互聯(lián)網(wǎng)背景下醫(yī)院綜合檔案創(chuàng)新管理措施探討

摘 要：互聯(lián)網(wǎng)為新時代思維實踐應用效果，和每個傳統(tǒng)行業(yè)均存在一定的關系，“互聯(lián)網(wǎng)+”并不只是對各個傳統(tǒng)產(chǎn)業(yè)的簡單加法，它還將互聯(lián)網(wǎng)與傳統(tǒng)產(chǎn)業(yè)結(jié)合起來，創(chuàng)新信息通信方式。應用互聯(lián)網(wǎng)信息技術可共享醫(yī)院檔案信息，有助于資源整合，進而保護檔案原件。本研究分析了互聯(lián)網(wǎng)背景下醫(yī)院綜合檔案創(chuàng)新管理措施，以有效改革醫(yī)院檔案管理方式。

關鍵詞：互聯(lián)網(wǎng)背景；醫(yī)院綜合檔案；創(chuàng)新管理；措施

醫(yī)院綜合檔案管理不僅是醫(yī)院發(fā)展的紀錄和見證，同時，它也是醫(yī)院文化建設、管理模式、科研成果產(chǎn)生的基礎。病歷是醫(yī)院各項重要信息的集中體現(xiàn)，包括患者、工作等。做好病歷管理，促進醫(yī)院的發(fā)展，具有重要的意義。就目前而言，伴隨互聯(lián)網(wǎng)技術的完善發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)廣泛應用于各個行業(yè)。醫(yī)院檔案管理和互聯(lián)網(wǎng)技術具有一定的關聯(lián)性，熟練采用互聯(lián)網(wǎng)技術可改善醫(yī)院檔案的管理方式，信息化管理必將成為新時代發(fā)展的趨勢。

一、互聯(lián)網(wǎng)背景下檔案管理工作的挑戰(zhàn)

網(wǎng)絡時代的來臨，在為各個行業(yè)提供方便的同時，也伴隨著與之相適應的挑戰(zhàn)。檔案可以記錄醫(yī)院的過去并跟蹤當前的發(fā)展，在醫(yī)院檔案管理中應用互聯(lián)網(wǎng)技術也面臨著挑戰(zhàn)。醫(yī)院要想改變傳統(tǒng)的檔案管理方式，就必須要轉(zhuǎn)變管理思想，強化對檔案信息的管理，并加大對數(shù)據(jù)的共享力度。此外，檔案信息安全的保護程度也在逐步提高。對于新時期而言，醫(yī)院需要跟上互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展的趨勢，順應時代發(fā)展的需求，采用互聯(lián)網(wǎng)技術，結(jié)合本單位的實際情況，對檔案管理工作模式進行優(yōu)化，使檔案管理工作能夠順利開展。醫(yī)院應把握好這一契機，加強檔案管理的信息化建設，使檔案管理工作更加規(guī)范化。

檔案管理現(xiàn)代化屬于新型管理理念，在不同時代所表現(xiàn)的價值和內(nèi)涵均存在差異。就目前而言，現(xiàn)階段檔案管理主要表現(xiàn)為如下特點：一是管理組織形式表現(xiàn)出現(xiàn)代化。在檔案管理工作中，檔案管理工作人員可以借鑒先進的管理學經(jīng)驗，創(chuàng)新檔案管理理念，并在實踐中落實。二是管理科學化。對于檔案管理人員而言，要確保其對新時期下的檔案管理理念的更新，要不斷提升其自身的知識儲備能力，進而創(chuàng)建一個經(jīng)驗豐富、業(yè)務能力過硬的檔案管理團隊。三是技術現(xiàn)代化。對于檔案管理工作發(fā)展而言，需要創(chuàng)新管理技術和手段，目前的檔案管理技術主要表現(xiàn)為信息技術。

目前，醫(yī)院的綜合檔案管理還存在著技術和軟件方面的問題，即要減少檔案信息管理系統(tǒng)的錯誤率，但這需要大量的人力、物力、財力，從而在一定程度上提高了綜合檔案管理的運行成本。與此同時，現(xiàn)代醫(yī)院的文件管理主要是通過云技術來實現(xiàn)并行計算，但是其自身也有很多不足之處，從而使文件的錯誤率進一步提高。

