大數(shù)據(jù)背景下事業(yè)單位人事檔案管理面臨的危機(jī)與契機(jī)研究

孔慶功　趙毅　閔令鑫

摘 要：隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)的發(fā)展，事業(yè)單位人事檔案管理面臨著危機(jī)與契機(jī)，如何在大數(shù)據(jù)背景下提升事業(yè)單位人事檔案管理的現(xiàn)代化水平，是當(dāng)前急需解決的問題。通過分析事業(yè)單位人事檔案管理的現(xiàn)狀和存在的問題，探討大數(shù)據(jù)背景下事業(yè)單位人事檔案管理的應(yīng)對策略，包括加強(qiáng)人才培養(yǎng)、推進(jìn)數(shù)字化建設(shè)以及加強(qiáng)數(shù)據(jù)安全保障等方面的措施，為事業(yè)單位人事檔案管理的現(xiàn)代化轉(zhuǎn)型提供一些思路和建議。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)；事業(yè)單位；人事檔案管理；危機(jī)；契機(jī)

事業(yè)單位作為我國公共服務(wù)領(lǐng)域的重要組成部分，其人事檔案管理工作一直備受關(guān)注。然而，隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，特別是大數(shù)據(jù)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，事業(yè)單位人事檔案管理面臨著新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。一方面，大數(shù)據(jù)技術(shù)為事業(yè)單位人事檔案管理提供更為便捷和高效的手段；另一方面，也給人事檔案的安全性和隱私保護(hù)帶來新的壓力。因此，為了更好地適應(yīng)大數(shù)據(jù)時代的發(fā)展，需要加強(qiáng)檔案管理水平、推進(jìn)數(shù)字化建設(shè)以及加強(qiáng)數(shù)據(jù)安全保障等方面的工作。只有不斷創(chuàng)新和完善人事檔案管理體系，才能更好地服務(wù)于人民群眾，推進(jìn)事業(yè)單位的現(xiàn)代化轉(zhuǎn)型。

一、大數(shù)據(jù)背景下事業(yè)單位人事檔案管理面臨的危機(jī)

1.電子化程度不高

目前，許多事業(yè)單位的人事檔案管理仍然以紙質(zhì)檔案為主，電子化程度較低。這種方式存在許多問題，如占用大量的存儲空間、難以管理、難以檢索等，影響人事檔案管理的效率和質(zhì)量。雖然部分事業(yè)單位已經(jīng)建立電子檔案管理系統(tǒng)，但是，系統(tǒng)的覆蓋面較窄，無法滿足單位的全面管理需求。此外，部分電子檔案管理系統(tǒng)的功能較為簡單，缺乏深度和廣度，無法發(fā)揮其應(yīng)有的價值和作用。由于人事檔案管理涉及多個部門和環(huán)節(jié)，數(shù)據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)化和一體化程度不高，導(dǎo)致數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和可信度不高。此外，由于不同部門和環(huán)節(jié)使用不同的數(shù)據(jù)系統(tǒng)，數(shù)據(jù)的共享和交流難度較大，限制了數(shù)據(jù)的價值和利用效率。

2.安全隱患

事業(yè)單位人事檔案數(shù)據(jù)中包含大量個人敏感信息，如身份證號碼、工作經(jīng)歷和家庭住址等，若數(shù)據(jù)被泄露，將會對個人造成嚴(yán)重的隱私損害和經(jīng)濟(jì)損失，也會損害事業(yè)單位的形象和聲譽(yù)。例如，數(shù)據(jù)被篡改是一種常見的安全隱患，數(shù)據(jù)被篡改可能會導(dǎo)致誤判、誤用等問題，從而對事業(yè)單位的管理決策產(chǎn)生不良影響；數(shù)據(jù)丟失是人事檔案管理中的另一種安全隱患，若重要數(shù)據(jù)丟失，將會給人事管理工作帶來不可逆的影響。隨著事業(yè)單位人事檔案數(shù)據(jù)的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化，黑客攻擊也隨之增加，一旦遭受黑客攻擊，將會導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失、數(shù)據(jù)被泄露和系統(tǒng)癱瘓等問題。

