)代化水平。

三、完善醫(yī)院檔案管理工作的具體策略

醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)層、檔案管理部門及其相關(guān)責(zé)任人員，需要對(duì)檔案管理工作的開展意義和現(xiàn)階段所存在的問(wèn)題形成統(tǒng)一認(rèn)識(shí)，以此為基準(zhǔn)設(shè)計(jì)、執(zhí)行系統(tǒng)性的靶向工作優(yōu)化策略，重點(diǎn)圍繞加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)、對(duì)檔案科學(xué)分類和有序整理、合理應(yīng)用大數(shù)據(jù)與云計(jì)算等技術(shù)、規(guī)范管理程序等主題，確保醫(yī)院檔案管理工作的質(zhì)量和效率提升。

1.加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)

“人才是事業(yè)之本”，任何一項(xiàng)事業(yè)的順利推進(jìn)都離不開一支高素質(zhì)的工作隊(duì)伍，而對(duì)人才隊(duì)伍的建設(shè)無(wú)疑是推動(dòng)相關(guān)事業(yè)持續(xù)發(fā)展、優(yōu)化的第一要?jiǎng)?wù)。因此，檔案管理人才培養(yǎng)必然要成為醫(yī)院檔案管理工作的重中之重。筆者在之前的內(nèi)容中已提到，目前參與醫(yī)院檔案管理工作的工作人員大多是兼職，就算是專職工作者，很多也是從其他工作領(lǐng)域轉(zhuǎn)崗來(lái)的。這些檔案管理工作人員缺少系統(tǒng)性的專業(yè)培訓(xùn)，在檔案管理方面的知識(shí)和操作技能也比較缺乏，難以通過(guò)積極的態(tài)度去主動(dòng)學(xué)習(xí)有關(guān)領(lǐng)域的知識(shí)和技術(shù)，無(wú)法保證自身檔案管理工作的開展質(zhì)量和效率。檔案管理人員是執(zhí)行醫(yī)院檔案管理工作的主體，其業(yè)務(wù)素質(zhì)直接影響乃至決定了該項(xiàng)工作的開展效果。

為了進(jìn)一步提高醫(yī)院檔案管理工作的質(zhì)量和水平，必須建立起一支素質(zhì)過(guò)硬的專業(yè)隊(duì)伍。一方面，培養(yǎng)其扎實(shí)的檔案管理專業(yè)“基本功”，從檔案管理學(xué)等專業(yè)的基礎(chǔ)領(lǐng)域切入開展相關(guān)技術(shù)的理論介紹和實(shí)踐培訓(xùn)，在工作環(huán)節(jié)、步驟、技法和標(biāo)準(zhǔn)上打牢“地基”；另一方面，還要使其形成良好的職業(yè)道德素養(yǎng)，以積極、主動(dòng)的姿態(tài)來(lái)學(xué)習(xí)檔案業(yè)務(wù)知識(shí)、理念和方法，自覺地為自身崗位綜合素養(yǎng)的提升樹立更新的目標(biāo)，積極創(chuàng)新醫(yī)院檔案管理工作，并嚴(yán)格遵守醫(yī)院檔案管理工作的各項(xiàng)規(guī)章制度，以此來(lái)保證檔案管理工作的規(guī)范化、科學(xué)化和標(biāo)準(zhǔn)化。此外，還要做好檔案管理的安全防范工作，嚴(yán)格規(guī)范檔案資料的收錄、調(diào)取、查閱流程和標(biāo)準(zhǔn)，從而為整體層面的檔案管理工作高質(zhì)量、高效率開展，提供強(qiáng)有力的保障。

