檔案信息化建設與檔案管理新思考

摘 要：在信息化時代發(fā)展背景下，以往的檔案管理工作發(fā)生了極大轉變，管理模式得到升級、管理理念得到轉變以及管理機制得到優(yōu)化，極大滿足了不同行業(yè)的實際發(fā)展需要?；诖?，本文從檔案管理工作的現實意義入手，分析檔案信息化管理的定義，并提出檔案信息化管理和建設的具體內容，重點闡述檔案管理和信息化建設的優(yōu)化策略，以期做到與時俱進，將現代技術與檔案管理工作相融合，進而加快檔案信息化建設進程，有效提高檔案管理工作成效。

關鍵詞：檔案信息化建設；檔案管理；新思考

為保證檔案管理信息化工作效能，提升資源的精確性、完整性和實時性，充分發(fā)揮其使用價值，相關單位在開展各類檔案管理工作期間，需要對現代化檔案管理工作展開深入研究，從觀念、制度和設備設施等多個角度出發(fā)開展建設活動，并利用多種管理手段，充分發(fā)揮現代化檔案管理工作優(yōu)勢，推動檔案管理工作有序開展，滿足新時代發(fā)展背景下檔案管理工作的需要，保證內部檔案材料的長期性、共享性和穩(wěn)定性發(fā)展特質，促使檔案管理信息化建設在一定程度上提高我國檔案管理質量及水平，切實做好檔案信息化建設作業(yè)，為單位后續(xù)的管理決策工作提供必要參考。

一、檔案管理工作的現實意義

檔案資源具有涉及面廣、內容豐富等特點，是相關單位整個發(fā)展歷程的集中體現，包含了以往運營期間的各類業(yè)務經驗信息，可為后續(xù)相關工作的順利推進提供可靠參考。

第一，檔案內容是記錄企業(yè)單位發(fā)展的真實憑證，可為后續(xù)的決策工作提供必要的參考，其包含了多樣化信息，不會受到人為因素影響出現隨意篡改、編造等問題，確保各類檔案管理資料的精確性、完整性和客觀性。需要注意的是，有一部分檔案資源是當事人及責任人的親筆手稿或帶有本單位領導的簽字批示，需要妥善保存。在實際工作期間，管理人員需要積極挖掘檔案信息中潛在的資源價值，認真做好分類、編碼、歸檔和保存等工作，以提升檔案資源管理工作效能。

第二，近年來，我國檔案管理工作開展得如火如荼，各行業(yè)、單位均以與時俱進、開拓創(chuàng)新為主要工作目標，認真落實檔案管理工作，積極突破傳統(tǒng)管理理念對檔案管理工作的影響，轉變過去單一的檔案資料存儲作業(yè)方式，重視對檔案資源的進一步開發(fā)、利用和服務，進而促進物質及經濟文明社會的有效建設。在此期間，應注意及時引進信息技術，保證各項資源的收集、統(tǒng)計、整合、處理和存儲作業(yè)質量，以多樣化的檔案管理效能，充分發(fā)揮其作用。

二、檔案信息化管理和建設的具體內容

1.服務意識

檔案工作人員需主動更新自身觀念，培養(yǎng)勇于創(chuàng)新、主動服務的精神，避免出現消極怠工的不良情緒。從服務方法來看，可積極推進接待服務、復制服務、資訊服務、上門服務、網上查閱、檔案調閱、電話查詢以及信函處理等多種服務形式；從服務態(tài)度來看，應端正服務態(tài)度，簡化資料查閱流程，保障服務水平，進而滿足不同人員及單位的需求；從服務手段來看，需結合傳統(tǒng)手工查閱及現代計算機檢索模式，將人員檔案、資產管理等各類私密信息資料進行數字化存檔，提高整體服務質量。

2.硬件設備設施

檔案管理信息化建設的深入使得現有的基礎設備設施建設得到了完善與更新，主要可從軟硬件兩個角度入手。一方面，引進各類硬件設備設施，實現檔案管理及辦公自動化，購進服務器、投影儀、掃描儀、交換機、顯示器、刻錄機、打印機、復印機、攝像機以及錄音機等多種硬件設備設施，便于數據的存儲及共享。另一方面，更新軟件系統(tǒng)，組建專門的檔案管理信息系統(tǒng)，綜合現有檔案館資料，加大資金投入力度，設計集文檔綜合管理系統(tǒng)、獨立門戶網站以及檔案信息系統(tǒng)局域網于一體的管理平臺，實現資源的共享互通，保障檔案管理工作的數字化、網絡化。

3.管理水平

網絡技術現已逐漸融入檔案管理工作中，為進一步提升管理水平，需要相關單位及人員做到以下幾點：第一，做好電子文件的保存管理及資料的整合分析，保證各類電子數據的精確性。第二，及時落實文件的傳送、接收和保存工作，實現電子文件管理工作的有序推進。第三，注意文件時效，確保在文件限定有效期內完成文件的下載、存儲，避免對后續(xù)的調閱、使用造成影響。第四，對于長時間使用或內容較為重要的電子文件，需定期備份，避免出現丟失問題，為相關單位帶來不必要的影響。

