從實務(wù)角度看信息化下企業(yè)內(nèi)控風(fēng)險點的識別與應(yīng)對
——以A差旅報銷流程為例

李洪岳/航空工業(yè)特種所

內(nèi)部控制是企業(yè)管理的一種方式，通過識別和控制企業(yè)管理中的風(fēng)險，達到防范損失的目的。內(nèi)部控制有自身的體系，實務(wù)中以內(nèi)控手冊或內(nèi)控制度形式存在，通過與企業(yè)管理過程對照，達到檢驗企業(yè)風(fēng)險控制管理效率的目的。

一、內(nèi)部控制風(fēng)險識別與應(yīng)對概述

企業(yè)建設(shè)內(nèi)部控制，是在梳理流程基礎(chǔ)上，對易發(fā)生風(fēng)險的環(huán)節(jié)加以關(guān)注，通過實施控制程序，實現(xiàn)風(fēng)險的可控［1］。內(nèi)部控制梳理的流程是企業(yè)覆蓋面更廣的流程，比企業(yè)日常管理涉及流程更全面，因此通過內(nèi)控梳理流程識別的風(fēng)險涵蓋了企業(yè)管理全部風(fēng)險。風(fēng)險的識別與應(yīng)對就是流程風(fēng)險的識別與應(yīng)對，并加以制度化。企業(yè)流程風(fēng)險識別方式有如下兩方面：一方面從內(nèi)控角度，通過頭腦風(fēng)暴法識別內(nèi)控流程風(fēng)險，從中選取企業(yè)流程所涉及的風(fēng)險；另一方面從企業(yè)管理角度，以日常工作經(jīng)驗或第三人建議識別風(fēng)險。兩方面共同作用，實現(xiàn)風(fēng)險識別不遺漏。企業(yè)流程風(fēng)險被識別后，需對識別的風(fēng)險進行分析，結(jié)合自身情況選擇應(yīng)對策略。常見的風(fēng)險應(yīng)對策略有風(fēng)險回避、風(fēng)險承擔(dān)、風(fēng)險降低和風(fēng)險分擔(dān)等。流程風(fēng)險得到識別，并通過分析確定應(yīng)對策略，為內(nèi)控目標(biāo)的實現(xiàn)提供風(fēng)險管控方向。風(fēng)險控制就是在上述基礎(chǔ)上，對風(fēng)險加以限制的措施，具體主要指不相容職務(wù)分離、授權(quán)審批、信息化控制、實務(wù)控制、預(yù)算控制、考核控制等。最后將成熟控制措施予以規(guī)范化，形成制度性文件［2］。本文主要圍繞差旅報銷業(yè)務(wù)，討論信息化控制的應(yīng)用。

二、企業(yè)內(nèi)部控制風(fēng)險點的識別與應(yīng)對

（一）企業(yè)簡介

A 是國內(nèi)生產(chǎn)大型設(shè)備的制造企業(yè)，集預(yù)研、科研、生產(chǎn)于一身。其主要產(chǎn)品M 在國內(nèi)同類型市場占有率超80%。近年來，市場需求旺盛，對其產(chǎn)能提出了較高要求。為滿足市場需求，A除增加本地產(chǎn)能外，還持續(xù)擴充異地產(chǎn)能。與相關(guān)單位聯(lián)系緊密，異地生產(chǎn)次數(shù)不斷增加。A采取從本地調(diào)有經(jīng)驗員工異地完成任務(wù)策略，員工本外地間往來頻繁，差旅數(shù)量也隨之激增。此外，A售后服務(wù)區(qū)域覆蓋全國，售后服務(wù)從本地出發(fā)，使差旅發(fā)生數(shù)量增長迅速，總量上呈逐年上升趨勢。A目前差旅報銷已基本實現(xiàn)信息化覆蓋，在提供工作便利的同時，也為內(nèi)控建設(shè)提出新的要求。因此，對A 差旅報銷通過內(nèi)控加以流程梳理，識別相關(guān)風(fēng)險，提出應(yīng)對策略，對差旅報銷目標(biāo)的實現(xiàn)有指導(dǎo)意義。

根據(jù)上述分析，首先對A 差旅報銷流程風(fēng)險進行識別和應(yīng)對。差旅報銷流程環(huán)節(jié)具體如圖1所示。

圖1 A差旅報銷流程

（二）A差旅報銷流程風(fēng)險的識別與應(yīng)對

差旅報銷內(nèi)部控制目標(biāo)是通過梳理流程確保連續(xù)及易錯環(huán)節(jié)的管控實現(xiàn)報銷的完成。因此，識別流程風(fēng)險就是識別流程連續(xù)性被妨礙的因素和識別影響易錯環(huán)節(jié)被管控的因素。A差旅報銷自報銷人申請至報銷款發(fā)放的流程已初始至網(wǎng)上報銷系統(tǒng)，通過初始前檢驗和應(yīng)用后反饋，證明該流程前后銜接緊密，實現(xiàn)了流程連續(xù)的目的，流程風(fēng)險得到識別防控。A差旅報銷易錯環(huán)節(jié)主要指報銷人提交環(huán)節(jié)（包括提交出差申請單和差旅報銷單）和稽核會計復(fù)核環(huán)節(jié)。在報銷人提交環(huán)節(jié)，由于自身對差旅報銷辦法生疏，對可報銷單據(jù)和網(wǎng)上填寫標(biāo)準(zhǔn)理解有誤，或者自身報銷疏忽，造成網(wǎng)上提交的單據(jù)出現(xiàn)錯誤，影響報銷目標(biāo)的實現(xiàn)。據(jù)此，此環(huán)節(jié)識別出的風(fēng)險是報銷人對報銷理解有誤和自身填報差旅信息疏忽造成的錯誤。應(yīng)對此類風(fēng)險的策略是風(fēng)險降低，即通過降低風(fēng)險發(fā)生的概率保證目標(biāo)實現(xiàn)。該環(huán)節(jié)在流程中地位重要，該特點決定風(fēng)險選擇策略為降低。通過實踐經(jīng)驗看，此類風(fēng)險不能通過部門領(lǐng)導(dǎo)和單位主管領(lǐng)導(dǎo)審批防控，以報銷人為對象的防控是風(fēng)險控制方向。在稽核會計復(fù)核環(huán)節(jié)，由于自身知識儲備、報銷新政策的啟用及業(yè)務(wù)量龐大的原因造成稽核會計不能發(fā)現(xiàn)報銷錯誤，或稽核后形成錯誤結(jié)論，如未發(fā)現(xiàn)加計錯誤、補助計算錯誤等。據(jù)此，此環(huán)節(jié)識別出的風(fēng)險是稽核會計自身知識儲備等原因造成稽核錯誤。應(yīng)對此類風(fēng)險的策略是風(fēng)險降低，采取該策略的原因與報銷人風(fēng)險策略是一致的。由于該環(huán)節(jié)發(fā)生在報銷流程末段，此環(huán)節(jié)后續(xù)無其他審批，因此將稽核會計作為風(fēng)險防控關(guān)鍵點是控制風(fēng)險的關(guān)鍵。通過上述討論可以看出，報銷人提交環(huán)節(jié)和稽核會計復(fù)核環(huán)節(jié)的共同特點是信息系統(tǒng)沒有覆蓋。在信息系統(tǒng)逐漸取代人工的情況下，信息系統(tǒng)未覆蓋的環(huán)節(jié)繼續(xù)需要人工控制，是風(fēng)險防控的主要部分。

（三）A差旅報銷信息化風(fēng)險的識別和應(yīng)對

A 差旅報銷信息化系統(tǒng)作為風(fēng)險點可進一步分為初始化階段風(fēng)險點和運行中風(fēng)險點。信息系統(tǒng)在建設(shè)階段，將差旅報銷規(guī)則初始化，形成網(wǎng)上報銷流程。對原報銷流程理解是否到位，初始是否準(zhǔn)確在建設(shè)階段對網(wǎng)上報銷正確與否影響重大。對差旅報銷規(guī)則確切的理解及初始時代碼準(zhǔn)確描述是使得差旅報銷信息化成功的關(guān)鍵。在運行階段，原已初始至信息化系統(tǒng)的流程是否穩(wěn)定是影響差旅報銷能否完成的另一因素。根據(jù)對市場信息化軟件產(chǎn)品的了解，現(xiàn)有差旅報銷信息化軟件在穩(wěn)定性上還有待進一步提高，這就造成信息化系統(tǒng)在運行一段時間后會形成系統(tǒng)錯誤，進而造成差旅報銷錯誤。在目前企業(yè)軟件普遍定制化的情況下，差旅報銷系統(tǒng)的運行錯誤不可避免。綜上可得，差旅信息系統(tǒng)風(fēng)險點是指初始階段報銷流程不準(zhǔn)確造成錯誤和運行階段系統(tǒng)錯誤造成報銷錯誤的可能。應(yīng)對上述風(fēng)險的策略是風(fēng)險降低，即報銷系統(tǒng)運行前的事前風(fēng)險降低和運行中的事中風(fēng)險降低。事前降低是通過選擇成熟的信息化模塊實現(xiàn)，事中降低是通過信息化應(yīng)用反饋、改進信息化實現(xiàn)的。需要進一步指出，由于信息化自身的缺點，報銷系統(tǒng)錯誤不可避免，但由于人工控制的介入，差旅報銷結(jié)果錯誤可以避免，因此報銷系統(tǒng)事中風(fēng)險策略是降低，避免了接受風(fēng)險帶來的損失。

（四）A差旅報銷內(nèi)控制度風(fēng)險識別和應(yīng)對

內(nèi)控制度是對管理流程的約束性規(guī)定。針對制度對具體流程規(guī)定的內(nèi)控風(fēng)險已在上述討論過了，下面僅對制度本身進行風(fēng)險識別和應(yīng)對。制度本身的風(fēng)險是指制度內(nèi)容不完善，具體措施表述不明確，或滯后于業(yè)務(wù)變化形成的風(fēng)險［3］。A差旅報銷隨著實際經(jīng)營業(yè)務(wù)的擴大日益增加，報銷類型也日趨復(fù)雜，除常規(guī)異地普通差旅、排故差旅及生產(chǎn)差旅外，特殊情況下差旅的實質(zhì)內(nèi)容存在變化，形成了特殊差旅類型，需綜合適用各報銷政策，如2020 年新冠病毒感染下報銷政策的適用。制度表述不明在編制時不易發(fā)現(xiàn)，在實際報銷適用中會顯現(xiàn)，易形成報銷錯誤。綜上，內(nèi)控制度風(fēng)險點是指，制度表述不明造成錯誤和規(guī)定滯后于業(yè)務(wù)造成錯誤。應(yīng)對上述風(fēng)險的策略是風(fēng)險降低，即對制度編制時風(fēng)險的事前應(yīng)對和制度適用時的事中應(yīng)對。在制度編制時增加控制措施，防止制度表述不明的情況，在執(zhí)行時根據(jù)適用情況不斷改進制度內(nèi)容，提高差旅報銷效率。

（五）A 內(nèi)控環(huán)境對差旅報銷風(fēng)險識別和應(yīng)對的影響

對企業(yè)而言，內(nèi)控環(huán)境包括很多方面，如董事會、審計委員會、監(jiān)事會等的設(shè)立規(guī)則和運行機制，企業(yè)文化和制度，管理機構(gòu)的設(shè)置，人力資源及企業(yè)運行模式等［4］。內(nèi)控環(huán)境對企業(yè)活動具有廣泛性影響，控制活動反映內(nèi)控環(huán)境的特點。A作為國資委全資國有企業(yè)，其形成了具有自身特點的企業(yè)文化，即差旅報銷作為支撐活動，目的是服務(wù)企業(yè)科研生產(chǎn)，滿足員工對報銷及時性和可理解性的要求。在這種文化氛圍下，差旅會計需要擔(dān)負(fù)更多的發(fā)現(xiàn)和防控錯誤的工作。在信息化條件下，完善人工控制措施，不斷提高信息化系統(tǒng)的質(zhì)量，滿足員工報銷需求?；诖耍珹差旅報銷內(nèi)控的重點在末端財務(wù)，這就需要加強關(guān)注，配套更多資源予以完成。

三、結(jié)語

內(nèi)部控制在企業(yè)管理的應(yīng)用上，實務(wù)要求與理論要求有一定區(qū)別。實務(wù)從簡易適用角度，將不涉及業(yè)務(wù)的部分忽略，適用部分又在實際情況下辯證性應(yīng)用［5］。信息化的應(yīng)用，將復(fù)雜的內(nèi)控風(fēng)險識別和應(yīng)對方式標(biāo)準(zhǔn)化，實現(xiàn)簡易操作，是理論運用于實踐的真實寫照。內(nèi)控的研究和建設(shè)還應(yīng)關(guān)注內(nèi)控環(huán)境的影響。