零售連鎖藥店財(cái)務(wù)管理探討

李麗萍

（福建國(guó)大藥房連鎖有限公司，福建 廈門 361006）

在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)日益激烈的今天，占據(jù)強(qiáng)勢(shì)市場(chǎng)的醫(yī)藥網(wǎng)絡(luò)不能低估財(cái)務(wù)管理的作用，零售連鎖藥店財(cái)務(wù)管理體系的建立，包括在以總部為核心的產(chǎn)權(quán)和行政權(quán)力高度統(tǒng)一的基礎(chǔ)上，統(tǒng)一會(huì)計(jì)和行政管理。連鎖藥店應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況，建立適合自身財(cái)務(wù)管理的財(cái)務(wù)管理體系，將責(zé)任和利潤(rùn)結(jié)合起來(lái)，利用現(xiàn)代信息技術(shù)進(jìn)行管理，進(jìn)行嚴(yán)格的內(nèi)部審計(jì)和統(tǒng)一核算。利用財(cái)務(wù)資源管理所有連鎖藥店，利用EPR系統(tǒng)和管理信息系統(tǒng)分析連鎖藥店的經(jīng)濟(jì)效益。連鎖藥店應(yīng)從自身實(shí)際出發(fā)，規(guī)范財(cái)務(wù)管理，使財(cái)務(wù)管理更加科學(xué)，把財(cái)務(wù)管理放在關(guān)鍵位置，更好地開展資本運(yùn)營(yíng)，提高企業(yè)整體經(jīng)濟(jì)效益。

一、連鎖藥業(yè)財(cái)務(wù)管理基本內(nèi)容

（一）資金管理

1．總部集中管理資金

資金的管理大權(quán)必須由總部掌控。連鎖藥店選擇值得信任高效率的商業(yè)銀行，每個(gè)藥店不需要將每天收到的所有銷售存入總公司開設(shè)的賬戶[1]。如果出現(xiàn)流動(dòng)性問(wèn)題，公司可以通過(guò)銀行信貸基金和其他手段籌集資金，以控制融資成本和資本運(yùn)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)。

2．總部統(tǒng)一控制費(fèi)用

總部批準(zhǔn)并支付所有藥房分支機(jī)構(gòu)的費(fèi)用，包括所有部門和藥房的工資和日常費(fèi)用。每個(gè)藥店都要節(jié)約成本，主要責(zé)任由商店經(jīng)理承擔(dān)。

3．完善資金管理和內(nèi)部審核制度

公司應(yīng)完善資金管理和內(nèi)部審計(jì)制度，資金管理需要隨著公司的發(fā)展而改進(jìn)。內(nèi)部審計(jì)制度是總部分支機(jī)構(gòu)連鎖監(jiān)督管理的理論基礎(chǔ)。

4．登記注冊(cè)、繳納稅款的統(tǒng)一

連鎖藥店由藥品監(jiān)督管理局批準(zhǔn)，并按照總部要求進(jìn)行登記，連鎖藥店的增值稅由總公司同時(shí)支付。

（二）成本費(fèi)用管理

連鎖藥店的成本管理主要控制總利率、定價(jià)和商品流通?？偛靠刂菩麄鳌⑷耸潞推渌M(fèi)用。商店商品的毛利率按程序計(jì)算，嚴(yán)格控制每家商店的成本，原則上，成本不得超過(guò)原計(jì)劃。如有盈余，可向總行報(bào)告，經(jīng)總行批準(zhǔn)后，可要求支付必要的費(fèi)用。新開一家藥店的成本很高，所以成本必須盡快降低，才能保持在平均成本范圍內(nèi)。

（三）利潤(rùn)管理

每個(gè)連鎖藥店都有自己的會(huì)計(jì)制度，出于利潤(rùn)管理的目的，各會(huì)計(jì)單位分支機(jī)構(gòu)應(yīng)按照相關(guān)計(jì)算程序，將銷售數(shù)量和采購(gòu)價(jià)格上報(bào)會(huì)計(jì)單位進(jìn)行結(jié)算，從總公司自身費(fèi)用中扣除分公司利潤(rùn)，以獲得總利潤(rùn)。

