高水平專業(yè)群背景下檔案管理的現狀與優(yōu)化研究

林潔文　梁常杰　劉賢旭

高水平高職院校和專業(yè)建設計劃是我國高職院校建設的一大重要舉措，教育部等多個部委多次發(fā)文、出臺政策、出資建設。檔案是記錄學校發(fā)展過程的資料集合，既是過往事件的再現，也是發(fā)展歷史的傳承，在“雙高”計劃的申報、建設以及成果檢驗過程中提供資源支撐，在提升內涵建設和特色優(yōu)勢展示過程中提供決策依據。因此，檔案管理以及檔案的利用對專業(yè)群建設推進和建設成效具有重要的導向性作用和支撐作用。

廣東省高職院校中14所入選國家“雙高”計劃，16所為省級建設單位，15所為省級培育單位。在14所國家級和31所省級建設院校中，檢索到廣東東華職業(yè)技術學院設立檔案室，廣東食品藥品職業(yè)學院設立雙高計劃建設辦公室，大部分院校是采取掛靠、隸屬、附屬的形式在學校的辦公室、教學督導處、發(fā)展規(guī)劃處、質量辦、職業(yè)教育研究所、圖書館等職能部門（各校機構名稱有差異），和二級學院共同承擔檔案收集管理職能，未單獨設立檔案管理部門，二級學院是專業(yè)群建設和檔案資料提供、管理與應用的主體。廣東科貿職業(yè)學院是省域高水平高等職業(yè)院校建設單位，筆者結合自身工作崗位，試圖分析二級學院檔案管理中存在的問題并提出優(yōu)化建議，為高水平專業(yè)群的建設推進提供助力。

一、目前檔案管理工作存在的問題

1.檔案管理工作定位模糊

大部分院校缺乏專職機構與專職隊伍開展檔案管理工作，工作的職能及材料分散在各個二級部門，以接收佐證材料、編制目錄、存檔等被動工作為主，檔案資料的功能缺乏分析定位，資料表現形式單一乃至唯一，工作執(zhí)行人員在檔案工作中的角色定位不清晰，檔案管理工作整體上不受重視。

2.檔案資源缺乏系統(tǒng)整理

隨著二級管理機制的建立，以專業(yè)群為基礎的二級學院權責擴大，工作內容涵蓋專業(yè)群建設的團隊建設、教學、科研、校企合作、社會服務、國際化等全方面建設內容。檔案資料來源五花八門，類型繁雜，資料完整性要求各有不同，容易造成管理上的缺失，表現出一般性檔案信息齊全，而專業(yè)性、專題性及延展性檔案參差不齊，文本類檔案較多，音視頻等電子檔案較少等檔案結構問題。

3.檔案資料不能提供增值服務

目前資料以登記、存儲和目錄編制為主，重視檔案資料收集、備份，輕視管理、利用，信息化、標準化、規(guī)范化程度低，造成資料沉默保管，檢索效率低，同時資料在不同角度提交帶來重復提交、版本更迭、資料缺乏成套性等實際問題。另外，檔案資料的價值除了佐證外，還在于資料信息的解讀利用，但沉默保管、版本變更和成套性缺乏直接降低了資料解讀的可行性和信任度。

4.檔案資料提供源頭積極性不足

專業(yè)群建設過程的佐證主要為專業(yè)群發(fā)展中承辦的各類建設任務、指標完成情況和成果證明，一般可以分為公共集體項目、個人項目和外圍單位認可三類。公共集體項目涉及面廣，佐證材料的豐富和系統(tǒng)性較難保障，個人項目和外圍單位認可的佐證與檔案管理之間是單向協(xié)助，檔案管理對個人較少產生直接效益，外圍單位認可的佐證同樣缺乏收集整理的主觀能動性。三類項目佐證資料的收集客觀上都存在積極性不足的狀況。

二、檔案管理工作問題起源分析

1.檔案記錄形式升級

伴隨信息技術發(fā)展，檔案材質從實物到電子存儲到網絡存儲，檔案形式從紙質到音視頻到數據庫，資料記錄形式日益多樣化；檔案功能從單一佐證到大數據綜合表達，日趨復雜，增加了檔案搜集的寬度，提高了管理難度。

2.檔案管理配套建設不足

檔案資料類型繁多，索取應用檔案資料的單位或部門各有不同，同時保密分發(fā)級別亦有差異。因此檔案資料管理成為復雜繁瑣的系統(tǒng)性工作，需要充足的資源投入，并且需要較高的信息化才能應對當前檔案管理需求。目前大多數高職院校在資金、軟硬件方面投入檔案管理的較少，缺乏獨立安全的管理平臺。

3.檔案管理機制不成熟

高職院校受到黨和政府、行業(yè)越來越多的關注和支持，政策支持、辦學規(guī)模、辦學形式等日新月異，發(fā)展速度快，伴隨著與檔案管理相關的沉淀不足，表現在制度建設、部門設置、隊伍配置等方面，較多的院校檔案管理制度陳舊，檔案存放分散在校內各部門各層次，工作人員由秘書或者教師兼任，缺乏檔案管理的專業(yè)知識背景能力和專業(yè)訓練，造成資料零散遺漏和查詢不便。

