不動產(chǎn)檔案管理中數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用

摘 要：隨著社會經(jīng)濟的發(fā)展，人們通常會通過購入不動產(chǎn)的方式，以強化個人的固定資產(chǎn)，導致不動產(chǎn)檔案管理工作量增加。為了解決傳統(tǒng)檔案管理中的問題，本文從不動產(chǎn)檔案管理中數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用效果著手，對其應(yīng)用范圍展開深入研究，并對其應(yīng)用策略提出建議，希望能為不動產(chǎn)檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展提供參考。

關(guān)鍵詞：不動產(chǎn)；檔案管理；數(shù)字化技術(shù)

由于不動產(chǎn)檔案管理工作與權(quán)益人的切身利益之間存在密切關(guān)聯(lián)，不動產(chǎn)檔案管理質(zhì)量及其效率與人們的生活息息相關(guān)，為有效解決傳統(tǒng)管理模式中檔案資料查閱、檢索、更新效率低的問題，通過對數(shù)字化技術(shù)的合理運用，實現(xiàn)檔案管理模式創(chuàng)新，充分發(fā)揮現(xiàn)代化技術(shù)的先進優(yōu)勢，滿足不動產(chǎn)檔案管理工作的需求。

一、數(shù)字化技術(shù)在不動產(chǎn)檔案管理中的作用

1.提升不動產(chǎn)檔案管理效率

隨著不動產(chǎn)行業(yè)的高速發(fā)展，不動產(chǎn)檔案管理的任務(wù)量與工作量大幅上升，再加上不動產(chǎn)登記檔案更新速度加快，導致相關(guān)工作的開展難度增加。受不動產(chǎn)檔案管理數(shù)量增加和更新變化等多種因素的影響，在不動產(chǎn)檔案管理中應(yīng)用傳統(tǒng)的工作方式開展檔案檢索工作，往往要消耗更多的時間和精力。對此，在現(xiàn)代社會背景下選擇適宜的現(xiàn)代化信息技術(shù)，加大數(shù)字化技術(shù)在不動產(chǎn)檔案管理中的應(yīng)用力度，使申請人在辦理不動產(chǎn)交易和登記的過程中，利用數(shù)字化的不動產(chǎn)登記資料，省去中間環(huán)節(jié)，為不動產(chǎn)交易創(chuàng)造便利條件。例如，2021年11月，某不動產(chǎn)登記中心正式啟動市本級不動產(chǎn)登記產(chǎn)權(quán)檔案整理數(shù)字化服務(wù)項目，通過公開招投標優(yōu)選技術(shù)能力強的檔案技術(shù)單位，實現(xiàn)了讓企業(yè)和群眾最多跑一次的轉(zhuǎn)型目標，推動當?shù)貭I商環(huán)境進一步優(yōu)化。

2.降低不動產(chǎn)檔案管理成本

社會經(jīng)濟高速發(fā)展，快速提升了人們的物質(zhì)生活水平，在滿足人們基本物質(zhì)需求的基礎(chǔ)上，越來越多的人對不動產(chǎn)表現(xiàn)出較強烈的購買欲望，我國整體不動產(chǎn)的購買量大幅增加，也導致不動產(chǎn)檔案管理工作壓力持續(xù)提升。由于不動產(chǎn)檔案管理工作本身具有較強的專業(yè)性和復(fù)雜性，在相關(guān)工作開展期間往往需要多部門和人員的共同參與才能完成，基于這種不動產(chǎn)檔案管理工作形式，導致該工作的成本投入大幅提升。對此，在不動產(chǎn)檔案管理的數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用中，借助數(shù)據(jù)庫技術(shù)、云存儲技術(shù)、OCR技術(shù)、掃描技術(shù)和計算機技術(shù)等高新技術(shù)使檔案資源信息形式發(fā)生轉(zhuǎn)變，降低了紙質(zhì)資源的需求。通過各類不動產(chǎn)登記檔案掃描入庫和數(shù)字化項目順利實施，縮減了檔案存儲的占用空間，提升了檔案數(shù)據(jù)的流動性，使大量不動產(chǎn)檔案管理期間的人員和場地成本大幅降低。

