機(jī)關(guān)單位檔案信息化建設(shè)不足與解決策略

方可

［摘 要］隨著科技的快速發(fā)展，信息技術(shù)已經(jīng)被廣泛應(yīng)用于各個(gè)領(lǐng)域，特別是信息化管理趨勢(shì)越來越明顯，同時(shí)也影響著社會(huì)發(fā)展的其他方面。在日常工作過程中，機(jī)關(guān)單位會(huì)積累大量的檔案資料，并且在處理和保存時(shí)投入了大量的人力、物力、財(cái)力，會(huì)影響機(jī)關(guān)單位的管理效率。文章從檔案信息化建設(shè)的概念入手，明確機(jī)關(guān)單位檔案信息化建設(shè)的積極意義，分析檔案信息化建設(shè)過程中出現(xiàn)的各種問題，并提出檔案信息化建設(shè)策略，希望可以幫助機(jī)關(guān)單位全面提高檔案管理效率。

［關(guān)鍵詞］機(jī)關(guān)單位；檔案管理；信息化建設(shè)

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2023.14.064

［中圖分類號(hào)］D630.1；G271［文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼］A［文章編號(hào)］1673-0194（2023）14-0196-03

0? ? ?引 言

機(jī)關(guān)單位是國家綜合治理部門的重要組成部分，要對(duì)各個(gè)工作部門上傳的檔案數(shù)據(jù)資料進(jìn)行細(xì)致保存和安全管理。尤其是隨著信息技術(shù)的革新，機(jī)關(guān)單位應(yīng)該牢牢把握社會(huì)發(fā)展給綜合工作方式轉(zhuǎn)型和升級(jí)帶來的新需求。本文將檔案信息化建設(shè)作為機(jī)關(guān)單位在發(fā)展建設(shè)過程中的重要研究方向和研究角度，要求相關(guān)的檔案管理人員實(shí)時(shí)更新自身的管理理念，創(chuàng)新管理方式，提高信息化管理能力，高效率地開展檔案管理工作。此外，機(jī)關(guān)單位應(yīng)該建立健全、科學(xué)、系統(tǒng)的檔案信息化管理制度，推動(dòng)機(jī)關(guān)單位檔案信息化建設(shè)工作的持續(xù)開展。

1? ? ?檔案信息化建設(shè)概述

1.1? ?概 念

檔案信息化建設(shè)是一種全新的檔案管理和儲(chǔ)存形式，是指將傳統(tǒng)的紙質(zhì)化檔案數(shù)據(jù)資料轉(zhuǎn)化為數(shù)字化數(shù)據(jù)資料，以電子儲(chǔ)存的方式上傳到互聯(lián)網(wǎng)數(shù)據(jù)資源庫中進(jìn)行科學(xué)管理［1］。同時(shí)，檔案管理還可以借助于區(qū)域網(wǎng)鏈接的優(yōu)勢(shì)，實(shí)時(shí)共享各個(gè)機(jī)關(guān)單位之間的檔案資源，優(yōu)化各個(gè)單位內(nèi)部的檔案管理體系，利用信息技術(shù)構(gòu)建一個(gè)流程簡(jiǎn)易、安全度高、功能強(qiáng)大的檔案信息管理平臺(tái)，為工作人員提供全面的檔案資源服務(wù)。機(jī)關(guān)單位檔案信息化建設(shè)能夠有效擯棄傳統(tǒng)紙質(zhì)化檔案管理工作的弊端，運(yùn)用信息技術(shù)來打造安全、便捷、先進(jìn)的檔案儲(chǔ)存和管理模式，從而全面提高機(jī)關(guān)單位檔案管理的效率。同時(shí)也可以在順應(yīng)時(shí)代發(fā)展變化的情況下滿足自身轉(zhuǎn)型和升級(jí)的現(xiàn)代化需求，牢記時(shí)代使命和社會(huì)責(zé)任，快速適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的需要，全面推進(jìn)檔案管理工作持續(xù)革新。機(jī)關(guān)單位檔案信息化建設(shè)既要求檔案管理人員能夠自主運(yùn)用信息技術(shù)分類和歸納檔案資料，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)處理的信息化；又要求工作人員能夠充分利用信息化手段來實(shí)現(xiàn)不同部門之間檔案信息資源的流通和共享，提高檔案管理工作人員的信息技術(shù)實(shí)際操作和應(yīng)用能力，做好檔案資源的安全保存和管理工作。

