論當(dāng)下設(shè)計(jì)院工程檔案管理的機(jī)遇與挑戰(zhàn)

1 設(shè)計(jì)院工程檔案管理現(xiàn)狀

設(shè)計(jì)院的工程檔案主要是圖紙。 此外，還包括在設(shè)計(jì)咨詢過程中產(chǎn)生的咨詢報(bào)告、方案設(shè)計(jì)，初步設(shè)計(jì)文本、計(jì)算材料，照片、錄音、錄像等聲像資料，榮譽(yù)證書、獎杯、獎牌，等等。 近年來，許多設(shè)計(jì)院在從事傳統(tǒng)工程設(shè)計(jì)業(yè)務(wù)的同時，也在積極開拓新的工程建設(shè)運(yùn)作方式和組織模式，向工程項(xiàng)目總承包、項(xiàng)目管理、技術(shù)咨詢與管理服務(wù)等相關(guān)的業(yè)務(wù)領(lǐng)域進(jìn)軍。 隨著設(shè)計(jì)院向工程公司轉(zhuǎn)型， 科技檔案也由原來的設(shè)計(jì)檔案向工程檔案轉(zhuǎn)變。 檔案管理內(nèi)容的變化必然對檔案管理提出新的要求，對檔案管理的范圍、深度等要求也愈來愈高。

設(shè)計(jì)院技術(shù)資料的收集、鑒定、整理、保存、利用、統(tǒng)計(jì)是科技質(zhì)量管理工作的一個環(huán)節(jié)。 一些企業(yè)通過ISO 9000 質(zhì)量體系認(rèn)證，將檔案管理工作納入質(zhì)量管理體系，使之在制度建設(shè)、資金保證、人員配備上都有了很大的提升。 目前，許多大型工程設(shè)計(jì)企業(yè)科技檔案的管理已形成制度化和規(guī)范化， 而一些中、小型企業(yè)由于種種原因，科技檔案管理的意識、手段都有待增強(qiáng)與提高，有些企業(yè)甚至則還停留在“看攤守堆”的階段。 主要體現(xiàn)在：歸檔的檔案的不完整、不系統(tǒng)；文件材料不符合檔案質(zhì)量要求；保管期限不明確，銷毀鑒定制度不完善；沒有充分發(fā)揮檔案統(tǒng)計(jì)作用；紙質(zhì)檔案缺乏數(shù)字化管理等方面。這都說明運(yùn)用傳統(tǒng)方式來檔案管理已經(jīng)難以滿足企業(yè)發(fā)展的需要。

2 工程設(shè)計(jì)檔案管理的難點(diǎn)

工程設(shè)計(jì)檔案管理的難點(diǎn)主要表現(xiàn)為一些企業(yè)沒有建立健全的檔案管理制度，更沒有形成檔案管理體系。 工程設(shè)計(jì)項(xiàng)目往往具有的設(shè)計(jì)周期短， 同一時間段進(jìn)行的設(shè)計(jì)項(xiàng)目數(shù)量比較多，項(xiàng)目完工時間長短不一等特點(diǎn)。 工程檔案的歸檔時間往往要在工程結(jié)束之后才能進(jìn)行， 而技術(shù)人員往往同時參與幾個項(xiàng)目的設(shè)計(jì)任務(wù)，這些都容易導(dǎo)致檔案的信息不完整，為檔案信息的利用帶來很大的困難。 由于市場競爭等原因，工程設(shè)計(jì)項(xiàng)目的工期往往較為緊張。 一個項(xiàng)目的設(shè)計(jì)任務(wù)，需要多專業(yè)配合、協(xié)作。 在工程項(xiàng)目的設(shè)計(jì)、實(shí)施過程中，從項(xiàng)目負(fù)責(zé)人到技術(shù)人員，對設(shè)計(jì)進(jìn)度和質(zhì)量更為重視，往往忽視對工程設(shè)計(jì)活動所產(chǎn)生的文件材料進(jìn)行收集、整理，這也將直接影響檔案的質(zhì)量。 在項(xiàng)目實(shí)施過程中，經(jīng)常會出現(xiàn)多次修改、變更，有些文件甚至在施工現(xiàn)場就完成了洽商、更改，這部分資料尤為零散、隨機(jī)，往往因各種原因而難以歸檔。 因而，收集齊全、完整的技術(shù)資料歷來是工程設(shè)計(jì)檔案的難點(diǎn)問題。

設(shè)計(jì)院的檔案管理人員大多數(shù)沒有工程設(shè)計(jì)、 施工的經(jīng)歷，對工程檔案的產(chǎn)生背景和過程都不太了解，同時工程設(shè)計(jì)人員對檔案的管理制度缺乏了解、對技術(shù)資料重使用輕收集，對其設(shè)計(jì)、 施工過程中產(chǎn)生的檔案整理又很難做到科學(xué)、規(guī)范，這都造成工程檔案質(zhì)量不高，歸檔不全，難以充分發(fā)揮檔案的作用。

