科研項目外協(xié)管理中的風險與控制措施

徐旭丹 呂小飛 張鳴 馮旭文

[摘 要]科研項目中的外協(xié)管理過程存在較多風險。識別其中存在的風險，分析風險的成因，提出解決的策略，對于科研單位提升項目質(zhì)量管理效能、保障科研成果的科學性和嚴謹性具有十分重要的意義。文章闡述了科研項目外協(xié)的定義、分類和特點，分析了科研項目外協(xié)的主要風險，結(jié)合實踐從四個方面提出了科研項目外協(xié)管理的風險防范措施，旨在提高科研單位的外協(xié)管理水平，增強科研單位的綜合競爭優(yōu)勢。

[關(guān)鍵詞]科研項目；外協(xié)管理；風險；措施

中圖分類號：F273 文獻標識碼：A 文章編號：1674-1722（2023）15-0007-03

一、科研項目外協(xié)的定義、分類和特點

科研項目外協(xié)是指項目承擔單位將科研項目中的一部分工作委托給其他單位的過程[1]。實踐中部分科研單位也將規(guī)定采購限額標準以上的服務(wù)采購過程納入外協(xié)管理。

科研項目外協(xié)可以分為多種類型。

根據(jù)外協(xié)的原因，可以分為被動式外協(xié)和主動式外協(xié)兩大類。被動式外協(xié)是指項目承擔單位不具備完成某一部分業(yè)務(wù)的能力，必須將該業(yè)務(wù)委托給有能力完成的單位的過程。主動式外協(xié)是指項目承擔單位具備完成業(yè)務(wù)的能力，但是出于對工期、成本、技術(shù)方法和綜合效益等因素的考慮，將業(yè)務(wù)委托給外協(xié)單位，以達到更優(yōu)的預期目標的過程。

例如，某科研單位將其價值鏈中競爭優(yōu)勢不明顯的常規(guī)業(yè)務(wù)分包給其他具有相應優(yōu)勢的單位，從而達到充分利用外部優(yōu)勢資源、促進科研力量聚焦于自主創(chuàng)新或原始創(chuàng)新的目的，通過這一資源整合方式，強化核心競爭力。

根據(jù)外協(xié)的內(nèi)容，可以分為調(diào)查研究類、分析測試類、技術(shù)加工類、設(shè)計開發(fā)類和數(shù)據(jù)獲取類等。其中，多數(shù)外協(xié)又可歸結(jié)為專業(yè)技術(shù)服務(wù)類，即擁有技術(shù)的一方為委托方解決某一特定技術(shù)問題而提供各種類型的服務(wù)。

科研項目外協(xié)的一般特點是業(yè)務(wù)類型多、涉及專業(yè)廣、技術(shù)難度大，部分任務(wù)具有較強的探索性質(zhì)，使得科研單位在設(shè)定外協(xié)任務(wù)時存在難以精準確定技術(shù)指標和性能要求的情況，對于外協(xié)方提交成果的符合度和有效性缺乏統(tǒng)一的判定標準，通常需要通過組織專家進行科學評價的方式予以確認。不同于零部件加工制造類型的外協(xié)，對于多數(shù)調(diào)查研究類、分析測試類的外協(xié)項目而言，幾乎不存在“兩個完全相同的外協(xié)項目”。即使是外協(xié)內(nèi)容相同的兩個項目，也會因為調(diào)查區(qū)域的差異、樣品性質(zhì)的不同，造成實施過程和最終結(jié)果的差別?？傮w而言，科研外協(xié)項目的不確定因素較多。

二、科研項目外協(xié)管理的主要風險

（一）質(zhì)量風險

質(zhì)量風險是科研項目外協(xié)管理中最為普遍的風險之一，也是風險防控的關(guān)鍵[2]。在外協(xié)項目評審、實施和驗收等環(huán)節(jié)，要嚴把質(zhì)量關(guān)，否則容易導致外協(xié)項目出現(xiàn)質(zhì)量問題。

