人工智能在現(xiàn)代人事檔案管理中的應(yīng)用

摘 要：在現(xiàn)代人事檔案管理工作開(kāi)展中，想要實(shí)現(xiàn)智能化管理目標(biāo)，就需要積極圍繞館舍做好實(shí)體場(chǎng)景的智能化建設(shè)。同時(shí)，在檔案管理方面，也需要積極引進(jìn)智能化管理手段。在針對(duì)現(xiàn)代人事檔案管理工作展開(kāi)智能化處理時(shí)，處理的重點(diǎn)應(yīng)該著重劃分為兩方面，分別是信息管理和實(shí)體設(shè)備設(shè)施管理的智能化，并需要充分將信息管理智能化作為管理工作開(kāi)展的核心內(nèi)容。為此，本次研究中先行探討了現(xiàn)代人事檔案管理人工智能技術(shù)的應(yīng)用優(yōu)勢(shì)，隨后圍繞現(xiàn)代人事檔案管理系統(tǒng)智能化建設(shè)基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施配置展開(kāi)分析，并提出了幾種可行性較高的智能化管理策略，為相關(guān)人員提供參考。

關(guān)鍵詞：現(xiàn)代人事檔案；人工智能；檔案管理

隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的來(lái)臨，越來(lái)越多的人工智能技術(shù)開(kāi)始應(yīng)用于社會(huì)各領(lǐng)域，其應(yīng)用程度與應(yīng)用范圍也在不斷擴(kuò)展?，F(xiàn)代人事檔案管理工作作為企事業(yè)單位運(yùn)營(yíng)管理內(nèi)容的重要構(gòu)成部分，重點(diǎn)做好人事檔案信息的管控和處理，對(duì)于企事業(yè)單位的數(shù)據(jù)資源調(diào)配和使用，可以發(fā)揮出十分顯著的促進(jìn)作用。因此，著重結(jié)合大數(shù)據(jù)智能技術(shù)，針對(duì)現(xiàn)代人事檔案管理工作開(kāi)展智能化建設(shè)，想要達(dá)成理想的管理成效，全面且深入挖掘檔案信息技術(shù)的最大價(jià)值，是現(xiàn)代人事檔案管理工作推進(jìn)的關(guān)鍵內(nèi)容。

一、現(xiàn)代人事檔案管理中人工智能技術(shù)的應(yīng)用優(yōu)勢(shì)探討

第一，利于提升檔案信息檢索的便捷性。在傳統(tǒng)的人事檔案管理工作中，信息檢索主要通過(guò)人工處理完成，檢索量大、檢索難度高，很容易出現(xiàn)檢索結(jié)果錯(cuò)誤或重復(fù)等問(wèn)題，這對(duì)于企事業(yè)單位構(gòu)建長(zhǎng)遠(yuǎn)統(tǒng)籌發(fā)展機(jī)制產(chǎn)生極大不利。同時(shí)，隨著企事業(yè)單位經(jīng)營(yíng)規(guī)模的擴(kuò)大，人事檔案信息量也會(huì)隨之增大，為信息檢索增加新的挑戰(zhàn)。面對(duì)上述情況，充分將人工智能技術(shù)融入檢索工作中，不僅利于優(yōu)化系統(tǒng)檢索功能，工作人員還可以實(shí)時(shí)借助于智能檢索技術(shù)，完成人事檔案所需資料的針對(duì)性檢索，在加快檢索速度、提升檢索效率的同時(shí)，為企事業(yè)單位戰(zhàn)略規(guī)劃帶來(lái)助力。

第二，利于提升檔案資源利用率。人事檔案資料是企事業(yè)單位十分重要的數(shù)據(jù)資源，對(duì)各項(xiàng)管理工作的順利展開(kāi)具有十分關(guān)鍵的影響。

