試論信息資源共享環(huán)境下高校檔案管理共享與共建

張巖　郭曉文

摘 要：隨著信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，我們已經(jīng)正式進(jìn)入現(xiàn)代化社會環(huán)境，高校所應(yīng)用的傳統(tǒng)檔案管理模式顯然已經(jīng)無法滿足當(dāng)前嶄新的教育環(huán)境。為了能夠緊跟時(shí)代的發(fā)展步伐，多方滿足高校教育改革任務(wù)的順利推進(jìn)，則要重新審視原有檔案管理模式中的不足之處，積極引入最新的檔案管理方法，打造共享、共建新模式?；诖?，本篇文章通過分析構(gòu)建檔案信息資源共享模式的重要性，基于我國高校檔案的管理現(xiàn)狀，有針對性地列舉了幾點(diǎn)行之有效的共建、共享對策，其中包括打造檔案管理共建共享的實(shí)現(xiàn)機(jī)制、積極構(gòu)建創(chuàng)新式的信息服務(wù)模式，組建高水平的檔案管理人才隊(duì)伍以及構(gòu)建功能完善的信息安全防范體系等，以供參考。

關(guān)鍵詞：信息資源；共享環(huán)境；高校檔案；檔案管理

中圖分類號：G647.24? 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A? 文章編號：1673-260X（2023）08-0038-04

檔案信息能記錄并反映出高校在各個(gè)時(shí)期中的發(fā)展情況，作為培養(yǎng)優(yōu)質(zhì)人才的重要搖籃，檔案管理工作與當(dāng)代大學(xué)生的知識文化素養(yǎng)、健全人格的形成密切相關(guān)。但由于受到現(xiàn)實(shí)條件的制約，高校原有的檔案管理模式存在較多問題，如檔案管理意識不強(qiáng)、檔案管理制度不健全以及檔案管理數(shù)字化程度不高等等。為了能夠從源頭處著手來改善不足，高校則要運(yùn)用好信息技術(shù)手段，深入挖掘高校檔案的資源價(jià)值，以此來全方位滿足在校師生對于檔案資源的使用需求。在這一目標(biāo)下，高校要加大對檔案資源管理共享與共建模式構(gòu)建的投入力度，從現(xiàn)實(shí)困境著手來尋找優(yōu)化路徑。

1 相關(guān)理念概述

1.1 檔案信息資源管理

檔案信息資源管理是指對檔案館、檔案庫、檔案室等機(jī)構(gòu)中所收集和保存的各類檔案資料進(jìn)行有效管理和利用的過程。

（1）檔案資源的收集與整理

檔案資源的收集主要是針對各種類型的檔案材料，例如文字、圖片、錄音等進(jìn)行收集，并進(jìn)行整理、分類、編目等操作，以方便后續(xù)的管理和利用。

（2）檔案資源的保管與管理

檔案資源的保管是指對已經(jīng)收集整理好的檔案資料進(jìn)行安全、穩(wěn)定的保存。同時(shí)，也要制定規(guī)章制度，建立安全管理機(jī)制和保密機(jī)制，確保檔案的安全性和完整性[1]。

（3）檔案資源的利用與服務(wù)

檔案資源的利用是指對檔案資料進(jìn)行有目的的利用，滿足各類用戶的需求，提供相關(guān)服務(wù)。例如研究人員可以利用檔案資源進(jìn)行學(xué)術(shù)研究，文化工作者可以利用檔案資源進(jìn)行文化創(chuàng)作，政府工作人員可以利用檔案資源進(jìn)行決策分析等。

1.2 信息資源共享

信息資源共享是指將各種類型的信息資源通過網(wǎng)絡(luò)或其他手段進(jìn)行共享的過程。

（1）信息資源的整合與共享

信息資源的整合是指將來自不同數(shù)據(jù)源的信息資源進(jìn)行整合，統(tǒng)一編碼，并形成統(tǒng)一的數(shù)據(jù)格式。信息資源的共享是指將整合后的信息資源通過網(wǎng)絡(luò)或其他手段進(jìn)行共享，使得用戶可以方便地獲取到所需要的信息資源。

（2）信息資源的安全與保護(hù)