1.2? ?特 點(diǎn)

機(jī)關(guān)單位檔案信息化建設(shè)應(yīng)該在保證檔案資源完好的基礎(chǔ)上進(jìn)行，要充分體現(xiàn)出檔案信息化管理的智能化特點(diǎn)。檔案管理人員通過數(shù)字編排的形式，將紙質(zhì)化的檔案資料以電子化的形式進(jìn)行復(fù)制和轉(zhuǎn)移，并將其傳輸?shù)酱髷?shù)據(jù)檔案數(shù)據(jù)信息庫和系統(tǒng)中留存［2］。此時(shí)，檔案資源既儲(chǔ)存在本地的計(jì)算機(jī)中，也能夠同其他的區(qū)域網(wǎng)實(shí)時(shí)分享。如果機(jī)關(guān)單位自身的管理硬件損壞，也可以通過數(shù)據(jù)庫的檔案資源備份實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)恢復(fù)，能全面提高檔案資源的安全性，體現(xiàn)出信息化建設(shè)的先進(jìn)性和安全性。與此同時(shí)，檔案資源所在的大數(shù)據(jù)檔案資源信息庫占據(jù)空間較小、儲(chǔ)存量極為豐富，檔案管理人員利用微小的信息化空間就可以對(duì)多個(gè)甚至整個(gè)單位內(nèi)部的相關(guān)檔案信息資源進(jìn)行完整儲(chǔ)存，因此也體現(xiàn)出檔案信息化建設(shè)的易攜帶性和精細(xì)化特點(diǎn)。

除此之外，機(jī)關(guān)單位檔案信息化建設(shè)還要在減輕檔案資源管理工作人員壓力的基礎(chǔ)上進(jìn)行。傳統(tǒng)的紙質(zhì)化檔案管理方式在資料檢索過程中通常需要經(jīng)歷較為煩瑣的流程，還會(huì)消耗大量的時(shí)間和人力成本。而檔案信息化建設(shè)能夠?qū)崿F(xiàn)快速檢閱和查找，最大限度減少檔案管理人員的工作量，體現(xiàn)出檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)實(shí)價(jià)值和意義。

2? ? ?機(jī)關(guān)單位檔案信息化建設(shè)的意義

2.1? ?有利于合理保存檔案資源

機(jī)關(guān)單位檔案信息化建設(shè)能夠創(chuàng)新檔案資源的儲(chǔ)存和管理方式，合理保存檔案資源。隨著工作量的持續(xù)增加，機(jī)關(guān)單位需要更多的時(shí)間和空間來管理與儲(chǔ)存檔案資源。但是，傳統(tǒng)的紙質(zhì)化檔案資源對(duì)儲(chǔ)存要求極高，機(jī)關(guān)單位在打造和維護(hù)檔案資源存儲(chǔ)環(huán)境時(shí)要嚴(yán)格遵守相關(guān)規(guī)定，最大化保證紙質(zhì)化檔案資源的完好度。受到客觀環(huán)境的影響，如果檔案資源的儲(chǔ)存環(huán)境發(fā)生改變，紙質(zhì)化檔案可能會(huì)發(fā)生損壞，給機(jī)關(guān)單位帶來嚴(yán)重的損失和惡劣的影響。因此，機(jī)關(guān)單位通過檔案信息化管理能夠?qū)崿F(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的數(shù)字化儲(chǔ)存，將紙質(zhì)化管理向電子化管理轉(zhuǎn)移，不僅能夠節(jié)約檔案資源儲(chǔ)存空間，還能夠創(chuàng)新檔案資源的儲(chǔ)存方式，幫助機(jī)關(guān)單位在檔案管理上開源節(jié)流，提高機(jī)關(guān)單位檔案管理的效率和質(zhì)量。