同時(shí)，還能夠?yàn)閱挝欢囗?xiàng)工作流程的順利推進(jìn)提供更可靠的支持與保障，能夠?yàn)閱挝桓黜?xiàng)發(fā)展改革制度的推行提供強(qiáng)有力的數(shù)據(jù)支撐，為企事業(yè)單位的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展指明未來(lái)發(fā)展方向，將客觀數(shù)據(jù)的應(yīng)用價(jià)值和應(yīng)用形式充分體現(xiàn)出來(lái)。但是，分析傳統(tǒng)的人事檔案資料管理工作現(xiàn)狀發(fā)現(xiàn)，由于資料信息內(nèi)容比較復(fù)雜，想要真正將檔案的管理價(jià)值發(fā)揮出來(lái)，受限因素很多，導(dǎo)致檔案的實(shí)際管理功能和價(jià)值發(fā)揮空間受限。那么，重點(diǎn)針對(duì)人事檔案管理工作開(kāi)展現(xiàn)代化轉(zhuǎn)型，促使檔案信息朝向數(shù)字化方向發(fā)展已經(jīng)成為發(fā)展趨勢(shì)。此時(shí)，在現(xiàn)代人事檔案管理中充分應(yīng)用人工智能技術(shù)開(kāi)展各項(xiàng)工作，組建起運(yùn)行更加高效的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，并通過(guò)電子形式將檔案信息融入管理中，可以更好地借助計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用，構(gòu)建可促進(jìn)提升檔案利用率提升的智能識(shí)別系統(tǒng)，快速識(shí)別并儲(chǔ)存語(yǔ)音或視頻形式的人事檔案內(nèi)容，可以降低檔案管理資金投入，提升檔案管理數(shù)字化水平，最終達(dá)成全方位、更立體的現(xiàn)代人事檔案管理目標(biāo)。

第三，嚴(yán)格控制檔案管理出錯(cuò)率。在現(xiàn)代人事檔案管理中，要求管理工作必須遵守嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓芾碓瓌t，認(rèn)真對(duì)待每個(gè)檔案管理流程，如此，才能避免出現(xiàn)數(shù)據(jù)遺漏等問(wèn)題。此時(shí)，將人工智能技術(shù)有效引進(jìn)管理工作過(guò)程中，能夠從根源上把控管理錯(cuò)誤率，且智能管理系統(tǒng)的搭建，還能在檔案檢索時(shí)以關(guān)鍵詞為檢索依據(jù)，縮減檔案調(diào)閱與查找時(shí)長(zhǎng)。

第四，利于實(shí)現(xiàn)檔案自動(dòng)化管理。在傳統(tǒng)檔案管理中，每個(gè)管理人員的檔案分類(lèi)習(xí)慣有所差異，而在人工智能技術(shù)支持下建立的檔案管理系統(tǒng)，能夠全面、統(tǒng)一檔案的分類(lèi)排序標(biāo)準(zhǔn)，并將智能搜索技術(shù)添加到系統(tǒng)中，按照檔案信息的相關(guān)性完成數(shù)據(jù)的精準(zhǔn)排序，提升檔案管理自動(dòng)化成效。

此外，伴隨著當(dāng)下智能機(jī)器人語(yǔ)言處理系統(tǒng)的持續(xù)升級(jí)與優(yōu)化，智能檔案管理系統(tǒng)也在機(jī)器人學(xué)習(xí)技術(shù)的支持下，不斷對(duì)用戶數(shù)據(jù)檢索偏好做深度挖掘和分析，并借助于大數(shù)據(jù)技術(shù)反饋給用戶精準(zhǔn)的檔案信息，促使人事檔案的自動(dòng)化管理水平進(jìn)一步提升。

二、現(xiàn)代人事檔案管理系統(tǒng)智能化建設(shè)基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施配置

1.機(jī)房資源配置

現(xiàn)代人事檔案管理的機(jī)房資源配置，需要分析檔案數(shù)據(jù)資源的使用功能需求，包括資源的存儲(chǔ)、加工以及信息的處理三項(xiàng)工作任務(wù)。因此，在配置人事檔案機(jī)房資源時(shí)，應(yīng)該配置服務(wù)器、交換機(jī)和大容量的存儲(chǔ)單元。想要機(jī)房資源管理配置設(shè)備設(shè)施平穩(wěn)運(yùn)行，需在檔案機(jī)房?jī)?nèi)配置包括溫度與濕度控制設(shè)備、供電設(shè)備及監(jiān)控設(shè)備等基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施。利用此類(lèi)設(shè)備設(shè)施能夠第一時(shí)間識(shí)別機(jī)房?jī)?nèi)可能出現(xiàn)的火情、人為破壞等情況，以此全面保障檔案資料管理的安全性。

