RPA 技術(shù)在財(cái)務(wù)工作上的應(yīng)用研究

仝 莉

(揚(yáng)州工業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院，江蘇 揚(yáng)州 225127)

0 引言

財(cái)務(wù)人員作為企業(yè)的核心管理人員，日常工作中越來越多的財(cái)務(wù)工作都出現(xiàn)工作重復(fù)性高、工作量大等特點(diǎn)，由于企業(yè)的規(guī)模和業(yè)務(wù)的增長，財(cái)務(wù)工作的難度也在不斷地增加[1]。 例如，財(cái)務(wù)工作的準(zhǔn)確性和精度問題:財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的處理需要高度準(zhǔn)確性和精度，一個(gè)小錯(cuò)誤就可能會(huì)導(dǎo)致數(shù)據(jù)的嚴(yán)重偏差；復(fù)雜的審核和審批流程:財(cái)務(wù)工作需要經(jīng)過多個(gè)審核和審批流程，這些流程需要花費(fèi)大量的時(shí)間和精力。 在此情境下，就出現(xiàn)了RPA 機(jī)器人技術(shù)。

RPA 的英文全稱是Robotic Process Automation，直譯過來是機(jī)器人流程自動(dòng)化。 “Uipath”“Robot”是一種模擬人類行為操作的軟件，被稱為機(jī)器人，比如模擬人類完成單擊、打開瀏覽器、處理Excel 表格、輸入密碼登錄系統(tǒng)等一系列的操作。 而RPA 允許軟件機(jī)器人自動(dòng)處理大量重復(fù)讀取的、基于固定規(guī)則的工作中的流程任務(wù)，從而由機(jī)器人準(zhǔn)確快速地完成，可以減少人為錯(cuò)誤，提高工作效率，并大大降低營運(yùn)成本。

1 RPA 技術(shù)在財(cái)務(wù)工作中的實(shí)際應(yīng)用

眾所周知，財(cái)務(wù)工作擁有很強(qiáng)的規(guī)則性。 《中華人民共和國稅收征收管理法》規(guī)定，納稅人必須依照法律、行政法規(guī)的規(guī)定如期如實(shí)地進(jìn)行納稅申報(bào)處理。 不管是一般納稅人的按月度申報(bào)還是小規(guī)模納稅人的按季度申報(bào)，都會(huì)存在每月或季度重復(fù)的工作流，而機(jī)器人則可以自動(dòng)從稅金管理系統(tǒng)中獲取各種納稅申報(bào)表，如增值稅、所得稅納稅申報(bào)表等；然后自動(dòng)登錄到各地的納稅申報(bào)網(wǎng)站，自動(dòng)完成各個(gè)申報(bào)表及其附表的填報(bào)。 當(dāng)然在運(yùn)行機(jī)器人前需設(shè)置好固定的表格以及流程，機(jī)器人就會(huì)按照設(shè)定的環(huán)節(jié)逐步運(yùn)行。

這些對(duì)RPA 而言正是最佳的應(yīng)用場景。 當(dāng)然，RPA 技術(shù)適用財(cái)務(wù)工作中常用到的業(yè)務(wù)活動(dòng)，而一個(gè)業(yè)務(wù)流程如果沒有一定的規(guī)則，或者重復(fù)性不高的業(yè)務(wù)流程，完全沒有必要開發(fā)，因?yàn)殚_發(fā)的過程需要耗費(fèi)大量的人力成本和時(shí)間成本，對(duì)那些只要運(yùn)行一次或者運(yùn)行頻率極低的業(yè)務(wù)流程，直接人工運(yùn)行業(yè)務(wù)流程要比開發(fā)RPA 機(jī)器人后再運(yùn)行的代價(jià)更低。 例如發(fā)票的識(shí)別與驗(yàn)真、納稅申報(bào)、網(wǎng)銀付款、發(fā)票填開、銀企對(duì)賬[2]、賬齡分析、出具財(cái)務(wù)報(bào)表等，都可以通過RPA 機(jī)器人自動(dòng)完成。 以下通過設(shè)計(jì)三個(gè)實(shí)際案例機(jī)器人分析RPA 技術(shù)在財(cái)務(wù)工作中的應(yīng)用情況。

1.1 發(fā)票填開機(jī)器人

發(fā)票填開是銷售方銷售貨物或服務(wù)，提供給購買方的業(yè)務(wù)憑證，是財(cái)務(wù)工作人員每月必有的工作內(nèi)容，發(fā)票填開涉及的類型有增值稅專用發(fā)票、增值稅普通發(fā)票、增值稅電子普通發(fā)票等，填開的內(nèi)容涉及客戶名稱、納稅人識(shí)別號(hào)、地址電話、開戶行、賬號(hào)、貨物名稱等多項(xiàng)信息，此項(xiàng)工作如銷售業(yè)務(wù)量大且范圍廣會(huì)給財(cái)務(wù)工作人員帶來很大的工作量。

成都某工業(yè)有限公司主要銷售裝潢材料，其銷售業(yè)務(wù)量大范圍廣，導(dǎo)致每日開具發(fā)票數(shù)量大，開票工作瑣碎而重復(fù)。 針對(duì)該項(xiàng)業(yè)務(wù)痛點(diǎn)，成都某工業(yè)有限公司希望開發(fā)RPA 機(jī)器人以代替人工完成此項(xiàng)工作(圖1)。

圖1 發(fā)票填開機(jī)器人業(yè)務(wù)流程簡圖

在開票之前開票員先按照開票內(nèi)容匯總好客戶的相關(guān)信息，開票員登錄開票系統(tǒng)，首先判斷此張發(fā)票是屬于什么類型，然后模擬人的行為復(fù)制粘貼開票信息到發(fā)票對(duì)應(yīng)的位置，內(nèi)容填寫完整點(diǎn)擊開具發(fā)票，此時(shí)一張發(fā)票開具完成。 但如果想讓機(jī)器人自動(dòng)識(shí)別是否開具下一張發(fā)票，需要設(shè)計(jì)流程決策輸入判斷條件來判斷，如果需要開具下一張，則機(jī)器人自動(dòng)跳轉(zhuǎn)到判斷發(fā)票類型步驟，如果不需要開具下張，則意味著本次需要開具的發(fā)票全部完成。 我們假設(shè)開具一張發(fā)票需要2 分鐘，30 張發(fā)票就需要1 小時(shí)的時(shí)間，而RPA 機(jī)器人只需要幾分鐘就可以搞定。 而且人工操作集中注意力時(shí)間短，往往在持續(xù)工作1～2 小時(shí)之后，工作效率就會(huì)因?yàn)槠＞攵陆?，再加上工作?zé)任心、心情變化等因素的影響，很容易操作失誤，而RPA 按照既定的設(shè)計(jì)步驟來嚴(yán)格執(zhí)行，不受外界客觀因素的影響，也不會(huì)因?yàn)楣ぷ鲿r(shí)間長而產(chǎn)生疲勞和準(zhǔn)確率降低的情況。

1.2 網(wǎng)銀付款機(jī)器人

網(wǎng)銀付款即網(wǎng)上銀行支付，是即時(shí)到賬交易。網(wǎng)銀支付是銀聯(lián)最為成熟的在線支付功能之一，但是對(duì)財(cái)務(wù)人員來說，每天從不同部門收集過來的付款申請單，重復(fù)操作同樣的工作，支付不同供應(yīng)商的材料款或者報(bào)銷款等是一項(xiàng)既復(fù)雜且重復(fù)性工作量大，又耗時(shí)且容易出錯(cuò)的工作。 為了減少工作量，提高網(wǎng)銀付款制單效率，降低業(yè)務(wù)處理時(shí)的出錯(cuò)率，可以設(shè)計(jì)一個(gè)機(jī)器人，實(shí)現(xiàn)郵件附件自動(dòng)接收并自動(dòng)登錄網(wǎng)銀付款平臺(tái)實(shí)現(xiàn)自動(dòng)付款。 具體業(yè)務(wù)流程如圖2 所示。

圖2 網(wǎng)銀付款機(jī)器人業(yè)務(wù)流程簡圖

登錄網(wǎng)銀系統(tǒng)之前首先需登錄郵箱將從各部門收集過來的付款申請單下載到對(duì)應(yīng)的文件內(nèi)，然后整理出需要的付款清單Excel 表格方便后續(xù)通過機(jī)器人讀取該表格。 其次打開網(wǎng)銀付款頁面，登錄網(wǎng)銀付款系統(tǒng)(此步驟操作也可以使用機(jī)器人模擬鼠標(biāo)和鍵盤鍵入賬號(hào)和密碼等)，在網(wǎng)銀系統(tǒng)內(nèi)對(duì)應(yīng)的位置通過機(jī)器人復(fù)制粘貼之前整理好的當(dāng)日付款清單，一筆業(yè)務(wù)付款完成提交之后，設(shè)置判斷條件看是否有下一筆單據(jù)需要輸入，循環(huán)操作，直至所有付款結(jié)束。

手工完成100 份左右付款申請單的錄入，假設(shè)每單在不需要檢查且第一次錄入正確的前提下需要1 分鐘，100 單則需要100 分鐘，而使用RPA 財(cái)務(wù)機(jī)器人錄入，只需要幾分鐘就可以錄入完成。 所以RPA 機(jī)器人大大減少了財(cái)務(wù)人員的耗時(shí)，保證了準(zhǔn)確率。

1.3 賬齡分析機(jī)器人

賬齡分析是分析企業(yè)應(yīng)收賬款拖欠時(shí)間長短的一種方法，通常來講，公司應(yīng)收賬款賬齡越長，其所對(duì)應(yīng)的壞賬損失的可能性也就越大，壞賬的可能越大，對(duì)企業(yè)財(cái)務(wù)狀況的影響也就越大[3]。 如果應(yīng)收賬款無法按時(shí)收回，公司的現(xiàn)金流將會(huì)受到影響，從而將會(huì)影響企業(yè)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，導(dǎo)致最后公司無法正常運(yùn)營、出現(xiàn)虧損等各種不良的后果。 公司使用賬齡分析的方法能夠清楚地了解公司債務(wù)人欠賬的情況，從而采取對(duì)應(yīng)的措施及時(shí)進(jìn)行催債或者計(jì)提壞賬準(zhǔn)備等。

而應(yīng)收賬款的賬齡分析法對(duì)財(cái)務(wù)工作人員來說是一件既煩瑣又容易出錯(cuò)的工作，自從辦公軟件的出現(xiàn)，大多數(shù)財(cái)務(wù)工作者采用Excel 表格進(jìn)行賬齡分析，在設(shè)置好公式的情況下，依托Excel 辦公軟件，企業(yè)可以結(jié)合自身的管理需求設(shè)計(jì)出適用自己的賬齡分析表格。 但此種操作更適用公司應(yīng)收賬款少、債務(wù)人少且應(yīng)收賬款的金額已匯總好的情況。如果通過RPA 技術(shù)來設(shè)計(jì)一個(gè)賬齡分析機(jī)器人，可以實(shí)現(xiàn)從獲得銀行流水到計(jì)算本期核銷金額再到核算賬齡分析，最終生成一個(gè)應(yīng)收賬款賬齡分析表的全流程自動(dòng)化操作。

例如，北京某有限公司的財(cái)務(wù)部門每月都需要根據(jù)銀行流水，采取先掛賬的先銷賬原則進(jìn)行應(yīng)收賬款的核銷與賬齡分析。 完成后，需將賬齡分析結(jié)果填寫進(jìn)應(yīng)收賬款賬齡分析管理系統(tǒng)，便于進(jìn)行比對(duì)與分析。 核銷與分析工作需要耗費(fèi)財(cái)務(wù)人員較大精力，為避免手工核銷的錯(cuò)誤風(fēng)險(xiǎn)，提高工作效率，企業(yè)決定開發(fā)RPA 賬齡分析機(jī)器人，按業(yè)務(wù)需求完成應(yīng)收賬款核銷和賬齡分析。 具體業(yè)務(wù)流程圖如圖3 所示。

圖3 分析機(jī)器人業(yè)務(wù)流程簡圖

財(cái)務(wù)工作人員從銀行取得銀行流水，通過機(jī)器人自動(dòng)刪選需要的摘要是“貨款”且與客戶名稱對(duì)應(yīng)的信息；根據(jù)篩選出的各個(gè)客戶的應(yīng)收賬款核銷金額分別計(jì)算應(yīng)收賬款核銷表，此步驟假設(shè)有20 家客戶，機(jī)器人會(huì)根據(jù)預(yù)先設(shè)定的流程分別自行計(jì)算20 家的應(yīng)收賬款核銷金額；隨后根據(jù)計(jì)算出的結(jié)果進(jìn)行應(yīng)收賬款賬齡分析，此步驟不需要在表格內(nèi)進(jìn)行操作，只需要在機(jī)器人內(nèi)設(shè)置好公式；最后根據(jù)上一步驟分析的結(jié)果依次填寫賬齡分析表。 整個(gè)機(jī)器人運(yùn)行下來只需要幾分鐘的時(shí)間，大大減少了工作時(shí)間，提高財(cái)務(wù)人員的工作效率。

