數(shù)字化背景下高校財(cái)務(wù)預(yù)約報(bào)賬模式研究

陳彩霞 康乙茂

（1．江西科技學(xué)院，江西 南昌 330000）

（2．江西省華公人力資源有限公司，江西 南昌 330000）

隨著數(shù)字技術(shù)的廣泛應(yīng)用和高校財(cái)務(wù)管理的不斷發(fā)展，數(shù)字化背景下的高校財(cái)務(wù)預(yù)約報(bào)賬模式成了一個(gè)熱門研究課題。傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)預(yù)約報(bào)賬方式存在著諸多問(wèn)題，如流程煩瑣、信息不對(duì)稱、報(bào)賬準(zhǔn)確性不高等。同時(shí)，高校財(cái)務(wù)管理面臨著日益增長(zhǎng)的復(fù)雜性和風(fēng)險(xiǎn)，需要一種更加高效、準(zhǔn)確和可靠的財(cái)務(wù)預(yù)約報(bào)賬模式來(lái)滿足其需求。因此，本文旨在研究數(shù)字化背景下高校財(cái)務(wù)預(yù)約報(bào)賬模式，探討其在提高高校財(cái)務(wù)管理效率和準(zhǔn)確性方面的作用。

一、數(shù)字化背景下高校財(cái)務(wù)管理現(xiàn)狀分析

（一）高校財(cái)務(wù)管理的挑戰(zhàn)

高校財(cái)務(wù)管理面臨著復(fù)雜的挑戰(zhàn)。高校的財(cái)務(wù)結(jié)構(gòu)非常復(fù)雜，涉及多個(gè)部門、學(xué)院、項(xiàng)目和資金來(lái)源，需要協(xié)調(diào)和整合各個(gè)部門之間的財(cái)務(wù)活動(dòng)和信息流動(dòng)。預(yù)算限制和資源管理成為重要問(wèn)題，高校需要精確規(guī)劃和決策，確保在有限的預(yù)算和資源下實(shí)現(xiàn)各項(xiàng)活動(dòng)的順利進(jìn)行[1]。

項(xiàng)目資金管理也是一項(xiàng)挑戰(zhàn)，涉及資金的籌措、分配和監(jiān)管，需要透明度和精確性以實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目目標(biāo)。財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)管理是另一個(gè)關(guān)鍵領(lǐng)域，需要建立風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估機(jī)制、制定應(yīng)對(duì)策略并加強(qiáng)內(nèi)部控制，以減少財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)的潛在影響。

技術(shù)與信息系統(tǒng)的發(fā)展也對(duì)高校財(cái)務(wù)管理提出要求，引入新技術(shù)和信息系統(tǒng)可提高數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、效率和安全性。法規(guī)和合規(guī)性要求需要高校遵守國(guó)家和地方的財(cái)務(wù)法規(guī)，包括預(yù)算編制、財(cái)務(wù)報(bào)告、審計(jì)和稅務(wù)等方面的合規(guī)性。

（二）數(shù)字技術(shù)在高校財(cái)務(wù)管理中的應(yīng)用

數(shù)字技術(shù)在高校財(cái)務(wù)管理中扮演著關(guān)鍵的角色，通過(guò)提供各種應(yīng)用和工具，提高了財(cái)務(wù)管理的效率、準(zhǔn)確性和透明度[2]。高?？梢岳秘?cái)務(wù)管理系統(tǒng)，如企業(yè)資源規(guī)劃（ERP）系統(tǒng)或財(cái)務(wù)管理軟件，來(lái)集中管理財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)和流程。數(shù)據(jù)分析和預(yù)測(cè)技術(shù)幫助高校深入分析財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，優(yōu)化預(yù)算分配并做出更準(zhǔn)確的預(yù)測(cè)。管理信息系統(tǒng)整合了財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)和信息，促進(jìn)了部門間的協(xié)作和決策支持，自動(dòng)化審批和工作流程加快了審批速度并提高了整個(gè)財(cái)務(wù)流程的效率。