（四）資產(chǎn)管理

1．固定資產(chǎn)的管理

每個(gè)分支機(jī)構(gòu)對(duì)其所有資產(chǎn)進(jìn)行記錄和報(bào)告，其維護(hù)費(fèi)用由其承擔(dān)。固定資產(chǎn)的購(gòu)置、分配和注銷，應(yīng)報(bào)總公司，經(jīng)總行批準(zhǔn)，報(bào)相關(guān)職能部門處理。

2．流動(dòng)資產(chǎn)的管理

流動(dòng)資產(chǎn)主要是指總部提供的商品和易于消費(fèi)的商品?？偣痉种C(jī)構(gòu)交付的貨物，在移交給分公司之前，應(yīng)由總公司承擔(dān)，進(jìn)入商店后，貨物由商店管理，貨物損壞或被盜的，由商店負(fù)責(zé)。

關(guān)于目前在總部倉(cāng)庫(kù)中的資產(chǎn)，必須嚴(yán)格控制貨物在等待分配時(shí)進(jìn)入總部倉(cāng)庫(kù)，加快從總部向各辦事處分配貨物，并盡量減少裝卸過(guò)程中的損壞。對(duì)于進(jìn)入商店倉(cāng)庫(kù)的商品，必須嚴(yán)格控制和加強(qiáng)庫(kù)房管理。

產(chǎn)品結(jié)構(gòu)應(yīng)根據(jù)“二十八”比例原則進(jìn)行相應(yīng)調(diào)整，應(yīng)保持庫(kù)存，以避免銷售瓶頸。根據(jù)實(shí)際銷售情況，合理檢查進(jìn)入庫(kù)比例。大宗采購(gòu)可以降低成本，但盲目訂貨是不科學(xué)的，對(duì)于訂單和采購(gòu)，總經(jīng)理應(yīng)頒布相關(guān)規(guī)定進(jìn)行管理。為了確保貨物訂購(gòu)和采購(gòu)量的合理性，采購(gòu)和訂購(gòu)必須在適當(dāng)?shù)南到y(tǒng)下進(jìn)行。

由于一些商品熱銷，商店會(huì)增加熱銷訂單，流動(dòng)資金將向此傾斜，為使訂單流程標(biāo)準(zhǔn)化，總部確定最小訂單數(shù)量和金額，藥店的存貨通常是銷售額的兩倍[2]?？偛控?fù)責(zé)監(jiān)督商店的訂單和品種，根據(jù)實(shí)際銷售情況管理商店，對(duì)于藥效類似的商品，在規(guī)定的范圍和期限內(nèi)清理貨物，由于庫(kù)存占流動(dòng)資金的很大一部分，公司必須加強(qiáng)庫(kù)存管理，以最大限度地發(fā)揮其效用。

二、醫(yī)藥分銷企業(yè)實(shí)現(xiàn)企業(yè)財(cái)務(wù)管理信息化的多元化意義

（一）促進(jìn)了財(cái)務(wù)管理工作的規(guī)范化，實(shí)現(xiàn)有效審計(jì)的基礎(chǔ)

連鎖藥店財(cái)務(wù)管理信息化的實(shí)施，可以促進(jìn)內(nèi)部財(cái)務(wù)管理的標(biāo)準(zhǔn)化，實(shí)現(xiàn)有效的審計(jì)，財(cái)務(wù)管理信息化，即利用信息資源開展業(yè)務(wù)，避免了人為操作，實(shí)現(xiàn)了業(yè)務(wù)處理流程的內(nèi)部化，實(shí)現(xiàn)了財(cái)務(wù)管理業(yè)務(wù)的標(biāo)準(zhǔn)化。