信息資源的共享是建立在信息資源安全的基礎(chǔ)上的。因此，需要制定一系列安全措施，例如加密、權(quán)限管理等，確保信息資源不被非法獲取或篡改。

（3）信息資源的利用與創(chuàng)新

信息資源的共享可以為用戶提供更加豐富的信息資源，同時(shí)也可以為用戶提供更加靈活的信息利用方式，例如數(shù)據(jù)挖掘、信息分析等。此外，信息資源共享還可以促進(jìn)信息技術(shù)的創(chuàng)新和發(fā)展，提高社會的整體信息化水平。

2 高校檔案管理中信息資源共享模式構(gòu)建重要性

2.1 提高檔案資源利用效率

高校檔案作為一種重要的歷史文化遺產(chǎn)，對于了解高校的歷史沿革、發(fā)展變化以及學(xué)術(shù)成就等方面具有不可替代的價(jià)值。但是由于高校檔案管理分散、不規(guī)范等問題，導(dǎo)致檔案資源利用效率較低。通過共享與共建，可以將各高校檔案館的檔案資源整合起來，形成一個(gè)檔案資源共享的平臺，提高檔案資源的利用效率，讓更多人了解高校歷史文化[2]。

2.2 降低檔案管理成本

高校檔案管理需要投入大量的人力、物力和財(cái)力，如果每個(gè)高校都單獨(dú)管理自己的檔案資源，勢必會增加管理成本。通過共享與共建，可以實(shí)現(xiàn)檔案資源的互相借閱、數(shù)字化共建、聯(lián)合展覽等方式，進(jìn)一步降低檔案管理成本。

2.3 加強(qiáng)檔案管理規(guī)范化建設(shè)

高校檔案管理面臨著諸多挑戰(zhàn)，如檔案管理制度不規(guī)范、檔案保管不到位等問題。通過共享與共建，可以借鑒各高校檔案館之間的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)和管理模式，促進(jìn)檔案管理規(guī)范化建設(shè)，提升檔案管理水平。

2.4 推動高校歷史文化研究

高校檔案資源不僅具有學(xué)術(shù)價(jià)值，也是歷史文化研究的重要素材。通過共享與共建，可以讓更多學(xué)者利用高校檔案資源進(jìn)行研究，推動高校歷史文化的研究和保護(hù)工作。

高校檔案管理共享與共建的必要性不言而喻。當(dāng)前，各高校檔案館應(yīng)積極參與檔案資源共享與共建，建立統(tǒng)一的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，利用現(xiàn)代信息技術(shù)手段，打造高校檔案資源共享平臺，實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享、互利和共贏。

3 我國高校檔案管理現(xiàn)狀

3.1 檔案管理意識不夠重視

大學(xué)檔案管理工作的理念和管理方式不夠現(xiàn)代化和規(guī)范化，對檔案管理的重要性認(rèn)識不足。由于缺乏必要的檔案管理知識和技能，大學(xué)檔案管理人員在檔案管理過程中存在一些基本問題，如檔案的安排、管理、維護(hù)、歸檔等方面存在不規(guī)范、不科學(xué)的現(xiàn)象，導(dǎo)致檔案管理工作的效率和質(zhì)量較低。

3.2 檔案管理制度不健全

當(dāng)前大學(xué)檔案管理工作缺乏統(tǒng)一的管理制度和規(guī)范，各高校存在管理制度和流程不一致的情況，存在的問題包括：管理制度不完善、標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一、管理手續(xù)不規(guī)范等。這些問題影響了檔案管理工作的正常開展，也為檔案資源的有效利用和共享帶來了很大的障礙。

3.3 檔案數(shù)字化程度不高

當(dāng)前大學(xué)檔案數(shù)字化工作還處于初級階段，數(shù)字化工作的投入不夠，缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。同時(shí)，數(shù)字化后的檔案數(shù)據(jù)質(zhì)量不穩(wěn)定，管理難度大，限制了檔案資源的共享和利用。

3.4 檔案管理工作缺乏資源共享和協(xié)同機(jī)制

各高校之間檔案信息資源共享和協(xié)同機(jī)制不完善，存在相互獨(dú)立的情況。由于各高校之間缺乏有效的檔案信息共享和協(xié)同機(jī)制，導(dǎo)致了資源浪費(fèi)，也限制了檔案資源的有效利用和共享。

3.5 檔案管理工作缺乏專業(yè)人才

當(dāng)前檔案管理領(lǐng)域的專業(yè)人才短缺，尤其是缺乏熟悉數(shù)字化檔案管理的專業(yè)人才。同時(shí)，對于高校檔案管理工作的專業(yè)化、現(xiàn)代化，對專業(yè)人才的需求更為迫切。由于缺乏足夠的人力資源，檔案管理工作面臨著許多困難，檔案管理的共享與共建工作推進(jìn)十分緩慢。

4 完善共建與共享對策

4.1 打造檔案管理共建共享的實(shí)現(xiàn)機(jī)制

高校需要建立多維度、多層次的機(jī)制，以確保檔案信息資源的有效、持續(xù)共享和共建，推動高校檔案管理工作變革。

在構(gòu)建實(shí)現(xiàn)機(jī)制的過程中，首先需要建立檔案管理工作的運(yùn)行保障機(jī)制。這包括利益制衡、法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范等機(jī)制，以確保高校檔案管理共享與共建的有效性和持續(xù)性，避免不當(dāng)利益競爭、信息泄露等問題。例如，建立相關(guān)政策法規(guī)，確立資源共享共建的合法性和合規(guī)性，以及相應(yīng)的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范共享共建過程中的行為準(zhǔn)則，從而保障檔案信息資源共享共建的合理性和合法性[3]。

其次，建立激勵(lì)與合作機(jī)制。高校檔案信息資源并非公共物品，不能隨意獲取，需要建立合作機(jī)制，明確資源共享環(huán)境下各院校的義務(wù)和權(quán)利。為此，可以通過建立聯(lián)合體、共享平臺等機(jī)制，充分利用現(xiàn)有的信息化技術(shù)，促進(jìn)檔案信息資源的交流與共享。同時(shí)，還需要建立相應(yīng)的激勵(lì)機(jī)制，激發(fā)各主體對檔案管理共享與共建的積極性和主動性，如獎(jiǎng)勵(lì)制度、評優(yōu)機(jī)制等，以激勵(lì)各院校積極參與檔案信息資源的共享共建工作。

另外，建立開放共享的機(jī)制。高校檔案信息資源是非常豐富和復(fù)雜的，需要充分利用信息化技術(shù)和開放共享平臺，擴(kuò)大資源共享共建的范圍和渠道。這包括建立數(shù)字化檔案資源共享平臺，提供各種形式的檔案信息資源，如文字、圖片、音頻、視頻等，為廣大用戶提供更加豐富、多樣化的資源共享體驗(yàn)。同時(shí)，還可以建立在線交流平臺，促進(jìn)各主體之間的交流和合作，從而不斷推動高校檔案信息資源的共享共建。

4.2 積極構(gòu)建創(chuàng)新式的信息服務(wù)模式

在高校檔案管理中，創(chuàng)新信息服務(wù)模式非常重要。其中，一種創(chuàng)新信息服務(wù)模式是基于智能化技術(shù)的服務(wù)模式。智能化技術(shù)包括人工智能、自然語言處理、機(jī)器學(xué)習(xí)等，這些技術(shù)可以幫助高校檔案管理者更好地管理檔案信息資源，實(shí)現(xiàn)信息共享，提高管理效率。

另外，高校檔案信息服務(wù)模式還可以采用分布式服務(wù)架構(gòu)。分布式服務(wù)架構(gòu)可以提高高校檔案管理的可擴(kuò)展性和靈活性，使得高校檔案管理可以更好地適應(yīng)不斷變化的信息管理需求。通過分布式服務(wù)架構(gòu)，高校檔案館可以將檔案信息分布在多個(gè)節(jié)點(diǎn)上，提高數(shù)據(jù)的可靠性和可用性，降低出錯(cuò)的風(fēng)險(xiǎn)[4]。

此外，高校檔案信息服務(wù)模式還可以采用云計(jì)算技術(shù)。云計(jì)算技術(shù)可以幫助高校檔案館降低成本，提高效率。云計(jì)算技術(shù)可以提供可擴(kuò)展的計(jì)算和存儲資源，讓高校檔案館可以隨時(shí)隨地訪問檔案信息，從而實(shí)現(xiàn)高效的檔案管理。

最后，高校檔案信息服務(wù)模式中還可以加入人性化設(shè)計(jì)。通過人性化設(shè)計(jì)，可以使高校檔案館的信息服務(wù)更加貼近用戶需求，提高用戶滿意度。例如，可以采用用戶畫像技術(shù)，對用戶進(jìn)行分類和分析，提供個(gè)性化的檔案信息服務(wù)，讓用戶可以更方便地獲取所需的信息。

4.3 加強(qiáng)共享模式的頂層設(shè)計(jì)

4.3.1 建立信息共享平臺

各高校之間建立信息共享平臺，便于信息的交流和共享，減少信息孤島現(xiàn)象，提高信息利用率。該平臺應(yīng)該建立在開放、共享、互聯(lián)互通的基礎(chǔ)之上，采用先進(jìn)的信息技術(shù)手段，實(shí)現(xiàn)各類信息的匯聚、存儲、共享和利用。

4.3.2 制定信息共享標(biāo)準(zhǔn)

為了保證信息共享的質(zhì)量和效益，需要制定相應(yīng)的信息共享標(biāo)準(zhǔn)，包括信息格式、共享方式、共享范圍等。這些標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)該經(jīng)過科學(xué)的論證和實(shí)踐的驗(yàn)證，具有一定的權(quán)威性和可操作性。

4.3.3 加強(qiáng)信息安全保障

信息共享的前提是信息安全，因此需要采取一系列措施加強(qiáng)信息安全保障，包括加強(qiáng)信息加密、身份認(rèn)證、權(quán)限控制、安全審計(jì)等。同時(shí)，還需要建立完善的信息安全管理體系，確保信息共享過程中不泄漏、不損毀、不篡改。

4.3.4 建立信息資源共享機(jī)制

為了推動信息共享的實(shí)現(xiàn)，需要建立信息資源共享機(jī)制，包括信息資源調(diào)查、信息資源目錄、信息資源共享規(guī)則、信息資源審批、信息資源維護(hù)等。這些機(jī)制應(yīng)該符合高校的實(shí)際情況，具有可操作性和可持續(xù)性。

4.4 組建高水平的檔案管理人才隊(duì)伍

高校在提升檔案管理人員的綜合素養(yǎng)方面，應(yīng)該采取全面、系統(tǒng)的措施。首先，可以從招聘入手，設(shè)定更為科學(xué)的人才選拔標(biāo)準(zhǔn)。高校可以結(jié)合實(shí)際工作需求，從專業(yè)素養(yǎng)、職業(yè)道德、工作經(jīng)驗(yàn)等多方面考核招聘人員，保證其具備較為全面的綜合素質(zhì)和專業(yè)知識，更好地勝任檔案管理工作[5]。

其次，高校需要定期組織檔案管理人員參加各種培訓(xùn)和學(xué)習(xí)活動，包括行業(yè)內(nèi)外的研討會、培訓(xùn)課程等，以增強(qiáng)其專業(yè)知識和能力。在培訓(xùn)中，應(yīng)注意提高培訓(xùn)質(zhì)量和實(shí)效性，避免培訓(xùn)過程中的形式主義，注重培訓(xùn)內(nèi)容的實(shí)際操作性，讓檔案管理人員掌握實(shí)用的管理技能和方法。此外，鼓勵(lì)檔案管理人員積極參與學(xué)術(shù)研究、著作編寫等活動，提升其學(xué)術(shù)素養(yǎng)和研究能力，提升專業(yè)水平。同時(shí)，高校還應(yīng)該為檔案管理人員提供更多的職業(yè)發(fā)展機(jī)會和晉升通道，激勵(lì)其不斷提升自身綜合素質(zhì)和能力水平。

最后，加強(qiáng)對檔案管理人員的管理和考核，建立完善的考核制度，對檔案管理人員的工作成果和表現(xiàn)進(jìn)行評價(jià)，為其提供更多的激勵(lì)和支持，讓檔案管理人員有更大的動力和熱情去推進(jìn)檔案管理工作。

4.5 構(gòu)建功能完善的信息安全防范體系

（1）人防方面

提高各參與單位檔案管理人員的信息安全意識、預(yù)防意識、責(zé)任意識以及危機(jī)處理意識。通過定期進(jìn)行信息安全培訓(xùn)和知識普及，加強(qiáng)對敏感信息的保密意識和處理能力，使他們成為安全防范的主動力量。此外，還需要建立相應(yīng)的制度和流程，規(guī)范操作流程，明確權(quán)責(zé)界限，從而防范和預(yù)防各類安全風(fēng)險(xiǎn)。

