加強(qiáng)數(shù)字檔案信息資源質(zhì)量管理工作的對(duì)策研究

摘 要：21世紀(jì)，有效利用新信息技術(shù)和管理理論，加強(qiáng)數(shù)字檔案館信息資源建設(shè)逐漸成為人們關(guān)注的焦點(diǎn)。開(kāi)展數(shù)字檔案信息資源建設(shè)，面對(duì)數(shù)字檔案信息資源質(zhì)量問(wèn)題，需要引入數(shù)字檔案信息資源建設(shè)，并找出可行的信息資源質(zhì)量管理方法。數(shù)字檔案信息資源質(zhì)量工作改進(jìn)是對(duì)活動(dòng)流程進(jìn)行控制，優(yōu)化方法，將質(zhì)量障礙掃除，進(jìn)而提升檔案管理的整體質(zhì)量水平。

關(guān)鍵詞：數(shù)字檔案；信息資源；質(zhì)量管理

醫(yī)院檔案管理過(guò)程中，數(shù)字化管理正逐步成為新的管理趨勢(shì)。目前，大多數(shù)醫(yī)院都進(jìn)行了數(shù)字化檔案建設(shè)，為醫(yī)院管理經(jīng)營(yíng)和文化建設(shè)等提供必要的條件。建設(shè)數(shù)字化檔案信息資源數(shù)據(jù)庫(kù)是一個(gè)十分重要的課題，但在管理數(shù)字化檔案信息資源的過(guò)程中，也存在著許多問(wèn)題。在此過(guò)程中，我們將根據(jù)各個(gè)階段遇到的問(wèn)題，采取有針對(duì)性的解決對(duì)策，如災(zāi)難恢復(fù)是數(shù)字檔案管理的重要組成部分，其性能直接關(guān)系到數(shù)字文件的安全。隨著時(shí)間的推移，先進(jìn)技術(shù)的發(fā)展，人們對(duì)災(zāi)害的復(fù)原能力越來(lái)越強(qiáng)，也對(duì)數(shù)字化文件的安全提出了更高的要求。然而，在醫(yī)院檔案管理中數(shù)字檔案屬于長(zhǎng)期工程，在應(yīng)用時(shí)還會(huì)出現(xiàn)相關(guān)問(wèn)題，并缺少配套機(jī)制，為了有助于醫(yī)院檔案管理順利實(shí)施，應(yīng)該對(duì)醫(yī)院檔案管理過(guò)程中數(shù)字檔案的應(yīng)用價(jià)值進(jìn)行分析。

一、數(shù)字檔案在醫(yī)院檔案管理中的價(jià)值

通常情況下，人們會(huì)將狹義的數(shù)字檔案館信息資源定義為：本館的數(shù)字信息和與本館有關(guān)的其他網(wǎng)絡(luò)信息，也就是信息資源的實(shí)物內(nèi)容，或者說(shuō)，它的構(gòu)建對(duì)象，來(lái)源主要包括了傳統(tǒng)檔案的數(shù)字化、接收到的電子文件、不同數(shù)字檔案館共同擁有的檔案信息資源，以及其他信息網(wǎng)絡(luò)中的檔案信息資源。從廣義上講，電子檔案信息資源不僅是指以上提到的，而且是指與其有關(guān)的一切人力、財(cái)力、物力，還指與其有關(guān)的非檔案信息、信息技術(shù)、信息系統(tǒng)以及電子檔案信息人員。在當(dāng)今的質(zhì)量管理領(lǐng)域，全面質(zhì)量管理的理念應(yīng)當(dāng)是在質(zhì)量管理領(lǐng)域得到了廣泛認(rèn)可的，并且在實(shí)際工作中得到了很好的應(yīng)用，它的核心理念是把人、財(cái)、物的不對(duì)等結(jié)合起來(lái)，形成一個(gè)單一的質(zhì)量管理戰(zhàn)略，同時(shí)，考慮到一個(gè)單一的質(zhì)量管理戰(zhàn)略，從而使組織的質(zhì)量管理達(dá)到全員、全過(guò)程的目標(biāo)。所以，本文將使用廣義的數(shù)字檔案信息資源概念，并將全面質(zhì)量管理理論引入其中，建立起一個(gè)比較完整的系統(tǒng)。

