信息時代高校財務(wù)網(wǎng)上報銷模式優(yōu)化思路

李蕓

［摘 要］高校規(guī)模擴(kuò)張，資金收支大幅增加，報銷業(yè)務(wù)數(shù)量和難度也逐漸增加，越來越多的高校開始實行網(wǎng)上審批報銷的財務(wù)報銷模式，突破了當(dāng)面審批、柜臺報銷的時空限制，大大提高了財務(wù)工作效率。隨著智慧校園建設(shè)的推進(jìn)，財務(wù)網(wǎng)上報銷也面臨一些新的問題。高校應(yīng)結(jié)合科學(xué)的管理理念，借助先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，以服務(wù)師生為落腳點，在政策宣傳、系統(tǒng)完善、流程優(yōu)化、網(wǎng)絡(luò)鞏固等方面創(chuàng)新優(yōu)化網(wǎng)上報銷的思路，實現(xiàn)業(yè)務(wù)流程一體化，系統(tǒng)操作智能化，財務(wù)管理信息化，切實推進(jìn)智慧校園的建設(shè)。

［關(guān)鍵詞］高校；網(wǎng)上報銷；信息管理平臺；流程優(yōu)化

doi：10.3969/j.issn.1673-0194.2023.13.012

［中圖分類號］F810.6；F232 ［文獻(xiàn)標(biāo)識碼］A ［文章編號］1673-0194（2023）13-0043-04

0? ? ?引 言

從面對面窗口式報銷模式到現(xiàn)在大力推廣的網(wǎng)上審批報銷模式，師生普遍反映的“報銷煩瑣、報銷困難”一直是高校財務(wù)管理中關(guān)注度極高卻未能根本解決的問題。隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的運用領(lǐng)域拓展和運用程度加深，高校的管理工作逐步轉(zhuǎn)向數(shù)字化和信息化，其中財務(wù)管理模塊是校園信息化建設(shè)的重點之一。高校應(yīng)當(dāng)抓住機遇，充分利用信息技術(shù)，積極創(chuàng)新財務(wù)報銷模式，主動探索網(wǎng)上報銷的優(yōu)化途徑，實現(xiàn)業(yè)務(wù)流程一體化、系統(tǒng)操作智能化、財務(wù)管理信息化。

1? ? ?高校傳統(tǒng)財務(wù)報銷模式的弊端

1.1? ?傳統(tǒng)報銷模式的類型

高校傳統(tǒng)的財務(wù)報銷模式主要有三類：窗口式報銷、投遞式報銷、網(wǎng)上預(yù)約式報銷。需要說明的是，這里所說的網(wǎng)上預(yù)約式報銷不等同于網(wǎng)上審批報銷模式，預(yù)約式僅僅指報銷人通過網(wǎng)上預(yù)約系統(tǒng)預(yù)約將要報銷的時間和報銷類型。預(yù)約式和投遞式報銷模式在一定程度上緩解了報銷人現(xiàn)場排隊的困境。這些模式的共同點就是所有業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)全部在線下完成，包括事前申請、票據(jù)附件整理、報銷單填寫、領(lǐng)導(dǎo)審批、財務(wù)審核、資金支付，以及后期的會計憑證整理［1］。

1.2? ?傳統(tǒng)財務(wù)報銷模式的弊端

1.2.1? ?脫離預(yù)算管理，預(yù)算超支現(xiàn)象頻發(fā)

財務(wù)核算系統(tǒng)獨立運行，與預(yù)算系統(tǒng)、其他職能部門的業(yè)務(wù)系統(tǒng)之間無關(guān)聯(lián)，而且財務(wù)核算在經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的最末端，無法實現(xiàn)財務(wù)預(yù)算管控功能。學(xué)校負(fù)責(zé)人無法實時了解各部門及整個學(xué)校的預(yù)算執(zhí)行情況，到年底時預(yù)算超支現(xiàn)象頻發(fā)，審計問題凸顯［2］。