2.軟件及硬件設(shè)備設(shè)施配置

在現(xiàn)代人事檔案信息化管理工作中，軟件及硬件設(shè)備設(shè)施的配置，包括網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、計(jì)算機(jī)服務(wù)器以及存儲(chǔ)設(shè)備等是開(kāi)展人事檔案管理工作必備的設(shè)備設(shè)施。此外，為了提升現(xiàn)代人事檔案管理工作開(kāi)展的高效性和安全性，還需在機(jī)房?jī)?nèi)有效配置大量感知設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)安全設(shè)備和數(shù)字化加工設(shè)備等，以提升不同介質(zhì)檔案的信息化處理效率。在上述軟硬件設(shè)備設(shè)施配置中，感知設(shè)備需要實(shí)現(xiàn)對(duì)實(shí)體檔案的智能感知，在人員動(dòng)態(tài)識(shí)別方面，也可以發(fā)揮一定作用，所應(yīng)用的人工智能技術(shù)產(chǎn)品有人臉識(shí)別、RFID技術(shù)、虹膜識(shí)別以及指紋識(shí)別技術(shù)等以此讓管理人員在工作中能夠?qū)崟r(shí)感知檔案實(shí)體內(nèi)容，及其所在地理位置，進(jìn)一步提升檔案業(yè)務(wù)人員及利用者的精準(zhǔn)地點(diǎn)，提升信息感知及處理效率。

在現(xiàn)代人事檔案管理中，數(shù)字化加工設(shè)備設(shè)施的引入很關(guān)鍵，可以采集檔案數(shù)據(jù)并開(kāi)展數(shù)字化轉(zhuǎn)換，讓原本的紙質(zhì)檔案存儲(chǔ)形式，轉(zhuǎn)型為文檔、圖片及視頻等非結(jié)構(gòu)數(shù)字化存儲(chǔ)形式。常見(jiàn)的數(shù)字化加工設(shè)備設(shè)施，主要包括OCR識(shí)別技術(shù)、圖像識(shí)別技術(shù)以及語(yǔ)言識(shí)別技術(shù)三大類(lèi)型，多種技術(shù)的應(yīng)用，充分與人工智能技術(shù)相融合，構(gòu)建智能化人事檔案服務(wù)模式。

三、人工智能在現(xiàn)代人事檔案管理中的應(yīng)用

人工智能的產(chǎn)生，為檔案管理的智能化、信息化目標(biāo)達(dá)成創(chuàng)造了充分的技術(shù)條件，具體的人工智能技術(shù)在現(xiàn)代人事檔案管理中的應(yīng)用系統(tǒng)框圖，如圖1所示。

1.人工智能在現(xiàn)代人事檔案數(shù)據(jù)搜集中的應(yīng)用

在現(xiàn)代人事檔案管理中，想要提升檔案數(shù)據(jù)采集工作效率，可以有效利用智能終端、智能感知設(shè)備設(shè)施來(lái)完成基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的搜集和整理工作。最初搜集到的人事檔案數(shù)據(jù)很可能存在大量無(wú)效數(shù)據(jù)、冗余數(shù)據(jù)，限制了有價(jià)值檔案數(shù)據(jù)搜集效率的提升空間。此時(shí)，將人工智能技術(shù)中的深度神經(jīng)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及語(yǔ)義分析技術(shù)融合起來(lái)，作為檔案中有價(jià)值信息智能化提取的技術(shù)支持，能夠在數(shù)據(jù)采集的第一時(shí)間就將冗余的無(wú)效數(shù)據(jù)剔除，在完成數(shù)據(jù)清洗的同時(shí)對(duì)于數(shù)據(jù)存儲(chǔ)的質(zhì)量提升也可起到促進(jìn)作用。

2.人工智能在現(xiàn)代人事檔案整理中的應(yīng)用

在現(xiàn)代人事檔案管理中，檔案整理屬于十分關(guān)鍵的工作內(nèi)容，主要分為智能分類(lèi)和智能歸檔兩項(xiàng)整理需求。當(dāng)管理人整理一些實(shí)體性的檔案數(shù)據(jù)時(shí)，為了達(dá)成全文數(shù)字化整理效果，可以將文本分析技術(shù)、OCR識(shí)別技術(shù)以及智能語(yǔ)音技術(shù)介入檔案整理工作中，以此快速將不同類(lèi)型的檔案整理出來(lái)。與此同時(shí)，還可以將專(zhuān)項(xiàng)設(shè)計(jì)的智能機(jī)器人應(yīng)用于檔案整理中，可以為機(jī)器人分配檔案自動(dòng)上架、自動(dòng)存取和監(jiān)控等整理任務(wù)。

