數(shù)字化時(shí)代機(jī)關(guān)檔案管理信息化建設(shè)

牛麗

摘 要：數(shù)字化時(shí)代在提升檔案信息化效能的同時(shí)，對檔案信息化管理能力建設(shè)提出了更高的要求。對于機(jī)關(guān)事業(yè)單位來說，檔案管理面臨著管理對象、管理能力、管理職能轉(zhuǎn)型不夠的問題和困境。面對新的技術(shù)變革大潮，本文認(rèn)為要在建設(shè)符合實(shí)際的信息化管理系統(tǒng)、構(gòu)建完善的信息化管理體系、嚴(yán)把檔案數(shù)字化建設(shè)質(zhì)量關(guān)上下功夫，推動(dòng)檔案治理能力的提升，以職能和手段的轉(zhuǎn)型推動(dòng)機(jī)關(guān)檔案管理信息化高質(zhì)量發(fā)展。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)；機(jī)關(guān)檔案；信息化建設(shè)

近年來，以互聯(lián)網(wǎng)+、區(qū)塊鏈等為代表的數(shù)字化技術(shù)興起，使社會(huì)管理的方式發(fā)生了變革，也改變了人民的生產(chǎn)生活方式，推動(dòng)了社會(huì)進(jìn)步。數(shù)字化技術(shù)提升了機(jī)關(guān)檔案信息化建設(shè)的水平和層次，2023年2月27日，中共中央、國務(wù)院印發(fā)《數(shù)字中國建設(shè)整體布局規(guī)劃》，為檔案數(shù)字化建設(shè)指明了方向。面對新的發(fā)展業(yè)態(tài)和形勢，機(jī)關(guān)事業(yè)單位應(yīng)著眼于檔案事業(yè)發(fā)展的前沿，積極適應(yīng)數(shù)字化的時(shí)代潮流，推動(dòng)機(jī)關(guān)檔案信息化提檔升級(jí)，以檔案的高質(zhì)量發(fā)展帶動(dòng)業(yè)務(wù)提升。

1 數(shù)字化時(shí)代檔案信息化的新特征

1.1 工作效率大幅度提升

以人工為主要模式的傳統(tǒng)檔案管理體制，工作效率低、出錯(cuò)率高、工作人員壓力大，已不適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)的發(fā)展?！丁笆奈濉比珖鴻n案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》指出，新一代信息技術(shù)廣泛應(yīng)用，檔案工作環(huán)境、對象、內(nèi)容發(fā)生巨大變化，迫切要求創(chuàng)新檔案工作理念、方法、模式，加快全面數(shù)字轉(zhuǎn)型和智能升級(jí)。數(shù)字化時(shí)代首先帶來了管理模式的轉(zhuǎn)變，檔案管理的面向由物理空間轉(zhuǎn)向數(shù)字空間、虛擬空間轉(zhuǎn)變，管理的對象由紙質(zhì)形式轉(zhuǎn)變了數(shù)字載體，從根本上改變了檔案管理的靜態(tài)空間，倒逼管理者向現(xiàn)代化的管理模式轉(zhuǎn)型。其次，數(shù)字化使檔案管理的空間無線放大、突破了傳統(tǒng)檔案室的限制，檔案存量得到提升，檔案管理的外延擴(kuò)大，使得海量的檔案數(shù)據(jù)得以安全保管。通過信息管理系統(tǒng)，檔案管理的流程實(shí)現(xiàn)了一鍵式操作，從檔案的收集、歸檔到查詢利用都得到了簡化，檔案管理工作效率大幅提升，安全性得到有效保障，減輕了檔案工作者的負(fù)擔(dān)，提升了檔案管理的準(zhǔn)確性和精準(zhǔn)性。

1.2 資源共享大幅度提升

傳統(tǒng)檔案管理中檔案的查詢利用流程化較多，需要紙質(zhì)的同意授權(quán)書，工作人員要逐一進(jìn)行查找翻閱，工作內(nèi)容復(fù)雜且效率不高，許多信息由于查找困難而未能發(fā)揮作用，影響了整體工作成效。數(shù)字化技術(shù)使不同的檔案類型分門別類存儲(chǔ)在系統(tǒng)中，實(shí)現(xiàn)了檔案管理的系統(tǒng)化、規(guī)范化和科學(xué)化。在查詢上，管理者在數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)中對查詢?nèi)藛T給予權(quán)限授權(quán)，只要得到授權(quán)的賬戶，就能夠在海量的數(shù)據(jù)庫中查詢所需要的內(nèi)容，數(shù)據(jù)查詢變得簡單快捷準(zhǔn)確。同時(shí)，數(shù)字化突破了時(shí)空和存儲(chǔ)限制，云計(jì)算等技術(shù)使得檔案數(shù)據(jù)湖成為可能，只要經(jīng)過授權(quán)，不同單位的人員可以實(shí)時(shí)查詢所需海量信息，突破了時(shí)空壁壘，實(shí)現(xiàn)資源的互聯(lián)和共享利用，檔案的價(jià)值得到彰顯。

