公立醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的問題及對(duì)策探析

摘 要：隨著公立醫(yī)院改革不斷深入，信息技術(shù)不斷發(fā)展，對(duì)公立醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的要求也逐漸提高。本文通過對(duì)當(dāng)前公立醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀展開分析，得出公立醫(yī)院存在檔案管理重視程度不夠、專業(yè)人才配備不足、管理制度不健全、信息化認(rèn)識(shí)不到位、檔案安全意識(shí)不夠等5個(gè)問題，并結(jié)合公立醫(yī)院檔案信息化建設(shè)要求與公立醫(yī)院檔案管理工作實(shí)際，提出針對(duì)性建議。

關(guān)鍵詞：公立醫(yī)院；檔案管理；檔案信息化建設(shè)

引言

隨著公立醫(yī)院改革不斷深入，信息技術(shù)不斷發(fā)展，對(duì)公立醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的要求也不斷提高。推進(jìn)公立醫(yī)院檔案信息化建設(shè)有助于醫(yī)院快速獲取信息，借鑒各方經(jīng)驗(yàn)，精準(zhǔn)制定決策，是提升醫(yī)院綜合管理能力的重要途徑之一，有利于提高醫(yī)院工作效率，對(duì)于公立醫(yī)院的發(fā)展具有重要意義。由于公立醫(yī)院檔案管理在醫(yī)院運(yùn)行管理中長(zhǎng)期處于弱勢(shì)地位，導(dǎo)致檔案信息化建設(shè)工作受限，發(fā)展滯后。

本文通過研究分析當(dāng)前公立醫(yī)院檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀，發(fā)現(xiàn)目前公立醫(yī)院存在檔案管理重視程度不夠、專業(yè)人才配備不足、管理制度不健全、信息化認(rèn)識(shí)不到位、檔案安全意識(shí)不夠等5個(gè)問題，結(jié)合公立醫(yī)院檔案信息化建設(shè)要求與公立醫(yī)院檔案管理工作的實(shí)際情況，對(duì)這5個(gè)問題給出了針對(duì)性建議。

一、公立醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的背景

在公立醫(yī)院改革不斷深化的背景下，持續(xù)推進(jìn)醫(yī)院現(xiàn)代化管理將是公立醫(yī)院在較長(zhǎng)一段時(shí)期內(nèi)的重點(diǎn)工作。實(shí)現(xiàn)公立醫(yī)院檔案現(xiàn)代化管理是推進(jìn)醫(yī)院現(xiàn)代化管理的重要方面，公立醫(yī)院檔案信息化建設(shè)是實(shí)現(xiàn)其檔案現(xiàn)代化管理的核心，其重要性隨著公立醫(yī)院改革的深入也不斷顯現(xiàn)。2021年1月1日起新修訂的《中華人民共和國檔案法》對(duì)檔案信息化建設(shè)作出了明確規(guī)定，要求各級(jí)人民政府將檔案信息化納入信息化發(fā)展規(guī)劃，保障電子檔案、傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化成果等檔案數(shù)字資源的安全保存和有效利用；要求機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織應(yīng)當(dāng)積極推進(jìn)電子檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)，與辦公自動(dòng)化系統(tǒng)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)等相互銜接；同時(shí)，對(duì)電子檔案管理信息系統(tǒng)、數(shù)字檔案館、檔案信息資源共享服務(wù)平臺(tái)的建設(shè)也提出了要求。當(dāng)前，公立醫(yī)院檔案管理正處于從傳統(tǒng)管理到信息化建設(shè)的轉(zhuǎn)變中，但由于公立醫(yī)院長(zhǎng)期存在的“重業(yè)務(wù)、輕管理”的思想，導(dǎo)致檔案信息化建設(shè)推進(jìn)工作受限，發(fā)展滯后。