信息資源具有規(guī)模大、種類(lèi)多的特點(diǎn)。數(shù)字檔案館是一個(gè)處理能力極強(qiáng)的信息資源服務(wù)平臺(tái)，它匯集了大量具有不同描述結(jié)構(gòu)和標(biāo)準(zhǔn)的數(shù)字檔案信息，而且大量的非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)。為此，在設(shè)計(jì)數(shù)字化檔案體系時(shí)，應(yīng)采用統(tǒng)一的信元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，盡可能地減少“信息失真”，并使信息資源在整個(gè)流程中都能有效地流通?！熬W(wǎng)絡(luò)性”是指很多數(shù)字檔案信息資源的質(zhì)量問(wèn)題都與網(wǎng)絡(luò)緊密相關(guān)，在利用網(wǎng)絡(luò)為讀者提供信息服務(wù)的過(guò)程中，產(chǎn)生了一系列新的質(zhì)量問(wèn)題，如知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)，信息系統(tǒng)安全等。資料來(lái)源的正確性與完整性處于危險(xiǎn)之中。與傳統(tǒng)檔案相比，數(shù)字檔案信息具有易修改、非直讀性、信息與載體可分離性以及系統(tǒng)依賴(lài)性等特點(diǎn)，這些都會(huì)頻繁地威脅到它們的真實(shí)性和完整性，而傳統(tǒng)的管理方式顯然已經(jīng)無(wú)法確保它們的真實(shí)性和完整性。在此基礎(chǔ)上，提出了一種新的解決方案，并對(duì)其進(jìn)行了系統(tǒng)的研究。

數(shù)字化檔案館將大量的文件資料儲(chǔ)存于光碟中。一張CD-ROM能錄下3億個(gè)字，也就是數(shù)百本書(shū)的字?jǐn)?shù)。因?yàn)閿?shù)字信息的特點(diǎn)，每一個(gè)檔案只需將其儲(chǔ)存在數(shù)張磁盤(pán)上即可。與傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件相比，數(shù)字文件有一個(gè)獨(dú)特的優(yōu)點(diǎn)，就是可以在很短的時(shí)間內(nèi)復(fù)制和存儲(chǔ)幾十億字的數(shù)據(jù)，這是傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件所無(wú)法比擬的。同時(shí)，館藏信息數(shù)字化也在一定程度上打破了時(shí)空的限制。隨著互聯(lián)網(wǎng)的廣泛應(yīng)用，電子文件資料能夠在極短的時(shí)間內(nèi)跨越數(shù)千公里，將資料及時(shí)傳送到指定地點(diǎn)。隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，資訊科技的進(jìn)步，使人們能更好地利用電子文件資料。同時(shí)，還可以利用電子掃描等多種方式，將紙質(zhì)檔案信息轉(zhuǎn)換成電子檔案信息資源，或者利用印刷技術(shù)，將電子信息資源轉(zhuǎn)換成紙質(zhì)檔案信息資源，實(shí)現(xiàn)電子文件和紙本文件的信息交換和融合。在查詢(xún)上，電子檔案也有著傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案所不能取代的優(yōu)點(diǎn)，利用計(jì)算機(jī)能在很短的時(shí)間里從全部的存檔文件中找出所需的檔案資料，不僅降低了在處理和使用紙質(zhì)檔案信息資源時(shí)人為造成的失誤，還增加了檔案信息資源的存儲(chǔ)量，提升了檔案信息資源的使用效率。伴隨社會(huì)經(jīng)濟(jì)水平的發(fā)展和信息技術(shù)的推廣，醫(yī)院傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理和手動(dòng)辦公方式逐漸被替代，各個(gè)單位與時(shí)俱進(jìn)，順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的需求，選擇數(shù)字化辦公管理模式，提升信息技術(shù)應(yīng)用效率，更方便了人們的辦公和生活。信息化、數(shù)字化技術(shù)在各個(gè)行業(yè)中應(yīng)用，醫(yī)院檔案管理同樣應(yīng)順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的需求，科學(xué)采用數(shù)字檔案管理對(duì)醫(yī)院病歷檔案保管具有重要意義。醫(yī)院檔案數(shù)字化管理工作能夠有序開(kāi)展，將提升醫(yī)院檔案管理的效率，優(yōu)化醫(yī)院檔案管理的空間，有助于醫(yī)院的穩(wěn)定發(fā)展。

