信息化技術(shù)在教務(wù)管理中的應(yīng)用

蔣 琴 李家豪

（寧波城市職業(yè)技術(shù)學院，浙江寧波 315199）

1 信息化教務(wù)管理的主要任務(wù)

在現(xiàn)代信息技術(shù)的背景下，教育管理必須以信息為手段和支撐，實現(xiàn)管理的智能化、科學化、自動化和網(wǎng)絡(luò)化。教務(wù)管理包括學生信息管理網(wǎng)絡(luò)、學生管理信息系統(tǒng)、信息技術(shù)管理系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)、數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)5個方面，主要任務(wù)有數(shù)據(jù)采集和存儲，建立學校統(tǒng)一信息資源庫，將所有與校務(wù)管理相關(guān)的數(shù)據(jù)匯集到網(wǎng)絡(luò)中或存儲到服務(wù)器中，進行實時管理和存儲；通過對教學活動的管理和監(jiān)督，運用有效的數(shù)據(jù)管理實現(xiàn)教學和教育過程的優(yōu)化[1]。

從數(shù)據(jù)統(tǒng)計、分析到?jīng)Q策方面，提高信息系統(tǒng)設(shè)計水平及業(yè)務(wù)流程標準化水平。從數(shù)據(jù)分析中發(fā)現(xiàn)問題，并對問題加以解決，以促進科學、有效的管理；提高教師的教學水平，為企業(yè)或社會提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，為學校各項建設(shè)管理提供決策支持服務(wù)，使各項工作開展得有序、高效、穩(wěn)定。教務(wù)信息化管理的主要內(nèi)容如下。

1.1 學生信息管理網(wǎng)絡(luò)

學生信息管理網(wǎng)絡(luò)是我校教育教學和管理的重要平臺，由4 個部分組成：一是學生基本信息采集；二是學生學籍及檔案管理；三是學生考試、論文、專利等的申請與認證，以及對學生日常生活和學習活動的基本監(jiān)督；四是學生在校成績評價與畢業(yè)證書的申請與認證。我校具有完善的內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)，并建設(shè)了相應(yīng)的系統(tǒng)，如現(xiàn)有教資網(wǎng)，覆蓋教務(wù)處和科研處、保衛(wèi)處等重要職能部門[2]。

1.2 學生信息系統(tǒng)

學生信息系統(tǒng)是大學現(xiàn)代化教學和管理的基礎(chǔ)，是學校決策的基礎(chǔ)，也是實現(xiàn)信息資源共享和教學、學習的手段，其核心是一個用于存儲和處理師生的基本資料，實現(xiàn)從師生個人到學習機構(gòu)、學校的全方位、全過程數(shù)據(jù)監(jiān)控和采集工作的基礎(chǔ)設(shè)施。基于OA 網(wǎng)絡(luò)辦公平臺，利用OA 與 PC 機的連接，將數(shù)據(jù)通過網(wǎng)絡(luò)傳遞到其他服務(wù)器上進行存儲，它包括教師個人信息系統(tǒng)（包括學生基本信息記錄）、專業(yè)教學數(shù)據(jù)存取點（主要包括教師的個人基本信息和教學內(nèi)容）及教學信息資源建設(shè)的子系統(tǒng)（主要包括在線教育系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)培訓輔導系統(tǒng)及教育輔助系統(tǒng)）。

1.3 信息技術(shù)管理系統(tǒng)

以信息技術(shù)管理為核心，以綜合數(shù)據(jù)管理、教學管理以及業(yè)務(wù)流程的優(yōu)化為重點的信息系統(tǒng)，主要包括學校教務(wù)管理網(wǎng)站、教務(wù)管理和學生服務(wù)門戶，通過構(gòu)建“三統(tǒng)一”的教學和辦學條件，提高對學生、教師、學校環(huán)境的綜合監(jiān)管能力。首先必須實現(xiàn)學生學籍卡的自動注冊，并按國家規(guī)定將學生及時轉(zhuǎn)入大學院校；其次是使學生在學院統(tǒng)一繳費系統(tǒng)中刷卡購課；最后是實行教師網(wǎng)絡(luò)上課，使每個教師都能在學院的虛擬空間中同步上課。在信息化條件下，必須要實現(xiàn)學校公共平臺與校內(nèi)教學資源的無縫對接，同時在信息技術(shù)管理系統(tǒng)中，要具備網(wǎng)絡(luò)辦公自動化功能和數(shù)據(jù)庫功能，以便教職工查閱和下載業(yè)務(wù)報表[3]。