2 RPA 在財(cái)務(wù)工作中應(yīng)用的困難及解決對(duì)策

RPA 技術(shù)雖有較多的優(yōu)勢，被各大開發(fā)商宣傳得“無所不能”，但RPA 技術(shù)在應(yīng)用的過程中也有一些困難亟待解決或者是RPA 技術(shù)自身的缺陷無法在財(cái)務(wù)工作領(lǐng)域或者其他領(lǐng)域應(yīng)用。

2.1 RPA 技術(shù)自身的缺陷[4]

RPA 機(jī)器人是模擬人的行為，而不是人的思維。 它只能根據(jù)人事先制定好的規(guī)則程序運(yùn)行，但當(dāng)規(guī)則流程發(fā)生變化時(shí)，RPA 機(jī)器人就無法正常運(yùn)行，需要進(jìn)行調(diào)試RPA 程序來試用新的規(guī)則程序。例如，財(cái)務(wù)人員當(dāng)月要進(jìn)行增值稅納稅申報(bào)，根據(jù)之前設(shè)計(jì)好的流程進(jìn)行操作時(shí)，發(fā)現(xiàn)增值稅納稅平臺(tái)網(wǎng)址或者網(wǎng)址里面的界面發(fā)生了變化，此時(shí)機(jī)器人無法找到對(duì)應(yīng)的位置，系統(tǒng)會(huì)報(bào)錯(cuò)提示，需要人為的進(jìn)行流程設(shè)計(jì)的修改。 同樣，財(cái)務(wù)工作中需要進(jìn)行做預(yù)算或者做出決策的工作，RPA 機(jī)器人也無法實(shí)現(xiàn)，需要人為主觀判斷決策的流程不適合使用RPA技術(shù)，它無法代替人的思維做出判斷。

RPA 技術(shù)自身的缺陷使它只能適用于大部分的流程操作，而對(duì)小部分需要人為主觀判斷的操作，RPA 技術(shù)無法實(shí)現(xiàn)，此項(xiàng)困難暫時(shí)沒有可以解決的對(duì)策。

2.2 企業(yè)缺乏專業(yè)的RPA 財(cái)務(wù)工作人員

與傳統(tǒng)財(cái)務(wù)工作人員相比，要想實(shí)現(xiàn)流程自動(dòng)化，必須要有專業(yè)的RPA 技術(shù)人員來根據(jù)企業(yè)的實(shí)際工作設(shè)計(jì)好適用于自己企業(yè)的RPA 流程機(jī)器人。但是從目前高校人才培養(yǎng)的方案來看，大多數(shù)學(xué)校并未將RPA 技術(shù)融入學(xué)生的課程中。 雖然每年財(cái)務(wù)人員都有要求進(jìn)行繼續(xù)教育，但目前市面上的繼續(xù)教育工作大多是對(duì)理論知識(shí)的變化進(jìn)行繼續(xù)教育，例如初中高級(jí)會(huì)計(jì)的相關(guān)規(guī)定是否有變化、相關(guān)的稅法有改動(dòng)等，企業(yè)并沒有投入較多的時(shí)間和成本來培養(yǎng)適用于時(shí)代變化所帶來的大數(shù)據(jù)相關(guān)知識(shí)。 財(cái)務(wù)工作者由于適應(yīng)了當(dāng)前的工作模式，也沒有學(xué)習(xí)新鮮知識(shí)的動(dòng)力。

隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，會(huì)計(jì)專業(yè)名稱也由原來的“會(huì)計(jì)”改稱為“大數(shù)據(jù)與會(huì)計(jì)”，這也就意味著，高職院校不再是只培養(yǎng)傳統(tǒng)的手工會(huì)計(jì)人才，而是培養(yǎng)適應(yīng)新商科和智能會(huì)計(jì)時(shí)代的人才，所以首先應(yīng)從源頭開始，不管是高職教育還是中職教育，學(xué)校應(yīng)開設(shè)RPA、財(cái)務(wù)共享、業(yè)財(cái)融合等大數(shù)據(jù)相關(guān)的專業(yè)課程，供會(huì)計(jì)專業(yè)學(xué)生提升自身的專業(yè)技能水平，更好地適應(yīng)社會(huì)變革所帶來的挑戰(zhàn)；其次應(yīng)從公司職工教育出發(fā)，多鼓勵(lì)員工外出學(xué)習(xí)，提供學(xué)習(xí)的平臺(tái)，讓員工學(xué)習(xí)新鮮的技能，更好地為公司服務(wù)，提高員工的工作效率，提升企業(yè)的運(yùn)營效率，進(jìn)而節(jié)約企業(yè)成本，最終的受益者還是公司；再次，作為財(cái)務(wù)工作者也應(yīng)主動(dòng)學(xué)習(xí)，不斷提升自我，為社會(huì)創(chuàng)造價(jià)值；最后，企業(yè)可以聘用專業(yè)的RPA 技術(shù)人員輔佐財(cái)務(wù)工作人員設(shè)計(jì)業(yè)務(wù)流程，當(dāng)然隨之而來的是給企業(yè)增加了一項(xiàng)成本支出。