1.3 檔案安全大幅度提升

傳統(tǒng)檔案管理是以紙質(zhì)檔案的庫房管理為主，檔案庫房的溫濕度條件、安全條件決定了檔案保管程度，許多檔案資源由于保管不當(dāng)造成了損害。同時(shí)，傳統(tǒng)的檔案傳遞依靠人工或者郵政系統(tǒng)，耗時(shí)長，容易受突發(fā)事件影響，引起各種事故，比如檔案的丟失、損壞或者泄密，造成不可挽回的損失?！峨娮游募w檔與電子檔案管理規(guī)范》（GB/T 18894-2016）對檔案信息安全提出了明確要求，數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用給檔案信息安全帶來了新的技術(shù)保障，提升了檔案保管的安全性。區(qū)塊鏈技術(shù)的應(yīng)用，能夠使檔案存儲(chǔ)在固定空間中，而且解決了檔案數(shù)據(jù)被篡改的難題，一旦檔案資料進(jìn)入?yún)^(qū)塊鏈條中，數(shù)據(jù)將無法更改，確保了檔案數(shù)據(jù)的真實(shí)性。

2 數(shù)字化時(shí)代機(jī)關(guān)檔案信息化建設(shè)的不足

2.1 管理對象轉(zhuǎn)型不夠

在服務(wù)型政府和建設(shè)數(shù)字中國的引領(lǐng)下，經(jīng)過十多年的發(fā)展，機(jī)關(guān)檔案信息化建設(shè)已經(jīng)邁出了堅(jiān)實(shí)步伐。存量檔案已基本實(shí)現(xiàn)數(shù)字化，檔案管理的數(shù)字空間已成形，但是對于管理者來說，數(shù)據(jù)管理的思維依然缺失，提起檔案管理首先想到的是建設(shè)檔案實(shí)體庫房，忽略電子文件構(gòu)成的數(shù)字空間是數(shù)字時(shí)代最顯著的特征，檔案管理的主體已從紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)為數(shù)字檔案?！稒C(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》中指出：機(jī)關(guān)檔案信息化工作應(yīng)當(dāng)與機(jī)關(guān)信息化建設(shè)、檔案館信息化建設(shè)協(xié)調(diào)配合，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)互聯(lián)互通，資源共享共用。實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)，需要依靠人們對檔案理念的深化和認(rèn)識(shí)，逐步加深對檔案轉(zhuǎn)型升級(jí)的認(rèn)同，以新的思想理念更新推動(dòng)檔案保管對象的轉(zhuǎn)移。

2.2 管理能力轉(zhuǎn)型不夠

數(shù)字化技術(shù)帶來檔案應(yīng)用場景的轉(zhuǎn)變，運(yùn)用AR技術(shù)，通過計(jì)算機(jī)系統(tǒng)提供的信息增加用戶對現(xiàn)實(shí)世界感知技術(shù)，將虛擬的信息應(yīng)用到真實(shí)世界[1]，使得檔案內(nèi)容能夠以更加豐富的手段展現(xiàn)出來。技術(shù)賦能帶給了檔案管理工作更多思考和問題，需要更多的思路、方式、能力去理解檔案工作。傳統(tǒng)的環(huán)境下檔案管理重點(diǎn)在于對文本的研究、分析、闡釋，而當(dāng)前數(shù)據(jù)類型發(fā)生根本性轉(zhuǎn)變。有的機(jī)關(guān)單位圖紙檔案出現(xiàn)了三維類型，如果依靠原來的管理模式，無法對這些新模式進(jìn)行有效利用，需要同步提升檔案治理能力。因而，未來檔案管理的趨勢向著模擬業(yè)態(tài)、三維模塊轉(zhuǎn)變，需要同步提升檔案管理的能力，更好地適應(yīng)時(shí)代發(fā)展要求。

