農(nóng)村黨員檔案整理方法的探討與實(shí)踐
——易門縣鄉(xiāng)鎮(zhèn)（街道）黨員檔案室建設(shè)試點(diǎn)的一些做法

■ 李枚娟 吳應(yīng)福

2022年6月，中共云南省委組織部印發(fā)《鄉(xiāng)鎮(zhèn)（街道）黨員檔案室建設(shè)試點(diǎn)方案》，決定在易門等4 個(gè)縣（市）開展鄉(xiāng)鎮(zhèn)（街道）黨員檔案室建設(shè)試點(diǎn)工作，旨在通過試點(diǎn)建設(shè)，為全省各地鄉(xiāng)鎮(zhèn)（街道）黨員檔案室建設(shè)積累經(jīng)驗(yàn)、建立標(biāo)準(zhǔn)。按照試點(diǎn)方案和省檔案局的要求，玉溪市檔案局、檔案館積極配合開展對(duì)易門縣鄉(xiāng)鎮(zhèn)（街道）黨員檔案室建設(shè)試點(diǎn)工作的調(diào)研和指導(dǎo)。調(diào)研中發(fā)現(xiàn)，由于農(nóng)村黨員檔案時(shí)間跨度較長(zhǎng)，各地條件不一樣，造成書寫材料五花八門，規(guī)格不一，質(zhì)量不同，檔案的整理也沒有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，管理極不規(guī)范。但試點(diǎn)方案對(duì)整理的規(guī)定過于原則，無(wú)法涵蓋各類檔案整理方法，如果不作出具體統(tǒng)一要求，整理出來(lái)的檔案仍然是五花八門，達(dá)不到規(guī)范要求。如何解決這個(gè)問題，是需要在試點(diǎn)工作中進(jìn)行探討的。市檔案局館與省市縣委組織和檔案部門開展調(diào)查，共同研究，在省試點(diǎn)方案規(guī)范基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，明確歸檔范圍和分類標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)上，結(jié)合全縣農(nóng)村黨員檔案的實(shí)際情況，在規(guī)范整理檔案方面進(jìn)行了深入探討，提出了一些具體的操作方法。

一、黨員檔案與農(nóng)村黨員檔案歸檔范圍

要規(guī)范整理農(nóng)村黨員檔案，必須明確農(nóng)村黨員檔案的概念和歸檔范圍。中國(guó)共產(chǎn)黨黨員檔案（以下簡(jiǎn)稱黨員檔案）是黨員發(fā)展培養(yǎng)全過程和受到表彰獎(jiǎng)勵(lì)與處理的歷史記錄，是證明黨員身份、違紀(jì)責(zé)任倒查的憑證和依據(jù)；是黨組織對(duì)黨員進(jìn)行管理的重要依據(jù)之一。黨員檔案的管理對(duì)于全面掌握黨員隊(duì)伍現(xiàn)狀、規(guī)范黨員隊(duì)伍教育管理、保持和發(fā)揚(yáng)黨員的先進(jìn)性、增強(qiáng)基層黨組織的凝聚力、創(chuàng)造力和戰(zhàn)斗力都具有十分重要的作用。目前，對(duì)黨員檔案的管理有兩種情況，一種是有人事檔案的黨員，黨員檔案歸入其人事檔案，另一種是沒有人事檔案的，建立專門黨員檔案。對(duì)于第二種情況，《中國(guó)共產(chǎn)黨發(fā)展黨員工作細(xì)則》和《中國(guó)共產(chǎn)黨黨員教育管理工作條例》作出了明確規(guī)定，要求：沒有人事檔案的黨員，應(yīng)當(dāng)由具有審批預(yù)備黨員權(quán)限的基層黨委建立黨員檔案，由所在黨委或者縣級(jí)以上黨委組織部門保存。在實(shí)際管理工作中，沒有人事檔案的黨員一般都集中在鄉(xiāng)鎮(zhèn)（街道），特別是農(nóng)村黨員。