在互聯(lián)網(wǎng)時代，醫(yī)院對病歷進行一體化管理，不僅要面對技術上的挑戰(zhàn)，更要面對人才上的挑戰(zhàn)。在這樣的情況下，為了確保檔案一體化管理的效果，需要不斷地進行管理技術和裝備的升級，這就需要檔案工作者不僅要精通傳統(tǒng)的檔案管理理論和方法，而且要根據(jù)“互聯(lián)網(wǎng)+”的時代特征，主動地學習先進的檔案管理方法，以適應新形勢的需要。此外，由于醫(yī)院檔案的綜合性管理是貫穿于醫(yī)院建設、醫(yī)療衛(wèi)生服務、醫(yī)學科研等各方面的。因此，在新的形勢下，檔案工作人員需要對每一個部門以及他們的工作流程有一個全面的認識，這就給檔案工作人員帶來了新的要求。

二、互聯(lián)網(wǎng)對醫(yī)院檔案管理產(chǎn)生的影響

目前，包括醫(yī)院在內(nèi)的大多數(shù)單位仍采用傳統(tǒng)的檔案管理模式，如檔案采集、檔案整理、檔案存儲、檔案開發(fā)利用等環(huán)節(jié)。但傳統(tǒng)的檔案管理模式會增加工作量，影響檔案工作的效率和質(zhì)量。

傳統(tǒng)管理模式最顯著的缺點是在存取檔案的過程中，傳統(tǒng)的檢索工作模式需要人工瀏覽。檢索檔案內(nèi)容時，需要由專人檢索文件存儲室，并登記信息，這就需要大量的時間復制和提取。如果有大量的用戶訪問，或者如果信息是未知的，則需要增加訪問搜索的次數(shù)，因此會增加花費的時間。檢索類似的文件會占用員工的很多時間，也會造成紙質(zhì)文件的安全問題。由于紙質(zhì)文件在每次查閱時都有可能被損壞，尤其是在復制文件時，為了使內(nèi)容更加清晰，人們通常會為了減少展開紙質(zhì)檔案的麻煩，而采取盡力按壓文件，極易造成文件損壞，而影響文件的安全性。因此，要想在檔案管理工作中廣泛應用互聯(lián)網(wǎng)理念，就需要改進傳統(tǒng)的檔案管理模式，利用互聯(lián)網(wǎng)理念增加檔案安全保護力度，從而提升檔案利用效率，有利于檔案管理的同時，對檔案管理轉(zhuǎn)型產(chǎn)生一定的影響。

互聯(lián)網(wǎng)背景下醫(yī)院檔案管理技術逐漸成熟，檔案管理人員采用信息化方式，整理、收集醫(yī)院工作過程中的檔案材料，確保檔案不會出現(xiàn)丟失或者損壞等問題，進一步提升檔案管理工作效率。與此同時，在檔案利用服務的過程中，也會出現(xiàn)相應的優(yōu)勢，檔案管理人員可以利用信息化的方法開展咨詢服務，從而提高檢索效率，減少工作量，并能夠提升正確率，有效避免檔案管理工作人員人為產(chǎn)生的相關問題。

隨著社會信息化水平的提高和發(fā)展，醫(yī)院信息化逐漸成為醫(yī)院管理的主要趨勢。在互聯(lián)網(wǎng)背景下，醫(yī)院綜合檔案管理也將成為醫(yī)院的主要管理手段，并成為發(fā)展方向，助推醫(yī)院發(fā)展。

三、醫(yī)院檔案管理中存在的問題

1.缺少醫(yī)院檔案管理信息化意識

就目前而言，我國醫(yī)院檔案管理模式大部分選擇傳統(tǒng)模式管理，傳統(tǒng)檔案管理工作量大，復雜性高，醫(yī)院領導及檔案管理人員不重視管理工作。工作人員普遍缺乏信息管理的觀念，其主要原因是：（1）檔案管理人員的能力水平低；（2）缺乏專業(yè)的信息意識和技能；（3）對互聯(lián)網(wǎng)信息管理內(nèi)容沒有深入分析。因此，國內(nèi)互聯(lián)網(wǎng)信息管理技術相對落后，大部分檔案管理人員的實際工作與專業(yè)內(nèi)容不一致，沒有很好的工作意識，這是國內(nèi)檔案管理信息化發(fā)展緩慢的主要原因。