1.對外協(xié)單位的比選過程不夠嚴格

由于科研單位未對外協(xié)單位進行充分的資格審查和能力確認，導致外協(xié)單位實際上不具備完成外協(xié)任務(wù)的能力，或不具備穩(wěn)定地提供合格產(chǎn)品和服務(wù)的能力，即提供的產(chǎn)品和服務(wù)質(zhì)量時好時壞。

2.沒有將外協(xié)要求予以細化和明確

雙方?jīng)]有充分溝通和約定外協(xié)任務(wù)的實施內(nèi)容、技術(shù)指標和驗收方式，導致外協(xié)單位沒有充分理解委托方對于產(chǎn)品和服務(wù)質(zhì)量的要求，雙方理解上的偏差造成結(jié)果上的分歧。

3.外協(xié)實施過程缺乏有效的監(jiān)督

科研單位將業(yè)務(wù)委托給外協(xié)單位之后，由于主觀上存在的管理意識不強、風險識別能力不足等原因，或者客觀上存在的空間、時間、人力資源等因素的限制，通常難以全程深入監(jiān)督外協(xié)單位的實施過程，沒有做到及時發(fā)現(xiàn)問題、解決問題，導致外協(xié)單位的完成成果與預期目標存在偏差。

外協(xié)單位也有可能存在項目已承接而麻痹大意的情況，在實踐中表現(xiàn)為爭取項目時的承諾與實施過程中的做法出現(xiàn)“言行不一”的現(xiàn)象，對于外協(xié)項目實施過程中出現(xiàn)的質(zhì)量問題，沒有設(shè)法解決或及時與委托方溝通，存在蒙混過關(guān)的僥幸心理。

4.外協(xié)成果驗收缺乏有效的確認

在外協(xié)成果的驗收階段，由于部分科研單位不具備相應的技術(shù)驗收能力，又未能組織具備相應能力的第三方參與驗收，或?qū)Τ晒炇詹粔驀栏?，查驗、評審流于形式，都可能導致外協(xié)成果質(zhì)量不符合要求。

（二）進度風險

進度風險通常是由外協(xié)單位對其產(chǎn)品和服務(wù)提供能力的高估或者對外協(xié)項目可能遇到的困難估計不足而造成的。外協(xié)單位不能按時提供合格的產(chǎn)品和服務(wù)，會直接影響科研項目后續(xù)的實施環(huán)節(jié)，可能對科研項目進度產(chǎn)生嚴重影響。

（三）法律風險

由于一些科研單位對國家和地方關(guān)于外協(xié)管理，尤其是規(guī)定采購限額標準以上的服務(wù)采購相關(guān)的法律法規(guī)了解不夠，對規(guī)章制度的剛性約束認識不足，導致出現(xiàn)違法違規(guī)問題，存在法律風險。典型的有違反《中華人民共和國政府采購法》《中華人民共和國招標投標法》《中華人民共和國政府采購法實施條例》《政府采購貨物和服務(wù)招標投標管理辦法》《政府采購促進中小企業(yè)發(fā)展管理辦法》《政府采購信息發(fā)布管理辦法》《關(guān)于促進政府采購公平競爭優(yōu)化營商環(huán)境的通知》《關(guān)于開展政府采購意向公開工作的通知》等規(guī)章制度的問題。

（四）廉政風險

由于外協(xié)項目的設(shè)立審核、金額確定、單位比選和成果驗收等環(huán)節(jié)受人為因素影響較大，容易滋生腐敗，存在較大的廉政風險[3]。常見的表現(xiàn)形式有虛立項目實現(xiàn)資金轉(zhuǎn)移、不合理設(shè)置外協(xié)金額、選擇有利益關(guān)系的外協(xié)單位及對不合格成果故意通融放行等。

（五）信譽風險

信譽風險一定程度上是質(zhì)量風險、進度風險、法律風險或廉政風險的派生風險，是指科研單位對外協(xié)項目的管理不到位可能導致信譽受損的風險。外協(xié)項目的成果是科研單位作為受托方向其委托方提交的最終成果的重要組成部分?？蒲许椖恐型鈪f(xié)項目過多或者比例過大，會導致不確定因素增多，可能導致無法按時保質(zhì)完成承接的項目內(nèi)容，甚至因為與外協(xié)單位的糾紛增加司法風險，影響其信用和名聲。