此外，實(shí)施了財(cái)務(wù)管理信息化，能夠?yàn)檫B鎖藥店有效的內(nèi)部和外部審計(jì)創(chuàng)造條件，財(cái)務(wù)管理信息化能夠整合和簡(jiǎn)化復(fù)雜的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，并為內(nèi)部和外部審計(jì)提供有效的基礎(chǔ)。

（二）提高了管理效率，實(shí)現(xiàn)了市場(chǎng)擴(kuò)容和經(jīng)濟(jì)效益

連鎖藥店實(shí)行財(cái)務(wù)管理信息化，提高管理效率，傳統(tǒng)的人工管理有許多缺點(diǎn)，并且效率低下。財(cái)務(wù)管理信息技術(shù)的采用，使財(cái)務(wù)管理人員擺脫了繁重的財(cái)務(wù)活動(dòng)，更加注重財(cái)務(wù)分析等方面，制藥公司還可以跟蹤藥品隨時(shí)間推移的動(dòng)向，這進(jìn)一步促進(jìn)了藥品市場(chǎng)的擴(kuò)大和多樣化。

（三）有助于形成財(cái)務(wù)管理信息化系統(tǒng)，提高財(cái)務(wù)報(bào)告的真實(shí)性

連鎖藥店財(cái)務(wù)管理采用信息技術(shù)的主要目的是確保財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)處理過(guò)程的效率和財(cái)務(wù)分析數(shù)據(jù)的可靠性，并為決策者提供系統(tǒng)的支持。

當(dāng)然，這一目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)必須要有財(cái)務(wù)報(bào)告的有效支持[3]。財(cái)務(wù)管理信息系統(tǒng)不僅指財(cái)務(wù)部門的記錄，還指財(cái)務(wù)、采購(gòu)、銷售、物流等領(lǐng)域的數(shù)據(jù)和信息的有效整合。連鎖藥店將財(cái)務(wù)管理信息化，將業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)放在每個(gè)單位和流程的總體框架內(nèi)，并以每個(gè)部門提供的相關(guān)信息為基礎(chǔ)，系統(tǒng)處理公司財(cái)務(wù)信息。這一模式將單一財(cái)務(wù)管理的運(yùn)作轉(zhuǎn)變?yōu)槎嗖块T和系統(tǒng)的管理，有助于建立財(cái)務(wù)管理信息系統(tǒng)。

此外，財(cái)務(wù)管理信息化使各藥店之間的信息得以合并，減少了相關(guān)工作人員的錯(cuò)誤率，從而提高了財(cái)務(wù)報(bào)告的可靠性。

三、零售連鎖藥店財(cái)務(wù)管理現(xiàn)狀

（一）零售連鎖藥店對(duì)財(cái)務(wù)部門職責(zé)設(shè)置不合理

目前，零售連鎖藥店的財(cái)務(wù)管理不合理。以100家零售連鎖藥店為例，年?duì)I業(yè)額5億元人民幣，只有五名財(cái)務(wù)人員。其中一名財(cái)務(wù)管理人員全面負(fù)責(zé)公司財(cái)務(wù)部門的管理，三名會(huì)計(jì)負(fù)責(zé)核證采購(gòu)收據(jù)系統(tǒng)中的發(fā)票和文件、庫(kù)存、發(fā)票、各種稅費(fèi)申報(bào)、各種現(xiàn)金和公司收支報(bào)告。

五人全員編制僅確保公司財(cái)務(wù)結(jié)算和報(bào)告及時(shí)完成，公司對(duì)精細(xì)化的財(cái)務(wù)管理、風(fēng)險(xiǎn)管理和庫(kù)存控制以及培訓(xùn)重視太少，公司的經(jīng)營(yíng)狀況沒有得到很好的分析和優(yōu)化，公司的財(cái)務(wù)安全沒有保障。

與此同時(shí)，公司缺乏必要的評(píng)估機(jī)制，財(cái)務(wù)人員缺乏足夠的動(dòng)力，工作上走形式，無(wú)法發(fā)揮有效的監(jiān)管作用。

