淺議中小分銷企業(yè)采購中價(jià)保返利的管控

徐艷芳

【摘? 要】產(chǎn)品價(jià)保、返利作為終端產(chǎn)品價(jià)值管理的重要組成部分，在分銷環(huán)節(jié)調(diào)控銷售節(jié)奏、拉動(dòng)銷量提升、加快尾貨清理中發(fā)揮重要作用。論文對通信行業(yè)的中小型分銷企業(yè)的采購價(jià)保返利現(xiàn)狀進(jìn)行了分析，并進(jìn)一步探索出行之有效的對上游價(jià)保返利關(guān)鍵點(diǎn)進(jìn)行管控的措施。同時(shí)，為防范價(jià)保返利資源投入過程中信息不對稱的風(fēng)險(xiǎn)，論文闡述如何借助信息系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)價(jià)保返利的全流程管理，通過系統(tǒng)化管理助力企業(yè)生產(chǎn)力和生產(chǎn)效率的雙提升。

【關(guān)鍵詞】中小企業(yè)采購管理；價(jià)保返利管控；系統(tǒng)中臺(tái)建設(shè)

【中圖分類號】F276.3；F274? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文獻(xiàn)標(biāo)志碼】A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文章編號】1673-1069（2023）08-0085-03

1 研究背景

價(jià)保返利是通信企業(yè)銷售政策中不可或缺的內(nèi)容。價(jià)保指產(chǎn)品價(jià)格調(diào)整后，對約定期限內(nèi)采購方的庫存或提貨產(chǎn)品給予差價(jià)補(bǔ)償?shù)男袨?。返利，指銷售方將自己的部分利潤返還給采購方，通常會(huì)設(shè)定一定的返利條件，可分為提貨獎(jiǎng)勵(lì)（SI）、發(fā)貨獎(jiǎng)勵(lì)（ST）及銷售獎(jiǎng)勵(lì)（SO）。提貨獎(jiǎng)勵(lì)（SI）指為激勵(lì)采購方提貨，在采購方完成一定提貨任務(wù)量后，供貨方向采購方返還部分利潤的模式。發(fā)貨獎(jiǎng)勵(lì)（ST）指在采購方完成一定的分銷任務(wù)量后，供貨方向采購方返還部分利潤的模式。銷售獎(jiǎng)勵(lì)（SO）指為激勵(lì)采購方推動(dòng)對末端消費(fèi)者的銷售行為，按照銷售任務(wù)量對采購方返還部分利潤的模式。根據(jù)任務(wù)量的不同，又可分為即提即返與達(dá)量返。雖然通過返利能夠有效激勵(lì)采購方銷售業(yè)績的提升，但實(shí)踐中價(jià)保返利的取得還需一定的前提條件，如合同條款/政策函中寫明的違規(guī)行為（如手機(jī)竄貨銷售、新品首銷前串碼被激活等異常），上述違規(guī)行為是嚴(yán)禁發(fā)生的，否則進(jìn)貨方將被核減應(yīng)得的返利金額或返利被整體取消，甚全扣罰的金額大于價(jià)保返利金額、進(jìn)貨方倒掛交付罰金的窘?jīng)r。眾所周知，中小企業(yè)一直面臨著巨大的資金壓力，在此背景下，為能更全量、更及時(shí)地做好采購價(jià)保返利核銷工作，在管理中，進(jìn)行合適的人員配置、合理的關(guān)鍵控制點(diǎn)、實(shí)時(shí)的溝通反饋機(jī)制、預(yù)警機(jī)制的建立等均至關(guān)重要。為做到中小企業(yè)的采購價(jià)保返利及時(shí)高效顆粒歸倉、應(yīng)收盡收，搭建完善的價(jià)保返利管理體系迫在眉睫。

2 采購價(jià)保返利管控存在的主要問題

在供應(yīng)鏈運(yùn)營中，價(jià)保返利管理貫穿分銷企業(yè)的進(jìn)、銷、存等各環(huán)節(jié)，需采購、財(cái)務(wù)、市場銷售等多部門共同協(xié)作，涉及多部門、長流程才能完成閉環(huán)。在協(xié)作過程中往往容易出現(xiàn)如價(jià)保返利資源投放時(shí)信息溝通不通暢、函件傳遞不及時(shí)、價(jià)保返利臺(tái)賬管理異常、跨部門確認(rèn)溝通協(xié)作效率低下等問題，主要體現(xiàn)為：