2.3 管理職能轉(zhuǎn)型不夠

新形勢下機(jī)關(guān)單位如何利用大數(shù)據(jù)進(jìn)行資源的有效整合和利用，進(jìn)而更好地服務(wù)于數(shù)字中國建設(shè)，這方面機(jī)關(guān)檔案管理仍處于摸索階段。同時(shí)，數(shù)字化環(huán)境下檔案管理的方式、檔案手段的更新、檔案人員的整體素質(zhì)都提出了更高的要求，只有完備的支撐要素才能更好適應(yīng)管理對象的轉(zhuǎn)變。但是，目前數(shù)字化管理不論是從檔案的錄入、系統(tǒng)建設(shè)，還是數(shù)據(jù)庫維護(hù)、技術(shù)支撐等方面，機(jī)關(guān)事業(yè)單位大多都采用外包的方式，本單位缺乏自主開發(fā)和維護(hù)的能力。這需要對檔案數(shù)據(jù)管理加強(qiáng)頂層的設(shè)計(jì)和規(guī)劃，更新檔案管理體制建設(shè)，形成一整套的數(shù)據(jù)化建設(shè)思路和措施，更好地釋放數(shù)據(jù)化管理的潛能。

3 數(shù)字化時(shí)代機(jī)關(guān)檔案信息化建設(shè)的創(chuàng)新路徑

3.1 系統(tǒng)建設(shè)：建設(shè)符合實(shí)際的信息化管理系統(tǒng)

3.1.1打造安全使用的數(shù)據(jù)化管理系統(tǒng)。目前市場上的檔案管理軟件紛繁復(fù)雜，檔案信息管理系統(tǒng)要按照《電子檔案管理系統(tǒng)通用功能要求》（GB/T 39784-2021）進(jìn)行選擇，還要確保單位其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)，如OA系統(tǒng)、人事管理系統(tǒng)等在應(yīng)用系統(tǒng)中能夠?qū)崿F(xiàn)兼容。通過構(gòu)建獨(dú)立的信息系統(tǒng)建構(gòu)模式，檔案管理系統(tǒng)在電子數(shù)據(jù)和文件歸檔時(shí)，能夠按照檔案分類、歸檔范圍、整理要求和保管期限以固定的模式嵌入到其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)管理中，電子檔案信息按固定模式規(guī)范化地自動(dòng)收集存儲(chǔ)，也為信息系統(tǒng)建設(shè)提供了路徑選擇。

3.1.2實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)內(nèi)檔案信息的有限度共享。數(shù)字化環(huán)境下，機(jī)關(guān)單位推動(dòng)信息化建設(shè)的初衷是實(shí)現(xiàn)檔案信息的高效利用，充分發(fā)揮檔案的獨(dú)特價(jià)值。這就需要以信息技術(shù)搭建檔案信息共享平臺(tái)，通過內(nèi)部分配權(quán)限賬號(hào)，確定成員能夠有限度查詢系統(tǒng)內(nèi)檔案資源。對于有二級(jí)單位的機(jī)關(guān)來說，檔案信息化建設(shè)應(yīng)著眼于內(nèi)部信息的互聯(lián)互通，進(jìn)行統(tǒng)一的頂層設(shè)計(jì)，通過局域網(wǎng)或者加密通道對已歸檔文件開展查詢、利用，實(shí)現(xiàn)檔案系統(tǒng)的互聯(lián)互通，更好地提升工作效率。

3.1.3加強(qiáng)檔案信息化安全。隨著新技術(shù)的不斷涌現(xiàn)，傳統(tǒng)防護(hù)技術(shù)面臨著巨大的壓力。安全是檔案管理的紅線。針對機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案信息網(wǎng)絡(luò)安全問題，主要防護(hù)模式有：一是加強(qiáng)局域網(wǎng)共享安全機(jī)制建設(shè)。檔案信息管理網(wǎng)絡(luò)與互聯(lián)網(wǎng)隔離，用戶實(shí)行實(shí)名制授權(quán)，從檔案產(chǎn)生到移交、查詢、利用等環(huán)節(jié)，實(shí)行信息化操作，系統(tǒng)自動(dòng)記錄用戶訪問痕跡、借閱記錄，確保有據(jù)可查。二是打造網(wǎng)絡(luò)云平臺(tái)。此種方式主要通過互聯(lián)網(wǎng)實(shí)現(xiàn)共享的模式，以云計(jì)算技術(shù)為依托，通過“對稱加密”“嵌入式非標(biāo)準(zhǔn)編碼解碼器”等技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的點(diǎn)對點(diǎn)傳遞。同時(shí)，也需要對云平臺(tái)加裝加密軟件、防水墻、防火墻等。安全軟件要應(yīng)用最新的數(shù)據(jù)技術(shù)并及時(shí)更新升級(jí)，確保存儲(chǔ)過程的信息安全。