二、公立醫(yī)院檔案信息化建設(shè)存在的問題

1.重視程度不夠，資源投入不足

大多數(shù)公立醫(yī)院的管理層對(duì)醫(yī)院檔案管理的重視程度不夠，沒有意識(shí)到檔案管理對(duì)醫(yī)院發(fā)展的重要性，缺乏對(duì)檔案管理和檔案服務(wù)的前瞻性，沒有將醫(yī)院檔案管理與醫(yī)療業(yè)務(wù)建設(shè)同步規(guī)劃、同步發(fā)展，導(dǎo)致檔案管理工作仍處于較為傳統(tǒng)的階段。在推進(jìn)檔案信息化建設(shè)的過程中，公立醫(yī)院仍然需要面對(duì)管理層對(duì)檔案管理工作重視程度低的問題。此外，對(duì)開展檔案管理工作所需的人力、物力、財(cái)力等資源投入不足，導(dǎo)致醫(yī)院?jiǎn)T工對(duì)檔案管理的重要性與必要性認(rèn)識(shí)不足，檔案管理水平滯后，檔案信息化建設(shè)開展程度較低，檔案資源的利用率低，沒有在醫(yī)院的發(fā)展建設(shè)中發(fā)揮有效作用，這也會(huì)影響醫(yī)院管理層的決策，縮減醫(yī)院在檔案管理中的投入。在此惡性循環(huán)下，勢(shì)必會(huì)影響醫(yī)院的長(zhǎng)期健康發(fā)展。

2.人員配備不足，專業(yè)人才短缺

公立醫(yī)院主要側(cè)重醫(yī)療業(yè)務(wù)發(fā)展，醫(yī)務(wù)人員是醫(yī)院?jiǎn)T工的主要組成部分，行政人員配置相對(duì)緊張，同樣作為行政管理人員的專職檔案管理人員配置不足已是老生常談，但是卻一直都沒有得到妥善解決。根據(jù)相關(guān)調(diào)查研究得出的結(jié)論，目前我國各公立醫(yī)院中的大部分檔案管理人員都屬于行政人員兼職，他們不是檔案學(xué)、圖書情報(bào)學(xué)等相關(guān)專業(yè)出身，沒有接受過系統(tǒng)化的專業(yè)檔案管理訓(xùn)練，對(duì)檔案管理領(lǐng)域的新技術(shù)、新方法的接受程度和操作能力都有待提高。同時(shí)，公立醫(yī)院各科室檔案管理人員的檔案專業(yè)素養(yǎng)參差不齊，單位也未開展有針對(duì)性的檔案管理知識(shí)、業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)，導(dǎo)致科室檔案管理人員的檔案管理意識(shí)薄弱，檔案管理的實(shí)際操作能力欠缺，檔案服務(wù)理念淡薄，缺乏檔案信息化意識(shí)，影響各科室檔案管理的質(zhì)量，這些因素必然對(duì)公立醫(yī)院檔案信息化建設(shè)造成不良影響。

3.缺乏管理意識(shí)，管理制度有待健全

公立醫(yī)院檔案管理工作是一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，短期內(nèi)較難看到實(shí)際效益，因此，檔案管理工作長(zhǎng)期不受重視。大部分醫(yī)院認(rèn)為檔案管理工作是收集與保存醫(yī)院各類文件資料的簡(jiǎn)單工作，缺乏檔案管理意識(shí)。這不僅阻礙了檔案管理工作的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，也制約了檔案資源效用的發(fā)揮?；诖耍瑢?duì)于基本上只消耗資源而不產(chǎn)生實(shí)際效用的檔案管理，醫(yī)院會(huì)不斷壓縮管理成本，產(chǎn)生惡性循環(huán)。目前，大部分公立醫(yī)院檔案工作一般由辦公室兼職管理，沒有設(shè)置專門的檔案管理部門及負(fù)責(zé)人，也沒有制定檔案管理的規(guī)章制度，或者僅有簡(jiǎn)單的管理制度而沒有細(xì)化，也沒有形成管理體系。此外，由于缺乏績(jī)效考核制度，檔案管理人員工作積極性不足，責(zé)任意識(shí)不強(qiáng)。檔案信息化建設(shè)對(duì)檔案管理的要求更高，沒有健全的管理制度將會(huì)導(dǎo)致檔案信息化建設(shè)難以順利推進(jìn)。