1.2.2? ?業(yè)務(wù)流程煩瑣，工作效率低下

對報銷人來說，繁多的紙質(zhì)票據(jù)及附件需要歸類整理，分類填寫單據(jù)，審批環(huán)節(jié)復(fù)雜，反復(fù)被退單；對財務(wù)人員來說，審核支付、賬務(wù)處理工作量大，尤其是年終決算封賬前，與師生的正面沖突增多，耗時耗力，財務(wù)人員缺乏學(xué)習(xí)新知識、提升專業(yè)技能的時間和機會，嚴(yán)重影響工作效率［3］。

1.2.3? ?信息傳遞滯后，容易產(chǎn)生誤解

高校財務(wù)報銷存在多頭管理現(xiàn)象，不同類型經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)涉及不同職能部門，報銷標(biāo)準(zhǔn)非財務(wù)部門單獨制定，由此造成文件落實有偏差、信息傳遞不及時等問題。此外，報銷人通常都是非財務(wù)人員，他們?nèi)鄙倭私庳攧?wù)知識的渠道，對財務(wù)知識了解甚少。這些都會造成退單率居高不下、報銷矛盾激化等問題。

2? ? ?網(wǎng)上報銷模式在高校財務(wù)管理中的應(yīng)用分析

網(wǎng)上審批報銷是目前高校財務(wù)報銷的發(fā)展趨勢，也將是主流模式。其主要依托互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，在會計電算化發(fā)展的基礎(chǔ)上，以財務(wù)信息管理系統(tǒng)為基礎(chǔ)平臺，實現(xiàn)網(wǎng)上填單、數(shù)據(jù)傳輸、網(wǎng)上審簽、電子分單、財務(wù)審核、電子支付的有機結(jié)合［4］。

2.1? ?業(yè)務(wù)流程

財務(wù)信息管理平臺融合了網(wǎng)絡(luò)報銷、收入查詢、經(jīng)費查詢、預(yù)算管理等業(yè)務(wù)系統(tǒng)模塊。一般業(yè)務(wù)流程為：報銷人登錄財務(wù)信息管理平臺，進(jìn)入網(wǎng)上報銷模塊，根據(jù)不同的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)類別選擇不同的報銷錄入入口，選擇對應(yīng)的經(jīng)費支出項目，填寫經(jīng)濟(jì)事項和報銷有關(guān)信息，整理并上傳相關(guān)票據(jù)附件或其他需要提交的報銷材料，由系統(tǒng)自動判斷推送至各級負(fù)責(zé)人進(jìn)行線上審批，待各級審核無誤后報銷人打印相關(guān)報銷單據(jù)，與原始票據(jù)附件一起遞交至審核柜臺，再進(jìn)行支付。如審核不通過，報銷人可根據(jù)退單理由及提示進(jìn)行信息更正、補充，重新發(fā)起報銷申請。各環(huán)節(jié)都可通過網(wǎng)絡(luò)或者短信提示，對報銷人、審批人進(jìn)行業(yè)務(wù)操作提醒。

報銷人可同時在線查詢報銷業(yè)務(wù)的進(jìn)度和審核情況、個人收入情況（報銷勞務(wù)收入到賬情況），各部門負(fù)責(zé)人可實時了解管理權(quán)限范圍內(nèi)的項目經(jīng)費預(yù)算及執(zhí)行情況。