按照規(guī)定，農(nóng)村黨員檔案一般以個(gè)人為整理單位，一人一卷一個(gè)檔號(hào)，其歸檔范圍包括《中國(guó)共產(chǎn)黨入黨志愿書》、入黨申請(qǐng)書、政治審查材料（報(bào)告）、轉(zhuǎn)正申請(qǐng)書、入黨積極分子考察表、預(yù)備黨員考察鑒定表、自傳、黨員推薦或群團(tuán)推優(yōu)材料、入黨積極分子備案報(bào)告、基層黨委確定入黨積極分子的批復(fù)、入黨積極分子思想?yún)R報(bào)材料、發(fā)展對(duì)象備案報(bào)告、發(fā)展對(duì)象集中培訓(xùn)結(jié)業(yè)證書（復(fù)印件）、基層黨委列為發(fā)展對(duì)象的批復(fù)、黨支部擬接收預(yù)備黨員上報(bào)的預(yù)審請(qǐng)示、基層黨委預(yù)審意見、黨支部上報(bào)審批預(yù)備黨員的請(qǐng)示、基層黨委審批預(yù)備黨員的批復(fù)、預(yù)備黨員備案報(bào)告、黨支部上報(bào)審批預(yù)備黨員轉(zhuǎn)正的請(qǐng)示、基層黨委審批預(yù)備黨員轉(zhuǎn)正的批復(fù)、延長(zhǎng)預(yù)備期的有關(guān)材料、取消預(yù)備黨員資格的有關(guān)材料、黨員身份認(rèn)定等相關(guān)材料、黨員登記表、各級(jí)黨組織授予優(yōu)秀共產(chǎn)黨員和優(yōu)秀黨務(wù)工作者的授獎(jiǎng)決定（可為復(fù)印件）、各級(jí)黨組織授予的各種榮譽(yù)稱號(hào)的授獎(jiǎng)決定和嘉獎(jiǎng)通報(bào)等材料（可為復(fù)印件）、黨員受到的黨紀(jì)、政務(wù)處分決定（免于處分的處理意見）等材料，在民主評(píng)議黨員中認(rèn)定為不合格的主要事實(shí)依據(jù)材料，作出的限期改正、勸退和除名等處置的決定、向上級(jí)黨組織的報(bào)告材料、上級(jí)黨組織的批復(fù)意見，因出國(guó)（境）定居、出國(guó)（境）逾期未返、與黨組織失去聯(lián)系等原因停止黨籍的相關(guān)材料以及應(yīng)該歸入黨員檔案的其他材料。因歷史原因形成的并已歸入黨員檔案，但不在上述范圍的材料，如推薦“兩代表一委員”、有關(guān)黨內(nèi)職務(wù)任免文件等材料、發(fā)展黨員全程紀(jì)實(shí)表等，應(yīng)按照應(yīng)歸盡歸的原則，列入此次整理歸檔范圍，但一般情況下，“兩代表一委員”、有關(guān)黨內(nèi)職務(wù)任免文件、發(fā)展黨員全程紀(jì)實(shí)表應(yīng)歸入單位的文書檔案。

二、檔案整理方法探討和實(shí)踐

黨員檔案存在復(fù)制件歸檔、紙張規(guī)格大小不一、質(zhì)量不同等問題，而試點(diǎn)方案對(duì)解決這些問題只是作出了原則的規(guī)定，并沒有針對(duì)各類情況給出具體的操作辦法。經(jīng)過調(diào)查研究和探討，采取如下處理辦法。

（一）復(fù)制件處理

1.復(fù)制件歸檔的，應(yīng)注明“此件與原件一致”，簽署經(jīng)辦人姓名、時(shí)間，加蓋鄉(xiāng)鎮(zhèn)街道黨（工）委印章。如龍泉街道黨員張XX 的發(fā)展對(duì)象集中培訓(xùn)結(jié)業(yè)證書，原件應(yīng)該個(gè)人保存，黨員檔案中以復(fù)制件歸檔，注明“此件與原件一致”字樣，簽署經(jīng)辦人姓名、時(shí)間，加蓋龍泉街道黨工委印章。

