淺析“后疫情”時代中小企業(yè)財務外包的風險防范

夏秋冬 谷卓越

摘?要：自從2020年新冠肺炎的突然暴發(fā)給全球的經(jīng)濟帶來重創(chuàng)之后，生活方式也隨之發(fā)生了翻天覆地的改變?，F(xiàn)如今我國的各項工作已逐步步入正軌，商業(yè)活動正常運轉(zhuǎn)，國內(nèi)經(jīng)濟慢慢復蘇，人民進入了防疫與發(fā)展并重的新常態(tài)即“后疫情”時代。但中小企業(yè)卻在這場硝煙中陷入財務管理困境，尤其是中小企業(yè)部門不完善，大部分精力放在業(yè)務上而忽略財務重建?，F(xiàn)如今財務外包市場良莠不齊，中小企業(yè)需在市場和疫情雙重壓力中迅速調(diào)整自身運營和市場策略，保證其持續(xù)生存的能力。文章從“后疫情”時代中小企業(yè)的現(xiàn)狀入手，分析疫情之下財務外包的風險，從而提出一系列的防范措施，使中小企業(yè)在財務外包的加持下推動自身可持續(xù)發(fā)展。

關鍵詞：疫情；中小企業(yè)；財務外包；風險防范

中圖分類號：F275????文獻標識碼：A?文章編號：1005-6432（2023）25-0140-04

DOI：10.13939/j.cnki.zgsc.2023.25.140

1?引言

“后疫情”時代到來極大地改變了人們的生活方式，其中更是加速了大數(shù)據(jù)、人工智能、云計算、移動互聯(lián)網(wǎng)為代表的數(shù)字科技的發(fā)展。在疫情常態(tài)化的社會背景下企業(yè)已經(jīng)開始采用“云辦公”“線上經(jīng)營”“智能化制造”“無接觸生產(chǎn)”“互聯(lián)網(wǎng)＋”的新型辦公方式。計算機的大規(guī)模使用在一定程度上倒逼中小企業(yè)加快數(shù)字化、智能化轉(zhuǎn)型。對于中小企業(yè)而言，如果說疫情是考試，那么“后疫情”時代才是中小企業(yè)的“生死劫”。疫情期間，對勞動力短缺、交通不便的影響是短期的；但是疫情給中小企業(yè)帶來的現(xiàn)金流壓力增大、需求不確定性和價值鏈風險多等影響是中長期的。畢竟經(jīng)濟一定會被疫情所影響，也會給中小企業(yè)帶來巨大的打擊，但要知道失敗必然會帶來經(jīng)驗教訓，所以疫情也會給會計工作完善帶來思考。在北京國家會計學院主持的“疫情對會計工作與會計人員影響”報告中的調(diào)查顯示：管理層對于會計工作非常重視，但是疫情之后會計人員的能力需求、內(nèi)容方式將發(fā)生變化。疫情的鏈式反應也讓中小企業(yè)意識到財務工作創(chuàng)新變革的重要性，從而推動業(yè)財融合與數(shù)據(jù)整合，最終真正地實現(xiàn)會計工作的價值。