第一，價(jià)保返利管理涉及的各部門職責(zé)不夠清晰，各部門“各管一段，各守一攤”只片面關(guān)注其崗位相關(guān)的部分節(jié)點(diǎn)，在信息溝通中出現(xiàn)傳遞內(nèi)容斷層和理解偏差；全流程管理控制中存在個(gè)別盲區(qū)，未能有效全面地落實(shí)管理制度的要求。特別是價(jià)保返利資金回收進(jìn)度存在問題時(shí)，無法快速“攥指成拳”形成合力推動(dòng)供貨方快速解決問題。

第二，價(jià)保返利資源投放函出具不及時(shí)，信息傳遞出現(xiàn)時(shí)間差。針對價(jià)保，若調(diào)價(jià)函件在調(diào)價(jià)時(shí)點(diǎn)后推送，會(huì)導(dǎo)致調(diào)價(jià)后部分訂單仍高價(jià)采購，且也無法做到在第一時(shí)間統(tǒng)計(jì)倉儲(chǔ)庫存數(shù)量，從而影響廠家/供貨方補(bǔ)差兌現(xiàn)。針對返利，在供貨方出具資源投放函件后，因供貨方可能將蓋章的資源投放提交給其對接的采購部門，也可能從產(chǎn)品合作角度直接將資源投放函給產(chǎn)品操盤的市場銷售部門，此時(shí)若信息收取人未能及時(shí)完成信息的傳遞，則易造成“少核漏核”的發(fā)生，給公司帶來不必要的經(jīng)濟(jì)損失。

第三，價(jià)保返利函件條款內(nèi)容嚴(yán)謹(jǐn)性、規(guī)范性不足。函件中容易出現(xiàn)政策內(nèi)容、數(shù)據(jù)來源、兌現(xiàn)期限、政策類型約定不明確或產(chǎn)生歧義的情況。復(fù)雜的業(yè)務(wù)模式會(huì)衍生出眾多的價(jià)保返利名目，如降價(jià)補(bǔ)差中的庫存價(jià)保/提貨價(jià)保、返利中的提貨返利、銷售折扣、固定返利、達(dá)量階梯返利等。在核銷環(huán)節(jié)如何統(tǒng)計(jì)取數(shù)、按何邏輯計(jì)算、相應(yīng)的兌付途徑和兌現(xiàn)期限是什么，若這些信息在函件中約定不明，或描述過于復(fù)雜，則會(huì)導(dǎo)致核銷人員無法充分解析相關(guān)條款內(nèi)容，既而出現(xiàn)在后期執(zhí)行中產(chǎn)生誤解、出現(xiàn)采購方和供貨方各執(zhí)一辭的局面，不僅不利于資金的及時(shí)收回，歧義爭議嚴(yán)重時(shí)可能會(huì)導(dǎo)致仲裁或者訴訟，從而影響雙方良好合作關(guān)系。

第四，日常管理不到位，部分價(jià)保返利結(jié)算不及時(shí)、計(jì)算不準(zhǔn)確。若上游資源款未及時(shí)、準(zhǔn)確、全量收回，后期又缺乏有效機(jī)制及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題，如果導(dǎo)致資源長期未回收，考慮經(jīng)濟(jì)環(huán)境復(fù)雜，供貨方資金情況存在變數(shù)，易給公司造成巨大的資金風(fēng)險(xiǎn)。

3 有效管理采購價(jià)保返利的實(shí)施對策

為規(guī)范采購中價(jià)保返利的管理，現(xiàn)從價(jià)保返利的產(chǎn)生、辦理、核收等環(huán)節(jié)進(jìn)行全面梳理，以此保障價(jià)保返利及時(shí)、準(zhǔn)確、高效地推進(jìn)，及時(shí)完成資金回收，減少公司資金壓力和資金風(fēng)險(xiǎn)。具體從事前管控、事中管控、事后管控3方面執(zhí)行。