（二）零售連鎖藥店對(duì)采購(gòu)成本關(guān)注度不夠

在零售連鎖藥店設(shè)立集中采購(gòu)商品的采購(gòu)中心，采購(gòu)過(guò)程中存在若干風(fēng)險(xiǎn)，從采購(gòu)量和短缺率之間的平衡來(lái)看，采購(gòu)部門的目標(biāo)是確保藥店的藥品充足。通常，大量藥品的采購(gòu)不考慮零售網(wǎng)絡(luò)中的具體銷售。因此，實(shí)行集中采購(gòu)會(huì)導(dǎo)致醫(yī)藥網(wǎng)點(diǎn)庫(kù)存過(guò)剩和庫(kù)存積壓等問(wèn)題，庫(kù)存積累不僅增加了公司資金的壓力，也使財(cái)務(wù)管理更加困難，增加了庫(kù)存損失的風(fēng)險(xiǎn)。

（三）零售連鎖藥店庫(kù)存商品管理難度大、力度不夠大

庫(kù)存商品是醫(yī)藥零售網(wǎng)的主要流動(dòng)資產(chǎn)，首先，決定客流量的貨物類型很多。在某些方面，貨物的豐富決定了客流量。為了獲得更多的利潤(rùn)，零售連鎖藥店要為引進(jìn)產(chǎn)品做出巨大的努力，以保證所銷售的藥品滿足客戶的需求。

其次，商品儲(chǔ)存是分散的，零售連鎖藥店的存貨存放在總倉(cāng)庫(kù)和每個(gè)商店之間，并向消費(fèi)者公開展示。購(gòu)買時(shí)，商品信息（包括有效期）已正確輸入信息系統(tǒng)，如果商品從倉(cāng)庫(kù)移動(dòng)到每個(gè)商店進(jìn)行存儲(chǔ)，商品信息也將從信息系統(tǒng)倉(cāng)庫(kù)傳送到商店。

如果貨物銷售給客戶，且賣方輸入采購(gòu)訂單，賣方可以縮短客戶在高峰時(shí)間的等待時(shí)間，而不需要輸入貨物的實(shí)際信息，避免了信息系統(tǒng)中顯示的商品信息與物理信息不一致。因此，為了獲得正確的信息，保持貨物的有效期需要賣方的支持，商店人員的素質(zhì)決定了接近保質(zhì)期、不銷售的藥品數(shù)量。店內(nèi)人員對(duì)藥品關(guān)注，對(duì)顧客的服務(wù)不足，會(huì)給公司帶來(lái)無(wú)法估量的商業(yè)風(fēng)險(xiǎn)和損失。同時(shí)，倉(cāng)儲(chǔ)貨物被放在露天貨架上，也會(huì)增加丟失的風(fēng)險(xiǎn)。

（四）零售連鎖藥店信息化管理水平有待提升

由于行業(yè)特點(diǎn)，有很多零售連鎖藥店存在，然而，隨著藥店規(guī)模的擴(kuò)大，為了滿足藥品需求，藥店網(wǎng)點(diǎn)的數(shù)量越來(lái)越多，藥品庫(kù)存和銷售種類越來(lái)越豐富，藥店的行政成本急劇上升。隨著零售藥店網(wǎng)絡(luò)中對(duì)現(xiàn)有藥品的依賴日益增加，已不能滿足財(cái)務(wù)成本核算和反饋的需求[4]?？偛靠赡軣o(wú)法及時(shí)獲得關(guān)于其分支機(jī)構(gòu)的信息，包括財(cái)務(wù)內(nèi)容，甚至發(fā)生挪用資金等問(wèn)題。

四、完善零售連鎖藥店財(cái)務(wù)管理的具體策略

（一）合理設(shè)置零售連鎖藥店財(cái)務(wù)管理結(jié)構(gòu)