3.提供便捷服務(wù)

不動產(chǎn)檔案管理中加強數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用，在全國范圍內(nèi)建立統(tǒng)一的不動產(chǎn)信息登記制度，使傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案資料信息向數(shù)字化、電子化轉(zhuǎn)變，完善其管理流程和管理內(nèi)容，通過對不動產(chǎn)檔案資料信息的全面收集和數(shù)字化管理，不動產(chǎn)基本權(quán)益人利用數(shù)字化技術(shù)和平臺，在網(wǎng)絡(luò)支持下能夠隨時隨地查看其不動產(chǎn)的相關(guān)信息，從根本上得到有效保障。同時，還可以就其中部分問題展開線上聯(lián)絡(luò)和調(diào)整，使不動產(chǎn)的檔案管理信息的準確性得到切實提升。此外，圍繞不動產(chǎn)檔案資料的管理范圍、保密要求、年限跨度等，開展統(tǒng)一培訓，制定統(tǒng)一標準，落實統(tǒng)一計劃，構(gòu)建“互聯(lián)網(wǎng)+不動產(chǎn)檔案管理”一體化平臺，提升不動產(chǎn)檔案管理服務(wù)的便捷性和高效性。

二、數(shù)字化技術(shù)在不動產(chǎn)檔案管理中的應(yīng)用范圍

1.檔案資料掃描

在不動產(chǎn)檔案管理工作開展初期應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)，通常以數(shù)據(jù)對接工作為主，記錄與審核不動產(chǎn)檔案資料。在傳統(tǒng)的不動產(chǎn)檔案管理中，檔案資料通常選擇以紙質(zhì)資料為主的方式展開儲存和管理，但在數(shù)字化技術(shù)的運用中，要先對不同類型和不同時期的不動產(chǎn)紙質(zhì)資料檔案開展掃描，并對原材料信息的準確性反復(fù)檢查。在掃描過程中如果發(fā)現(xiàn)不動產(chǎn)檔案資料信息存在錯誤或者不一致的問題時，要及時與權(quán)益人取得聯(lián)系，積極溝通和交流，既要保證不動產(chǎn)檔案資料信息的準確性，還要促進其完整性不斷提升。按照標準的不動產(chǎn)檔案管理相關(guān)流程，全面收集相關(guān)圖片信息，修整還原其中清晰度較低的圖片，在確保圖片信息可靠性和真實性的基礎(chǔ)上，做好檔案資料的數(shù)字化掃描工作，避免信息不明或錯誤等問題給權(quán)益人帶來麻煩。

2.資料分類管理

由于不動產(chǎn)本身在種類、用途等方面的差異性，導致不動產(chǎn)檔案資料在管理過程中具有多種不同類型，在資料管理中如果僅從數(shù)量上對其統(tǒng)計，而忽略了對不動產(chǎn)資料類型的整理，不僅會在后續(xù)檔案管理與使用期間造成不動產(chǎn)檔案管理信息混亂的問題，還會對檔案查找的效率造成極大影響。對此，應(yīng)加強對數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用，建設(shè)數(shù)字化不動產(chǎn)檔案管理模式，解決傳統(tǒng)檔案管理工作中存在的問題，提升不動產(chǎn)檔案管理的標準性和規(guī)范化。不動產(chǎn)檔案資料分類管理，可以通過多種途徑學習借鑒成功的應(yīng)用經(jīng)驗，遵循國家相關(guān)法律法規(guī)的要求，秉承嚴謹負責的工作態(tài)度，了解當?shù)貦n案分類標準，科學劃分不動產(chǎn)檔案類型，根據(jù)不動產(chǎn)檔案信息記錄的實際情況，嚴禁隨意修改和涂抹信息內(nèi)容，避免檔案信息與不動產(chǎn)現(xiàn)實情況出現(xiàn)偏差，對建檔、存檔、查檔等檔案管理工作造成不利影響。

