新形勢下高校財務報銷問題探究

于 瑤

（作者單位：魯迅美術學院）

一、研究背景

隨著大數(shù)據(jù)、人工智能和財務信息化的快速發(fā)展，當前的財務報銷模式已無法滿足新形勢下高校發(fā)展的需求。當前，高校存在財務報銷流程復雜煩瑣、業(yè)務往來信息不對稱、規(guī)范化管理不強等問題，使得財務報銷耗時過長，工作效率低下，不利于高校長期發(fā)展。隨著大數(shù)據(jù)、人工智能等新興技術的深入和普及，財務人員逐步意識到通過大數(shù)據(jù)實現(xiàn)數(shù)據(jù)信息的集成、共享，通過人工智能軟件實現(xiàn)票據(jù)識別、分類，能夠提高財務信息化水平，對縮短報銷時間、提高報銷效率具有重要意義。當前，國內至少有上千家企業(yè)通過運用財務機器人實現(xiàn)縮減人力成本、提高工作效率的目標。大數(shù)據(jù)、人工智能等新興技術在財務領域的應用已進入智能化新階段。高校更應轉變思維方式，通過技術手段，完善報銷流程、實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享、加強規(guī)范管理，推動高校財務報銷模式轉型，促進高校長遠發(fā)展。

二、高校財務報銷存在的主要問題

（一）業(yè)務流程不通暢

1.部門間協(xié)作流程不通暢

高校部門間很多交叉業(yè)務的流程需要梳理，以財務處與科研處、人事處間的協(xié)作為例，當前橫向科研報銷過程如下：科研處進行申報、立項→資金到位、財務收款→財務人員根據(jù)收款銀行流水、項目人提供的合同，開票、報稅→財務根據(jù)收款流水、合同、科研項目號進行財務立項、確認收入并分配至項目經費→扣除項目管理費、相關稅費，在結存余額范圍內進行報銷。但是在實際報銷中，出現(xiàn)了兩種極端現(xiàn)象。一種是教師在得知項目資金到賬后，急于咨詢財務人員扣除稅費后的剩余金額，進行全額報賬。由于尚未開票，或者是剛剛開票，受納稅周期的影響，財務人員只能根據(jù)稅率情況提供估計數(shù)值，容易引發(fā)報賬雙方的不良情緒。另一種是教師報賬拖沓。隨著高校職稱評聘的日趨激烈，教師橫向課題的數(shù)量激增。當前，高校人事部門以財務的收款流水為教師職稱評聘項目的依據(jù)，這就使得部分教師在資金到賬后不急于開票、報銷。財務部門因沒有相應人員提供合同而無法進行開票、報稅、財務立項、對收入進行賬務處理等工作。待到年末，財務部門對各項未入賬收入統(tǒng)計核實后，就會出現(xiàn)扎堆開票的情況。一方面加大了開票人員的年底工作量，另一方面高校每月的開票張數(shù)、金額有限制，導致出現(xiàn)跨年度開票的情況。此外，對于橫向課題科研管理費的收取，當前財務部門采用的方式是年末統(tǒng)一對當年的財務立項進行賬務處理。科研立項與財務立項存在時間差，使得財務當年計提的管理費并不全面，因為立項時間不同，財務人員在下一年很可能計提的是上一年部分項目的管理費，不利于財務部門對項目的宏觀管理和把控。