2.2? ?相較于傳統(tǒng)報銷模式的優(yōu)勢

網(wǎng)上審批報銷模式是高校會計管理的一個重大變革，提升了高校財務(wù)管理綜合水平，促進(jìn)了財務(wù)管理信息化發(fā)展。

2.2.1? ?實現(xiàn)了資源共享，加強了預(yù)算管理

預(yù)算系統(tǒng)與網(wǎng)絡(luò)報銷系統(tǒng)的模塊對接，將預(yù)算經(jīng)費管理貫穿于經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的事前預(yù)算、事中審核、事后監(jiān)督全過程，對超預(yù)算指標(biāo)的報銷業(yè)務(wù)進(jìn)行預(yù)警并禁止操作，有效控制了超預(yù)算支出的現(xiàn)象。各級負(fù)責(zé)人能夠?qū)崟r了解權(quán)限范圍內(nèi)的預(yù)算支出情況，提升了財務(wù)核算和預(yù)算執(zhí)行的公開性和透明度，保證了學(xué)校預(yù)算績效管理的良性發(fā)展。

2.2.2? ?降低了財務(wù)風(fēng)險，強化了學(xué)校內(nèi)控

綜合考慮學(xué)校各類經(jīng)費審批管理辦法，在網(wǎng)絡(luò)報銷系統(tǒng)初始設(shè)置時期將審批權(quán)限和審批流程規(guī)范化、程序化，報銷人發(fā)起報銷有效遏制了人為干預(yù)審批行為，一定程度上分散了財務(wù)風(fēng)險，有助于學(xué)校內(nèi)控建設(shè)的完善。

2.2.3? ?規(guī)范了業(yè)務(wù)流程，提升了財務(wù)服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)水平

網(wǎng)上審批報銷突破了地域和時間的限制，減少了正面沖突，有利于師生合理安排時間，極大地減少了報銷人單據(jù)填寫錯誤、簽批難、排隊難的問題，方便審批人隨時隨地審批或查詢，財務(wù)人員也不再受排隊長龍的壓力。通過系統(tǒng)設(shè)置，對各類經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)報銷手續(xù)和附件要求形成固定格式要求，規(guī)范了報銷流程，降低了因報銷附件問題退單的概率。

2.3? ?存在的主要問題

綜合考慮學(xué)校各項經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，網(wǎng)報系統(tǒng)還是存在“重管理，輕服務(wù)”的問題，還有優(yōu)化提升的空間。

2.3.1? ?業(yè)務(wù)系統(tǒng)相對獨立，系統(tǒng)功能單一化

學(xué)校各職能部門分管不同的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，不同類型的報銷業(yè)務(wù)在報銷審批環(huán)節(jié)上存在差異，如設(shè)備采購、工程維修、勞務(wù)費審批發(fā)放等，還有涉及多部門聯(lián)合審批的經(jīng)費支出，而且多種業(yè)務(wù)系統(tǒng)之間脫節(jié)無連通，影響財務(wù)報銷審批的整體進(jìn)度。

就財務(wù)部門內(nèi)部而言，網(wǎng)絡(luò)審批、財務(wù)核算、資金支付各系統(tǒng)之間也未完全實現(xiàn)對接。網(wǎng)簽單據(jù)還得通過財務(wù)核算系統(tǒng)進(jìn)行人工制單；再加上國庫集中支付系統(tǒng)的獨立性和對資金支付安全要求的特殊性，資金支付環(huán)節(jié)仍顯得滯后拖沓；會計檔案歸集整理仍沿用全手工模式。

2.3.2? ?報銷信息不對稱，單據(jù)返工時有發(fā)生

財務(wù)制度一直以來存在種類多、范圍廣、更新快的特點，報銷人非財務(wù)工作者，無法像財務(wù)人員那樣及時、主動地熟悉各種報銷政策要求。即使財務(wù)部門提煉并宣傳報銷要點和熱點，但仍有部分老師因各種原因未及時關(guān)注，尤其是同時承擔(dān)教學(xué)任務(wù)、科研任務(wù)或行政工作任務(wù)的教師，只有到了需要報銷的時候才倉促準(zhǔn)備，常常因為附件缺失、單據(jù)不合規(guī)等原因被退單［5］。

