淺談仲裁秘書勝任素質分析

邢朝霞

（濱州仲裁服務中心，濱州 256600）

引 言

新時代中國特色社會主義法治建設要求塑造一支革命化、正規(guī)化、專業(yè)化、職業(yè)化的高素質法治專門隊伍。商事仲裁作為一種多元化糾紛解決機制的重要組成部分，自1994 年8 月31 日第八屆全國人民代表大會常務委員會第九次會議通過《中華人民共和國仲裁法》（以下簡稱《仲裁法》）以來，商事仲裁事業(yè)走上法治化、規(guī)范化道路。仲裁事業(yè)的蓬勃發(fā)展歸根結底離不開仲裁工作人員——仲裁秘書的辛勤付出和努力。

一、仲裁秘書的概念

自《仲裁法》頒布以后，各地仲裁機構如雨后春筍般紛紛成立。仲裁機構以所在地市名稱命名為“×××仲裁委員會”，如廣州仲裁委員會、青島仲裁委員會，設立其日常辦公機構“×××仲裁委員會辦公室”，如濱州仲裁委員會辦公室，委辦公室具體辦理委員會的仲裁案件管理等程序性事務；收取和管理仲裁費用及其他日常性事務。在委員會辦公室領導下處理日常機構運作、黨務工作、財務工作、工會及仲裁案件相關工作的人員統(tǒng)稱為仲裁秘書，其中直接參與案件管理和服務的工作人員一般也稱“辦案秘書”。

二、仲裁秘書的角色定位

（一）仲裁制度的宣傳者

仲裁秘書代表著仲裁委的形象，是仲裁委的“活名片”。商事仲裁作為建立我國多元化糾紛解決途徑的重要組成部分，有利于疏解法院辦案壓力，多渠道務實解決民事糾紛。仲裁秘書按照《中華人民共和國仲裁法》《中華人民共和國民事訴訟法》《仲裁規(guī)則》等依法履職、公正客觀、勤勉務實、積極主動就是仲裁公信力的有力宣傳者；在案件進入程序后，仲裁秘書秉持守法、守信、守時的工作標準，及時聯(lián)系溝通雙方當事人和仲裁員，力爭高效、及時地解決糾紛，這就是仲裁機構的有力宣傳者。與廣播、電視、報刊、互聯(lián)網(wǎng)等其他傳統(tǒng)媒體宣傳相比，仲裁秘書的宣傳更具有溫度、更生動和更有可信度。

（二）仲裁程序的服務者

仲裁程序是仲裁公信力的生命線。仲裁秘書在處理仲裁案件中應該從受理立案階段到仲裁庭組成階段、庭審過程到最終調解、裁決都應該嚴格按照《中華人民共和國仲裁法》《最高人民法院關于適用〈中華人民共和國仲裁法〉若干問題的解釋》《×××仲裁委員會仲裁規(guī)則》的要求和規(guī)范辦案。

1.庭前準備階段

仲裁立案要求審查是否符合三要件，即“①有仲裁協(xié)議；②有具體的仲裁請求和事實、理由；③屬于仲裁委員會得受理范圍”。仲裁秘書應做到“首任負責制”，對待當事人的申請，自收到申請后在規(guī)定時間內給予書面答復：認為符合受理條件的，應當受理，并書面答復通知其繳納仲裁費用；對于不符合受理條件的，以書面形式出具《不予受理通知書》并告知理由。

案件受理后，仲裁委對符合立案條件的申請人和被申請人出具《立案受理通知書》，對不符合立案條件的申請人出具《不予立案通知書》，并將立案文書一并送達當事人。送達過程考驗仲裁秘書的細心和責任心，及時確認送達地址，跟蹤送達過程，根據(jù)案件當事人要求或者特點，選擇送達方式，一般以直接送達、EMS 郵寄送達和電子送達為主，對于被申請人通過以上常規(guī)方式無法送達的，可以采用補救措施：公告送達，但是公告送達需要注意時間問題，根據(jù)最新修訂的《中華人民共和國民事訴訟法》（2022.1.1 施行）將第九十二條改為第九十五條，第一款修改為：“受送達人下落不明，或者用本節(jié)規(guī)定的其他方式無法送達的，公告送達。自發(fā)出公告之日起，經(jīng)過三十日，即視為送達?！薄?/p>