3.2 要素建設(shè)：構(gòu)建完善的信息化管理體系

3.2.1完善檔案信息制度體系建設(shè)。以制度建設(shè)為引領(lǐng)推動(dòng)信息建設(shè)提檔升級(jí)是新時(shí)代機(jī)關(guān)檔案工作的必然要求?！稒C(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》中明確：機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)建立檔案數(shù)字化常態(tài)機(jī)制，有序開展檔案數(shù)字化工作。因此，要建立以主要負(fù)責(zé)同志為組長的領(lǐng)導(dǎo)小組，統(tǒng)籌推進(jìn)機(jī)關(guān)檔案數(shù)據(jù)化建設(shè)。結(jié)合實(shí)際建立信息化建設(shè)的長遠(yuǎn)規(guī)劃，主要包括目標(biāo)、路徑、保障等，做到任務(wù)明確、措施有力，使信息化工作有章可循、有法可依。要按照“科學(xué)規(guī)劃，持續(xù)投入，分步實(shí)施”的工作思路，統(tǒng)一思想、提高認(rèn)識(shí)，增強(qiáng)檔案工作人員抓好檔案信息化工作的責(zé)任感和緊迫感。將檔案數(shù)字化工作列為每年重點(diǎn)工作來抓，形成責(zé)任明確、分工協(xié)作、齊抓共管的良好格局。制定“推進(jìn)數(shù)字檔案室建設(shè)的規(guī)劃”“檔案信息化操作指南”等配套的規(guī)章制度，對檔案信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、數(shù)字檔案的驗(yàn)收流程和安全管理做出統(tǒng)一部署和要求。

3.2.2完善信息化檔案管理過程優(yōu)化。強(qiáng)化過程管理是推動(dòng)信息化高效推進(jìn)的必要手段。信息化建設(shè)涉及檔案的調(diào)取、錄入、查閱、保密等方面，完善信息化管理的業(yè)務(wù)流程和標(biāo)準(zhǔn)技術(shù)，對電子檔案管理的環(huán)節(jié)和步驟進(jìn)行流程管控，實(shí)現(xiàn)檔案的安全性與完整性。通過制度建設(shè)對文件材料的收集、整理、立卷、歸檔等重要環(huán)節(jié)作出嚴(yán)格規(guī)定，切實(shí)加強(qiáng)對歸檔文件材料收集和鑒定工作的監(jiān)督、檢查和管理。同時(shí)，定期對檔案信息進(jìn)行核查對標(biāo)，及時(shí)補(bǔ)充新的檔案文件和信息資源，提升檔案信息化建設(shè)準(zhǔn)確度和有效性。要及時(shí)掌握信息化建設(shè)過程中出現(xiàn)的問題，明確產(chǎn)生的原因，加強(qiáng)人員之間的協(xié)調(diào)配合，提高檔案信息化管理工作的精準(zhǔn)度。

3.2.3加強(qiáng)考核機(jī)制建設(shè)。要將檔案工作納入全年單位重點(diǎn)工作，與機(jī)關(guān)其他工作同部署、同組織、同考核。要定期采取集中培訓(xùn)、會(huì)議座談等方式和手段，學(xué)習(xí)信息化前沿理論，教育引導(dǎo)干部職工充分認(rèn)識(shí)檔案工作的重要性，明晰檔案工作發(fā)展方向，提高檔案管理能力。要將年度信息化建設(shè)的推進(jìn)情況作為個(gè)人考核的重要內(nèi)容，以考核促進(jìn)能力和工作提升，推動(dòng)機(jī)關(guān)檔案信息化有序推進(jìn)。

3.3 質(zhì)量建設(shè)：嚴(yán)把檔案數(shù)字化建設(shè)“質(zhì)量關(guān)”