此外，在人工智能技術(shù)應(yīng)用于現(xiàn)代人事檔案整理中，還可以將技術(shù)與云計(jì)算技術(shù)相結(jié)合，以此圍繞企事業(yè)單位不同時(shí)期的檔案及文獻(xiàn)資料做相關(guān)分析和處理，讓具有交叉關(guān)聯(lián)的檔案資料能夠在智能化整理下實(shí)現(xiàn)快速歸類(lèi)與合并，大幅降低檔案管理人員的實(shí)際工作量，從而將更多的精力投放在其他管理工作中。為了優(yōu)化異構(gòu)格式的原始檔案資料處理效率，工作人員可以將改進(jìn)型BP神經(jīng)網(wǎng)絡(luò)以及遞歸神經(jīng)網(wǎng)絡(luò)也引入檔案管理過(guò)程中，優(yōu)化原始檔案智能分類(lèi)效果的同時(shí)，還可以從根源上解決傳統(tǒng)人工分類(lèi)中存在的耗時(shí)長(zhǎng)、分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)粗糙等一系列問(wèn)題，為檔案內(nèi)容細(xì)化及管理精細(xì)度提升起到顯著的促進(jìn)作用。

3.人工智能在現(xiàn)代人事檔案真實(shí)性鑒定中的應(yīng)用

在現(xiàn)代人事檔案管理中，應(yīng)用人工智能處理技術(shù)做好檔案管理，需要借助于自然語(yǔ)言處理、智能預(yù)測(cè)推理以及專(zhuān)家系統(tǒng)等技術(shù)，以此顯著提升檔案的開(kāi)放鑒定及價(jià)值鑒定工作效率，并可解決檔案管理中一直以來(lái)存在的鑒定標(biāo)準(zhǔn)把握度低、鑒定專(zhuān)業(yè)人員不足及鑒定結(jié)果缺乏客觀性等問(wèn)題，以此為鑒定管理工作質(zhì)量?jī)?yōu)化提供可靠方案。在設(shè)計(jì)檔案真實(shí)性鑒定處理系統(tǒng)時(shí)，需要借助三步來(lái)完成：第一，針對(duì)檔案管理中初始知識(shí)庫(kù)做好設(shè)計(jì)工作和處理工作；第二，針對(duì)人事檔案原型系統(tǒng)做好開(kāi)發(fā)工作，并在開(kāi)發(fā)階段充分做好系統(tǒng)實(shí)驗(yàn)工作；第三，針對(duì)知識(shí)庫(kù)內(nèi)容做好進(jìn)一步的改進(jìn)和完善工作，最終為提升現(xiàn)代人事檔案管理中的檔案建立價(jià)值鑒定專(zhuān)家系統(tǒng)運(yùn)行效率起到促進(jìn)作用。

4.人工智能在現(xiàn)代人事檔案智能檢索中的應(yīng)用

做好檔案智能檢索，需要借助人工智能技術(shù)中的知識(shí)圖譜技術(shù)、自動(dòng)識(shí)別技術(shù)和代理Agent等技術(shù)，使數(shù)字檔案資源建設(shè)更具智能化，為更多用戶查詢和檢索檔案資料時(shí)提供便利。在現(xiàn)代人事檔案管理中，想要構(gòu)建智能性檔案檢索系統(tǒng)，就必須在信息化、數(shù)字化基礎(chǔ)上，借助自然語(yǔ)言分析處理技術(shù)、智能Agent技術(shù)以及知識(shí)圖譜技術(shù)的應(yīng)用，讓檔案數(shù)據(jù)與數(shù)據(jù)之間建立起關(guān)聯(lián)性，并在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)與用戶登錄賬號(hào)間建立一個(gè)更利于信息溝通的系統(tǒng)橋梁。

在現(xiàn)代人事檔案管理中，智能檢索服務(wù)技術(shù)介入管理中，可以自動(dòng)關(guān)聯(lián)并匹配出所有系統(tǒng)、所有用戶的檢索偏好及其檢索記錄等，以此為系統(tǒng)用戶提供更加精準(zhǔn)化、個(gè)性化的檢索推薦方案。此外，在智能檢索服務(wù)運(yùn)行中，排除常規(guī)性結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)檢索流程以外，還能夠依托人工智能技術(shù)完成非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)的檢索，如圖像檢索或視頻檢索等，最終達(dá)成集合“文字搜圖、以圖找圖和分幀查詢”于一體的全站式教學(xué)模式。