2.在仲裁庭組庭前

充分體現(xiàn)尊重當事人意思自治原則，當事人可以協(xié)商一致共同選擇仲裁庭方式及仲裁員。仲裁秘書在開庭前書面送達當事人《仲裁規(guī)則》《權利義務告知書》《仲裁組庭約定書》等，充分告知當事人的權利和義務，充分聽取當事人的意見和建議，保障當事人意思自治。

3.庭審中

仲裁秘書提前與仲裁員溝通，將本庭案件突出問題向仲裁員做出匯報，如公告送達情況、被申請人缺席審理、保全情況、申請鑒定等。在庭審過程中，仲裁秘書要協(xié)助仲裁庭核對好當事人基本信息及出庭情況；借助辦案信息化管理系統(tǒng)、信息化庭審語音系統(tǒng)、網(wǎng)絡音視頻會議系統(tǒng)等現(xiàn)代化信息設備做出一份完整、準確、全面、真實的庭審筆錄，為仲裁案件最后公正裁判提供法定證明文書。同時，仲裁秘書要監(jiān)督仲裁庭是否符合仲裁程序。如果出現(xiàn)程序性瑕疵，應該及時提醒仲裁庭更正。對于庭審中仲裁庭決定申請人或者被申請人庭后提交的證據(jù)材料或者質證意見，當事人提交材料的，應該及時反饋給仲裁員。庭審中雙方當事人臨時提出的庭審中斷事由，比如申請鑒定、申請證人出庭等情況，應當及時聯(lián)系仲裁員、雙方當事人、鑒定機構等人員，及時跟進，確保程序合規(guī)。

4.結案

對于撤案的仲裁案件，仲裁秘書及時通知仲裁員并制作仲裁委撤案裁定書，送達雙方當事人；對于能夠調解的案件，仲裁秘書及時聯(lián)系仲裁員、雙方當事人簽訂調解協(xié)議，制作調解書并送達雙方當事人；對于不能調解的案件，協(xié)助仲裁員認真校對制作核閱裁決書并送達雙方當事人。

對于案件文書送達后，根據(jù)個案特點，其費用該退還仲裁費的退還申請人，該計算仲裁員報酬的及時計算報酬并配合財務部門發(fā)放仲裁員報酬。對于拒不執(zhí)行裁決的當事人，可經(jīng)當事人申請，仲裁秘書開具送達證明，由當事人交由中級人民法院處理強制執(zhí)行事宜。

最后，仲裁秘書及時回顧整個案件過程，查缺補漏、完善資料，認真保管、整理、核對、裝訂卷宗，做到“案結卷歸”，確保案件完整可溯。

（三）仲裁案件的監(jiān)督者

仲裁秘書是仲裁委的專職工作人員，受仲裁委的指派，負責仲裁案件組織、管理和服務，同時對申請人與被申請人、仲裁員、鑒定機構及其他案件相關人員的行為具有監(jiān)督義務。為保障仲裁案件質量，仲裁秘書按照《仲裁法》《×××仲裁規(guī)則》《×××仲裁員守則》《×××仲裁員管理辦法》等相關法律法規(guī)及規(guī)定，監(jiān)督、核實當事人身份信息；維護庭審紀律；監(jiān)督仲裁員勤勉辦案、廉潔自律、不與當事人私下會面等影響公正仲裁的行為；對接監(jiān)督鑒定機構提供公正、真實的第三方數(shù)據(jù)。

仲裁秘書是仲裁案件的橋梁，搭建起了當事人和仲裁員之間的關系，起著非常重要的聯(lián)結作用。因此，仲裁秘書的能力和水平往往決定著仲裁案件的質量，也影響著該仲裁委的形象和公信力。下面就目前仲裁秘書普遍存在的問題及如何提升其勝任能力提出個人看法。