2?疫情常態(tài)化下的中小企業(yè)現(xiàn)狀

據(jù)國家統(tǒng)計數(shù)據(jù)，截至2021年7月底，中小企業(yè)在全國4600多萬戶企業(yè)主體中占比90%以上，貢獻了50%以上的稅收，60%以上的國內(nèi)生產(chǎn)總值，70%以上的技術創(chuàng)新，80%以上的城鎮(zhèn)勞動就業(yè)。目前我國中小企業(yè)有4000萬家，創(chuàng)造的價值約占國民經(jīng)濟生產(chǎn)總值的一半左右，慢慢成為國家稅收的中堅力量。雖然中小企業(yè)在疫情中都受到重創(chuàng)，可真正的沖擊往往是默然無聲的，大規(guī)模的隕落與新生將發(fā)生在后疫情時代的“長尾效應”中。除了需要應對疫情帶來的困難和損失、及時恢復生產(chǎn)和運營，中小企業(yè)更應該制定長期的規(guī)劃和策略盡力減少疫情帶來的負面影響，同時思考疫情之后的發(fā)展機遇。疫情常態(tài)化下，中小企業(yè)也在復工復產(chǎn)。那么在此階段中，財務外包就能有效幫助大部分中小企業(yè)恢復和發(fā)展財務工作。通過外部專業(yè)的共享服務商來運營企業(yè)的財務工作便是財務外包。財務外包對財務資源和管理能力的高效利用，必然會對中小企業(yè)的發(fā)展帶來一定的便利。中小企業(yè)建立初期各部門尚在發(fā)展階段，沒有過多的精力、金錢去處理重復簡單的會計核算問題。中小企業(yè)大部分的時間、精力還是主要放在企業(yè)的核心業(yè)務上，此時一些低風險水平的財務會計服務可以外包給專業(yè)的財務公司。財務外包公司里專業(yè)的財務人員能夠幫助中小企業(yè)的管理層制定完善的財務數(shù)據(jù)體系，如此一來中小企業(yè)可以將更多的精力和資源放在中小企業(yè)管理水平能力的提高和企業(yè)自身核心競爭力的提升上。財務外包作為第三方公司幫助中小企業(yè)匯總數(shù)據(jù)從而獲得相應的財務分析指標，最終生成最適合中小企業(yè)公司發(fā)展戰(zhàn)略的財務數(shù)據(jù)分析報告。

3?中小企業(yè)財務外包的必要性

根據(jù)全球財務總監(jiān)調(diào)查顯示：信息化、外包和共享服務是現(xiàn)代三種最有效削減成本的途徑。專業(yè)的財務外包公司具有成熟的設備、優(yōu)秀的財務人才以及處理突發(fā)財務狀況的能力。中小企業(yè)處理財務問題必然還要購買相應的財務設備，但中小企業(yè)把財務管理分模塊外包給第三方服務商，無疑降低了財務上的管理成本，使企業(yè)有更多的精力、金錢來擴大市場規(guī)模。一般情況下中小企業(yè)的管理層是企業(yè)的所有者，管理層在享受利潤之余必須承擔相應的風險和責任，這就導致了管理者經(jīng)驗的缺乏而造成外包決策失誤的可能性加大。在知識經(jīng)濟快速發(fā)展的今天，中小企業(yè)如果缺乏技術創(chuàng)新的能力，那么很難保持生命力。尤其在應對突如其來的疫情，中小企業(yè)更應該從自身著手，不斷增強“免疫力”?！昂笠咔椤睍r代，計算機網(wǎng)絡技術的快速發(fā)展，使大數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)型顯得至關重要；大數(shù)據(jù)時代的新興發(fā)展無疑可以解決中小企業(yè)財務外包中出現(xiàn)的問題。中小企業(yè)的發(fā)展戰(zhàn)略規(guī)劃離不開財務數(shù)據(jù)的統(tǒng)計和分析。專業(yè)的高級財務人員可以幫助中小企業(yè)制定相應的財務制度、建立財務數(shù)據(jù)體系、匯總數(shù)據(jù)從而獲得相應的財務分析指標，最終使中小企業(yè)得到最適合自身發(fā)展戰(zhàn)略的財務數(shù)據(jù)分析報告。

圖1

由圖1可知財務外包有統(tǒng)一的業(yè)務流程和賬戶處理規(guī)范，可以解決中小企業(yè)大部分的財務問題，包括員工工資、稅務、財務報告、差旅費招待費、應收賬款等。與此同時，中小企業(yè)的管理層還可以委托專業(yè)的財務外包服務商為企業(yè)設置財務制度和納稅咨詢、編制預算以及審計任務等。這樣既可以解決中小企業(yè)對專業(yè)會計的招聘擔憂，也極大地降低了中小企業(yè)的管理成本。一方面在職能上可以減少財務人員配備，包括人員的附加費用（休假、福利、保險等）；另一方面企業(yè)不需要再購入完成財務工作所需要的一些硬件設施和安裝費用以及軟件調(diào)試維護等。財務公司專業(yè)性及工作經(jīng)驗遠遠大于個人經(jīng)驗，可以讓中小企業(yè)的財務管理更加規(guī)范，并且具有先進的管理理念和技術手段，使中小企業(yè)獲得高質(zhì)量的服務效果。財務外包能夠進行財務分析和風險把控，專業(yè)的財務服務團隊專業(yè)知識更強能夠更好地貫徹實施各種國家政策，能夠保證中小企業(yè)財務的安全性和規(guī)范性，可以大大降低中小企業(yè)財務出錯的風險，避免出現(xiàn)財務管理失控的場面。

