房地產(chǎn)檔案管理存在的問題及其優(yōu)化措施

文/毛萍

隨著經(jīng)濟的發(fā)展，房地產(chǎn)產(chǎn)權交易更加活躍，成交量越來越多，房地產(chǎn)檔案的利用更加頻繁，因此必須要做好針對房地產(chǎn)檔案所進行的管理工作。但就目前來看，房地產(chǎn)檔案管理還存在諸多有待解決的問題。本文在分析房地產(chǎn)檔案管理問題的基礎上，提出了行之有效的優(yōu)化措施

在城市建設與管理的過程中，房地產(chǎn)檔案是非常重要的部分，其不但是確認房地產(chǎn)產(chǎn)權的重要依據(jù)，同時還是關鍵的檔案信息源。隨著經(jīng)濟的發(fā)展，房地產(chǎn)企業(yè)對房地產(chǎn)檔案資料的管理有了更高的重視程度，但由于缺乏足夠的管理人員，再加上管理能力較差，導致檔案管理工作無法達到預期目標。有鑒于此，如何才能夠最大程度地發(fā)揮房地產(chǎn)檔案資料管理的作用，是實現(xiàn)房地產(chǎn)行業(yè)長遠發(fā)展的關鍵所在。

一、房地產(chǎn)檔案管理的重要性

隨著我國經(jīng)濟發(fā)展速度的加快，當前房地產(chǎn)行業(yè)受到了越來越高的重視，在對房地產(chǎn)進行開發(fā)的整個過程中，往往會產(chǎn)生各種文檔資料，如施工過程中各個環(huán)節(jié)的記錄、工程項目竣工階段的驗收資料等，這些文檔資料能夠反映出房地產(chǎn)項目各方面的實際情況，是房地產(chǎn)項目中不可缺少的重要部分[1]。具體而言，在房地產(chǎn)項目竣工驗收的過程中，必須要具有完整的房地產(chǎn)檔案資料，倘若相關資料缺乏真實性，不但會導致竣工驗收難以順利進行，還將會對房地產(chǎn)項目的質量造成直接影響。此外，房地產(chǎn)檔案本身也有著極其關鍵的價值，真實且完整的房地產(chǎn)檔案，可以為房地產(chǎn)項目的開發(fā)和建設提供充分指導，并且還能夠為其他同類項目提供參考。房地產(chǎn)檔案管理的具體情況可見表1所示：

表1 房地產(chǎn)檔案管理的具體情況

二、房地產(chǎn)檔案管理存在的問題分析

1.檔案管理意識薄弱

許多房地產(chǎn)企業(yè)在項目施工建設的過程中，都未真正意識到房地產(chǎn)檔案管理對于房地產(chǎn)項目的重要意義，大都只想盡快地完成項目，缺乏對檔案管理的重視，因此不會在此方面給予太多的投入。在檔案資料的管理中，信息技術的應用發(fā)揮了很大的作用，但對房地產(chǎn)檔案資料的管理并沒有認識到這一點，所應用的信息技術較為落后，也沒有大范圍地對其進行普及，使得檔案管理缺乏信息化[2]。在進行房地產(chǎn)項目開發(fā)時，企業(yè)更愿意把資金投入到項目的建設中，而忽視檔案管理，使得許多檔案資料遺失，對整個房地產(chǎn)項目的開發(fā)與建設造成了負面影響。

2.檔案管理質量有待提升

在對房地產(chǎn)項目檔案資料進行管理時不深入，對檔案資料的收集往往不夠完整，造成大量檔案資料文件的缺失。此外，部分隱蔽的項目得不到有效的記錄，在此情況下，檔案資料記錄文件也就無法準確、具體地體現(xiàn)出項目的實際質量，影響了檔案資料的質量。對此，國家出臺了相關的項目檔案管理規(guī)定，并通過相關的規(guī)范性文件來制定標準，如《城市房地產(chǎn)權屬檔案管理辦法》《建設工程文件歸檔規(guī)范》等，但企業(yè)對制度的落實不夠，大都只是簡單地學習制度，不會在實際項目中嚴格執(zhí)行，因此限制了檔案管理工作效果的發(fā)揮。