3 設(shè)計(jì)院開發(fā)檔案資源的重要性

工程檔案（尤其設(shè)計(jì)圖紙）是設(shè)計(jì)院中最常用、最有效利用的信息資源。 檔案系統(tǒng)中收錄了各種以項(xiàng)目為單位的設(shè)計(jì)依據(jù)性文件（如地質(zhì)勘探水文資料、可行性研究批復(fù)、超限高層審查批復(fù)等）、設(shè)計(jì)咨詢合同、設(shè)計(jì)圖紙、質(zhì)量記錄、竣工驗(yàn)收資料等。 它記錄了項(xiàng)目從確立建設(shè)到竣工完成的全過程，是公司生產(chǎn)經(jīng)營、質(zhì)量管控、成本核算、人力管理等日常工作的具體體現(xiàn)，它見證了項(xiàng)目以及企業(yè)發(fā)展的全過程。 以中國中元國際工程有限公司（以下簡稱“中國中元”）為例，它的檔案管理工作是以工程檔案為主要目標(biāo)。 項(xiàng)目檔案（尤其是圖紙）占據(jù)了其90%以上的庫存資源。 通過綜合知識管理平臺與出圖系統(tǒng)的無縫連接， 將設(shè)計(jì)圖紙和工程文本文件自動納入知識系統(tǒng)當(dāng)中，實(shí)現(xiàn)了檔案的自動歸檔與分類整理。 檔案工作人員通過系統(tǒng)進(jìn)行流程審核， 保證入庫的技術(shù)資源符合檔案管理制度的要求，使之規(guī)范有序，更便于查詢、利用，更容易使其轉(zhuǎn)化為知識。 檔案資源中有大量顯性知識和隱性知識，運(yùn)用傳統(tǒng)管理方式和技術(shù)手段不可能將其中所蘊(yùn)含的知識全部挖掘出來。 檔案知識對于提升科技質(zhì)量管理水平、 合理利用人力資源、提高經(jīng)營決策效率、培養(yǎng)員工成長等方面而言都是一筆巨大的財(cái)富。 我們應(yīng)該充分利用現(xiàn)代化技術(shù)手段，建立相應(yīng)的管理機(jī)制，對它們進(jìn)一步開發(fā)、利用，使其發(fā)揮更大作用。

4 信息技術(shù)、數(shù)字化發(fā)展給工程檔案管理帶來挑戰(zhàn)和機(jī)遇

從20 世紀(jì)90 年代初開始， 中國中元就采用探索利用信息系統(tǒng)進(jìn)行檔案管理。 當(dāng)時采用的是單機(jī)版檔案管理系統(tǒng)，即CS 系統(tǒng)（由原機(jī)械工業(yè)部編制），當(dāng)時僅僅實(shí)現(xiàn)了檔案的目錄級管理，方便了檔案查找。 但是檔案的具體內(nèi)容和內(nèi)在的聯(lián)系難以體現(xiàn)。 當(dāng)時，工程設(shè)計(jì)檔案的管理主要是整理、存儲、查閱和復(fù)制現(xiàn)有資料。 同時，由于同一時期還存在多信息系統(tǒng)（中國中元同時期還上線了OA 等系統(tǒng)），數(shù)據(jù)管理分散、許多資料分別存儲在不同系統(tǒng)，由不同部門管理。 隨著時間的推移，企業(yè)內(nèi)部機(jī)構(gòu)的變化和人員流動， 導(dǎo)致一些有價(jià)值的數(shù)據(jù)遺失。 隨著工程設(shè)計(jì)企業(yè)信息化推進(jìn)，中元上線了運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)管理的檔案管理系統(tǒng)，即BS 系統(tǒng)。同時，還建設(shè)多媒體數(shù)據(jù)庫和設(shè)計(jì)圖紙庫。 通過對CAD 圖紙、錄音、錄像、照片和其他類型載體檔案的收集、整理，特別是對CAD 圖紙的拆分、入庫工作使設(shè)計(jì)院的檔案工程從傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理向多介質(zhì)管理轉(zhuǎn)變。 通過檔案信息系統(tǒng)，提升了檔案的檢索、利用速度，使檔案管理較之傳統(tǒng)紙質(zhì)管理階段更為快捷、實(shí)用。

隨著人工智能、云計(jì)算、云存儲、區(qū)塊鏈等新一代信息技術(shù)的產(chǎn)生、應(yīng)用，對各行各業(yè)都產(chǎn)生了巨大的影響。 設(shè)計(jì)院作為科技型企業(yè)，對新技術(shù)的使用必然走在前列。 例如：BIM 技術(shù)的推廣與應(yīng)用， 將傳統(tǒng)的工程設(shè)計(jì)與施工管理等工作由二維向三維變化。 這必然導(dǎo)致工程檔案從二維的管理向三維轉(zhuǎn)變。 工程設(shè)計(jì)運(yùn)用的技術(shù)、方式的數(shù)字化、多樣化，必然導(dǎo)致其形成的檔案信息海量化、多元化。 這對工程設(shè)計(jì)檔案的收集、鑒定、整理、保管、檢索利用及其統(tǒng)計(jì)等工作都提出了新的要求。