2 信息化教務(wù)管理的內(nèi)涵

信息化教務(wù)管理的內(nèi)涵有以下幾點：（1）實現(xiàn)對學生學習情況的統(tǒng)計。（2）可以通過計算機軟件對學生活動情況做出統(tǒng)計。（3）學生信息查詢、學生請假及其他重要事項管理。（4）實現(xiàn)校園管理。（5）根據(jù)學生實際需要開發(fā)，實現(xiàn)學生工作自動化與信息化管理模式的結(jié)合，使教務(wù)管理系統(tǒng)成為學校管理信息系統(tǒng)中的一個重要環(huán)節(jié)。因此，應(yīng)用信息技術(shù)必須在實踐中對其進行全面系統(tǒng)的評價和研究，指導信息系統(tǒng)運行并產(chǎn)生經(jīng)濟效益，以提高工作效率為目的進行信息技術(shù)開發(fā)，信息化教務(wù)系統(tǒng)V1.0 如圖1 所示。

圖1 信息化教務(wù)系統(tǒng)V1.0

2.1 實現(xiàn)對學生學習情況的統(tǒng)計

在目前的信息化教學中，普遍存在著對學生的學習情況缺乏及時有效的反饋和監(jiān)管的問題。在以往的學生日常成績記錄中，僅憑教師單方記錄，很難掌握學生在校期間的學習成績及學習結(jié)果，因此，有必要對學生的學習情況進行統(tǒng)計分析。為了準確地掌握學生的學習情況，從而便于學校采取有效的教學手段，提高教學質(zhì)量，必須在教務(wù)管理系統(tǒng)中對教學質(zhì)量進行分析與評價，以此來保障教學質(zhì)量[4]。因此在構(gòu)建教務(wù)系統(tǒng)時，應(yīng)充分考慮教學目標的準確掌握，對教學過程中各個環(huán)節(jié)的活動進行準確及時的分析，從而為學校做出正確決斷提供依據(jù)。

2.2 學生信息查詢

通過與數(shù)據(jù)庫的數(shù)據(jù)交互，可以實現(xiàn)對學生基本個人信息的查詢?？梢圆樵儗W生的各類資格認證、學業(yè)成績、畢業(yè)成績等?？梢圆樵儗W生學習資料中的部分科目（如數(shù)學、物理、化學)，并可將之與數(shù)據(jù)庫直接相關(guān)聯(lián)。對于畢業(yè)后將要出國深造的學生，也可查詢其在國外參加教育活動的情況。

2.3 學生參加各種活動

學生參加各種活動是日常教學管理的一個重要環(huán)節(jié)。每學期開學后都有各種慶?；顒印厴I(yè)典禮、大型運動會、晚會等活動，這些活動需要做好活動計劃、報名、通知工作，這就要求學生在參加活動時制定詳細的計劃并認真參加。在制定計劃時，可以通過校園網(wǎng)在線查詢并利用計算機軟件統(tǒng)計匯總，活動結(jié)束后，可利用電腦系統(tǒng)根據(jù)事先設(shè)置的活動地點，統(tǒng)計學生參加活動的結(jié)果，以此作為日后活動和各項考評的依據(jù)[5]。

2.4 學生請假及其他重要事項管理

目前，大多數(shù)學校在學生請假及其他重要事項管理方面，存在著很大的局限性。傳統(tǒng)的請假及其他重要事項的管理方法比較復雜，需要耗費大量的人力和物力，不僅影響工作效率，而且還存在著極大的安全隱患。利用計算機軟件進行請假及其他重要事項的管理，可在短時間內(nèi)完成審批流程，并將審批結(jié)果實時反饋到系統(tǒng)中，確保各部門工作目標的達成。

3 關(guān)鍵技術(shù)開發(fā)問題的探討

信息化管理和教務(wù)管理過程中的關(guān)鍵技術(shù)問題包括系統(tǒng)的設(shè)計、開發(fā)和運行等，因此，目前的主要工作是對系統(tǒng)功能進行設(shè)計和開發(fā)。但還應(yīng)該注意到以下幾個方面：一是現(xiàn)有系統(tǒng)已經(jīng)存在或?qū)⒊蔀檐浖_發(fā)設(shè)計的對象時，關(guān)鍵技術(shù)問題的探討，如網(wǎng)絡(luò)流量分析、帶寬需求的控制、通信需求、網(wǎng)絡(luò)安全等；二是應(yīng)用問題，如應(yīng)用軟件的應(yīng)用范圍（如網(wǎng)絡(luò)規(guī)模)、服務(wù)器容量、如何支持多業(yè)務(wù)應(yīng)用系統(tǒng)、如何保證應(yīng)用系統(tǒng)具有較強的穩(wěn)定性及可靠性、是否需要進行相應(yīng)軟件的升級等；三是在軟件技術(shù)水平上能否滿足當前發(fā)展和教學需要；四是當前所面臨的技術(shù)環(huán)境對信息化教務(wù)管理系統(tǒng)的設(shè)計水平提出了較高要求。