2.對(duì)檔案開展科學(xué)分類和有序整理

醫(yī)院所面向的服務(wù)對(duì)象是來(lái)自社會(huì)各領(lǐng)域、各地區(qū)的人員，成分復(fù)雜、流動(dòng)性強(qiáng)，同時(shí)，各個(gè)群體所提出的醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)要求也多元化，很容易出現(xiàn)“眾口難調(diào)”的現(xiàn)象。在這樣的情況下，醫(yī)院也難免會(huì)在信息處理、資金流通以及藥物、器械資源整合等方面遇到較多的問(wèn)題，對(duì)應(yīng)的檔案材料也會(huì)出現(xiàn)多方面的變數(shù)，這就在客觀上對(duì)醫(yī)院檔案的科學(xué)分類和有序整理提出了更多、更高的要求。此外，醫(yī)院的檔案管理工作除了要參考檔案材料劃分標(biāo)準(zhǔn)外，還需要考慮到醫(yī)院自身的實(shí)際工作需求，使檔案管理工作更能為醫(yī)院的綜合發(fā)展提供助力，這就在客觀上增加了檔案管理工作的執(zhí)行維度和考量基點(diǎn)，也會(huì)對(duì)工作的優(yōu)化提出更高的要求。

為了保證對(duì)醫(yī)院檔案展開科學(xué)分類和有序整理，有關(guān)部門和工作人員必須對(duì)檔案做出更為嚴(yán)格的分類標(biāo)準(zhǔn)和體系構(gòu)建，并結(jié)合醫(yī)院的實(shí)際使用訴求來(lái)制定和實(shí)施精細(xì)化的制度框架。醫(yī)院檔案的管理工作，一方面，要為醫(yī)療保險(xiǎn)工作的管理提供準(zhǔn)確、翔實(shí)的信息參考，切實(shí)提高信息源、信息采集路徑和信息歸納點(diǎn)之間多維路徑的構(gòu)建精度；另一方面，也要保障就診人員的切身利益，真正尊重就診人員的隱私權(quán)，對(duì)相關(guān)信息的歸檔工作做出更為嚴(yán)格的規(guī)范和要求。因此，在制定、實(shí)施相應(yīng)的工作執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)時(shí)，有關(guān)部門和責(zé)任人員需要立足于現(xiàn)實(shí)情況和實(shí)際需求，考慮多方面的現(xiàn)實(shí)因素，突出“規(guī)范性”和“條理性”，對(duì)標(biāo)檔案材料的搜集、分類、整理、檢索、調(diào)取和應(yīng)用等核心環(huán)節(jié)，擴(kuò)大相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)、制度的涵蓋范疇。為了進(jìn)一步提高醫(yī)院檔案管理工作的執(zhí)行水平，有關(guān)部門和責(zé)任人員還需要結(jié)合新時(shí)代的發(fā)展特征和訴求，不斷創(chuàng)新突破，為醫(yī)院健康穩(wěn)定發(fā)展提供有力的保障條件。

3.合理應(yīng)用大數(shù)據(jù)與云計(jì)算等先進(jìn)技術(shù)

信息技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)的快速發(fā)展帶動(dòng)了很多行業(yè)的高效發(fā)展，大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等先進(jìn)技術(shù)也在相關(guān)需求的作用下應(yīng)運(yùn)而生，給醫(yī)院檔案管理工作的優(yōu)化開展提供了一條不錯(cuò)的思路。對(duì)云計(jì)算和大數(shù)據(jù)技術(shù)的有效應(yīng)用能夠給醫(yī)院檔案數(shù)字化管理帶來(lái)重要的技術(shù)保障?！霸票P”也是當(dāng)下最為高效的信息儲(chǔ)存模式，在現(xiàn)實(shí)的信息管理活動(dòng)中具有很大的應(yīng)用價(jià)值，可以給管理者帶來(lái)降低管理成本、提高管理精度和效率以及拓展信息表現(xiàn)和存儲(chǔ)模式等多方面的益處。

另外，對(duì)大數(shù)據(jù)和云計(jì)算技術(shù)的多元應(yīng)用能夠?qū)驮\人員個(gè)人信息做到更深層面的挖掘和提取，進(jìn)一步提高相關(guān)檔案信息的利用價(jià)值和效率，省去了很多傳統(tǒng)檔案建設(shè)過(guò)程中所要投入的環(huán)節(jié)性成本。同時(shí)，大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用于醫(yī)院檔案數(shù)字化建設(shè)，給就診人員帶來(lái)更為方便的信息錄入和查詢體驗(yàn)，并在信息保密等方面給予更多的安全保障，有效優(yōu)化了檔案建設(shè)和管理工作為就診人員帶來(lái)的客觀參與感受，也給優(yōu)化檔案管理工作提供了技術(shù)支持。