要正確設(shè)置零售連鎖藥店的財(cái)務(wù)管理結(jié)構(gòu)，可以從兩個(gè)方面入手：人員和職責(zé)。總部應(yīng)根據(jù)實(shí)際管理需求和分支機(jī)構(gòu)鏈的規(guī)模合理配置人員，零售連鎖藥店財(cái)務(wù)管理分為三個(gè)領(lǐng)域：財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)、分支機(jī)構(gòu)管理和出納。

以一個(gè)有100家連鎖藥店的企業(yè)為例，除上述四名財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)師和一名出納員外，還要任命三名分行經(jīng)理。財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)人員有足夠的權(quán)力和技能來(lái)整合和分析財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)。商店經(jīng)理負(fù)責(zé)管理不同地區(qū)的商店，從而保證總公司在下游藥店零售網(wǎng)絡(luò)之上擁有強(qiáng)大的財(cái)務(wù)領(lǐng)先地位。

檢查商店的日常銷售和收入，并及時(shí)支付商店的日?，F(xiàn)金，包括倉(cāng)庫(kù)安排、倉(cāng)庫(kù)庫(kù)存、合理提取商店銷售折扣、填寫退貨單據(jù)等。

做好合理的分工，提高更高層次的財(cái)務(wù)信息傳遞效率，及時(shí)、準(zhǔn)確地上傳銷售數(shù)據(jù)，確保企業(yè)損益賬戶的真實(shí)性，為高級(jí)管理人員和各崗位之間的決策提供數(shù)據(jù)支持。職責(zé)和責(zé)任明確，相互關(guān)聯(lián)，以確保資產(chǎn)安全，降低公司資產(chǎn)損失風(fēng)險(xiǎn)，間接提高公司績(jī)效。

除了日常的財(cái)務(wù)控制之外，財(cái)務(wù)管理管理層必須能夠分析、總結(jié)和提出建議，管理者可以通過(guò)會(huì)計(jì)分析和邏輯來(lái)思考其管理的正確性，不僅僅是展示決策的準(zhǔn)確性，而是具有控制優(yōu)化的校正功能。

具體而言，管理人員編制預(yù)算，完善和優(yōu)化計(jì)劃，通過(guò)預(yù)算驗(yàn)證計(jì)劃最初目標(biāo)的可行性，通過(guò)績(jī)效評(píng)估和分析支持管理控制，利用數(shù)據(jù)分析和其他戰(zhàn)略成本分析和戰(zhàn)略規(guī)劃方法，幫助公司制定和實(shí)施戰(zhàn)略，并評(píng)估其可行性。

（二）優(yōu)化采購(gòu)成本

目前，零售連鎖藥店要重視采購(gòu)管理階段的檢查，整合內(nèi)部藥店之間的工作方向，以避免不同藥店的工作目標(biāo)不一致，影響財(cái)務(wù)管理。藥店零售網(wǎng)絡(luò)員工努力銷售現(xiàn)有庫(kù)存，實(shí)現(xiàn)既定的銷售目標(biāo)。兩者的內(nèi)容有一定的聯(lián)系，但也有一定的差異。采購(gòu)部門的目標(biāo)是補(bǔ)充庫(kù)存，而不考慮現(xiàn)有藥品的銷售是否已經(jīng)完成，或者庫(kù)存是否過(guò)剩。

零售連鎖藥店員工的工作目標(biāo)是銷售庫(kù)存藥品，實(shí)現(xiàn)既定的銷售目標(biāo)。他們之間沒有關(guān)于藥品銷售和購(gòu)買成本的交流，導(dǎo)致了一些沖突，采購(gòu)部門購(gòu)買的藥品多于零售需求，庫(kù)存管理不善會(huì)導(dǎo)致藥品過(guò)期、資金浪費(fèi)，并增加零售醫(yī)藥鏈的經(jīng)濟(jì)壓力。