2.2? ?簡(jiǎn)化檔案資源的管理流程

機(jī)關(guān)單位通過創(chuàng)設(shè)科學(xué)系統(tǒng)的檔案管理平臺(tái)，能夠切實(shí)提高檔案管理效率。傳統(tǒng)的檔案管理工作流程復(fù)雜，工作人員如果想要查詢部分重要的檔案資源，就要先向檔案負(fù)責(zé)人申請(qǐng)，得到批準(zhǔn)后才能進(jìn)入檔案室尋找，此流程極其耗費(fèi)管理人員的時(shí)間和精力。而通過數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，工作人員可以線上申請(qǐng)，檔案負(fù)責(zé)人實(shí)時(shí)審批，檔案管理人員在接收到申請(qǐng)后可以及時(shí)在數(shù)據(jù)庫中查找到相關(guān)的資料，然后直接發(fā)送到申請(qǐng)人的郵箱中，打破傳統(tǒng)檔案流程在時(shí)間和空間上的限制，充分發(fā)揮檔案信息化管理的優(yōu)勢(shì)，提高機(jī)關(guān)單位的檔案管理效率。

2.3? ?提高檔案資源的安全保障能力

鑒于機(jī)關(guān)單位檔案資源內(nèi)容的豐富性，相關(guān)人員在進(jìn)行檔案信息化建設(shè)的過程中既要保證紙質(zhì)化檔案不會(huì)丟失或破損，還要保證檔案資源的信息安全［3］。若檔案管理人員由于沒能經(jīng)受住誘惑，擅自修改或盜取重要的檔案資料，就會(huì)給機(jī)關(guān)單位帶來嚴(yán)重的后果。還有的單位在進(jìn)行檔案室的搬遷、裝修等過程中，也可能會(huì)因?qū)n案柜中的資料打亂、丟失而造成重要檔案信息損壞和流失的問題，致使檔案信息在后期查找和應(yīng)用時(shí)帶來諸多不便，難以有效保障檔案信息的真實(shí)性和安全性。而通過檔案管理信息化建設(shè)，安裝防火墻和反黑客系統(tǒng)，能夠最大化保證檔案數(shù)據(jù)資料的安全，為機(jī)關(guān)單位檔案管理工作提供安全技術(shù)

保障。

3? ? ?機(jī)關(guān)單位檔案信息化建設(shè)的問題

3.1? ?檔案管理人員能力不足

機(jī)關(guān)單位為更好地處理和管理檔案信息資料，防止因檔案資源儲(chǔ)存環(huán)境變化而受到影響，已逐步開展檔案管理的信息化建設(shè)。檔案管理工作人員是信息化建設(shè)的發(fā)展者和創(chuàng)新者，應(yīng)該具備專業(yè)的信息技術(shù)能力和先進(jìn)的管理理念。就目前來講，大部分檔案管理人員沒有自主樹立信息化建設(shè)的意識(shí)，無法切實(shí)提高自身的信息化管理能力，進(jìn)而影響機(jī)關(guān)單位檔案信息化建設(shè)進(jìn)程。究其原因，部分檔案管理人員受傳統(tǒng)檔案管理理念的影響，不能熟練運(yùn)用智能化檔案管理設(shè)備，固守傳統(tǒng)檔案管理模式，降低了機(jī)關(guān)單位檔案管理工作的整體效率，難以真正落實(shí)檔案信息化建設(shè)。

3.2? ?檔案管理設(shè)備需更新完善

機(jī)關(guān)單位沒有及時(shí)更新和引進(jìn)檔案信息化管理設(shè)備，是現(xiàn)階段機(jī)關(guān)單位在檔案信息化建設(shè)過程中綜合治理水平難以真正提高的重要原因之一。智能化的管理設(shè)備是機(jī)關(guān)單位檔案信息化建設(shè)工作的重要物質(zhì)和技術(shù)保障，也是實(shí)現(xiàn)信息化管理的現(xiàn)實(shí)條件。隨著數(shù)字信息技術(shù)的迭代更新，機(jī)關(guān)單位要想真正實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案管理工作的信息化和數(shù)字化管理，就要實(shí)時(shí)更新管理設(shè)備和管理技術(shù)［4］。但如今，仍有部分機(jī)關(guān)單位缺少相應(yīng)的資金來推動(dòng)檔案信息化管理設(shè)備更新，沒有深入推動(dòng)檔案管理信息化建設(shè)發(fā)展。