4?疫情常態(tài)化下的財務外包風險

4.1?數(shù)據(jù)泄露風險

在某種程度上來說，疫情也造成了數(shù)字化普及；數(shù)字經(jīng)濟環(huán)境下，信息與數(shù)據(jù)對于中小企業(yè)的發(fā)展愈加重要。在財務外包過程中中小企業(yè)最有可能面臨的風險就是數(shù)據(jù)泄露，倘若財務外包公司沒有足夠規(guī)范的信息安全保管，或者是相關的工作人員在財務管理的操作上不夠嚴格，必然會導致中小企業(yè)的信息泄露。所謂財務工作的本質(zhì)就是數(shù)據(jù)，同財務打交道不可避免會產(chǎn)生經(jīng)濟風險。而我國中小企業(yè)財務外包的流程一般都是由外包公司派人去企業(yè)拿發(fā)票、單據(jù)等憑證再回外包公司進行核算。外包公司人員僅僅是外包公司的職工，對中小企業(yè)數(shù)據(jù)信息保密難免會有疏漏。而外包服務商又獨立運作于中小企業(yè)，和中小企業(yè)只是合作關系，那么數(shù)據(jù)處理的不透明就會給一些人可乘之機。由于企業(yè)大量的業(yè)務流程、數(shù)據(jù)處理都是在財務外包公司內(nèi)部進行，而回饋給企業(yè)的只有分析結(jié)果，那么數(shù)據(jù)處理的全部過程無法被中小企業(yè)監(jiān)督識別，就很容易造成數(shù)據(jù)泄露的風險。財務外包公司本質(zhì)上作為一個獨立的法人是外部服務機構(gòu)和中小企業(yè)之間的合作伙伴關系，雙方的紐帶僅靠一紙合約。那么在財務外包過程中的數(shù)據(jù)處理必然會受到多種因素的影響，財務數(shù)據(jù)處理存在不確定性。因此需要采取一定的手段進行監(jiān)督來防范財務風險的發(fā)生。

4.2?合同契約風險

“后疫情”時代使計算機網(wǎng)絡技術普及到各行各業(yè)，中小企業(yè)在疫情常態(tài)化下也選擇了大部分線上可以解決的業(yè)務；而財務外包公司順應時代更是通過互聯(lián)網(wǎng)來解決企業(yè)財務問題。疫情常態(tài)化下的電子發(fā)票、電子稅務局促使各種財務軟件層出不窮；財務外包公司處理業(yè)務都是通過線上處理。而財務外包是由企業(yè)和第三方服務商基于合同條件下的一種商業(yè)交易行為。企業(yè)的目的是通過財務外包控制成本，而外包服務商則是通過承接項目來獲利。兩者目的具有本質(zhì)性的差異，那么彼此的條件和需求必然會產(chǎn)生不對稱。在整個財務外包過程中發(fā)包方和承包方為合作關系，如果中小企業(yè)簽訂的合同不夠細致或者說是合約當中的條款不夠合理，便極有可能存在契約風險。舉個例子，關于款項定義不夠嚴格或者條約模糊，財務外包公司就有可能找到降低工作效率和偷懶的借口，這樣一定會對中小企業(yè)產(chǎn)生不利影響。同時財務外包公司作為第三方服務商，為企業(yè)服務的本質(zhì)是數(shù)據(jù)。當架構(gòu)了一個信息傳輸平臺，那么中小企業(yè)員工只需將財務數(shù)據(jù)信息上傳到云端，外包公司就可以隨時隨地辦公。以采購業(yè)務的信息傳遞為例，假設企業(yè)和生產(chǎn)商處在一個信息傳輸平臺，那么企業(yè)從材料采購、簽訂合同、預付賬款、生產(chǎn)制造等一系列的交易過程都會準確無誤地傳入信息平臺。同樣地，在財務外包活動中，所有的交易信息、業(yè)務都可以準確無誤地共享給中小企業(yè)和財務外包公司，那么中小企業(yè)也可以公開透明地看到外包公司的全部承接過程。當中小企業(yè)的數(shù)據(jù)處理在公開透明的情況下進行，并且信息傳輸平臺也可以隨時電子保存，就會避免服務商數(shù)據(jù)泄露的危險。