三、存在的問題

（一）仲裁秘書選任問題

仲裁秘書是仲裁委的代言人，是仲裁委指派參與具體案件的管理人。選派誰？誰能勝任？能否保質保量完成案件管理工作？這些問題成了選任仲裁秘書的首要條件。當事人方希望能夠得到更加公正、公平、快捷的仲裁結果，以最少的時間和最小的經(jīng)濟損失處理好經(jīng)濟糾紛，保存實力重回經(jīng)濟商場。而仲裁委希望仲裁秘書能夠完全勝任案件管理，達到定紛止爭的目的。從當事人和仲裁委的出發(fā)點來講，其目標是一致的，即解決糾紛，助力經(jīng)濟發(fā)展，但問題是現(xiàn)有的仲裁秘書選任制度還不夠公開透明，如仲裁秘書是否廉潔自律、是否有專業(yè)能力、是否需要回避等，這些問題有時候也會給辦案埋下隱患，導致當事人不信任或者程序上不合規(guī)等問題。

（二）仲裁秘書勝任能力問題

仲裁秘書工作除具備基本職業(yè)道德、責任心、使命感、認真細致的工作態(tài)度外，還需要具備較高的法律專業(yè)知識和素養(yǎng)，特別是民商事法律專業(yè)知識，此外還要有一定的組織協(xié)調能力和管理能力，能夠在復雜、繁忙、高強度的工作中做到“不重不漏，不缺位、不越位，謀其職、履其責”。因此，仲裁秘書可以說是“一專多能”的綜合型人才。

（三）仲裁秘書留得住問題

仲裁委員會的仲裁秘書從現(xiàn)行體制講一般有兩種來源：編制內聘用人員和編制外勞務派遣人員。以×××仲裁委員會為例，其下設日常辦公機構是×××仲裁委員會辦公室，是參照《中華人民共和國公務員法》管理的事業(yè)單位，事業(yè)編制人員和勞務派遣人員混合搭配共同完成仲裁案件管理。一部分專業(yè)能力扎實、業(yè)務能力強的仲裁主辦秘書，主要從事案件流程和程序指導、建議，以及相關人員的監(jiān)督；另一部分仲裁秘書協(xié)助主辦秘書工作，主要從事送達、文書起草、開庭記錄等基礎性工作。主辦秘書和協(xié)辦秘書相互搭配、互相幫助、各司其職，共同完成案件管理工作?，F(xiàn)階段人才流動性強，崗位工作強度大、壓力大，導致部分工作人員流失。有些小仲裁委受到地區(qū)經(jīng)濟和人才缺口的限制，比較難招到既有專業(yè)能力又有組織協(xié)調能力的復合型人才，而招聘的勞務派遣人員因職業(yè)發(fā)展受限，晉升渠道受限，一般很少長期留在這里。這就給案件處理的穩(wěn)定性和連貫性提出了考驗。

四、提高仲裁秘書勝任素質的探討

《仲裁法》自1994 年頒布以來，已經(jīng)有28 年的歷史，隨著我國經(jīng)濟的發(fā)展，該法律中某些部分是不完善甚至是缺位的，比如該法律中并沒有對仲裁秘書制度進行相關規(guī)定，仲裁秘書這一職業(yè)也只是在仲裁實踐中不斷發(fā)展起來的。因此，從制度層面完善和規(guī)范仲裁秘書的職責和責任是符合當前經(jīng)濟社會發(fā)展的需要。針對現(xiàn)在仲裁秘書在工作實踐中出現(xiàn)的問題，從人力資源管理和規(guī)劃的角度，一名仲裁秘書的勝任素質是其為在崗位上取得顯著績效而具有的各種知識、技能、自我認知、個性和動機等個人特征的總和。仲裁委應具體從秘書招募、選任、培訓、績效、薪酬福利、仲裁文化建設和員工關系等方面進行詳細規(guī)定，具體可以從下面幾點著手。