3.信息漏洞

信息流轉(zhuǎn)是一個復(fù)雜的過程，需要涉及多個環(huán)節(jié)和部門，信息的傳遞和共享過程中存在漏洞的風(fēng)險。如果信息流轉(zhuǎn)中存在漏洞，會導(dǎo)致信息的泄露、篡改和遺漏等問題。在事業(yè)單位的人事檔案管理系統(tǒng)中，如果存在系統(tǒng)漏洞，可能會被黑客攻擊，導(dǎo)致信息被泄露或者遭受破壞。這種漏洞可能源于系統(tǒng)設(shè)計不嚴(yán)謹(jǐn)、系統(tǒng)運維不及時等因素。如果人員存在管理不當(dāng)、工作失誤等，都可能導(dǎo)致信息的泄露或遺漏。例如，未按規(guī)定處理機(jī)密信息、未嚴(yán)格執(zhí)行權(quán)限控制等。

4.知識產(chǎn)權(quán)問題

數(shù)據(jù)的共享和使用涉及各種知識產(chǎn)權(quán)問題，如著作權(quán)、專利權(quán)和商標(biāo)權(quán)等。如果未經(jīng)授權(quán)或未經(jīng)許可使用他人的知識產(chǎn)權(quán)，可能會引起知識產(chǎn)權(quán)糾紛，給事業(yè)單位帶來損失。數(shù)據(jù)的存儲和處理涉及各種知識產(chǎn)權(quán)問題，如軟件著作權(quán)、數(shù)據(jù)庫著作權(quán)和算法專利等，或者信息安全保護(hù)涉及各種知識產(chǎn)權(quán)問題，如加密算法、安全協(xié)議等。如果未經(jīng)許可或授權(quán)使用他人的知識產(chǎn)權(quán)，可能會引起知識產(chǎn)權(quán)糾紛，給事業(yè)單位帶來損失。

二、大數(shù)據(jù)背景下事業(yè)單位人事檔案管理迎來的契機(jī)

1.數(shù)字化管理的機(jī)遇

首先，數(shù)字化管理可以提高檔案管理的效率。傳統(tǒng)的人事檔案管理需要手動錄入、歸檔和查閱，不但效率低下，而且容易出現(xiàn)疏漏和錯誤。而數(shù)字化管理可以通過自動化、智能化的方式實現(xiàn)對人事檔案的管理，提高管理效率，減少工作量的同時，也可以減少管理過程中的錯誤和疏漏；其次，數(shù)字化管理可以提高檔案管理的精度。在數(shù)字化管理下，人事檔案可以更加準(zhǔn)確地被記錄和存儲，可以避免檔案信息的錯誤和丟失，保證人事檔案的完整性和可靠性，也能夠更好地保護(hù)員工的隱私；再次，數(shù)字化管理可以提高檔案管理的安全性。人事檔案涉及很多敏感信息，傳統(tǒng)的人事檔案管理容易出現(xiàn)信息被泄露和安全隱患。而數(shù)字化管理可以通過加密、備份等方式提高檔案的安全性，減少信息被泄露的風(fēng)險；最后，數(shù)字化管理可以提高檔案管理的可持續(xù)性。隨著時間的推移，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式存在著信息損失、劣化等問題，而數(shù)字化管理可以讓檔案信息永久保存并可隨時查詢和備份，讓檔案管理的可持續(xù)性得到保障。