3.1 事前管控

第一，明確職責(zé)，各司其職。

采購人員負(fù)責(zé)函件的辦理、資金的收回以及過程管控跟進(jìn)風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警；業(yè)務(wù)人員負(fù)責(zé)對接供貨方獲取價(jià)保返利政策，明確業(yè)務(wù)所需數(shù)據(jù)的核銷口徑，對于系統(tǒng)無法直接提取數(shù)據(jù)，負(fù)責(zé)與供貨方確認(rèn)業(yè)務(wù)發(fā)生的真實(shí)數(shù)據(jù)用于核銷；財(cái)務(wù)人員負(fù)責(zé)涉財(cái)處理、出具票務(wù)辦理指導(dǎo)意見和最終資金審核入賬操作等。

第二，不以規(guī)矩，不能成方圓。

明確采購價(jià)保返利工作三原則：

①及時(shí)性原則。設(shè)定時(shí)間標(biāo)準(zhǔn)，所有采購價(jià)保返利執(zhí)行應(yīng)嚴(yán)格按照時(shí)間要求進(jìn)行，確保整體流程及時(shí)、順暢。

②準(zhǔn)確性原則。所有采購價(jià)保返利應(yīng)嚴(yán)格按照操作規(guī)范，確保提取的數(shù)據(jù)、出具的資料、系統(tǒng)的操作等的準(zhǔn)確性，實(shí)現(xiàn)整體流程準(zhǔn)確、有序。

③可追溯性原則。在流程嚴(yán)謹(jǐn)、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確的基礎(chǔ)上，應(yīng)確保操作記錄、文檔等資料完整歸檔。

第三，確保價(jià)保返利資源投放函的有效性和完整性。

采購方需確保收到供貨方寄送蓋章有效的政策函件、避免口頭承諾等無效形式；在蓋章的政策函中需明確產(chǎn)品型號、政策類型、政策期間、兌付方式、數(shù)據(jù)確認(rèn)依據(jù)來源及兌付時(shí)間等。

3.2 事中管控

第一，多方把關(guān)價(jià)保返利條款內(nèi)容并及時(shí)信息傳遞。

①把關(guān)政策內(nèi)容。函件擬定人員應(yīng)考慮后期核銷環(huán)節(jié)操作執(zhí)行情況，確保價(jià)保返利相關(guān)條款的可執(zhí)行性，并聯(lián)合公司內(nèi)部財(cái)務(wù)、銷售、法務(wù)共同對政策函件進(jìn)行梳理制定模板，確保清晰、準(zhǔn)確表達(dá)價(jià)保返利的內(nèi)容。

②及時(shí)信息傳遞和備案。價(jià)保返利資源投放函的所有信息，需落實(shí)到書面記錄形成匯總臺(tái)賬同蓋章函件一并傳遞給負(fù)責(zé)核銷該資源的采購人員。

示例：如產(chǎn)品調(diào)價(jià)時(shí)若涉及價(jià)保，針對價(jià)保的數(shù)據(jù)可以有以下兩種處理方式：

情況1：雙方溝通調(diào)價(jià)時(shí)完成核對確認(rèn)數(shù)據(jù)，在函件中直接明確寫出庫存數(shù)量、金額，核銷人員拿到函件后可據(jù)此快速跟進(jìn)資金回收。

情況2：函件中明確數(shù)據(jù)來源如以進(jìn)貨方調(diào)價(jià)時(shí)點(diǎn)庫存為準(zhǔn)或以供應(yīng)方某系統(tǒng)數(shù)據(jù)為準(zhǔn)，需明確系統(tǒng)中具體的取數(shù)路徑，后續(xù)核銷時(shí)可據(jù)此系統(tǒng)截圖作為數(shù)據(jù)確認(rèn)的客觀證明文件。

第二，觸發(fā)調(diào)價(jià)盤庫機(jī)制。

對于需要盤庫獲取庫存的產(chǎn)品，在獲取產(chǎn)品發(fā)生調(diào)價(jià)時(shí)，應(yīng)立即啟動(dòng)盤庫作業(yè)，確認(rèn)公司分布在各銷售末端及省市倉的庫存量，并將該數(shù)據(jù)與供貨方核對，加快完成價(jià)?？畹幕厥?。

第三，多方確認(rèn)價(jià)保返利核銷金額。

在完成數(shù)據(jù)整理后，梳理出的最終核銷金額應(yīng)聯(lián)合業(yè)務(wù)、倉庫、供貨方共同書面確認(rèn)，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和流程的嚴(yán)謹(jǐn)性。數(shù)據(jù)確認(rèn)后，及時(shí)跟蹤收回供貨方蓋章確認(rèn)函件，為資金的可回收奠定基礎(chǔ)，同時(shí)為后續(xù)該資金出現(xiàn)糾紛時(shí)增添依據(jù)。