5.人工智能在現(xiàn)代人事檔案存儲(chǔ)中的應(yīng)用

在現(xiàn)代人事檔案管理中的存儲(chǔ)管理主要包括兩種工作形式，分別是檔案實(shí)體的存儲(chǔ)和檔案電子形式的存儲(chǔ)。為了進(jìn)一步做好檔案存儲(chǔ)的智能化管理工作，將人工智能技術(shù)應(yīng)用于日常管理中十分有必要。具體可以從下述幾個(gè)方面著手：其一，針對(duì)部門(mén)需要做保密等級(jí)分級(jí)處理的檔案存儲(chǔ)管理時(shí)，可以利用人工智能技術(shù)中的模式識(shí)別技術(shù)及專(zhuān)家系統(tǒng)，以此完成檔案管理的智能分級(jí)處理工作，提升整個(gè)檔案存儲(chǔ)過(guò)程的科學(xué)性與合理性；其二，在檔案存儲(chǔ)管理中，還可以利用人工智能技術(shù)中的生物信息識(shí)別技術(shù)、虹膜識(shí)別技術(shù)以及人臉識(shí)別技術(shù)來(lái)提升存儲(chǔ)安全性，構(gòu)建多模態(tài)安全防護(hù)機(jī)制，促進(jìn)現(xiàn)代人事檔案存儲(chǔ)的安全性及保密性提升；其三，在現(xiàn)代人事檔案存儲(chǔ)管理中，還可以引進(jìn)“云儲(chǔ)存”方案，借助人工智能技術(shù)中的云儲(chǔ)存技術(shù)，針對(duì)檔案數(shù)據(jù)做云備份，并自動(dòng)針對(duì)檔案存儲(chǔ)數(shù)據(jù)機(jī)房做人工智能防火墻加裝設(shè)計(jì)，促使在檔案管理中的存儲(chǔ)工作開(kāi)展更具可靠性。

6.人工智能在現(xiàn)代人事檔案智能服務(wù)中的應(yīng)用

做好現(xiàn)代人事檔案管理工作的智能服務(wù)，主要是在檔案資源已經(jīng)實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理的前提下，圍繞用戶在調(diào)閱檔案時(shí)的使用需求，做人工智能深度分析。此時(shí)，可以將專(zhuān)家系統(tǒng)自然語(yǔ)言語(yǔ)義處理技術(shù)及深度學(xué)習(xí)技術(shù)應(yīng)用于智能服務(wù)中，讓智能服務(wù)滲透每項(xiàng)館藏檔案資源管理流程中，最后依托文本分析技術(shù)、模式識(shí)別技術(shù)及機(jī)器視覺(jué)等技術(shù)手段，為用戶匹配出更精準(zhǔn)的數(shù)據(jù)查詢結(jié)果，提升智能服務(wù)效果。此外，分析現(xiàn)代人事檔案智能服務(wù)的本質(zhì)，就是將多種人工智能技術(shù)綜合應(yīng)用起來(lái)，用于完成用戶數(shù)據(jù)及檔案資源的分析與挖掘工作，促使檔案服務(wù)能夠朝向虛擬化、精準(zhǔn)化和智能化方向發(fā)展進(jìn)步。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，企事業(yè)單位在開(kāi)展現(xiàn)代人事檔案管理工作時(shí)，應(yīng)充分將人工智能技術(shù)引進(jìn)各環(huán)節(jié)工作流程，以提升人事檔案管理工作效率及管理安全性。隨著新時(shí)期、新智能技術(shù)革新趨勢(shì)的發(fā)展與進(jìn)步，人工智能技術(shù)的介入，可以使得企事業(yè)單位內(nèi)部環(huán)境得到進(jìn)一步優(yōu)化，且在人事信息整合方面也具有十分積極的影響。此外，作為現(xiàn)代企事業(yè)檔案管理人員，還應(yīng)該在人工智能技術(shù)介入管理之時(shí)，先一步明確管理工作核心目標(biāo)，確定工作要點(diǎn)，如此才能更好地將人工智能技術(shù)的功能及應(yīng)用優(yōu)勢(shì)發(fā)揮出來(lái)，創(chuàng)新現(xiàn)代人事檔案管理工作模式，最終為管理工作水平的全面提升奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

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（作者單位：山東省棗莊市財(cái)政運(yùn)行保障中心）

作者簡(jiǎn)介：陳玉蘭（1970—），女，漢族，山東濟(jì)南人，本科，館員，研究方向：人事檔案管理。