2.數(shù)據(jù)挖掘的機(jī)遇

在大數(shù)據(jù)背景下，事業(yè)單位的人事檔案中可能包含大量員工的工作經(jīng)歷、工作能力、學(xué)歷和專業(yè)技能等信息。（1）通過數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)，可以分析這些信息，發(fā)掘出員工的潛在能力，從而為企業(yè)的招聘和選拔工作提供參考。（2）數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)可以通過分析員工的學(xué)歷、專業(yè)技能和工作經(jīng)歷等信息，發(fā)現(xiàn)員工的學(xué)習(xí)需求和發(fā)展方向，為企業(yè)的人才培養(yǎng)和發(fā)展提供重要的參考和指導(dǎo)。（3）數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)可以通過分析員工的工作績效、工作能力、學(xué)歷和專業(yè)技能等信息，建立起基于數(shù)據(jù)的員工績效評估模型，從而為企業(yè)的員工評估、薪酬管理等工作提供依據(jù)。（4）通過分析員工的工作經(jīng)歷、薪酬和績效等信息，可以利用數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)預(yù)測員工的流失率，并提前采取措施并挽留，從而降低企業(yè)的流失率和成本。

3.智能化管理的機(jī)遇

在事業(yè)單位的人事檔案管理中，需要錄入和管理大量的人事信息。（1）通過人工智能技術(shù)和自然語言處理技術(shù)，可以實現(xiàn)對人事信息的自動化錄入，提高數(shù)據(jù)錄入效率和準(zhǔn)確性。（2）大數(shù)據(jù)技術(shù)可以分析和挖掘海量的人事信息，通過建立智能化的數(shù)據(jù)分析模型，可以發(fā)現(xiàn)員工的工作能力、學(xué)習(xí)需求和發(fā)展方向等信息，為企業(yè)的管理決策提供重要的參考和指導(dǎo)。（3）通過分析員工的績效、工作能力和學(xué)歷等信息，可以建立起基于數(shù)據(jù)的員工推薦和評估模型，為企業(yè)的員工管理和薪酬管理提供支持和參考。（4）通過建立基于云計算和人工智能技術(shù)的協(xié)作平臺，可以實現(xiàn)員工之間的信息共享和溝通，提高企業(yè)的協(xié)作效率和團(tuán)隊合作能力。（5）在事業(yè)單位的人事檔案管理中，保護(hù)員工的隱私和信息安全是至關(guān)重要的。通過利用大數(shù)據(jù)技術(shù)和人工智能技術(shù)，可以建立起智能化的安全保障系統(tǒng)，保護(hù)企業(yè)的人事信息不受非法侵入和濫用。

4.信息安全機(jī)遇

在事業(yè)單位的人事檔案管理中，需要備份和存儲大量的人事信息，以確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。大數(shù)據(jù)技術(shù)提供高效的數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)技術(shù)，使得數(shù)據(jù)的備份和恢復(fù)過程更加可靠和高效。在大數(shù)據(jù)時代，事業(yè)單位的人事檔案管理中會面臨著來自網(wǎng)絡(luò)攻擊和數(shù)據(jù)被泄露的風(fēng)險，通過利用大數(shù)據(jù)技術(shù)和信息安全技術(shù)，可以建立起完備的網(wǎng)絡(luò)安全防御和數(shù)據(jù)被泄露防范機(jī)制，保護(hù)企業(yè)的人事信息不受非法侵入和濫用。在事業(yè)單位的人事檔案管理中，保護(hù)員工的隱私和個人信息是非常重要的。通過利用大數(shù)據(jù)技術(shù)和加密技術(shù)，可以實現(xiàn)對敏感數(shù)據(jù)的加密和保護(hù)，確保員工的隱私和個人信息得到有效的保護(hù)。通過建立完備的訪問權(quán)限控制機(jī)制，可以對不同的用戶設(shè)置不同的權(quán)限，實現(xiàn)對人事信息的精細(xì)化管理和保護(hù)。同時，通過對訪問日志的監(jiān)控和分析，可以及時發(fā)現(xiàn)和處理潛在的安全問題，通過建立統(tǒng)一身份認(rèn)證機(jī)制，可以確保用戶的身份得到有效的認(rèn)證和授權(quán)，防止冒充和惡意訪問。利用大數(shù)據(jù)技術(shù)和信息安全技術(shù)，可以建立起智能化的身份認(rèn)證系統(tǒng)，提高安全性和便利性。