2.報銷流程不通暢

高校當前的報銷流程為報銷人粘貼原始票據(jù)、填制財務報銷單→相關領導簽字→財務審核?？此坪唵蔚膱箐N流程，實則問題重重。首先，部分高校在填制票據(jù)環(huán)節(jié)，報銷人取得原始票據(jù)后急于走報銷流程，缺乏對發(fā)票上單位、稅號信息的核對，對發(fā)票真?zhèn)?、重復性的檢查，歷盡“艱辛”取得領導簽字后，在財務審核環(huán)節(jié)發(fā)現(xiàn)存在上述錯誤，報銷人不得不重新走報銷流程，延長了業(yè)務辦理時間。其次，在領導簽字環(huán)節(jié)，每張發(fā)票除經辦人簽字外，還需要上級領導或跨部門會簽，金額達到一定數(shù)額需要主管院長簽字等。以上任何一個環(huán)節(jié)中，一旦相關領導有外出計劃，都會使報銷流程停滯[1]?？v使領導無外出計劃，原始票據(jù)數(shù)量很大，漏簽的情況也時有發(fā)生。此外，跨校區(qū)業(yè)務辦理，也會延長報銷時間。以L 學校為例，L學校有沈陽、大連兩個校區(qū)，其中雙一流項目的報銷必須有在沈陽校區(qū)負責統(tǒng)管雙一流項目的領導簽字。為了規(guī)范項目管理，財務處要求同一項目不得同時在兩校區(qū)報銷，這就使得大連校區(qū)的雙一流項目報銷如果選擇在沈陽報銷，要么大連教師前往沈陽，要么委托他人報銷；如果選擇在大連報銷，也勢必要經由沈陽校區(qū)領導簽字，業(yè)務辦理極其不便。最后，在財務審核環(huán)節(jié)，除業(yè)務分類、金額等常規(guī)錯誤外，經常會出現(xiàn)報銷人缺少合同、缺少會議文件、缺少固定資產增加單等情況。若能在前期填制憑證環(huán)節(jié)就予以提示，將大大提升報銷效率。

（二）缺少信息共享

1.缺少部門間信息共享

部分高校財務部門與人事部門缺少信息共享。首先，在日常報銷中，在職員工的勞務費稅金計算需要與工資掛鉤，而信息不共享使得稅金無法及時計算，增加了業(yè)務辦理時間。其次，財務部門與國資處缺少信息共享[2]。在固定資產購置業(yè)務報銷中，經常出現(xiàn)已在國資處登記的固定資產未在當月實際報賬，導致兩部門月末對賬時數(shù)額不等。再次，財務部門與各教學單位缺少信息共享。如果沒有特意記錄，教學單位不能及時了解本部門經費及所涉項目經費的使用情況，很難做到統(tǒng)籌規(guī)劃，合理分配，容易造成項目超支或結余等。此外，財務部門每天的資金往來頻繁，除了支付業(yè)務，還會收到很多不明來源的款項。財務人員憑借業(yè)務經驗，首先會根據(jù)對方單位進行初步判斷，分類為橫向課題、縱向課題，但對項目具體的信息只能通過詢問科研處等部門進行了解。隨著高?？蒲许椖繑?shù)量的遞進式增長，通過逐一詢問來了解項目情況，大大降低了財務工作效率，不利于當前的財務管理。

2.缺少個人信息共享

高校財務部門在日常工作中，經常會面臨教職工詢問個人工資信息、個人項目結余情況、個人報銷付款狀態(tài)等問題。本著服務意識，財務人員都會進行耐心地解答，與此同時，也不得不放下手頭工作，嚴重影響工作效率。

（三）缺乏規(guī)范化管理

1.報銷規(guī)章制度有待完善

當前高校報銷制度中規(guī)則條目眾多，非財務人員很難明晰各項規(guī)則。以高校差旅費報銷為例，受邀參展、項目調研、培訓學習等經濟事項補助發(fā)放規(guī)定不同，需要具體問題具體分析。出差地的住宿費標準也大不相同，如果不提前了解相關規(guī)定，很容易出現(xiàn)超支自費的情況。一些教師為了規(guī)避上述風險，會選擇先行咨詢，填制報銷單后請財務人員檢查，確定無誤后，找領導簽字，然后再到財務部門報銷的做法。這就造成財務人員需對同一經濟業(yè)務處理兩次，大大降低工作效率。此外，合同簽訂履行也是報銷中出錯率比較高的環(huán)節(jié)。如不以高校名義而以二級單位名義簽署合同，實際付款方式與合同約定付款方式截然不同等，都需要二次返工。

