基于問題導(dǎo)向的醫(yī)院人事檔案數(shù)字化管理對策

摘 要：人事檔案管理是人力資源管理的重要組成部分，在信息化高速發(fā)展的背景下，如何充分利用數(shù)字化技術(shù)提高人事檔案管理質(zhì)量和效率是一項重要的研究內(nèi)容。本文結(jié)合醫(yī)院工作實踐，探討在人事檔案管理中應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)的必要性，總結(jié)人事檔案數(shù)字化管理常見問題，并以問題為導(dǎo)向提出相應(yīng)對策，旨在為推進(jìn)醫(yī)院人事檔案數(shù)字化管理提質(zhì)增效提供參考資料。

關(guān)鍵詞：問題導(dǎo)向；醫(yī)院人事檔案；數(shù)字化管理；對策

人事檔案是醫(yī)院進(jìn)行人力資源管理過程中最直接、客觀和真實的依據(jù)。在人事檔案管理中應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)，能夠提高人事檔案管理的質(zhì)量和效率。淄博市中心醫(yī)院已引進(jìn)并投入使用數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，檔案管理工作榮獲中共中央組織部頒發(fā)的干部人事檔案工作目標(biāo)管理一級標(biāo)準(zhǔn)證書，在工作實踐中積累了豐富經(jīng)驗。本文結(jié)合醫(yī)院人事檔案數(shù)字化管理實踐經(jīng)驗，探討在人事檔案管理中應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)的必要性，總結(jié)醫(yī)院在人事檔案數(shù)字化管理過程中的常見問題，并提出相應(yīng)對策，旨在為推進(jìn)醫(yī)院人事檔案數(shù)字化管理提質(zhì)增效，提供翔實、可靠的參考資料。

一、醫(yī)院人事檔案數(shù)字化管理的必要性

一是有利于提高人事檔案的利用率。加強(qiáng)人事檔案開發(fā)利用是發(fā)揮人事檔案作用的重要基礎(chǔ)。隨著醫(yī)療改革不斷深入，醫(yī)院對人事檔案的使用需求不斷提高，傳統(tǒng)的“紙質(zhì)檔案+人工審查”管理手段已滿足不了醫(yī)院發(fā)展的要求。在紙質(zhì)檔案時代，查閱人事檔案時必須到指定位置，查找翻閱檔案過程中耗費(fèi)人力和時間以及容易造成紙質(zhì)檔案破損等難題，嚴(yán)重阻礙了對檔案的利用。而數(shù)字化管理借助先進(jìn)的信息技術(shù)與數(shù)字化技術(shù)，建立人事檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)，能夠?qū)崿F(xiàn)快速檢索和查詢，還可以有效實現(xiàn)檔案信息共享，院內(nèi)不同部門可以在檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)上，迅速獲取所需人事檔案信息，不受時間和空間限制，從而提高人事檔案的利用率，確保相關(guān)工作高效開展。

二是有利于提高檔案管理工作的質(zhì)量和效率。相比于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，數(shù)字化檔案有利于實現(xiàn)檔案的長時間和安全保存。將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，能夠減少對原始檔案的接觸，避免檔案破損、丟失以及內(nèi)容被篡改等問題，還能夠方便及時地查詢歷史操作記錄，提高檔案管理的規(guī)范性，保障檔案質(zhì)量。此外，人事檔案數(shù)字化管理能夠有效提高檔案管理效率。人員信息處于動態(tài)變化過程，工資表、考核材料以及職稱晉升材料等需要定期或不定期補(bǔ)充與調(diào)整，而且醫(yī)院部門繁雜、人員眾多，情況層出不窮，更加大了檔案管理的工作量和管理難度。因此，依靠人工頻繁收集和整理檔案材料，進(jìn)行檔案編目等工作需要耗費(fèi)大量人力、物力和財力，而且容易出現(xiàn)錯誤，工作效率低下。應(yīng)用數(shù)字化管理能夠有效解決上述問題，節(jié)省檔案管理成本，提高檔案管理效率，促進(jìn)醫(yī)院檔案管理工作持續(xù)、穩(wěn)定開展。