5.技術(shù)和人才儲備機(jī)遇

大數(shù)據(jù)技術(shù)是事業(yè)單位人事檔案管理的重要支持和保障，它可以實現(xiàn)對海量數(shù)據(jù)的存儲、處理和分析，從而提高數(shù)據(jù)的價值和利用效率。隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)的不斷發(fā)展和普及，事業(yè)單位需要不斷更新和儲備相關(guān)技術(shù)，以適應(yīng)企業(yè)發(fā)展的需要。人工智能技術(shù)是大數(shù)據(jù)技術(shù)的重要組成部分，它可以實現(xiàn)對數(shù)據(jù)的自動化處理和分析，從而提高數(shù)據(jù)的智能化水平。事業(yè)單位可以通過儲備人工智能技術(shù)，實現(xiàn)對人事檔案管理的自動化處理和智能化分析，提高管理效率和準(zhǔn)確性。事業(yè)單位需要儲備相關(guān)的數(shù)據(jù)安全技術(shù)，以保障企業(yè)的信息安全和可靠性。數(shù)據(jù)安全技術(shù)包括加密技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)和安全審計技術(shù)等，它們可以幫助事業(yè)單位建立起完善的信息安全機(jī)制，防范數(shù)據(jù)被泄露。事業(yè)單位需要加強(qiáng)人才儲備，招聘、培養(yǎng)和留用高素質(zhì)的人才，以適應(yīng)企業(yè)的發(fā)展需求。這些人才包括大數(shù)據(jù)分析師、人工智能工程師和數(shù)據(jù)安全專家等，他們可以為事業(yè)單位提供技術(shù)支持和戰(zhàn)略咨詢，推動企業(yè)的信息化和數(shù)字化轉(zhuǎn)型。

三、大數(shù)據(jù)背景下的事業(yè)單位人事檔案管理應(yīng)對策略

1.加強(qiáng)人才培養(yǎng)，提升管理水平

事業(yè)單位應(yīng)該注重人才培養(yǎng)，加強(qiáng)員工的崗位培訓(xùn)和綜合素質(zhì)培養(yǎng)，提高員工的專業(yè)技能和業(yè)務(wù)能力，使其能夠勝任新時代的工作任務(wù)。同時，還應(yīng)該加強(qiáng)對于大數(shù)據(jù)背景下的新技術(shù)、新方法的學(xué)習(xí)和掌握，積極推廣人工智能、云計算等先進(jìn)技術(shù)，提高人才的綜合素質(zhì)。事業(yè)單位還應(yīng)該提升管理水平，建立健全信息化管理體系和檔案管理規(guī)范，采用現(xiàn)代化的信息技術(shù)手段，優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案管理效率和準(zhǔn)確性。此外，還應(yīng)該完善績效考核和激勵機(jī)制，鼓勵員工創(chuàng)新思維和實踐能力，提高管理水平和服務(wù)質(zhì)量。例如，某事業(yè)單位在推進(jìn)檔案數(shù)字化過程中，組織專業(yè)技能培訓(xùn)，提高員工技能水平，并開展信息化管理模式改革，建立檔案數(shù)字化管理平臺，整合檔案信息資源，實現(xiàn)檔案管理的全過程數(shù)字化。在此基礎(chǔ)上，開展全員考核和激勵，激發(fā)員工創(chuàng)新思維，優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案管理效率和準(zhǔn)確性，從而實現(xiàn)事業(yè)單位人事檔案管理水平的優(yōu)化。