2.3 RPA 技術(shù)環(huán)境的不穩(wěn)定性

很多財(cái)務(wù)工作人員或者在校學(xué)生在初期應(yīng)用RPA 時(shí)，會(huì)遇到RPA 運(yùn)行穩(wěn)定性的挑戰(zhàn)。 如同樣的操作在一臺(tái)電腦上可以正常運(yùn)行，但將其拷貝到另外一臺(tái)電腦再次運(yùn)行，則會(huì)提示錯(cuò)誤，通過多次的修改測試之后，機(jī)器人在正確的環(huán)境下還會(huì)出現(xiàn)許多異常和問題。 這是RPA 自身的技術(shù)特性所帶來的問題，生產(chǎn)環(huán)境和開發(fā)環(huán)境的差異性可能會(huì)造成異常的出現(xiàn)，而這些異常是非常細(xì)小的，也是經(jīng)常會(huì)被忽略的，比如電腦的操作系統(tǒng)或?yàn)g覽器的版本、設(shè)置、某個(gè)補(bǔ)丁的插件是否安裝等等。 雖然之前在測試階段測試人員已經(jīng)盡量模擬了各種業(yè)務(wù)情況，但測試樣本數(shù)據(jù)和真實(shí)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)之間的差異性仍然是存在的。

若想解決RPA 技術(shù)環(huán)境的不穩(wěn)定性，可以從設(shè)計(jì)方法、對(duì)業(yè)務(wù)的認(rèn)知和技術(shù)上的管理手段來解決此問題。 一項(xiàng)流程的完成不是固定不變的，是根據(jù)人行為習(xí)慣進(jìn)行設(shè)計(jì)的，而每個(gè)人的習(xí)慣不同，所以在企業(yè)配備專業(yè)的RPA 財(cái)務(wù)工作者之后在設(shè)計(jì)業(yè)務(wù)流程時(shí)就要將設(shè)計(jì)的方法進(jìn)行最優(yōu)化處理，盡可能地減少后續(xù)流程運(yùn)行出現(xiàn)的問題。 財(cái)務(wù)工作者對(duì)一項(xiàng)業(yè)務(wù)的理解和認(rèn)識(shí)也會(huì)有偏差，能完全正確理解業(yè)務(wù)的人才能設(shè)計(jì)出正確的業(yè)務(wù)機(jī)器人；技術(shù)上的管理手段需要在流程設(shè)計(jì)之前將業(yè)務(wù)流程機(jī)器人所適用的操作系統(tǒng)、瀏覽器版本等相關(guān)環(huán)境配置好。

3 結(jié)論

綜上所述，與傳統(tǒng)的手工會(huì)計(jì)相比，RPA 技術(shù)順應(yīng)了當(dāng)今大數(shù)據(jù)時(shí)代的潮流。 雖然目前RPA 技術(shù)存在缺陷，但從RPA 技術(shù)在財(cái)務(wù)工作中的應(yīng)用范圍來看，RPA 技術(shù)依然是財(cái)務(wù)工作者處理相關(guān)工作時(shí)非常實(shí)用的辦公工具。 除了RPA 自身攜帶的無法代替人的思維進(jìn)行決策的缺陷外，其他的技術(shù)困難可以通過企業(yè)或者個(gè)人進(jìn)行優(yōu)化處理，從而提高企業(yè)運(yùn)營效率，節(jié)約企業(yè)成本，提高業(yè)務(wù)處理的準(zhǔn)確性，降低人為操作的風(fēng)險(xiǎn)，最終實(shí)現(xiàn)提高財(cái)務(wù)人員的價(jià)值，提升企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。