檔案工作賦能高校治理現(xiàn)代化的理論邏輯與實(shí)踐路徑

劉轅

摘要：檔案工作對(duì)提升高校治理體系和治理能力現(xiàn)代化具有重要意義。該文從使命宗旨、法規(guī)依據(jù)和資源稟賦三個(gè)方面分析了檔案工作賦能高校治理現(xiàn)代化的理論邏輯，并從優(yōu)化治理體系和提高治理能力兩方面提出了相應(yīng)的實(shí)踐路徑，以便更好地推進(jìn)高校檔案在高校治理體系和治理能力現(xiàn)代化中的作用。

關(guān)鍵詞：高校治理現(xiàn)代化 檔案工作 工作賦能

《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》中提出，到2025年，檔案治理效能得到新提升，檔案工作在推進(jìn)國家治理體系和治理能力現(xiàn)代化中的基礎(chǔ)性、支撐性作用更加明顯。教育是助推實(shí)現(xiàn)國家治理體系和治理能力現(xiàn)代化的重要領(lǐng)域，[1]推進(jìn)教育治理體系與治理能力現(xiàn)代化成為我國教育現(xiàn)代化的十大戰(zhàn)略任務(wù)之一。[2]因此，高校檔案工作如何賦能高校治理現(xiàn)代化，并在推進(jìn)高校治理體系和治理能力現(xiàn)代化中發(fā)揮基礎(chǔ)性、支撐性作用，具有重要的研究?jī)r(jià)值。

一、檔案工作賦能高校治理現(xiàn)代化的理論邏輯

高校要將治理現(xiàn)代化作為一種理念、方法和技術(shù)，有機(jī)嵌入辦學(xué)治校的各個(gè)方面，以助力高校治理“系統(tǒng)升級(jí)”。高校檔案來源廣泛、管理機(jī)制成熟，可以成為一種較好的嵌入載體，賦能高校治理現(xiàn)代化。檔案工作賦能高校治理現(xiàn)代化的理論邏輯主要體現(xiàn)在檔案工作的使命宗旨、法規(guī)依據(jù)和資源稟賦三個(gè)方面。

（一）使命宗旨

長久以來，檔案工作承擔(dān)著“為黨管檔、為國守史、為民服務(wù)”的使命宗旨。對(duì)于高校而言，檔案匯聚成史，勾勒出學(xué)校歷史發(fā)展的足跡。我們可以從檔案資料中追本溯源，探尋前人的信仰和智慧，總結(jié)建校以來的歷史經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，傳承優(yōu)秀的大學(xué)精神和文化，凝練卓越的教風(fēng)、學(xué)風(fēng)和校風(fēng)。檔案具有“存史、資政、育人”的功能，十分契合高?！盀辄h育人、為國育才”的使命擔(dān)當(dāng)，因此，做細(xì)做實(shí)檔案工作對(duì)推進(jìn)高校治理現(xiàn)代化進(jìn)程意義重大，是高校鑄魂育人的重要途徑，也是高校實(shí)現(xiàn)高質(zhì)量發(fā)展的必然要求。

（二）法規(guī)依據(jù)

新修訂的《檔案法》中提出要“提高檔案信息化建設(shè)水平，推進(jìn)國家治理體系和治理能力現(xiàn)代化，為中國特色社會(huì)主義事業(yè)服務(wù)”；《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》中將“推動(dòng)‘十四五時(shí)期檔案事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展，適應(yīng)國家治理體系和治理能力現(xiàn)代化要求”作為內(nèi)在要求。可見，國家為推動(dòng)檔案在治理現(xiàn)代化進(jìn)程中發(fā)揮作用而提供的法律法規(guī)支持日益完善。在高等教育領(lǐng)域，教育部發(fā)布的《高等學(xué)校檔案管理辦法》《高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法》等規(guī)章制度，都為高校檔案工作提供了詳細(xì)的實(shí)操依據(jù)，為檔案工作賦能高校治理現(xiàn)代化提供了進(jìn)一步的制度支持。

（三）資源稟賦

檔案是高校的寶貴資源，在推動(dòng)高校治理現(xiàn)代化的進(jìn)程中，具有以下三點(diǎn)獨(dú)特的優(yōu)勢(shì)。第一，高校檔案相比高校的其他資源更加嚴(yán)謹(jǐn)、規(guī)范，《檔案法》對(duì)檔案的收集、管理和利用均做出了明確的規(guī)定，確保檔案能夠真實(shí)反映辦學(xué)歷史，幫助師生從歷史中汲取智慧和力量。第二，檔案可以綜合利用、多次開發(fā)，比如對(duì)年度畢業(yè)生就業(yè)原始數(shù)據(jù)二次開發(fā)利用，形成各專業(yè)畢業(yè)生就業(yè)年度質(zhì)量報(bào)告，用以反映各專業(yè)人才培養(yǎng)質(zhì)量；在此基礎(chǔ)之上繼續(xù)開發(fā)利用（如將過去連續(xù)五年的就業(yè)質(zhì)量報(bào)告做對(duì)比分析并加上相關(guān)行業(yè)發(fā)展趨勢(shì)分析），形成各專業(yè)就業(yè)市場(chǎng)供需預(yù)測(cè)報(bào)告，使之成為學(xué)校專業(yè)設(shè)置與調(diào)整的指南針和晴雨表。第三，除了涉密等不得或不宜公開的資料外，檔案作為一種信息資源在高校內(nèi)部通過共享可以發(fā)揮多重價(jià)值，如就業(yè)指導(dǎo)部門通過利用校友檔案為畢業(yè)生尋找就業(yè)機(jī)會(huì)，校企合作部門通過利用校友檔案為教師尋找橫向課題來源。

二、檔案工作賦能高校治理現(xiàn)代化的實(shí)踐路徑

檔案工作賦能高校治理現(xiàn)代化，不但理論上可行，亦可付諸實(shí)踐。本文將結(jié)合工作實(shí)際，從完善治理體系和提高治理能力兩個(gè)方面，探尋高校檔案工作服務(wù)學(xué)校中心大局、推動(dòng)高校治理現(xiàn)代化的實(shí)踐路徑。

（一）賦能頂層設(shè)計(jì)，完善高校治理體系

高校治理體系是高校以章程為核心的制度體系的集中體現(xiàn)，包括大學(xué)章程、黨委領(lǐng)導(dǎo)下的校長負(fù)責(zé)制、“三重一大”決策制度等一系列服務(wù)立德樹人根本任務(wù)的制度體系和運(yùn)行機(jī)制。高校檔案工作，可以從服務(wù)黨的建設(shè)、依法治校、紀(jì)律監(jiān)管、執(zhí)行督查等方面服務(wù)高校治理體系建設(shè)。

1.以檔為“基”，服務(wù)黨的建設(shè)。黨的領(lǐng)導(dǎo)是高校治理體系的基石。高校黨建檔案既能為黨組織開展活動(dòng)提供參考，又能為推動(dòng)黨建工作全面發(fā)展提供依據(jù)，[3]可以有效服務(wù)黨的建設(shè)。一是服務(wù)黨委決策。學(xué)校黨委發(fā)布的各項(xiàng)規(guī)章制度、黨委會(huì)會(huì)議記錄以及上級(jí)黨組織文件材料等檔案，系統(tǒng)記錄了學(xué)校黨建以及對(duì)上級(jí)決策部署的貫徹落實(shí)情況，可為學(xué)校黨委提供決策依據(jù)。二是服務(wù)組織建設(shè)。高校黨組織機(jī)構(gòu)設(shè)置、干部材料、黨員名冊(cè)、組織關(guān)系轉(zhuǎn)接等檔案，為干部考察、黨員培養(yǎng)及黨組織建設(shè)提供參考。三是服務(wù)思想教育。學(xué)?！爸黝}黨日活動(dòng)”等黨建工作材料，為學(xué)校紅色文化傳承、愛國主義教育提供素材，促進(jìn)師生踐行社會(huì)主義核心價(jià)值觀。

2.以檔為“規(guī)”，助力依法治校。高校要全面貫徹落實(shí)依法治校，高校檔案部門也要堅(jiān)持“依法治檔”，充分發(fā)揮檔案的資源優(yōu)勢(shì)，助力學(xué)校法律風(fēng)險(xiǎn)防控，保障學(xué)校及師生合法權(quán)益，如將學(xué)校規(guī)范性文件、“三重一大”決策材料、經(jīng)濟(jì)合同協(xié)議等重要文件的起草、制訂、審查、簽訂等全過程材料依法歸檔，確保學(xué)校各項(xiàng)制度的出臺(tái)和經(jīng)濟(jì)合同的簽訂層層把關(guān)，過程可追溯；規(guī)范法務(wù)檔案管理，將學(xué)校法律糾紛處理過程材料依法歸檔，為學(xué)校制訂年度法治計(jì)劃、完善法務(wù)工作程序、填補(bǔ)法治漏洞、總結(jié)依法治校成效等工作提供有利參照；大力宣傳《檔案法》，提高師生檔案意識(shí)，使其能合理利用檔案憑證，保護(hù)自身合法權(quán)益。