第四，建立電子化共用臺(tái)賬。

在產(chǎn)品合作中，由于供貨方同時(shí)對接采購方的業(yè)務(wù)人員、采購人員等多個(gè)窗口，在溝通價(jià)保返利政策或政策發(fā)生變更時(shí)，易出現(xiàn)信息未全量同步至公司多個(gè)相關(guān)窗口或信息傳遞不對稱等異常，對賬復(fù)雜的同時(shí)加大了價(jià)保返利核銷遺漏的風(fēng)險(xiǎn)。為避免此類風(fēng)險(xiǎn)，可與供貨方共同維護(hù)電子化價(jià)保返利政策臺(tái)賬。中臺(tái)系統(tǒng)按此流程設(shè)計(jì)和開發(fā)：供貨方或業(yè)務(wù)部門在線發(fā)起產(chǎn)品政策需求申請，提交至其部門領(lǐng)導(dǎo)審批；審批通過后流轉(zhuǎn)至采購人員，采購人員根據(jù)需求內(nèi)容選擇不同的文檔定式模板，與產(chǎn)品經(jīng)理、供貨方溝通確認(rèn)內(nèi)容后擬定正式的政策函件，流轉(zhuǎn)至供貨方，供貨方在線上確認(rèn)并下載函件，完成蓋章確認(rèn)后上傳回系統(tǒng)中，系統(tǒng)保存蓋章函件文檔并自動(dòng)生成政策臺(tái)賬。

第五，系統(tǒng)信息化管理價(jià)保返利及時(shí)回收。

遵循及時(shí)、準(zhǔn)確、可追溯3項(xiàng)基本原則，強(qiáng)調(diào)價(jià)保返利信息均需系統(tǒng)錄入和管控，具體為：

①上游價(jià)保返利政策收取當(dāng)月及時(shí)準(zhǔn)確錄入；②在確權(quán)當(dāng)月及時(shí)完成計(jì)提；③計(jì)提后30天內(nèi)及時(shí)準(zhǔn)確完成結(jié)算。上述通過SMART原則精準(zhǔn)通過系統(tǒng)化設(shè)置了一連串的管控機(jī)制，即在收取上游價(jià)保返利政策當(dāng)月就錄入系統(tǒng)，據(jù)此節(jié)點(diǎn)開始計(jì)時(shí)，在業(yè)務(wù)場景發(fā)生價(jià)保返利需核銷時(shí)（即根據(jù)財(cái)務(wù)準(zhǔn)則的權(quán)責(zé)發(fā)生制）當(dāng)月需啟動(dòng)預(yù)估數(shù)量和預(yù)估金額（即計(jì)提）的系統(tǒng)錄入，在錄入計(jì)提后，因有明確時(shí)效考核要求，采購人員必須主動(dòng)推動(dòng)供貨方對價(jià)保返利金額進(jìn)行確認(rèn)并完成回收。

第六，價(jià)保返利稅票辦理。

采購方可通過開具《開具紅字增值稅專用發(fā)票通知單》的方式協(xié)同供貨方完成辦理價(jià)保返利的稅票信息，也可通過票折方式進(jìn)行辦理，具體操作方式為：

①供貨方依據(jù)采購方下達(dá)的訂單，如數(shù)向采購方完成物流配送后，開具符合國家法律法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)的可用于正常抵扣的增值稅專用發(fā)票；針對已確定具體數(shù)值的價(jià)保返利金額，可在此份增值稅專用發(fā)票中以負(fù)數(shù)折讓方式開具（即票折形式）；具體票折金額占整張?jiān)鲋刀悓Ｓ冒l(fā)票金額的比例以采購方和供貨方雙方協(xié)商為準(zhǔn)。

②除①外，采購方和供貨方雙方還可采用紅通-紅票形式，即采購方在收到《價(jià)保返利確認(rèn)函》后開具紅字增值稅專用發(fā)票通知單，供貨方據(jù)此在規(guī)定期限內(nèi)開具負(fù)數(shù)發(fā)票即紅字增值稅專用發(fā)票并提供至采購方。