4.規(guī)范檔案管理工作程序

因?yàn)獒t(yī)院檔案管理工作程序還沒有規(guī)范性要求和標(biāo)準(zhǔn)，相應(yīng)的管理制度也不夠統(tǒng)一，導(dǎo)致不同地區(qū)、不同醫(yī)院的檔案管理理念、方法和效果存在很大的差異性，在一定程度上增加了區(qū)域之間實(shí)現(xiàn)檔案資料協(xié)同共享、共管和共建的難度。對(duì)于醫(yī)院檔案管理工作人員來(lái)說(shuō)，哪些材料應(yīng)當(dāng)整理成檔案要被劃分為什么類型、檔案的保存時(shí)效是多少、在失效后應(yīng)當(dāng)以怎樣的方式銷毀、不同類型的檔案要采取何種保存方式或保密級(jí)別等問(wèn)題都需要從標(biāo)準(zhǔn)化的制度中得到解答。

若要進(jìn)一步優(yōu)化醫(yī)院檔案管理工作程序，醫(yī)院有關(guān)部門和責(zé)任人員應(yīng)當(dāng)結(jié)合實(shí)際情況、現(xiàn)實(shí)需求以及發(fā)展規(guī)劃，對(duì)有關(guān)材料立卷歸檔的內(nèi)容、標(biāo)準(zhǔn)、水平、保管和利用等做出更為細(xì)致的標(biāo)準(zhǔn)，并明確相關(guān)部門、人員的責(zé)權(quán)范圍，在保證工作效率、質(zhì)量的前提下，進(jìn)一步簡(jiǎn)化檔案管理工作的流程環(huán)節(jié)，從制度層面保證檔案管理工作順利開展，讓相關(guān)工作的執(zhí)行變得“有‘法可依，有章可循”。此外，農(nóng)村地區(qū)和城鄉(xiāng)接合地區(qū)的醫(yī)院檔案管理工作，還需要重點(diǎn)根據(jù)當(dāng)?shù)厝丝诹鲃?dòng)性強(qiáng)、區(qū)域性或行業(yè)性疾病發(fā)病率較高以及就診費(fèi)用繳納方式復(fù)雜等情況，完善人文性保障措施的制度建設(shè)，以此來(lái)體現(xiàn)檔案管理工作的人性化和靈活性。同時(shí)，還要考慮到當(dāng)?shù)鼐用窬W(wǎng)絡(luò)使用條件較差等現(xiàn)實(shí)因素，采取適當(dāng)?shù)谋Ｕ洗胧?，建立、健全“線上＋線下”的復(fù)合式檔案資源收集、歸納渠道體系等。

醫(yī)院檔案管理部門和有關(guān)工作人員還需要在檔案內(nèi)容的更新上保持靈活的工作思路，在遵循基本管理制度的前提下，對(duì)一些涉及重大疾病診治、醫(yī)療保險(xiǎn)、藥品及醫(yī)療器械采買等重點(diǎn)檔案資料延長(zhǎng)保管，在最大限度上規(guī)避相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)，保證醫(yī)院整體發(fā)展方向的正確性和規(guī)范性。

四、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，醫(yī)院檔案管理工作是和人們切身利益息息相關(guān)的重要工作，也是彰顯我國(guó)社會(huì)主義性質(zhì)的核心事業(yè)，應(yīng)當(dāng)也必須得到相關(guān)部門和責(zé)任人員的高度重視、深入研究和大力優(yōu)化。

因此，針對(duì)醫(yī)院檔案管理工作中所存在的一系列問(wèn)題，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)和檔案工作人員務(wù)必要積極履行職責(zé)，有效規(guī)范檔案管理工作的開展方向、方法和流程，并運(yùn)用先進(jìn)的技術(shù)手段，探索新的工作機(jī)制和方法，夯實(shí)各級(jí)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)的檔案管理水平。只有這樣，才能充分發(fā)揮醫(yī)院檔案管理“以人為本、服務(wù)一生”的理念，促進(jìn)社會(huì)的和諧發(fā)展。

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（作者單位：濰坊市皮膚病防治所）

作者簡(jiǎn)介：曹德軍（1969—），男，漢族，山東濰坊人，本科，檔案館員，研究方向：檔案管理。