設(shè)計(jì)院檔案管理工作從傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件的管理到面對多介質(zhì)、多專業(yè)、多種技術(shù)產(chǎn)生的海量檔案數(shù)據(jù)，其管理意識、制度建設(shè)、資金配備都應(yīng)隨之改變。 同時，它也對檔案人員的職業(yè)素養(yǎng)提出了更高的要求。 檔案管理模式的改變又要求檔案管理的機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員的知識結(jié)構(gòu)、管理能力隨之做出相應(yīng)的調(diào)整與提升。

在工程設(shè)計(jì)行業(yè)，知識管理還處于起步階段。 一些企業(yè)對知識管理的概念、技術(shù)和方法都不太了解，不知如何入手開展知識管理工作。 具體來說，就是知識管理的組織架構(gòu)與相關(guān)制度還未建立、健全；人員配備及運(yùn)行模式還在摸索；知識的分類體系、工作標(biāo)準(zhǔn)、管理流程、激勵機(jī)制還不明晰；全員參與的意識還不具備，自然很難形成知識共享的文化氛圍。

中國中元的知識管理系統(tǒng)基本上是10 年前開始建設(shè)的，基本實(shí)現(xiàn)了工程設(shè)計(jì)資料的自動收集、鑒定整理、分類入庫等初步功能，但是知識管理的作用還遠(yuǎn)未發(fā)揮出來。 在“沉淀、共享、學(xué)習(xí)、利用、創(chuàng)新”幾個階段中，知識沉淀做得較好，能夠部分利用知識資源，基本上還停留在收集、鑒定以及利用階段，在知識的學(xué)習(xí)和科技創(chuàng)新方面做得還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠。 通過綜合知識管理平臺與公司其他系統(tǒng)的聯(lián)通，知識成果的收集、整理與存儲已經(jīng)自動完成，但是在知識的融合、推送和創(chuàng)新方面還在摸索階段。

許多企業(yè)的知識管理都是“一把手工程”。 公司高層領(lǐng)導(dǎo)，由科技、人力、信息等職能部門推進(jìn)，上線一套IT 信息系統(tǒng)。各職能部門根據(jù)日常工作建立工作流程和資源存儲標(biāo)準(zhǔn)。 部門與部門之間條塊分割， 根據(jù)不同角色和權(quán)限可以查詢部分文件。這種知識管理的辦法重點(diǎn)在“存”而不在“用”。各職能單位注重本部門工作范圍內(nèi)的管理， 沒有從項(xiàng)目管理和技術(shù)服務(wù)的角度出發(fā)，缺乏與生產(chǎn)部門和其他職能部門的溝通，更缺乏數(shù)據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)化管理，使之產(chǎn)生的信息不規(guī)范、不完整、不準(zhǔn)確。 即使將這些“碎片化”、階段性的數(shù)據(jù)收集在一起，也很難對相關(guān)的工程實(shí)現(xiàn)“項(xiàng)目畫像”，更不用說挖掘其中蘊(yùn)藏的潛在知識，發(fā)揮知識管理持久、廣泛的作用了。

傳統(tǒng)的知識管理軟件大都源于文檔管理系統(tǒng)， 有一些甚至就是原有檔案管理系統(tǒng)的升級與改版。 這些軟件往往采取模塊生產(chǎn)和批量銷售的模式，主要目的是保存內(nèi)容，很難顧及企業(yè)發(fā)展目標(biāo)、使用習(xí)慣和用戶的當(dāng)前需求。 對于企業(yè)的個性化需要更是其標(biāo)準(zhǔn)化設(shè)計(jì)和生產(chǎn)難以滿足的。 這些軟件往往很難具備支持不同企業(yè)的不同知識應(yīng)用的功能， 難以達(dá)到知識管理的預(yù)期效果。

在日常工作中，知識管理的作用往往是隱性的，很多管理者和技術(shù)人員很難感覺到知識管理對于自身工作的幫助，往往沒興趣參與知識管理工作。 生產(chǎn)部門忙于趕工期、抓質(zhì)量，不可能抽出時間去專門去做知識管理。 職能部門忙于各自日常工作，沒有精力去進(jìn)行知識分類、提取、推廣、分享等“額外”工作，因而這部分工作任務(wù)就留給了檔案管理部門。 信息爆炸的時代，越來越多的途徑和方式可以獲取到國內(nèi)外、本專業(yè)、本行業(yè)前沿而海量的外部知識， 因而就會出現(xiàn)雖然設(shè)計(jì)院存儲了大量的項(xiàng)目信息，專業(yè)知識，但難以得到充分挖掘和利用的現(xiàn)象。 這種現(xiàn)象在許多企業(yè)都是普遍存在。

5 結(jié)語

知識管理是與科技創(chuàng)新相輔相成的。 創(chuàng)新源于知識，知識蘊(yùn)藏創(chuàng)新。 目前，設(shè)計(jì)院的知識管理距離科技創(chuàng)新還有一定距離的。 知識管理主要體現(xiàn)在提高設(shè)計(jì)師工作效率和設(shè)計(jì)技能、協(xié)作辦公和簡化工作流程等方面，關(guān)注的只是當(dāng)下的實(shí)用性，而對于發(fā)揮知識的潛能以及推陳出新等方面，做得還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠。