醫(yī)療機(jī)構(gòu)科研經(jīng)費(fèi)信息化平臺建立的探究與實(shí)踐

王艷萍 李杰

[摘 要]近年來，我國對科研工作越來越重視，尤其是對醫(yī)院的科研工作更加重視，不僅大大增加了研究經(jīng)費(fèi)，更對科研經(jīng)費(fèi)的使用加大了監(jiān)管力度。同時(shí)，醫(yī)院內(nèi)部也有精細(xì)化管理的要求。研究經(jīng)費(fèi)的大幅增加提高了風(fēng)險(xiǎn)控制和管理的難度。在內(nèi)部控制理念和理論的指導(dǎo)下，通過科研經(jīng)費(fèi)信息管理平臺的構(gòu)建，開辟了科研管理系統(tǒng)與財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)的界限，并通過信息系統(tǒng)、金融系統(tǒng)和物質(zhì)系統(tǒng)的整合將使研究項(xiàng)目資金得到有效監(jiān)督，實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)控制和全程管理，從而提高金融服務(wù)的效率和有效性。

[關(guān)鍵詞]科研管理;醫(yī)院經(jīng)費(fèi)管理;內(nèi)部控制;信息化

[中圖分類號]R197

1 內(nèi)部控制下醫(yī)院科研經(jīng)費(fèi)管理存在的問題

1.1 醫(yī)院財(cái)務(wù)系統(tǒng)的架構(gòu)適應(yīng)不了內(nèi)部需求

醫(yī)院財(cái)務(wù)系統(tǒng)的設(shè)置和結(jié)構(gòu)主要是為了滿足財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)和財(cái)務(wù)管理的需要。但是事實(shí)上，這樣的設(shè)置和結(jié)構(gòu)很難滿足內(nèi)部控制的需求，研究項(xiàng)目的資金也達(dá)不到有效的科學(xué)管理，同時(shí)，醫(yī)院的自籌金只有在實(shí)際使用時(shí)才計(jì)算，平時(shí)在配對資金時(shí)根本不計(jì)入，這就無法達(dá)到一個(gè)研究經(jīng)費(fèi)的平衡管理，并且存在一定的風(fēng)險(xiǎn)，因此，醫(yī)院財(cái)務(wù)系統(tǒng)的架構(gòu)并不適應(yīng)內(nèi)部的控制需求。

1.2 科研經(jīng)費(fèi)管理方式違背內(nèi)部控制的原則

對于經(jīng)費(fèi)的管理，尤其是科研經(jīng)費(fèi)的管理，原本應(yīng)當(dāng)進(jìn)行全過程管理的，而醫(yī)院的科研經(jīng)費(fèi)更應(yīng)如此。只是，醫(yī)院的科研經(jīng)費(fèi)管理方式主要都是以事后監(jiān)督統(tǒng)計(jì)為主的，這將給預(yù)算執(zhí)行增加極大的困難，并存在潛在風(fēng)險(xiǎn)。雖然事后監(jiān)督也可以找到問題并使用相關(guān)的補(bǔ)求措施，但事后補(bǔ)救明顯是增加工作量和經(jīng)費(fèi)花銷，這種管理方式很明顯是存在缺陷的，這種經(jīng)費(fèi)的管理方式無法使經(jīng)費(fèi)全過程控制，應(yīng)當(dāng)及時(shí)改進(jìn)。

1.3 醫(yī)院會(huì)計(jì)系統(tǒng)過于封閉

醫(yī)院的財(cái)務(wù)系統(tǒng)過于封閉，無法達(dá)到信息共享，尤其是核算系統(tǒng)的封閉，無法與管理系統(tǒng)通信，就無法與科研項(xiàng)目資金管理的信息完成共享和利用，就不能進(jìn)行更有效的分配和管理。在醫(yī)院里，科研項(xiàng)目管理與財(cái)務(wù)管理各自封閉運(yùn)營，這樣科研部門就難以及時(shí)了解項(xiàng)目的支出和預(yù)算使用情況;而財(cái)務(wù)部門對科研進(jìn)度和項(xiàng)目一無所知，只管收入、支出和余額，就會(huì)導(dǎo)致資金的使用與項(xiàng)目的實(shí)施進(jìn)度脫節(jié)。不管是個(gè)人花錢，還是企業(yè)、單位花錢，都應(yīng)該做到對某一件事有預(yù)資金預(yù)算、有進(jìn)度控制、有資金進(jìn)度管理等，如果沒有嚴(yán)格的把控，一旦出了什么問題，很難發(fā)現(xiàn)問題所在，將嚴(yán)重影響管理。

2 醫(yī)院科研經(jīng)費(fèi)信息化平臺的構(gòu)建設(shè)想

2.1 以內(nèi)部控制為主

對于醫(yī)院的科研經(jīng)費(fèi)管理，應(yīng)以內(nèi)部控制為主，然后再協(xié)調(diào)其他方的相互監(jiān)督與溝通，完善相應(yīng)的體系，避免因人為的因素造成內(nèi)部控制的失敗及經(jīng)費(fèi)的損失。通過內(nèi)部控制對科研經(jīng)費(fèi)進(jìn)行全過程管理和分析，才能確定預(yù)算的使用情況和存在的風(fēng)險(xiǎn)。然后再通過與其他部門的協(xié)調(diào)和溝過，利用信息技術(shù)及時(shí)控制風(fēng)險(xiǎn)，減少風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生，互相監(jiān)督，使研究人員和相關(guān)部門能夠了解研究項(xiàng)目的使用情況，并減少研究項(xiàng)目的監(jiān)督費(fèi)用。

2.2 通過信息化提高管理效率

現(xiàn)在是信息時(shí)代，無論什么管理，都可以通過信息技術(shù)提高科研經(jīng)費(fèi)管理的效率。為了適應(yīng)科學(xué)研究的快速發(fā)展，醫(yī)院的科研經(jīng)費(fèi)管理也應(yīng)有效利用起信息技術(shù)，通過相關(guān)的在線審批平臺，不但可以減輕科研人員的工作量，還能有效提高工作效率，這將為我們的工作進(jìn)度提供極大的便捷。另外，通過信息技術(shù)還可以實(shí)現(xiàn)對科研經(jīng)費(fèi)和預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行實(shí)時(shí)了解，為控制管理提供基礎(chǔ)。

2.3 流程再造改變管理模式

流程再造是以部門職能為核心，改變管理模式，發(fā)展成面向業(yè)務(wù)流程的業(yè)務(wù)處理模型，通過流程再造推動(dòng)業(yè)務(wù)流程。科研人員在信息辦公系統(tǒng)（以下簡稱OA系統(tǒng)）中填寫費(fèi)用報(bào)銷申請表后，系統(tǒng)通過OA系統(tǒng)自動(dòng)將通知推送給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，提示待審批項(xiàng)目，變更原科研人員持各種證書找到各自領(lǐng)導(dǎo)層的簽署，使研究人員能夠投入更多精力進(jìn)行研究工作。

2.4 將醫(yī)院財(cái)務(wù)系統(tǒng)與相關(guān)系統(tǒng)結(jié)合

2.4.1 與OA系統(tǒng)結(jié)合

辦公自動(dòng)化，也就是OA系統(tǒng)，它是面向組織的日常動(dòng)作和管理，以及員工和管理者使用頻率最高的應(yīng)用系統(tǒng)。既然是便于管理的系統(tǒng)，那醫(yī)院的科研經(jīng)費(fèi)管理理應(yīng)與之相結(jié)合，這樣也方便用戶從OA系統(tǒng)中登錄申請費(fèi)用、說明情況、追蹤工作進(jìn)度等，而相關(guān)部門和醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)也可以通過OA系統(tǒng)查詢到需要審批的申請，并監(jiān)督工作進(jìn)程及安排。

2.4.2 與財(cái)務(wù)金融系統(tǒng)結(jié)合

為了確保研究項(xiàng)目支出數(shù)據(jù)和財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的一致性和及時(shí)性，將金融系統(tǒng)和研究基金報(bào)銷系統(tǒng)進(jìn)行整合，結(jié)合后使用可對資金使用情況進(jìn)行記錄、核對和監(jiān)督，這樣可以有效避免個(gè)人失誤、管制脫節(jié)或人為欺詐等不良情況。

2.4.3 與物資系統(tǒng)的融合

可能表面上看起來科研經(jīng)費(fèi)與物資系統(tǒng)沒多大關(guān)系，但事實(shí)上，科研經(jīng)費(fèi)的很大一部分花銷都在采購物資上，只有管理好物資，并與科研經(jīng)費(fèi)管理相結(jié)合，才能清楚地知道科研設(shè)備的管理情況、修繕進(jìn)度及需要采購的情況，合理使用科研設(shè)備、管理設(shè)備也是科研經(jīng)費(fèi)管理中重要的一環(huán)，所以，科研資金管理應(yīng)與物理對象管理相結(jié)合。