1.規(guī)范仲裁秘書選任制度

有些仲裁委仲裁秘書聘用門檻較低，迫于人才緊缺，崗位缺人，無法律儲備或者相關工作經(jīng)驗的人員往往也會安排在仲裁業(yè)務科室，這給案件審理質量帶來隱患。雖然任何本領都可以通過日后學習自然習得，但是具有一定法律知識背景，特別是具有法律本科以上學歷或者法律資格證書的工作人員確實能提高工作效率，更快速、更準確地解決實際問題。因此，盡可能通過多種招募渠道，如社會招募、線上招募、校園招募、勞務派遣招募等人才招募途徑，把想為仲裁做出貢獻并符合仲裁發(fā)展要求的人才吸納進來。通過組織專業(yè)能力測試、面試等程序完善人員招募程序，以期吸引更多優(yōu)秀專業(yè)人才。

2.提高仲裁秘書業(yè)務水平

仲裁秘書在工作中除了具備基本的文字能力、國際貿(mào)易知識、經(jīng)濟學知識、一定外語聽說讀寫水平等專業(yè)知識外，還應該具備法律專業(yè)知識，特別是民商事、民事訴訟法律知識等專業(yè)技能。除在招聘階段要求本科及以上學歷和法律專業(yè)外，在平時工作中，通過多種方法對人員培訓和業(yè)務指導，比如傳統(tǒng)教授法、視聽技術法、遠程教育法、參觀學習法、團隊培訓法等，力求“知識及時更新，思維保持活躍”，不斷提高仲裁辦案能力和水平。定期開展業(yè)務能力大比拼，比如最新民商法紙筆測試、錄入速度比賽、檔案整理比拼等多種形式，讓仲裁秘書在競爭中不斷進步，在進步中完成好案件服務工作。

3.建立有效的激勵機制

影響仲裁秘書勝任工作的因素包括內部因素即責任因素、能力因素、動機因素和外部因素即客觀條件。因此，除了激發(fā)仲裁秘書內部動機外，還需建立系統(tǒng)、有效的激勵機制。

（1）科學有效的崗位設置

要充分考慮現(xiàn)階段仲裁工作的程序性、保密性等特點，現(xiàn)有仲裁秘書崗位上存在的問題為研究方向，來確定崗位人員和管理方式。嘗試設置仲裁秘書公示制度，賦予當事人選擇仲裁秘書的權利等。

（2）完善評優(yōu)晉升渠道

嘗試建立仲裁秘書單獨序列和名稱。現(xiàn)階段仲裁秘書還沒有專門的序列來完成晉升，有些部門用經(jīng)濟序列，有些部門用律師序列，這些并沒有全面體現(xiàn)仲裁秘書晉升所具備的能力和素質。因此，根據(jù)仲裁實踐，探索新的既有法律專業(yè)能力又有國際貿(mào)易、外語水平、管理能力的新的職稱序列正當其時。

4.營造嚴謹、認真、和諧的仲裁文化

文化是一個團隊的內部組織行為、價值觀等潛在、無形的規(guī)范。文化具有導向作用、規(guī)范作用、凝聚作用，是一個組織團隊區(qū)別于其他組織的重要標志。作為國家重要的糾紛解決方式，仲裁文化應該形成一種國際、嚴肅、規(guī)范、團結的氛圍，快捷、便利的為當事人解決國內、國際商事糾紛，團結上進的職工氛圍。要在物質層面，比如仲裁標識、仲裁文書、仲裁秘書服裝等方面統(tǒng)一一致；要在制度層面，比如《仲裁法》《仲裁規(guī)則》上明確規(guī)范機構和仲裁工作人員的準則和制度；在精神層面，比如工作守則、價值判斷、職業(yè)道德方面統(tǒng)一一致。

結 語

2021 年，全國人大常委會將《仲裁法》修改納入2022年度立法計劃預備審議項目。期待通過立法能理順現(xiàn)階段仲裁實踐中存在的問題，為我國民商事糾紛提供堅實鎧甲，擴寬糾紛解決渠道，為我國市場經(jīng)濟健康有效的發(fā)展貢獻仲裁力量。仲裁秘書作為仲裁的執(zhí)行者，更應該成為改革的重點，希望國家重視仲裁秘書的作用，探索更多有利于仲裁秘書發(fā)展的制度和政策，助力仲裁事業(yè)的不斷發(fā)展。