4.檔案管理信息化認(rèn)識(shí)不到位

檔案信息化的主要內(nèi)容包括建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)化、存儲(chǔ)數(shù)字化和利用網(wǎng)絡(luò)化三個(gè)方面。近年來，國家、檔案管理機(jī)構(gòu)在不斷加大推動(dòng)檔案信息化建設(shè)的力度，引導(dǎo)各單位充分發(fā)揮檔案信息資源的價(jià)值。在此背景下，各大公立醫(yī)院也開始探索檔案信息化建設(shè)，增加對(duì)檔案信息化建設(shè)的投入，但是由于公立醫(yī)院檔案管理的基礎(chǔ)水平較為薄弱，基本還處于購入基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施、購買基礎(chǔ)信息系統(tǒng)的階段，這些投入主要用于檔案存儲(chǔ)電子化轉(zhuǎn)換，服務(wù)于檔案電子化的管理。從檔案管理專業(yè)角度的信息化建設(shè)來看，目前公立醫(yī)院的檔案信息化建設(shè)存在檔案信息設(shè)備功能相對(duì)單一、信息系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)不夠等問題。公立醫(yī)院管理者及大部分檔案管理人員對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)不足，基本把檔案信息化定位在檔案數(shù)字化，一方面，缺少標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)方案，另一方面，也未建立信息化網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，公立醫(yī)院的檔案信息化建設(shè)仍處于初級(jí)階段。

5.檔案安全意識(shí)不夠，信息安全面臨挑戰(zhàn)

檔案安全是檔案資源有效利用的前提，在檔案管理中處于極其重要的地位。由于醫(yī)院內(nèi)部檔案管理人員素質(zhì)參差不齊，部分科室檔案管理人員在文件正式歸檔前，對(duì)文件的安全保護(hù)意識(shí)不夠，極易造成信息被泄露或文件丟失，導(dǎo)致無法彌補(bǔ)的損失。在公立醫(yī)院專職檔案管理人員緊缺的背景下，檔案信息化建設(shè)過程中部分醫(yī)院會(huì)購買檔案外包服務(wù)，在此過程中如何避免信息被泄露也是一大問題。同時(shí)，在檔案信息化建設(shè)過程中，由于紙質(zhì)檔案電子化，電子檔案的不斷產(chǎn)生以及信息系統(tǒng)、信息平臺(tái)的應(yīng)用及網(wǎng)絡(luò)的接入，檔案安全將面臨更大挑戰(zhàn)。從目前情況來看，大部分公立醫(yī)院并沒有出臺(tái)切實(shí)有效的措施來應(yīng)對(duì)檔案信息化建設(shè)中面臨的信息安全問題，其安全意識(shí)有待加強(qiáng)。

三、推進(jìn)公立醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的建議

1.提高全體職工對(duì)檔案管理工作的重視

習(xí)近平總書記曾指出，“檔案工作是一項(xiàng)非常重要的工作，經(jīng)驗(yàn)得以總結(jié)，規(guī)律得以認(rèn)識(shí)，歷史得以延續(xù)。各項(xiàng)事業(yè)得以發(fā)展，都離不開檔案，在全面建成小康社會(huì)進(jìn)程中，檔案工作顯得越來越重要”。檔案管理工作是公立醫(yī)院管理的重要內(nèi)容，公立醫(yī)院的管理層應(yīng)該提高對(duì)檔案管理工作的重視程度，明確檔案管理部門及其職能，大力支持醫(yī)院檔案管理工作，將檔案信息化建設(shè)工作納入醫(yī)院發(fā)展整體規(guī)劃，促使檔案資源在醫(yī)院管理中發(fā)揮最大效用。醫(yī)院要加大宣傳力度，通過“國際檔案日”、院慶日等機(jī)會(huì)，普及檔案管理知識(shí)，向院內(nèi)外宣傳醫(yī)院檔案管理工作的開展情況及成效，讓醫(yī)院職工了解院史的同時(shí)，提高對(duì)檔案管理工作的認(rèn)同。醫(yī)院檔案管理部門也可以定期開展檔案信息梳理工作，從檔案中汲取營(yíng)養(yǎng)，查找不足并改進(jìn)，尋找發(fā)展的突破口，讓檔案資源充分發(fā)揮效用。從醫(yī)院層面整體提高職工對(duì)檔案工作的重視程度，加大開展檔案宣傳及檔案資源開發(fā)利用的力度，讓醫(yī)院全體員工了解檔案的價(jià)值和檔案管理工作的重要性，提高對(duì)檔案信息化建設(shè)的認(rèn)識(shí)，并逐步參與到這項(xiàng)工作中。

