信息化技術(shù)在人事檔案開(kāi)發(fā)利用中的應(yīng)用方式探討

摘 要：人事檔案是機(jī)構(gòu)改革、干部考核、人員招聘、隊(duì)伍優(yōu)化的重要依據(jù)。新時(shí)代各企事業(yè)單位職能轉(zhuǎn)變，人力資源膨脹，人事調(diào)整工作壓力逐漸增大，過(guò)去單一、機(jī)械、重復(fù)的檔案管理模式已無(wú)法滿足行業(yè)發(fā)展的需求，難以充分發(fā)揮人事檔案的價(jià)值。隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)和技術(shù)的持續(xù)發(fā)展，信息化技術(shù)的應(yīng)用越來(lái)越廣泛，極大提升了各單位人事檔案的管理效率。本文圍繞人事檔案開(kāi)發(fā)利用中應(yīng)用信息化技術(shù)的必要性、存在的問(wèn)題和未來(lái)優(yōu)化路徑進(jìn)行全面剖析，并提出解決措施，使各單位人員管理變得更加科學(xué)化、有序化，促進(jìn)政治生態(tài)健康發(fā)展提供建議。

關(guān)鍵詞：信息化技術(shù)；人事檔案；開(kāi)發(fā)利用

前言

在大數(shù)據(jù)和“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代，信息化技術(shù)在人事檔案管理工作中的應(yīng)用已成為主流發(fā)展趨勢(shì)。其不僅可提升管理質(zhì)量，更能推動(dòng)各企事業(yè)單位實(shí)現(xiàn)持續(xù)健康發(fā)展。但是，現(xiàn)階段整體上仍存在重視程度不夠、管理體系不健全、人員素質(zhì)低下、共建共享不規(guī)范等問(wèn)題。這需要領(lǐng)導(dǎo)者與管理人員引起高度重視，明確發(fā)展方向、完善思路措施、突出工作重點(diǎn)、破解發(fā)展難題，創(chuàng)新管理模式，優(yōu)化管理流程，把檔案信息化工作謀劃好、部署好、落實(shí)好。進(jìn)一步提升干部人事檔案管理效能，保證檔案信息的安全性、可靠性[1]，促進(jìn)干部人事檔案管理與企事業(yè)單位發(fā)展的需求更加契合。以此實(shí)現(xiàn)企事業(yè)單位人力資源管理工作的全面優(yōu)化與進(jìn)步，為綜合能力的提升提供內(nèi)在動(dòng)力。

1 人事檔案開(kāi)發(fā)利用中應(yīng)用信息化技術(shù)的必要性

1.1 整合龐大信息資源

人事檔案來(lái)源較為分散、內(nèi)容較為豐富、形式較為多樣、整合較為困難，在傳統(tǒng)管理模式下難以做到集中收集、精準(zhǔn)查找，易丟失、難管理是一直以來(lái)面臨的難題。在信息化管理模式下，大多單位基本按照“增量電子化、存量數(shù)字化”的總要求，積極開(kāi)展人事檔案數(shù)字化工作，并按規(guī)定及時(shí)開(kāi)放審核，檔案數(shù)據(jù)資源不斷得到充實(shí)。人事檔案主管單位在系統(tǒng)完備、高效實(shí)用、安全可靠的檔案信息基礎(chǔ)設(shè)施和制度體系加持下，達(dá)到了單位之間互聯(lián)互通、在線歸檔、統(tǒng)一管理的標(biāo)準(zhǔn)要求。檔案信息資源由被動(dòng)征集轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)歸檔，極大擴(kuò)充人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)覆蓋面，促進(jìn)整體人事工作由業(yè)務(wù)管理模式轉(zhuǎn)變?yōu)榉?wù)管理模式，切實(shí)做到“讓數(shù)據(jù)多跑腿，讓群眾少跑路”，為各單位提供優(yōu)質(zhì)高效的檔案查閱服務(wù)打下了良好的基礎(chǔ)。