（三）加強(qiáng)零售連鎖藥店庫(kù)存商品管理

為了加強(qiáng)公司庫(kù)存管理和會(huì)計(jì)的標(biāo)準(zhǔn)化，準(zhǔn)確計(jì)算庫(kù)存成本，降低成本，提高盈利能力，公司應(yīng)制定有效的庫(kù)存管理制度，確保公司資產(chǎn)的安全和完整，進(jìn)行賬目核對(duì)和對(duì)賬。財(cái)務(wù)賬目正確反映了存貨的結(jié)算金額和價(jià)值。

首先，藥店每天應(yīng)對(duì)貴重藥品和暢銷商品進(jìn)行隨機(jī)檢查，以確保存貨的準(zhǔn)確性，如有不準(zhǔn)確之處，必須及時(shí)發(fā)現(xiàn)原因并報(bào)告。

其次，定期組織庫(kù)存管理，加強(qiáng)管理培訓(xùn)。使用專用計(jì)數(shù)裝置，掃描貨物代碼，并在計(jì)數(shù)系統(tǒng)中顯示貨物信息，這種庫(kù)存盤點(diǎn)方法縮短了儲(chǔ)存時(shí)間，降低了儲(chǔ)存成本，防止庫(kù)存積壓，提高庫(kù)存質(zhì)量，并確保庫(kù)存數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。不僅要確保庫(kù)存數(shù)量的準(zhǔn)確性，還要包含其他商品信息，如批號(hào)、有效期、制造商等，正確維護(hù)批號(hào)和有效期，滿足監(jiān)管要求，減少損失。

（四）提升信息化管理水平

零售連鎖藥店財(cái)務(wù)管理，尤其要提高信息管理水平。零售藥店的分布給財(cái)務(wù)信息的傳遞帶來(lái)了諸多困難，同時(shí)零售藥店網(wǎng)絡(luò)也在擴(kuò)大，必須采用專業(yè)的信息化方法，及時(shí)跟蹤和控制現(xiàn)有的財(cái)務(wù)收入，確保及時(shí)記錄財(cái)務(wù)收支，防止出現(xiàn)虛假財(cái)務(wù)信息等現(xiàn)象。

此外，零售藥店總部和當(dāng)前管理工作中所有分支機(jī)構(gòu)的管理人員都要認(rèn)識(shí)到信息管理對(duì)財(cái)務(wù)管理的重要性，并在業(yè)務(wù)流程中建立一個(gè)專門的信息管理平臺(tái)，以準(zhǔn)確捕獲各分支機(jī)構(gòu)的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)。在統(tǒng)一的信息平臺(tái)上存儲(chǔ)和分析有助于財(cái)務(wù)人員控制和跟蹤各種財(cái)務(wù)收支，制定合理的支出計(jì)劃，提高預(yù)算編制的科學(xué)性。

零售連鎖藥店中，除了引進(jìn)專業(yè)信息人才，搭建專業(yè)信息共享平臺(tái)，及時(shí)記錄和跟蹤各分公司的運(yùn)行情況外，還應(yīng)注意在信息管理過(guò)程中確定各種人員權(quán)利。

五、結(jié)束語(yǔ)

零售連鎖藥店在中國(guó)處于早期發(fā)展階段，經(jīng)營(yíng)中存在諸多問(wèn)題。由于我國(guó)沒有大型企業(yè)網(wǎng)絡(luò)財(cái)務(wù)管理案例，財(cái)務(wù)管理仍處于探索階段。因此，連鎖藥店要想在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中保持不敗之地，就必須特別重視財(cái)務(wù)管理，提高財(cái)務(wù)管理在企業(yè)治理中的地位。學(xué)習(xí)和借鑒國(guó)外零售網(wǎng)點(diǎn)成功的財(cái)務(wù)管理模式，根據(jù)企業(yè)實(shí)際情況科學(xué)調(diào)整企業(yè)財(cái)務(wù)管理結(jié)構(gòu)，提高企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力和經(jīng)濟(jì)效益。