三、檔案管理和信息化建設的優(yōu)化策略分析

1.重視檔案管理

長久以來，檔案管理被視為一類邊緣化、幕后化的工作，各企業(yè)單位在有意或無意間忽視了對檔案管理工作的重視，加之部分檔案管理工作成效并不突出，導致檔案管理工作更加容易被無視。在信息時代發(fā)展背景下，相關管理部門需要提高對檔案管理工作的重視程度，認識到檔案管理工作的長期性及重要性，了解檔案管理工作對于推動企業(yè)單位決策起到的重要支撐作用。相關檔案管理部門應當積極將檔案管理納入日常工作范圍，彌補檔案管理工作的不足，并采取多種有效的方法進行有針對性的處理，提高其解決問題及防范風險的能力，保證檔案管理工作的高質量開展。

與此同時，相關檔案管理人員需要在日常工作中端正態(tài)度，主動落實崗位職責，完成上級下發(fā)的各項工作任務，以細心、嚴肅的態(tài)度解決檔案管理工作的各類細節(jié)作業(yè)，避免出現檔案管理工作形式化、模式化等問題。例如，檔案管理部門的相關領導人員可主動利用客戶端、公眾號和短視頻等方式，向廣大群眾宣傳檔案管理工作的具體服務職能、社會及經濟效益等，并不定期綜合檔案管理人員的工作難點及技術需要，開展系統(tǒng)性、針對性的培訓，充分發(fā)揮檔案管理領導層的優(yōu)勢，推動檔案管理工作有序進行。此外，各管理人員需要將檔案管理意識深入腦中，幫助相關工作人員主動參與檔案管理工作，逐漸形成較為和諧的檔案管理工作氣氛，保證檔案管理工作水平顯著提高。

2.豐富檔案管理辦法

在實際的檔案管理工作期間，資料收集是最基礎也是最重要的工作環(huán)節(jié)之一，在此期間，相關信息化系統(tǒng)需要積極做到無縫對接，保證可及時、完整和高效地整合各類檔案資料。在信息化時代背景下，企業(yè)單位在實際生產運行期間會產生大量的數據，且由于檔案資料涉及多個部門，其業(yè)務檔案存在極大的差異性及滯后性，因此，就要求檔案管理人員在實際工作中主動明確分類并及時上傳各類業(yè)務檔案，保證檔案資料的實際使用價值，提升其利用率。

在此背景下，為確保各業(yè)務部門檔案管理工作順暢銜接，需要有效融合檔案管理工作與業(yè)務系統(tǒng)，保證各檔案信息全面、精確傳送至檔案系統(tǒng)中，可有效提升檔案管理工作的高效性及規(guī)范性。在收集電子檔案期間，各管理部門需要始終把控電子檔案的控制權，保證檔案資源的可讀性及安全性，為后續(xù)檔案資源的深入開發(fā)利用提供技術支撐，提升檔案管理工作成效。相關檔案管理人員也應當具備一定的現代化信息技術素養(yǎng)，可以熟練操作各類設備設施，滿足信息化檔案管理工作的需要。需要注意的是，檔案管理信息化建設工作需要充分發(fā)揮檔案管理軟、硬件的支持作用。

由此，相關檔案管理部門需要重點加強對檔案管理軟件的建設，從源頭上保證各系統(tǒng)及其設備設施的完善性、先進性，支撐現代化檔案管理進一步落實。在如今電子檔案數量不斷增加的背景下，相關管理部門應選擇適合自身發(fā)展需要的信息管理軟件，強化對系統(tǒng)的有效開發(fā)，進而有效提升檔案管理工作的質量及效率。另外，在開展檔案管理信息化建設期間，相關部門也需要依據實際需要，積極組建各類檔案共享管理平臺，為提升社會效益提供有效支撐。

3.完善管理制度

針對現階段檔案管理機制落實不到位、覆蓋不全面的問題，相關檔案管理部門應主動提高對檔案管理工作的重視，制定科學的檔案管理制度，為后續(xù)開展各類實踐活動提供工作參照，并綜合實際工作需要合理完善細節(jié)，提升檔案管理制度的科學性。在實際工作期間，企業(yè)單位應當做到實事求是、因地制宜，圍繞自身發(fā)展需要創(chuàng)建合法、合規(guī)的檔案管理機制，保證其可操作性，進而促進檔案管理工作進一步開展。在檔案管理工作中，需要有效落實績效考核及獎優(yōu)懲劣的制度，嚴格依據具體工作要求細化檔案管理工作人員的實際任務，并定期開展各類績效考核工作，對表現突出的優(yōu)秀員工給予獎金及證書表彰，并利用宣傳欄、多媒體等方式大力宣揚，在檔案管理部門形成積極進取的工作氛圍。對于工作態(tài)度不端正、知錯不改的員工應當依據相關要求適當懲處，問題較為嚴重的可考慮利用懲罰性調離或辭退等方式，幫助企業(yè)單位始終維持公開、公正的原則，激發(fā)員工工作熱情，進一步實現檔案管理工作的長效、健康開展。