2.字跡模糊或易褪變的，采用復(fù)印、掃描、拍攝等方法進(jìn)行復(fù)制。復(fù)制應(yīng)保持材料原貌，不能任意擴(kuò)大或縮小，不能對(duì)原件內(nèi)容進(jìn)行修改。復(fù)制后的材料應(yīng)清晰，所用材料要符合檔案保護(hù)要求，經(jīng)久耐用。復(fù)制件不作“此件與原件一致”的標(biāo)記，附在原件后，與原件作為一件。

（二）材料修整裝訂

對(duì)不符合歸檔要求的檔案材料，先進(jìn)行修整，達(dá)到歸檔要求后再進(jìn)行裝訂。除常規(guī)性的去除易銹蝕、易氧化的金屬或塑料裝訂用品，對(duì)已經(jīng)破損的材料按照《檔案修裱技術(shù)規(guī)范》（DA/T 25- 2000）予以修復(fù)外，對(duì)特殊的情況作了以下探索。

1.對(duì)于大于A4 幅面的文件，應(yīng)在不影響其日后使用效果的前提下進(jìn)行折疊或剪裁。折疊后的材料要保持平整，文字、照片不得損壞，便于展開閱讀。比如成績(jī)表，榮譽(yù)證書復(fù)印件因幅面太大，必須經(jīng)過折疊才能裝入檔案中。采取剪裁方式的，不得損壞檔案材料上的文字、印章、圖形等內(nèi)容。應(yīng)盡量采用折疊的方式，大于A4 幅面不多，不便于折疊，且裁剪后不損壞檔案材料上的文字、印章、圖形等內(nèi)容的，可以采用裁剪的方式。

2.小于A4 幅面，影響裝訂的，應(yīng)進(jìn)行托裱；材料裝訂邊（左側(cè)）過窄，裝訂后遮蓋文字或影響閱讀的，應(yīng)加邊。（1）單面書寫的材料，采用托裱的方式直接加邊，或用A4 紙張托裱，留出裝訂邊。（2）雙面書寫的材料，將其左側(cè)粘貼在A4 紙張上，留出裝訂邊；如左側(cè)有文字無(wú)法粘貼的，按照先上、后下順序選擇一個(gè)邊張貼，留出裝訂邊，且裝訂后不影響翻閱。一般應(yīng)留夠25mm 的裝訂邊。

3.粘貼在入黨志愿書上的加頁(yè)材料，屬于入黨志愿書的一部分，裝訂后無(wú)法翻閱，必須揭下來(lái)重新托裱粘貼在入黨志愿書上，使之裝訂后不影響翻閱。

4.與入黨志愿書粘貼在一起的入黨申請(qǐng)書等材料，裝訂后無(wú)法翻開閱讀的，應(yīng)將其揭下來(lái)，歸入其相應(yīng)的類別，并根據(jù)材料的情況進(jìn)行托裱加邊。

5.小冊(cè)子裝訂

小于A4 甚至A3 幅面的小冊(cè)子，有裝訂邊的，可以直接裝訂，無(wú)裝訂邊的，加邊后裝訂。

6.特殊裝訂情況

有的黨員檔案中，會(huì)出現(xiàn)托裱接邊過多，裝訂邊過薄，左右厚度不對(duì)稱情況，直接裝訂容易帶來(lái)對(duì)檔案的損毀。實(shí)際操作中，使用25mm寬，與裝訂壓條長(zhǎng)度一致的紙條填充后裝訂。

（三）卷內(nèi)目錄填寫

試點(diǎn)方案規(guī)定以案卷為單位編制卷內(nèi)文件目錄，包括序號(hào)、材料名稱、材料形成時(shí)間、頁(yè)數(shù)、備注等內(nèi)容，但沒有對(duì)項(xiàng)目的填寫作出具體規(guī)定。實(shí)踐中按照下列要求填寫。