4.3?監(jiān)督風險

“后疫情”時代使得大部分業(yè)務不得不借助互聯(lián)網(wǎng)在線上進行，以固定資產(chǎn)核算項目為例：財務外包公司不可能實地去中小企業(yè)勘察，而中小企業(yè)員工的專業(yè)能力有限，雙方視角的差異造成了對財務工作準確性的障礙。財務外包公司由于需要員工直接進入中小企業(yè)提供財務服務，對員工的約束力有一定程度上的減弱。進入“后疫情”時代，中小企業(yè)更多的是在網(wǎng)絡平臺上完成員工之間的交流、客戶之間的服務。選擇財務外包的根本原因就是希望在降低成本的同時可以享受到規(guī)范化的財務服務，從而提高中小企業(yè)的財務管理效率。但由于中小企業(yè)和財務外包公司存在視角差異、合作雙方信息不對稱，中小企業(yè)無法對財務外包公司的信息處理內(nèi)容進行有效的監(jiān)督，從而無法真正有效掌握企業(yè)真實全面的財務信息，進而影響財務外包的順利完成。而且網(wǎng)絡平臺難免有人力檢測不到的地方，網(wǎng)上辦公日漸普及，互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境一直都是法律管控的灰色地帶，沒有統(tǒng)一的標準，在互聯(lián)網(wǎng)上進行財務外包業(yè)務往來很容易漏洞百出，市場上的財務外包公司質(zhì)量水平本就良莠不齊，若是從法律層面上來看，這樣的監(jiān)督風險無疑是巨大的。在外包關系中，財務外包服務商獨自承擔所有的外包風險，而中小企業(yè)僅僅負責監(jiān)督與驗收，這就會給外包公司偷懶以可乘之機。

5?“后疫情”時代財務外包防范措施

5.1?信息傳輸平臺

“后疫情”時代已經(jīng)成為企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型的加速器，隨著越來越多企業(yè)或被動或主動地啟動了線上經(jīng)營活動，數(shù)字化轉(zhuǎn)型即將邁入爆炸式落地推進的黃金時代。毫無疑問互聯(lián)網(wǎng)最核心的本質(zhì)就是數(shù)據(jù)，而疫情建設期最大的改變就是把互聯(lián)網(wǎng)應用到日常生活的方方面面；對于中小企業(yè)來說用互聯(lián)網(wǎng)進行辦公已是大勢所趨。財務外包公司作為第三方服務商，為中小企業(yè)服務的本質(zhì)也是數(shù)據(jù)。當兩者架構(gòu)了一個信息傳輸平臺，那么中小企業(yè)的員工只需將財務數(shù)據(jù)信息上傳到云端，外包公司就可以隨時隨地進行辦公?；ヂ?lián)網(wǎng)軟件作為一種服務，那么提供服務的不僅僅是生產(chǎn)部門，而幾乎是每一個部門獨自通過服務。換句話說，中小企業(yè)和財務外包服務商在這個過程中都參與了信息傳輸。以采購業(yè)務的信息傳遞為例，假設中小企業(yè)和生產(chǎn)商處在一個信息傳輸平臺，那么中小企業(yè)從材料采購、簽訂合同、預付賬款、生產(chǎn)制造等一系列的交易過程都會準確無誤地傳入信息平臺。同樣地，在財務外包活動中，所有的交易信息、業(yè)務都可以準確無誤地共享給中小企業(yè)和財務外包公司，中小企業(yè)也可以公開透明地看到財務外包公司的全部承接過程。信息傳輸平臺無疑是符合“后疫情”時代的現(xiàn)狀，當中小企業(yè)的數(shù)據(jù)處理都在公開透明的情況下進行，并且信息傳輸平臺也可以隨時進行電子保存，這樣就會避免財務外包服務商數(shù)據(jù)泄露的危險。在大數(shù)據(jù)的信息傳輸下，既保證了財務外包的服務質(zhì)量，又在很大程度上提升了財務外包的服務效率。