3.3.1以數(shù)據(jù)質(zhì)量為根本，堅(jiān)持嚴(yán)格質(zhì)檢。按照《檔案保管外包服務(wù)管理規(guī)范》（DA/T 67-2017）規(guī)定，落實(shí)檔案數(shù)據(jù)務(wù)必精準(zhǔn)的工作要求。實(shí)行數(shù)字化加工公司自檢、第三方質(zhì)檢公司全檢、單位抽檢的“三檢”流程。目前，有的單位已經(jīng)引入“質(zhì)檢單機(jī)”終驗(yàn)智能模式，將數(shù)據(jù)質(zhì)檢功能植入單機(jī)電腦，數(shù)據(jù)經(jīng)單機(jī)電腦自動(dòng)檢測后予以接收，在全面“人防”的前提下創(chuàng)造性解決了“技防”問題，為數(shù)據(jù)質(zhì)檢提供了新的路徑。要制定抽檢合格率，對抽檢合格率不達(dá)標(biāo)的要求進(jìn)行返工整改，提升規(guī)范化水平。要對機(jī)關(guān)單位涉及的重大決策、重大活動(dòng)、重大項(xiàng)目、民生事項(xiàng)等檔案實(shí)行重點(diǎn)檢查，檢查面盡可能達(dá)到全覆蓋。

3.3.2建立健全檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。一是按照《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》有關(guān)加強(qiáng)電子文件歸檔和電子檔案移交接收的要求，全面規(guī)范檔案出入庫、分件、著錄、掃描、裝訂等數(shù)字化加工等工作。研究制定各門類檔案數(shù)字化技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)及要求，制定移交介質(zhì)內(nèi)檔案數(shù)據(jù)組織規(guī)則、全文及目錄數(shù)據(jù)存儲(chǔ)詳細(xì)規(guī)則等數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，真正做到抓標(biāo)準(zhǔn)促業(yè)務(wù)，以標(biāo)準(zhǔn)化帶動(dòng)檔案數(shù)據(jù)規(guī)范化。二是嚴(yán)格歸檔流程。檔案管理者要遵守檔案歸檔流程、數(shù)字化準(zhǔn)入規(guī)則，推動(dòng)每個(gè)環(huán)節(jié)都符合質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)要求，提升歸檔科學(xué)化水平。三是落實(shí)安全巡檢機(jī)制。結(jié)合檔案信息建設(shè)的實(shí)際情況，每季度定期對單位的信息安全進(jìn)行巡檢，重點(diǎn)檢查以往未達(dá)標(biāo)內(nèi)容及當(dāng)季專項(xiàng)信息安全工作。根據(jù)檢查情況，對每個(gè)部門的檔案信息安全情況進(jìn)行分類管理，對于重點(diǎn)安全問題要求單位及時(shí)查明原因并整改，對于長期復(fù)雜性的安全問題要求制定切實(shí)可行的整改方案。四是加強(qiáng)結(jié)果運(yùn)用。通過優(yōu)化管理、增加相應(yīng)的軟硬件設(shè)備，管控過程風(fēng)險(xiǎn)。加強(qiáng)各環(huán)節(jié)的監(jiān)督檢查，對發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)退回修改，工作人員要對檔案管理審核工作負(fù)全責(zé)，確保歸檔數(shù)據(jù)質(zhì)量。

3.3.3加強(qiáng)信息化人才培養(yǎng)力度。加快信息化建設(shè)，人才是關(guān)鍵。當(dāng)前，各級(jí)機(jī)關(guān)普遍存在人少事多，專業(yè)信息化人才短缺的矛盾，因此必須充分認(rèn)清信息化人才培養(yǎng)的重要性、緊迫性、長期性，不斷優(yōu)化人才隊(duì)伍結(jié)構(gòu)、改善人才培養(yǎng)制度[2]。注重招才引智，努力引入水平高、能力強(qiáng)的信息化人才；搞好現(xiàn)有信息化人才資源的優(yōu)化重組和整合，把“好鋼用在刀刃上”，做到“用其長、避其短”；加強(qiáng)與高校的交流合作，建立信息化人才培養(yǎng)的大方向、大框架，做到“引入一批、培養(yǎng)一批、成才一批”，防止人才流失。大力開展計(jì)算機(jī)應(yīng)用培訓(xùn)，注重“以點(diǎn)帶面、形成一片”，發(fā)揮好傳幫帶的作用，為信息化建設(shè)不斷發(fā)展提供強(qiáng)大的人力智力支撐[3]。

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作者簡介：牛麗（1973— ），山東省德州生態(tài)環(huán)境監(jiān)測中心綜合室主任、副研究館員，研究方向：檔案管理。