3.以檔為“尺”，規(guī)范紀(jì)律監(jiān)管。高校檔案部門可協(xié)同財(cái)務(wù)、紀(jì)檢、審計(jì)等部門，在校內(nèi)發(fā)揮“檔案法治監(jiān)督”功能，同時(shí)做好巡視整改、校內(nèi)巡查、意識(shí)形態(tài)安全等工作材料的收集工作，把牢前進(jìn)方向；利用違紀(jì)處分、信訪投訴、群眾來信、校長信箱等工作材料，助力師德師風(fēng)建設(shè)；利用招生、招聘、采購、后勤、基建、干部選拔、科研分配、職稱評(píng)審等重點(diǎn)領(lǐng)域的工作檔案，抵御廉政風(fēng)險(xiǎn)；利用學(xué)校科研項(xiàng)目在立項(xiàng)、研究、驗(yàn)收、評(píng)價(jià)及成果管理等全過程中形成的科研工作檔案，防范學(xué)術(shù)腐?。贿€可以通過建立集失信行為懲戒機(jī)制、誠信行為激勵(lì)機(jī)制及檔案記錄信息監(jiān)督反饋機(jī)制于一體的“誠信檔案”管理體系，[4]引導(dǎo)師生樹立正確的價(jià)值觀。

4.以檔為“監(jiān)”，加強(qiáng)執(zhí)行督查。高校組織體系的管理效能，很大程度上取決于決策與執(zhí)行之間的相互配合與支持。高校檔案工作可以建立“上行式”和“下行式”執(zhí)行督查機(jī)制，加強(qiáng)高校決策層與執(zhí)行層之間的聯(lián)動(dòng)性，從而提高管理效能?！吧闲惺健笔侵父咝Ｍㄟ^自覺接受政府檔案行政部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，督促本校檔案管理工作規(guī)范化，并將依法治檔優(yōu)勢(shì)轉(zhuǎn)化為檔案治理效能；“下行式”是指通過學(xué)校檔案工作委員會(huì)等，健全檔案工作網(wǎng)絡(luò)，建立檔案工作考核機(jī)制，通過指導(dǎo)、督促、考核校內(nèi)各部門檔案收集情況，倒逼其加強(qiáng)對(duì)上級(jí)決策的執(zhí)行力度，從而提升管理效能。

（二）賦能治理手段，提高高校治理能力

高校檔案部門可以從文化認(rèn)同、智慧加持、數(shù)據(jù)治理、風(fēng)險(xiǎn)防控和價(jià)值保存等五個(gè)方面，挖掘高校檔案資源，助力學(xué)校治理能力提升。

1.以檔為“史”，提高文化認(rèn)同。對(duì)于高校師生而言，強(qiáng)烈的文化認(rèn)同感，可以凝心聚力，促生更多前進(jìn)動(dòng)能。高校要充分挖掘蘊(yùn)藏在檔案中的素材，以充分發(fā)揮其對(duì)學(xué)校歷史、學(xué)校文化的認(rèn)同作用。一是宣傳校史，高校檔案部門要熟讀校史，將校史編寫所需材料內(nèi)容體現(xiàn)在歸檔范圍中，鼓勵(lì)各部門提供年鑒稿，編寫大事記、撰寫院志，并且通過校史館等平臺(tái)，講述學(xué)校歷史故事，增強(qiáng)師生對(duì)學(xué)校的歷史認(rèn)同。二是傳承高校優(yōu)秀文化，舉辦宣傳展覽，傳播高校優(yōu)良傳統(tǒng)和學(xué)風(fēng)，為校園文化注入活力。三是凝心聚力，通過定期發(fā)布學(xué)校大事記、榮譽(yù)榜，年終評(píng)選十件大事等活動(dòng)，激發(fā)各部門干事創(chuàng)業(yè)的昂揚(yáng)斗志。四是通過建立校友檔案，凝聚校友對(duì)學(xué)校發(fā)展的關(guān)心和支持，發(fā)揮其在捐資辦學(xué)、校企合作等方面的重要幫扶作用。

