曹杜娜
(安徽水利開發(fā)有限公司,安徽 蚌埠 233000)
集團(tuán)建工企業(yè)項(xiàng)目分布于地域,組織架構(gòu)分散,加大了集團(tuán)總部的管理半徑,也加大了財(cái)務(wù)管理、經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)、財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)的管控難度。如果集團(tuán)總部不能及時(shí)獲取、匯總、分析子公司的財(cái)務(wù)信息,很容易發(fā)生不可逆轉(zhuǎn)的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。本文選取SL集團(tuán)為例,探究與其經(jīng)營規(guī)模相匹配的財(cái)務(wù)共享管理模式,根據(jù)其實(shí)際情況制定財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式構(gòu)建方案,以期解決集團(tuán)現(xiàn)存的財(cái)務(wù)管理問題,促進(jìn)財(cái)務(wù)管理轉(zhuǎn)型,加強(qiáng)財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)、戰(zhàn)略的協(xié)同作用,從內(nèi)部管理優(yōu)化為企業(yè)增加經(jīng)濟(jì)效益、創(chuàng)造價(jià)值。
業(yè)財(cái)融合是企業(yè)轉(zhuǎn)型升級背景下的集約化、精細(xì)化管理模式,它要求財(cái)務(wù)部門突破單一化的核算、報(bào)表工作范疇,將管理視角延伸到業(yè)務(wù)領(lǐng)域,對業(yè)務(wù)收入、成本等進(jìn)行財(cái)務(wù)監(jiān)督和指導(dǎo),并將財(cái)務(wù)核算數(shù)據(jù)與業(yè)務(wù)前端數(shù)據(jù)信息進(jìn)行互聯(lián)互通,實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)為企業(yè)戰(zhàn)略決策服務(wù)的目的。
財(cái)務(wù)共享是集團(tuán)企業(yè)通過在財(cái)務(wù)系統(tǒng)引入信息化技術(shù)手段,構(gòu)建財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心,對財(cái)務(wù)核算模式、財(cái)務(wù)處理流程以及組織架構(gòu)進(jìn)行全方位優(yōu)化改造,將分散于各分公司或項(xiàng)目部的數(shù)據(jù)信息納入統(tǒng)一化、標(biāo)準(zhǔn)化管理平臺,以進(jìn)一步提升財(cái)務(wù)管理效率,降低運(yùn)營成本。
由于集團(tuán)企業(yè)存在規(guī)模、性質(zhì)以及財(cái)務(wù)信息化水平等方面的差異,因此,財(cái)務(wù)共享模式大致可劃分為集中統(tǒng)一化和市場化兩種不同的應(yīng)用模式。由于市場化財(cái)務(wù)共享模式對信息化技術(shù)要求、數(shù)據(jù)安全要求以及對企業(yè)財(cái)務(wù)人員綜合素質(zhì)要求過高,因此不宜應(yīng)用到尚處于財(cái)務(wù)共享起步階段的企業(yè),在目前條件下,我國多數(shù)企業(yè)通常采用集中統(tǒng)一化共享模式。
業(yè)財(cái)融合與財(cái)務(wù)共享同屬于企業(yè)集約化、規(guī)?;芾硎侄危瑑烧咧g是相互配合、相互補(bǔ)充、相互支持的關(guān)系。
業(yè)財(cái)融合模式可以促使財(cái)務(wù)人員更多地了解業(yè)務(wù)流程和更方便采集業(yè)務(wù)數(shù)據(jù),從而為財(cái)務(wù)共享的構(gòu)建創(chuàng)造前提條件;而財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式在集中化財(cái)務(wù)管理平臺的支撐作用下,可以有效緩解業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)信息不對稱的矛盾,不同部門之間的信息溝通與數(shù)據(jù)交換更為便捷,從而有效提高業(yè)財(cái)融合覆蓋面。業(yè)財(cái)融合背景下的財(cái)務(wù)共享模式,打破了財(cái)務(wù)人員與業(yè)務(wù)人員的部門界限,財(cái)務(wù)人員在融入業(yè)務(wù)單元的基礎(chǔ)上,可以實(shí)現(xiàn)對業(yè)務(wù)流程的全面指導(dǎo)與監(jiān)督,并為企業(yè)決策管理、戰(zhàn)略規(guī)劃提供高價(jià)值財(cái)務(wù)服務(wù)。