二、醫(yī)院人事檔案數(shù)字化管理常見問題

1.缺乏對人事檔案數(shù)字化建設(shè)的重視和人事檔案數(shù)字化管理思維

目前，許多醫(yī)院仍然延續(xù)著傳統(tǒng)的人事檔案管理理念和方式?？紤]到引進(jìn)和維護(hù)數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)資金投入大，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為電子檔案耗費(fèi)精力多，引進(jìn)或培養(yǎng)專業(yè)化檔案管理隊伍難度大等問題，許多醫(yī)院望而卻步，沒有用發(fā)展的眼光正確認(rèn)識人事檔案數(shù)字化管理的必要性，對人事檔案管理工作的資金投入相對不足，嚴(yán)重阻礙了檔案數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程。此外，數(shù)字化檔案的突出優(yōu)勢之一是查詢方便、快捷，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息共享。但目前，醫(yī)院普遍存在電子檔案和紙質(zhì)檔案“雙檔齊管”的現(xiàn)象，將紙質(zhì)檔案掃描歸檔為電子檔案后便束之高閣，需要查閱檔案信息時仍優(yōu)先翻閱紙質(zhì)檔案，沒有形成數(shù)字化檔案思維，未能充分發(fā)揮數(shù)字化檔案價值，也是對數(shù)字化檔案資源的浪費(fèi)。

2.數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)建設(shè)不完善

完善的數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)是開展數(shù)字化檔案管理工作的基礎(chǔ)，但目前，醫(yī)院使用的人事檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)多結(jié)合自身特點引進(jìn)或開發(fā)，不同系統(tǒng)之間存在不兼容問題。例如，醫(yī)院與上級部門之間有密切的業(yè)務(wù)往來，經(jīng)常需要互相查閱檔案信息，因為不同部門之間數(shù)字化檔案建設(shè)進(jìn)程不一、管理標(biāo)準(zhǔn)各異以及管理系統(tǒng)不兼容等問題，所以無法實現(xiàn)數(shù)字化檔案信息的便捷查詢。此外，系統(tǒng)應(yīng)用功能開發(fā)不全，也限制了檔案信息的共享水平。數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用權(quán)限主要集中在人事檔案管理部門，沒有實現(xiàn)科學(xué)、合理的分層分模塊下放，未能建立安全和互聯(lián)互通的查詢網(wǎng)絡(luò)，不同部門間若想查閱檔案，仍存在時空限制。數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)建設(shè)不完善，無法真正實現(xiàn)檔案信息共享，不利于檔案數(shù)字化管理的推廣和應(yīng)用。

3.管理體系不健全，缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)

首先，人事檔案數(shù)字化管理是一項復(fù)雜的系統(tǒng)工作，必須建立統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范化管理流程，才能形成完善的數(shù)字化人事檔案管理模式，并最大限度地發(fā)揮其利用價值。但目前，醫(yī)院普遍面臨人事檔案數(shù)字化管理體系不健全問題。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的管理標(biāo)準(zhǔn)已經(jīng)非常成熟，但對于數(shù)字化檔案卻沒有標(biāo)準(zhǔn)化管理制度，如存儲格式、掃描文件的大小和像素要求等缺少統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，繼而無法實現(xiàn)數(shù)字化檔案在更大范圍和更廣層面的兼容和互通，限制了其利用水平。其次，管理制度的不健全可能額外增加檔案掃描整理的工作量，在實際工作中，檔案管理人員可能經(jīng)常面臨不確定性問題，降低工作效率和檔案整理質(zhì)量。此外，缺乏數(shù)字化檔案的移交、查閱和調(diào)取等規(guī)范化管理流程，檔案管理工作未能受到合理有效的約束和監(jiān)督，容易出現(xiàn)操作不當(dāng)問題，甚至出現(xiàn)篡改、泄密等違規(guī)行為，對檔案信息的完整性和真實性造成極大威脅。

4.缺少復(fù)合型檔案管理人才及相關(guān)培訓(xùn)