1.序號(hào)：據(jù)實(shí)填寫文件材料的序號(hào)，如1- 1、3- 2、4- 1。

2.材料名稱：據(jù)實(shí)原文填寫材料名稱，不得隨意簡(jiǎn)化。除中國(guó)共產(chǎn)黨入黨志愿書加書名號(hào)“《》”，書寫為《中國(guó)共產(chǎn)黨入黨志愿書》外，其他材料一般不加書名號(hào)“《》”。

3.材料形成時(shí)間：年度使用四位數(shù)，如“1995年”，填寫“1995”，不得填寫為“95”；月、日按照自然數(shù)填寫，不補(bǔ)足2 位，如“1月5日”，在對(duì)應(yīng)位置填寫“1”“5”。如月、日無(wú)法考證的，以“XX”代替，不得為空。

4.頁(yè)數(shù)：填寫該件檔案材料的頁(yè)數(shù)。如“5 頁(yè)”的，填寫“5”。

5.備注：填寫該件檔案需要說(shuō)明的情況。如“復(fù)印件”

（四）案卷目錄、檔案盒內(nèi)夾封面、背脊及備考表填寫

試點(diǎn)方案對(duì)這些項(xiàng)目的填寫也沒有作出具體的解釋，實(shí)踐中的做法如下：

（1）身份證號(hào)：填寫18 位身份證號(hào)碼。

（2）姓名：使用規(guī)范的簡(jiǎn)化漢字填寫現(xiàn)用名。如“朱子義”，應(yīng)寫為“朱子義”。

（3）所在黨支部：該黨員黨組織關(guān)系所在黨支部名稱?？商顚懞?jiǎn)稱。如“中國(guó)共產(chǎn)黨XXX 支部委員會(huì)”，填寫為“XXX 黨支部”。

（4）入黨時(shí)間和轉(zhuǎn)正時(shí)間：8 位阿拉伯?dāng)?shù)字。不同時(shí)間段的入黨和轉(zhuǎn)正時(shí)間按照下列辦法確定。①1945年2月23日至1956年9月14日，入黨時(shí)間為上級(jí)黨委批準(zhǔn)之日，黨齡從轉(zhuǎn)正之日算起（工人、苦力、雇農(nóng)、城市貧民、士兵預(yù)備期6 個(gè)月；中農(nóng)、職員、知識(shí)分子、自由職業(yè)者預(yù)備期1年，其他人員預(yù)備期2年）。②1956年9月15日至1969年3月31日，入黨時(shí)間為支部大會(huì)接收為預(yù)備黨員（須經(jīng)上級(jí)黨委批準(zhǔn)），黨齡從轉(zhuǎn)正之日算起，預(yù)備期為1年。③1969年4月1日至1977年8月11日，入黨時(shí)間為上級(jí)黨委批準(zhǔn)之日，無(wú)預(yù)備期，黨齡同時(shí)開始計(jì)算。④1977年8月12日至1982年9月5日，入黨時(shí)間為上級(jí)黨委批準(zhǔn)成為預(yù)備黨員之日，黨齡從轉(zhuǎn)正之日算起，預(yù)備期1年。⑤自1982年9月6日起，入黨時(shí)間為支部大會(huì)接收為預(yù)備黨員之日（須經(jīng)上級(jí)大會(huì)批準(zhǔn)），黨齡從轉(zhuǎn)正之日算起，預(yù)備期為1年。

（5）立卷單位：統(tǒng)一填寫鄉(xiāng)鎮(zhèn)（街道）黨（工）委全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱。