SL集團(tuán)是一家專注于工程與水電建設(shè)開發(fā)與運(yùn)營、房地產(chǎn)開發(fā)的綜合化建工企業(yè),自2003年在上海證券交易所掛牌以來,企業(yè)注冊資本增加到24億元,年產(chǎn)值已突破200億元,員工總?cè)藬?shù)在7000人以上,由于SL集團(tuán)資金實(shí)力雄厚、技術(shù)力量強(qiáng)大,企業(yè)的業(yè)務(wù)范圍擴(kuò)展到國家重點(diǎn)水利水電、市政公路、水環(huán)境治理、工業(yè)民用建筑、交通公路橋梁等多類建設(shè)項(xiàng)目,其建筑質(zhì)量得到客戶一致好評,并先后獲得國家優(yōu)質(zhì)工程獎(jiǎng)、魯班獎(jiǎng)、詹天佑獎(jiǎng)、大禹獎(jiǎng)、李春獎(jiǎng)。
多年以來,由于SL集團(tuán)以業(yè)務(wù)擴(kuò)張為主戰(zhàn)略,業(yè)務(wù)規(guī)模得以快速發(fā)展,然而,由于SL集團(tuán)在重業(yè)務(wù)發(fā)展的同時(shí),而忽略了財(cái)務(wù)管理模式的轉(zhuǎn)型升級,因此,在業(yè)務(wù)擴(kuò)張的同時(shí),企業(yè)財(cái)務(wù)管理短板也日漸暴露,極大影響了業(yè)務(wù)發(fā)展,具體來說,SL集團(tuán)財(cái)務(wù)管理困境主要體現(xiàn)以下幾個(gè)方面。
1.業(yè)財(cái)融合制度體系亟待完善
當(dāng)前,SL集團(tuán)財(cái)務(wù)部門和工程技術(shù)、物資設(shè)備、安全生產(chǎn)、核算等業(yè)務(wù)部門都根據(jù)各自部門職責(zé)和任務(wù)清單制定了相應(yīng)的管理制度,這對于提升管理效率具有積極意義。但是,在當(dāng)前推行業(yè)財(cái)融合模式的情形下,SL集團(tuán)各部門繼續(xù)沿用之前部門分割狀態(tài)下的制度體系,也未對各部門的制度體系進(jìn)行梳理和整合,這就加大了不同業(yè)務(wù)部門之間、財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)部門之間的磨合阻力。由于受制度約束和限制,財(cái)務(wù)部門資金管理、成本管控以及經(jīng)濟(jì)監(jiān)督權(quán)限難以延伸到業(yè)務(wù)前端,這也不利于財(cái)務(wù)共享模式的落地實(shí)施。
2.業(yè)財(cái)數(shù)據(jù)信息溝通不暢
SL集團(tuán)企業(yè)下屬分公司以及項(xiàng)目分散于全國不同區(qū)域,由于缺乏統(tǒng)一化財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)平臺,集團(tuán)公司總部與下屬分公司之間的信息溝通缺乏統(tǒng)一平臺,以致各分公司和項(xiàng)目的預(yù)算管理、資金管理以及物資采購、工程結(jié)算決算等業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)信息管理也處于各自為戰(zhàn)狀態(tài),極大拉低了財(cái)務(wù)管理效率。
近年來,雖然SL集團(tuán)財(cái)務(wù)部門引入了財(cái)務(wù)信息化管理軟件,比如用友,這在一定程度上提升了財(cái)務(wù)管理效能,但由于業(yè)務(wù)部門的數(shù)據(jù)未能與財(cái)務(wù)信息管理系統(tǒng)并網(wǎng)運(yùn)行,財(cái)務(wù)部門依然只能通過手工方式對業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行采集與匯總,這不僅影響財(cái)務(wù)管理效率,而且也難于確保業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)信息的準(zhǔn)確性和可靠性。
3.業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)交互實(shí)時(shí)性差
雖然SL集團(tuán)在財(cái)務(wù)系統(tǒng)采用了信息化管理手段,但由于集團(tuán)總部財(cái)務(wù)部門與分公司和項(xiàng)目財(cái)務(wù)部門之間的數(shù)據(jù)傳遞效率差,特別是在財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)之間的數(shù)據(jù)信息無法互聯(lián)互通和實(shí)時(shí)共享的條件下,業(yè)務(wù)部門的非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)信息無法為財(cái)務(wù)部門所直接采用,財(cái)務(wù)部門只能通過人工計(jì)算或采用第三方軟件的方式對業(yè)務(wù)部門的非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)進(jìn)行清洗、過濾與轉(zhuǎn)換,這就極大影響了數(shù)據(jù)交互效率。
目前,SL集團(tuán)通常采用報(bào)表合并的方式解決業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)匯總與分類問題,而事實(shí)上,由于業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)類型復(fù)雜、數(shù)據(jù)量龐大,數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)與報(bào)送工作量需要耗費(fèi)大量的人力,而且數(shù)據(jù)傳遞效率也受到極大影響。