2.以檔為“媒”，增強(qiáng)智慧加持。擁有眾多新興技術(shù)加持的智慧檔案，是檔案工作助力高校治理能力現(xiàn)代化的重要內(nèi)容。一是智慧收集，例如利用爬蟲技術(shù)，將學(xué)校新聞網(wǎng)站及各部門網(wǎng)頁列入收集范圍，設(shè)定關(guān)鍵詞，自動(dòng)將相關(guān)內(nèi)容收集到檔案預(yù)歸檔資料庫中，確保在年度歸檔時(shí)做到應(yīng)歸盡歸。二是智慧管理，例如將檔案系統(tǒng)與OA辦公系統(tǒng)、學(xué)籍管理系統(tǒng)等業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)對(duì)接，實(shí)現(xiàn)電子文件“一鍵歸檔”。三是智慧利用，例如可以通過網(wǎng)站、公眾號(hào)以及手機(jī)App等平臺(tái)，提供遠(yuǎn)程借閱服務(wù)，待身份認(rèn)證及流程審批結(jié)束后，由高校檔案部門自動(dòng)推送電子件。四是智慧展示，例如智慧檔案管理系統(tǒng)中的聲像發(fā)布模塊、虛擬現(xiàn)實(shí)技術(shù)加持下的網(wǎng)上校史館以及利用3D全息投影等技術(shù)的線下校史館等，都可以讓檔案資料變得立體而生動(dòng)。五是智慧編研，通過智慧檔案管理系統(tǒng)與學(xué)校數(shù)據(jù)中心進(jìn)行對(duì)接，利用設(shè)定的規(guī)范性模板，自動(dòng)提取相關(guān)數(shù)據(jù)，完成學(xué)校大事記、榮譽(yù)冊(cè)、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)匯編等常規(guī)編研材料制作，提升工作效能。

3.以檔為“鑒”，加強(qiáng)數(shù)據(jù)治理。高校檔案部門可以協(xié)助學(xué)校擬定重要數(shù)據(jù)保存方案，并根據(jù)數(shù)字檔案館的要求，對(duì)全校信息化系統(tǒng)的數(shù)據(jù)質(zhì)量控制、權(quán)責(zé)分配、價(jià)值流動(dòng)、收集保存等方面提出治理建議。例如，在智慧校園建設(shè)過程中，一些高校設(shè)立了網(wǎng)上辦事大廳，將眾多審批流程遷移上網(wǎng)，力爭(zhēng)實(shí)現(xiàn)“一網(wǎng)通辦”。高校檔案部門通過數(shù)據(jù)對(duì)接實(shí)現(xiàn)辦事大廳電子文件自動(dòng)歸檔，并在此過程中，充分發(fā)揮數(shù)據(jù)治理作用。一是指定數(shù)據(jù)歸口部門即歸檔單位，一般情況下為項(xiàng)目申請(qǐng)人所在部門。二是規(guī)范檢索信息，豐富標(biāo)題、責(zé)任者、時(shí)間等檢索項(xiàng)，方便檔案著錄。三是減少重復(fù)歸檔，例如將采購項(xiàng)目從立項(xiàng)審批、文件審核、過程實(shí)施、合同簽訂、項(xiàng)目驗(yàn)收的全周期資料合并在一個(gè)流程內(nèi)歸檔，簡(jiǎn)潔清晰。四是設(shè)置歸檔范圍，實(shí)現(xiàn)自動(dòng)鑒別，例如將公文流轉(zhuǎn)、用章申請(qǐng)、合同審批等重要流程中的文件，在審批結(jié)束后默認(rèn)歸檔至“部門文件預(yù)歸檔庫”，而請(qǐng)假、維修等普通流程中的文件則默認(rèn)不歸檔。五是避免數(shù)據(jù)流失，“部門文件預(yù)歸檔庫”的賬號(hào)與流程申請(qǐng)人無關(guān)，由部門兼職檔案員管理，并從中篩選重要文件推送至檔案系統(tǒng)進(jìn)行正式歸檔。