1.2 增強(qiáng)信息安全性、保密性

人事檔案記載每個(gè)人的社會(huì)身份、學(xué)習(xí)經(jīng)歷、工作資歷等方面信息資料，具有唯一性，與個(gè)人今后發(fā)展、社會(huì)保障等方面緊密掛鉤，也是各單位開(kāi)展人事變動(dòng)、干部調(diào)整、社會(huì)招聘的最原始依據(jù)。實(shí)現(xiàn)人事檔案信息化管理，使得人事檔案保管徹底告別庫(kù)房時(shí)代，轉(zhuǎn)型為電子化數(shù)據(jù)存儲(chǔ)。在一定程度上解決紙質(zhì)檔案由于頻繁查詢(xún)利用造成的損壞、丟失等不可逆?zhèn)?，更是使得大量的?shù)據(jù)得以低成本安全存儲(chǔ)，進(jìn)一步保障原始檔案文件的安全性和私密性。

1.3 提高資源管理效率

以往人事檔案的管理大多以紙質(zhì)檔案存儲(chǔ)、人工查詢(xún)利用、被動(dòng)歸檔方式進(jìn)行，工作效率受限，無(wú)法挖掘檔案潛在價(jià)值。隨著各行各業(yè)管理體系不斷健全，人員結(jié)構(gòu)不斷優(yōu)化調(diào)整，產(chǎn)生了大量的人事檔案數(shù)據(jù)和工作記錄。在此背景下，檔案管理人員面臨著巨大的工作壓力，且在工作過(guò)程中耗費(fèi)大量的人力物力財(cái)力，管理效果不明顯。

隨著大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、數(shù)據(jù)挖掘等新興技術(shù)的出現(xiàn)，人事檔案管理轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒒Ｊ?，在?shí)際利用中可借助先進(jìn)的操作系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)快速便捷檢索，管理工作走向可視化、多元化，檢索準(zhǔn)確性、可靠性、真實(shí)性得到顯著提升，進(jìn)而為人事部門(mén)實(shí)現(xiàn)科學(xué)決策和科學(xué)管理提供依據(jù)。

1.4 促進(jìn)政治生態(tài)健康發(fā)展

人事檔案工作隨著信息化手段的加持，在工作效率、內(nèi)容覆蓋面和信息安全等角度的適配性也在不斷契合。無(wú)紙化辦公、“互聯(lián)網(wǎng)+政務(wù)服務(wù)”等已融入企事業(yè)單位的各項(xiàng)工作，使得人事檔案的透明度不斷加強(qiáng)，從源頭上提高了人事檔案內(nèi)容的準(zhǔn)確性，同時(shí)增強(qiáng)了社會(huì)各界對(duì)于人事工作的監(jiān)督意識(shí)，減少了管理人員對(duì)人事檔案工作學(xué)歷、工作經(jīng)歷造假問(wèn)題的發(fā)生。同時(shí)，人事主管部門(mén)可通過(guò)數(shù)據(jù)挖掘、主動(dòng)分析等大數(shù)據(jù)信息技術(shù)，對(duì)全部人事檔案信息資料加以研究，全方位掌握所有人員的德、能、勤、績(jī)、廉等檔案信息，為機(jī)構(gòu)人事部門(mén)選擇使用人力資源，發(fā)揮用人價(jià)值提供真實(shí)基礎(chǔ)，增強(qiáng)了人力資源開(kāi)發(fā)與使用的科學(xué)化與公平合理性，推動(dòng)整體良性發(fā)展。

2 人事檔案開(kāi)發(fā)利用中信息化技術(shù)應(yīng)用面臨的困難

2.1 重視程度不夠，管理體系不健全

人事檔案是人員信息的存放載體，記錄著學(xué)習(xí)情況、社會(huì)關(guān)系、工作履歷等信息，在各單位人員調(diào)整中發(fā)揮著關(guān)鍵性作用。目前絕大多數(shù)管理者認(rèn)為檔案工作僅僅是將個(gè)人信息材料的匯總存放，無(wú)需通過(guò)信息化技術(shù)將其加以整理與利用。部分單位尚未配置人事檔案管理科室，都是辦公室業(yè)務(wù)人員兼職負(fù)責(zé)，沒(méi)有落實(shí)《干部人事檔案管理?xiàng)l例》規(guī)定的管理體系。同時(shí)，一些單位由于工作人員缺少主觀能動(dòng)性，導(dǎo)致常年積累的紙質(zhì)檔案雜亂無(wú)章、管理制度不健全，管理方式滯后，工作難度較大，工作效率較低，無(wú)法保證檔案的真實(shí)性、完整性、可用性[2]，無(wú)法對(duì)內(nèi)對(duì)外開(kāi)展檔案利用工作，人事檔案也失去了為領(lǐng)導(dǎo)決策提供參考依據(jù)的作用。