3.信息數(shù)據(jù)上傳

在不動產(chǎn)檔案管理數(shù)據(jù)掃描、圖片整理及資料分類的工作完成后，還要借助數(shù)字化技術(shù)將檔案信息數(shù)據(jù)上傳至相關(guān)平臺和終端中。在傳統(tǒng)不動產(chǎn)紙質(zhì)檔案資料管理中，為了便于快速查找檔案資料，并實現(xiàn)不動產(chǎn)檔案資料的集中管理，通常會建立嚴格的編號制度，為每份不動產(chǎn)檔案資料設(shè)置編號。在此基礎(chǔ)上，應(yīng)統(tǒng)籌規(guī)劃不動產(chǎn)檔案管理的各項工作，基于標準化、數(shù)字化的檔案管理模式，建立線上線下兩種渠道，針對不動產(chǎn)登記跨域辦理和線上辦理的挑戰(zhàn)，充分展現(xiàn)數(shù)字化技術(shù)的優(yōu)勢，使企業(yè)和群眾在不動產(chǎn)登記業(yè)務(wù)辦理的過程中，同步完成登記資料的數(shù)字化錄入，構(gòu)建不動產(chǎn)數(shù)字化檔案，并通過信息數(shù)據(jù)上傳，為企業(yè)和群眾的網(wǎng)絡(luò)查詢等服務(wù)功能提供支持，促進不動產(chǎn)服務(wù)質(zhì)效不斷提升。

4.搭建共享平臺

基于不動產(chǎn)類型的差異，對其檔案建檔提出不同要求，為了保證數(shù)字化技術(shù)在不動產(chǎn)檔案管理中的有效性，還可通過對數(shù)字化技術(shù)的有效運用，完成不動產(chǎn)檔案信息共享平臺的搭建，通過平臺功能板塊的設(shè)置與完善，使檔案管理人員明確不動產(chǎn)檔案資料整理順序和管理標準，為后續(xù)檔案查閱、更新、檢索等相關(guān)工作高效開展奠定基礎(chǔ)。此外，還應(yīng)消除信息孤島，打破企業(yè)不同部門之間的信息壁壘，增強部門之間數(shù)據(jù)信息的互聯(lián)互通，基于內(nèi)部各相關(guān)部門的共同參與，完成信息共享平臺的搭建和使用功能的完善。例如，2022年底，廣州市國土規(guī)劃和自然資源局某分局，利用數(shù)字化不動產(chǎn)檔案管理平臺共處理查解封登記、涂銷登記、存量房轉(zhuǎn)移登記、增量房轉(zhuǎn)移登記、抵押權(quán)登記等網(wǎng)辦案件10306宗。

三、數(shù)字化技術(shù)在不動產(chǎn)檔案管理中的應(yīng)用策略

1.建立檔案信息錄入統(tǒng)一化標準

高速發(fā)展的信息化時代，數(shù)字化技術(shù)的廣泛應(yīng)用引發(fā)人們對信息安全的高度關(guān)注，不動產(chǎn)檔案管理工作也受到人們更多的重視。在我國不動產(chǎn)檔案管理長久的發(fā)展中，雖然已經(jīng)形成了初步建設(shè)模型，但檔案登記管理制度實施的規(guī)范性相對較低。對此，在不動產(chǎn)檔案管理中數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用，要積極構(gòu)建統(tǒng)一的不動產(chǎn)信息錄入標準，確保不動產(chǎn)檔案編排、資料整理和電子檔案的一致性?？蓪⒐獗P作為不動產(chǎn)檔案數(shù)字化管理的重要載體，在計算機技術(shù)的支持下，實現(xiàn)傳統(tǒng)紙質(zhì)文件向電子文件的轉(zhuǎn)變，發(fā)揮其成本低廉、使用簡便的優(yōu)勢，為后續(xù)信息搜索和網(wǎng)絡(luò)傳輸提供便利。在不動產(chǎn)檔案信息數(shù)字化管理中，還要做好檔案資料的數(shù)字化編排，利用數(shù)據(jù)庫和超文本的方式構(gòu)建分布式數(shù)據(jù)庫。首先，將紙質(zhì)信息轉(zhuǎn)換為數(shù)字電磁信號，并對其壓縮處理，減少其存儲空間，擴大數(shù)據(jù)庫容量。其次，優(yōu)化文件管理組織形式，按照不同標準標注各不動產(chǎn)檔案資料，并加強云存儲系統(tǒng)的建立和應(yīng)用，為其快速檢索和遠程檢索提供便利。最后，結(jié)合時代發(fā)展對檔案信息錄入的數(shù)字技術(shù)手段及時采取系統(tǒng)升級措施，使不動產(chǎn)檔案管理工作的維護成本得到有效控制，促使數(shù)字化技術(shù)在不動產(chǎn)檔案管理中高效運用，推動不動產(chǎn)檔案管理可持續(xù)開展。