醫(yī)院采用數(shù)字化檔案管理，利用現(xiàn)代化信息技術(shù)整合醫(yī)院檔案，并在醫(yī)院內(nèi)部創(chuàng)建共享平臺(tái)，為醫(yī)院工作人員提供便捷的查詢(xún)措施。例如，方便醫(yī)務(wù)人員了解患者的就診情況，給予針對(duì)性的治療方法。同時(shí)，患者和家屬能夠采用數(shù)字檔案管理平臺(tái)了解治療全過(guò)程以及治療狀態(tài)，有助于醫(yī)患之間的信息交流以及溝通，以免因?yàn)樾畔⒉粚?duì)稱(chēng)產(chǎn)生矛盾。因此，在醫(yī)院檔案管理過(guò)程中采用數(shù)字檔案能夠充分發(fā)揮檔案的價(jià)值。

二、醫(yī)院數(shù)字檔案管理中出現(xiàn)的問(wèn)題

1.重視程度較差

醫(yī)院的日常管理工作較多，與其他管理工作相比，檔案管理的意義與價(jià)值在目前的狀況下沒(méi)有得到充分體現(xiàn)，沒(méi)有給醫(yī)院帶來(lái)任何經(jīng)濟(jì)利益。因此，大部分醫(yī)院管理人員并未認(rèn)識(shí)到醫(yī)院檔案管理的意義，在醫(yī)院檔案管理過(guò)程中具有較多的阻礙。但以長(zhǎng)遠(yuǎn)角度來(lái)看，醫(yī)院管理人員疏忽了數(shù)字檔案管理，使得在工作中出現(xiàn)懈怠以及消極情緒，降低了醫(yī)院醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量，對(duì)醫(yī)患關(guān)系的產(chǎn)生負(fù)面影響。

2.管理時(shí)出現(xiàn)的漏洞

目前，大部分醫(yī)院嘗試采用數(shù)字化檔案管理，建設(shè)數(shù)字化檔案管理平臺(tái)，在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中歸納存儲(chǔ)不同時(shí)段以及不同類(lèi)別的檔案，并進(jìn)行有效分類(lèi)和整理，以及安排專(zhuān)人管理。但是，因?yàn)閿?shù)字檔案存儲(chǔ)系統(tǒng)需要連接其他網(wǎng)絡(luò)存儲(chǔ)系統(tǒng)，為醫(yī)院工作人員提供有效服務(wù)，此存儲(chǔ)方法具有一定的科學(xué)、合理性，但同樣也有弊端，會(huì)產(chǎn)生管理漏洞，導(dǎo)致被病毒或不法分子的侵入和攻擊，而丟失、破壞數(shù)字檔案信息。

3.管理人員的綜合素質(zhì)問(wèn)題

在醫(yī)院檔案管理過(guò)程中推進(jìn)數(shù)字檔案，對(duì)檔案管理人員素質(zhì)提出了一定的要求。就目前而言，醫(yī)院檔案管理工作過(guò)程中管理人員能力存在局限性。因?yàn)槿鄙贁?shù)字化檔案管理人才，或者現(xiàn)有管理人員未能具備良好的管理水平，進(jìn)而對(duì)數(shù)字檔案在醫(yī)院管理中的有效性產(chǎn)生影響，不能為醫(yī)院工作人員提供信息服務(wù)，未能滿(mǎn)足醫(yī)院檔案建設(shè)及其發(fā)展的要求。

三、提升醫(yī)院數(shù)字檔案管理的策略

1.提升數(shù)字檔案管理重視程度

首先，醫(yī)院管理層需要提升對(duì)數(shù)字檔案管理的重視程度，對(duì)數(shù)字化檔案在醫(yī)院發(fā)展中的重要性有深刻的認(rèn)識(shí)。在日常檔案管理和科研活動(dòng)中，充分發(fā)揮數(shù)字檔案管理的價(jià)值，有效存儲(chǔ)病歷信息資料和科研內(nèi)容，并通過(guò)數(shù)字化檔案管理實(shí)施。其次，數(shù)字檔案管理人員應(yīng)積極學(xué)習(xí)行業(yè)領(lǐng)域的先進(jìn)技術(shù)，為醫(yī)院發(fā)展提供信息服務(wù)，有效落實(shí)數(shù)字檔案管理。