2.2 人員素質(zhì)低下，管理隊(duì)伍不完整

目前，各部門(mén)單位從事人事檔案管理的人員大多年齡較大、學(xué)歷較低，思維意識(shí)較為落后。在信息化時(shí)代無(wú)法做到與時(shí)俱進(jìn)，新業(yè)務(wù)知識(shí)新理論的學(xué)習(xí)不夠深入、了解不夠透徹、接受能力較差。在實(shí)際工作開(kāi)展中存在現(xiàn)學(xué)現(xiàn)用、急用急學(xué)、不用緩學(xué)的現(xiàn)象，工作的科學(xué)性、預(yù)見(jiàn)性、主動(dòng)性不強(qiáng)，缺乏創(chuàng)造意識(shí)和創(chuàng)新觀念，造成檔案信息化工作被動(dòng)開(kāi)展。與此同時(shí)，部分單位開(kāi)展檔案理論知識(shí)講解、實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)學(xué)習(xí)活動(dòng)較少，即使舉辦理論學(xué)習(xí)也僅僅是浮于表面，缺乏特色性、針對(duì)性、前沿性[3]，導(dǎo)致檔案管理人員在舉辦的各種培訓(xùn)活動(dòng)中缺乏耐心、缺乏思考，囫圇吞棗、生搬硬套、急于求成，造成學(xué)習(xí)成果“消化不良”，對(duì)于實(shí)際工作開(kāi)展無(wú)明顯推動(dòng)作用。

2.3 信息化應(yīng)用淺，共建共享不規(guī)范

隨著時(shí)代的發(fā)展和信息化技術(shù)水平的不斷提升，人事檔案實(shí)現(xiàn)信息化管理、現(xiàn)代化利用已是大勢(shì)所趨?？傮w來(lái)看，一些單位、企業(yè)的人事檔案工作仍然采用人工進(jìn)行收集、裝訂、庫(kù)房管理、查詢(xún)、內(nèi)部利用的傳統(tǒng)管理模式。一是由于財(cái)政資金支持力度不夠，部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)的人事檔案信息化意識(shí)不強(qiáng)，對(duì)行業(yè)整體發(fā)展觀念守舊，導(dǎo)致整體新興技術(shù)的應(yīng)用沒(méi)有與之相適應(yīng)的財(cái)力匹配支撐，在頂層設(shè)計(jì)政策推動(dòng)方面無(wú)法推動(dòng)信息化水平提升。二是在各單位信息化系統(tǒng)建設(shè)初期，領(lǐng)導(dǎo)者和實(shí)際管理者對(duì)于自身發(fā)展存在的問(wèn)題沒(méi)有開(kāi)展深入的自查自糾，對(duì)于人事檔案管理層面的缺口認(rèn)識(shí)不足，系統(tǒng)功能建設(shè)針對(duì)性不強(qiáng)，不能夠完全契合工作開(kāi)展，存在資源浪費(fèi)、匹配度低的問(wèn)題，降低了系統(tǒng)的整體價(jià)值[4]。三是共建共享開(kāi)發(fā)力度不夠，大多人事檔案系統(tǒng)平臺(tái)建設(shè)局限于一般管理流程的控制和內(nèi)部信息的簡(jiǎn)單匯總，無(wú)法對(duì)更廣大范圍內(nèi)的單位人事檔案進(jìn)行資源整合，“信息孤島”問(wèn)題較為嚴(yán)重，在本地域人力資源開(kāi)發(fā)和干部結(jié)構(gòu)調(diào)整方面信息化管理優(yōu)勢(shì)不明顯。