（六）能力阻滯風險

合理設(shè)立的外協(xié)項目對于整合外部資源、服務(wù)于科研工作是有益的。但是，如果科研單位承擔的科研任務(wù)中外協(xié)比例過大，分包過度，甚至將關(guān)鍵核心任務(wù)委托給外協(xié)單位實施，將會造成科研業(yè)務(wù)空心化，特別是在新領(lǐng)域開拓、產(chǎn)學研融合等方面，阻礙科研單位的自主創(chuàng)新發(fā)展，長此以往會削弱科研單位的核心競爭力。

三、科研項目外協(xié)管理的風險防范措施

（一）統(tǒng)一認識，明確目標

在經(jīng)濟增速放緩的大背景下，過“緊日子”將成為常態(tài)，對資金的列支需要更加科學的謀劃，對外協(xié)項目的管理也要進一步的規(guī)范。為此，科研單位負責人、項目管理部門、項目負責人和評審專家等各方應加強溝通、統(tǒng)一認識，充分理解外協(xié)項目規(guī)范化管理的重要性和必要性，增強風險意識和責任意識，將“規(guī)范外協(xié)管理、消除風險隱患”作為管理目標，共同把好外協(xié)項目審核關(guān)。

（二）完善制度，規(guī)范流程

在外協(xié)項目的全流程扎緊制度的籠子，用完善的制度、規(guī)范的流程促進外協(xié)項目管理水平的提高。

1.嚴格控制項目設(shè)立

科研項目外協(xié)必須通過必要性、合理性審查論證?？蒲袉挝坏捻椖抗芾聿块T應組織專家評審，對于確有必要進行外協(xié)的項目準予立項，同時確定外協(xié)單位的資質(zhì)要求、項目外協(xié)經(jīng)費規(guī)模、預期成果、績效目標等要素。項目設(shè)立后，應在單位內(nèi)部公示，了解單位內(nèi)部是否有愿意且能夠承接這部分工作的個人或團隊。

2.建立完善的供應商管理系統(tǒng)

科研單位應建立合格供方名錄，全面評價供應商的能力、信用、價格和售后服務(wù)等。對于供應商提交的資信證明、以往業(yè)績等材料，應予以核實后妥善保管并適時更新。對于初次錄入的單位，應在收集供應商相應信息后組織專家進行評審。定期采取函調(diào)審核或現(xiàn)場審核的方式審核供應商，及時剔除不符合要求的供應商，保持供應商數(shù)據(jù)庫動態(tài)管理。

3.嚴格評審和比選外協(xié)單位

科研項目外協(xié)應按規(guī)定充分引入競爭機制優(yōu)選外協(xié)單位。項目管理部門應組織專家圍繞技術(shù)水平、交付能力、信譽狀況、價格與支付方式、質(zhì)量保障措施、數(shù)據(jù)安全可靠性等因素綜合比選入圍供應商。必要時可以現(xiàn)場考察擬分包單位。對于以往的外協(xié)中發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題的單位，應確保其出現(xiàn)問題的原因已經(jīng)消除。

4.加強項目監(jiān)督檢查

將外協(xié)項目的監(jiān)督責任落實到人，可以根據(jù)實際情況設(shè)立外協(xié)項目質(zhì)量監(jiān)督員，消除監(jiān)管盲區(qū)。特別是對于初次合作、合作關(guān)系尚不密切的外協(xié)單位，可以設(shè)置專人實施現(xiàn)場過程抽檢和監(jiān)督。質(zhì)量監(jiān)督員對于發(fā)現(xiàn)的問題應及時通報，確保外協(xié)全過程處于受控狀態(tài)，保留監(jiān)督檢查時的記錄。