人事檔案數(shù)字化管理是一項難度高、周期長和任務(wù)重的巨大工程，不僅需要充足的資金和專業(yè)的設(shè)備，而且需要具備檔案管理知識和數(shù)字化應(yīng)用技術(shù)的復(fù)合型檔案管理人才。但目前，缺乏專業(yè)化檔案管理人員已經(jīng)是許多醫(yī)院面臨的共同難題，大部分醫(yī)院的檔案管理人員多為兼職，經(jīng)短時間培訓(xùn)后上崗，缺乏檔案管理專業(yè)知識和素養(yǎng)，讓這部分人接受人事檔案數(shù)字化建設(shè)工作更是難上加難，容易出現(xiàn)畏難和拖延等抵觸情緒，不利于人事檔案數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程。而且，缺乏專業(yè)素養(yǎng)還可能在檔案數(shù)字化建設(shè)過程中，造成原始檔案損壞或出現(xiàn)操作失誤，降低檔案管理質(zhì)量。此外，就學(xué)科專業(yè)體系而言，目前高學(xué)歷層次（如碩士研究生）檔案專業(yè)人才稀缺，醫(yī)院對檔案專業(yè)人才的引進(jìn)與留用存在困難。面臨人才數(shù)量和質(zhì)量不足的雙重困境，必然難以有效開展人事檔案數(shù)字化管理工作。面對復(fù)合型人才的缺乏，目前鮮有針對數(shù)字化檔案建設(shè)與管理的專業(yè)化培訓(xùn)，人事檔案數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程緩慢，在應(yīng)用過程中難以發(fā)揮預(yù)期作用。

5.安全性問題

數(shù)字化檔案在帶來諸多便利的同時，不可避免地存在著檔案信息安全問題。一方面，數(shù)字化檔案依托于硬件和軟件設(shè)備設(shè)施，一旦數(shù)據(jù)設(shè)備設(shè)施和程序出現(xiàn)故障，檔案的安全性和可靠性將會遭受嚴(yán)重破壞，造成檔案丟失和損壞。而且，很多醫(yī)院對數(shù)字化檔案的安全管理不夠重視，缺乏有效的防護(hù)手段，導(dǎo)致數(shù)字化檔案存在被惡意篡改、丟失和信息泄露的隱患；另一方面，紙質(zhì)檔案要經(jīng)過整理、掃描、圖像處理和編制目錄等多個環(huán)節(jié)才能實現(xiàn)數(shù)字化，工作周期長，操作煩瑣，任務(wù)繁重，在數(shù)字化過程中可能出現(xiàn)人為篡改、損壞或泄密等問題，給數(shù)字化檔案管理帶來安全隱患。

三、有效應(yīng)對醫(yī)院人事檔案數(shù)字化管理問題的對策

1.樹立先進(jìn)的人事檔案數(shù)字化管理理念

實現(xiàn)醫(yī)院人事檔案數(shù)字化管理的有效應(yīng)用，必須更新人事檔案管理理念，形成良好的數(shù)字化管理意識。首先，領(lǐng)導(dǎo)層面要加強(qiáng)對數(shù)字化檔案建設(shè)的重視，配備完善的軟硬件及基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施，制定完備的數(shù)字化檔案管理制度和規(guī)劃，并加大對檔案管理人員的培訓(xùn)力度，培養(yǎng)其用數(shù)字化思維處理檔案管理中的各種問題。其次，傳統(tǒng)的人工管理模式效率低、勞動強(qiáng)度大、疏漏和錯誤多，必須形成良好的數(shù)字化管理意識，積極應(yīng)用先進(jìn)的云計算和大數(shù)據(jù)技術(shù)等，對人事檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行梳理，并引進(jìn)OA平臺綜合管理系統(tǒng)，借助智能分析和篩選功能對檔案進(jìn)行立卷分類，確保數(shù)據(jù)庫可以準(zhǔn)確識別檔案，方便對檔案信息進(jìn)行查詢和檢索。此外，要樹立“需求導(dǎo)向”的管理思維，提供能夠滿足實際需求的檔案服務(wù)。過去，醫(yī)院在人事檔案管理工作中主要采取“供給導(dǎo)向”理念，即人事檔案管理部門主要從自身業(yè)務(wù)角度出發(fā)提供檔案服務(wù)，沒有充分考慮醫(yī)院對人事檔案不斷提高的使用需求，而“需求導(dǎo)向”的管理思維有助于提高對檔案信息的利用水平，促進(jìn)人事檔案數(shù)字化管理水平不斷提高。