2.建設(shè)專業(yè)的檔案人才隊(duì)伍

檔案工作者是檔案管理工作開展的基礎(chǔ)，他們的職業(yè)素養(yǎng)和管理水平直接影響檔案管理工作的質(zhì)量，也會(huì)影響檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程。當(dāng)前，公立醫(yī)院對(duì)檔案管理工作重視程度不高，檔案管理專職人員緊缺，多為兼職檔案管理人員。兼職檔案管理人員常因部門工作分工變化或職務(wù)變動(dòng)而采取人員調(diào)整，難以組建穩(wěn)定的檔案人才隊(duì)伍，勢(shì)必會(huì)影響檔案信息化建設(shè)工作的順利開展。因此，醫(yī)院應(yīng)制定相應(yīng)措施，壓實(shí)責(zé)任，要求科室檔案管理人員相對(duì)固定，保障檔案信息化建設(shè)工作有序開展。在檔案信息化建設(shè)背景下，公立醫(yī)院不僅要配備專業(yè)的檔案管理人員、相對(duì)穩(wěn)定的兼職檔案管理人員，也需要引進(jìn)既掌握檔案專業(yè)知識(shí)，又具備計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的復(fù)合型人才，以便在檔案信息化建設(shè)中遇到問題時(shí)能靈活應(yīng)對(duì)、及時(shí)處理。對(duì)于醫(yī)院現(xiàn)有的檔案管理人員，醫(yī)院要根據(jù)其檔案管理工作的水平，開展檔案知識(shí)、安全意識(shí)、信息技術(shù)等方面的培訓(xùn)，全面提升其綜合素質(zhì)，建立一支專業(yè)能力強(qiáng)、知識(shí)面廣、信息素質(zhì)好的檔案管理團(tuán)隊(duì)，從而加快公立醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的步伐。

3.制定科學(xué)、有效的檔案管理制度

建立科學(xué)、有效的檔案管理制度是公立醫(yī)院開展檔案管理工作的前提，也是檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，檔案管理理念的更新，檔案管理工作中的一些規(guī)范、要求等也隨之調(diào)整，公立醫(yī)院檔案管理制度也應(yīng)該根據(jù)這些情況更新與細(xì)化。公立醫(yī)院要根據(jù)管理的實(shí)際需要，設(shè)置專門的檔案管理部門，組建醫(yī)院檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，建立醫(yī)院檔案管理組織體系。根據(jù)各部門實(shí)際工作情況，明確各部門檔案管理職責(zé)，統(tǒng)一歸檔和管理醫(yī)院各部門、各門類的檔案。同時(shí)，還應(yīng)該明確各部門檔案管理人員的責(zé)任和義務(wù)，制定各級(jí)檔案管理人員的崗位職責(zé)，將檔案管理工作具體落實(shí)到個(gè)人。制定檔案管理績(jī)效考核制度，激發(fā)檔案管理人員的積極性與主動(dòng)性，提升公立醫(yī)院檔案管理的質(zhì)量和工作成效。在科學(xué)有效的檔案管理制度下，公立醫(yī)院要將檔案管理工作納入醫(yī)院整體發(fā)展中，使檔案管理工作與醫(yī)療業(yè)務(wù)工作一起發(fā)展、同步考核，提高檔案管理在醫(yī)院管理工作中的地位，促進(jìn)醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)。