5.2?智能合約

線上辦公是疫情形勢下的產(chǎn)物，使得財務外包人員可以隨時隨地進行工作，而中小企業(yè)對外包的服務要求也可以在線上進行?，F(xiàn)如今互聯(lián)網(wǎng)技術普及到各行各業(yè)，一根網(wǎng)線辦公連接到任何地方，那中小企業(yè)無疑也要適應線上辦公模式。中小企業(yè)的管理者為財務外包提供穩(wěn)定、安全的連接平臺，勢必要強化企業(yè)本身的網(wǎng)絡操作能力。由于中小企業(yè)選擇財務外包，便會把工作重心放在發(fā)展業(yè)務上，不會過分重視企業(yè)財稅的具體活動。中小企業(yè)和財務外包服務商僅僅是通過一張紙質(zhì)協(xié)議的方式保證雙方合作萬無一失，這樣的操作一直被業(yè)界詬病。中小企業(yè)在決定開展財務外包管理工作之前，應該根據(jù)企業(yè)的實際情況制定出需要外包的一系列業(yè)務。而智能合約是通過計算機網(wǎng)絡實現(xiàn)的，既能符合“后疫情”時代的社會現(xiàn)狀也能很好地進行財務外包。同時智能合約也要覆蓋相應的合約條款進行保密，既要保障中小企業(yè)的財務信息安全也要維護好財務外包公司的利益。條款中要明確規(guī)定中小企業(yè)和財務外包公司都不能私自將雙方信息泄露給第三方，財務外包公司尤其不能利用中小企業(yè)的財務數(shù)據(jù)信息進行獲利。即便雙方合作結(jié)束之后，也要對中小企業(yè)的財務數(shù)據(jù)進行保密，合約條款的規(guī)定要避免所有可能產(chǎn)生的契約風險。合作會結(jié)束，但計算機的數(shù)字痕跡依然保留；在智能合約的條件下不僅僅是一紙合約，數(shù)字代碼會在合作結(jié)束后依然留存，維護中小企業(yè)和財務外包公司的信息安全。這樣既避免了合約漏洞也節(jié)省了后續(xù)的人力監(jiān)督。

5.3?大數(shù)據(jù)監(jiān)督機制

即便是線上服務溝通的“后疫情”時代，企業(yè)外包之后也需要經(jīng)常和外包商進行溝通共同制定符合雙方利益的監(jiān)督機制。由于中小企業(yè)選擇財務外包，便會把工作重心放在發(fā)展業(yè)務上，不會過分重視企業(yè)財稅的具體活動。中小企業(yè)和財務外包服務商僅僅是通過一張紙質(zhì)協(xié)議的方式保證雙方合作萬無一失，這樣的操作一直被業(yè)界詬病。智能監(jiān)管的出現(xiàn)就相當于是財務外包網(wǎng)絡中的防火墻，由于計算機網(wǎng)絡主動識別判斷，當中小企業(yè)和第三方服務商出現(xiàn)任何違反合約的行為便會觸發(fā)提醒。具體而言，可以將智能監(jiān)管作為條例編成代碼；在最大程度上規(guī)范雙方行為，進一步實現(xiàn)了權責明晰的互相監(jiān)督。在財務外包活動中嵌入智能監(jiān)管可以在無須人工監(jiān)督的情況下，既保障信息核算的真實有效，又促進外包行業(yè)的規(guī)范。

6?結(jié)語

綜上所述，對于中小企業(yè)而言，財務管理是其進行企業(yè)管理的重要一環(huán)。進行財務外包是對財務管理的高效體現(xiàn)，這種新型的財務管理模式在復雜多變的市場環(huán)境下很容易脫穎而出。“后疫情”時代，中小企業(yè)必須強化企業(yè)的財務風險防范意識，維持中小企業(yè)的可持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展。而科學、合理、現(xiàn)代化的財務外包機制，可以真正地為中小企業(yè)搶占更多的市場份額增加其市場競爭力。在“后疫情”時代的新背景下，中小企業(yè)在面對復雜的市場環(huán)境中更應該強化財務風險防范意識，嚴格企業(yè)財務外包程序控制，完善企業(yè)財務外包的合同，降低財務外包的風險程度，從而實現(xiàn)中小企業(yè)的會計信息從自身的“小數(shù)據(jù)”向“大數(shù)據(jù)”轉(zhuǎn)型發(fā)展。

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［作者簡介］夏秋冬（1999—），女，漢族，河南南陽人，在讀研究生，研究方向：財務管理；通訊作者：谷卓越（1979—），女，遼寧沈陽人，研究方向：區(qū)域經(jīng)濟發(fā)展與技術進步。