3 醫(yī)院科研經(jīng)費(fèi)信息化平臺的建設(shè)與實(shí)踐

我們要做的主要是打開財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)和科研管理系統(tǒng)之間的界限，讓幾個(gè)相關(guān)的系統(tǒng)能夠形成統(tǒng)一的管理平臺，完善預(yù)算管理流程和成本控制模式，并使管理平臺上的用戶能夠及時(shí)掌握研究經(jīng)費(fèi)的變化，做出相應(yīng)的調(diào)理，更高效地對經(jīng)費(fèi)和科研項(xiàng)目進(jìn)行管理和控制，可是具體實(shí)踐還需要時(shí)間。

3.1 內(nèi)部控制需求

信息化平臺的建設(shè)并不是一蹴而就的事，它需要綜合考慮多方面的需求，尤其是財(cái)務(wù)管理上的需求，以及不同的預(yù)算模型。這樣在實(shí)踐過程中才能根據(jù)不同的科研項(xiàng)目來制定更科學(xué)、合理和可行的預(yù)算指標(biāo)和計(jì)劃，這樣才能建立有效的資金來源和數(shù)據(jù)庫。

3.2 加強(qiáng)過程管理

使用不同的模塊來共同管理經(jīng)費(fèi)使用全過程，將有效提高經(jīng)費(fèi)管理，如當(dāng)科研項(xiàng)目人員需要申請費(fèi)用可以先提出申請，并按預(yù)算指標(biāo)將支出主體、數(shù)額、用途一一記錄，審批后也要對資金使用情況及科研項(xiàng)目進(jìn)度進(jìn)行跟蹤核對，并做出及時(shí)調(diào)整。

信息系統(tǒng)可以從相關(guān)的數(shù)據(jù)文件中獲取實(shí)際數(shù)據(jù)，并與其進(jìn)行比對，這樣可以明確我們的管理和控制優(yōu)勢與不足，然后針對不足定期制定管理責(zé)任書、給出改善計(jì)劃，這樣才能將此平臺建設(shè)得更加完善。

3.3 完善信息共享

任何管理部門都不能個(gè)體單干，一定要與其他部門、其他平臺進(jìn)行信息共享，才能達(dá)到更有效的管理?？蒲薪?jīng)費(fèi)管理更是如此，一定要充分考慮不同平臺用戶的需求，經(jīng)過科研部門、財(cái)務(wù)部門及科研人員自身的有機(jī)結(jié)合，進(jìn)行綜合管理，達(dá)到有效地監(jiān)督與合理使用。不同的部門之間如果能夠存在有效溝通和信息共享，就能大大提高管理效率。醫(yī)院內(nèi)部對控制支出的要求與其他單位的財(cái)務(wù)要求是不同的，因?yàn)獒t(yī)院科研關(guān)乎民生、關(guān)乎健康和人身安全，所以醫(yī)院的財(cái)務(wù)管理要更加嚴(yán)謹(jǐn)，資金的分配與使用要更清晰和有效才行。

通過科研項(xiàng)目資金信息管理平臺運(yùn)作一段時(shí)間所積累的數(shù)據(jù)，通過信息系統(tǒng)、金融系統(tǒng)和物質(zhì)系統(tǒng)的整合將使研究項(xiàng)目資金得到有效監(jiān)督，實(shí)時(shí)控制和全程管理，從而提高金融服務(wù)的效率和有效性。我們可以嘗試分析數(shù)據(jù)，找出可能的系統(tǒng)性風(fēng)險(xiǎn)、非系統(tǒng)性風(fēng)險(xiǎn)和內(nèi)部控制系統(tǒng)，并進(jìn)一步完善研究經(jīng)費(fèi)。

參考文獻(xiàn)：

[1]楊雄勝.內(nèi)部控制范疇定義探索[J].會(huì)計(jì)研究，2011（8）：46-52.

[2]胡小君.從財(cái)務(wù)角度談醫(yī)院科研經(jīng)費(fèi)管理[J].醫(yī)院管理論壇，2014，31（10）：55-57.