3 人事檔案開(kāi)發(fā)利用中信息化技術(shù)應(yīng)用優(yōu)化路徑

3.1 建立健全科學(xué)完善管理體系

為切實(shí)加強(qiáng)人事檔案資源體系、利用體系、安全體系、治理體系建設(shè)，進(jìn)一步推動(dòng)檔案工作規(guī)范化、制度化。檔案負(fù)責(zé)部門(mén)應(yīng)全面梳理過(guò)去人事檔案管理工作中存在的問(wèn)題和不足，不斷完善工作制度和業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，切實(shí)提高檔案管理能力。一是加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)。把人事檔案管理工作列入年度工作計(jì)劃，成立以主要負(fù)責(zé)人任組長(zhǎng)的檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，由檔案信息科負(fù)責(zé)人事檔案和其他業(yè)務(wù)檔案的日常管理職責(zé)，明確工作職責(zé)和主體責(zé)任，扎實(shí)推動(dòng)各項(xiàng)工作有效開(kāi)展。二是建立健全檔案保管、保密、借閱利用、安全管理相關(guān)制度。為人事檔案管理工作的順利開(kāi)展提供了強(qiáng)有力的制度保障，促進(jìn)了檔案工作規(guī)范化、科學(xué)化、合理化[5]。三是規(guī)范人事檔案歸檔立卷工作。根據(jù)人事檔案文件材料歸檔范圍和保管期限表，在實(shí)際工作開(kāi)展過(guò)程中確保歸檔文件齊全完整，保管期限劃分準(zhǔn)確，歸檔文件材料的載體和字跡符合耐久性要求，各類(lèi)檔案質(zhì)量達(dá)到檔案業(yè)務(wù)規(guī)范要求，為后期開(kāi)展信息化、數(shù)字化工作打下扎實(shí)基礎(chǔ)。四是完善人事檔案整理歸檔工作，堅(jiān)持問(wèn)題導(dǎo)向，聚焦薄弱環(huán)節(jié)，靶向發(fā)力、精準(zhǔn)施策，全力以赴攻堅(jiān)短板弱項(xiàng)，進(jìn)一步提高人事檔案的規(guī)范、安全、有效管理，營(yíng)造“規(guī)范、整齊、安全”的檔案環(huán)境，提升部門(mén)單位人事檔案的完整性、可用性和安全性，便于查找、利用和開(kāi)發(fā)。

3.2 不斷優(yōu)化人檔案管理隊(duì)伍結(jié)構(gòu)

一是強(qiáng)化檔案管理員的學(xué)習(xí)意識(shí)。在工作中加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理相關(guān)基礎(chǔ)知識(shí)的學(xué)習(xí)，緊密結(jié)合工作實(shí)際做好檔案的收集、整理、歸檔、保存、安全與有效利用。二是注重協(xié)調(diào)落實(shí)檔案及時(shí)材料及時(shí)匯總。人事檔案管理部門(mén)的負(fù)責(zé)同志要與人事部門(mén)工作人員積極溝通，全程跟進(jìn)單位重要人事變動(dòng)情況，將變動(dòng)工作產(chǎn)生的檔案資料及時(shí)匯總。三是加強(qiáng)檔案專(zhuān)業(yè)人才培養(yǎng)。與高等院校、先進(jìn)地區(qū)檔案部門(mén)建立合作關(guān)系，結(jié)合工作實(shí)際和業(yè)務(wù)需求制訂年度檔案教育培訓(xùn)計(jì)劃，著力提升基層檔案人才隊(duì)伍整體素質(zhì)。同時(shí)要積極選派干部職工參加組織人事部門(mén)和檔案部門(mén)組織的檔案業(yè)務(wù)知識(shí)和技能專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)，有效提高檔案管理工作的專(zhuān)業(yè)化水平。實(shí)現(xiàn)初任崗位培訓(xùn)和繼續(xù)教育培訓(xùn)全覆蓋，定期圍繞檔案管理的政策法規(guī)、制度要求、管理職責(zé)、分類(lèi)流程等，組織開(kāi)展檔案規(guī)范化培訓(xùn)活動(dòng)。針對(duì)各類(lèi)人事檔案管理典型案例進(jìn)行分析，多次邀請(qǐng)檔案領(lǐng)域?qū)＜疑祥T(mén)指導(dǎo)，現(xiàn)場(chǎng)提出問(wèn)題和不足，現(xiàn)場(chǎng)“手把手”指導(dǎo)，不斷推動(dòng)檔案管理工作走上規(guī)范化軌道。四是樹(shù)立選人用人導(dǎo)向，建立檔案干部激勵(lì)機(jī)制，著力培養(yǎng)年輕干部，暢通檔案干部交流渠道，為檔案負(fù)責(zé)部門(mén)人事檔案事業(yè)可持續(xù)發(fā)展提供人才保障。