2.3.3? ?系統(tǒng)操作性有待加強，師生體驗感不佳

網(wǎng)上審批報銷系統(tǒng)在高校的投入使用還處在起步階段，系統(tǒng)界面的操作仍存在缺乏人性化設(shè)計的缺點，師生們很容易對各種操作產(chǎn)生誤解；對各種財務(wù)術(shù)語理解不當(dāng)，把握不到審核關(guān)鍵點，常常會為同一類型的報銷業(yè)務(wù)反復(fù)咨詢，既降低了師生體驗感，又增加了財務(wù)人員的工作量。

2.3.4? ?紙質(zhì)會計資料管理成本大，重復(fù)工作增加

網(wǎng)上審批報銷沒有徹底擺脫紙質(zhì)單據(jù)，只是利用網(wǎng)報系統(tǒng)將報銷單填寫、領(lǐng)導(dǎo)審批等環(huán)節(jié)由線下搬到線上，部分報銷信息傳輸至財務(wù)核算系統(tǒng)。審批結(jié)束后，報銷人仍需將整套會計資料打印、收集、整理，再投單至財務(wù)部門，財務(wù)人員對紙質(zhì)單據(jù)復(fù)審后進(jìn)行賬務(wù)處理、資金支付、憑證歸檔。單據(jù)傳遞、返單、移交過程中，容易發(fā)生丟單等問題。

3? ? ?高校優(yōu)化網(wǎng)上報銷模式的新思路

3.1? ?加強政策宣傳和人員培訓(xùn)

提高思想認(rèn)識，加大宣傳力度，增加師生對財務(wù)報銷有關(guān)政策法規(guī)的認(rèn)知和了解，提高各層面人員對網(wǎng)絡(luò)報銷系統(tǒng)的接受度和使用率。

一方面對師生定期開展財經(jīng)政策、報銷制度、業(yè)務(wù)流程、系統(tǒng)操作等有關(guān)財務(wù)方面的專題培訓(xùn)，轉(zhuǎn)變報銷理念。豐富培訓(xùn)內(nèi)容，拓展培訓(xùn)渠道，走進(jìn)學(xué)院，跟師生面對面交流，通過展板、校園網(wǎng)、微信公眾號等多種方式宣講法規(guī)和操作說明。

另一方面對財務(wù)人員加強專業(yè)培訓(xùn)。采用多元化學(xué)習(xí)方式，通過小組討論、集中學(xué)習(xí)、實操鞏固等形式，提升財務(wù)人員的綜合素質(zhì)，打造一支高素質(zhì)、高水平、標(biāo)準(zhǔn)化的財務(wù)團(tuán)隊。定期收集整理師生的體驗反饋，總結(jié)管理經(jīng)驗，將服務(wù)精神融入財務(wù)管理中，以更好地提升財務(wù)服務(wù)水平。

3.2? ?完善網(wǎng)上審批報銷系統(tǒng)的操作功能

結(jié)合財務(wù)信息化建設(shè)，充分開發(fā)財務(wù)信息管理平臺功能，優(yōu)化網(wǎng)絡(luò)報銷系統(tǒng)操作，滿足師生多層次需求。增加操作界面可視性浮窗提醒或在線咨詢小助手，師生在錄入界面不必臨時翻閱各種報銷手冊說明。增加需單獨說明的特殊事項審批環(huán)節(jié)，避免事后補充各類報銷材料。增加多部門聯(lián)合審批功能，解決同一經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)涉及多部門管理、多項目經(jīng)費支出問題［6］。