2.建立完備的人事檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)

在醫(yī)院人事檔案管理中有效應(yīng)用數(shù)字化管理的前提，是建立和完善檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)。檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)不僅要具備對各項人事檔案信息的收集、存儲、整理、分析、檢索、查閱以及處理等全面功能，還需實現(xiàn)對人事檔案信息的有效整合、精算以及建模。而且，檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)建成后要不斷進(jìn)行升級、更新及漏洞修補(bǔ)，以使之日益完善。此外，為提高數(shù)字化人事檔案的共享水平，還要注重人事檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)的兼容性，如上級部門可以牽頭建立標(biāo)準(zhǔn)化管理系統(tǒng)。由于不同部門和不同醫(yī)院間情況各異，需要在實地調(diào)研和廣泛征求意見的基礎(chǔ)上制定系統(tǒng)構(gòu)建方案，真正實現(xiàn)檔案信息在不同部門之間的互聯(lián)互通。

3.引用先進(jìn)的人事檔案數(shù)字化管理技術(shù)

醫(yī)院部門繁雜和人員眾多，檔案信息更新頻繁，對數(shù)字化檔案建設(shè)與管理提出了更高要求。建議引進(jìn)先進(jìn)的信息化技術(shù)，以確保數(shù)字化管理順利開展。首先，可以應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)對人事檔案內(nèi)容進(jìn)行充實，如可以采用數(shù)字微技術(shù)將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化檔案，或采用AI識別技術(shù)對檔案高清化處理，并將檔案轉(zhuǎn)變?yōu)镻DF格式；其次，可以借助網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行線上虛擬化辦公，利用音頻和視頻等形式對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份存儲，或是借助云盤、硬盤和云服務(wù)器等載體對檔案數(shù)字化管理，以豐富檔案數(shù)據(jù)和類型。此外，還可以通過建立立體化的人事檔案信息數(shù)據(jù)庫，全面反映醫(yī)院職工的業(yè)務(wù)能力和專業(yè)素質(zhì)，及時更新人事檔案信息，為人力資源建設(shè)提供可靠數(shù)據(jù)。

4.建立健全人事檔案數(shù)字化管理制度和標(biāo)準(zhǔn)體系

檔案管理制度是醫(yī)院開展人事檔案管理工作的依據(jù)和指導(dǎo)。醫(yī)院可以通過完善人事檔案數(shù)字化管理制度，明晰人事檔案管理責(zé)任、規(guī)范人事檔案管理流程和明確人事檔案管理目標(biāo)，進(jìn)而實現(xiàn)人事檔案管理工作的制度化與規(guī)范化轉(zhuǎn)變。檔案數(shù)字化管理制度的制定必須充分結(jié)合醫(yī)院實際情況，既要滿足檔案信息交流的需要，保證檔案管理制度的針對性和可操作性，還必須確保人事檔案的數(shù)字化管理工作能夠規(guī)范、合理開展。例如，制定合理的人事檔案借閱管理制度，既要對檔案借閱的權(quán)限和操作流程等提出明確要求，又要增加線上借閱的審批功能，在檔案被借閱和歸還時，能及時更新檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)上的借閱狀態(tài)標(biāo)識。一是明確檔案管理的權(quán)限分級，根據(jù)職務(wù)級別和部門分工等對不同人員設(shè)置不同管理權(quán)限，并形成相互制約和相互監(jiān)督的機(jī)制，杜絕個人單獨(dú)接觸檔案的可能。二是設(shè)置具有針對性的管理考核機(jī)制，將檔案數(shù)字化管理建設(shè)成果納入績效考核中，激發(fā)檔案工作者的積極性和能動性，并培養(yǎng)其數(shù)字化管理意識和思維。三是必須制定統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)體系，如數(shù)字化檔案的分類、掃描和歸檔標(biāo)準(zhǔn)。一方面，明確和統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)體系，能夠有效提升人事檔案數(shù)字化管理的工作效率；另一方面，可以提高數(shù)字化檔案內(nèi)容的規(guī)范性，實現(xiàn)數(shù)字化檔案在不同部門之間的互聯(lián)互通，進(jìn)而提高檔案信息的利用水平。