（6）所在村、社區(qū)（或單位）：填寫黨組織關(guān)系所在的村（社區(qū)）或單位名稱。如腳家店村、興文街社區(qū)、XXX 服務(wù)公司

（7）案卷號(hào)：據(jù)實(shí)填寫。案卷號(hào)由縣名的漢語(yǔ)拼音首字母（大寫）+ 鄉(xiāng)鎮(zhèn)（街道）序號(hào)（兩位數(shù)字，從01 號(hào)開始編號(hào)）+ 鄉(xiāng)鎮(zhèn)（街道）轄區(qū)內(nèi)各村（社區(qū)）的序號(hào)（兩位數(shù)字，從01 號(hào)開始編號(hào)）+該盒檔案系列號(hào)（四位數(shù)，從0001 開始編號(hào)）組成。例如易門縣轄5 個(gè)鄉(xiāng)鎮(zhèn)2 個(gè)街道：1 龍泉街道、2 六街街道、3 浦貝鄉(xiāng)、4 十街鄉(xiāng)、5 銅廠鄉(xiāng)、6綠汁鎮(zhèn)、7 小街鄉(xiāng)，龍泉街道12 個(gè)社區(qū)：1 興文街社區(qū)、2 中心街社區(qū)……易門縣龍泉街道興文街社區(qū)的王某某的黨員檔案的案卷號(hào)為YM01010088。

（8）保管開始時(shí)間：8 位阿拉伯?dāng)?shù)字。此次整理的，沒有確定的保管開始時(shí)間的，填寫此次整理完成上架時(shí)間。

（9）保管結(jié)束時(shí)間：8 位阿拉伯?dāng)?shù)字。該黨員檔案從鄉(xiāng)鎮(zhèn)（街道）檔案室移出到其他地方保管的時(shí)間。

（10）案卷目錄備注：填寫該卷檔案需要說(shuō)明的情況。

（11）備考表：除按照正常填寫內(nèi)容外，如果在今后的保管過程中卷內(nèi)檔案出現(xiàn)情況變化，如增加或減少材料，需進(jìn)行說(shuō)明，填寫完新的說(shuō)明后，需簽經(jīng)辦人姓名和時(shí)間。

（五）裝訂

試點(diǎn)方案規(guī)定黨員檔案采用三柱板簧夾打孔裝訂，檔案材料應(yīng)左邊、下邊對(duì)齊，在左側(cè)打孔裝訂，做到結(jié)實(shí)、齊整、美觀，不掉頁(yè)、不倒頁(yè)、不壓字、不損壞文件。同時(shí)要求卷內(nèi)文件目錄和備考表不編頁(yè)碼不裝訂。由于黨員檔案盒采用內(nèi)外套的方式，如果不與案卷一起裝訂，很容易丟失和損毀。因此在實(shí)踐中卷內(nèi)目錄與檔案材料一起裝訂，位置在檔案材料之前；沒有印制在檔案盒內(nèi)夾上的備考表，一律裝訂，位置在檔案材料的最后。

（六）排架

每個(gè)鄉(xiāng)鎮(zhèn)（街道）農(nóng)村黨員檔案按照村（社區(qū)）分開排列，村（社區(qū)）內(nèi)按照黨員入黨時(shí)間順序依次排列上架，入黨時(shí)間相同的，以姓氏筆畫排列。集中整理工作完成后新轉(zhuǎn)入的黨員，按照轉(zhuǎn)入時(shí)間先后順序排列。

（七）編制案卷目錄

按照《鄉(xiāng)鎮(zhèn)（街道）黨員檔案案卷號(hào)序號(hào)》順序，每一個(gè)鄉(xiāng)鎮(zhèn)（街道）的每一個(gè)村（社區(qū)）給定一個(gè)目錄號(hào)，編制一本目錄。如龍泉街道12 個(gè)社區(qū)，依次給定12 個(gè)目錄號(hào)，編制12 本目錄，12本目錄依據(jù)多少合訂為1 冊(cè)或幾冊(cè)，案卷目錄A4 紙張規(guī)格橫排，使用活動(dòng)夾固定，便于增加，編制目錄索引，目錄之間以彩色頁(yè)隔開。

三、結(jié)語(yǔ)

2023年，鄉(xiāng)鎮(zhèn)（街道）黨員檔案室建設(shè)工作將在全省全面推開，試點(diǎn)工作就是要出經(jīng)驗(yàn)、出辦法、出標(biāo)準(zhǔn)。這些試點(diǎn)工作中的探討與做法，希望能成為全省農(nóng)村黨員檔案整理工作的借鑒。