2.增加數(shù)字檔案管理平臺(tái)建設(shè)力度

在使用數(shù)字化檔案管理平臺(tái)時(shí)，會(huì)出現(xiàn)一些與醫(yī)院檔案管理需要不匹配的問(wèn)題，由于各系統(tǒng)之間的不兼容性，使得大多數(shù)的數(shù)字檔案無(wú)法實(shí)現(xiàn)資源共享。為進(jìn)一步提升醫(yī)院電子檔案的管理水平，應(yīng)加大對(duì)電子檔案的管理力度，完善電子檔案管理系統(tǒng)，采用專(zhuān)用的高速掃描系統(tǒng)、雙服務(wù)器和光盤(pán)備份等措施，增強(qiáng)電子檔案的安全。同時(shí)，還應(yīng)進(jìn)一步健全電子文件的查詢(xún)體系，利用文獻(xiàn)的網(wǎng)上傳遞、信息的檢索等手段，使電子文件的管理更加有效。此外，還應(yīng)及時(shí)對(duì)數(shù)字化檔案更新與優(yōu)化，提供安全、方便的管理服務(wù)。

3.創(chuàng)建專(zhuān)業(yè)的數(shù)字檔案管理隊(duì)伍

想要實(shí)現(xiàn)和推動(dòng)醫(yī)院的數(shù)字檔案管理，就要建立一支專(zhuān)業(yè)的數(shù)字檔案管理隊(duì)伍。其中，管理人員要有基本的電腦操作能力，還要有豐富的檔案管理經(jīng)驗(yàn)。醫(yī)院管理層必須提高對(duì)數(shù)字檔案管理團(tuán)隊(duì)的重視程度，可以引進(jìn)高素質(zhì)檔案管理人才，并加大對(duì)于現(xiàn)有工作人員的培訓(xùn)力度，使其了解數(shù)字檔案管理方法。與此同時(shí)，還需要加強(qiáng)檔案管理人員思想意識(shí)管理，使其在工作時(shí)具備較強(qiáng)的責(zé)任心，提高醫(yī)院數(shù)字檔案管理水平。

4.加強(qiáng)數(shù)字檔案管理的安全性

醫(yī)院在進(jìn)行數(shù)字檔案管理過(guò)程中，應(yīng)確保管理的正確性以及便捷性，并要考慮數(shù)字檔案管理的安全性，避免由于安全措施不到位，而導(dǎo)致文件丟失或者被人篡改。在醫(yī)院數(shù)字檔案管理中，要對(duì)檔案資料嚴(yán)格和細(xì)致的分類(lèi)，并做好管理保密工作，提高檔案安全性。除此之外，檔案管理工作人員還需要增強(qiáng)保密意識(shí)，定期檢查檔案信息是否安全，避免產(chǎn)生檔案損毀或丟失的問(wèn)題。

四、數(shù)字檔案信息資源質(zhì)量控制

1.控制數(shù)字檔案信息采集環(huán)節(jié)

數(shù)字化檔案管理的開(kāi)始階段是實(shí)行信息收集，是建立數(shù)字化檔案質(zhì)量系統(tǒng)的基礎(chǔ)。開(kāi)展數(shù)字檔案管理應(yīng)對(duì)其合理規(guī)劃。由于檔案接收范圍較為廣泛，醫(yī)院檔案信息量較多，保存了大量的無(wú)價(jià)值檔案信息，對(duì)其分類(lèi)后，利用率較低的檔案可不進(jìn)行數(shù)字化，對(duì)特色檔案、利用率較高的檔案實(shí)行全文數(shù)字化。

2.控制檔案信息錄入環(huán)節(jié)

強(qiáng)化電子檔案資料的錄入工作管理，并對(duì)電子檔案資料錄入人員進(jìn)行系統(tǒng)培訓(xùn)，并根據(jù)相關(guān)需要，學(xué)習(xí)相應(yīng)的操作規(guī)程，確保能夠熟練使用相關(guān)軟件以及設(shè)備設(shè)施。

3.控制數(shù)字檔案信息資源組織以及開(kāi)發(fā)

傳統(tǒng)檔案資源管理均存在分散、無(wú)序以及繁雜等特征，無(wú)法對(duì)用戶(hù)提供快速、便捷的檔案查詢(xún)，同時(shí)，無(wú)法提供資源共享以及統(tǒng)計(jì)分析等相關(guān)服務(wù)。數(shù)字檔案信息資源則是通過(guò)信息技術(shù)按照科學(xué)方法加工整理信息，信息具有有序化，屬于質(zhì)量控制重點(diǎn)。為此，需要組織數(shù)字檔案信息資源，規(guī)范雜亂的原始信息，并為患者以及醫(yī)務(wù)人員提供良好的查詢(xún)服務(wù)。