例如，某市為提升不動產(chǎn)登記便利度和群眾體驗感，打破市縣兩級的運作隔閡，在全市全面上線不動產(chǎn)登記市縣一體化平臺，全面實現(xiàn)不動產(chǎn)登記服務(wù)全市聯(lián)辦、多點能辦、就近可辦的目標，積極推動電子檔案數(shù)字化管理，不動產(chǎn)數(shù)據(jù)共享應(yīng)用，統(tǒng)一不動產(chǎn)檔案管理的政務(wù)服務(wù)標準、權(quán)籍系統(tǒng)標準、互聯(lián)網(wǎng)+不動產(chǎn)標準、數(shù)據(jù)利用標準、登記系統(tǒng)標準、電子檔案標準、數(shù)據(jù)共享標準、數(shù)據(jù)采集標準、采集渠道標準及信息技術(shù)標準，使建成的檔案管理數(shù)字化平臺，在實際應(yīng)用中可以實現(xiàn)就近領(lǐng)取、證書郵寄、屬地審批、信息共享和異地申請等，其辦事效率顯著提升，減少了企業(yè)和群眾的辦理時間。

2.完善檔案管理規(guī)范化約束

社會經(jīng)濟的高速發(fā)展促使人們對專業(yè)法律法規(guī)知識的需求不斷增強，當自身權(quán)益受到侵犯時會拿起法律武器，維護自身的合法權(quán)益?；诜煞ㄒ?guī)對行業(yè)發(fā)展的重要影響，為了避免數(shù)字化技術(shù)在不動產(chǎn)檔案管理中的不當應(yīng)用，在加強數(shù)字化不動產(chǎn)檔案管理建設(shè)和持續(xù)推進中，還要完善相關(guān)法律法規(guī)，確保不動產(chǎn)檔案管理有法可依，保證各種數(shù)字化技術(shù)運用的合法性。在保證相關(guān)法律法規(guī)全面覆蓋不動產(chǎn)檔案管理工作內(nèi)容的前提下，使用戶在不動產(chǎn)檔案資料的使用過程中更好地維護自身的合法權(quán)益，促進不動產(chǎn)檔案管理水平的提升，在法律法規(guī)的約束下，進一步推動不動產(chǎn)檔案管理工作規(guī)范化開展。受不同地域?qū)Σ粍赢a(chǎn)檔案管理差異性要求的影響，在不動產(chǎn)檔案管理工作規(guī)范中要以其存檔模式為重點，利用規(guī)范化的存檔模式，使數(shù)字化檔案管理工作持續(xù)推進，發(fā)揮數(shù)字化技術(shù)的積極作用，保證信息利用合理性的同時，使信息得到長久保存，便于后續(xù)查閱、更新、檢索等管理工作高效開展。例如，在某不動產(chǎn)登記中心規(guī)范增量業(yè)務(wù)檔案的數(shù)字化建設(shè)，建立了統(tǒng)一的檔案電子化成果庫，2022年新增不動產(chǎn)登記檔案約4.9萬卷。截至2022年底，基于規(guī)范化的檔案管理，推動存量檔案的數(shù)字化，完成存量檔案數(shù)字化掃描檔案4163萬頁，錄入資料目錄883萬條，錄入檔案目錄27萬條，共完成存量檔案數(shù)字化掃描579525卷，針對業(yè)務(wù)檔案、文書檔案等檔案類型建設(shè)了專用的數(shù)據(jù)庫。