3.檔案管理人員業(yè)務水平有待提高

檔案管理人員業(yè)務能力的高低決定著房地產(chǎn)檔案管理工作的整體水平。許多檔案管理人員都未經(jīng)過專業(yè)培訓，業(yè)務素質與專業(yè)技能較差。與此同時，在開展房地產(chǎn)項目的過程中，通常不會安排專門的人員來負責檔案資料的管理，對檔案管理人員不夠重視。此外，雖然近年來科學技術的發(fā)展速度越來越快，但能夠熟練掌握相關計算機技術的人員并不多，這就對檔案管理的信息化、數(shù)字化發(fā)展造成了阻礙，一些工作人員在管理檔案時習慣于以人工的方式開展工作，不但缺乏對各種先進技術的應用，并且效率也相對較低，容易影響到后期對檔案的查閱。

三、房地產(chǎn)項目檔案管理的優(yōu)化措施

1.提高對房地產(chǎn)檔案管理的重視

在開展房地產(chǎn)項目時，相關企業(yè)一定要充分意識到檔案管理的重要性，認識到檔案管理對房地產(chǎn)項目的積極作用，加大對檔案管理的投入力度，將其作為一項重要工作來進行[3]。在進行房地產(chǎn)項目的歸檔工作時，應整理好相關的合同、委托書、檢測方案等資料，因為要進行歸檔的資料數(shù)量較多，所以需要在檔案管理當中投入更多的資金，保證此項工作的開展可以具有更加充足的資金支持，從而為檔案管理的信息化與自動化發(fā)展提供更好的條件，進一步提高管理的效果。在進行管理時采取自動化的技術，建立房地產(chǎn)檔案管理平臺，通過此平臺來實現(xiàn)對檔案管理效率的提高。（見圖1）

圖1 房地產(chǎn)檔案管理平臺管理過程

2.提高房地產(chǎn)檔案管理的質量

對房地產(chǎn)項目而言，房地產(chǎn)檔案管理有著非常重要的參考價值，所以，在對房地產(chǎn)項目檔案資料實施管理時，必須要嚴格根據(jù)有關的標準與規(guī)范，不但要管理好檔案資料，還需要收集更多有價值的檔案資料，從而有效地提高房地產(chǎn)檔案管理的質量。在房地產(chǎn)項目竣工后，會產(chǎn)生相應的竣工圖紙，通過竣工圖紙可以對房地產(chǎn)項目的實際情況有一定的了解，這也是房地產(chǎn)項目建設中的重要內(nèi)容。所以，一定要重視對竣工圖紙的驗收和整理工作，保證做到完整歸檔，從而給后續(xù)項目的施工提供幫助。

3.做好對房地產(chǎn)檔案管理人員的培訓

在對房地產(chǎn)項目檔案資料進行管理時，要保證相關管理人員具有較高的專業(yè)素養(yǎng)，能夠做到對于檔案資料的高效管理，提高檔案資料的準確性與可靠性[4]。因此，要加大培訓力度，通過有效的培訓來強化相關工作人員的專業(yè)能力水平，使其掌握足夠的計算機技術，并在之后的工作中能夠更多地運用先進技術，從而實現(xiàn)房地產(chǎn)檔案管理的信息化發(fā)展。

綜上所述，對房地產(chǎn)項目資料檔案進行管理是非常重要的一項工作，良好的房地產(chǎn)檔案管理不但可以為房地產(chǎn)企業(yè)今后的決策提供科學依據(jù)，還能夠使其更好地對后續(xù)項目進行開發(fā)，幫助其實現(xiàn)更高的經(jīng)濟效益，因此，必須要高度重視房地產(chǎn)檔案管理工作。