2.財務信息化水平不高

一方面，發(fā)票的連號問題讓財務人員備受困擾。根據(jù)規(guī)定，同一家單位發(fā)票達到一定金額，須簽訂合同，才予以報銷。但在實際報銷中，部分教師為了不簽合同，會對發(fā)票進行蓄意拆分，把金額控制在須簽訂合同的標準限額內，多次報銷，加大了財務人員的審核工作量。財務人員受業(yè)務量大、報銷人有意增加報銷時間間隔的影響，很難對蓄意拆分的發(fā)票進行識別。另一方面，查詢以前年度憑證的情況時有發(fā)生。對于憑證的細節(jié)查詢，則需要翻閱紙質版的原始憑證。報銷人如若需要查詢具體的某一張報銷發(fā)票，會計人員只能粗略鎖定范圍，翻閱憑證進行查詢，極大地耗費了人力資源。

（四）人員水平和能力有待提高

1.財務人員專業(yè)水平有待提高

同為財務報賬人員，其對會計知識的掌握程度不同，理解也會有所不同。這就導致同一報銷事項，不同財務人員報銷口徑不一致[3]。如對于差旅費報銷，很可能會出現(xiàn)不同財務人員對補助天數(shù)、金額的計算不同，容易引發(fā)報銷人產生意見。

2.報銷人員財務能力有待提高

報銷人多為教學部門教師，對財務制度、規(guī)則缺乏了解。如購買大量教學材料，報銷人先行墊付，不用公務卡結算，或以尚未辦理公務卡、不了解財務規(guī)則為由，期望于當次報銷過關的現(xiàn)象時有發(fā)生。財務人員出于職業(yè)要求不予通過，報賬雙方容易引發(fā)口角。

三、高校財務報銷問題的應對措施

（一）梳理、完善業(yè)務流程

1.梳理部門間協(xié)作流程

以橫向課題為例，為了避免報銷人跨流程報賬或拖沓報賬，財務處應與科研處、人事處重新制訂流程方案，科研處在統(tǒng)計科研項目申報、立項環(huán)節(jié)，應及時告知相關負責人，一旦財務收款，應立即向財務人員提供合同，進行開票處理。人事部門應完善職稱評聘的相關規(guī)則，以財務開票為教師橫向科研統(tǒng)計的依據(jù)。對于科研項目管理費，科研處應在年末為財務處提供本年度所有立項名單，財務人員通過比對科研立項與財務立項情況，將科研已立、財務未立的項目篩選出來，留存底單，在下一年統(tǒng)一處理。

2.完善財務報銷流程

財務報銷在各個環(huán)節(jié)都存在一些問題，為了更好地適應大數(shù)據(jù)、人工智能、信息化的快速發(fā)展，引入新技術，完善報銷流程十分必要。

首先，報銷人對所有原始票據(jù)進行拍照上傳，財務部門在報銷環(huán)節(jié)中引入光學字符識別（Optical Character Recognition，OCR）技術[4]，通過對票據(jù)文字識別，進行初步檢驗。檢驗發(fā)票上的單位名稱和稅號是否正確、電子發(fā)票是否重復使用，通過與稅務平臺的業(yè)務對接，檢驗發(fā)票真?zhèn)巍Ｈ绻嬖趩栴}則退回。其次，通過票據(jù)文字識別，系統(tǒng)對報銷業(yè)務智能分類、自動填報。在此環(huán)節(jié)，財務人員可以根據(jù)業(yè)務情況，在智能分類、填報的基礎上，進行系統(tǒng)設定，自動彈出是/否選項。例如，對于固定資產類別，報銷人需選擇是/否已經登記固定資產，上傳固定資產增加單，資產驗收單；如果是會議費、培訓費，報銷人需選擇是/否上傳會議、培訓通知或文件；如果金額達到一定額度，報銷人需選擇是/否上傳采購合同、詢價單等。通過系統(tǒng)設定，報銷人可以初步判斷上傳的材料是否齊全，最大限度地在領導簽字、財務審核前糾正錯誤。再次，材料齊全后，進行線上領導簽字。各級領導可以通過手機、電腦登錄系統(tǒng)，及時審核各項業(yè)務，避免公事外出、跨校區(qū)簽字而導致報銷滯后。最后，在各級領導簽字后，報銷人在系統(tǒng)上打印各級領導簽字信息，將全部紙質票據(jù)遞交財務部門。在票據(jù)審核中，如存在問題，財務人員需標明原因，票據(jù)退回；如準確無誤，則對已檢驗過的票據(jù)進行電子存儲。由于財政一體化平臺付款中指標文號的選擇直接影響了入賬的會計科目，因而選擇先行付款。支付成功后，系統(tǒng)將付款結果反饋給報銷人。與此同時，將賬務系統(tǒng)、報銷系統(tǒng)、支付系統(tǒng)實現(xiàn)信息聯(lián)動，自動生成對應憑證。對于特殊業(yè)務，進行人工處理。