4.資金集中管控程度不足
資金是財(cái)務(wù)管控的核心板塊,近年來,SL集團(tuán)一直以探索資金集中管控模式,提升資金使用效率。比如搭建財(cái)務(wù)公司管理模式等,但其功能較為單一,無法實(shí)現(xiàn)業(yè)財(cái)數(shù)據(jù)整合處理,也無法對下屬分公司和項(xiàng)目部資金收付數(shù)據(jù)進(jìn)行實(shí)時(shí)采集與核算,因此,資金集中管控效果一直難以得到提升。
目前,SL集團(tuán)各子公司和項(xiàng)目都開設(shè)了銀行結(jié)算賬戶,在這種資金分散管理情形下,部分公司賬戶可能有大量的存款結(jié)余,而部分公司可能由于周轉(zhuǎn)資金不足而不斷對外融資,集團(tuán)總部對其資金轉(zhuǎn)賬、現(xiàn)金收支活動(dòng)的影響力非常有限,也難對不同分公司之間的資金余缺進(jìn)行有效調(diào)劑。
5.業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)系統(tǒng)兼容度不夠
為實(shí)現(xiàn)業(yè)財(cái)一體化管理效果,SL集團(tuán)財(cái)務(wù)部門在財(cái)務(wù)核算事務(wù)中采用ERP財(cái)務(wù)運(yùn)行系統(tǒng),但由于業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)據(jù)格式不統(tǒng)一、業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)系統(tǒng)兼容度有限,財(cái)務(wù)公司也缺失非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)的清洗和轉(zhuǎn)換功能。因此,業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)并不能直接為財(cái)務(wù)部門所采用,工程款和物資采購付款、費(fèi)用報(bào)銷、稅務(wù)等業(yè)務(wù)處理的申請和審批流程依然較為煩瑣,業(yè)財(cái)一體化運(yùn)行效果難以顯現(xiàn)。
SL集團(tuán)下屬分公司和項(xiàng)目部地域較為分散,加大了與集團(tuán)總部之間的溝通難度,再加上財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)之間的數(shù)據(jù)信息共享渠道還較為狹窄,因此,SL集團(tuán)共享服務(wù)模式的實(shí)踐應(yīng)用,必須需要解決管理半徑長以及業(yè)財(cái)信息不對稱的問題,具體操作實(shí)踐應(yīng)從以下幾個(gè)方面入手。
業(yè)財(cái)融合管理模式打破了傳統(tǒng)的部門界限,財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)前端的聯(lián)系頻率和范圍更為廣泛,財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)之間的數(shù)據(jù)信息處于互聯(lián)互通和共享狀態(tài),這就需要企業(yè)根據(jù)業(yè)財(cái)融合和財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心運(yùn)行特點(diǎn),構(gòu)建與新管理模式、新業(yè)態(tài)相適應(yīng)的財(cái)務(wù)管理制度。
首先要構(gòu)建數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化體系,各分公司和項(xiàng)目部業(yè)務(wù)活動(dòng)所產(chǎn)生的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)則存在著一定的差異,這就要求采用統(tǒng)一的數(shù)據(jù)模型對數(shù)據(jù)進(jìn)行處理,以形成統(tǒng)一的數(shù)據(jù)信息口徑;其次要構(gòu)建數(shù)據(jù)安全管理制度,財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)之間的數(shù)據(jù)信息傳遞與轉(zhuǎn)換存在一定的數(shù)據(jù)泄露與丟失風(fēng)險(xiǎn),因此需要在數(shù)據(jù)安全管理制度體系中嵌入數(shù)據(jù)加密或崗位隔離等內(nèi)容;最后要進(jìn)一步完善優(yōu)化內(nèi)部監(jiān)督制度,構(gòu)建與業(yè)財(cái)整合和財(cái)務(wù)共享相適應(yīng)的數(shù)字監(jiān)督、遠(yuǎn)程監(jiān)督體系。