3.1 網(wǎng)絡(luò)流量分析

在信息化教務(wù)管理系統(tǒng)中對網(wǎng)絡(luò)流量進行分析是必不可少的環(huán)節(jié)。在網(wǎng)絡(luò)流量分析中，可以對網(wǎng)絡(luò)訪問流量進行分類，根據(jù)訪問過程的復雜程度進行排序，如訪問流量大于傳輸流量，可通過查詢某一用戶的訪問特征來實現(xiàn)對該用戶訪問網(wǎng)站情況的判斷與控制。在網(wǎng)頁瀏覽過程中能夠進行選擇訪問對象等操作，但同時應(yīng)注意，網(wǎng)站頁面瀏覽量與服務(wù)器容量之間存在很大差異，因此，網(wǎng)絡(luò)流量分析還應(yīng)結(jié)合用戶訪問特性，對網(wǎng)站頁面瀏覽量進行判斷[6]。

3.2 帶寬需求控制

在對系統(tǒng)進行實際應(yīng)用前，首先要對應(yīng)用系統(tǒng)的使用情況進行研究分析，比如使用了哪些系統(tǒng)？用戶的需求是什么？對帶寬的需求是什么？應(yīng)該怎樣分配？然后根據(jù)實際情況確定帶寬策略，在用戶需求確定后，確定其系統(tǒng)所使用的帶寬，如果其需求超出系統(tǒng)所能承受的極限，要及時提出調(diào)整方案或者對其進行重新配置。另外，要對系統(tǒng)是否可以滿足用戶使用需求進行詳細的計算分析，比如用戶在使用計算機辦公軟件時，如果計算機具有很強的計算能力，其每分鐘處理數(shù)據(jù)次數(shù)超過400 次，那么計算機系統(tǒng)必須同時有較強的處理能力，否則計算機在使用過程中會出現(xiàn)故障。也就是說系統(tǒng)使用過程中的功能范圍不能小于用戶需求范圍。

3.3 服務(wù)器容量

針對不同的應(yīng)用系統(tǒng)，服務(wù)器的容量大小是不同的。例如，對于教務(wù)管理應(yīng)用系統(tǒng)而言，應(yīng)考慮其對服務(wù)器的容量要求，因為現(xiàn)在學校內(nèi)所有的教學系統(tǒng)均使用計算機進行實時數(shù)據(jù)處理，如數(shù)據(jù)采集、數(shù)據(jù)分析、處理數(shù)據(jù)等，計算機容量越大，其應(yīng)用功能就越多，反之則效果就越差。因此，對于計算機容量要求相對較低的系統(tǒng)而言，應(yīng)該考慮其所需要的服務(wù)器容量[7]。目前，教育教學部門使用的服務(wù)器一般為雙路高性能 HTTP 服務(wù)器和雙路高性能 SAS 服務(wù)器。雙路高性能 SAS 服務(wù)器運行在多路高性能并行計算系統(tǒng)之上，在運行時不僅可以大大提高計算性能，而且還能夠為其他應(yīng)用提供所需文件；而 SAS 服務(wù)器則運行在存儲設(shè)備上，因此可以通過采用高規(guī)格的存儲設(shè)備來提高其應(yīng)用容量。

本文設(shè)計的信息化教務(wù)系統(tǒng)如圖1 所示。

4 結(jié)語

我國高等教育正處于快速發(fā)展時期，在快速發(fā)展的同時也面臨著嚴峻的挑戰(zhàn)，其中最突出的問題就是教務(wù)管理中存在的問題：如何保證教務(wù)管理規(guī)范化、科學化以及信息化？信息化是否會成為管理工作的一種趨勢？如何將這兩者進行有效結(jié)合？如何在信息化教學環(huán)境下對學生進行有效管理？這些問題對于當今大學來說都十分重要。而當前信息化教務(wù)管理已經(jīng)成為我國高等教育事業(yè)中一個非常重要的組成部分，也引起了國內(nèi)外學者的廣泛關(guān)注和探討[8]。

隨著時代發(fā)展，信息技術(shù)受到了廣泛重視，在大學校園中得到了廣泛應(yīng)用，已成為當今教育信息化發(fā)展的必然趨勢。教務(wù)管理信息化是指信息技術(shù)不斷發(fā)展、日益廣泛地運用到院校管理中去，使教育管理手段向著人性化、智能化、信息化的方向發(fā)展，最終走向智能化。計算機技術(shù)逐漸普及并逐步滲透到人們的生活中，給人們帶來許多方便和快樂，它會不斷發(fā)展進步，成為人們生活中不可缺少的一部分。