4.建立管理系統(tǒng)

數據管理系統(tǒng)是當前檔案管理信息化建設工作的重要組成部分之一，確保檔案管理系統(tǒng)的安全性，實際上就是保證了檔案資料的完整性，可為后續(xù)信息的合理利用創(chuàng)造有利條件。由此，相關單位需要積極利用現代化信息技術，優(yōu)化升級檔案管理系統(tǒng)，并針對資料類型進行模塊劃分，幫助相關人員開展檔案查詢、錄入工作。除此之外，在創(chuàng)建檔案管理系統(tǒng)期間，需要引進專業(yè)的搜索引擎系統(tǒng)，保證檔案調閱工作的效率，并針對重復性資料設立專門的處理模塊，幫助相關檔案管理人員及時處理。另外，相關技術人員也應當重視系統(tǒng)使用的安全性，在計算機中加裝防火墻、殺毒軟件和管理軟件等，避免木馬病毒或黑客對企業(yè)單位的網絡造成破壞，提升電子檔案數據的安全性，避免出現受損等問題，影響后續(xù)的正常使用。

5.培養(yǎng)專業(yè)人才

人才是現階段保證社會整體生產力的關鍵要素，是推動檔案管理信息化建設進一步開展的工作重點，是提升檔案管理水平的主要手段，相關單位需要做到將信息技術與實際應用相結合，提升檔案管理工作的信息化特性。另外，在當前的信息化管理工作中涌現了一大批掌握關鍵技術、專業(yè)能力強的人才，為檔案管理工作提供了有效的人才資源。同時，企業(yè)單位也需要積極鼓勵在職員工扎實掌握各類檔案管理知識，為信息化檔案管理工作提供支撐。由此，相關部門需要定期組織高效、長期的培訓活動，帶動檔案管理人員將學習落實在日常生活中，保證形成常態(tài)化、規(guī)范化的學習氛圍，并靈活利用講座、現場指導等方式對在職人員開展合理培訓，幫助其完善知識架構，深入理解管理人員的學習訴求，及時調整具體的培訓內容，保證其實用性及目的性，確保檔案管理人員能力與現代化檔案管理工作相匹配。檔案管理部門也需要主動落實惜才、愛才和重才的工作思想，幫助檔案管理人員在自身崗位上發(fā)光發(fā)熱，并以積極、嚴謹的態(tài)度參與到檔案管理工作中，實現企業(yè)單位檔案管理工作水平顯著提高。

6.加大管控力度

全面把控是判斷檔案管理工作質量的重要因素，相關管理人員需要嚴格依據具體的管理要求，詳細核對、整合、分類和存儲收集到的檔案信息，且每個環(huán)節(jié)均需要由專業(yè)人士統(tǒng)一管理，雖然在一定程度上會導致檔案管理工作難度提高，但也使檔案信息得到了更加充分的利用與管理。

同時，相關部門也應適當加大管理力度。第一，檔案管理部門應掌握各軟件、平臺的實際管理情況，組建較為完善的管理機制，并綜合可能會出現的突發(fā)問題，與其他部門共同攜手，創(chuàng)建良好的檔案管理環(huán)境。第二，在開展管理考核期間，應注意從多角度綜合評判現有的考核管理及評價機制。第三，積極利用各類網絡信息技術，保證其科學性、高效性和全面性，確保檔案管理信息化建設工作有序開展。另外，規(guī)范化的管理工作也可在一定程度上減少不必要的資源投入，確保檔案管理工作高質量開展。

四、當前取得的成就

從實際情況來看，各單位的檔案信息化建設工作已取得初步成果，依據自身的需求組建了數字檔案館及檔案目錄數據庫，實現了電子文件及檔案的一體化管理，并融入當地檔案信息網站，為信息的調閱提供了便利。另外，隨著檔案管理信息化的深入開展，現有檔案管理工作環(huán)境也得到了極大改善，建立了局域網絡及信息網站，部分單位也接入了寬帶通信專線，極大程度上增強了工作人員的檔案管理意識，豐富了檔案資源內容，調整了現有的管理結構，進一步提高了數據信息的開放性及共享性，實際檔案服務成效顯著。

五、結論

綜上，檔案管理工作本身就是一項復雜、煩瑣和周期長的工作，在開展檔案管理工作期間，極易出現各類紕漏，影響檔案資源的有效利用。因此，在開展檔案管理工作期間，需要以實際的檔案管理工作為根本出發(fā)點，融入先進的信息技術，明確檔案管理工作的不足，并有針對性地制定具體的處理方案，利用重視檔案管理、豐富管理辦法、完善管理制度、建立管理系統(tǒng)、培養(yǎng)專業(yè)人才以及加大管控力度等手段，進一步加快檔案管理信息化工作進度，提升檔案管理工作服務水平，有效提升現代化檔案資源的利用率及實效性，突出檔案管理工作的效能。

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作者簡介：劉宜雙（1985—），女，瑤族，廣西柳州人，碩士，館員，研究方向：檔案管理、公文辦理、數字化建設等辦公室業(yè)務。