4.以檔為“警”，做好風(fēng)險(xiǎn)防控。維護(hù)校園安全穩(wěn)定，是學(xué)校綜合治理的重要一環(huán)。高校安全工作材料是領(lǐng)導(dǎo)參考決策、檢查驗(yàn)收、預(yù)防突發(fā)事件、追究事故責(zé)任的重要依據(jù)。高校檔案部門應(yīng)從全局考慮，制訂校園安全材料歸檔計(jì)劃。例如，高校保衛(wèi)部門應(yīng)將校園安全風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)排查記錄、整改記錄、事故發(fā)生及處理記錄等資料歸檔和分析，提高防患于未然的能力；學(xué)工部門為確保學(xué)生安全，應(yīng)注意將學(xué)生心理健康、身體基礎(chǔ)疾病、異常行為記錄、家庭狀況等數(shù)據(jù)歸檔和研判，強(qiáng)化對(duì)學(xué)生身心健康的保障；后勤部門應(yīng)針對(duì)傳染病防控以及其他公共衛(wèi)生事件，收集傳染病防控方案、監(jiān)測(cè)數(shù)據(jù)、應(yīng)急處置等材料，為及時(shí)研究突發(fā)事件形成的規(guī)律和特點(diǎn)，科學(xué)決策、化解危機(jī)并建立應(yīng)急機(jī)制提供寶貴經(jīng)驗(yàn)。除此之外，高校檔案部門還可以針對(duì)信息安全、資產(chǎn)安全、消防安全等，建立專題歸檔計(jì)劃并對(duì)其進(jìn)行利用。

5.以檔為“憑”，實(shí)現(xiàn)價(jià)值保存。高校檔案資源的價(jià)值可以分為歷史價(jià)值、現(xiàn)行價(jià)值和長遠(yuǎn)價(jià)值。其歷史價(jià)值主要體現(xiàn)在歷史認(rèn)同、文化傳承等方面，使學(xué)校的發(fā)展有了根源和依托；其現(xiàn)行價(jià)值主要體現(xiàn)在經(jīng)驗(yàn)總結(jié)、證據(jù)保存等功能上，為學(xué)校各項(xiàng)工作服務(wù)，例如從檔案中提取重要信息，形成檔案年報(bào)，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供依據(jù)等；長遠(yuǎn)價(jià)值則體現(xiàn)在對(duì)學(xué)校未來的發(fā)展、學(xué)校影響力的延伸起到助力作用，例如收集優(yōu)秀畢業(yè)生資料、杰出校友事跡，或者校企合作、援邊扶貧、鄉(xiāng)村振興、社會(huì)培訓(xùn)等一系列社會(huì)服務(wù)檔案，都將大大提高學(xué)校的社會(huì)影響力，利于學(xué)校長遠(yuǎn)發(fā)展。

三、結(jié)語

在高校治理現(xiàn)代化進(jìn)程中，高校檔案承擔(dān)著“為黨管檔、為國守史、為民服務(wù)”的使命宗旨，在推進(jìn)高校治理體系和治理能力現(xiàn)代化中發(fā)揮著重要作用。高校檔案工作不僅可以通過服務(wù)黨的建設(shè)、依法治校、紀(jì)律監(jiān)管和執(zhí)行督查等四個(gè)方面賦能頂層設(shè)計(jì)，優(yōu)化高校治理體系，還可以通過文化認(rèn)同、智慧加持、數(shù)據(jù)治理、風(fēng)險(xiǎn)防控和價(jià)值保存等五條路徑賦能治理手段，提高高校治理能力。

總之，高校檔案部門必須緊緊圍繞學(xué)校中心大局和發(fā)展目標(biāo)，主動(dòng)作為，在做好基礎(chǔ)性工作的同時(shí)，以嵌入業(yè)務(wù)、優(yōu)化服務(wù)、整合資源、提供支撐等方式，不斷進(jìn)行職能拓展和價(jià)值挖掘，為推動(dòng)高校治理現(xiàn)代化賦能，助力高校實(shí)現(xiàn)高質(zhì)量發(fā)展。

注釋及參考文獻(xiàn)：

[1]楊颯，晉浩天.“十四五”：高等教育立足當(dāng)下更將引領(lǐng)未來[N].光明日?qǐng)?bào)，2020-11-22（003）.

[2]蔣凱，王濤利.高等教育治理體系與治理能力現(xiàn)代化的關(guān)鍵問題和推進(jìn)路徑[J].廈門大學(xué)學(xué)報(bào)（哲學(xué)社會(huì)科學(xué)版），2021（1）：105-114.

[3]李霞.新時(shí)代高校黨建檔案的意義闡釋、內(nèi)涵特征與價(jià)值實(shí)現(xiàn)[J].檔案與建設(shè)，2021（12）：50-52.

[4]張瑞春.大學(xué)生誠信檔案建設(shè)的困境與突破[J].檔案管理，2020（1）：111-112.

作者單位：揚(yáng)州工業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院