5.嚴格驗收成果并做好評價

對于外協(xié)單位提交的成果，應組織具備相應能力的人員對照合同規(guī)定的技術(shù)指標逐項檢查，完成對于外協(xié)過程的閉環(huán)確認，確保成果符合要求。針對不同類型的外協(xié)工作，應采用不同的驗收方式[4]。

例如，對于以研究報告形式提交的成果，應組織專家進行科學評審；對于以實物形式呈現(xiàn)的成果，應組織專業(yè)人員進行技術(shù)驗收；對于無成果提交的服務(wù)類的外協(xié)項目，應組織項目參與人員評價其服務(wù)水平。根據(jù)驗收的結(jié)果采取接收、讓步接收或退回等后續(xù)措施。同時，應及時將驗收的結(jié)果反饋給供應商管理系統(tǒng)，作為評價供應商的依據(jù)。

（三）強化法治，依法操作

外協(xié)項目的委托關(guān)系一般以合同的形式確立。外協(xié)項目管理應強化法治思維，盡可能細化和明確外協(xié)工作的任務(wù)量、技術(shù)要求、交付時間、驗收方式、違約責任和賠償標準等關(guān)鍵要素，通過簽訂書面合同的形式由雙方予以確認。必要時，要請法律顧問等專業(yè)人士把關(guān)合同內(nèi)容。

合同中的技術(shù)要求是保障外協(xié)項目質(zhì)量的關(guān)鍵，應將相關(guān)信息詳細并準確地告知外協(xié)單位，包括法律依據(jù)、技術(shù)標準、技術(shù)規(guī)范和圖紙等。如果有部分技術(shù)要求未體現(xiàn)在合同中，但是需要作為技術(shù)交底材料提供給外協(xié)單位的，應簽訂補充合同或保留技術(shù)交底的記錄。合同中可以約定預留一定比例的金額作為質(zhì)量保證金，明確規(guī)定扣除的條件。嚴格按照合同約定結(jié)算和支付。對于涉密工作內(nèi)容，應通過簽署保密協(xié)議等方式確保信息安全。

（四）信息賦能，互聯(lián)互通

科研單位應加快科研項目管理信息化系統(tǒng)建設(shè)，促進外協(xié)項目立項、實施和驗收等過程重要信息的公開化、透明化。信息公開有利于發(fā)揮內(nèi)部監(jiān)督作用，增加獲取腐敗問題線索的途徑，有效降低廉政風險。

借助信息化手段，還便于保存外協(xié)項目評審、監(jiān)督等環(huán)節(jié)的記錄，一方面方便科研單位自查自糾，不斷優(yōu)化管理流程，提高管理水平；另一方面可以防止關(guān)鍵信息丟失，在接受外部監(jiān)督檢查時將其作為規(guī)范化管理的佐證。此外，完善的數(shù)字網(wǎng)絡(luò)還有利于信息在單位內(nèi)不同部門和不同管理環(huán)節(jié)間的高效傳遞，使外協(xié)項目管理過程中的問題能夠更快地得到解決。

四、結(jié)語

科研外協(xié)是科研項目的重要組成部分，其成果質(zhì)量直接影響科研項目的完成情況。加強科研項目外協(xié)管理對于降低科研單位管理風險、提高科研院所管理效能具有十分重要的意義。科研單位應注意總結(jié)管理實踐中發(fā)現(xiàn)的問題，通過梳理關(guān)鍵風險點，制訂措施完善外協(xié)項目立項、供方評審、合同簽訂、實施監(jiān)督和驗收評價等全過程管理流程，增強科研院所的綜合競爭優(yōu)勢。

參考文獻：

[1]崔惠絨，梅東濱.加強科研機構(gòu)外協(xié)業(yè)務(wù)管理的思考[J].當代經(jīng)濟，2015（29）：66-67.

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[3]張國兵.廉政風險視角下的科研腐敗與治理研究[J].中國高?？萍?，2016（08）：34-36.

[4]鄧玉，鄧喜玲，黃從樹.淺談科研項目外協(xié)外包過程中的質(zhì)量管理[J].科技與創(chuàng)新，2021（07）：122-123.