3.3? ?缺少對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的重視

機(jī)關(guān)單位的檔案管理工作從本質(zhì)上講是促進(jìn)和推動(dòng)機(jī)關(guān)單位綜合管理工作轉(zhuǎn)型升級(jí)的重要手段。因此，機(jī)關(guān)單位要重視檔案管理信息化建設(shè)，投入足夠的人力、物力、財(cái)力，持續(xù)推動(dòng)檔案管理信息化發(fā)展?，F(xiàn)階段，部分機(jī)關(guān)單位在檔案信息化管理的過程中沒有真正重視檔案管理工作的改革和創(chuàng)新，甚至沒有進(jìn)行實(shí)質(zhì)性的資金投入，導(dǎo)致檔案信息化建設(shè)工作浮于表面，缺少先進(jìn)的管理設(shè)備和技術(shù)支持。

4? ? ?機(jī)關(guān)單位檔案信息化建設(shè)的策略

4.1? ?提高檔案管理人員的能力

機(jī)關(guān)單位要想持續(xù)推動(dòng)檔案信息化建設(shè)深入發(fā)展，就要提高檔案管理工作人員的信息化意識(shí)和數(shù)字化管理能力。檔案管理工作人員應(yīng)該自主提高檔案信息化管理能力，樹立先進(jìn)的創(chuàng)新意識(shí)和創(chuàng)新理念，及時(shí)調(diào)整檔案管理模式和管理方法，強(qiáng)化個(gè)人的綜合素質(zhì)，達(dá)到機(jī)關(guān)單位檔案信息化建設(shè)對(duì)管理人員的能力要求。首先，機(jī)關(guān)單位可以定期邀請(qǐng)信息化管理領(lǐng)域的專家學(xué)者，為檔案管理工作者提供專業(yè)的信息化能力培訓(xùn)?？梢愿鶕?jù)不同層次檔案管理人員的學(xué)習(xí)能力，針對(duì)性提高檔案管理工作人員的信息化管理水平。在對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)的過程中，要求檔案管理人員深入理解和體會(huì)信息化管理帶來的優(yōu)勢(shì)，使其在日常的檔案管理工作中能夠應(yīng)用學(xué)習(xí)到的知識(shí)來解決實(shí)際的管理問題［5］。其次，機(jī)關(guān)單位要針對(duì)檔案管理工作人員的信息化能力建立健全考核評(píng)價(jià)體系，全面考核檔案管理人員對(duì)信息設(shè)備的操作技術(shù)、檔案數(shù)據(jù)傳輸技術(shù)、檔案資源的掃描技術(shù)等，循序漸進(jìn)地提高檔案管理人員的信息化建設(shè)能力，強(qiáng)化其信息化管理的意識(shí)。最后，機(jī)關(guān)單位要深化檔案管理工作人員的職能定位，明確檔案管理工作人員在機(jī)關(guān)單位檔案管理工作過程中的責(zé)任和義務(wù)，深入貫徹落實(shí)信息化建設(shè)理念，將檔案管理工作同其他工作緊密結(jié)合，充分提高檔案資源的利用率，讓檔案管理工作人員為其他工作人員提供智能化的檔案資源服務(wù)。除此之外，機(jī)關(guān)單位還要調(diào)整檔案管理人員的應(yīng)聘條件，增加對(duì)應(yīng)聘人員數(shù)字化技術(shù)能力的考查，要求應(yīng)聘人員具備專業(yè)的數(shù)字信息處理能力和完備的檔案管理理論知識(shí)，以此來為機(jī)關(guān)單位檔案管理工作提供源源不斷的高質(zhì)量信息技術(shù)人才。