4.控制數(shù)字檔案信息存儲(chǔ)質(zhì)量

在數(shù)字檔案信息資源存儲(chǔ)過(guò)程中，需要注意檔案信息的真實(shí)性，確保歸檔數(shù)字檔案具有法律憑證作用，確保數(shù)字檔案信息資源的可靠性，避免對(duì)其實(shí)行修改，可以通過(guò)信息加密技術(shù)對(duì)數(shù)字檔案資源設(shè)置密鑰，對(duì)非公開(kāi)密級(jí)限制信息資源保證秘密不被泄露。

五、數(shù)字檔案信息管理質(zhì)量改進(jìn)措施

首先，提升數(shù)字檔案信息資源管理質(zhì)量，使數(shù)字檔案管理過(guò)程變得更加科學(xué)、合理，從而提升醫(yī)院檔案管理數(shù)字化質(zhì)量，是一項(xiàng)復(fù)雜的、全局性的系統(tǒng)工作。數(shù)字檔案信息管理質(zhì)量可分為遞增型和跳躍型兩類(lèi)。遞增型是要制定出相應(yīng)的衡量標(biāo)準(zhǔn)，并把這些標(biāo)準(zhǔn)融入每天的工作中，每日完善，但是缺少戰(zhàn)略性，對(duì)于重大質(zhì)量改進(jìn)并不適用；跳躍型指的是在質(zhì)量管理產(chǎn)生問(wèn)題之后，針對(duì)問(wèn)題集中改進(jìn)，這種情況下會(huì)有顯著的效果，但是不能產(chǎn)生持續(xù)改進(jìn)的效果。在進(jìn)行醫(yī)院檔案信息資源管理過(guò)程中，需要有效結(jié)合兩種改進(jìn)特點(diǎn)，將持續(xù)改進(jìn)理念融入數(shù)字檔案管理之中，并建立一個(gè)檔案質(zhì)量改進(jìn)小組，定期對(duì)檔案文件管理進(jìn)行完善，保證檔案管理的質(zhì)量和水平顯著提高。提升醫(yī)院數(shù)字檔案信息的管理質(zhì)量，主要包括完善信息內(nèi)容、提高服務(wù)質(zhì)量以及內(nèi)部管理水平。

其次，從數(shù)字檔案資源的信息內(nèi)容和服務(wù)角度來(lái)看，可以幫助保證信息資源的真實(shí)性和完整性，進(jìn)而衍生出特色編研，并給予患者優(yōu)質(zhì)服務(wù)。從檔案信息資源的采集、組織、開(kāi)發(fā)以及服務(wù)流程的角度來(lái)看，應(yīng)提高某一環(huán)節(jié)的技術(shù)水平，對(duì)信息資源采集進(jìn)行優(yōu)化，并調(diào)整原有流程順序，優(yōu)化資源配置，提高醫(yī)院檔案數(shù)字信息資源建設(shè)運(yùn)行效率。

最后，醫(yī)院應(yīng)選擇各種方式培訓(xùn)檔案管理人員，提高其專(zhuān)業(yè)水平。對(duì)管理部門(mén)的組織架構(gòu)進(jìn)行調(diào)整，構(gòu)建科學(xué)、合理的人員結(jié)構(gòu)，使管理的功能得到最大程度發(fā)揮，對(duì)人力資源管理系統(tǒng)進(jìn)行優(yōu)化，使工作人員能夠做到各盡其責(zé)，人盡其才，才盡其用，從而提升醫(yī)院數(shù)字檔案管理的質(zhì)量。

六、結(jié)語(yǔ)

信息化時(shí)代，每個(gè)行業(yè)都需要順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展趨勢(shì)，科學(xué)采用信息技術(shù)進(jìn)行生產(chǎn)和管理。醫(yī)院檔案管理人員同樣應(yīng)該適應(yīng)時(shí)代發(fā)展需求，對(duì)數(shù)字檔案管理過(guò)程中產(chǎn)生的問(wèn)題進(jìn)行分析，提升檔案管理的價(jià)值，提高管理水平，為醫(yī)院發(fā)展充分發(fā)揮應(yīng)有的作用。

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作者簡(jiǎn)介：胡琪（1979—），女，漢族，山東濟(jì)南人，本科，館員，研究方向：檔案管理．