二、數(shù)字化背景下的財(cái)務(wù)預(yù)約報(bào)賬模式設(shè)計(jì)

（一）預(yù)約模塊設(shè)計(jì)

在數(shù)字化背景下的財(cái)務(wù)預(yù)約報(bào)賬模式設(shè)計(jì)中，預(yù)約模塊的設(shè)計(jì)應(yīng)考慮以下關(guān)鍵要素。用戶界面設(shè)計(jì)需要簡(jiǎn)潔、直觀，提供用戶友好的預(yù)約體驗(yàn)。界面應(yīng)該包含預(yù)約日期和可用的時(shí)間段選擇，同時(shí)提供必要的信息字段，如報(bào)賬類型、金額估計(jì)等[3]。布局應(yīng)清晰，導(dǎo)航流暢，同時(shí)提供相關(guān)提示和幫助信息，以確保用戶能夠輕松完成預(yù)約流程。預(yù)約模塊應(yīng)設(shè)定可預(yù)約的時(shí)間范圍，根據(jù)財(cái)務(wù)部門的安排和需求，確定可用的預(yù)約時(shí)間段，并在預(yù)約模塊中進(jìn)行設(shè)定，這有助于控制預(yù)約的可行性，避免沖突和超出財(cái)務(wù)部門的承載能力。

設(shè)計(jì)預(yù)約規(guī)則和限制也是重要的一環(huán)，可以設(shè)定每個(gè)用戶或部門的預(yù)約次數(shù)限制，設(shè)定時(shí)間段的最大容量，以及預(yù)約時(shí)間的間隔等。這些規(guī)則和限制有助于確保預(yù)約過(guò)程的順利進(jìn)行，避免過(guò)度預(yù)約和沖突。

預(yù)約模塊應(yīng)提供預(yù)約確認(rèn)和通知機(jī)制，確保用戶在提交預(yù)約后收到確認(rèn)信息。自動(dòng)生成的電子郵件或應(yīng)用內(nèi)通知可以包含預(yù)約的詳細(xì)信息和成功提交的確認(rèn)信息。此外，預(yù)約模塊還可以提供提醒功能，提醒用戶在預(yù)約時(shí)間臨近前完成相關(guān)準(zhǔn)備。

為財(cái)務(wù)部門或管理員設(shè)計(jì)一個(gè)后臺(tái)管理界面，使其可以查看和管理所有的預(yù)約是必要的。后臺(tái)界面應(yīng)提供預(yù)約列表、審核功能、調(diào)整預(yù)約時(shí)間、取消預(yù)約等操作，以便財(cái)務(wù)部門對(duì)預(yù)約情況進(jìn)行監(jiān)控和管理，預(yù)約歷史記錄和報(bào)表功能也應(yīng)被納入設(shè)計(jì)，為每個(gè)用戶或部門建立預(yù)約歷史記錄，包括預(yù)約時(shí)間、狀態(tài)和備注等信息。

此外，預(yù)約模塊還應(yīng)提供報(bào)表功能，生成預(yù)約數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)報(bào)告，可用于后續(xù)的分析和決策制定。在預(yù)約模塊的設(shè)計(jì)中，數(shù)據(jù)安全和隱私保護(hù)是不可忽視的，采取必要的安全措施，如數(shù)據(jù)加密、訪問(wèn)控制和備份機(jī)制，以保護(hù)用戶信息和預(yù)約數(shù)據(jù)的安全性。

（二）報(bào)賬模塊設(shè)計(jì)

數(shù)字化背景下的高校財(cái)務(wù)管理中，報(bào)賬模塊設(shè)計(jì)需要考慮以下要素，設(shè)計(jì)報(bào)賬類型和表單，包括差旅費(fèi)、會(huì)議費(fèi)、辦公用品采購(gòu)等。每個(gè)報(bào)賬類型應(yīng)有對(duì)應(yīng)的表單，其中包含必填和選填字段，如費(fèi)用明細(xì)、支出事由等，以確保用戶提供所需信息[4]。同時(shí)設(shè)計(jì)報(bào)賬流程和審批環(huán)節(jié)，報(bào)賬流程應(yīng)包括提交報(bào)賬、審批流程和付款處理等環(huán)節(jié)。

在界面上提供可視化的報(bào)賬進(jìn)度跟蹤，讓用戶了解其報(bào)賬狀態(tài)，并為每個(gè)審批環(huán)節(jié)設(shè)置相應(yīng)的審批權(quán)限和操作。還有附件上傳和管理也是重要的功能，用戶可以上傳相關(guān)支持文件，如發(fā)票、收據(jù)、合同等，與報(bào)賬表單關(guān)聯(lián)。系統(tǒng)應(yīng)支持文件格式驗(yàn)證、大小限制和安全存儲(chǔ)，以確保文件的完整性和隱私保護(hù)。費(fèi)用計(jì)算和合規(guī)性檢查功能也應(yīng)納入設(shè)計(jì)。報(bào)賬表單中應(yīng)設(shè)計(jì)費(fèi)用計(jì)算功能，能夠自動(dòng)計(jì)算報(bào)賬金額、稅金、折扣等。

此外，系統(tǒng)還應(yīng)進(jìn)行合規(guī)性檢查，驗(yàn)證報(bào)賬信息是否符合高校的財(cái)務(wù)政策和規(guī)定，及時(shí)提醒用戶糾正錯(cuò)誤或不合規(guī)的報(bào)賬項(xiàng)。預(yù)算控制和預(yù)警是報(bào)賬模塊設(shè)計(jì)中的關(guān)鍵要素。

系統(tǒng)應(yīng)集成預(yù)算控制功能，使用戶能夠查看相關(guān)預(yù)算信息，并根據(jù)預(yù)算余額進(jìn)行實(shí)時(shí)計(jì)算。當(dāng)預(yù)算達(dá)到或超出預(yù)警閾值時(shí)，系統(tǒng)應(yīng)發(fā)出警告或通知，提醒用戶進(jìn)行預(yù)算調(diào)整或合理安排。數(shù)據(jù)分析和報(bào)表生成功能對(duì)于財(cái)務(wù)管理至關(guān)重要，報(bào)賬模塊應(yīng)提供各類報(bào)表、圖表和導(dǎo)出功能，以便財(cái)務(wù)部門實(shí)時(shí)了解報(bào)賬情況、支出趨勢(shì)和預(yù)算執(zhí)行情況，為決策制定提供支持。

通過(guò)通知和提醒功能，系統(tǒng)可以及時(shí)向用戶發(fā)送報(bào)賬狀態(tài)更新、審批結(jié)果通知和付款處理通知等重要信息。這可以通過(guò)電子郵件、短信或應(yīng)用內(nèi)通知等方式實(shí)現(xiàn)，確保用戶及時(shí)獲得關(guān)鍵信息為了保護(hù)數(shù)據(jù)安全和隱私，系統(tǒng)應(yīng)采取必要的安全措施，如數(shù)據(jù)加密、訪問(wèn)權(quán)限控制和日志記錄。

（三）系統(tǒng)集成與數(shù)據(jù)共享

數(shù)字化背景下的高校財(cái)務(wù)預(yù)約報(bào)賬模式設(shè)計(jì)中，系統(tǒng)集成和數(shù)據(jù)共享是至關(guān)重要的考慮因素。通過(guò)系統(tǒng)集成，將財(cái)務(wù)預(yù)約報(bào)賬模塊與其他相關(guān)系統(tǒng)進(jìn)行無(wú)縫連接，如財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)、人力資源系統(tǒng)和采購(gòu)管理系統(tǒng)等，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的傳輸和共享[5]。這樣可以減少數(shù)據(jù)重復(fù)輸入和人工處理的工作量，提高工作效率和數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性。

同時(shí)，確保各個(gè)系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)共享和標(biāo)準(zhǔn)化，采用統(tǒng)一的數(shù)據(jù)格式和標(biāo)準(zhǔn)，確保數(shù)據(jù)的一致性和準(zhǔn)確性，避免數(shù)據(jù)冗余和不一致的問(wèn)題。設(shè)計(jì)開放的接口，允許系統(tǒng)與外部系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)交換和集成，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)的互操作性。

在數(shù)據(jù)共享和集成過(guò)程中，要確保數(shù)據(jù)的安全性和權(quán)限管理，采取數(shù)據(jù)加密、身份認(rèn)證和訪問(wèn)控制等安全措施，保護(hù)數(shù)據(jù)的機(jī)密性和完整性。同時(shí)，根據(jù)用戶角色和權(quán)限設(shè)置適當(dāng)?shù)臄?shù)據(jù)訪問(wèn)權(quán)限，確保數(shù)據(jù)的合規(guī)性和隱私保護(hù)，確保各個(gè)系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)能夠進(jìn)行同步和實(shí)時(shí)更新，保持?jǐn)?shù)據(jù)的一致性和準(zhǔn)確性。建立數(shù)據(jù)質(zhì)量管理機(jī)制，監(jiān)控和評(píng)估數(shù)據(jù)的質(zhì)量，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、完整性和一致性。

（四）設(shè)計(jì)用戶權(quán)限管理機(jī)制

數(shù)字化背景下的高校財(cái)務(wù)預(yù)約報(bào)賬模式設(shè)計(jì)中，用戶權(quán)限管理機(jī)制是至關(guān)重要的一環(huán)。

首先，需要定義不同用戶角色，如財(cái)務(wù)管理員、部門經(jīng)理和普通員工，以適應(yīng)其工作職責(zé)和需求。

其次，將權(quán)限劃分為不同的層級(jí)，并在每個(gè)層級(jí)中進(jìn)行細(xì)粒度的權(quán)限控制，例如提交報(bào)賬、審批報(bào)賬和查詢報(bào)賬記錄[6]。這樣可以根據(jù)用戶角色的需求，精確控制其對(duì)系統(tǒng)功能和數(shù)據(jù)的訪問(wèn)和操作權(quán)限。角色與權(quán)限之間建立關(guān)聯(lián)，通過(guò)權(quán)限組或權(quán)限標(biāo)簽的方式實(shí)現(xiàn)，使得在分配角色時(shí)，相應(yīng)的權(quán)限自動(dòng)關(guān)聯(lián)給用戶。設(shè)計(jì)支持動(dòng)態(tài)權(quán)限管理的機(jī)制，允許根據(jù)用戶需求和情境進(jìn)行權(quán)限的臨時(shí)調(diào)整。同時(shí)，設(shè)立權(quán)限審批流程，對(duì)敏感權(quán)限的授予和變更進(jìn)行審批，確保權(quán)限的合理分配和避免濫用。

建立權(quán)限變更的日志記錄機(jī)制，對(duì)所有權(quán)限變更進(jìn)行記錄和審計(jì)，以監(jiān)控權(quán)限的使用情況和及時(shí)發(fā)現(xiàn)異常行為。在用戶界面上清晰展示用戶當(dāng)前的權(quán)限和可操作的功能，并采取安全措施保護(hù)數(shù)據(jù)的安全性和隱私。通過(guò)合理的用戶權(quán)限管理機(jī)制，可以確保系統(tǒng)中的各個(gè)用戶在其職責(zé)范圍內(nèi)擁有恰當(dāng)?shù)脑L問(wèn)權(quán)限，保障數(shù)據(jù)的安全性和合規(guī)性。

（五）提供移動(dòng)端支持

數(shù)字化背景下的高校財(cái)務(wù)預(yù)約報(bào)賬模式設(shè)計(jì)中，移動(dòng)端支持至關(guān)重要。為了提供優(yōu)質(zhì)的移動(dòng)端用戶體驗(yàn)，設(shè)計(jì)團(tuán)隊(duì)需要考慮多個(gè)因素。

首先，采用響應(yīng)式設(shè)計(jì)，確保系統(tǒng)界面在移動(dòng)設(shè)備上自適應(yīng)不同屏幕大小和分辨率，以保證用戶在移動(dòng)設(shè)備上能夠方便地進(jìn)行預(yù)約和報(bào)賬操作。

其次，簡(jiǎn)化界面設(shè)計(jì)，突出關(guān)鍵信息和功能，減少不必要的復(fù)雜操作，以適應(yīng)移動(dòng)設(shè)備屏幕的有限空間。同時(shí)，優(yōu)化操作元素，使其易于觸摸操作，提高用戶的操作舒適性和效率。另外，為了應(yīng)對(duì)可能的無(wú)網(wǎng)絡(luò)連接狀態(tài)，設(shè)計(jì)離線模式支持，使用戶能夠在離線環(huán)境下查看已保存的數(shù)據(jù)，并在網(wǎng)絡(luò)恢復(fù)后進(jìn)行同步。

此外，確保系統(tǒng)能夠在主流移動(dòng)操作系統(tǒng)上正常運(yùn)行，提供移動(dòng)支付集成，以及通過(guò)推送通知功能及時(shí)向用戶發(fā)送重要的提醒和狀態(tài)更新信息。在移動(dòng)端設(shè)計(jì)中，強(qiáng)化安全性保障措施，例如設(shè)備認(rèn)證、數(shù)據(jù)加密和用戶身份驗(yàn)證，以確保敏感信息和操作的安全性。

（六）整合電子支付和電子發(fā)票

在數(shù)字化背景下的高校財(cái)務(wù)預(yù)約報(bào)賬模式設(shè)計(jì)中，整合電子支付和電子發(fā)票功能是一項(xiàng)重要舉措。引入電子支付功能，例如與第三方支付平臺(tái)（如支付寶、微信支付等）進(jìn)行集成，使用戶可以通過(guò)移動(dòng)端或網(wǎng)絡(luò)界面直接進(jìn)行支付[7]。這將提供更便捷、安全的支付方式，減少現(xiàn)金交易和傳統(tǒng)銀行轉(zhuǎn)賬的煩瑣過(guò)程。用戶可以直接通過(guò)系統(tǒng)完成財(cái)務(wù)預(yù)約和報(bào)賬后進(jìn)行在線支付，實(shí)現(xiàn)快速、實(shí)時(shí)的資金結(jié)算，同時(shí)整合電子發(fā)票功能，使用戶能夠在完成預(yù)約和報(bào)賬后，自動(dòng)生成和獲取相應(yīng)的電子發(fā)票。

電子發(fā)票可以以數(shù)字形式保存，并提供下載和打印選項(xiàng)，方便用戶進(jìn)行核對(duì)、歸檔和報(bào)銷。此外，電子發(fā)票的生成和管理可以與財(cái)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行集成，實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化的發(fā)票處理和記錄，減少人工操作和錯(cuò)誤。為確保電子支付和電子發(fā)票的安全性和合規(guī)性，設(shè)計(jì)團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)采取相應(yīng)的安全措施。

例如，采用數(shù)據(jù)加密技術(shù)保護(hù)用戶支付信息的傳輸和存儲(chǔ)安全；進(jìn)行身份驗(yàn)證和訪問(wèn)控制，以確保僅有授權(quán)人員可以訪問(wèn)和處理敏感支付和發(fā)票數(shù)據(jù)；遵循相關(guān)法律法規(guī)和稅務(wù)要求，確保電子發(fā)票的合規(guī)性和可信度。

整合電子支付和電子發(fā)票功能將極大地簡(jiǎn)化財(cái)務(wù)管理流程，提高效率和準(zhǔn)確性，用戶可以在完成財(cái)務(wù)預(yù)約和報(bào)賬后，直接通過(guò)系統(tǒng)進(jìn)行支付，并獲得相應(yīng)的電子發(fā)票，無(wú)須額外的手動(dòng)操作和文件交換。這不僅節(jié)省了時(shí)間和成本，還有助于數(shù)字化文檔管理和數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析，提供更便捷和可追溯的財(cái)務(wù)處理方式。

三、數(shù)字化背景下高校財(cái)務(wù)預(yù)約報(bào)賬模式實(shí)施

數(shù)字化背景下高校財(cái)務(wù)預(yù)約報(bào)賬模式的實(shí)施是一個(gè)復(fù)雜而關(guān)鍵的過(guò)程。首先，進(jìn)行需求分析和規(guī)劃階段?？梢耘c高校財(cái)務(wù)部門和相關(guān)利益相關(guān)者合作，了解他們的需求、痛點(diǎn)和期望。詳細(xì)分析現(xiàn)有的預(yù)約報(bào)賬流程，確定數(shù)字化模式所需解決的具體問(wèn)題和目標(biāo)。制定實(shí)施計(jì)劃，并確保合適的資源和預(yù)算的分配。

其次，選擇適合高校需求的財(cái)務(wù)預(yù)約報(bào)賬系統(tǒng)?？紤]系統(tǒng)的功能覆蓋、易用性、安全性和可擴(kuò)展性等因素，并與供應(yīng)商進(jìn)行深入的評(píng)估和討論。選擇具有良好聲譽(yù)和可靠支持的系統(tǒng)，并確保其與高校的業(yè)務(wù)需求和信息技術(shù)環(huán)境相匹配。

最后，進(jìn)行系統(tǒng)定制和配置。根據(jù)高校特定的業(yè)務(wù)流程和需求，對(duì)選定的系統(tǒng)進(jìn)行定制和配置[8]。確保系統(tǒng)能夠滿足高校財(cái)務(wù)部門的具體要求，包括預(yù)約和報(bào)賬流程、審批流程、數(shù)據(jù)字段和報(bào)表等。與供應(yīng)商緊密合作，確保系統(tǒng)按照高校的要求進(jìn)行定制和配置，進(jìn)行數(shù)據(jù)遷移和整合，將現(xiàn)有的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)導(dǎo)入新的系統(tǒng)中，并確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。

同時(shí)，與其他相關(guān)系統(tǒng)（如人力資源系統(tǒng)、采購(gòu)系統(tǒng)等）進(jìn)行數(shù)據(jù)的整合，實(shí)現(xiàn)信息的共享和流程的協(xié)同。確保數(shù)據(jù)遷移過(guò)程順利進(jìn)行，并進(jìn)行充分的測(cè)試和驗(yàn)證。在系統(tǒng)通過(guò)測(cè)試和培訓(xùn)后，將系統(tǒng)正式上線，并提供技術(shù)支持和維護(hù)。

建立專門的技術(shù)支持團(tuán)隊(duì)負(fù)責(zé)接收用戶的問(wèn)題和反饋，并及時(shí)解決和響應(yīng)，持續(xù)監(jiān)測(cè)系統(tǒng)的性能和用戶反饋，并進(jìn)行優(yōu)化和改進(jìn)，定期評(píng)估和改進(jìn)。建立系統(tǒng)監(jiān)測(cè)和評(píng)估機(jī)制定期檢查系統(tǒng)的性能和用戶滿意度。收集用戶反饋和建議，并根據(jù)實(shí)際使用情況進(jìn)行系統(tǒng)的優(yōu)化和改進(jìn)，與高校財(cái)務(wù)部門保持密切合作，確保系統(tǒng)持續(xù)適應(yīng)和滿足他們的需求。

四、結(jié)束語(yǔ)

本研究對(duì)數(shù)字化背景下高校財(cái)務(wù)預(yù)約報(bào)賬模式進(jìn)行了研究。通過(guò)分析高校財(cái)務(wù)管理現(xiàn)狀和挑戰(zhàn)，以及數(shù)字技術(shù)在財(cái)務(wù)管理中的應(yīng)用，提出了預(yù)約模塊設(shè)計(jì)、報(bào)賬模塊設(shè)計(jì)、系統(tǒng)集成與數(shù)據(jù)共享、用戶權(quán)限管理、移動(dòng)端支持、電子支付和電子發(fā)票等關(guān)鍵設(shè)計(jì)要點(diǎn)?？傮w而言，該研究旨在優(yōu)化高校財(cái)務(wù)管理流程，提高效率和便利性。