2.檔案管理制度制定較為簡單

相比較國外檔案管理制度而言，我國檔案管理制度較為落后，檔案管理制度較為簡單，可能由于我國醫(yī)院檔案管理人員管理意識較差等原因。目前，在醫(yī)院檔案管理過程中，管理制度不完善，模式相對落后，尤其是地方醫(yī)院沒有制定完善、科學、合理的管理制度。這些問題導致醫(yī)院雖進行了檔案信息保存，但不能有效利用檔案信息，并未充分發(fā)揮檔案的利用價值。大多數(shù)醫(yī)院雖然制定了相應的管理制度，但檔案管理存在隨意性，嚴謹性較差，制度未能全面落實，成為醫(yī)院檔案管理的主要問題。與此同時，醫(yī)院檔案管理過程中也存在突出的問題，如在對檔案借閱的過程中，沒有翔實的記錄或借閱人員未及時歸還，造成檔案破損等問題，甚至導致重要檔案丟失，嚴重影響醫(yī)院檔案管理工作的質(zhì)量。

3.及時創(chuàng)新檔案管理方式

隨著科學技術的完善發(fā)展，信息技術逐漸應用于各個行業(yè)領域。然而，醫(yī)院大多數(shù)檔案管理人員仍選擇傳統(tǒng)的管理模式，按照人工的方法收集、整理和保存檔案信息。人工采集信息時會增加很多工作量，從而造成人力資源浪費。同時，人工整理信息時會發(fā)生相關問題，如檔案存放地點雜亂，提升了檔案查找難度，不能及時正確找到所需檔案。此外，傳統(tǒng)管理模式會因為環(huán)境和天氣影響，如溫度和濕度均會對檔案文件安全性以及質(zhì)量產(chǎn)生影響，出現(xiàn)文件發(fā)霉、污損等問題，降低了醫(yī)院檔案的整體質(zhì)量。

四、互聯(lián)網(wǎng)背景下醫(yī)院綜合檔案管理措施

在醫(yī)院整個系統(tǒng)管理過程中有效應用互聯(lián)網(wǎng)技術，可以大幅提升醫(yī)院檔案管理效率，加速醫(yī)院運行環(huán)節(jié)，規(guī)范醫(yī)院檔案信息管理，有效管理工作人員和患者的信息，降低運營成本，提升醫(yī)院的總體競爭力。

1.加強互聯(lián)網(wǎng)信息技術的認知程度

在創(chuàng)新醫(yī)院綜合檔案管理措施的過程中，必須強化醫(yī)院管理的信息化管理理念。檔案管理人員需要增強檔案管理信息化的意識，并在醫(yī)院檔案管理中采用數(shù)字信息化技術。通過投入一定量的人力、財力和物力，以增加互聯(lián)網(wǎng)信息技術在醫(yī)院檔案管理中的應用力度，完善互聯(lián)網(wǎng)技術在醫(yī)院檔案管理中的應用。與此同時，還需要加強互聯(lián)網(wǎng)技術宣傳，針對檔案工作人員宣傳信息化技術，選擇檔案管理方法，檔案管理工作人員需要了解互聯(lián)網(wǎng)技術的價值。此外，還應推進醫(yī)院各個部門對互聯(lián)網(wǎng)技術的應用，加強對應用檔案管理信息技術的重視。

2.完善醫(yī)院檔案管理制度

對于傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理來說，存在著一些問題，如檔案信息管理無序，管理過程較為混亂。此外，相應的檔案管理制度也不完善。目前，選擇互聯(lián)網(wǎng)通信技術開展檔案信息管理，其操作較為簡單。但是，在系統(tǒng)管理方面仍然存在一些問題。由于醫(yī)院檔案管理工作量大、工作復雜，需要完善人員管理制度，只有制定完善、科學、合理的管理制度，才能做好檔案管理工作。應用互聯(lián)網(wǎng)通信技術后能夠更新工作人員的檔案管理知識，嚴格按照制度落實工作。同時，依據(jù)制度要求，合理、科學地保存檔案，并及時維護，完善管理制度后可確保醫(yī)院各個部門高效運行，確保醫(yī)院整體管理高效運轉(zhuǎn)。

3.改善基礎設備設施

為了實現(xiàn)信息化管理，開展醫(yī)院檔案管理需要采用先進的設備設施，提高檔案管理硬件的檔次。在實施網(wǎng)絡管理時，硬件設備設施是一個重要的組成部分。建設醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)應采用合理的硬件設備設施，選擇時應充分考慮互聯(lián)網(wǎng)通信技術的現(xiàn)狀，并結(jié)合醫(yī)院發(fā)展情況，確保醫(yī)院檔案管理人員工作環(huán)境以及設備設施的需求符合實際需要，有助于醫(yī)院檔案管理工作順利開展。