由于業(yè)務(wù)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)信息呈非結(jié)構(gòu)化特征,而且與財(cái)務(wù)系統(tǒng)分屬不同的系統(tǒng)平臺,財(cái)務(wù)部門對業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的采集、歸類和分析難度相對較大,極大影響財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式的應(yīng)用效率,這就需要SL集團(tuán)正視當(dāng)前業(yè)財(cái)信息溝通不暢的問題,引入信息化、數(shù)字化信息技術(shù)手段,對業(yè)務(wù)部門的非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)信息進(jìn)行清洗、過濾和轉(zhuǎn)換,從而實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)部門對業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的有效采集與利用,而要實(shí)現(xiàn)業(yè)財(cái)系統(tǒng)對接的目標(biāo),則需要企業(yè)搭建多種應(yīng)用場景應(yīng)用平臺。
當(dāng)前,雖然SL集團(tuán)在財(cái)務(wù)管理中引入的用友系統(tǒng),系統(tǒng)可以對部分高頻或簡單業(yè)務(wù)類型進(jìn)行自動(dòng)化、指量化處理,但仍在更多的財(cái)務(wù)應(yīng)用場景仍停留于手工作業(yè)狀態(tài),這就需要企業(yè)善于運(yùn)用BI技術(shù)、區(qū)塊鏈技術(shù)手段,擴(kuò)展ERP系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫容量,以使系統(tǒng)具有財(cái)務(wù)共享服務(wù)功能,逐步將全面預(yù)算管理、資金池管理、費(fèi)用報(bào)銷和薪酬績效管理等多種應(yīng)用場景納入財(cái)務(wù)共享中心進(jìn)行自動(dòng)化、智能化處理。
由于業(yè)務(wù)部門數(shù)據(jù)信息呈現(xiàn)多元化和復(fù)雜化,財(cái)務(wù)部門對業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的采集和管控難度相對較大,而在財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心嵌入數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換軟件,則可以滿足財(cái)務(wù)對業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的實(shí)時(shí)監(jiān)測與管控。
首先,要搭建業(yè)財(cái)一體化平臺。通過數(shù)據(jù)接口技術(shù)對業(yè)務(wù)系統(tǒng)與財(cái)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行整合,將業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)分散的系統(tǒng)平臺合并到同一系統(tǒng),即業(yè)財(cái)一體化平臺。在此基礎(chǔ)上,將數(shù)據(jù)庫模型或軟件嵌入到業(yè)財(cái)一體平臺之中,對業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行在線清洗與轉(zhuǎn)換。另外,財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心則可以及時(shí)完成業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)核算、分析、歸類,極大提升了業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)處理的效率性和準(zhǔn)確性。
其次,在業(yè)財(cái)一體化平臺添加數(shù)據(jù)聯(lián)動(dòng)處理功能,通過數(shù)據(jù)模型對業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)則進(jìn)行統(tǒng)一設(shè)置,以實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)自動(dòng)歸類、自動(dòng)核算以及對異常數(shù)據(jù)的自動(dòng)預(yù)警功能。比如,當(dāng)下屬分公司或項(xiàng)目在共享中心發(fā)起資金支付申請時(shí),系統(tǒng)可自動(dòng)對資金申請信息與資金預(yù)算指標(biāo)、資金用途以及賬戶余額進(jìn)行自動(dòng)校對、匹配,如果發(fā)現(xiàn)資金申請信息異常,系統(tǒng)則自動(dòng)拒絕提交,以控制資金支出風(fēng)險(xiǎn)。