3.3? ?優(yōu)化經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)整體流程

從學(xué)校整體層面強化內(nèi)部控制建設(shè)，從源頭上優(yōu)化整體業(yè)務(wù)流程，強化預(yù)算管控。將預(yù)算控制前移至采購或勞務(wù)發(fā)放的源頭，改變“事先預(yù)算、事中控制、事后審計”的傳統(tǒng)管理理念，實現(xiàn)各業(yè)務(wù)系統(tǒng)全面對接網(wǎng)報系統(tǒng)，協(xié)調(diào)、關(guān)聯(lián)、融合各職能部門的需求，將不同的業(yè)務(wù)操作按照不同業(yè)務(wù)需求細(xì)化至操作環(huán)節(jié)的最基本需求。構(gòu)造事前申請、費用支出、財務(wù)報銷、資金支付的業(yè)務(wù)閉環(huán)，將網(wǎng)報系統(tǒng)與電子發(fā)票平臺、公務(wù)卡等外部系統(tǒng)，以及預(yù)算系統(tǒng)、人事系統(tǒng)、固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)、財務(wù)核算系統(tǒng)等內(nèi)部系統(tǒng)一體化集成，實現(xiàn)師生“一次性錄入”業(yè)務(wù)操作［7］。

例如，教師因為科研工作需求，計劃用個人橫向科研經(jīng)費購置一臺價值五千元的設(shè)備。在確認(rèn)橫向科研經(jīng)費時，將預(yù)算細(xì)化和預(yù)算項目在預(yù)算系統(tǒng)中初始化，同時將數(shù)據(jù)傳輸至各相關(guān)業(yè)務(wù)系統(tǒng)；將校內(nèi)采購系統(tǒng)與網(wǎng)上報銷系統(tǒng)和財務(wù)核算系統(tǒng)對接，教師在采購界面申請采購時，選擇需要支出的預(yù)算項目、經(jīng)濟(jì)科目，然后按照采購管理的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行采購的審批；完成采購審批后，即可下單、購置、獲取票據(jù)，收到貨后進(jìn)行線上資產(chǎn)驗收；完成驗收后，教師可通過點擊一鍵同步，即可將前期的網(wǎng)上采購申請、電子發(fā)票、電子驗收單同步傳輸?shù)骄W(wǎng)上報銷系統(tǒng)，由系統(tǒng)自動提交審批、財務(wù)分單等工作，最后由財務(wù)核算系統(tǒng)提取網(wǎng)上報銷系統(tǒng)審批后的信息，進(jìn)行財務(wù)處理。教師不需要因為一件采購事項，登錄不用的界面重復(fù)錄入類似的信息。

3.4? ?鞏固網(wǎng)絡(luò)信息安全建設(shè)

財務(wù)管理對網(wǎng)絡(luò)安全的要求很高，網(wǎng)上審批報銷是對校園網(wǎng)絡(luò)安全建設(shè)的重大考驗之一。高校應(yīng)重視網(wǎng)上業(yè)務(wù)辦理的流程監(jiān)控，加強各環(huán)節(jié)的電子化管理。

建立有針對性的防范機制，預(yù)防財務(wù)風(fēng)險。不斷完善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，確保硬件系統(tǒng)性能穩(wěn)定，做好日常維護(hù)和數(shù)據(jù)備份。積極構(gòu)建防火墻系統(tǒng)，防止財務(wù)信息和個人信息被竊取、篡改，防范病毒攻擊。在申請、審批、查詢等各環(huán)節(jié)進(jìn)行業(yè)務(wù)管理和權(quán)限設(shè)置，加強風(fēng)險防范，確保數(shù)據(jù)安全。建立嚴(yán)格的網(wǎng)絡(luò)安全使用操作流程，對網(wǎng)站的使用規(guī)則、后期維護(hù)、系統(tǒng)升級以及相關(guān)人員的職責(zé)權(quán)限做出明確的規(guī)定。

4? ? ?結(jié)束語

高校在進(jìn)行智慧校園建設(shè)的進(jìn)程中，有必要對財務(wù)體系的業(yè)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行智慧化升級，轉(zhuǎn)變財務(wù)管理理念，不斷優(yōu)化網(wǎng)上報銷模式，探索現(xiàn)代化報銷手段，實現(xiàn)財務(wù)系統(tǒng)管理需求與服務(wù)理念的融合，既可以提高資金安全水平，又可以提高財務(wù)服務(wù)質(zhì)量，進(jìn)一步提升高校財務(wù)綜合管理能力。

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