新時(shí)代公安檔案信息資源的開發(fā)和利用探討

馬木生

（福建省清流縣公安局警務(wù)服務(wù)中心，福建三明 365300）

0 引言

新時(shí)期發(fā)展背景下，各部門在開展檔案管理工作時(shí)，檔案資源開發(fā)與利用屬于其中非常重要的內(nèi)容。對于公安機(jī)關(guān)而言，檔案信息資源管理工作的科學(xué)性與檔案資源開發(fā)利用的效率之間有著非常密切的聯(lián)系。如今，公安機(jī)關(guān)在開展檔案管理工作時(shí)，高度重視信息技術(shù)的使用，并進(jìn)一步加強(qiáng)了檔案管理信息化建設(shè)，使電子檔案數(shù)量一直呈現(xiàn)上升的趨勢，同時(shí)也為公安機(jī)關(guān)檔案資源開發(fā)提供了重要的條件。充分發(fā)揮新技術(shù)的作用，提升檔案信息資源開發(fā)與利用效率，是新時(shí)期公安機(jī)關(guān)需要重點(diǎn)考慮的。

1 公安機(jī)關(guān)檔案管理概念與重要性

公安機(jī)關(guān)檔案信息資料主要是指，公安機(jī)關(guān)在開展案件處理以及各類整治活動(dòng)時(shí)，需要利用文字、圖片、音頻以及視頻等形式進(jìn)行準(zhǔn)確記錄，一般主要體現(xiàn)在文書檔案、業(yè)務(wù)檔案以及戶籍檔案等幾個(gè)方面。公安機(jī)關(guān)檔案管理是工作人員對檔案進(jìn)行記錄、整理與分類等，貫穿于整個(gè)系統(tǒng)的全過程，其工作質(zhì)量與公安機(jī)關(guān)日常業(yè)務(wù)工作開展有著非常密切的聯(lián)系。公安機(jī)關(guān)檔案信息資料不僅準(zhǔn)確記載著懲罰犯罪、保護(hù)人民安全利益的行為，而且還涉及案件辦理中的重要理論依據(jù)與法律條文。公安機(jī)關(guān)優(yōu)化檔案管理工作，有利于在更大程度上提升公安機(jī)關(guān)檔案管理工作效率，實(shí)現(xiàn)對檔案信息資料的充分開發(fā)與利用，在其他公安業(yè)務(wù)工作中，可以將檔案信息資料的價(jià)值充分發(fā)揮出來，更好地維護(hù)社會(huì)公平與公正，保護(hù)人民群眾與社會(huì)利益。

2 影響公安檔案資源開發(fā)與利用的外部因素

結(jié)合目前的實(shí)際情況來看，公安機(jī)關(guān)在開展檔案資源開發(fā)與利用等工作時(shí)，會(huì)受到一些外部因素影響，具體主要體現(xiàn)在了以下兩個(gè)方面。

2.1 檔案資源類型多樣化，導(dǎo)致檔案資源開發(fā)與利用難度較大

公安機(jī)關(guān)在開展檔案管理工作時(shí)，因?yàn)殚L期受傳統(tǒng)觀念影響，大部分檔案管理人員將重點(diǎn)放在文件檔案方面，而沒有對實(shí)物檔案足夠重視，導(dǎo)致實(shí)物檔案管理設(shè)施以及管理?xiàng)l件都比較落后，無法滿足一定的精細(xì)化要求?；谛滦蝿莅l(fā)展背景，公安機(jī)關(guān)在開展檔案管理工作時(shí)，逐漸加強(qiáng)了檔案信息化建設(shè)工作，在面對以往的紙質(zhì)檔案與實(shí)物檔案時(shí)，需要將其轉(zhuǎn)換為電子信息檔案之后才能進(jìn)行儲(chǔ)存，并在此基礎(chǔ)上對檔案資源進(jìn)行開發(fā)與利用，這種工作模式下檔案管理人員的工作總量非常大，需要將所有的檔案信息進(jìn)行完整分類，并整合到檔案信息管理系統(tǒng)當(dāng)中。因?yàn)樯婕暗臋n案資源類型比較多，所以工作人員很難對檔案類別進(jìn)行有效劃分，進(jìn)而影響檔案信息資源完善性，增加了檔案信息資源開發(fā)與利用的難度。

2.2 檔案信息資源開發(fā)與利用技術(shù)水平有待提升

結(jié)合目前的實(shí)際情況來看，公安部門在開展檔案信息資源開發(fā)與利用工作時(shí)，所存在的主要影響因素是技術(shù)水平不高。首先，從硬件設(shè)備與軟件技術(shù)兩個(gè)角度來看，公安機(jī)關(guān)在使用檔案信息管理軟件時(shí)，技術(shù)水平還需要進(jìn)一步的提高。其次，檔案管理工作人員隊(duì)伍水平有待提升，與傳統(tǒng)的檔案管理形式相比，信息化管理模式具有非常明顯的差異，主要是對于信息技術(shù)使用能力有著非常高的要求。最后，在公安機(jī)關(guān)檔案信息化建設(shè)不斷加快的背景下，檔案管理人員所具備的業(yè)務(wù)水平已經(jīng)無法滿足檔案管理工作要求。公安機(jī)關(guān)需要結(jié)合檔案管理工作實(shí)際狀況，對信息化技術(shù)使用引起高度重視，加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)，在更大程度上提升信息技術(shù)應(yīng)用水平。

3 公安檔案資源開發(fā)利用中存在的問題

3.1 沒有認(rèn)識到檔案管理的重要性

目前，在一些縣區(qū)中，公安機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人員仍然沒有對檔案管理工作引起重視，導(dǎo)致所投入的經(jīng)費(fèi)與人力不足，在開展相應(yīng)的檔案管理工作時(shí)，沒有將硬件設(shè)施與軟件技術(shù)之間有效結(jié)合，這不僅會(huì)降低檔案信息資源開發(fā)與使用的質(zhì)量，同時(shí)也會(huì)縮小檔案信息資源利用與開發(fā)的范圍，導(dǎo)致公安檔案儲(chǔ)存與管理工作一直沒有得到實(shí)質(zhì)性的進(jìn)步。

3.2 檔案信息系統(tǒng)軟件與硬件不能效結(jié)合

在公安機(jī)關(guān)檔案信息資源開發(fā)與利用中，不僅需要使用硬件設(shè)施，同時(shí)還需要使用到軟件系統(tǒng)，只有將兩者進(jìn)行有效結(jié)合，才能構(gòu)建出更加完善的檔案信息系統(tǒng)。如今，公安部門雖然已經(jīng)具備了相應(yīng)的檔案信息系統(tǒng)，配備了一定的硬件設(shè)施，但是在軟件方面投入不足，從而降低了公安機(jī)關(guān)檔案信息資源利用效率。

3.3 缺少完善的檔案資源開發(fā)與利用管理制度

公安機(jī)關(guān)在信息檔案資源開發(fā)與利用過程中，部分單位將重點(diǎn)放在了硬件設(shè)施方面，所以硬件設(shè)施發(fā)展速度比較快，但是缺少完善的管理制度，在管理內(nèi)容方面仍然存在一定的缺陷。如果公安機(jī)關(guān)不能制定出完善的檔案資源開發(fā)與利用管理制度，即便已經(jīng)采取了信息化管理模式，其他業(yè)務(wù)部門也可能繼續(xù)采取傳統(tǒng)的檔案管理模式，各部門之間缺少有效的溝通與交流，會(huì)導(dǎo)致檔案管理人員進(jìn)行非常多的重復(fù)性工作，影響檔案信息資源開發(fā)與利用工作的有效開展[1]。

3.4 檔案信息資源風(fēng)險(xiǎn)防范控制水平有待提升

如今，在檔案信息化建設(shè)進(jìn)程不斷推進(jìn)的背景下，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案逐漸被電子檔案代替，雖然在一定程度上提升了檔案信息管理工作的效率，但是也增加了電子檔案管理中的風(fēng)險(xiǎn)，使檔案資源開發(fā)與利用受到了嚴(yán)重威脅。如果檔案信息管理系統(tǒng)失效，將會(huì)對后期管理工作帶來非常嚴(yán)重的影響，甚至導(dǎo)致部分電子檔案資源損壞，為機(jī)關(guān)部門帶來非常嚴(yán)重的損失。結(jié)合目前的實(shí)際情況來看，公安機(jī)關(guān)檔案信息資源風(fēng)險(xiǎn)方法控制水平仍然較低，這也是目前公安檔案信息資源開發(fā)與利用中需要重點(diǎn)解決的問題。

3.5 檔案管理缺少責(zé)任制

結(jié)合相關(guān)的調(diào)查結(jié)果可以了解到，很多工作人員會(huì)將特殊性的檔案留在部門內(nèi)，對于沒有破案以及正在辦理中的案件，工作人員沒有在第一時(shí)間內(nèi)歸還檔案資料，而是為了方便后期工作的開展將檔案留在身邊。雖然方便了后期的工作，但是很容易導(dǎo)致案件遺落，甚至因?yàn)楣芾聿划?dāng)，導(dǎo)致案件的丟失。另外，部分檔案管理人員在工作中沒有嚴(yán)格落實(shí)自身職責(zé)，針對沒有上交儲(chǔ)存的文件，沒有在第一時(shí)間內(nèi)追回，因?yàn)閭€(gè)人疏忽導(dǎo)致檔案文件的丟失，長時(shí)間會(huì)對檔案管理工作開展產(chǎn)生嚴(yán)重的負(fù)面影響。

3.6 檔案的收集與管理能力有待提升

目前，部分公安機(jī)關(guān)在整理檔案文件時(shí)，往往只對上級所下發(fā)的紅頭文件進(jìn)行整理，而沒有對基礎(chǔ)性的檔案管理工作引起重視。首先，公安機(jī)關(guān)檔案資料涉及的類型比較多，內(nèi)容非常復(fù)雜。其次，檔案收集方法與規(guī)章制度存在一定的缺陷，部分檔案管理人員沒有認(rèn)識到工作的重要性，自身所具備的檔案管理能力不足，導(dǎo)致檔案管理工作在實(shí)施中呈現(xiàn)出了非常明顯的分散性。最后，基層民警與檔案管理人員面臨的工作任務(wù)非常多，容易忽略檔案的歸納整理。很多情況下在完成了部門所安排的工作之后，已經(jīng)沒有精力對日常檔案進(jìn)行整理，特別是基層人員長期受到傳統(tǒng)觀念影響，在思想上缺少一定的創(chuàng)新性[2]。雖然公安部門工作與社會(huì)穩(wěn)定之間有著非常密切的聯(lián)系，但是由于基層工作模式比較單一，工作人員很容易產(chǎn)生枯燥感，一些新人在入職之后，缺少正確的培訓(xùn)與指導(dǎo)，在思想上跟不上時(shí)代發(fā)展要求，從而阻礙了檔案資料的收集與管理。

3.7 缺少專業(yè)的管理人才

在公安檔案信息資源管理中，部分單位認(rèn)為檔案管理與單位發(fā)展之間聯(lián)系不大，所以只安排了一位檔案管理人員，甚至?xí)嬖谏砑娑嗦毜默F(xiàn)象，特別是檔案開發(fā)與利用的研編人員更是少之又少。公安機(jī)關(guān)沒有明確檔案管理人員的具體職責(zé)，為檔案資源開發(fā)與利用帶來了非常多的不便。并且在公安部門不斷改革的背景下，機(jī)構(gòu)和崗位設(shè)置也在不斷發(fā)生變化，當(dāng)檔案管理人員發(fā)生調(diào)動(dòng)之后，檔案信息資源利用與開發(fā)會(huì)受到影響。

4 新時(shí)代公安檔案信息資源開發(fā)與利用策略

4.1 提升公安機(jī)關(guān)對檔案管理的重視程度

目前，公安機(jī)關(guān)應(yīng)加強(qiáng)對檔案信息資源的充分開發(fā)與利用，不斷提升檔案管理人員對檔案管理工作的認(rèn)知，尤其是領(lǐng)導(dǎo)人員，一定要全面認(rèn)識到檔案管理工作的重要性，定期對公安機(jī)關(guān)檔案室內(nèi)部情況嚴(yán)格監(jiān)督與管理，對于平時(shí)工作比較積極的檔案管理人員，應(yīng)及時(shí)給予一定的獎(jiǎng)勵(lì)，這對下級檔案管理人員也能起到一定的激勵(lì)作用。另外，可以適當(dāng)提升檔案管理人員的薪資待遇，使其能夠更加積極地投入崗位工作。公安機(jī)關(guān)應(yīng)加強(qiáng)對檔案信息資源的收集與管理，主要可以通過以下幾個(gè)方面來完成。

（1）從“量”上著手，提升公安部門的檔案儲(chǔ)存總量。比如，在面對比較完善的會(huì)議記錄時(shí)，需要對會(huì)議文件與計(jì)劃報(bào)告進(jìn)行分類；（2）從“質(zhì)”上進(jìn)行嚴(yán)格把控，公安機(jī)關(guān)在面對各類檔案信息資料時(shí)，應(yīng)該將方便搜索作為目標(biāo)，將方便開發(fā)作為核心，對檔案信息資料中的細(xì)節(jié)部分進(jìn)行優(yōu)化，保留其核心內(nèi)容，對檔案信息進(jìn)行分類時(shí)，應(yīng)滿足一定的科學(xué)性與合理性，在需要使用檔案資料時(shí)，能保證第一時(shí)間內(nèi)查找到所需要的資料[3]；（3）從“新”上入手，公安機(jī)關(guān)在面對比較陳舊的檔案資料時(shí)，應(yīng)優(yōu)先挑選出符合條件、發(fā)生時(shí)間比較接近的檔案資料，對這部分檔案資料進(jìn)行統(tǒng)籌、管理與規(guī)劃，全面收集高質(zhì)量的檔案材料，對陳舊的檔案進(jìn)行更新與利用，從“量”“質(zhì)”“新”3 個(gè)方面入手可以有效保障公安檔案信息資料的利用價(jià)值。

4.2 規(guī)劃檔案資源開發(fā)利用階段

基于新時(shí)代發(fā)展背景下，公安機(jī)關(guān)要想促進(jìn)檔案信息資源開發(fā)與利用工作的順利開展，需要結(jié)合檔案信息資源管理現(xiàn)狀，規(guī)劃好檔案資源開發(fā)利用階段。檔案信息資源的開發(fā)與利用屬于一項(xiàng)長期性的工作，需要在推進(jìn)過程中不斷優(yōu)化與完善[4]。因此，對于公安機(jī)關(guān)檔案管理部門而言，需要根據(jù)實(shí)際情況做好短期、中期與長期性的規(guī)劃方案，嚴(yán)格按照各項(xiàng)策略逐步實(shí)施。在開展檔案信息化建設(shè)工作時(shí)，需要升級硬件與軟件系統(tǒng)，加快庫存檔案的信息數(shù)據(jù)化處理，對檔案資源充分開發(fā)與利用，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源開放共享，促進(jìn)檔案信息資源管理目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

4.3 構(gòu)建完善的公安部門檔案信息化管理制度

公安機(jī)關(guān)完善對檔案信息化管理制度，主要從檔案管理流程、檔案管理崗位職責(zé)、檔案格式規(guī)范、檔案人員績效考核以及檔案安全管理等各個(gè)方面來完成。檔案管理人員在面對不同的檔案信息類型時(shí)，應(yīng)該采取統(tǒng)一化的管理標(biāo)準(zhǔn)，基于統(tǒng)一的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)下，有利于提升檔案信息資源的共享性和利用率[5]。嚴(yán)格按照管理制度條例中的指導(dǎo)與規(guī)范要求，對工作人員操作行為嚴(yán)格規(guī)范，最大限度地提升檔案信息資源開發(fā)與利用的實(shí)效性。

4.4 提升檔案信息資源風(fēng)險(xiǎn)防控水平

從檔案信息化管理安全性方面來看，仍然存在非常多的風(fēng)險(xiǎn)問題，主要體現(xiàn)在信息傳輸、信息保存、信息分享以及信息利用等環(huán)節(jié)。為了保證公安檔案信息資源利用過程的安全性，公安機(jī)關(guān)檔案管理部門需要根據(jù)實(shí)際情況構(gòu)建出完善的檔案管理制度與規(guī)定，主要包括保密制度、檔案安全管理制度以及責(zé)任問責(zé)制度等，通過各項(xiàng)制度的全面實(shí)施，可以嚴(yán)格規(guī)范工作人員理念以及行為等[6]。另外，在檔案室中應(yīng)該安裝監(jiān)控設(shè)備，建立檔案信息資源安全防范標(biāo)準(zhǔn)，最大限度地提升信息檔案資源的完善性與安全性。

4.5 提升檔案工作人員專業(yè)水平

在新時(shí)期發(fā)展背景下，公安機(jī)關(guān)在開展檔案信息資源管理工作時(shí)，要想實(shí)現(xiàn)對檔案信息資源的充分開發(fā)與利用，滿足未來經(jīng)濟(jì)發(fā)展需求，還需要加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)。檔案管理工作人員應(yīng)轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的思想觀念，對檔案信息資源開發(fā)與利用中需要使用的技術(shù)全面掌握，同時(shí)加強(qiáng)對理論知識的學(xué)習(xí)。公安機(jī)關(guān)在一定的時(shí)間內(nèi)，可以針對檔案管理人員開展嚴(yán)格的培訓(xùn)活動(dòng)，主要是幫助檔案管理人員加強(qiáng)技術(shù)學(xué)習(xí)，提升檔案管理人員的技術(shù)水平[7]。另外，可以設(shè)置崗位績效考核制度，通過績效考核制度的全面實(shí)施，可以使檔案工作人員樹立較強(qiáng)的責(zé)任意識，更加積極地投入工作，并且在工作中不斷學(xué)習(xí)、積累經(jīng)驗(yàn)，掌握更多先進(jìn)的技術(shù)與方法。對現(xiàn)有的人員管理模式進(jìn)行創(chuàng)新與完善，最大限度地提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)水平。

4.6 提升公安檔案信息的準(zhǔn)確性

首先，檔案管理人員在面對檔案材料時(shí)，應(yīng)對其進(jìn)行電子化掃描，儲(chǔ)存到公安機(jī)關(guān)信息系統(tǒng)當(dāng)中，對電子文件進(jìn)行嚴(yán)格監(jiān)督與管理。同時(shí)工作人員在利用檔案信息資料時(shí)，應(yīng)保證檔案資料的安全性與完善性。為防止紙質(zhì)檔案的磨損與丟失，應(yīng)將檔案庫中的紙質(zhì)檔案逐漸轉(zhuǎn)換為電子檔案。其次，對于檔案錄入人員而言，自身應(yīng)該具備較強(qiáng)的工作能力，在對各類檔案信息進(jìn)行錄入時(shí)，應(yīng)保證所錄入信息的準(zhǔn)確性，對其中缺失的檔案需要及時(shí)進(jìn)行補(bǔ)充，保證檔案資料的使用率能夠達(dá)到百分之百。最后，在對歷史檔案資料整合時(shí)，應(yīng)將檔案轉(zhuǎn)換為數(shù)字信息，通過對網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的充分利用，可以將各類檔案信息融合成一個(gè)系統(tǒng)的整體。

5 結(jié)語

目前在公安機(jī)關(guān)檔案管理工作中仍然還存在許多的問題，不僅會(huì)降低檔案管理工作的質(zhì)量，同時(shí)也會(huì)影響到檔案信息資源的充分開發(fā)與利用。因此，在新時(shí)期發(fā)展背景下，公安機(jī)關(guān)檔案管理人員一定要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的思想觀念，全面認(rèn)識檔案管理工作的重要性，在不斷完善檔案管理工作的過程中，對現(xiàn)有的檔案管理方法進(jìn)行創(chuàng)新與完善。將信息技術(shù)應(yīng)用于檔案信息資源管理工作，進(jìn)一步加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)。應(yīng)加強(qiáng)檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)，定期開展培訓(xùn)活動(dòng)，使檔案管理人員可以加強(qiáng)理論知識的學(xué)習(xí)，同時(shí)掌握更多先進(jìn)的管理技術(shù)與方法?？梢栽O(shè)置崗位績效考核制度，通過績效考核制度的全面實(shí)施，使檔案工作人員樹立較強(qiáng)的責(zé)任意識。通過加強(qiáng)公安機(jī)關(guān)檔案管理工作，實(shí)現(xiàn)對各類檔案信息的合理分類與管理，在公安機(jī)關(guān)開展各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)時(shí)，充分發(fā)揮出檔案信息資源的使用價(jià)值。