5.引進(jìn)并培養(yǎng)復(fù)合型人事檔案數(shù)字化管理人才

強(qiáng)化醫(yī)院人事檔案數(shù)字化管理的關(guān)鍵在于加強(qiáng)人才引進(jìn)與培養(yǎng)，打造一支專業(yè)水平高和綜合素養(yǎng)高的“檔案專業(yè)+信息專業(yè)”的復(fù)合型人才隊伍。一是充分重視人事檔案數(shù)字化管理人才隊伍建設(shè)，加大人才引進(jìn)力度，可以采用檔案專業(yè)人才配備信息技術(shù)人才的方式進(jìn)行人才引進(jìn)，更好地滿足人事檔案數(shù)字化管理需求；二是加強(qiáng)對現(xiàn)有人事檔案管理人員的教育和培訓(xùn)，不斷提高其專業(yè)知識、業(yè)務(wù)水平、責(zé)任意識和創(chuàng)新能力，并培養(yǎng)其信息化和數(shù)字化操作能力；三是改革人才結(jié)構(gòu)方面的不合理之處，優(yōu)化人才結(jié)構(gòu)，合理進(jìn)行崗位分配，加強(qiáng)人力資源管理；四是改變以往只重視培養(yǎng)醫(yī)務(wù)人才而忽視人事檔案管理人才的傳統(tǒng)觀念，建立科學(xué)合理的激勵機(jī)制，制定合理的績效考核標(biāo)準(zhǔn)，從而提高人事檔案管理人員的主動性和積極性，最大限度發(fā)揮出人才價值。醫(yī)院人事檔案管理由專職人員負(fù)責(zé)，均經(jīng)過嚴(yán)格培訓(xùn)，考核合格后持證上崗，且崗位與職稱一致，并進(jìn)行定期培訓(xùn)。為做好數(shù)字化人事檔案建設(shè)工作，醫(yī)院人事檔案管理部門還應(yīng)配備高素質(zhì)計算機(jī)專業(yè)人才，提供技術(shù)指導(dǎo)和幫助。

6.強(qiáng)化人事檔案的安全與風(fēng)險管控

首先，要增強(qiáng)檔案管理人員的安全意識。通過培訓(xùn)和考核等方式加強(qiáng)檔案管理人員對檔案安全的重視，學(xué)習(xí)并掌握數(shù)字化人事檔案的安全防范策略，對數(shù)字化檔案隨時做好備份和加密處理，預(yù)防數(shù)據(jù)丟失；其次，要配備安全性能高的軟硬件設(shè)備，并加強(qiáng)系統(tǒng)安全防護(hù)，避免檔案丟失或遭到不法攻擊、盜取和惡意修改、刪除等；最后，必須制定嚴(yán)格的信息保密制度，檔案管理人員在職期間需要簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任與義務(wù)。在日常管理工作中，系統(tǒng)應(yīng)準(zhǔn)確識別操作者的身份，并保留更改痕跡，在每個環(huán)節(jié)把好安全關(guān)，提高信息共享的安全性。

四、結(jié)束語

綜上所述，通過在醫(yī)院人事檔案管理中應(yīng)用數(shù)字化管理，有利于提高人事檔案管理質(zhì)量、效率及利用率。在具體實踐中，應(yīng)當(dāng)通過積極更新檔案管理理念、建立和完善檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)、建立健全檔案管理制度、強(qiáng)化檔案保護(hù)工作以及提高人事檔案管理人員綜合素質(zhì)等措施，確保并推動數(shù)字化技術(shù)在醫(yī)院人事檔案管理中的充分應(yīng)用。

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作者簡介：尹蕾（1969—），女，漢族，山東淄博人，碩士研究生，副研究館員，研究方向：檔案管理、干部人事檔案管理。