3.強化檔案管理的安全防范

應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)建立不動產(chǎn)檔案管理信息系統(tǒng)，要在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的基礎(chǔ)上同步引進并應(yīng)用多種先進技術(shù)，提升其對檔案信息和錯誤圖像的糾正能力，但這種管理方式在不動產(chǎn)信息儲存中通常還會帶來信息安全風險，如果對防火墻建設(shè)等安全防護措施的重視程度不足，就有可能在信息共享和檔案管理過程中出現(xiàn)信息被泄露等安全問題。此外，在檔案信息數(shù)字化更新完成前，不動產(chǎn)檔案管理工作人員通常在完成不動產(chǎn)信息建檔和存檔工作的同時，還要兼顧行政秘書等其他工作內(nèi)容，受其工作內(nèi)容復(fù)雜性和壓力的影響，很難保證對不動產(chǎn)檔案信息及時采取有效的安全防護工作。

為了強化數(shù)字化技術(shù)在不動產(chǎn)檔案管理中的信息安全，檔案管理工作人員要積極樹立檔案風險管理意識，選擇專業(yè)的技術(shù)人員做好數(shù)字化不動產(chǎn)檔案管理的安全防護工作，將信息泄露的可能性降至最低。同時，針對不動產(chǎn)檔案管理數(shù)字化信息系統(tǒng)建設(shè)和使用過程中可能出現(xiàn)的各種風險，應(yīng)積極開展內(nèi)部培訓活動，并對工作人員的培訓效果從理論和實踐兩個層面開展考核，選擇其中綜合能力優(yōu)秀的人員開展數(shù)字化檔案信息系統(tǒng)的風險管理工作。

隨著數(shù)字化不動產(chǎn)檔案管理的深入發(fā)展，檔案管理工作對互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的依賴性會持續(xù)增強，使不動產(chǎn)檔案信息得到有效處理，為避免信息丟失、遺漏等問題對不動產(chǎn)檔案管理造成不利影響，在風險管理工作中還可借助數(shù)字化技術(shù)完善檔案信息的備份工作，并加強登錄接口和專網(wǎng)專用的設(shè)置，確保不動產(chǎn)檔案管理數(shù)字系統(tǒng)只有內(nèi)部工作人員才有使用權(quán)限。通過這種風險管理和安全防護方式，既能保證信息資源的共享效率，還能保障檔案信息的安全管理。

4.搭建檔案管理數(shù)字化空間

在檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展中，部分部門已經(jīng)完成了不動產(chǎn)檔案信息數(shù)據(jù)庫的初步建設(shè)，在建立數(shù)據(jù)庫、完善檔案信息、確保信息真實的基礎(chǔ)上，提高不動產(chǎn)檔案管理效率，縮短檔案查詢時間。在信息化技術(shù)的基礎(chǔ)上構(gòu)建數(shù)字化不動產(chǎn)檔案管理新模式，結(jié)合不動產(chǎn)檔案管理工作實際，完善數(shù)字化檔案信息，并做好人員管理意識的培養(yǎng)和強化，實現(xiàn)數(shù)字化不動產(chǎn)檔案的集中化管理。

雖然傳統(tǒng)不動產(chǎn)檔案管理的方式具有獨特的優(yōu)勢，但在信息時代背景下，檔案管理需求的變化和內(nèi)容的擴充對其管理工作提出更高要求，面對時代挑戰(zhàn)，把握發(fā)展機遇，充分發(fā)揮數(shù)字化技術(shù)在不動產(chǎn)檔案管理功能中的重要作用，搭建適宜的發(fā)展平臺，以促進不動產(chǎn)檔案管理與利用效率不斷提升。

綜上所述，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)在社會各個行業(yè)領(lǐng)域中的廣泛應(yīng)用，對其現(xiàn)代化發(fā)展產(chǎn)生推動作用，在不動產(chǎn)檔案管理中加大數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用力度，將其融入不動產(chǎn)檔案管理的各個工作環(huán)節(jié)中，充分發(fā)揮數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用優(yōu)勢，提升不動產(chǎn)檔案管理效率，完善管理程序，促進不動產(chǎn)檔案管理在新時代背景下的創(chuàng)新開展。

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（作者單位：臨沂市不動產(chǎn)登記交易中心）

作者簡介：劉海燕（1971—），女，漢族，山東臨沂人，本科，副高，研究方向：檔案管理。