4.加快檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程

檔案信息化建設(shè)是指應(yīng)用信息技術(shù)生成、管理、開發(fā)利用檔案的過程。檔案信息化建設(shè)是一個(gè)動(dòng)態(tài)的過程，根據(jù)信息技術(shù)的發(fā)展、應(yīng)用不斷深化，基于此，提出“存量數(shù)字化、增量電子化”的信息化戰(zhàn)略。受到醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)、信息技術(shù)設(shè)備設(shè)施、信息技術(shù)平臺(tái)的制約，當(dāng)前公立醫(yī)院檔案信息化建設(shè)還處于初級(jí)水平，距離檔案信息化的目標(biāo)還有一定距離。推進(jìn)醫(yī)院檔案信息化建設(shè)，不僅需要培養(yǎng)、引進(jìn)具有檔案專業(yè)知識(shí)、計(jì)算機(jī)、信息技術(shù)知識(shí)的復(fù)合型人才，還需要引進(jìn)一系列專業(yè)的檔案管理設(shè)備設(shè)施、檔案信息化系統(tǒng)、信息安全防護(hù)系統(tǒng)，這就需要醫(yī)院增加資金投入，采辦相應(yīng)的設(shè)備設(shè)施及信息系統(tǒng)，能夠更好地對(duì)檔案展開收集、整理、分類和管理，方便檔案管理人員及使用者快速、精準(zhǔn)地獲取檔案信息，提高檔案管理工作的效率，更好地發(fā)揮檔案的價(jià)值。同時(shí)，公立醫(yī)院也需要建立健全檔案信息化建設(shè)的相關(guān)制度，將檔案管理信息化建設(shè)與醫(yī)院戰(zhàn)略發(fā)展相聯(lián)動(dòng)，提高檔案利用率，讓全院上下看到檔案對(duì)醫(yī)院、對(duì)醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展的促進(jìn)作用，從而加快醫(yī)院檔案信息化建設(shè)進(jìn)程。

5.加強(qiáng)檔案信息化安全建設(shè)

在檔案信息化建設(shè)的過程中，檔案安全性問題將更為突出。網(wǎng)絡(luò)、信息系統(tǒng)、信息平臺(tái)等是檔案信息化建設(shè)的重要工具，由于網(wǎng)絡(luò)的開放性與網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的復(fù)雜化，檔案管理過程中稍一疏忽，就可能會(huì)導(dǎo)致檔案信息被泄露。并且，由于醫(yī)院檔案信息的特殊性，一些黑客及不法分子也會(huì)攻擊醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)，企圖竊取檔案信息?；诖?，醫(yī)院必須加強(qiáng)檔案管理的安全性，保障檔案信息安全。全院上下要筑牢檔案安全意識(shí)防線，確保檔案的真實(shí)性、完整性、可用性和安全性。醫(yī)院要召開檔案專題會(huì)議，宣傳檔案安全的重要性及檔案信息化建設(shè)的必要性?？梢匝?qǐng)消防部門、檔案主管部門、高校檔案專業(yè)人士等來院開展檔案安全教育，增強(qiáng)檔案管理人員的安全意識(shí)和檔案保護(hù)技能。同時(shí)，引進(jìn)專業(yè)的檔案信息化系統(tǒng)和平臺(tái)，提高軟件安全防護(hù)等級(jí)，利用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)保障檔案信息安全；也可以邀請(qǐng)檔案軟件公司人員來院開展檔案信息化系統(tǒng)安全培訓(xùn)，優(yōu)化醫(yī)院檔案信息化工作權(quán)限設(shè)置，加強(qiáng)身份識(shí)別功能，多措并舉，確保檔案實(shí)體安全及信息安全。

四、結(jié)語

信息、能源、材料是當(dāng)今世界的三大資源，檔案資源是重要的信息資源，檔案信息化建設(shè)的最終目的是加強(qiáng)檔案資源的開發(fā)利用，滿足檔案使用者的需要。檔案管理是公立醫(yī)院管理工作的重要內(nèi)容，是促進(jìn)醫(yī)療體系建設(shè)、促進(jìn)社會(huì)整體發(fā)展的重要一環(huán)。加強(qiáng)公立醫(yī)院檔案信息化建設(shè)不僅可以促進(jìn)醫(yī)院資源的充分利用，促進(jìn)醫(yī)院整體發(fā)展，也可以為我國醫(yī)療管理體系發(fā)展奠定扎實(shí)的基礎(chǔ)，促進(jìn)醫(yī)療體系的改革與發(fā)展。因此，公立醫(yī)院應(yīng)該認(rèn)識(shí)到檔案信息化建設(shè)的不足之處，轉(zhuǎn)變思想觀念，更新檔案管理理念，重視檔案管理工作，加快檔案信息化建設(shè)進(jìn)程，提高檔案資源的開發(fā)與利用。

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（作者單位：浙江省立同德醫(yī)院）

作者簡(jiǎn)介：張奕華（1990—），女，漢族，浙江紹興人，碩士研究生，研究方向：辦公室管理，檔案管理。