所謂資金池,是指企業(yè)資金收入和支出全部集中于總部,由總部對下屬分公司和項(xiàng)目部的資金收付結(jié)算、資金余缺調(diào)劑、投融資進(jìn)行統(tǒng)一管理,以最大限度提升資金使用效率和控制資金使用風(fēng)險(xiǎn)。而在實(shí)現(xiàn)資金池在資金管控中的作用,則需要企業(yè)完善財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的資金結(jié)算與資金調(diào)劑功能,并在平臺嵌入以下兩個(gè)管理模塊。
一是嵌入統(tǒng)一結(jié)算管理模塊。將下屬分公司和項(xiàng)目部在銀行開立的結(jié)算賬戶全部予以銷戶處理,并將資金余額轉(zhuǎn)到集團(tuán)公司總部統(tǒng)一結(jié)算賬戶,下屬分公司和項(xiàng)目的資金轉(zhuǎn)賬和現(xiàn)金收付業(yè)務(wù)全部上收到總部,由總部在財(cái)務(wù)共享中心完成其相關(guān)交易,在這種情況下,集團(tuán)總部可以實(shí)現(xiàn)轄內(nèi)公司和項(xiàng)目部之間的資金余缺調(diào)劑。
二是嵌入統(tǒng)一融資管理模塊。下屬分公司和項(xiàng)目部的融資需求錄入到共享服務(wù)中心,總部在匯總?cè)谫Y需求以及綜合平衡各分公司和項(xiàng)目部資金余缺現(xiàn)狀的情況下,再統(tǒng)一向銀行或其他金融機(jī)構(gòu)提起融資申請。
財(cái)務(wù)共享模式下的財(cái)務(wù)流程發(fā)生了深刻變化,需要企業(yè)對統(tǒng)一平臺下的財(cái)務(wù)流程進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化改造,特別是在費(fèi)用報(bào)銷、應(yīng)付賬款、應(yīng)收賬款和資金管理等核心業(yè)務(wù)領(lǐng)域,在擺脫了人工干預(yù)的條件下,更需要構(gòu)建與之相適應(yīng)的流程體系。比如,費(fèi)用報(bào)銷流程須經(jīng)過票據(jù)收集與整理、票據(jù)掃描、報(bào)銷審批與財(cái)務(wù)審核、費(fèi)用支付的閉環(huán)流程;應(yīng)付賬款業(yè)務(wù)也須經(jīng)過發(fā)票采集、信息數(shù)據(jù)審核、業(yè)務(wù)處理和賬款支付環(huán)節(jié)。
財(cái)務(wù)共享建設(shè)的落實(shí)實(shí)施,下屬分公司和項(xiàng)目部的財(cái)務(wù)活動(dòng)全部集中到總部財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心進(jìn)行統(tǒng)一處理,這就使得財(cái)務(wù)活動(dòng)呈現(xiàn)出業(yè)務(wù)流程化、流程表單化的特征,財(cái)務(wù)管理更規(guī)范、更及時(shí)。
不僅如此,由于財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心自動(dòng)化、智能化處理模式釋放了財(cái)務(wù)人員手工作業(yè)量,從而使財(cái)務(wù)人員可將更多的時(shí)間與精力集于數(shù)據(jù)分析,并逐步向管理會(huì)計(jì)方向轉(zhuǎn)型。
當(dāng)然,財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的正常運(yùn)行,還需要企業(yè)從信息化技術(shù)和人員素質(zhì)兩個(gè)層面提供保障,財(cái)務(wù)共享中心采用了更多的影像技術(shù)、OCR文字識別軟件技術(shù)、財(cái)務(wù)機(jī)器人技術(shù)等,這就需要企業(yè)搭建技術(shù)過硬的IT技術(shù)團(tuán)隊(duì)對系統(tǒng)平臺進(jìn)行日常維護(hù);而財(cái)務(wù)人員素質(zhì)的提升則可以通過培訓(xùn)、演練以及實(shí)戰(zhàn)經(jīng)驗(yàn)總結(jié)等方式逐步提升,以逐步適應(yīng)財(cái)務(wù)共享模式下的財(cái)務(wù)管理需要。
業(yè)財(cái)融合是企業(yè)轉(zhuǎn)型升級背景下的集約化、精細(xì)化管理模式,而財(cái)務(wù)共享指的是集團(tuán)企業(yè)財(cái)務(wù)核算以及資金管理、費(fèi)用報(bào)銷等業(yè)務(wù)流程集中處理模式,兩者之間存在相互配合、相互補(bǔ)充、相互支持的關(guān)系。SL集團(tuán)在業(yè)務(wù)快速發(fā)展的同時(shí),積極探索業(yè)財(cái)融合和財(cái)務(wù)共享模式的應(yīng)用,但目前仍在業(yè)財(cái)融合制度體系、業(yè)財(cái)數(shù)據(jù)信息溝通、業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)交互、資金集中管控、業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)系統(tǒng)兼容等方面存在管理短板,需要企業(yè)在實(shí)踐應(yīng)用中逐步優(yōu)化和完善。