4.提升工作人員綜合能力

醫(yī)院開展檔案信息化管理，對檔案工作人員應用網(wǎng)絡化管理技術的要求較高，因此，檔案管理工作人員必須提升自身的工作能力以及對先進設備設施的操作能力。對于醫(yī)院檔案管理工作人員而言，其自身不僅需要具有一定的檔案管理工作能力，還需要了解相關醫(yī)學知識。同時，檔案管理工作人員還應該熟練掌握計算機應用的能力。為此，醫(yī)院需要開展相應的培訓，可以制定培養(yǎng)計劃，以此培養(yǎng)綜合能力較強的工作人員，提升其綜合素養(yǎng)，從而對醫(yī)院整體發(fā)展起到人才保障的作用。此外，如果工作人員業(yè)務素質(zhì)較強，就應給予其優(yōu)厚的待遇，以確保留住人才，給醫(yī)院的檔案管理工作開展提供優(yōu)良的人才資源。

5.提升電子檔案安全性

在Internet技術應用之后，醫(yī)療系統(tǒng)的檔案信息管理工作逐漸提出了電子檔案管理模式，其便利性更強。對醫(yī)院而言，檔案屬于機密文件，由于電子檔案存在安全問題，加強對電子檔案的管理是十分必要的，必須重視對電子檔案管理的安全工作，多次查看，備份電子檔案，以免丟失信息。

醫(yī)院綜合檔案管理工作會涉及多個部門的工作內(nèi)容，因此，需要依托完整的管理程序以及制度要求，保證醫(yī)院可以有序管理檔案。醫(yī)院各個部門需要依據(jù)檔案管理需求分類，通過信息技術生成全面檔案目錄。此外，醫(yī)院各個部門需要明確自身的檔案管理職責，按時收集檔案，并存儲，當工作產(chǎn)生變化時要及時更新內(nèi)容，并更新、備份檔案資料收集數(shù)據(jù)庫，以免產(chǎn)生檔案丟失。

6.結(jié)合醫(yī)院綜合檔案管理工作以及互聯(lián)網(wǎng)技術

在互聯(lián)網(wǎng)的大環(huán)境下，醫(yī)院管理人員要把網(wǎng)絡技術與綜合文件管理有機地結(jié)合起來，使其更好地發(fā)揮作用，提高其信息化程度。首先，醫(yī)院應該主動建立一個電子文件管理體系，或者說建立一個電子文件數(shù)字化數(shù)據(jù)庫，將各個科室的文件信息集成起來，實現(xiàn)文件信息的數(shù)字化。以此為基礎，以醫(yī)院內(nèi)部的局域網(wǎng)或外部網(wǎng)絡為依托，構(gòu)建一個與互聯(lián)網(wǎng)平臺相連的內(nèi)部檔案管理系統(tǒng)，從而完成對患者就診信息的記錄、整合、查詢、歸檔、管理等方面的信息化改革。其次，為了確保醫(yī)生能夠在日常的治療中及時地獲得有目標的文件，準確地了解病人的情況，醫(yī)院還必須建立一份針對病人的電子健康文件，這些文件主要是用來保存病人之前的檢查、輔助檢查、診斷和治療的信息。最后，醫(yī)院還要重視內(nèi)部網(wǎng)絡的建設，利用互聯(lián)網(wǎng)技術，對綜合檔案管理的工作流程進行持續(xù)改進，使醫(yī)院設備購買、后期維護、人員引進、專項培訓、部門管理、內(nèi)部運營信息、患者醫(yī)療信息、網(wǎng)絡系統(tǒng)維護等方面信息存儲的安全化和數(shù)字化，切實保證醫(yī)院綜合檔案管理系統(tǒng)的安全和穩(wěn)定，最大程度地防止檔案資料丟失、泄露、篡改等現(xiàn)象的發(fā)生。

五、結(jié)語

互聯(lián)網(wǎng)技術的發(fā)展給醫(yī)院檔案管理工作帶來了挑戰(zhàn)，也帶來了機遇。在電子信息時代，它有利于醫(yī)院檔案管理，并對醫(yī)院的發(fā)展產(chǎn)生影響。因此，醫(yī)院需要適應當前信息時代的要求，根據(jù)醫(yī)院自身的發(fā)展結(jié)合信息技術，科學選擇互聯(lián)網(wǎng)技術，有利于互聯(lián)網(wǎng)背景下醫(yī)院綜合檔案創(chuàng)新管理措施的應用，使醫(yī)院檔案管理與時代潮流相結(jié)合，規(guī)范醫(yī)院檔案管理工作開展，進而更好地管理醫(yī)院檔案，有助于醫(yī)院健康發(fā)展。

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作者簡介：卜照鋒（1977—），男，漢族，山東日照人，研究生，檔案館員，研究方向：檔案管理。