（二）構建財務信息化共享平臺

首先，財務部門與外部關聯(lián)機構實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享。將財務報賬系統(tǒng)與稅務系統(tǒng)對接，可以驗證發(fā)票真?zhèn)?；將財務報賬系統(tǒng)與財政一體化平臺對接，可以實現(xiàn)支付信息的自動導入；將財務賬務系統(tǒng)與報賬系統(tǒng)、財政一體化平臺對接，可以快速生成各類憑證等。其次，財務部門與學校各部門實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享。將財務處與人事處對接，實現(xiàn)工資與勞務費的統(tǒng)一查詢和管理，通過公式設計，及時計算個人所得稅金額；將財務處與國資處對接，及時核對固定資產登記情況，保證賬賬相符；將財務處與各教學單位對接，教學單位可以查詢本部門所涉經費使用情況，統(tǒng)籌規(guī)劃項目用途；將財務處與科研處對接，財務處可以及時明晰收入來源，科研處能及時查詢項目進賬情況，采取措施推進項目執(zhí)行進度等。最后，財務部門與個人實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享。個人通過系統(tǒng)，可以查詢工資信息、項目經費使用情況、報銷進度、報銷付款情況，減少人工咨詢環(huán)節(jié)，提高雙方工作效率。

（三）加強規(guī)范化管理

一方面，完善財務報銷規(guī)章制度。隨著高校報銷內容的不斷豐富和相關要求的增多，現(xiàn)有的規(guī)章制度很難涵蓋所有細節(jié)，因而需要重新制定一套適應當前報銷形勢的規(guī)章制度。此外，由于規(guī)章制度表達上較為官方，內容較長，報銷人很難通讀全文。財務部門可以總結一套簡化版的報銷規(guī)則，通俗地對常規(guī)性業(yè)務進行說明，使得報銷人對報銷材料、標準等要求一目了然。另一方面，提高財務信息化水平。通過引入OCR 技術，對連號發(fā)票進行有效識別，最大限度避免報銷人對發(fā)票蓄意拆分。通過OCR 技術與電子存儲系統(tǒng)[5]，全面提高財務信息化管理水平，高效查詢各年度原始憑證。

（四）全面提高人員財務能力和水平

為更好應對大數(shù)據(jù)、人工智能、財務信息化的快速發(fā)展，一方面，財務人員應加強自我認知，自覺學習財務政策文件，更新業(yè)務知識，提高財務信息化水平。財務部門應加強對本部門人員的培訓，使有關人員加深制度理解、明晰報銷規(guī)范，統(tǒng)一報銷口徑。同時，通過定期輪崗等方式，全方位掌握業(yè)務知識，逐步由財務會計向管理會計過渡。另一方面，財務人員應定期對報銷人員進行培訓，通過宣傳手冊、PPT 材料等形式介紹報銷規(guī)則及新形勢下財務報銷的流程變化，為報銷人員答疑解惑。