（2）物防方面

加強(qiáng)設(shè)備和設(shè)施的保護(hù)。這包括加強(qiáng)對檔案存儲設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備等的物理安全保障，例如加強(qiáng)門禁控制、視頻監(jiān)控、設(shè)備防盜等措施。同時(shí)，要加強(qiáng)對敏感信息的訪問控制，確保只有授權(quán)人員才能進(jìn)行訪問，從而防止機(jī)密信息泄露[6]。

（3）技防方面

加強(qiáng)對新技術(shù)的探索。隨著科技的不斷進(jìn)步，信息安全風(fēng)險(xiǎn)也在不斷升級。因此，需要不斷探索適合檔案共建與共享的技術(shù)和工具。例如，可采用云計(jì)算和區(qū)塊鏈技術(shù)進(jìn)行數(shù)據(jù)加密和存儲，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。此外，還需要建立健全的信息安全管理制度和體系，通過制度約束和技術(shù)手段相結(jié)合的方式，實(shí)現(xiàn)對信息的全方位保護(hù)。

4.6 打造用戶反饋系統(tǒng)

首先，通過反饋系統(tǒng)，可以實(shí)現(xiàn)高校檔案信息資源的共享和交流。用戶可以在使用過程中對檔案信息進(jìn)行反饋，提出自己的需求和意見，檔案管理部門可以通過反饋信息了解用戶的需求和意見，更好地為用戶提供服務(wù)。

其次，反饋系統(tǒng)可以幫助高校檔案管理部門了解用戶需求，進(jìn)行精準(zhǔn)的信息資源建設(shè)。通過用戶的反饋信息，高校檔案管理部門可以更加深入地了解用戶的需求和利用情況，進(jìn)行精細(xì)化的信息資源建設(shè)，提高高校檔案信息資源的利用效率和價(jià)值。

再次，反饋系統(tǒng)可以提升高校檔案管理部門的服務(wù)質(zhì)量。通過反饋系統(tǒng)收集用戶的需求和反饋，高校檔案管理部門可以及時(shí)跟進(jìn)用戶的問題，提高服務(wù)效率和質(zhì)量，增強(qiáng)用戶的滿意度[7]。

最后，反饋系統(tǒng)可以促進(jìn)高校檔案信息資源的不斷改進(jìn)和更新。通過反饋系統(tǒng)，高校檔案管理部門可以持續(xù)關(guān)注用戶的需求和意見，及時(shí)對檔案信息資源進(jìn)行更新和改進(jìn)，提高檔案信息資源的實(shí)效性和價(jià)值，保持其在高校信息化建設(shè)中的重要地位。

5 結(jié)論及建議

綜上所述，高校檔案管理共享和共建是實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享的重要途徑。在這個(gè)過程中，需要考慮資源整合、統(tǒng)籌規(guī)劃和協(xié)調(diào)合作等因素，以便更好地促進(jìn)高校檔案信息資源共享的發(fā)展。然而，這是一個(gè)長期性和系統(tǒng)化的工程，需要實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)是多元的，因此不應(yīng)抱有一蹴而就的想法。

隨著時(shí)代的變遷和科技的進(jìn)步，高校檔案管理模式正在逐漸升級和改進(jìn)?，F(xiàn)如今，高校檔案管理已經(jīng)不再是簡單的收集、整理和保管，而是更注重于檔案信息的價(jià)值挖掘和應(yīng)用。同時(shí)，新型的、高效的資源共享體系也在逐漸建立，這將有助于將各高校內(nèi)部的檔案信息資源整合起來，并為社會各領(lǐng)域提供更加便捷和高效的服務(wù)。然而，要建立這樣一個(gè)完善的資源共享體系和模式，并不是一件容易的事情。需要我們不斷地完善和探索。此外，需要加強(qiáng)高校檔案管理工作人員的專業(yè)素養(yǎng)和技能培訓(xùn)，提高他們應(yīng)對各種挑戰(zhàn)和需求的能力。我們還應(yīng)當(dāng)積極發(fā)掘和利用新的技術(shù)手段和工具，如人工智能、大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等，以提高高校檔案信息資源共享的質(zhì)量和效率。

總之，高校檔案管理共享和共建是一個(gè)不斷發(fā)展和完善的過程。只有通過不斷探索和實(shí)踐，才能實(shí)現(xiàn)更好的檔案信息資源共享和服務(wù)。

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