4.2? ?創(chuàng)新檔案信息化管理方法

機(jī)關(guān)單位要求檔案管理人員能夠自主運(yùn)用信息化管理方式，通過引進(jìn)先進(jìn)的檔案信息化管理技術(shù)和管理手段，全面推動(dòng)和促進(jìn)機(jī)關(guān)單位檔案管理信息化的建設(shè)和發(fā)展。機(jī)關(guān)單位要將信息技術(shù)應(yīng)用于檔案管理工作，立足于實(shí)際發(fā)展情況，實(shí)時(shí)更新和調(diào)整管理方法，并更新陳舊的管理設(shè)施，為檔案管理信息化建設(shè)提供技術(shù)支持。與此同時(shí)，機(jī)關(guān)單位還要簡(jiǎn)化檔案資源的收集、整合、優(yōu)化、儲(chǔ)存等工作，充分發(fā)掘信息數(shù)字技術(shù)同檔案管理之間的聯(lián)系，深化檔案管理工作人員對(duì)信息化技術(shù)的理解和運(yùn)用，使其能夠合理利用所學(xué)的信息化管理知識(shí)，深入研究和探討檔案信息化管理工作的創(chuàng)新方向和改革角度［6］。此外，機(jī)關(guān)單位可以通過與先進(jìn)的信息化管理平臺(tái)合作，建立具有機(jī)關(guān)單位自身特色的檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)移動(dòng)檔案管理工作順利開展，提供優(yōu)質(zhì)的檔案數(shù)據(jù)服務(wù)，實(shí)現(xiàn)隨時(shí)隨地查詢和瀏覽檔案資料，體現(xiàn)出機(jī)關(guān)單位檔案信息化建設(shè)的便利性優(yōu)勢(shì)。

4.3? ?加強(qiáng)檔案安全存儲(chǔ)工作

在檔案信息化建設(shè)的過程中，機(jī)關(guān)單位要強(qiáng)化針對(duì)檔案數(shù)據(jù)資源的安全儲(chǔ)存工作。首先，檔案管理人員將檔案資料進(jìn)行數(shù)字化上傳和存儲(chǔ)之后，還要將重要的數(shù)據(jù)備份。這樣一方面可以為工作人員提供便利的查詢和閱覽途徑；另一方面，如果一份文件出現(xiàn)損壞或丟失，還能夠通過備份資料恢復(fù)數(shù)據(jù)，也能為不同類型檔案信息的轉(zhuǎn)化工作做好鋪墊和準(zhǔn)備。其次，機(jī)關(guān)單位也要自主借鑒其他單位優(yōu)秀的檔案管理經(jīng)驗(yàn)，結(jié)合自身在檔案管理信息化建設(shè)過程中出現(xiàn)的問題，制定科學(xué)、全面的檔案安全管理和存儲(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)，深入貫徹落實(shí)相關(guān)的檔案管理規(guī)章制度，增強(qiáng)檔案管理人員的安全意識(shí)，明確維護(hù)檔案資源安全的重要性。與此同時(shí)，實(shí)時(shí)監(jiān)察和管控機(jī)關(guān)單位檔案管理工作環(huán)境方面的工作也要提上日程，加快檔案信息化建設(shè)的進(jìn)度，清楚劃分各部門所承擔(dān)的檔案管理安全責(zé)任，明確檔案管理人員的工作內(nèi)容，使檔案數(shù)據(jù)資源得到安全儲(chǔ)存和管理。最后，機(jī)關(guān)單位還要定期組織檔案管理人員進(jìn)行操作管理規(guī)范的培訓(xùn)，使其對(duì)檔案信息化建設(shè)過程中可能出現(xiàn)的安全風(fēng)險(xiǎn)有基本的認(rèn)知，并制訂相關(guān)控制和預(yù)防應(yīng)急方案，有效提高檔案管理安全防護(hù)的綜合能力，特別是在硬件U盤使用習(xí)慣、檔案信息化安全管理流程和方法、檔案數(shù)據(jù)處理平臺(tái)操作等方面，都需要開展一系列安全管理培訓(xùn)，突出檔案資源管理安全的重要性。

5? ? ?結(jié)束語

機(jī)關(guān)單位檔案信息化建設(shè)是現(xiàn)階段機(jī)關(guān)單位在轉(zhuǎn)型和升級(jí)的過程中需要重點(diǎn)關(guān)注的內(nèi)容。機(jī)關(guān)單位的檔案管理人員要自主樹立信息化管理意識(shí)，定期總結(jié)和分析信息化管理過程中出現(xiàn)的問題，提高對(duì)機(jī)關(guān)單位檔案信息化建設(shè)的重視度；能夠自主結(jié)合數(shù)字信息技術(shù)來更新檔案管理方法和管理模式，構(gòu)建區(qū)域一體化檔案資源共享平臺(tái)，全面提高機(jī)關(guān)單位的檔案管理效率。

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［收稿日期］2023-01-12