3.3 推動(dòng)信息資源實(shí)現(xiàn)共建共享

在“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代背景下，推動(dòng)實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共建共享是大勢(shì)所趨，也是解決傳統(tǒng)檔案管理模式下“信息孤島”問(wèn)題的最有效途徑。為此，檔案負(fù)責(zé)部門(mén)要高度重視數(shù)據(jù)互聯(lián)互通工作，建立共享網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，提高人事檔案利用率，進(jìn)而促進(jìn)區(qū)域內(nèi)檔案負(fù)責(zé)部門(mén)科研工作的高質(zhì)量發(fā)展。一是緊密對(duì)接系統(tǒng)平臺(tái)開(kāi)發(fā)公司。深入研究本地區(qū)系統(tǒng)平臺(tái)建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)與基礎(chǔ)框架，結(jié)合當(dāng)前工作實(shí)際面臨的各種問(wèn)題，有針對(duì)性地開(kāi)發(fā)系統(tǒng)共享功能，在技術(shù)層面上打通整個(gè)檔案負(fù)責(zé)部門(mén)，為實(shí)現(xiàn)信息資源共建共享打下良好的技術(shù)保障。二是全面開(kāi)放有價(jià)值的人事檔案信息資源。通過(guò)邀請(qǐng)專(zhuān)家針對(duì)檔案負(fù)責(zé)部門(mén)人事檔案進(jìn)行開(kāi)放鑒定，及時(shí)選擇利用價(jià)值高、涉及范圍廣、可借鑒性強(qiáng)的數(shù)據(jù)掛載至共享平臺(tái)，在確保檔案完整性、準(zhǔn)確性、及時(shí)性的同時(shí)充分挖掘潛在價(jià)值。三是積極對(duì)接上級(jí)主管部門(mén)。開(kāi)展各單位人事檔案征集工作，進(jìn)一步完善可開(kāi)放共享的人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，確保收集的全面性。將零散的資源高效整合，逐步實(shí)現(xiàn)各單位之間信息交流的橫向聯(lián)系，進(jìn)而達(dá)到信息資源共享目的。四是優(yōu)化共享平臺(tái)安全性能。配置防火墻、殺毒軟件、安全審計(jì)等，建立行之有效的防御機(jī)制，全面抵御黑客的攻擊，病毒的侵害。同時(shí)設(shè)置安全訪問(wèn)機(jī)制，借助身份檢驗(yàn)、數(shù)據(jù)加密，防止不法分子的惡意訪問(wèn)，要求全體用戶對(duì)身份認(rèn)證賬號(hào)和系統(tǒng)平臺(tái)賬號(hào)加強(qiáng)管理，防止他人盜用后進(jìn)行非法活動(dòng)，有效保證人事檔案信息不泄露、不丟失[6]。

結(jié)語(yǔ)

人事檔案管理是各部門(mén)進(jìn)行人才選拔和利用的關(guān)鍵依據(jù)，完善科學(xué)規(guī)范管理體系、提高管理隊(duì)伍綜合素質(zhì)水平、推動(dòng)共建共享工作向縱深發(fā)展，是符合時(shí)代發(fā)展趨勢(shì)的重要舉措，在實(shí)踐過(guò)程中，需要各部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)者和實(shí)際管理者深入學(xué)習(xí)貫徹習(xí)近平總書(shū)記對(duì)檔案工作的重要批示精神，切實(shí)增強(qiáng)做好新時(shí)代檔案工作的使命感責(zé)任感[7]，牢固樹(shù)立檔案意識(shí)，統(tǒng)籌推進(jìn)檔案安全責(zé)任體系、制度體系、執(zhí)行體系、保障體系、人員體系建設(shè)，加大對(duì)人事檔案信息化管理的重視程度和資金投入力度，狠抓人才隊(duì)伍建設(shè)，激發(fā)人才隊(duì)伍活力，提升本土人才潛能，著力打造人才集聚新高地，優(yōu)化人事檔案管理利用平臺(tái)，提升信息資源安全管理利用水平，立足職能職責(zé)，聚焦重點(diǎn)任務(wù)，擴(kuò)寬工作思路，抓實(shí)抓細(xì)抓好各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)制度指標(biāo)，充分發(fā)揮檔案“存史、資政、育人”作用，以強(qiáng)有力的舉措推動(dòng)各項(xiàng)工作任務(wù)落實(shí)見(jiàn)效，推動(dòng)智能化、信息化技術(shù)能更好地為人事檔案管理工作服務(wù)，進(jìn)而為組織選人用人貢獻(xiàn)檔案力量。

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作者簡(jiǎn)介：趙蒙蒙（1987— ），大學(xué)學(xué)歷，平原縣人力資源和社會(huì)保障局館員，研究方向：檔案管理。