三、成熟的檔案管理作用

1.支撐院校建設

支撐院校建設是檔案資料佐證存在的首要目的。成熟的檔案系統(tǒng)可以全面地輔助院校治理，快速提供項目申報佐證材料，發(fā)揮專業(yè)發(fā)展助推劑的作用。

2.預測和指導檔案資料整理方向

雙高計劃建設院校、專業(yè)群等重大任務涉及面廣，指標體系復雜，所要求的檔案內容相應的深度、廣度要求較高，應匹配建設成熟的檔案系統(tǒng)，模塊設置清晰，資料豐富程度和缺失程度一目了然，便于及時歸檔，索取資料和應用資料的職能部門依據檔案系統(tǒng)狀態(tài)即可針對性加強整理，做到有的放矢并提升佐證質量，提升工作效率。

3.支撐資料利用

檔案資料的利用目前較多停留在被動佐證層次，資料信息價值未得到充分的整理，沒有相互關聯(lián)。如何對歷年積累的材料數據進行分類歸檔、標準化加工整理，并結合院校歷史、專業(yè)定位開展相關性分析，目前較多在各部門自發(fā)狀態(tài)下進行，檔案資料的深層次數據挖掘有待強化。

四、檔案管理優(yōu)化建議

合理歸類整合利用檔案，可以鮮明呈現專業(yè)發(fā)展的歷史積淀和專業(yè)建設的前瞻性，并支撐院校專業(yè)的管理和發(fā)展，因此，加強檔案管理建設非常有必要。筆者依據自身工作的理解和現狀，提出以下建議。

1.健全檔案管理機制

檔案來源五花八門，呈現形式多種多樣，因此，檔案管理制度相應要及時更新，適應學校發(fā)展需求和檔案資料自身的進步，明確檔案管理主體、管理層級、安全保密措施，明確資料提供的責任義務，明確管理人員的職業(yè)和能力要求，同時應有相應的激勵方式，鼓勵檔案管理人員積極從學校層面思考檔案系統(tǒng)的發(fā)展建設規(guī)劃，了解重大項目的檔案利用需求，鼓勵廣大教職工積極參與整理，記錄日常工作，保障資料來源的穩(wěn)定和質量，擴充資料的收集路徑和呈現形式，為高效、人性化、現代化檔案管理鋪平道路。

2.建設檔案管理平臺，開展二次加工

隨著存儲硬件、云端、大數據等技術發(fā)展，軟件平臺已經能夠支撐檔案管理信息化和精細化。檔案管理可以依托平臺開展資料歸類合并、關聯(lián)分析等處理工作，實現資料信息的多用途，具體應用上既可以按層次、專業(yè)的分類應用，也可以跨領域跨部門整合應用，可以采取結果導向，結合院系或者專業(yè)特點，構建相應的項目數據庫或特色子庫，從而靈活、充分、全面地使用檔案資料，充分發(fā)揮其價值所在。

3.提升檔案管理業(yè)務能力

一方面，檔案原始資料是否規(guī)范直接影響檔案分類和檢索，影響資料管理和共享的實用性、便利性，但源數據主要來自基層教師或行政部門科員，大多數教職工缺乏對資料標準化和規(guī)范性的訓練；另一方面，檔案管理人員通常為秘書兼任，檔案管理及檔案平臺應用能力不足，資料價值深度發(fā)掘無從談起，難以支持檔案管理的高效率高價值運作。

4.提倡檔案主動服務

檔案資料價值不僅僅在于佐證單一事件，更應優(yōu)化資料之間的邏輯，互相支撐，產生“1+1>2”的效應，因此檔案在收集整理后還應研究資料的使用，包括資料索引、關鍵詞等查閱工具的匹配，面向各層級領導、工作人員、教師、學生分配資料索取、復印、批閱等權限，依據資料的存儲形式提供線上線下服務，資金技術允許的條件下開通定制推送等管家服務，提高檔案服務的便利性、覆蓋面和效率效果。

五、結語

隨著高職院校專業(yè)群建設推進如火如荼，相應的檔案管理工作的要求不斷提高。但高職院校的檔案管理在機制建設、軟硬件支撐、管理服務能力和意識等方面尚未及時更新。檔案管理人員應提高站位，積極融入學校發(fā)展建設規(guī)劃，充分理解專業(yè)群等重大項目檔案利用需求，提升業(yè)務能力，利用技術手段發(fā)掘檔案深層次價值，優(yōu)化檔案信息服務，從檔案角度推進專業(yè)群等重大項目建設，服務學校事業(yè)發(fā)展。

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[基金項目：高水平專業(yè)群建設背景下教學秘書工作創(chuàng)新研究與實踐，項目編號GDKM2021-53。]

責任編輯 陳春陽