第七，關(guān)鍵控制點(diǎn)的要求。

①政策錄入：系統(tǒng)錄入政策時(shí)需上傳供貨方資源投放函蓋章件作為附件，體現(xiàn)每筆資金有據(jù)可依且可追溯。

②核銷數(shù)據(jù)確認(rèn)：政策結(jié)束后的數(shù)據(jù)確認(rèn)需以郵件等書面形式確認(rèn)，確認(rèn)后拿到供貨方蓋章件。且需有嚴(yán)格的時(shí)限要求，緊盯時(shí)間節(jié)點(diǎn)，建立時(shí)間超期分層預(yù)警機(jī)制，不同預(yù)警分別升級至不同的管理層級，即需及時(shí)使用或向上游供貨方追索價(jià)保返利資源，提高公司資金周轉(zhuǎn)能力。

③價(jià)保返利回收：在回收環(huán)節(jié)，需按照函件約定兌付日期跟催供貨方完成資金回收。若出現(xiàn)逾期不能收回的情況，應(yīng)觸發(fā)預(yù)警機(jī)制升級匯報(bào)并分析逾期原因，按照“誰管理、誰負(fù)責(zé)”原則由具體責(zé)任人積極保持內(nèi)外部的溝通，持續(xù)跟進(jìn)直至問題解決。在辦理可回收金額時(shí)，優(yōu)先采用現(xiàn)金結(jié)算的方式（即請供貨方電匯打款），另可在下一筆支付貨款（若有）中予以抵扣，具體方式可根據(jù)雙方約定執(zhí)行。

3.3 事后管控

為確保價(jià)保返利回收全流程操作的合規(guī)性，降低價(jià)保返利資源回收過程中的資金風(fēng)險(xiǎn)，常態(tài)化的稽核必不可少。

因政策錄入是系統(tǒng)中價(jià)保返利信息的源頭，稽核中需要重點(diǎn)關(guān)注系統(tǒng)政策類型、機(jī)型、政策周期等是否與政策函件一致。

在計(jì)提稽核中，主要關(guān)注計(jì)提數(shù)據(jù)的計(jì)算與政策口徑的一致性，并將稽核情況、如有問題的整改情況等在稽核日報(bào)表中詳細(xì)記錄。

4 結(jié)論

采購中價(jià)保返利的回收是個(gè)系統(tǒng)性的工作，政策類型繁多、各政策內(nèi)容來源于大量的合同/函件、每個(gè)不同的政策取數(shù)路徑不同計(jì)算方法不同，需工作人員具備高度的責(zé)任心與專業(yè)能力才能完成；從經(jīng)濟(jì)效益來講，這部分資金為公司運(yùn)轉(zhuǎn)日常收益的重要組成部分，該部分工作精細(xì)化高質(zhì)量完成可降低公司運(yùn)營風(fēng)險(xiǎn)。各中小分銷企業(yè)在進(jìn)行流程制度優(yōu)化、工作人員配置、人員素養(yǎng)提升的同時(shí)，需結(jié)合價(jià)保返利管理的要求，持續(xù)進(jìn)行數(shù)智化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)化、自動(dòng)化的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、分析及異常預(yù)警，避免因人為跟進(jìn)疏忽漏核少核而造成公司損失。在供貨方對返利兌現(xiàn)有額外條件或要求時(shí)，如階梯返利中達(dá)量要求、銷售返利中需扣除的違規(guī)扣罰等，此時(shí)應(yīng)聯(lián)動(dòng)業(yè)務(wù)部門進(jìn)行政策解決、數(shù)據(jù)確認(rèn)，確保價(jià)保返利資源的顆粒歸倉、應(yīng)收盡收。

在企業(yè)從傳統(tǒng)采購向戰(zhàn)略性采購轉(zhuǎn)型的今天，為提升供采雙方的“戰(zhàn)略粘性”，價(jià)保返利該資源存在形式將進(jìn)一步多樣化。中小企業(yè)在具體的業(yè)務(wù)合作中積極爭取更多的價(jià)保返利資源維護(hù)公司利益的同時(shí)，需同步關(guān)注價(jià)保返利資源的規(guī)模情況，完善全流程管控機(jī)制，提高數(shù)智化管理水平，確保達(dá)成公司預(yù)期效益。

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