2.推進(jìn)數(shù)字化建設(shè)，提高數(shù)據(jù)利用效率

首先，需要構(gòu)建全面、規(guī)范、精細(xì)和安全的數(shù)字化管理體系。具體來說，需要將人事檔案管理從傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化檔案管理，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲、檢索、共享和利用。同時，建立規(guī)范的數(shù)字化管理流程和安全的信息保護(hù)機(jī)制，確保數(shù)字化檔案管理的合法性、安全性和有效性；其次，要推進(jìn)人才隊伍建設(shè)，提高數(shù)字化管理的技術(shù)水平和管理水平。通過人才引進(jìn)、培養(yǎng)和激勵等措施，吸引和培養(yǎng)一批具有數(shù)字化檔案管理專業(yè)知識和技能的人才。同時，建立科學(xué)的人才評價和激勵機(jī)制，為數(shù)字化管理人才提供良好的職業(yè)發(fā)展空間和發(fā)展機(jī)會；最后，要加強(qiáng)與其他單位的協(xié)作和合作，共同推進(jìn)數(shù)字化管理的實踐和創(chuàng)新?？梢耘c信息技術(shù)公司、高校和科研機(jī)構(gòu)等開展合作，共同探索數(shù)字化檔案管理的最新技術(shù)和管理模式。同時，可以加強(qiáng)與其他部門和單位的溝通和協(xié)作，實現(xiàn)數(shù)字化管理信息的共享和協(xié)同利用。

3.加強(qiáng)數(shù)據(jù)安全保障，保護(hù)個人隱私

事業(yè)單位應(yīng)該加強(qiáng)對員工的數(shù)據(jù)安全意識教育，不斷增強(qiáng)員工的數(shù)據(jù)安全意識和風(fēng)險意識，避免員工隨意泄露個人信息。（1）建立完善的數(shù)據(jù)安全管理制度，明確數(shù)據(jù)安全管理的職責(zé)和流程，建立數(shù)據(jù)安全管理責(zé)任制；（2）通過技術(shù)手段加強(qiáng)數(shù)據(jù)的保護(hù)，包括采用加密技術(shù)、安全訪問控制技術(shù)以及數(shù)據(jù)備份技術(shù)等；（3）加強(qiáng)法律法規(guī)的建設(shè)和實施，完善數(shù)據(jù)保護(hù)的法律法規(guī)和制度，提高數(shù)據(jù)安全的法律保障；（4）嚴(yán)格遵守個人信息保護(hù)法律法規(guī)，采取措施保護(hù)員工的個人隱私，不得擅自泄露員工的個人信息。

4.加強(qiáng)合作與共享

建立人才信息共享平臺，實現(xiàn)各部門之間、不同層級之間以及不同行業(yè)之間的人才信息共享，提高人才信息的整合和利用效率的同時，也有利于優(yōu)化人才管理。首先，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案，建立數(shù)字檔案庫，實現(xiàn)事業(yè)單位人事檔案信息的全面數(shù)字化，為各級管理部門提供方便、快捷的數(shù)據(jù)共享平臺，提高數(shù)據(jù)利用效率和管理水平；其次，對數(shù)據(jù)進(jìn)行分類、加密、備份等安全措施，保護(hù)個人隱私和信息安全；再次，建立跨部門、跨地區(qū)的數(shù)據(jù)共享協(xié)作機(jī)制，加強(qiáng)與其他相關(guān)部門的合作，共享信息資源，協(xié)同管理，優(yōu)化數(shù)據(jù)利用效率和管理水平；最后，與其他國家、地區(qū)和相關(guān)機(jī)構(gòu)開展交流和合作，汲取先進(jìn)經(jīng)驗，促進(jìn)人才信息的全球共享和協(xié)同管理。

四、結(jié)束語

本文對大數(shù)據(jù)背景下事業(yè)單位人事檔案管理面臨的危機(jī)與契機(jī)展開較為全面的探討。目前，事業(yè)單位人事檔案管理存在著信息化水平低、檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型難度大等問題。同時，大數(shù)據(jù)時代也給事業(yè)單位人事檔案管理帶來前所未有的機(jī)遇，需要加強(qiáng)管理，充分利用大數(shù)據(jù)技術(shù)的優(yōu)勢，推進(jìn)數(shù)字化轉(zhuǎn)型，以更好地服務(wù)于人民群眾。

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作者簡介：孔慶功（1983—），男，漢族，山東寧陽人，本科，館員，研究方向：檔案管理。